LIGO Guide Utilisateur v1.2

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1 LIGO Guide Utilisateur v1.2 GCS Télésanté Lorraine 6, allée de Longchamp Villers-Lès-Nancy tél : fax : secretariat@sante-lorraine.fr

2 Historique des révisions Date Version Description Auteur 08/12/ Rédaction Paul Duchâteau 06/03/ Mise en forme /Complétion 15/06/ MAJ Version Ligo de Juin 2015 Alex Di Fabio Alex Di Fabio 1.PREAMBULE PRE- REQUIS TECHNIQUES CONNEXION A LIGO DOSSIER DE COORDINATION CREATION D UN DOSSIER SUIVI D UN PATIENT EGS (pour les Réseaux Territoriaux - PA) Volet de Santé / Volet social (pour tous) Modèles de courriers Fiche Urgence Lorraine (FUL pour les partenaires des Réseaux Territoriaux - PA) Plan Personnalisé de Santé (PPS) Recueil CTA (pour la plate- forme CTA du Grand Nancy) Onglet Actions (pour tous) Onglet Ligne de vie (pour tous) Sortie (pour tous) Import de documents (PDF/Image/Son) Les Post- it L Agenda Fichiers ressources TABLEAU DE BORD : ACCES AUX DOSSIERS, REMONTEES TERRAIN, ALERTES & PLANNING ACCES AUX DOSSIERS REMONTEES TERRAIN ALERTES MON PLANNING MAILS SECURISES ANNUAIRES DES PROFESSIONNELS ET DES STRUCTURES SUPPORT / ACCOMPAGNEMENT GUIDE UTILISATEUR Ligo 2

3 1. Préambule Véritable système d'information collaboratif et pluri-thématique, Ligo vise à assurer la continuité et la qualité de la prise en charge tout au long du parcours de vie de l usager en mettant en œuvre efficacement des services sécurisés de partages et d'échanges de données pertinentes entre acteurs de la prise en charge. Ces services axés sur la coordination seront déclinés et adaptés pour répondre aux pratiques professionnelles. Ligo s appuie sur l outil webdcr d INOVELAN. Ce guide utilisateur vise à fournir un mémo des principales fonctions de Ligo après formation. GUIDE UTILISATEUR Ligo 3

4 2. Pré-requis techniques Ligo est une application full web. Aucune installation sur le poste n est nécessaire mais certains pré-requis doivent être vérifiés. Il est conseillé de pouvoir tester, au préalable, l application sur le(s) poste(s) des utilisateurs et de pouvoir faire appel, le cas échéant, à un correspondant informatique pouvant intervenir sur le paramétrage des postes/du proxy (version de navigateur, configuration du poste, ouverture d accès vers l URL utilisée, ). Ci-dessous les principales recommandations : Système d exploitation (OS) Recommandations Compatible tous types d OS (Window, Linux, Mac) Navigateur Internet Google Chrome 30 ou sup. - Recommandé Mozilla Firefox 24 ou sup. Recommandé Safari 7 ou sup. - Recommandé Internet Explorer 11 ou sup. Non recommandé Configuration matérielle 2 Go RAM mini (3 Go recommandé) Processeur de moins de 3 ans (type Intel Core i5 ou sup.) Résolution supérieure à 1024x768 Limiter le nombre d applications web lancées en utilisant Ligo. Visionneuse PDF Adobe Reader dernière version. NB : Google Chrome intègre nativement l affichage des documents PDF. Java JRE Oracle v1.6 (version 32 bits) Débit Internet ADSL ou SDSL 1M mini Le dialogue entre le poste de travail (navigateur) et le serveur peut être ralenti/bloqué par certaines configurations réseaux (existence de proxys par exemple). Dans un tel cas, il peut être nécessaire de modifier le paramétrage du poste des utilisateurs/du proxy internet de l établissement pour leur permettre d accéder à l application. Pour utiliser votre carte CPS, vérifiez la configuration de votre poste avec l outil de l ASIP Santé ici et laissez-vous guider pour installer les composants requis. GUIDE UTILISATEUR Ligo 4

5 3. Connexion à Ligo Pour se connecter à Ligo, veuillez ouvrir votre navigateur internet et saisir l adresse suivante : Vous pouvez vous connecter ensuite par Carte Professionnelle de Santé (CPS recommandé) ou par login et mot de passe le cas échéant. Vous pouvez également accéder à Ligo en vous authentifiant sur le portail sante-lorraine ( puis en cliquant sur la puce Ligo : GUIDE UTILISATEUR Ligo 5

6 Vous accédez maintenant à votre bureau virtuel. Il se compose de l ensemble des fonctionnalités auxquelles vous avez accès en fonction de votre profil Ligo. Des liens d accès rapide vers d autres services sante-lorraine utiles ont été ajoutés. Ils ouvrent une nouvelle fenêtre dans votre navigateur. En fonction de la durée de validité du jeton SSO liée à votre authentification sur Ligo, une nouvelle authentification pourra vous être demandée. La barre des tâches plus foncée située en bas du navigateur vous permet de visualiser les fenêtres ouvertes. GUIDE UTILISATEUR Ligo 6

7 En bas sur la gauche, l icône Menu vous permet de visualiser vos fonctionnalités, personnaliser vos données privées et vous déconnecter. L item «Préférences» permet de personnaliser vos données et d avoir une ergonomie adaptée. GUIDE UTILISATEUR Ligo 7

8 4. Dossier de coordination Le suivi d un patient débute par la réception d informations le concernant et la décision de l inclure dans la structure de coordination ou non. 4.1 Création d un dossier L inscription d un nouveau patient se fait via l icône Dossier : Il faut alors créer un nouveau dossier. Si le patient est connu (il réintègre la structure de coordination), il faut le rechercher dans l annuaire patient à l aide de son nom et prénom. Si le patient est inconnu, il faut alors l ajouter à l annuaire patient grâce au bouton «Ajouter» qui renvoie sur la fiche d information du patient à remplir pour «créer» ce patient dans l application. GUIDE UTILISATEUR Ligo 8

9 Lorsque vous avez créé votre dossier, celui-ci s ouvre automatiquement et crée le document «Données patient» qui est la partie administrative du patient avec les acteurs de santé qui gravitent autour de lui. 4.2 Suivi d un patient Dans le dossier du patient on retrouvera tous les documents de celui-ci, à commencer par sa fiche «Données patient» qui résume les informations de celui-ci. Ce formulaire «Données patient» correspond à la première page du PPS. Les documents sont ajoutés au dossier grâce au bouton «Nouveau document». Les documents apparaissant sont fonction de votre profil Ligo : Evaluation Gérontologique Standardisée : Grilles d'évaluations sanitaires (AGGIR, MMS, etc.) Evaluation des aides humaines, techniques et administratives ; Antécédents médicaux, traitements et hospitalisations ; Evaluation du logement ; Plan Personnalisé de Santé ; Etc. GUIDE UTILISATEUR Ligo 9

10 4.2.1 EGS (pour les Réseaux Territoriaux - PA) Dans le dossier du patient, cliquez sur le bouton automatiquement :, la fenêtre d ajout s ouvre Sélectionnez l évaluation souhaitée et cliquez sur. GUIDE UTILISATEUR Ligo 10

11 Exemple d une grille AGGIR : Pour que les scores de chaque évaluation soient calculés, il faut que tous les champs soient remplis Une fois l évaluation terminée cliquez sur, la fiche est ajoutée dans le dossier correspondant (qui sera créé automatiquement si nécessaire) : GUIDE UTILISATEUR Ligo 11

12 Ce schéma type de fonctionnement est identique quel que soit le document du dossier patient. Refaites la procédure si vous souhaitez ajouter de nouvelles informations qu elles soient sociales ou médicales. Lorsque l ensemble des documents nécessaires à l EGS sont remplis (ici visible sur la gauche dans le listing des documents), le document «synthèse EGS» se met à jour Volet de Santé / Volet social (pour tous) Les documents du Volet de Santé permettent d avoir un suivi sur l état de santé du patient. Vous y retrouverez aussi bien les antécédents médicaux que les documents de suivi d indicateurs. Ajoutez un, sélectionnez le document désiré et. Les documents de suivi ressemblent aux images ci-dessous. Il faut alors cliquer sur ajouter pour faire le suivi de l indicateur et obtenir la courbe à droite. GUIDE UTILISATEUR Ligo 12

13 Le principe est le même pour la fiche médicament, il faut ajouter des médicaments via le bouton pour le rentrer dans le tableau. Sur le même modèle, le Volet Social permettent le recueil d informations sur les Aides et protections sociales, les mesures de justice et mode de vie du patient Modèles de courriers Dans l onglet «Document», vous pouvez également utiliser la fonction «Courrier» pour faire appel à du traitement de texte. Il existe deux fonctions : Saisie libre : ouverture d un nouveau document vierge Fusion avec modèle : ouverture d un modèle de courrier existant GUIDE UTILISATEUR Ligo 13

14 Lorsque vous sélectionnez une fusion avec modèle, choisissez ensuite le modèle de courrier à ouvrir et cliquez sur «Ouvrir et fusionnez»: Vous êtes ensuite invités à renommer le document fusionné, validez par le bouton «OK» : Certains champs comme les noms, prénoms, date de naissance, nom du médecin traitant, etc. seront automatiquement complétés. Vous pouvez au besoin apporter les modifications dans le modèle de courrier. Le modèle de courrier peut être enregistré sous format PDF. GUIDE UTILISATEUR Ligo 14

15 4.2.2 Fiche Urgence Lorraine (FUL pour les partenaires des Réseaux Territoriaux - PA) La Fiche Urgence Lorraine se compose de deux parties. La première est la partie que les utilisateurs doivent remplir contenant l ensemble des informations nécessaires lors d une prise en charge en urgence du patient et la deuxième est la FUL que les urgentistes ou autres PS ouvriront contenant l ensemble des informations adéquates synthétisées. La fiche urgence à remplir se trouve dans le Volet de Santé : La partie pour les accès externes (urgentistes, SOS Médecins) se situe dans le dossier FUL. La confirmation de l identité de la personne permet d accéder au contenu de la FUL issu de la synthèse des différents formulaires de l EGS, du Volet de Santé et Volet Social. Cette action déclenche de plus une alerte auprès de la structure de coordination suivant le patient. GUIDE UTILISATEUR Ligo 15

16 4.2.3 Plan Personnalisé de Santé (PPS) Le PPS se situe dans le dossier du même nom. La création d un nouveau PPS reprend certaines données du précédent PPS si existant (Contacts Utiles et Check-list des problématiques). En première intention, il sera demandé de renseigner si le PPS est géré par le MT ou délégué à un autre acteur de santé sélectionnable dans l Annuaire Professionnel. Ensuite, le module des «Contacts utiles» consigne l ensemble des acteurs de la prise en charge pour ce PPS (Professionnels de Santé et/ou Structures). Le renseignement de ce module, s appuyant toujours sur l Annuaire des Professionnels et Structures, détermine les envois des alertes et mails sécurisés. Les Contacts utiles sont déversés progressivement dans le module des Correspondants qui eux, ne sont pas propres à un PPS donné. Il se compose ensuite de deux onglets : Check-list de problématiques et Plan Personnalisé de Santé. GUIDE UTILISATEUR Ligo 16

17 L onglet Plan Personnalisé de Santé se présente comme suit : Chaque objectif sélectionné détermine ensuite les actions possibles et les critères d atteinte au regard de l objectif. Les intervenants sont présentés sous forme de rôles définis dans les «Contacts utiles». Après évaluation et bilans d étapes, ce document peut être validé à l aide du bouton être modifié.. Cela transforme alors le document en format pdf qui ne pourra plus Sans figer le PPS, il est possible de l imprimer pour le transformer en un PDF qui contiendra également un QRCode utile à l application mobile SilverCloud pour identifier le patient. GUIDE UTILISATEUR Ligo 17

18 4.2.4 Recueil CTA (pour la plate-forme CTA du Grand Nancy) Propre à la plate-forme Coordination Territoriale d Appui du Grand Nancy, ce volet permet le recueil et traçabilité des appels téléphoniques à la CTA : Onglet Actions (pour tous) Si on veut programmer une VAD par exemple, on choisit de créer une Action On peut ensuite remplir les informations de l action. On saisira ainsi par exemple date, heure, durée de l action. On pourra également choisir les intervenants, et si nécessaire la périodicité de l action. Si on veut programmer une VAD d évaluation médicale hebdomadaire pendant 2 mois, c est ici qu on le fera. Toutes ces informations seront modifiables par la suite si nécessaire. Dans cet onglet Actions, on va trouver toutes les actions concernant le patient. Ici par exemple, nous voyons des appels téléphoniques, des correspondances, des réunions de coordination et des VAD. On verra également si ces actions ont été validées ou s il reste à le faire (vert ou rouge). GUIDE UTILISATEUR Ligo 18

19 4.2.6 Onglet Ligne de vie (pour tous) La ligne de vie offre une représentation graphique de la globalité du suivi du patient dans le réseau. Les documents et actions qui y figurent sont accessibles en lecture ou édition par un simple clic. GUIDE UTILISATEUR Ligo 19

20 Onglet Correspondants/Agenda (pour tous) L onglet «Correspondants» affiche la liste des correspondants du patient en reprenant par défaut les Contacts Utiles des PPS. Utilisez le petit «+» pour déplier les informations détaillées relatives aux PS. L onglet Agenda reprend les mêmes informations que l agenda du bureau, en n affichant que celles relatives au patient concerné. On pourra y programmer de nouvelles actions ou réunions qui seront pré-remplies avec les informations préalablement saisies dans le dossier. GUIDE UTILISATEUR Ligo 20

21 4.2.7 Sortie (pour tous) Dans l onglet Document, créer un, et cliquez Sélectionnez le motif de sortie ainsi que la date, puis. Le document de sortie s ajoute à l état du dossier. GUIDE UTILISATEUR Ligo 21

22 4.2.8 Import de documents (PDF/Image/Son) Pour importer un document dans le dossier d un patient, il faut cliquer sur le bouton S ouvre alors une fenêtre qui permet de choisir différents éléments L intitulé du document/son/image La catégorie (si l on souhaite placer le doc dans un sous-dossier) La date du document Le bouton qui permet de parcourir l ordinateur La visibilité du document. Les formats Word (.doc /.docx), Excel (.xls /.xlsx) ou Powerpoint (.ppt /.pptx) ne sont pas pris en charge, une conversion au format PDF est nécessaire avant import. La liste des formats autorisés est la suivante :.pdf,.pdf,.txt,.txt,.jpg,.jpg,.jpeg,.jpeg,.png,.png,.bmp,.bmp,.mp3,.mp3,.dc3,.dc3,.dic,.dic,.dcm,.dcm,.mp4,.mp4,.mov,.mov GUIDE UTILISATEUR Ligo 22

23 4.2.9 Les Post-it Dans le dossier d un usager, on a la possibilité d ajouter ou de consulter des post-its. Ceux-ci sont visibles en cliquant tout en haut à gauche de la fenêtre sur le bouton On a alors une fenêtre de consultation des post-it et d ajout de nouveaux post-it. Pour chaque post-it, on peut choisir si on le laisse en visibilité de l ensemble des personnes ayant accès au dossier, ou si au contraire on souhaite se le garder comme aide-mémoire. Dans ce dernier cas, il faut cocher la case «Privé». En cliquant sur le petit engrenage situé sur la droite d un Post-it, il est possible de l éditer. Cette option n est disponible que pour l utilisateur qui a créé le Post-it. GUIDE UTILISATEUR Ligo 23

24 L Agenda L Agenda est accessible via l icône agenda sur le bureau virtuel : L Agenda peut être complété avec des actions comme dans l onglet action et par des RdV individuel à l utilisateur. Il est à ce niveau propre à l utilisateur connecté. La création d action dans l agenda de l utilisateur renvoie sur l annuaire des patients pour pouvoir rattacher l action au patient. La création d un RdV personnel renvoie sur la page suivante : GUIDE UTILISATEUR Ligo 24

25 Fichiers ressources Le bureau virtuel Ligo contient également quelques documents ressources au format PDF (consentement, fiches d information, etc.) Exemple du consentement PAERPA : GUIDE UTILISATEUR Ligo 25

26 5. Tableau de bord : Accès aux dossiers, Remontées terrain, Alertes & Planning Le Tableau de Bord Ligo constitue le cockpit de l utilisateur Ligo. Il regroupe de manière synthétique les dernières remontées terrains, les alertes et le planning de l utilisateur. 5.1 Accès aux dossiers Tapez 3 lettres du nom ou prénom d un patient pour faire apparaître une liste de suggestion de patients. Sélectionnez ensuite le patient concerné puis cliquez sur le bouton «Ouvrir le dossier» pour y accéder directement. 5.2 Remontées terrain L onglet «Remontées terrain» fournit une vue synthétique pour la coordination des alertes remontées par l application mobile SilverCloud. Les remontées sont catégorisées en commentaires, problématiques et alertes. GUIDE UTILISATEUR Ligo 26

27 Cliquez sur une remontée terrain pour l ouvrir et sélectionnez ensuite la tuile «Remontée Terrain» ou celle située en dessous du titre «Documents de la session» afin d en visualiser le contenu : Vous pouvez prendre connaissance de la remontée et intervenir pour la prendre en charge, vous serez alors identifié comme l acteur ayant pris connaissance de l alerte et vous pouvez précisez quelles sont les actions qui ont été enclenchées suite à cette remontée terrain. Enregistrez le document via la disquette en bas de page si vous souhaitez y revenir plus tard. Terminez l action avec le bouton «Terminer» si la remontée terrain a été traitée. La tuile de «Confirmation» vous permettra d acquitter définitivement la remontée. GUIDE UTILISATEUR Ligo 27

28 Dès lors qu une remontée est acquittée par un utilisateur Ligo, elle passe dans la colonne «Remontées validées». Les contenus des alertes et documents associées (de type photos par exemple) sont remontées au niveau du dossier patient dans l onglet «Documents» > Volet «Remontées Terrain». 5.3 Alertes A ce jour, 3 types d alertes automatisées ont été paramétrés : - Alerte des Acteurs du module «Contacts utiles» du PPS 15 jours avant la date d échéance d un des objectifs du Plan de Soins du PPS (selon la date du bilan fixée) ; - Alerte des Acteurs du module «Contacts utiles» du PPS 15 jours avant la date d échéance d un des objectifs du Plan d Aides du PPS (selon la date du bilan fixée) ; - Alerte à la consultation d une Fiche Urgence Lorraine (FUL) A venir Les alertes PPS sont à ce jour envoyées par mails sécurisés aux porteurs d adresses mails Apicrypt uniquement répertoriés dans le module des «Contacts Utiles» du dernier PPS. Les alertes apparaissent également dans le «Tableau de Bord» des utilisateurs (onglet «Alertes»). Les nouvelles alertes dans «Tableau de Bord» apparaissent en rouge et peuvent être acquittées par un utilisateur Ligo habilité. 5.4 Mon Planning Cette fonction fournit à nouveau une vue agenda de l utilisateur connecté pour les différents types de RDV dans lesquels il est impliqué (réunion de staff, actions, rendez-vous) GUIDE UTILISATEUR Ligo 28

29 6. Mails sécurisés Les envois par mails sécurisés sont utilisés soit de manière automatisée (cas des alertes présentées ci-dessus) soit de manière manuelle à la demande de l utilisateur pour transmettre des documents produits au sein d un dossier Ligo directement depuis le dossier. A ce jour, il est possible d envoyer par messagerie sécurisée des documents du dossier (PPS, FUL, etc.) uniquement pour les porteurs de mails Apicrypt. Lorsque la fonction est accessible sur un document, le bouton «Envoi par sécurisé» apparaît. Un clic droit sur le document fait également apparaître cette fonction pour les documents éligibles à l envoi. Un document pdf imprimé peut toutefois être envoyé à d autres acteurs sante-lorraine équipés de Messagerie sécurisée (mails sante-lorraine pour les Pharmaciens ou IDE par exemple) via le webmail sante-lorraine. GUIDE UTILISATEUR Ligo 29

30 7. Annuaires des Professionnels et des Structures Les icônes «Annuaire Professionnel» et «Annuaire Structure» permettent d accéder directement aux fonctions de recherche de Professionnels et de Structures de Santé. Ces deux annuaires sont synchronisés quotidiennement avec l Annuaire Régional Sante-Lorraine. Pour rappel, les sources d alimentation de l Annuaire Régional des Professionnels de Santé sont : - l Annuaire national GIP-CPS pour les porteurs de CPS ; - l Annuaire de l Apicem pour les porteurs d adresses mails Apicrypt en Lorraine ; - les établissements adhérents du GCS Télésanté Lorraine. L Annuaire des Structures est alimenté à partir de la base nationale FINESS. Les informations remontées de l Annuaire Régional ne sont pas modifiables dans les annuaires Ligo car l Annuaire Régional est considéré comme «maître» de l information présentée. Ainsi, pour les Professionnels de Santé, les champs suivants ne sont pas modifiables : - NOM - Prénom - Civilité - Adresse - Ville, Code Postal - Téléphone - Profession - Titre - N ADELI et RPPS D autres champs sont remontés par l Annuaire Régional mais sont toutefois modifiables pour les utilisateurs. Il s agit des : - N de Téléphone de Standard, Portable et Télécopie - Les s ( , Apicrypt, Esanté) Il est recommandé d éviter d ajouter des Professionnels ou Structures dans les Annuaires Ligo mais plutôt d en faire la demande d ajout dans l Annuaire Régional sante-lorraine auprès du support santelorraine. Des templates de mails existent à cet effet. 8. Support / Accompagnement Pour toute aide fonctionnelle ou technique, prenez contact avec le support sante-lorraine : support@sante-lorraine.fr GUIDE UTILISATEUR Ligo 30