matérialisation dans le secteur public : bilan et perspectives

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1 Présentation du plan d action de la dématérialisation dans le secteur public La dématd matérialisation dans le secteur public : bilan et perspectives D AVERSA Adrien Analyste Pôle National de Dématérialisation

2 Un enjeu important Volumétrie papier annuelle (en nombre de feuilles A4 recto, par an) Ordonnateur 1 milliard dont Comptable 530 millions PEC 280 millions PJ 250 millions = T de papier = 27 M = 140 hectares de forêt et arbres

3 Des enjeux financiers et qualitatifs les coûts de papier, d édition et de stockage Les bulletins de paye pour les ordonnateurs : 1,6 M d agents territoriaux agents Hospitaliers = 58 M de bulletins à 0,3 TCC = 17 M Le coût de loyer des «archives» : Chambres régionales des Comptes : 200 à 300 de loyer annuel la tonne => 1,2 à 1,8 M /an Dématérialiser = des sources de gains partagés les délais d exécution la qualité du service les manipulations & accès aux documents les risques de pertes de PJ Des gains potentiels non négligeables

4 Un plan d action d en PARTENARIAT Charte nationale partenariale Cadre National d Acceptation La structure nationale partenariale réunie périodiquement, valide les orientations et solutions cadre

5 Un plan d action d en PARTENARIAT Les acteurs de la Structure Nationale Partenariale de dématérialisation 13 associations nationales d ordonnateurs 6 administrations centrales La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes Les principes arrêtés en partenariat Le respect de la libre administration des CEPL Le respect du volontariat Plus globalement, le respect des compétences de chacun Une dématérialisation intégrée de bout en bout Éviter la rematérialisation de pièces dématérialisées Dépasser les conventions ad-hoc et proposer des cadres nationaux à partir des résultats obtenus par les CEPL pilotes Favoriser les solutions industrialisables et l échange de données Des solutions ne nécessitant pas d investissement particulier Mise en œuvre à partir des outils (ordinateurs, logiciels ) habituels

6 Un cadre national conventionnel Les conventions validées par la Structure nationale partenariale : Convention cadre des états justificatifs de paye du , actualisée le 20 février 2008 Convention cadre des pièces initiales constitutives des marchés publics du , actualisée le Convention cadre relative aux mandats, titres et bordereaux du Convention relative à l aide sociale du Convention relative aux factures et autres pièces d exécution du 27 juin 2007 Convention relative aux délibérations et arrêtés du Les travaux en cours : Dématérialisation des documents budgétaires, du compte de gestion étendu sur chiffres, des états de reste à recouvrer, etc

7 L exemple de la paye, largement dématd matérialisée Objectif : les bulletins de paye ou journaux de paye «papier» transmis au comptable du Trésor Un cadre finalisé pour les CEPL La solution privilégiée : l échange d un fichier mensuel des données de paye normalisées selon un schéma XML Une édition XML disponible et validée par le Pôle national de dématérialisation pour la grande majorité des progiciels RH du marché Un outil d exploitation commun de ces données (XéMéLios) gratuit et libre de droits La possibilité de rattacher techniquement les arrêtés RH liés aux événements de paye Une dématérialisation en rythme de croisière : * Plus de 3300 collectivités/établissements déjà engagés depuis 2005 * L exemple : en Martinique, 100% des communes ont dématérialisé la paye

8 XEMELIOS, outil de consultations et recherches De nombreux critères de recherches......pour de nombreuses possibilités de résultats

9 L exemple de l aide sociale La SNP a validé une convention nationale de dématérialisation des interventions sociales et diverses le 21 Mai 2008 Une dématérialisation qui porte sur : les états de versement de l ensemble des dépenses relatives à l intervention sociale les décisions attributives Une dématérialisation proche de celle de la paye Un schéma XML de l état de versement périodique de 3 dépenses Une exploitation des données dans XéMéLios * Exemples de collectivités déjà engagées dans la démarche : le CG78 et le CG10

10 L exemple du Quittancement des OPH Un schéma XML de facture Une exploitation des données avec l outil XéMéLios La mise en œuvre de la dématérialisation du quittancement des HLM au format XML est possible depuis 2008: * Un éditeur validé : SYLOGIS * Deux offices Publics de l Habitat «pilotes»» OPIEVOY» OPHLM Bagnolet

11 L exemple des relevés de quittancement 1 Effectuer des recherches sur le quittancement à partir de nombreux critères 2 Accéder à la quittance et effectuer des recherches à partir des lignes de quittancement

12 Effectuer des recherches pertinentes Accéder à la quittance et effectuer des recherches à partir des lignes de quittancement

13 L outil d exploitation XéMéLios Objet : L Exploitation et l analyse des documents transmis Recherches multicritères, tris, visualisation et exports vers les outils bureautiques Analyse des flux pour s'assurer de la conformité technique du fichier Paramétrable et extensible Visualisation et exploitation des états de paye, de versement d aide sociale, des bordereaux de quittancement, des relevés de carte d achat, des titres, mandats et bordereaux comptables En cours d expérimentation: les documents budgétaires, les comptes de gestion,les états de restes à recouvrer, signature électronique (vérification et création), etc Un outil partagé : XéMéLios est un logiciel «libre» Les sources sont publiées officiellement sur Internet (addulact, Bercy colloc, intranet du Pôle National, ) Chaque partenaire est susceptible de réaliser des évolutions Un outil disponible sur les sites Internet internet internet BERCY COLLOC intranet du Pôle National Dématérialisation : Guide utilisateur : Fichiers exemples :

14 Recherches et visualisation des flux Résultats de recherches sur Bordereaux Visualisation du Bordereau Lien vers le mandat (en cliquant)

15 L analyse d un fichier avec Xémélios Rapport de contrôle et description des anomalies Lien (en cliquant) entre le mandat et le bordereau concerné Visualisation surlignée des anomalies

16 La possibilité de retraiter les données Exports vers les outils bureautiques Convertisseur d impression PDF (document : objet PES) (document : relevé de carte d achat)

17 La dématérialisation de deuxième génération avec le PESV2 d Helios

18 Ce qui se passe aujourd hui... 2 flux parallèles Progiciel CL Les données de prise en charge : INDIGO Comptable L ordonnateur Trésorerie Les Pièces «papier» : titres, mandats, bordereaux Collectivité

19 ...Et demain Progiciel CL Un seul flux : les données remplacent le papier Les données de prise en charge : PES V2 HELIOS v2 L ordonnateur Comptable Collectivité Plus de Pièces «papier» Trésorerie19

20 Les premiers retours d expd expérience (2007/08) Le PES est déjà une réalité : une vingtaine de budgets utilisent le PES en lieu et place des protocoles classiques (INDIGO ) Des flux enrichis avec la prise en compte des pièces justificatives Meilleure qualité d information Une dématérialisation à valeur probante de bout en bout entre l ordonnateur et le comptable Solution unique de dématérialisation des titres de recette, mandats de dépense et bordereaux signés électroniquement Structurant des données comptables, avec des éléments concernant les PJ et la signature électronique Champs de données plus large

21 Les Modalités s de transmission PES La proposition de 2 modalités de transmission au choix des CEPL L utilisation de tiers de transmission homologués, selon les mêmes principes que le projet ACTES Le maintien d une prestation gratuite simplifiée : la passerelle Web de transmission sécurisée (Portail SSL) La confection d un CD Rom pour transmettre les pièces dématérialisées à la CRC au titre du compte de gestion

22 Un accès s simplifié par Internet (passerelle de transmission GRATUITE)

23 Les travaux en cours La dématérialisation des budgets * Budget primitif, Budget supplémentaire, Compte Administratif * Un format unique XML partagé par tous les acteurs (CEPL, Préf, Trésor, CRC) * La cible (2009) : transmettre les documents budgétaires dématérialisés via le PES d'hélios : Un seul envoi sera alors nécessaire et permettra l'ouverture concomitante des crédits budgétaires dans Hélios Le compte de gestion * Dématérialiser le CG sur chiffres «étendu» à un format XML permettant la visualisation des différents états (balance, états de consommation des crédits ) * L exploitation des données avec Xémélios avec navigation entre les documents Les travaux de dématérialisation dans le secteur de l Etat Une démarche menée en partenariat avec les ministères et les juridictions financières Chantiers en cours : compte de gestion, marchés publics, frais de déplacement, factures (dématérialisation fiscale), relevés de carte d achat, subventions

24 ZOOM SUR LA DEMATERIALISATION DU RELEVE DE CARTE ACHAT

25 Une mise en œuvre immédiate La dématérialisation des relevés carte achat est : * Une pièce justificative de la dépense pour le comptable public * Effective à Courbevoie et Lille Métropole depuis novembre 2007 * En phase de mise en œuvre à la ville de Paris (signature de la convention prévue avant la fin de l année 2008) * Envisagée au Ministère de la Défense, au CG 92, etc Une dématérialisation proche de celle de la paye : Un schéma XML de facture Un convertisseur CSVtoXML mis à disposition par la DGFIP Une exploitation des données sous Xémélios Une convention nationale du 27 Juin 2007 relative aux factures de dépense et pièces d exécution des marchés L avancement du déploiement : 2 éditeurs principaux validés : AMEX et BNPPARIBAS Une dématérialisation démarrée avec trois CEPL Une extension désormais possible à l ensemble des CEPL

26 Fonctionnement Zoom sur les informations devant figurer sur le relevé dématérialisé : En-Tête Emetteur Carte achat Nom Adresse N RCS/SIRET Entité publique débitrice Nom Adresse Relevé carte achat N marché émetteur/débiteur Date du relevé ou dates de début et de fin de période du relevé Montant total TTC du relevé Carte achat N carte achat Nom/prénom titulaire Détails Facture N Facture N de marché N de commande Nature de la dépense* Montants HT, TVA, TTC Relevé carte achat Exercice N relevé Date d émission Date du prochain relevé Devise Date d émission Code produit Libellé produit Montant remise Ligne de facture Unité Montant unitaire HT Montant unitaire TTC Quantité Montant HT Taux TVA Montant TVA Montant TTC Légende: données obligatoire données optionnelles

27 Solution de dématd matérialisation proposée validation des solutions techniques par les prestataires carte d achat: Une phase de validation La solution proposée s appuie sur : Un outil de conversion CSV / XML mis à disposition des établissements bancaires partenaires carte d achat Une transmission du relevé dématérialisé par un flux XML Une visualisation / exploitation du relevé dématérialisé via Xemelios La signature d une convention tripartite

28

29 XEMELIOS : documents exploitables

30 XEMELIOS : documents exploitables

31 XEMELIOS : visualisation d un relevé de carte d achat

32 EN RESUMÉ Les 5 points à retenir 1 La dématérialisation s organise selon une approche partenariale et dans le respect du volontariat 2 La démarche de dématérialisation des PJ est déjà largement engagée avec plus de 3300 conventions signées 3 La dématérialisation de deuxième génération est en cours avec la mise en place progressive du PES d Hélios depuis La dématérialisation des relevés de carte achat est opérationnel et son développement fait partie des objectifs Le Pôle national de dématérialisation a intégré dans son périmètre d action la dématérialisation dans le secteur Etat depuis la fin de l année 2007

33 Merci de votre attention... VOS CONTACTS Votre comptable public : pour tout projet de dématérialisation, c est l interlocuteur privilégié Le correspondant dématérialisation : dans chaque département, il pilote les projets de dématérialisation Le Pôle national de dématérialisation Informations disponibles également sur le site Bercy colloc :

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