PROCES VERBAL DE L ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE COPROPRIETE POLLUX. Vendredi 03 Août 2012 à 17 heures 30 dans la salle de spectacles de l auditorium

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1 1 Transactions, Locations, Estimations, Syndic Flaine, le 03 AOUT PROCES VERBAL DE L ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE COPROPRIETE POLLUX Madame, Mademoiselle, Monsieur et Cher(s) Copropriétaire(s), J ai le plaisir de vous transmettre ci-joint le procès verbal de l assemblée générale de votre copropriété qui a eu lieu le : Vendredi 03 Août 2012 à 17 heures 30 dans la salle de spectacles de l auditorium ETAIENT PRESENTS : V. Feuille de présence, soit 24 propriétaires présents ou représentés ou 8413 tantièmes ETAIENT REPRESENTES : V. Feuille de présence. ETAIENT ABSENTS ET NON REPRESENTES : V. Feuille de présence. L ordre du jour était le suivant : M. PASIAN ouvre la séance et présente Mme FROSSARD à titre d observatrice dans le cadre de formation en qualité de syndic. VOTES CONCERNANT L ADMINISTRATION GENERALE DE LA COPROPRIETE. 1) Ouverture de l assemblée par l élection de son président et de son scrutateur (majorité de l article 24). Messieurs LARDENNOIS et ROBBY se présentent. Vote pour : à l unanimité Résultat : Messieurs LARDENNOIS et ROBBY sont élus respectivement Président et scrutateur de l Assemblée Générale et ce, à l unanimité. 2) Conformément aux dispositions législatives, le syndic est nommé secrétaire de l assemblée. En cas de volonté contraire de l assemblée, élection d un secrétaire (majorité de l article 24). Madame GARCIA se présente. Vote pour : à l unanimité

2 2 Résultat : Madame GARCIA est élue secrétaire de l Assemblée Générale et ce, à l unanimité. M. LARDENNOIS prend la parole : En 2011, étanchéité de la toiture et pose de couvertines, après les tests, pas de fuite constatée sauf au niveau des eaux pluviales. Les travaux de la toiture peuvent être différés de deux ans au minimum, tant que de nouvelles fuites ne sont pas constatées. 3) Approbation des comptes de l exercice 2011/2012 présentant un montant des dépenses de pour un budget prévisionnel initial de et un solde de trésorerie de Les dépenses et leurs ventilations ont été vérifiées par la réunion du conseil syndical du 13 Avril (majorité de l article 24). M. PASIAN remercie les membres du conseil syndical et principalement M. LARDENNOIS pour le suivi des opérations concernant l immeuble. Mme JOVY attire l attention sur les dépenses de chauffage. M. LARDENNOIS répond que c est du à la météo. Il propose de communiquer les résultats des relevés de température à l extérieur réalisés durant les deux derniers hivers. Ces relevés seront mis en ligne sur le site web. M. PASIAN justifie ces augmentations par la majoration de tarifs d électricité, les contrats de maintenance votés deux ans auparavant. M. LARDENNOIS précise que les câblages de deux zones de chauffage sont à revoir. La modification devrait être effectuée par Nicolélec. M. LEROY revient sur la date de mise en route du chauffage alors que l immeuble est quasiment vide à cette époque. M. LARDENNOIS précise que Mme GARCIA a souhaité que soient prises en compte les périodes de gel précoces alors que l immeuble est complètement désert. Il précise que l immeuble est simplement mis hors gel en octobre et novembre et que les dépenses de chauffage sont minimes ou nulles. Vote pour : unanimité Résultat : Les comptes de l exercice clos le , sont approuvés à l unanimité. 4) Approbation du budget prévisionnel de la copropriété pour l exercice du 1 er Avril 2012 au 31 Mars 2013 pour un montant de (majorité de l article 24). Vote pour : unanimité Résultat : Le budget prévisionnel pour l exercice allant du au est approuvé à à l unanimité. 5) Approbation du budget prévisionnel de la copropriété pour l exercice du 1 er Avril 2013 au 31 Mars 2014 pour un montant de (majorité de l article 24).

3 Vote pour : unanimité 3 Résultat : Le budget prévisionnel pour l exercice allant du au est approuvé à à l unanimité. 6) Renouvellement du mandat du syndic de l immeuble ou désignation d un nouveau syndic (majorité de l article 25). Projet de résolution «L assemblée désigne comme syndic l Immobilier représentée par Hervé PASIAN pour une durée de un an ou désigne un nouveau syndic». Vote pour : Résultat : L assemblée désigne comme syndic l Immobilier représentée par Hervé PASIAN pour une durée de un an, et ce, à l unanimité. 7) Approbation des honoraires du syndic et des modalités particulières d exécution de son mandat (majorité de l article 24). Vote pour : unanimité M. LARDENNOIS souhaite une discussion entre M. PASIAN et le conseil syndical sur l impact des honoraires du syndic et sa présence à Flaine concernant les travaux et la disponibilité des clés. Résultat : Les honoraires du syndic et les modalités particulières d exécution de son mandat sont approuvés à l unanimité. 8) Modalités de consultation du Conseil Syndical. (majorité de l article 24). Projet de résolution : «L Assemblée Générale fixe le montant des marchés et contrats à partir duquel les dépenses travaux seront portées sur le carnet d entretien et le Conseil Syndical consulté, à la somme de Euros TTC». Vote pour : unanimité Résultat : L Assemblée Générale fixe le montant des marchés et contrats à partir duquel les dépenses travaux seront portées sur le carnet d entretien et le Conseil Syndical consulté, à la somme de Euros TTC, et ce, à l unanimité 9) Mise en concurrence. (majorité de l article 24).

4 4 Projet de résolution : «L Assemblée Générale décide que la mise en concurrence des marchés et contrats sera lancée à partir de la somme de Euros TTC de la façon suivante : - pour les contrats en cours de validité, la mise en concurrence interviendra tous les 3 ans. - Pour les marchés, la mise en concurrence pourra s effectuer sur la base d un descriptif, obligeant à des réponses par prix unitaire, établi par un homme de l art.» Vote pour : unanimité Résultat : L Assemblée Générale décide que la mise en concurrence des marchés et contrats sera lancée à partir de la somme de Euros TTC de la façon suivante : - pour les contrats en cours de validité, la mise en concurrence interviendra tous les 3 ans. - Pour les marchés, la mise en concurrence pourra s effectuer sur la base d un descriptif, obligeant à des réponses par prix unitaire, établi par un homme de l art, et ce, à l unanimité. M. LARDENNOIS attire l attention sur la rédaction d un descriptif des travaux lors de chaque consultation avec validation par le conseil syndical pour éviter toutes surprises. VOTES CONCERNANT LES TRAVAUX EVENTUELS DE LA COPROPRIETE. M. LARDENNOIS présente les travaux qui ont été réalisés sur le bas du bardage nord de part et d autre de la passerelle suite à une fuite constatée par M. JOVY. De l humidité a bien été constatée près de l appartement de M. et Mme JOVY. Le bas du bardage qui était pourri a été coupé et remplacé par une plaque de cuivre et une planche. Le bardage est maintenant en bon état et pourrait durer 5 à 10 ans. Il reste à mettre de l insecticide à l emplacement des trous provoqués par des insectes (ce sera assuré par Flaine Rénov lors des travaux de peinture côté sud. M. PASIAN précise qu un dossier a été ouvert auprès d une assurance s agissant des dégâts constatés chez M. et Mme JOVY. Mme ZAHM signale la présence de traces d humidité au niveau des casiers à ski (2 ème niveau). Ce point est à surveiller. Il peut s agir de la même entrée d eau que la fuite de M. et Mme JOVY probablement colmatée avec la reprise des bardages. S agissant des boiseries, le calendrier de remise en peinture qui avait été adopté précédemment avec ERB (R. Brancaz) avait été dénoncé en assemblée générale. Un nouveau calendrier figurant sur le site de Pollux a été établi par le conseil syndical. Compte tenu de l état des boiseries, une précision a été demandée à RENOV SERVICES, le devis concerne la peinture des bardages du 4 ème ainsi que la peinture des rambardes et séparations sur tous les niveaux. M. LARDENNOIS demande à M. PASIAN que les travaux de peinture soient engagés dès les jours suivants l assemblée générale. M. NISSEMBLAT propose que chaque propriétaire assure la remise en peinture des boiseries. M. PASIAN répond que les travaux réalisés par un professionnel garantissent la qualité et l uniformité des travaux. Mme ZAHM rappelle la situation antérieure où chaque propriétaire assurait l entretien des boiseries, la peinture étant mise à disposition par le syndic.

5 5 M. PASIAN rappelle que les barrières de balcon sont en principe privatives sauf que l assemblée à opté pour un entretien collectif. Concernant les séparations entre balcons, ceux restent collectifs, si l entretien est collectif. M. NISSEMBLAT mentionne que des problèmes d infiltration se posent en bas des portes d accès aux balcons et occasionnent des infiltrations au niveau inférieur. M. LARDENNOIS précise que ce point avait déjà été évoqué et sera à réétudier très prochainement. C'est trop tard pour cette année. Mme ZAHM demande si l étanchéité entre le mur et le balcon à tous les niveaux est collective. M. PASIAN répond par l affirmative. Les travaux de peinture à réaliser par les propriétaires ne figurent pas à l ordre du jour de la présente réunion. M. PASIAN rappelle les règles en matière d adoption d un point non inscrit à l ordre du jour et qui nécessite une adoption à l unanimité y compris des absents non représentés. 10) Vote concernant la réfection en peinture des boiseries de la partie SUD (rembardes des balcons et bardage du 4 ème niveau. (Voir devis ci-joint de l entreprise RENOV SERVICES). (Majorité de l article 25). A ce sujet, et pendant ces travaux, certains joints situés au niveau des balcons seraient fuyants (v. Monsieur CROSET) et pourraient ainsi être refaits. Vote pour : M. PLESSIS (250 tantièmes) M. NISSEMBLAT (255 tantièmes) Résultat : L entreprise RENOV SERVICES est choisie à la majorité, pour la réalisation de ces travaux qui pourront être faits avant la fin de l année L assemblée générale demande les modifications suivantes par rapport au devis de FLAINE RENOV SERVICES : - 4 ème étage : 2 couches sur le bardage ; - Autres niveaux : pas d intervention sur le bardage. M. PASIAN rappelle le principe du fond de roulement qui ne peut servir à financer les travaux. Pour le financement des travaux, les comptes provision pour travaux et fonds de réserve pour des travaux plus importants. Actuellement, le fonds de réserve s élève à M. ROBBY rappelle que les appels de fonds avaient été demandés en prévision des travaux de toiture qui ne sont plus à l ordre du jour dans les 5 ans à venir selon M. LARDENNOIS. 11) Vote, en cas d accord de ces travaux, des modalités de financement de ces derniers. (majorité de l art. 25). Projet de résolution : «L Assemblée Générale décide de financer ces travaux par un appel de fonds exceptionnel, le mois de réalisation de ces travaux ou décide d utiliser la provision actuelle.» Après débat, l Assemblée Générale souhaite que ce financement ait lieu par Vote pour : MM. CHEVALIER, ROBBY Joêlle, ROBBY Xavier, CHEVALIER, GARCIA, HONDERMARCK, CROSET, CASTEROT, PHILIPPS et JOVY (3384 tantièmes) 4779 tantièrmes pour l utilisation de la provision pour travaux

6 6 Résultat : L Assemblée Générale décide de financer ces travaux par l utilisation de la provision pour travaux 12) Vote concernant le changement de la porte principale de la résidence, en pin traité ou en bois exotique. (voir devis ci-joint de la menuiserie DUCRETTET et de la société PONCET). (Maj.art.25) Mme ZAHM demande s il s agit d un remplacement à l identique. M. PASIAN précise que l ouverture de la porte sera inversée pour ne plus s ouvrir du côté du local poubelles. Mme ZAHM fait remarquer que le pin est un bois tendre et s inquiète de la solidité de la porte compte tenu de son utilisation répétée. M. PASIAN précise que le pin de Carélie est très résistant. Après avis, le pin de Carélie est préconisé pour les menuiseries extérieures. M. GRENON propose de faire une réfection de cette porte en la protégeant des intempéries. M. ROBBY rappelle que le remplacement de la porte est inscrit à l ordre du jour depuis 1995 et précise que la réfection s avérera aussi onéreuse que le remplacement de la porte. VOTE POUR LE CHANGEMENT DE LA PORTE Vote pour : (4 698 tantièmes) MM. GRENON, RENAULT, NISSEMBLAT, JOVY, PLESSIS, LEROY, MARGOT, BRADLEY (2 616 tantièmes) MM. LARDENNOIS, PATEL (1 099 tantièmes) Résultat : M. PASIAN remet au vote en fonction de l article 24 et demande aux propriétaires présents s ils modifient leur vote. Les votes étant confirmés, le changement de la porte est adopté à la majorité (4 698 tantièmes pour, tantièmes contre et tantièmes abstentions) VOTE POUR LA SOCIETE DUCRETTET. Vote pour : M. PLESSIS (250 tantièmes) M. GRENON (253 tantièmes) Résultat : adoption à la majorité du devis DUCRETTET sous réserve d une part, de l ajout d une plaque métallique sur la hauteur totale du soubassement et d autre part, de la suppression de la serrure et la mise en place d un dispositif d enclenchement. Choix du pin de Carélie. Les travaux seront prévus au printemps Les travaux de pose de la porte seront à synchroniser avec les travaux de mise en peinture, ce qui occasionnera une dépense supplémentaire. La finalisation des travaux, notamment la serrure et le blocage à bille en position fermée fera l objet d une réunion avec le conseil syndical qui pourrait avoir lieu en fin d année. Résultat général : 13) Vote, en cas d accord de ces travaux, des modalités de financement de ces derniers. (majorité de l art. 25).

7 7 Projet de résolution : «L Assemblée Générale décide de financer ces travaux par un appel de fonds exceptionnel, le mois de réalisation de ces travaux ou décide d utiliser la provision actuelle.» Après débat, l Assemblée Générale souhaite que ce financement ait lieu par Vote pour : Résultat : même vote que pour le point 11 14) Vote concernant l acquisition de la parcelle sise devant POLLUX, N 349. (voir dossier ci-joint établi par Monsieur LARDENNOIS). (Majorité de l art.26- double majorité). M. LARDENNOIS rappelle le contexte. Il expose qu il serait judicieux de prendre la maîtrise de ce terrain pour éviter les aménagements privatifs divers et variés et une clôture éventuelle transformant cette parcelle en friche.. Reste le problème de la falaise qui resterait sous la responsabilité de la SAG propriétaire de cette falaise. M. RENAULT se demande si l achat de ce terrain impacterait la responsabilité de la copropriété? M. LARDENNOIS propose comme pour l immeuble Sagittaire de poser à minima des panneaux signalétiques indiquant la présence de ce danger. M. RENAULT s interroge sur les coûts engendrés par cette opération concernant les frais de modification du règlement de copropriété. M. PASIAN répond que ces frais de modification du règlement de copropriété seraient inclus dans les frais de l acte d achat rédigé par le notaire et comprendraient également les frais d enregistrement. S agissant des taxes foncières, M. LARDENNOIS précise qu elles ont été estimées par rapport à l immeuble SIRIUS qui présente une surface comparable. M. LARDENNOIS précise que la pose d une barrière le long de la falaise permettrait la suppression des protections actuelles le long des immeubles voisins si les autres immeubles faisaient de même. M. LEROY demande si les copropriétaires du rez-de-chaussée concernés devraient verser 10 % supplémentaires. M. PASIAN répond que le législateur a prévu que les copropriétaires qui ont un usage supplémentaire assument un coût supplémentaire. S agissant de POLLUX les seules bases de calcul sont les bases générales, soit la base des tantièmes. Vote pour : Le coût d acquisition, avec bornage, pourrait s élever à 1500 pour la copropriété. Le délai imposé au a été renégocié avec la S.A.G pour pouvoir tenir notre assemblée générale. Le vote pourrait également porter sur la pose d une barrière ou d un filet de protection, mais aucun consensus n est apparu, ce vote ne sera donc pas nécessaire pour aujourd hui. Le règlement intérieur serait donc modifié et il sera fortement conseillé de l afficher, notamment dans les appartements du rez-de-chaussée et d» afficher un avertissement. M. RENAULT (255 tantièmes) MM. JOVY, LEROY (552 tantièmes) Résultat : adopte à la majorité l acquisition de la parcelle

8 Vote du financement de l opération, idem point ) Vote concernant l augmentation, la diminution ou la continuité de la provision pour travaux, en vue de faire face à des travaux qui pourraient être nécessaires dans les trois années à venir. Le montant est actuellement de 5000 tous les 4 mois, appelés aux tantièmes de charges communes générales. (majorité de l article 25). Projet de résolution : «L Assemblée Générale décide l augmentation de la provision spéciale pour un montant de 2000 tous les 4 mois, appelée aux tantièmes de charges communes générales». M. LARDENNOIS propose de reconstituer le fonds de réserve à hauteur de ce qu on vient d utiliser. M. MORGANE propose de revenir au niveau antérieur. Une discussion s ensuit. Vote sur le principe de la suppression des futurs appels de la provision spéciale Vote pour le maintien : MM. LARDENNOIS, CHEVALIER, ROBBY Joëlle et ROBBY Xavier, GARCIA, CROSET, PHILIPPES, GRENON, PATEL, HONDERMARCK, PHILIPPS, TREMEL, MOREL RISSE (5 245 tantièmes) Résultat : à la majorité Vote pour le montant de la provision à : Pour : ZAHM, LEROY, GRENON, RENAULT, JOVY, PLESSIS, MARGOT, HONDERMARCK, PATEL, LARDENNOIS (3 454 tantièmes) Nouveau vote à la majorité 24 POINTS NON SOUMIS AU VOTE INFORMATIONS - SUGGESTIONS DES COPROPRIETAIRES - Il existe depuis plus deux ans maintenant un site internet consacré à la résidence POLLUX, créé et géré et mis à jour par Monsieur LARDENNOIS. Des félicitations générales sont adressées à M. LARDENNOIS pour la mise à jour de ce site. - RAPPEL : Le repas qui suit l assemblée générale ordinaire sera composé d un apéritif, d un plat principal et d un pichet de vin pour 4 personnes. Toute autre consommation sera à la charge du copropriétaire consommateur. Ce repas pourra avoir lieu au bowling. - RAPPEL : Mise à disposition des clefs des appartements au syndic. Nous rappelons ici que les copropriétaires qui n auront pas laissé leur clef au syndic resteront responsables en cas de sinistre nécessitant une intervention urgente. (La liste des clefs actuellement en notre possession a été jointe lors de la convocation d il y a deux ans). - Rappel des règles de civilité, notamment à l encontre des fumeurs et des mégots jetés par les balcons. - Rappel aux propriétaires-bailleurs : Ne pas omettre d informer par voie d affichage, à l intérieur des appartements, les locataires, pour le tri sélectif. - Pour information : Si la météo le permet, le chauffage sera systématiquement arrêté au 01.04, et mis en route le 01.10, chaque année. - La réfection des évacuations des eaux pluviales, en toiture, a été commandée à la société C.G.I qui devrait intervenir entre JUIN et JUILLET (copie du devis ci-joint pour information).

9 9 - Les travaux de recherche de fuite et la réfection, côté NORD, du bas des bardages par une couvertine de protection ont été faits début JUIN 2012 par FLAINE RENOV. Devis ci-joint pour information outre un surcout d environ 150 représentant une plaque de cuivre). - Une demande de réfection complète du bardage NORD a été faite auprès de FLAINE RENOV. Le devis n ayant pas été obtenu pour la convocation, il sera apporté à l Assemblée, pour information. - La pose des couvertines semble s être avérée positive, la réfection de l étanchéité de la toiture (sauf celle des évacuations des E.P) n est pas remise à l ordre du jour, cette année. - Un avenant sera établi avec NICO-ELEC pour la mise en route de la résistance située vers la porte d entrée de la résidence. - Un point sur l ADSL et la cessation (temporaire?) des hot spots WIFI de la résidence : Une lettre de la HADOPI ayant été reçue par Mr LARDENNOIS, avec procès-verbal pour téléchargement illégal.* M. LARDENNOIS précise qu à la suite de cette utilisation illégale, il a supprimé l accès à ce dispositif qui lui était personnel. - Il a été demandé à CIMES SERVICES d afficher les dates de ses interventions. - Il est demandé à chacun des copropriétaires de bien vérifier la chasse d eau des toilettes. - Au regard des sommes minimes de clôture des comptes travaux, ces dernières n ont pas été éditées (économie oblige!) et directement intégrées sur votre compte individuel. Une recommandation est adressée aux copropriétaires du rez-de-chaussée qui font notamment de la location de faire une mise en garde sur les risques liés à la falaise. Mme JOVY fait état de la mise en garde sur les chasses d eau. Elle fait remarquer que la consommation d eau a doublé depuis 10 ans. Elle propose de faire poser des sous compteurs par appartement. M. PASIAN précise que ce point sera mis à l ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Le renouvellement du conseil syndical aurait du être proposé à l AG cette année. Ce point ayant été omis à l ordre du jour, il sera proposé à l AG de Mme MARESCAL a envoyé son pouvoir pour l'ag, mail il est arrivé après la tenue de cette dernière. Plus personne ne demandant la parole, le président clôture la séance à. Le Président de séance : La Secrétaire de séance : Régis LARDENNOIS Monique GARCIA Le Syndic :

10 Hervé PASIAN 1 COPIE DU PROCES VERBAL ETABLI EN FIN DE L ASSEMBLEE ET CONTROLE PAR LE PRESIDENT ET LA SECRETAIRE DE L ASSEMBLEE GENERALE, CERTIFIE CONFORME A L ORIGINAL PAR LE SYNDIC. Notification du procès verbal, rappel réglementaire de la loi : Al 2 de l article 42 de la loi du 10 juillet 1965 Les actions qui ont pour l objet de contester les décisions des assemblées générales doivent, à peine de déchéance, être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants, dans un délai de deux mois à compter de la notification desdites décisions qui leur est faite à la diligence du syndic dans les deux mois à compter de la tenue de l assemblée générale. Sauf en cas d urgence, l exécution par le syndic des travaux décidés par l assemblée générale en application des articles 25 et 26 est suspendue jusqu à l expiration du délai mentionné à la première phrase du présent alinéa. Rappel législatif : art 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 Pendant le délai s écoulant entre la convocation de l assemblée générale appelée à connaître les comptes et la tenue de celle-ci, les pièces justificatives des charges de copropriété, notamment les factures, les contrats de fourniture et d exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, sont tenus à la disposition de tous les copropriétaires par le syndic au moins un jour ouvré, selon des modalités définies par l assemblée générale. Majorité de l article 24 de la loi du 10 juillet 1965 : Majorité des voix exprimées des Copropriétaires présents ou représentés. (hors absentions). Majorité de l article 25 de la loi du 10 juillet 1965 : Majorité des voix de tous les copropriétaires (majorité + une voix). Majorité de l article 25-1 : Lorsque l assemblée générale n a pas décidé à la majorité de l article 25 mais que le projet a néanmoins recueilli le tiers des voix de tous les copropriétaires du syndicat, la même assemblée peut décider à la majorité prévue à l article 24 en procédant immédiatement à un second vote. Majorité de l article 26de la loi du 10 juillet 1965 : Majorité en nombre des membres du syndicat des copropriétaires représentant au moins les 2/3 des voix. Rappel de l article 35 de la loi du 21 juillet 1994 : A défaut d avoir été approuvés dans les conditions de majorité prévues à l article 26, les travaux d amélioration qui ont recueilli l approbation de la majorité des membres du syndicat représentant au moins les 2/3 des voix des copropriétaires présents ou représentés, peuvent être décidés par une nouvelle assemblée générale, convoquée à cet effet, qui statue à cette dernière majorité. Je vous prie de croire, Madame, Mademoiselle, Monsieur et Cher Copropriétaire, en l expression de mes plus sincères salutations.

11 Hervé PASIAN Syndic 1