Administration du module Gestion Accueil

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1 Administration du module Gestion Accueil 1

2 1. Administration : administration accueil 1.1. Affichage demande Définition d une recherche pour le formulaire Formulaire de recherche Configuration utilisateur Administration : modèles 2.1. Modèle édition papier Modèle lettre Modèle mailing électronique Modèle accueil 16 2

3 3. Bordereaux accueil 3.1. Bordereau demande : la réponse prédéfinie Bordereau brochures Médiathèque 4.1. Affichage des documents dans Gestion Accueil 51 3

4 1. Administration : administration accueil 1.1. Affichage demande Dans l onglet Administration, rubrique Administration Accueil, s effectuent les paramétrages de l interface du module Accueil. Affichage demande permet de configurer les rubriques de qualification de la demande pour votre structure. Un type d affichage possible par structure 4

5 1. Administration : administration accueil 1.1. Affichage demande Après avoir cliqué sur «Ajouter», ouverture de l écran de paramétrage de l affichage. Renseigner un libellé pour votre affichage L affichage est automatiquement rattaché à la structure dont vous dépendez. Cocher les champs que vous souhaitez afficher dans l onglet de qualification simple de la demande et dans celui de qualification étendue de la demande. Pour créer de nouveaux champs, se référer à l administrateur général de la base. 5

6 1. Administration : administration accueil 1.2. Définition d une recherche pour le formulaire Le paramétrage des moteurs de recherche que l on trouvent dans la zone recherche d une offre touristique dans le module Accueil s effectue en deux étapes : dans définition d une recherche pour le formulaire, puis dans formulaire de recherche. Pour créer un type de recherche, cliquer sur «Ajouter». 6

7 1. Administration : administration accueil 1.2. Définition d une recherche pour le formulaire Choisir le bordereau sur lequel la recherche va s effectuer. Donner un libellé à votre type de recherche. La recherche sera automatiquement rattachée à votre structure. Sélectionner les critères de recherche à enregistrer (= critères masqués qui serviront de filtres aux réponses dans le module Accuei)l. Après avoir cliqué sur enregistrement final, vous pouvez modifier le libellé de la recherche en cliquant sur «Modifier» puis valider le nouvel enregistrement clic sur «Valider». Vous pouvez aussi afficher le listing des offres correspondantes à cette recherche : clic sur «rechercher». 7

8 1. Administration : administration accueil 1.3. Formulaire de recherche Après avoir crée le type de recherche, il faut aller dans «Formulaire de recherche» pour rattacher la recherche à un formulaire. Etape 1 : Cliquer sur «Ajouter». 8

9 1. Administration : administration accueil 1.3. Formulaire de recherche Etape 2 : Donner un libellé à votre formulaire de recherche (nom qui apparaîtra sur le module d accueil). Etape 4 : choisir le champ qui sera le critère de recherche dans le module Accueil. Etape 3 : rattacher votre recherche créée précédemment au formulaire. (aller la cherche dans la liste déroulante de «Recherche». 9

10 1. Administration : administration accueil 1.3. Formulaire de recherche En cochant «Principal», vous choisissez d afficher directement ce moteur de recherche dans la zone «recherche d une offre tourististique» du module d accueil. Attention : il n est possible d afficher que quatre formulaires, les autres formulaires étant accessibles en cliquant sur le + dans le module Gestion Accueil. 10

11 1. Administration : administration accueil 1.4. Configuration utilisateur La configuration utilisateur permet de définir des paramètres propres à chaque utilisateur en cliquant sur Modifier. 11

12 1.Administration : administration accueil 1.4. Configuration utilisateur Il est possible de pré-renseigner pour chaque utilisateur tous les champs qui appartiennent à une liste. Exemple : mode de contact, mode de réponse etc Exemple : pour cet utilisateur, le mode de réponse renseigné par défaut sera «courrier», il reste modifiable dans le module d accueil. Le choix de la structure (Affichage simple ou Affichage étendu) va déterminer l écran qui s affichera lorsque l utilisateur se connectera au module d Accueil (écran de qualification simple de la demande ou écran de qualification étendue de la demande). 12

13 2. Administration : modèles 2.1. Modèle édition papier Pour pouvoir utiliser un modèle édition papier PDF dans le module Accueil, il faut que dans l onglet Général des modèles soit cochées les cases «affecter au détail d une offre» et «affecter à l impression PDF». Il est possible pour un bordereau de choisir un modèle pour la visualisation par l agent d accueil et un autre modèle pour l impression de l offre pour le prospect. Pictogramme indiquant que le modèle est utilisé dans le module Accueil. 13

14 2. Administration : modèles 2.2. Modèle lettre Les modèles de lettres et d s de réponse aux prospects se créent dans Administration > Modèles. Le modèle de lettre correspond au modèle de mise en page des lettres, il doit obligatoirement être rattaché au bordereau «Prospect». Modèle de mise en page pour une réponse par courrier dans le module Accueil. 14

15 2. Administration : modèles 2.3. Modèle mailing électronique Le modèle Mailing électronique correspond au modèle de mise en page des s. Modèle de mise en page pour une réponse par dans le module Accueil. 15

16 2. Administration : modèles 2.4. Modèle accueil Les modèles crées dans Modèles Accueil, servent de modèle de contenu tant pour les réponses par courrier que pour les réponses par . 16

17 2. Administration : modèles 2.4. Modèle accueil Donner un libellé au modèle. Saisir le texte en dur. Ce texte sera modifiable par l agent d accueil au moment du traitement de la demande. Possibilité d insérer des champs de fusion concernant le prospect, la nature de la demande et l objet de la demande. 17

18 3. Bordereaux accueil 3.1. Bordereau demande : réponse prédéfinie Les réponses prédéfinies qui s affichent dans le module d Accueil sont crées soit dans Gestion Accueil puis cochées comme étant des «Réponses prédéfinies» dans Tourinsoft, soit directement dans le bordereau Demande. Cliquer sur «Ajouter» pour créer votre réponse prédéfinie. 18

19 3. Bordereaux accueil 3.1. Bordereau demande : réponse prédéfinie Dans l onglet «Information», cocher «Réponse prédéfinie» et saisir un titre pour votre réponse. Dans l onglet «Brochure», vous pouvez associer des brochures à votre demande. Cliquer sur «choix» pour rechercher l offre. Vous pouvez définir la langue de la brochure et la quantité à donner par demande. Cocher toutes les rubriques qui qualifieront cette demande par défaut dans le module Accueil. 19

20 3. Bordereaux accueil 3.1. Bordereau demande : réponse prédéfinie Dans l onglet Documents, des documents format PDF peuvent être associés à la demande. Cliquer sur «Ajouter un Item» puis sur «Ajouter» pour aller chercher le document dans la médiathèque. Après avoir cliqué sur le document, le nom du fichier correspondant vient s inscrire dans la fenêtre, cliquer sur «ajouter» pour l associer à la demande. 20

21 3. Bordereaux accueil 3.1. Bordereau demande : réponse prédéfinie L onglet Offre permet d associer une ou plusieurs offres touristiques à la demande. 1 : cliquer sur «Ajouter un item». 2 : cliquer sur «choix» pour rechercher une offre. 3 : renseigner l Identifiant ou le libellé de l offre recherchée. 21

22 3. Bordereaux accueil 3.1. Bordereau demande : réponse prédéfinie 4 : les réponses apparaissent sous forme de liste, cliquer sur l offre pour la sélectionner. 5 : Cliquer ensuite sur «Ajouter» pour associer l offre à la demande. 6 : vous pouvez ensuite ajouter une autre offre touristique. 22

23 3. Bordereaux accueil 3.2. Bordereau brochures Les stocks au format papier et au format PDF des brochures se paramètrent à partir du bordereau «Brochure». Cliquer sur «Ajouter» pour créer une nouvelle brochure. Dans l onglet «Identification», «Ordre» correspond à l ordre d affichage de la brochure dans le listing des brochures du module Accueil. 23

24 3. Bordereaux accueil 3.2. Bordereau brochures Pour qu elle s affiche dans le module Gestion Accueil, une brochure doit être cochée «édition valide». Le responsable stock sera la personne qui recevra par une alerte lorsque le seuil d alerte du stock des brochures sera atteint pour les structures auprès desquelles il diffuse les brochures. La brochure doit être valide pour s afficher sur le Front Office. Si en face de «Brochure interne», «Oui» est coché, elle s affichera directement sur l écran d accueil, si «Non» est coché l agent d accueil devra cliquer sur «Autres brochures» pour la faire apparaître, si «Non renseigné» est coché, elle ne s affichera pas dans le front office. 24

25 3. Bordereaux accueil 3.2. Bordereau brochures Dans l onglet «Stock» le stock des brochures papier est paramétré. Cliquer sur «Ajouter un item» pour ajouter du stock de brochure une langue, bilingue ou trilingue. Choisir la ou les langues de la brochure, donner la quantité et le seuil critique : lorsqu il est atteint, un mail est automatiquement renvoyé au responsable stock de la structure. 25

26 3. Bordereaux accueil 3.2. Bordereau brochures / brochures copiées d une structure émettrice. Pour envoyer une alerte au responsable des stocks de la structure productrice de la brochure, la brochure diffusée doit avoir été copiée dans Administration > Gestion copie offre. Cliquer sur «Ajouter». 26

27 3. Bordereaux accueil 3.2. Bordereau brochures / brochures copiées d une structure émettrice. Choisir le bordereau «Brochure». Choisir la structure productrice de la brochure. Choisir la structure destinatrice. Cocher la brochure à copier. Liste des brochures déjà copiées. Cliquer sur «Enregistrement Final» pour valider la copie. 27

28 3. Bordereaux accueil 3.2. Bordereau brochures / brochures copiées d une structure émettrice. Si la brochure a été copiée, dans la fenêtre de création des stocks, (onglet «Stock» dans le détail de l offre), l utilisateur peut lier l alerte stock avec le responsable stock de la structure émettrice. Après avoir rajouter l item, l information de cette alerte est conservée dans l onglet stock. 28

29 3. Bordereaux accueil 3.2. Bordereau brochures C est dans l onglet «Fichiers» que l on rattache une brochure à son format PDF. Cliquer sur «Ajouter un item». Cliquer sur «Ajouter» dans la fenêtre. 29

30 3. Bordereaux accueil 3.2. Bordereau brochures L utilisateur est automatiquement renvoyé vers la médiathèque. Cliquer sur l onglet «Document». Cliquer sur le libellé du document PDF à lier à l offre. Le fichier est automatiquement associé à la brochure. Saisir un libellé pour le fichier et choisir une langue. Cliquer sur «Ajouter» pour valider l opération. 30

31 3. Bordereaux accueil 3.2. Bordereau brochures Une fois que la procédure a été validée, le nom et la langue du fichier s affichent dans la liste des fichiers associés. Dans le module Gestion Accueil, le voyant PDF de la brochure sera vert. 31

32 4. Médiathèque Affichage des documents PDF dans le module Gestion Accueil C est dans Administration > Médiathèque que se paramètre l affichage des documents PDF dans le front office. Dans l onglet Thématique de la médiathèque, créer une thématique «Module d accueil» et une sous-thématique «Accueil». Attention : la sous-thématique doit impérativement être orthographiée «Accueil». 32

33 4. Médiathèque Affichage des documents PDF dans le module Gestion Accueil Pour s afficher dans le module Gestion Accueil, les documents PDF doivent être rattachés à la sous-thématique «Accueil». 33

34 Annexe : légende des pictogrammes. : couper une partie de texte sélectionnée pour la coller ailleurs : copie une partie de texte sélectionnée pour la coller ailleurs : colle le texte coupé ou copié précédemment à l endroit défini : permet de revenir en arrière par rapport à dernière action effectuée : permet de refaire ou de remettre la dernière action : un clic sur ce picto vous permet de rattacher une photo dans le contenu même du texte. : un clic sur ce picto vous permet de déplacer l image insérée dans le contenu à l endroit où vous souhaitez : un clic sur ce picto vous permet d insérer un tableau : un clic sur ce picto permet de définir quel lien hypertexte mettre en place sur un texte sélectionné. De cette manière, lors du clic sur ce texte l internaute découvrira la page vers laquelle vous avez effectuée un lien. Vous pouvez également mettre un lien vers une adresse . : un clic sur ce picto vous permet de supprimer le lien sur le texte sélectionné sans supprimer le texte : un clic sur ce picto vous permet de choisir parmi les caractères spéciaux celui que vous souhaitez insérer. : un clic sur ce picto vous permet de créer un paragraphe au niveau du texte sélectionner : vous choisissez la police de votre choix pour le texte sélectionné parmi les possibilités du menu déroulant 34

35 Annexe : légende des pictogrammes. : vous choisissez la taille du texte sélectionné dans ce menu déroulant : vous sélectionnez la couleur de votre texte via le nuancier : vous sélectionnez la couleur de l aplat sous votre texte par ce nuancier : Vous personnalisez le style de votre texte dans l ordre des boutons, vous avez la possibilité de le mettre en gras, en italique ou encore de le souligner. : Vous choisissez la présentation de votre texte dans l ordre des boutons : aligné à gauche, centré et aligné à droite : Vous pouvez faire un décalage au niveau du texte. Ces 2 boutons vous permettent de créer des décalages de texte ou de les supprimer sur des zones texte sélectionnées : Permet de placer un texte sélectionné en puissance en bas à droite d un texte 35

36 Bonne utilisation!!! 36