LA PerFeCtiON. en DétAiL. success story

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1 1 LA PerFeCtiON. en DétAiL. success story

2 Chemins de fer fédéraux La trésorerie du groupe comme centre de services partagés les Chemins de fer fédéraux optent pour la FinanceSuite Cash & Liquidity Management. Notre client les Chemins de fer fédéraux suisses Depuis 2009, les CFF cherchent à regrouper les processus de trésorerie en un centre de services partagés. Auparavant, la responsabilité de certaines tâches clés de la trésorerie, comme les opérations financières, la gestion des risques de marché et de liquidités ou les financements externes, n était pas seulement portée par le siège social mais aussi répartie dans différents départements. Outre un manque de clarification de certaines compétences et une utilisation inefficace des réserves monétaires, la structure décentralisée avait aussi pour résultat de donner un environnement système qui n était pas homogène : le siège social et les départements travaillaient avec différents systèmes de trésorerie non SAP. «Dans la solution Cash & Liquidity Management de la FinanceSuite, ce qui nous a séduit, c est la somme des fonctionnalités intelligentes et diverses, comme la fiche en valeur du poste de trésorerie, l aperçu des liquidités ou l affectation automatique des flux de trésorerie aux natures budgétaires. Par la comparaison réel/prévisionnel, nous avons à présent un outil adapté nous permettant de contrôler en permanence l exactitude de notre planification de liquidités et ainsi de l optimiser en conséquence.» Stefan Eggli, trésorier du groupe, Chef de la gestion de trésorerie/middle et back office des Chemins de fer fédéraux CFF

3 3 Les CFF travaillent avec SAP depuis longtemps. Pour cette raison, il a été décidé dans un premier temps de supprimer les différents systèmes de trésorerie décentralisés et de les remplacer par un module de trésorerie SAP. Ainsi, on gagne un fondement pour la mise en place de centres physiques de trésorerie et de comptes de compensation internes. Afin d éliminer dans un second temps les interfaces de comptabilité, le module AutoBank Automatic Cash Application de la FinanceSuite de Hanse Orga a été implémenté. Dorénavant, tous les processus de paiement de chaque département sont intégrés et les relevés de compte électroniques sont comptabilisés directement dans SAP. La tâche suivante dans ce projet de restructuration était l intégration de la gestion de trésorerie et de la planification de liquidités dans SAP. Les CFF cherchaient une solution adaptée à la réalisation des points suivants : La disponibilité de tous les flux de paiement des livres auxiliaires de SAP et du module de trésorerie de SAP pour la planification de liquidités La visibilité du solde actuel sans utiliser d outil de banque électronique Le regroupement de planifications à court et long terme L établissement d une comparaison réel/prévisionnel par l attribution automatique des flux monétaires au/x niveau/x de planification correspondant/s L intégration de filiales non SAP Pour la mise en place de ces exigences, plusieurs solutions ont été évaluées. La FinanceSuite Cash & Liquidity Management de Hanse Orga, intégrée à SAP, s est imposée comme solution optimale pour répondre aux attentes des CFF. Le but premier des CFF : la réduction successive des liquidités par une amélioration de la planification de liquidités. Avec la FinanceSuite Cash & Liquidity Management, les CFF ont pu réduire considéra blement le travail effectué manuellement dans la gestion de trésorerie. Grâce à ce module, le chargement des relevés de compte électroniques des codes sociétés SAP se fait sous contrôle de job. Avec le séparateur STA, les relevés de compte des entreprises non SAP sont dorénavant convertis, et chargés manuellement. Par la FinanceSuite Cash & Liquidity Management des prévisions sont créées automati quement à partir des cycles de paiement SAP et des mouvements de la gestion de transaction SAP : ceci constitue un atout important pour une base de données complète et précise. Le rapprochement des relevés de compte et l équilibrage des comptes ont lieu dans les différents départements spécialisés. Avec la solution FinanceSuite Cash & Liquidity Management, les CFF bénéficient d un aperçu complet et rapide de tous les soldes de leurs entreprises, par une représentation claire dans la fiche en valeur du poste de trésorerie. L identification des réserves de liquidités est prise en charge par le système, cela permet de décider de manière ciblée et centralisée de la meilleure manière d utiliser ces liquidités, par exemple pour des financements internes. Le calcul du réalisé en date de valeur de la Finance- Suite Cash & Liquidity Management offre aux CFF un bon soutien pour établir une planification de liquidités efficace. Le module prend en compte les données des livres auxiliaires et du grand livre de SAP et, dans le futur, aussi des entreprises non SAP.

4 4 Par l affectation automatique des flux de trésorerie aux natures budgétaires, Cash & Liquidity Management permet une mise à disposition simple de comparaison réel/prévisionnel : ceci est un outil important pour le contrôle des liquidités à moyen et long terme et pour l amélioration constante de la planification. Constat Pour les CFF, le module Cash & Liquidity Management de la FinanceSuite de Hanse Orga s est révélé la meilleure solution pour l intégration de la gestion de trésorerie et la mise en place d une planification de liquidités efficace dans SAP. Grâce au module, l entreprise bénéficie à présent d un outil de contrôle centralisé, de processus définis et de responsabilités claires dans la gestion de trésorerie. Par la mise en place de la FinanceSuite Cash & Liquidity Management, les CFF ont pu atteindre l objectif qu ils s étaient fixé : la réduction de la masse monétaire moyenne. La FinanceSuite Cash & Liquidity Management La FinanceSuite Cash & Liquidity Management permet une gestion de trésorerie effective et une planification de liquidités efficace dans SAP. L application conviviale offre des fonctions efficaces qui concourent à l optimisation au quotidien des processus de gestion de trésorerie. Les données sont chargées directement et automati quement dans SAP, et sont disponibles immédiatement. Par le calcul du réalisé effectué automa tiquement et en continu, les entreprises ont des informations actuelles (au jour le jour) sur leurs liquidités disponibles et peuvent alors les gérer de manière optimale. Détails du projet : 5 pays (CH/D/I/FL/GB) 22 codes sociétés 90 comptes bancaires Durée du projet : du 14 février au 27 juin 2011 Version : SAP 7.01 Patch 7 FinanceSuite CLM 4.1.1

5 expertise et fiabilité : hanse Orga est votre partenaire confiance Fondée en 1984, l entreprise Hanse Orga AG s est fait un nom dans le développement de solutions comptables et financières, en particulier dans SAP, et est devenue un fournisseur leader dans ce domaine. Nous sommes partenaires officiels de SAP, «SAP Software Solution and Technology Partner», et nos produits sont certifiés «FinanceSuite 5.1» par SAP. Héritiers de notre longue expérience sur les marchés nationaux et internationaux, nos employés hautement qualifiés possèdent un savoirfaire unique tant dans les domaines techniques qu en terme de gestion. Nous nous faisons un plaisir de le mettre à votre service. Vous aussi, faites confiance à nos solutions de qualité et à nos services d expertise-conseil avérés. Outre des applications dans le standard SAP, nous pouvons vous proposer des solutions sur mesure, programmées en ABAP, ajustées à vos demandes. Plus de 500 moyennes et grandes entreprises de par le monde utilisent nos solutions logicielles intelligentes. Notre siège social se trouve à Hambourg, nous possédons des filiales en France, en Suisse, au Royaume-Uni, aux Pays-Bas et aux États-Unis. Nos responsables de projet expérimentés peuvent vous aider à définir la meilleure solution pour votre entreprise. N hésitez pas à nous contacter! hanse Orga Ag Oldesloer Straße hambourg Allemagne tél. : +49 (0)40 / Fax : +49 (0)40 / office@hanseorga.de hanse Orga international B.v. Nieuwe Prinsenkade vc Breda Pays-Bas tél. : +31 (0) Fax : +31 (0) office@hanseorga.com hanse Orga Schweiz Ag thurgauerstrasse Zurich Suisse tél. : +41 (0) Fax : +41 (0) office@hanseorga.ch hanse Orga France S.a.r.l 36 avenue de la république issy-les-moulineaux France tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) office@hanseorga.fr hanse Orga international Corp. 205 N. michigan Avenue / Suite 4110 Chicago, illinois États-Unis tél. : +1 (312) Fax : +1 (312) office@hanseorga.com hanse Orga international B.v Wilds rents, Londres, Se1 4qg Royaume-Uni tél. : + 44 (0) Fax : +31 (0) office@hanseorga.com Copyright 07/2012 Hanse Orga AG. Tous droits réservés. SAP est une marque déposée et protégée par SAP SE.