COMMISSION GESTION du lundi 14 septembre 2015 à 17h30

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1 COMMISSION GESTION du lundi 14 septembre 2015 à 17h30 Etaient présents : Catherine Verlynde, Maire Christine Gilloots, Adjointe à la Gestion Caroline Vandorme, Charles Gryson, Bruno Carton, Conseillers municipaux Edith Christiaen, Christiane Fournez, Stéphane Deveyckx, Christophe Isaert, Bernard Van Tuyckom, membres extra municipaux Excusé : Maxime Parmentier, Conseiller Municipal Communication : Bulletin municipal Caroline VANDORME, Conseillère municipale chargée de la communication, informe que le Bray- Dunes Mag a été distribué en début de mois, la distribution a été assurée comme d habitude par les élus, compte tenu de leurs obligations professionnelles, certains n ont pas pu l effectuer tout début septembre, mais tous les quartiers ont été couverts à ce jour. Le prochain Bray-Dunes Mag est prévu pour janvier. Christiane FOURNEZ, signale que des résidents de l immeuble en front de mer IRIS ne reçoivent pas les publications municipales. Catherine VERLYNDE, précise que l accès à certains immeubles reste difficile quand les entrées sont fermées et que personne ne peut ouvrir. D ailleurs, lors de la dernière commission gestion il avait été souligné qu en ce qui concerne la distribution, il y a énormément d immeubles où il y de nombreuses résidences secondaires qui sont difficiles d accès. Elle invite donc Madame FOURNEZ à transmettre les coordonnées d un des résidents à qui le service pourrait remettre les documents, comme cela se fait aussi notamment pour les immeubles du Boulevard des Oyats. Bruno CARTON, regrette que la programmation de la ducasse ne figure pas dans le Bray-Dunes Mag, Christine GILLOOTS lui précise que cela est mentionné dans l Agenda qui a été distribué en même temps. Ce mensuel, est d ailleurs très attendu des Bray-Dunois. Catherine VERLYNDE fait remarquer aussi qu étant donné les délais d impression, le repas de ducasse n a pas pu non plus y figurer, car cela a été décidé tout début septembre. Bruno CARTON regrette que le Forum des Associations n ait pas été suffisamment signalé par voie d affiches chez les commerçants Bray-Dunois alors que certains assuraient l annonce de forum des villes voisines. De même, il fait remarquer que la presse et notamment la Voix du Nord ne l a pas annoncé.

2 Caroline VANDORME précise que pour la réalisation, la conception des affiches, flyers, publications municipales tout se passe bien, par contre il convient de revoir la diffusion des affiches, flyers et autres publications municipales. En effet, tous les mardis 2 personnes du service infographie assurent la diffusion des diverses informations municipales, cependant les commerçants restent libres de les afficher. Une réflexion va être menée avec les services concernés pour optimiser la communication en cherchant notamment à développer les nouveaux outils de communication : courriels / sms/ création d une application. En ce qui concerne la presse, les informations leur sont régulièrement transmises. Cependant Catherine VERLYNDE précise que la ville ne maitrise pas ce que la rédaction du journal souhaite faire paraître ou non. Par ailleurs, les correspondants changent souvent, ainsi la correspondante de la Voix du Nord, Anne Isabelle SEYS, avec qui nous avions d excellents contacts, a quitté ses fonctions et désormais il n y a plus de correspondant local. Ce que confirment Messieurs DEVEYCKX et CARTON, deux annonces sont déjà parues dans le quotidien pour trouver un correspondant. En attendant, Monsieur SURAY assure l intérim en fonction de ses disponibilités. Il en est de même pour le Phare, depuis le départ d Annabelle MAUGET pour quelques mois en Afrique, il n y a plus de correspondant EXAMENS DES DELIBERATIONS A INCIDENCE FINANCIERE et AFFERENTES AU PERSONNEL 2015/077 : COMPTE ADMINISTRATIF Christine GILLOOTS rappelle que lors du conseil municipal du 17 juin dernier l affectation du résultat avait été modifiée à la demande de Monsieur le Trésorier, Il convient maintenant de délibérer à nouveau sur le Compte administratif pour tenir compte des modifications apportées au niveau de l affectation du résultat. 2015/078 : DECISION MODIFICATIVE Le Budget Primitif est l acte qui prévoit et autorise les recettes et les dépenses d une collectivité pour l exercice à venir. Après son vote, un budget est toujours susceptible d être modifié. Les décisions modificatives concernent l ajustement des prévisions en cours d année. Elles modifient ponctuellement le budget initial. 2015/ / /084 / MODIFICATIONS DE REGIES Régies de recettes FAMILA /PISCINE/ACTIONS CULTURELLES Régie d avances ACTIONS CULTURELLES Compte tenu de la mise en place du chéquier «jeunes», 83 jeunes en demande en ont bénéficié, il convient de modifier les régies mentionnées pour permettre la prise en compte des «chèques» jeunes.

3 Bruno CARTON s interroge sur le fait que certains jeunes pourraient contrefaire les chèques, il lui est répondu que les structure disposeront du listing avec le nom des bénéficiaires et qu il incombera au personnel des dites structures de pointer l utilisation de ces chèques. Chaque chèque est nominatif et numéroté. Régie de recettes PRESTATIONS PERISCOLAIRES, ACMSH, PORTAGE DE REPAS A DOMICILE Afin de permettre l encaissement des droits d inscriptions au LALP, il est nécessaire de modifier l encaisse des produits. Régie de recettes SERVICES AU PUBLIC La régie MEDIATHEQUE a été rattachée à celle des SERVICES PUBLICS, il convient donc de modifier l encaisse des produits en y rajoutant les produits liés à la médiathèque. 2015/085 TARIFS PISCINE (COMPLEMENT) La ville a acquis 10 vélos aquatiques. Il convient donc d en fixer les tarifs. Cours d Aquabike pour les Bray-Dunois : 48 pour 6 séances de 30 minutes entrée piscine incluse Cours d Aquabike pour les «extérieurs» : 60 pour 6 séances de 30 minutes entrée piscine incluse De même la location libre d aquabike (en accessoire) sera possible en fonction des disponibilités au tarif de 4 pour 30 mn, entrée en sus Monsieur CARTON demande si une association en assurera la gestion. Il lui est répondu qu il s agit exclusivement d un service municipal, mis en place avec la collaboration de Monsieur GILLES, Directeur de la piscine. Les cours, assurés par le personnel municipal, après une formation, seront proposés sur différents créneaux, 5 à ce jour, avec présentation d un certificat médical obligatoire. 2015/086 TAXE DE SEJOUR FORFAITAIRE POUR LE CAMPING DU PERROQUET Les sommes versées par les usagers au titre de la taxe de séjour doivent obligatoirement être accompagnées de justificatifs. Il apparait que jusqu à lors, aucun justificatif n était fourni. Lors d une rencontre entre le service des Finances, le Directeur Général des Services et le responsable du Camping du Perroquet, il a été rappelé l obligation de fournir des pièces justificatives. Aussi afin de répondre aux exigences de la trésorerie il est proposé de fixer pour cette année comme pour le camping municipal une tarification forfaitaire.

4 MODIFICATION DU TABLEAU DES EFFECTIFS Afin de répondre à l évolution de carrière des agents il est proposé de supprimer 4 postes et de créer 4 nouveaux postes REGIME INDEMNITAIRE DU PERSONNEL Il s agit simplement de modifier la délibération du 17 juin 2015 en ajustant certains «cadres d emplois» qui peuvent bénéficier de certaines indemnités DELIBERATION DE PRINCIPE AUTORISANT LE RECRUTEMENT D AGENTS CONTRACTUELS DE REMPLACEMENT Pour certains postes à technicité particulière, la ville doit parfois dans l urgence faire face à des remplacements rapides afin d éviter la fermeture des structures. Par cette délibération il est proposé de pouvoir de faire appel à des contractuels pour remplacer les fonctionnaires ou des agents contractuels momentanément indisponibles SERVICE CIVIQUE Il s agit d une délibération de principe, permettant le cas échéant de mettre en place le dispositif du service civique à compter du 1 er janvier Monsieur Christophe ISAERT demande pour quel(s) service(s) le recours au service civique est envisagé. Catherine VERLYNDE lui répond que dans un premier cela devrait être dans le domaine de la Culture CONDITIONS D UTILISATION DES VEHICULES DE LAVILLE Il s agit d une délibération qui doit être prise par la Municipalité et qui fixe les règles d utilisation des différents véhicules municipaux. La commission gestion émet un avis favorable à l ensemble de ces délibérations. QUESTIONS DIVERSES : Monsieur Bernard VANTUYCKOM, souligne que de nombreuses associations se sont associées aux journées du Patrimoine organisées par la Ville de Bray-Dunes et notamment sous la coordination de Monsieur Michaël LENOIRE. Ces associations souhaiteraient la création d un logo : Bray-Dunes Passion Catherine VERLYNDE en prend note et charge Caroline VANDORME de suivre ce dossier. Par ailleurs Monsieur VAN TUYCKOM demande où en est-on concernant la baisse des dotations de l Etat? Catherine VERLYNDE souligne que le désengagement de l Etat se poursuit et se poursuivra et qu une délibération sera soumise au vote du prochain conseil municipal pour demande, comme

5 de nombreuses communes, à l Etat de revoir sa position et mettre fin à sa politique de réduction des dotations. Une pétition de l AMF (Association des Maires de France) est d ailleurs en ligne sur le facebook de la ville. Monsieur ISAERT demande quels recrutements ont été réalisés en 2015 : Madame VERLYNDE signale qu en 2015 il y a ou aura 4 départs en retraite : - Serge DESREUMAUX au 31/08 - Serge DEWAELE au 01/11 Et que le Comité Médical Départemental s est, par ailleurs, prononcé pour la mise à la retraite de deux agents, l un pour inaptitude totale et définitive à toutes fonctions, l autre pour invalidité, fin de droit du congé de longue maladie. En ce qui concerne les embauches en 2015, le recrutement d un rédacteur a été fait pour pourvoir le poste de chef de Pôle des Ressources Humaines en la personne de Katy VERBEKE. Les autres postes à pourvoir ont fait l objet d une proposition en mobilité interne. Catherine VERLYNDE annonce le départ de Marie Laure CAILLET qui quitte la ville de Bray-Dunes en octobre. Elle a sollicité sa mutation pour une commune plus proche de son domicile. Ce poste a, lui aussi, fait l objet d un appel à candidatures internes. Un recrutement sera certainement nécessaire pour renforcer les services techniques en 2016 et le profil du candidat adapté aux besoins finement définis en concertation avec le DGS et le chef de Pôle. Enfin Monsieur Bernard VANTUYCKOM aimerait avoir des informations concernant la mutualisation et compte tenu des articles de presse si la ville de Bray-Dunes envisage un rapprochement avec les villes de Zuydcoote et Ghyvelde? Catherine VERLYNDE informe qu en ce qui concerne la mutualisation des moyens, une recherche d optimisation est déjà initiée, d ailleurs lors du prochain conseil une délibération sera soumise au vote concernant le projet de schémas de mutualisation des services avec la CUD ; Pour ce qui est du rapprochement avec les villes de Zuydcoote et Ghyvelde, certes les avantages financiers présentés peuvent être séduisants cependant trop de questions restent sans réponse et les délais imposés par le Gouvernement, avant le 31 décembre 2015 sont très courts. De plus, du fait du passage de strate démographique nous serions face à de nouvelles obligations, notamment concernant le pourcentage de logements sociaux. Que nous sommes loin de remplir! Catherine VERLYNDE précise que de toutes les façons rien ne se fera ou ferait sans les élus et sans les habitants. L ordre du jour étant épuisé, Catherine VERLYNDE remercie les participants et lève la séance.