Détail de la formation Secrétaire Assistant(e) Rome: M1607 Formacode : 35054

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1 Détail de la formation Secrétaire Assistant(e) Rome: M1607 Formacode : Durée moyenne de la formation : 6 mois soit 875 heures Formation CQP préparant au Titre professionnel : " Secretaire-Assistant(e) " (Titre professionnel délivré par le ministère chargé de l emploi.certification de niv. IV) Compétences Requises : Niveau de classe de 1re/terminale ou équivalent. Dossier de candidature, évaluations, entretien. Capacités d'adaptation et d'organisation, goût pour le travail soigné, facilité d'expression écrite et orale (bonne maîtrise de la langue française), réactivité, sens de l'initiative, capacités relationnelles. Programme de la formation Prise en main de l'ordinateur, maîtrise des systèmes (PC) Reprise de l orthographe, des calculs fondamentaux Expression écrite, rédaction de documents d entreprise La connaissance de la frappe clavier et la prise de notes Le métier de secrétaire avec le traitement de texte (Word et Publisher) Le métier de secrétaire avec le tableur (Excel) Le métier de secrétaire avec les aides visuelles (PowerPoint) Le métier de secrétaire et le travail collaboratif (Outlook) La secrétaire et les recherches sur internet Connaissance de l entreprise Classement et traitement du courrier L accueil physique et téléphonique Le suivi commercial La gestion du temps et la gestion du stress L organisation d un service et mieux travailler avec son manager. Stage en entreprise Le métier de Secrétaire Assistant(e) La fonction de secrétaire assistant(e) comprend essentiellement la prise en charge des travaux administratifs et logistiques d'un ou de plusieurs service dans tous les types d entreprises, les administrations, les associations, et souvent, la coordination et l organisation du travail, la circulation de l'information, ainsi que l'accueil téléphonique. De ce fait, elle demande organisation et anticipation, compréhension rapide des demandes et

2 réactivité, ainsi que de vraies capacités relationnelles, ainsi que la maîtrise des outils de communication informatique et de bureautique. Dans une grande entreprise, le poste est souvent spécialisé selon les services. Dans une petite entreprise, en revanche, la (le) secrétaire assistant(e), souvent unique, est polyvalent(e) et doit savoir travailler en équipe. La formation se compose de 5 modules, complétés par une période en entreprise. Module 1. Produire des documents professionnels courants à l'aide de la bureautique : production de documents professionnels courants à l'aide de logiciels : traitement de texte, présentation assistée par ordinateur (diaporamas) et tableur (5 semaines). Module 2. Assurer la communication écrite et orale des informations : organisation de son activité et acquisition des méthodes de travail - recherche et communication d'informations - organisation de la traçabilité et de la conservation des informations - prise de notes - rédaction d'écrits professionnels - accueil, orientation d'un visiteur et traitement des appels téléphoniques (4 semaines). Module 3. Assister une équipe dans l'organisation de ses activités : planification des activités d'une équipe - organisation des réunions et des déplacements - participation à l'élaboration d'un budget (3 semaines). Module 4. Assurer l'administration des achats et des ventes : traitement des opérations administratives des achats et des ventes - gestion de l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, et traitement des problèmes courants - conception et actualisation des tableaux de suivi de l'activité commerciale (5 semaines). Module 5. Assurer l'administration du personnel : gestion du suivi administratif courant du personnel - conception et actualisation des tableaux de suivi ressources humaines (3 semaines). Période en entreprise (4 semaines). Session de validation (1 semaine).

3 Secrétaire-Assistant(e) Niveau IV «Bureautique initiation» 5 jours : MODULE 1 Rappels Windows : o L interface o Les raccourcis o la gestion des fichiers et des dossiers o Le panneau de configuration (savoir définir une imprimante) Word : o L interface (selon le niveau du groupe) o La mise en forme des caractères et des paragraphes o La mise en page simple (marge, saut de page et numérotation, en-tête et pied de page) o Les tableaux simples Excel : o L interface : les feuilles, le classeur, les barres d outils o Les cellules et leurs différents formats (nombre, date, texte etc ) o La mise en forme des cellules o Les formules simples (+, -, *, /) et la priorité opératoire o Les fonctions simples (somme, moyenne, nb, nbval etc ) o La recopie de formules (références relatives et absolues) o Les graphiques simples o La mise en page (marges, orientation, ajustement )

4 «Organisation du travail» : 2 jours : MODULE 2 Gestion du temps o Faire le diagnostic de sa gestion du temps o Mettre le temps au service de ses priorités Gestion des priorités o Fixer des objectifs o Identifier les priorités o Planifier o Déléguer o L ergonomie o Les voleurs de temps o Vaincre la procrastination o Les repos Gestion des plannings o Logiciels existants o Méthode Prise de rv Mises en situation / Exemples «Accueil physique et téléphonique» : LA BASE : 5 jours : module 2 Repérer les conditions d un accueil réussi Savoir accueillir au téléphone o Communiquer efficacement à chaque étape o Gérer la relation téléphonique entrante et sortante Savoir accueillir en face à face o Etre attentif aux comportements non verbaux o Traiter la demande Faire face à des situations délicates

5 «Réunions - Déplacements» : 5 jours : module 3 Organiser un déplacement : o Préparation en amont o Organiser un voyage d affaires o Fiches récapitulatives Mises en situation : o TP1 o TP2 Organiser une réunion : o Définition o Organisation o Animation d une réunion o Compte rendu d une réunion La prise de notes : o Définition / explications o 2 méthodes o Mise en page o Ecoute active Mises en situation : o TP1 o TP2 mémoire

6 BUREAUTIQUE : «Outlook» : 3 jours : MODULE 1 L interface Paramétrer les options d'outlook pour gagner du temps. Accéder directement à l'essentiel : personnaliser le ruban, les affichages, les favoris. Adapter Outlook à son activité : définir des champs, des catégories, des indicateurs. Traiter les mails, organiser le classement et l'archivage L envoi de mails : les destinataires, le suivi, la signature automatique Exploiter les indicateurs de suivi, les conversations et outils de recherche. Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement ses mails. Gérer ses mails pendant son absence. Filtrer le courrier indésirable (Spam). Maîtriser la gestion de pièces jointes et les liens Compresser pour optimiser (zip). Protéger ses fichiers (format pdf). Adresser des liens hypertextes. Gérer son carnet d'adresses Créer ses propres contacts et listes de distribution. Regrouper ses contacts par catégorie. Opérer un publipostage. Planifier, organiser et prioriser ses activités Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels. Planifier les éléments périodiques. Attribuer des couleurs pour visualiser la répartition de vos activités. Transformer un mail en tâche ou en rendez-vous. Organiser et suivre ses tâches. Intégrer des rappels automatiques. Créer des "pense-bêtes" : les notes. Organiser le travail collaboratif Partager des agendas, des contacts. Définir les autorisations d'accès. Organiser des réunions. Déléguer et suivre des tâches.

7 «Candidatures et Entretiens» : 5 jours : MODULE 5 Retour sur les cv et lettres de motivation modifiés Les candidatures : o Analyse d une offre d emploi o Suivi des candidatures o L envoi et le suivi des candidatures o Internet et la recherche d emploi o Les candidatures spontanées o Sites de recherche d emploi Les entretiens d embauche : o La préparation aux entretiens o Les modalités d un entretien o Les questions à se poser pour se préparer o Questions fréquemment posées en entretien Mise en situation «Bureautique Fonctions avancées» : 5 jours : MODULE 1 Word : o Les tableaux complexes o Le publipostage (avec données dans Word et dans Excel) o Insertion d objets (images, tableaux Excel.) o Les documents longs (styles, tables des matières ) o Les mises en pages élaborées : les sauts de sections Excel : Les formules et fonctions complexes Les liaisons (entre feuilles et entre classeurs) Les bases de données (tris, filtres ) Les tableaux croisés dynamiques Les graphiques dynamiques

8 «Ecrits professionnels» : 5 jours : MODULE 2 Communication écrite : les règles de base : o Les 10 règles d or d un courrier lisible o La construction d une lettre o La rédaction d un mail o Formules de politesse Rappel des règles principales de grammaire et orthographe : o La ponctuation o Les majuscules o Les homophones o Les nombres o Les noms composés o Les accords du participe passé o Différents types d écrits : o La lettre administrative o La note o La convocation o Le bordereau o Le compte rendu o Le rapport o Le procès verbal Mises en situation «Relations Fournisseurs» : 5 jours : module 4 Les étapes et outils pour sélectionner son prestataire Les acteurs et leurs responsabilités respectives. La prise en compte du besoin. Phase 1 : le cadrage la rédaction du cahier des charges, l organisation de l appel d offres. Phase 2 : la consultation quels prestataires mettre en concurrence et comment? Phase 3 : la sélection établir les critères de choix du prestataire et leur pondération. Phase 4 : la contractualisation définir les livrables,

9 inclure et négocier des clauses spécifiques. Le pilotage contractuel : suivre le contrat. Le pilotage budgétaire : anticiper, suivre et valider. Le pilotage des délais : mesurer l avancement. Le pilotage qualité : évaluer la conformité. Le pilotage des risques : définir et suivre les risques. BUREAUTIQUE : «Power Point» 3 jours : module 1 L interface Les différents types de diapositives Les objets : création, mise en forme, modification Le masque des diapositives Les différents types de documents et d impression Les effets d animation Les diaporamas «Le Classement» : 3 jours : module 4 Vous avez des difficultés à retrouver vos documents? Informations : des mots pour les trouver et les retrouver Dossier classement Idées d organisation Règles de classement AFNOR Organisation du bureau / Fiches Quizz Classement selon les documents Délai de conservation des archives diaporamas

10 «Communication» : 3 jours : MODULE 2 Communication verbale Communication non verbale Prise de parole en public Animation de réunion Ecoute active Comportements assertifs Gestion de conflits Mises en situation / Exemples «Les outils de pilotage» : 10 jours : MODULE 3 Pilotage des activités o Les indicateurs : Quand? Pourquoi? o Les différents outils de pilotage o Les tableaux de bord (pourcentage, marge brute, écarts, parts de marché ) Pilotage commercial o Les budgets, charges fixes et variables. o Les indicateurs : Quand? Pourquoi? o Réalisation d un budget de fonctionnement. Pilotage de trésorerie. o Encaissements/décaissements. o Mise en pratique : budget prévisionnel de trésorerie Pilotage RH o Définition o Les indicateurs : Quand? Pourquoi? o La masse salariale : analyse et mise en pratique o Turn-over, absentéisme. Mise en pratique o La formation : analyse des besoins. Mise en pratique

11 «Prévenir et gérer les impayés» : 5 jours : MODULE 4 S assurer de la solvabilité du client en collectant les informations relatives à sa situation financière. Suivre les encours de règlement et les paiements (en cas de crédit). Effectuer des relances téléphoniques en s exprimant de façon claire et factuelle Rédiger des lettres de relance personnalisées Savoir déclencher une demande d encours auprès des organismes d assurance crédit ou d affacturage. Pour tout impayé, analyser l historique du dossier client, effectuer une relance par téléphone ou par courrier Rechercher une solution avec le client dans un intérêt mutuel. Transférer le dossier au service contentieux (en cas de non paiement). Connaître les procédures juridiques de recouvrement Communiquer avec les différents services concernés «Les clients au téléphone» : 5 jours : MODULE 4 1 Un accueil convivial : la clé de votre réussite : Le téléphone sonne : à vous de jouer Compétence professionnelle : le conseil avant tout A garder systématiquement à portée de la main 2 Répondre aux demandes courantes Les demandes d information Les Prix par téléphone : prudence Petites commandes : gonflez-les L appel inattendu 3 La meilleure façon de s exprimer Parlez «Positif» Comment faire patienter le client Travaillez votre voix 4 Prospecter et vendre par téléphone Avantages du télémarketing Les domaines d application de la télévente Marketing téléphonique : quelles sont les offres adaptées Quels sont vos objectifs de vente 5 Le guide d entretien Un déroulement en 6 étapes Ouverture de l entretien : choisissez votre accroche Schéma ou Check-list, quelle présentation choisir Exemples de guides d entretien

12 6 Avant de contacter le client Quel est votre objectif Horaires d appel : quel est le bon moment? Êtes-vous suffisamment motivé? De l ordre avant tout 7 Le déroulement de l entretien Franchir le barrage de la Secrétaire Les 7 étapes nécessaires et indispensables Comment argumenter 8 Répondre aux objections Répondre aux 15 objections courantes 9 Après l entretien téléphonique, le suivi Exploitez à fond l appel Les rappels de paiement En cas de réclamation Comment mener vos enquêtes de satisfaction Préparation de l enquête téléphonique «ASSURER L ADMINISTRATION DES ACHATS ET VENTES» : 5 jours : MODULE 4 Établir les devis Vérifier et enregistrer les commandes Établir et éditer les bons de livraison, les factures, les avoirs et les relevés Enregistrer les règlements Classer les documents commerciaux (sous forme papier ou numérique) Actualiser les fichiers. Transmettre les documents et informations aux différents services (comptabilité, service expéditions, clients, force de vente) Utiliser des logiciels de gestion commerciale et bureautiques S assurer de la solvabilité du client en collectant les informations relatives à sa situation financière. Suivre les encours de règlement et les paiements (en cas de crédit). Effectuer des relances téléphoniques en s exprimant de façon claire et factuelle Rédiger des lettres de relance personnalisées Savoir déclencher une demande d encours auprès des organismes d assurance crédit ou d affacturage. Pour tout impayé, analyser l historique du dossier client, effectuer une relance par téléphone ou par courrier Rechercher une solution avec le client dans un intérêt mutuel. Transférer le dossier au service contentieux (en cas de non paiement). Connaître les procédures juridiques de recouvrement

13 Communiquer avec les différents services concernés Bureautique «prise de note : ONE NOTE» : 2 JOURS : MODULE 1 Vue d ensemble des possibilités offertes Fenêtre et commandes Organisation des notes Description de la fenêtre Commandes Organisation du stockage des notes (dossiers, sections, pages, sous-pages ) Gestion de l écran et saisie de notes manuscrites Insertion d images, de textes et d autres informations provenant d un site Web Ordonnancement et mise en forme des notes Utilisation des notes dans d autres tâches, projects ou réunions Echanges avec Microsoft Word, Microsoft Outlook ou Microsoft PowerPoint Envoi de notes par courrier électronique «Le traitement du courrier» 2 JOURS : MODULE 4 - Tri et datage du courrier - Enregistrement dans un cahier - Dispatching - Logiciel libre OpenCOURRIER «PRISE DE NOTES : méthode MERAS» MODULE 2 : 5 jours Les principes généraux Règles à suivre Trucs et astuces L écriture des consonnes et des syllabes terminales Les abrévations basiques Les abréviations mathématiques, scientifiques et dérivés L écriture des voyelles, des chiffres, des jours, des mois et des points cardinaux Les voyelles

14 La semi-voyelle Y Les abréviations générales L écriture des voyelles nasales Les abréviations générales L écriture du son «MAN» Abréviations commerciales L écriture du hiatus (simple et nasal) Abréviations commerciales L écriture des consonnes consécutives Abréviations commerciales L écriture des syllabes consécutives R et L Abréviation des formules de politesse et courriers d entreprise Exercice L écriture des polysyllabiques Abréviations générales Synthèse et Entraînement MERAS et les autres techniques Le style télégraphique Les tableaux synoptiques La méthode systémique Les méthodes normées (Aperçu rapide de ses autres méthodes) BUREAUTIQUE : INTERNET : La veille : 5 jours : MODULE 1 1 Enjeux et principes de la veille Veille et intelligence économique. Connaître les concepts d'un système de veille sur Internet : veille concurrentielle ; stratégique ; commerciale. Mesurer la valeur de l'information. 2 Utiliser les outils de recherche Définir le type de recherche. Identifier et sélectionner des sources utiles. Maîtriser les outils de recherche (annuaires, moteurs,

15 méta moteurs). 3 Identifier les différentes sources de veille Les sites institutionnels, les sites non officiels, les blogs et les pages perso. Les forums, les listes de discussions, la presse en ligne. Les bases de données. Le Web "invisible". Les réseaux sociaux. 4 Acquérir une méthode de veille Définir les objectifs de veille et les requêtes. Repérer les sources d'informations formelles et informelles du Web. Mettre en place un processus de veille. 5 Comparer les différents outils pour organiser sa veille Les navigateurs. Les agents intelligents. Les agents d'alertes. Les flux RSS. 6 Exercer une veille sur les médias sociaux Suivre les conversations sur les médias sociaux (facebook, twitter, linkedin, youtube ). Mesurer et évaluer les tendances. Identifier les influenceurs, les promoteurs, les détracteurs. Les outils de veille sur les médias sociaux (gratuits et payants). Bureautique : «ELABORATION D UN BUDGET SUR EXCEL et calculs commerçiaux de base» : 2 jours : MODULE 1 La base des calculs commerçiaux Pourcentage et calculs commerçiaux La marge commerciale Etablir un budget sur Excel «Gestion du personnel» : les bases : 4 JOURS : module 5 Les congés payés La médecine du travail La formation La médecine du travail

16 «Introduction AU DROIT DU TRAVAIL : 6 JOURS : MODULE 5 Jour 1 : la définition du droit du travail, les sources du droit du travail, le dialogue social en France, le contrôle de l application du droit du travail en France, le contentieux lié au droit du travail Jour 2 : le recrutement, le contrat de travail le CDI, le contrat de travail le CDD, les CDD atypiques, le travail temporaire Jour 3 : la rémunération, l épargne salariale, la durée du travail, l aménagement du temps de travail, les congés, les jours fériés Jour 4 : la formation professionnelle, le règlement intérieur, le pouvoir disciplinaire de l employeur, le contrôle de l usage d internet dans l entreprise et la cybersurveillance Jour 5 : la discrimination, le harcèlement sexuel et le harcèlement moral, la représentation des salariés dans l entreprise, les conflits collectifs du travail Jour 6 : la démission, la rupture du contrat de travail, le départ négocié, le licenciement pur motif personnel et motif économique