REGLEMENT DE FONCTIONNEMENT

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1 REGLEMENT DE FONCTIONNEMENT Halte-garderie associative Berlingot Halte-garderie Berlingot Maison des Associations 18 rue Laënnec Vern-sur-Seiche

2 Sommaire I. PREAMBULE 1 II. L ASSOCIATION GESTIONNAIRE 1 Gestion de la structure : 2 III. LA STRUCTURE 2 Identité 2 Jours et heures d ouverture 3 Capacité d accueil 3 Organisation annuelle 3 IV. LE PERSONNEL 4 V. ACCUEIL DE L ENFANT ET DE SA FAMILLE 4 L adaptation 4 Liaison avec la famille 5 Participation financière 5 VI. CONDITIONS D ADMISSION ET D ACCUEIL 8 Les formalités administratives 8 Hygiène, sécurité et santé. 9 Les maladies et évictions 9 Modalités d intervention en cas d urgence 9 VII. REGLES DE FONCTIONNEMENT 9 Horaires et absences 9 Fournitures 10 Les repas 11 Vaccinations et dispositions en cas de maladie 11 Acceptation du règlement de fonctionnement 12

3 I. PREAMBULE L établissement d accueil de jeunes enfants intitulé «Berlingot», géré par une association de parents loi 1901, assure pendant la journée un accueil collectif régulier et occasionnel d enfants de 4 mois à 4 ans. Cet établissement fonctionne conformément : Au Code de la Santé Publique (Articles L à L ; L ; R à R ) et de ses modifications éventuelles, Aux dispositions du Décret n du 20 février 2007 et du décret n du 7 juin 2010, Aux instructions en vigueur de la Caisse Nationale des Allocations Familiales, toute modification étant applicable. II. L ASSOCIATION GESTIONNAIRE Créée en octobre 1991, la halte-garderie Berlingot est gérée par une association de parents loi A ce titre, c est une association privée, à but non lucratif, et la municipalité subventionne en partie son fonctionnement, dont notamment la prise en charge des locaux. Dans le cadre d une association, les règles d adhésion et des participations au sein de l association sont déterminées par les statuts et le règlement de fonctionnement de l association qui sont fournis aux parents (les parents adhèrent à l association et en sont membres de droit). Assurance : Dans les cas où la responsabilité civile pourrait être engagée, la structure souscrit un contrat d assurance définissant les garanties pour les dommages que les enfants accueillis pourraient provoquer et pour ceux dont ils pourraient être victimes. En cas de dommages corporels, l assurance de la structure intervient en complément des prestations des organismes sociaux (sécurité sociale et mutuelle éventuellement). Lorsque les parents sont présents dans l établissement, ils doivent respecter les consignes de fonctionnement et les règles de sécurité élémentaires. Les parents restent civilement responsables de l enfant quand ils sont présents dans la structure. Pour toute détérioration ou vol de poussettes des familles dans les locaux de l établissement, la structure ne saurait être tenue pour responsable. Halte-garderie BERLINGOT juin

4 Assurance contractée par le gestionnaire : GROUPAMA GROUPAMA LOIRE BRETAGNE Avenue du grand Périgné BP Beaucouzé Cedex Gestion de la structure : La halte-garderie Berlingot est gérée par une association parentale. Du fait du mode associatif, l implication des parents dans la structure doit être réelle afin que la structure puisse perdurer. - Le bureau Le bureau est composé d au moins trois personnes : le président, le trésorier, le secrétaire. Mais pour une meilleure gestion de la structure et équilibrer au mieux les tâches, il est souhaitable que les postes suivants soient pourvus en plus de ceux cités précédemment : un vice-trésorier et un vice-secrétaire. Les membres du bureau se réunissent de manière ponctuelle, en fonction des besoins, pour travailler sur divers sujets, et les comptes rendus de ces rencontres se font lors du conseil d administration. Lors de ces réunions, les enfants des membres concernés peuvent éventuellement être accueillis gratuitement à la halte. Chaque année, en fonction du départ des familles, le relais se fait au niveau du bureau pour assurer ainsi la pérennité de la structure. - Le conseil d administration Il est composé du bureau, des membres actifs et des responsables des différentes commissions mises en place (commissions achats, photos, bricolage, médiathèque ). Le conseil d administration se réunit tous les deux mois, il gère les affaires courantes de la halte-garderie. Ces réunions sont l occasion d échanges, de réflexions et de décisions sur la vie et la gestion de la halte-garderie. La directrice et la responsable technique participent à ces réunions afin d assurer pleinement la liaison entre la halte-garderie et l association. - L assemblée générale Elle a lieu une fois par an, durant celle-ci sont approuvés les comptes rendus d activités et le bilan financier. Si nécessaire, on procède également au renouvellement du conseil d administration. Chaque famille reçoit une convocation par mail 3 semaines avant la date retenue et se doit d être présente à l Assemblée Générale. III. LA STRUCTURE Identité Halte-garderie Berlingot -Maison des Associations- 18 rue Laënnec Vern-sur-Seiche Tél contact@berlingot-vern.fr Halte-garderie BERLINGOT juin

5 Les prestations d accueil proposées par la halte-garderie sont un accueil régulier, un accueil occasionnel et un accueil d urgence : Il s agit d un accueil occasionnel et régulier, avec, selon les disponibilités, la possibilité de réservation à jour fixe dans la limite de deux jours maximum par semaine : L accueil est régulier lorsque les besoins sont connus à l avance, et sont récurrents, et selon les disponibilités, il est possible d établir un contrat de réservation à jour fixe, L accueil est occasionnel lorsque les besoins sont connus à l avance, sont ponctuels et non récurrents, L accueil est exceptionnel ou d urgence lorsque les besoins des familles ne peuvent être anticipés. Jours et heures d ouverture La halte-garderie est ouverte les lundis, mardis, jeudis et vendredis de 8h15 à 18h30, à l exception de certaines périodes de vacances scolaires, des jours fériés et de toutes autre journée décidée exceptionnellement par la direction, et sous réserve de l autorisation du bureau. Capacité d accueil La halte-garderie accueille les enfants âgés de 4 mois à 4 ans. L agrément est de huit enfants présents simultanément avant 9h et après 18h, et de seize enfants (+10% d effectif supplémentaire, autorisation par le décret n du 7 juin 2010) de 9h à 18h. Cependant, étant donné la configuration actuelle des locaux, un maximum de douze enfants pourra être accueilli en journée complète ou repas + après-midi. En ce qui concerne les contrats de réservation à jour fixe, voici la répartition : - Matin : 10 places maximum - Midi : 10 places maximum - Après-midi : 10 places maximum La halte-garderie peut accueillir des enfants ayant des besoins particuliers, en situation de handicap. Dans ces différentes situations, l équipe travaille en étroite collaboration avec les parents et, avec leur accord, en lien avec les professionnels spécialisés en charge du suivi des enfants. Organisation annuelle Les jours de fermeture correspondent en partie aux périodes de vacances scolaires : - une semaine pendant les vacances d hiver, - trois semaines consécutives en été. Halte-garderie BERLINGOT juin

6 Le calendrier effectif est communiqué aux familles en début de chaque année, et se trouve affiché à la halte-garderie. IV. LE PERSONNEL Conformément à la règlementation et selon le nombre de places agrées (16), les enfants sont pris en charge par une équipe formée et spécialisée dans le domaine de la petite enfance. L encadrement se compose de : une directrice éducatrice de jeunes enfants qui, en lien avec l association, a pour fonction : - la responsabilité globale et l organisation de la halte, - la mise en place du projet pédagogique et son application, - la gestion de l équipe, une partie de la gestion administrative et financière, - l inscription et l admission des enfants, - la relation aux familles, aux gestionnaires, et aux organismes partenaires, - la gestion du matériel, des fournitures et denrées alimentaires, - la prise en charge et l encadrement des enfants en répondant à leurs besoins éducatifs et en assurant les soins quotidiens (change, repas, sommeil ), une responsable technique éducatrice de jeunes enfants qui l assiste et la seconde dans l organisation et l animation de la halte, qui assure la continuité d une partie de la fonction de direction en cas d absence inférieure ou égale à une semaine (enregistrement des enfants, réservation, encaissement des factures) et qui assure une présence continue auprès des enfants, de deux aides-éducatrices qui accueillent, animent et assurent les différentes tâches de la vie quotidienne pour un bon fonctionnement de la halte-garderie (change, sommeil, repas, hygiène de vie ). V. ACCUEIL DE L ENFANT ET DE SA FAMILLE L adaptation Pour faciliter une bonne intégration de l enfant dans la structure, une période d adaptation progressive est fortement conseillée. La durée et les modalités en sont fixées par la directrice et la responsable technique en fonction du rythme de l enfant et de la disponibilité de la famille. Trois périodes d adaptation d une heure sont prévues, les deux premières se déroulent en présence du ou des parents, puis vient l heure de «séparation» où l enfant se retrouve sans ses parents. Ces périodes d adaptation sont progressives et se font en partenariat avec les professionnelles en fonction de chaque enfant. La première heure d adaptation n est pas facturée. Halte-garderie BERLINGOT juin

7 Liaison avec la famille La fiche d inscription doit être dûment remplie, afin de pouvoir joindre un des parents en cas d urgence. Si un changement intervient en cours d année, vous devez obligatoirement le signaler à la directrice (numéro de téléphone, adresse ). Les échanges quotidiens entre la famille et l équipe assurent une continuité dans la prise en charge de l enfant et contribuent à son bien-être. Les activités collectives et les informations générales de l établissement font l objet d un affichage à destination des familles, et sont envoyées par mail à chaque début de mois. Participation financière Le montant de l adhésion annuelle à l association est fixé par le CA. A ce jour, l adhésion est facturée de septembre à juillet au tarif de 35 par an pour les résidents vernois et 50 pour les résidents hors-commune. Une inscription à tarif réduit est appliquée pour les familles arrivant au 1 er mars et pour une période courant jusqu au mois d août. Ce tarif réduit est de 25 pour les résidents vernois et de 35 pour les résidents horscommune. Elle est obligatoire pour fréquenter la halte-garderie sauf en cas d urgence. Pour les familles allocataires, les ressources prises en compte pour le calcul de la tarification impliquent pour les familles de signer l autorisation d accès à CAFPRO ou au service internet de la Caisse de la Mutualité Sociale Agricole. Ces services permettent à la directrice d accéder directement au montant des ressources à prendre en compte pour le calcul de la tarification. Conformément à la loi «informatique et libertés «N du 6 janvier 1978, nous vous rappelons que vous pouvez vous opposer à la consultation de ces informations en nous contactant. Dans ce cas il vous appartient de fournir une photocopie de votre avis d imposition ressources N-2 afin de pouvoir réaliser ce calcul. Les parents ne désirant pas donner accès à leurs ressources paieront le tarif maximum calculé sur la base du prix plafond. Le tarif horaire de chaque famille est calculé en fonction des revenus des parents et du nombre d enfants à charge, et cela suivant le barème CNAF obligatoire. Toutes les familles sont concernées par ce barème quel que soit leur lieu de résidence. Le tarif est calculé d après les revenus annuels déclarés avant abattement par les parents, ramenés à une base mensuelle multipliée par le taux d effort qui varie selon la composition familiale. Pour ce qui concerne l accueil exceptionnel ou d urgence, lorsque les ressources des familles ne sont pas connues, le tarif moyen de l année écoulée est appliqué. Halte-garderie BERLINGOT juin

8 Tarif horaire = Ressources N-2 déclarées avant abattement/ 12 x Taux d effort Le taux d effort appliqué aux ressources est fixé par la CNAF sur la base de : Type d accueil Composition de la famille 1 enfant 2 enfants 3 enfants De 4 enfants à 7 enfants 8 enfants et plus Accueil collectif Taux d effort 0,06% 0,05% 0,04% 0,03% 0.02% Les enfants en situation de handicap bénéficient d une demi-part supplémentaire, le tarif immédiatement inférieur au tarif déterminé sera dès lors appliqué (exemple : famille de deux enfants avec un enfant en situation de handicap = taux d effort de 0.04%). Les prix plancher et plafond fixés par la CNAF sont réactualisés en début de chaque année, au 1 er Janvier (cf tarifs et barèmes en annexe). Facturation : Il est indispensable que les familles soient à jour dans leur adhésion et leurs règlements, à date de réception de la facture, les familles ont 10 jours pour régler cette dernière (par virement, par chèque ou en espèces). Le cas échéant, le bureau se réserve le droit de refuser l enfant jusqu au paiement de cette dernière. Le règlement se fait auprès de la directrice ou de la responsable technique. - Le contrat d accueil de réservation à jour fixe : Un contrat d accueil de réservation à jour fixe assure la réservation d une place pour l enfant de manière régulière, il précise le nombre de jours d accueil hebdomadaire et les horaires journaliers (dans la limite de deux jours maximum par semaine). Modifications : Ce dernier est révisable, les termes du contrat peuvent être modifiés à la demande des familles ou du gestionnaire, par écrit, un mois à l avance. Toute demande de modification fera l objet d un courrier nominatif, daté et signé, cela afin de pouvoir répondre aux demandes des familles en attente. Les modifications seront étudiées en fonction des impératifs de fonctionnement de la structure. En cas d impossibilité de donner suite à la demande la famille pourra demander la résiliation du contrat, moyennant un préavis d un mois. Halte-garderie BERLINGOT juin

9 Durée : Le contrat d accueil sera conclu pour une durée maximum de un an avec une date de fin de validité fixée à la fermeture d été de la structure. Il pourra être réactualisé et reconduit le 1 er septembre de chaque année en fonction des demandes et des disponibilités. Le contrat pourra prévoir un nombre défini de semaines de congés pour lesquelles la famille ne sera pas facturée, les dates exactes de ces congés devront être communiquées à la structure 1 mois à l avance minimum. Toute absence non prévue entraînera la facturation des heures de réservation à l exception des cas prévus au paragraphe «absences». Rupture du contrat: En dehors des situations d urgence, soumises à l appréciation de la directrice et du/de la Présidente de l association, les parents sont invités à déclarer leur intention de sortie définitive de l enfant au moins un mois à l avance qui sera totalement facturé. Ce préavis doit être notifié par écrit et envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception ou remis en mains propres à la directrice. Le délai de préavis en question débute le jour de réception du courrier par la directrice. En cas de départ non signalé à l établissement dans les délais prévus, les parents seront tenus au paiement d un mois de préavis (sans prise en compte du droit à congés). En tout état de cause, l établissement est fondé à reprendre la libre disposition de la place à compter du 8 ème jour d absence consécutif non motivée ou non signalée, après avoir averti la famille par courrier. Paiement : Les heures d accueil faisant l objet du contrat feront l objet d une mensualisation La mensualisation repose sur le paiement des heures réservées. Elle s applique donc obligatoirement en cas d accueil régulier consécutif à une réservation connue à l avance et se déroulant selon un calendrier prévisible. Les familles règlent la même dépense tous les mois, hormis les éventuelles heures supplémentaires qui viennent s y ajouter à la fin du mois. Toutes les heures effectuées seront facturées excepté la première heure d adaptation. Toute demi-heure commencée est due. L heure est considérée comme commencée à partir de 10 minutes de présence de l enfant. Une révision en cours d année est possible en cas de changement de situation familiale ou professionnelle. Le barème CNAF est obligatoire. En contrepartie, la CAF verse une aide financière au gestionnaire, permettant de réduire significativement la participation des familles. La participation demandée à la famille est forfaitaire et couvre la prise en charge de l enfant pendant son temps de présence dans la structure, y compris les repas et les soins d hygiène. Les tarifs sont revus chaque année au 1 er janvier. A défaut de les produire dans les délais précisés lors de la demande, la participation financière sera calculée sur la base du prix plafond, jusqu à réception des documents, sans effets rétroactifs. Halte-garderie BERLINGOT juin

10 VI. CONDITIONS D ADMISSION ET D ACCUEIL Les formalités administratives Dès l attribution d une place et la confirmation de leur inscription à la halte-garderie, les parents constitueront leur dossier administratif et médical. Il précise : - l adresse et les coordonnées téléphoniques des parents (domicile, portable, travail), des personnes autorisées à venir chercher l enfant, et ou à prévenir en cas d accident ou de tout autre état de l enfant nécessitant des soins d urgence, - le numéro d allocataire à un régime de sécurité sociale, - une attestation d assurance responsabilité civile (renouvelable lors d une nouvelle adhésion), - les coordonnées du médecin traitant, - l état des vaccinations, - un certificat de prescription de paracétamol indiquant la dose/kg, - les allergies et régimes (précisés par un certificat médical), - les antécédents médicaux de l enfant, - les intolérances médicamenteuses, en particulier au paracétamol, - le protocole d accueil individualisé, s il en est mis un en place, - une enveloppe timbrée libellée à l adresse des parents, - l autorisation pour photographier les enfants, - l autorisation de sortie - l acceptation du règlement de fonctionnement signé de la mention «lu et approuvé» lors de l inscription définitive de l enfant. En cas d indisponibilité du site internet CAFPRO/MSA ou de refus d accès au site, les parents devront fournir l avis d imposition ou de non-imposition N-2 délivré par les services fiscaux (dont le gestionnaire doit garder un double), cela afin de calculer la participation financière. Tout changement de situation (composition de la famille, coordonnées, n d allocataire ) doit être signalé à la directrice, et le cas échéant à la responsable technique. A la suite, nous invitons les familles à mettre à jour leur dossier auprès des services de la Caisse d Allocations Familiales. Halte-garderie BERLINGOT juin

11 Hygiène, sécurité et santé. Les adultes responsables des enfants veilleront au respect de l hygiène et de la propreté des locaux. Afin de respecter les règles d hygiène, des sur-chaussures sont mises à disposition des parents. Pour des raisons de sécurité, le port des bijoux ou d objet dangereux (billes, pièces, collier d ambre ) est interdit. L association ne peut être tenue responsable de la perte ou de la détérioration des objets apportés par l enfant (vêtements, jouets ). Afin de faciliter l organisation au sein de la halte-garderie, tous les vêtements, sacs, chaussons doivent être marqués au nom de l enfant. L usage du tabac et de l alcool est formellement interdit dans les locaux de la halte. Les sorties : Les enfants pourront sortir de l établissement pour participer à des activités extérieures, les parents en seront préalablement informés et devront donner leur autorisation qui sera annexée au dossier de l enfant. Pour certaines de ces activités, les parents seront invités à y participer afin de pouvoir également encadrer le groupe d enfants, et il peut être demandé une participation financière dont le coût sera celui demandé par l organisateur. Les maladies et évictions En fonction de son état, un enfant présentant de la fièvre (supérieure ou égale à 38 5) ne peut être accueilli à la halte-garderie. Si au cours de la journée, l enfant présente une forte élévation thermique, les parents sont avertis par téléphone pour prendre toutes dispositions adéquates dans les meilleurs délais. Toutefois, dans l attente de leur arrivée, un antipyrétique sera administré après confirmation d autorisation des parents par téléphone, en plus de la prescription médicale. Afin de préserver la santé de la collectivité, un enfant porteur de maladie contagieuse ou infectieuse (notamment gastro-entérite, bronchiolite, varicelle, conjonctivite purulente) ne peut être accepté dans la structure sans un certificat de non-contagion. Modalités d intervention en cas d urgence En cas de situation urgente (convulsions, troubles de la conscience ) la directrice de la halte-garderie appelle le centre 15 afin d être informée des dispositions à prendre en attendant l arrivée sur place des secours, et en informe directement les parents. Tout transport est effectué par les secours, avec (si le nombre de professionnels le permet) un professionnel qui accompagne l enfant. VII. REGLES DE FONCTIONNEMENT Horaires et absences Pour un bon déroulement de la journée de l enfant et le respect de la vie en collectivité, l heure limite d arrivée le matin est fixée à 9h30. De même, afin de faciliter l organisation du repas et du goûter, les enfants sont accueillis pour l après-midi à partir de 13h15, et peuvent être repris l après-midi à partir de 16h45 jusqu à 18h20. Halte-garderie BERLINGOT juin

12 Les parents sont tenus de respecter les horaires d ouverture et de fermeture en prévoyant un temps d échange avec l équipe de 5 à 10 minutes avant la fermeture. Si un enfant est encore présent à l heure de la fermeture de la structure, la directrice ou la responsable technique contactera les parents ou la personne mandatée. Afin de pouvoir enregistrer les heures de présence réalisées par l enfant (heure précise de l arrivée jusqu à son départ de la structure), chaque famille est tenue de pointer l entrée et la sortie de l enfant à l aide de l écran tactile situé dans le hall d accueil. Le départ : Au moment du départ, l enfant est confié aux parents, sauf décharge de la personne nommément désignée dans le dossier administratif. En cas d empêchement, le parent doit contacter la halte-garderie afin de préciser le nom de la personne qui viendra chercher l enfant, et cette personne devra obligatoirement fournir une pièce d identité à son arrivée. Les retards : Les parents sont tenus de respecter les horaires de la halte-garderie fixés dans le règlement de fonctionnement. Les familles qui recevront trois avertissements concernant des retards (non justifiés, non prévenus) auront pour sanction une exclusion temporaire de leur(s) enfant(s) pour une durée d un mois. La réintégration des enfants sera possible à l issue de cette période, sous réserve de régler à nouveau la cotisation annuelle et donc de l adhésion pleine et entière au principe de la halte-garderie et de son fonctionnement. Pour tout retard ou absence imprévus, la famille doit avertir l établissement. Dans le cas où aucune personne ne se présente à la fermeture de la halte pour reprendre l enfant, la directrice ou la responsable technique téléphone aux parents ou aux personnes autorisées à venir le chercher. Si ces dernières ne sont pas joignables, ou si aucun représentant légal n est venu, la directrice, ou en son absence la responsable technique, se verra dans l obligation de contacter la gendarmerie. Les absences : Tout créneau horaire réservé dans le cadre d un contrat d accueil régulier ou d une réservation occasionnelle sera facturé que l enfant soit présent ou non. Toutefois, la famille pourra bénéficier d une exonération dans les cas suivants : - Fermeture exceptionnelle de la halte-garderie, - Hospitalisation ou éviction de l enfant par le médecin référent, à défaut la directrice - maladie (avec 3 jours de carence) Dans tous les cas, un certificat médical ou un bulletin d hospitalisation devra être fourni à la structure sous 48h. Fournitures Les enfants doivent arriver propres et avoir pris leur premier repas ou petit déjeuner et doivent disposer de vêtements de rechange pour la journée. Dans le sac de l enfant, les parents sont invités à fournir : - une turbulette marquée aux nom et prénom de l enfant, Halte-garderie BERLINGOT juin

13 - les vêtements de rechange, - le biberon non préparé. Et n oubliez pas de marquer tous les effets au nom de l enfant. Les repas Les repas sont fournis par la halte-garderie, préparés et livrés par la cuisine centrale de la commune de Vern-sur-Seiche. Le goûter est fourni par la halte-garderie. Pour les plus jeunes, les petits pots sont fournis par la halte-garderie. Nous rappelons que, afin de respecter les normes en vigueur, les repas faits maison ne sont plus acceptés, le lait (adapté à l âge) dans son emballage d origine. Dans le cas où les parents apportent le repas de l enfant, aucune déduction ou supplément ne sera demandé aux familles. La directrice ou la responsable technique se réserve le droit de limiter le nombre d enfants à déjeuner afin d assurer la meilleure qualité de service. En cas d allaitement maternel, et pour les enfants présentant une allergie alimentaire, les parents sont invités à prendre contact avec la directrice afin de connaître et de mettre en place les démarches à suivre. Vaccinations et dispositions en cas de maladie Les enfants doivent être soumis aux vaccinations obligatoires prévues par les textes en vigueur (Diphtérie-Tétanos-Poliomyélite obligatoire, Coqueluche et Rougeole-Oreillons- Rubéole fortement conseillés). Une contre-indication doit être attestée par certificat médical. Tout enfant présentant des signes pathologiques au cours de la journée peut être rendu à la famille. Celle-ci doit consulter son médecin traitant et avertir la directrice ou la responsable technique de l établissement du diagnostic. En cas de maladie contagieuse, la directrice ou la responsable technique peut refuser l accueil de l enfant et solliciter l avis du médecin traitant. Si dans la famille, il se produit un cas de maladie contagieuse, soit des enfants, soit des parents, la déclaration doit être faite immédiatement à la directrice ou la responsable technique afin que toutes les dispositions sanitaires soient prises. Dans les deux cas, un certificat médical de retour en collectivité doit être présenté lors du retour de l enfant au sein de la structure. Les parents prennent l engagement de se conformer au présent règlement. Halte-garderie BERLINGOT juin

14 Acceptation du règlement de fonctionnement Je soussigné(e).parent de m engage à respecter les statuts et le règlement de fonctionnement de l association de la halte-garderie Berlingot disponible sur le site internet ou consultable sur place. A., le. Signature : Halte-garderie BERLINGOT juin