DSN DECLARATION SOCIALE NOMINATIVE

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1 La DSN DECLARATION SOCIALE NOMINATIVE Où en êtes vous? 5 novembre 2015 Toute reproduction interdite

2 SOMMAIRE 1. Le contexte de la DSN 2. Le fonctionnement de la DSN 3. Comment démarrer en DSN 4. Adapter nos cabinets 2 2

3 1. LE CONTEXTE DE LA DSN 3 3

4 Le contexte de la DSN Le cadre juridique Loi n du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allégement des démarches administratives, Décret n du 16 avril 2012 relatif au comité de normalisation des données sociales déclaratives et de leurs échanges, Décret n du 28 mars 2013 relatif à la déclaration sociale nominative, Décret n du 24 septembre 2014 fixant les seuils de l'obligation anticipée d'effectuer la déclaration sociale nominative, Décret n du 17 novembre 2014 relatif à la déclaration sociale nominative, Ordonnance n du 18 juin 2015 relative à la simplification des déclarations sociales des employeurs. 4 4

5 Le contexte de la DSN Qui est concerné? Tous les employeurs de personnel salarié ou assimilé établis en métropole et dans les DOM Régime général de la sécurité sociale, Régime agricole Régimes spéciaux visés à l article L CSS, Employeurs publics à des dates fixées par décret et au plus tard au 1er janvier

6 Le contexte de la DSN Qui n'est pas concerné? Employeurs exclus : Particuliers employeurs Adhérents CESU notamment non concernés par la DSN TOM Secteur public (jusqu en 2020 au plus tard) Administration centrale Collectivités territoriales Établissements hospitaliers Établissements publics de caractère administratif 6 6

7 Le contexte de la DSN Calendrier de mise en œuvre Phase 1 octobre 2013 septembre 2015 Phase 2 octobre 2014 décembre 2015 Phase 3 à partir du 1 er janvier 2016 Phase «Obligation intermédiaire» de déploiement de la DSN pour certains cotisants à compter du 1er avril 2015 Les employeurs qui ont déclaré plus de 2 millions de cotisations et contributions à l Urssaf en 2013 Les employeurs ayant recours à un tiers déclarant Dont le portefeuille client est de plus de 10 millions de cotisations Urssaf au titre de 2013 Et pour les seuls employeurs ayant déclaré plus d 1 million de cotisations Urssaf en

8 Le contexte de la DSN Communiqué de presse la généralisation progressive de la déclaration sociale nominative (DSN) future LFSS pour 2016 Le gouvernement : «proposera dans le cadre du projet de loi de financement de la sécurité sociale pour 2016 un calendrier d entrée progressive pour les TPE et PME en DSN, selon qu elles ont recours à un expert-comptable ou un tiers déclarant ou qu elles gèrent elles-mêmes leur paie et leurs déclarations sociales, suivant des échéances et selon des modalités qui seront fixées par décret et permettront une généralisation d ici juillet 2017 à l ensemble des entreprises.» 8

9 Le contexte de la DSN Les déclarations : Phase 1 : Attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières pour les arrêts de travail non professionnels (DSIJ) Attestation employeur destinée à Pôle emploi (AE) Déclaration et enquête de mouvements de main d œuvre (DMMO) Radiation des contrats groupe pour les contrats d assurance complémentaire et supplémentaire 9 9

10 Le contexte de la DSN Les déclarations : Phase 2 : Idem Phase 1 DSIJ suite à un accident du travail ou une maladie professionnelle DUCS / BRC / TR volet Urssaf - Pôle Emploi Relevé mensuel des contrats de mission (RMM) pour les entreprises de travail temporaire Déclaration des effectifs 10 10

11 Le contexte de la DSN Les déclarations : Phase 3 : Idem Phase 2 Généralisation de la DSN à de nouvelles déclarations sociales :» retraite complémentaire,» Prévoyance,» DADS en

12 Le contexte de la DSN Les sanctions : pour le régime général (adaptées spécifiquement à la matière agricole) Manquement Sanction encourue Plafond des pénalités encourues Défaut de production de la 7,5 par salarié ou assimilé 750 par bordereau ou déclaration DSN dans les délais figurant sur la dernière déclaration Omission de salariés devant y figurer Inexactitude des rémunérations déclarées Absence de bordereau ou de déclaration Utilisation d autres moyens déclaratifs que la DSN en 2015 pour les employeurs assujettis Utilisation d autres moyens déclaratifs que la DSN à partir de ,5 pour chaque inexactitude ou chaque omission 7,5 pour chaque salarié ou assimilé employé 7,5 par salarié ou assimilé figurant sur la dernière déclaration 2,5 par salarié ou assimilé figurant sur la dernière déclaration Si le retard excède 1 mois, une pénalité identique est automatiquement appliquée pour chaque mois ou fraction de mois de retard (majoration non due en cas d inexactitude des rémunérations) par entreprise et par mois si l'employeur emploie au moins salariés 750 par entreprise et par mois si l employeur emploie moins de salariés Pas de plafond 12 12

13 2. LE FONCTIONNEMENT DE LA DSN 13 13

14 Le fonctionnement de la DSN Comment est produit le fichier DSN Variables de paie Logiciel de paie Bulletin de paie Fichier DSN 14 14

15 Le fonctionnement de la DSN Transmission d un fichier unique pour plusieurs déclarations entreprise DSN Certificat de conformité ou bilan d anomalie portail ACOSS MSA Déclarations - organismes 15

16 Le fonctionnement de la DSN Deux «modèles» de messages : 1) La déclaration sociale nominative mensuelle, par établissement, détaillée par salarié. 2) Le signalement d évènements : Le début et la fin (anticipée) de l arrêt de travail Accident, maladie (professionnels ou non professionnels), congé maternité, d adoption ou de paternité et d accueil de l enfant La fin du contrat de travail 16 16

17 Le fonctionnement de la DSN Quand envoyer les messages? La déclaration sociale nominative (mensuelle) Le 5 ou le 15 du mois suivant celui auquel la DSN se rapporte Échéances déclaratives fixées en fonction du BRC, de la DUCS URSSAF et de la DTS. La DSN doit être émise tous les mois, même en cas de paiement trimestriel des charges sociales. Si le délai imparti expire un jour férié ou non ouvré, il est prorogé jusqu au jour ouvrable suivant

18 Le fonctionnement de la DSN Le décalage de la paie : extrait du tableau DSN-info Périodicité Date de versement des salaires Mensuelle Après le 10 du mois M+1 Trimestrielle Trimestrielle Début de mois M+1 sans rattachement à la période d'emploi Début de mois avec rattachement à la période d'emploi Date d'exigilibité Ducs 25 du mois M+1 15 du premier mois du trimestre suivant 30 du premier mois du trimestre suivant Date d'exigibilité DS N 15 du mois M+1 15 du mois M+1 15 du mois M+1 Période de rattachement des cotisations M+1 M+1 M 18 18

19 Le fonctionnement de la DSN Quand envoyer les messages? Les signalement d évènements Aux mêmes échéances que la DSN mensuelle (au 5 ou au 15) Arrêts de travail avec subrogation Arrêts de travail pour lesquels aucune retenue sur salaire n a été effectuée sur le mois où l arrêt a débuté Fins de contrats de mission des salariés des entreprises de travail temporaire et associations intermédiaires Fins de contrats des saisonniers et des CDD d usage Dans un délai maximal de 5 jours ouvrés pour certains évènements Fin de contrat de travail (hors cas cités plus haut) Arrêts de travail sans subrogation avec retenue de salaire sur le mois où l arrêt a débuté Si le délai imparti expire un jour férié ou non ouvré, il est prorogé jusqu au jour ouvrable suivant 19 19

20 Le fonctionnement de la DSN Délivrance d'un certificat de conformité de la norme Délivrance pour chaque déclaration à la réception de la transmission dématérialisée de la déclaration En cas de rejet, délivrance d un bilan d anomalies Valeur libératoire du certificat L employeur est réputé avoir accompli les formalités obligatoires dès lors qu il a reçu le certificat de conformité Les organismes peuvent néanmoins demander à l employeur de rectifier ou mettre à jour les données inexactes ou incomplètes lors de la DSN du ou des mois suivants Durée de conservation Conservation par le déclarant pendant toute la durée d ouverture des voies de recours prévues pour les déclarations remplacées par la DSN Conservation par la plateforme de dépôt pendant 3 mois 20 20

21 2. COMMENT DÉMARRER EN DSN 21 21

22 Comment démarrer en DSN 1. Je m inscris comme tiers déclarant Inscription obligatoire du cabinet sur le site de netentreprise en qualité de tiers déclarant 22 22

23 Comment démarrer en DSN 2. Je vérifie si le numéro SIRET de l entreprise est connu Rattacher tous les clients sur le compte DSN 23 23

24 Comment démarrer en DSN 3. Je valide l identification des organismes Contrôler les paramétrages des organismes sociaux dans le logiciel de paie 24 24

25 Comment démarrer en DSN 4. Je valide l identification des salariés L identification repose sur : Civilité Adresse N SS (NIR) En l absence de NIR : Le Numéro Technique Temporaire est valide 3 mois le sexe, le SIREN de l'entreprise, le n de matricule du salarié. Apporter les modifications et précisions contenues dans le BIS (Bilan d Identification des Salariés) restitué avec la N4DS 25 25

26 Comment démarrer en DSN 5. Je m assure que les différentes périodes d emploi du salarié sont bien renseignées Bien renseigner les périodes d emploi, Conserver ou reprendre l historisation des contrats de travail, La DSN «reprise d historique» : Cette fonctionnalité DSN a pour objet de récupérer l antériorité des données. Elle ne sera plus possible une fois la phase 3 engagée

27 Comment démarrer en DSN Le cas particulier du TESE : Extension du TESE aux entreprises de moins de 20 salariés au 1 er juillet 2015 Sauf dans l agriculture et pour les organisateurs non professionnels de spectacles vivants Obligation d utiliser le titre simplifié pour tous les salariés (TESE, CEA, TESA) Dématérialisation obligatoire de tous les documents au 1 er janvier 2016 Le TESE gèrera la DSN 27 27

28 Comment démarrer en DSN Démarrer par des dossiers simples : 1. Paramétrer le dossier dans le logiciel de paie 2. Envoyer un fichier test 3. Faire les correctifs nécessaires 4. Envoyer le fichier en réel 5. Récupérer le bilan de conformité 28 28

29 3. ADAPTER NOS CABINETS 29 29

30 Adapter nos cabinets La DSN comporte des avantages et des inconvénients : Avantages Moins de déclarations à produire Une transmission unique et dématérialisée des données issues de la paie La fiabilisation des données transmises Un gain de productivité pour le cabinet Inconvénients Réorganisation des logiciels de paie Nouvelle organisation du temps de travail des collaborateurs Un travail a produire en double au début Surcroit de travail en janvier 2016 DADS + DSN 30 30

31 Adapter nos cabinets Définir un référent DSN (ou un groupe de pilotage) : Ses missions : Se former à la DSN et à ses enjeux Assurer les relations avec le prestataire informatique et les partenaires DSN Former les collaborateurs, assurer le suivi et l accompagnement pratique de la mise en place au sein du Cabinet Se tenir informé des évolutions et les transmettre Constituer une base de données techniques Assurer l information client 31 31

32 Adapter nos cabinets Former les collaborateurs Former les gestionnaires de paie à l utilisation du logiciel de paie Ne pas attendre le dernier moment : identifier les personnes qui auront le plus de difficultés Comprendre les enjeux de la DSN et l importance des données à transmettre 32 32

33 Adapter nos cabinets Collaborer étroitement avec le prestataire de logiciel Effectuer les paramétrages nécessaires conformément aux instructions transmises par le prestataire de logiciel Faire les correctifs remontés par les bilans d anomalies Pour les dossiers qui posaient déjà des problèmes en N4DS : demander en amont les informations aux clients : n SS, adresse erronée, etc 33 33

34 Adapter nos cabinets Recenser les points délicats Valider les modalités de saisie des créations de salariés, mutations et avenants Analyser les différentes modifications apportées manuellement après la paie sur les déclarations AED, DUCS, N4DS, raison de santé Évaluer les rubriques devant être datées, éclatées, créées Passer de la logique de de déclarations ponctuelles à une logique de déclaration «au fil de l'eau» Attention au mois de janvier 2016 : DSN +DADS 34 34

35 Adapter nos cabinets Réorganiser notre production Passer de la logique de déclaration à échéance à une logique de déclaration au fil de l eau Industrialiser la collecte des données Revoir l organisation du travail Attention au mois de janvier 2016 : DSN +DADS 35 35

36 Adapter nos cabinets Définir les besoins et les ressources techniques et humaines Qualifier un référent DSN pour coordonner le transfert Définir le nombre de dossiers à traiter Trier les dossiers par typologies (RG, MSA, VRP, Intermittents, paie décalée, ) Organiser un planning d actions : prioriser les dossiers complexes et/ou volumineux qui nécessiteront plus de travail Déterminer les ressources à mettre en œuvre : techniques et humaines 36 36

37 Adapter nos cabinets Refaire les lettres de mission et les mandats : Informer les clients et s assurer d avoir des mandats à jour 37 37

38 Adapter nos cabinets Communiquer : Profiter de cette obligation pour communiquer avec les clients Informer les salariés avec les BP du passage à la DSN (CNIL) et dans les contrats de travail

39 Adapter nos cabinets Le portail dsn-info.fr : Mise à disposition de documentation : Principes de fonctionnement de la DSN Modèle de fiche d'information pour les salariés Documentation technique Forum d échange Démonstrateur du fonctionnement de la DSN Outil d auto-contrôle des fichiers DSN: DSN-val Hotline gratuite : Tableau de bord Historique des échanges Calcul des IJ effectué par la CPAM ou la MSA en cas de subrogation 39 39

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