Tech a break SCRL FS Conditions générales de vente

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1 І. Introduction Les conditions concernent les interventions sur l'infrastructure IT, les développements d'applications, les créations et/ou modifications graphiques, les créations et/ou modifications de sites Internet, les livraisons de produits tiers et les projets intégrant prestations de services & produits. Pour les prestations, une des deux formules suivantes est explicitement prévue dans l'offre : Soit prestations en régie Soit prestations au forfait Les présentes conditions de ventes peuvent être amendées ou complétées par les conditions spécifiques éventuelles de l'offre ou du contrat. Des conditions additionnelles et spécifiques existent également pour : Les contrats de services spécifiques (maintenance, infogérance, accès à des outils...) Les devis spécifiques (réalisations graphiques, sites Internet...) Toute modification doit impérativement être actée dans un écrit daté et signé par les parties. L'offre signée vaut acceptation des présentes conditions. Les présentes conditions priment celles du client. Par ailleurs, si l une ou l autre clause devai(en)t être ou étai(en)t déclarée(s) nulle(s), toutes les autres clauses resteraient néanmoins d application. Si une partie quelconque des présentes dispositions est déclarée excessivement étendue, la dite disposition, nonobstant ce fait, sera exécutoire jusqu au maximum autorisé par la loi. II. Prestations en régie Prestations concernées par la régie Toutes les interventions du chef de département de Tech a break ou de son équipe : Réunions, rapports, planification, organisation des prestations, audit, documentations, communication Administration de contrats, bilans, préparation facturation Procédure de réception traitements d'incidents Toutes les interventions du ou des prestataires : Consultance, réunions, rapports, prestations, organisation, documentations Préparation d'interventions, prestations sur site, coaching, formation, dépannages et corrections, tests Les compléments de prestations nécessaires suite aux changements en cours de projet ou de mission. Estimation des durées de prestations Les estimations du volume de prestations nécessaires pour tout ou partie d'un projet ou d'une mission sont indicatives et n'engagent pas Tech a break. En particulier, les estimations communiquées : Dans l'offre ou le contrat Par le vendeur (verbalement ou par courrier) Dans les plannings du chef de département Dans les états d'avancement Page 1

2 Formule de régie plafonnée Pour les postes de la proposition de Tech a break qui font référence à de la régie plafonnée, la facturation est limitée aux montants ou nombres de jours de prestations mentionnés pour ces postes. Ce ou ces plafond(s) fixé(s) sur base des informations disponibles au moment de l'offre est/sont révisable(s) : En cas de changements demandés par le client sur la portée du projet ou de la mission En cas d'évolution du contexte En cas de découvertes de problèmes non identifiés lors de l'évaluation initiale Prestations en régie sur un contrat à unités Lorsque les prestations sont imputées sur un contrat à unités (Pack, infogérance...), le détail des prestations réalisées (dates, durées, objet) est transmis au Client via un site extranet ou tout autre média pertinent. En cas de contestation, la réclamation est à adresser par écrit dans les 10 jours à l'adresse suivante : Tech a break SCRL FS Aux Houx, Clermont-sous-Huy ou par mail à. Facturation des prestations en régie Selon les circonstances, la facturation des prestations en régie peut s'effectuer de deux manières : Acompte de 50% avant le début de l'intervention de Tech a break et solde de 50% lorsque la mission prend fin Certains produits, comme les packs maintenance par exemple, font l'objet d'une facturation totale avant le début de l'intervention de Tech a break Toute intervention de Tech a break ne débutera qu'après réception des montants demandés et/ou du devis signé. Certaines missions ou prestations de longue durée nécessitent une facturation au terme de chaque mois. Cette facture reprend alors le détail des dates, heures prestées et objets. La facturation mensuelle n'est pas soumise à accord préalable. En cas de contestation, la réclamation est à adresser par écrit dans les 10 jours à l'adresse suivante : Tech a break SCRL FS Aux Houx, Clermont-sous-Huy ou par mail à. En cas d'utilisation d'un contrat à unités pour l'imputation des prestations, toutes les conditions spécifiques du contrat sont applicables et en particulier : Les durées minimales de missions en régie et les arrondis de calcul (au quart d'heure, soit 0,25 de l'unité) Les prestations hors horaire ou en urgence sont effectuées à la demande explicite du Client et entraînent une : o majoration de 1,5 entre 17h et 20h et le samedi entre 8h30 et 17h00 o majoration de 2,0 après 20h et le dimanche Tout déplacement d'un membre du personnel de Tech a break ou d'un de ses prestataires entraîne un défraiement de 0,6 /km TVAC. Les trajets sont toujours calculés à partir du siège d'exploitation de Tech a break à Seraing. Page 2

3 III. Prestations au forfait Prestations concernées par le forfait L'offre n engage Tech a break qu'aux objectifs et contraintes initialement identifiés et décrits dans l'offre ou le contrat. Si des prestations non prévues dans le cahier des charges initial du projet ou dans la description initiale de la mission, se révélaient nécessaires, étaient demandées par le Client ou étaient supprimées de la mission, le chef de département de Tech a break aurait l'obligation de prévenir le client, d'attendre son accord et de mettre à jour le journal des changements du projet ou de la mission. Estimation du forfait Dans le cas où Tech a break n'est pas en mesure d'assurer une analyse des prestations nécessaires en disposant des informations techniques et d'un cahier des charges fonctionnel détaillé, l'offre estimée sur base des informations disponibles est indicative et n'engage pas Tech a break au niveau budgétaire et délais. Dans ce cas, et à moins d'un accord explicite sur une formule de régie plafonnée pour cette mission, les estimations de volumes de prestations complémentaires fournies au Client seraient purement indicatives et n'engageraient pas Tech a break. Facturation du forfait Lorsque la durée estimée du projet est inférieure à 5 mois et que le montant est supérieur à TVAC: Acompte de 50% du montant total des prestations dés réception de la commande Facturation de 50% à la réception provisoire Dans les autres cas => Facturation mensuelle des prestations effectuées en fonction de l'état d'avancement validé par le chef de projet du Client. Les prestations hors horaire ou en urgence sont effectuées à la demande explicite du Client et entraînent une : majoration de 1,5 entre 17h et 20h et le samedi entre 8h30 et 17h00 majoration de 2,0 après 20h et le dimanche Tout déplacement d'un membre du personnel de Tech a break ou d'un de ses prestataires entraîne un défraiement de 0,6 /km TVAC. Les trajets sont toujours calculés à partir du siège d'exploitation de Tech a break à Seraing. En cas de contestation, la réclamation est à adresser par écrit dans les 10 jours à l'adresse suivante : Tech a break SCRL FS Aux Houx, Clermont-sous-Huy ou par mail à. Page 3

4 IV. Organisation d'un projet Délais de réalisation Dés la réception du bon de commande acceptant toutes les conditions de l'offre ou à la remise du contrat signé par les deux parties, une réunion de coordination (par tout moyen de communication jugé pertinent) est organisé dans le délai maximum d'un mois. A moins d'engagements spécifiques prévus, les délais mentionnés sont indicatifs. Tech a break se réserve le droit d'organiser le planning en fonction de ses disponibilités en tenant compte des contraintes du Client. Le délai de démarrage et le délai de réalisation ne peuvent être modifiés que par accord mutuel et formel entre le Client et Tech a break, à la réception du bon de commande ou lors des réunions de suivi. Engagement du Client Le Client dispose de tous les droits et autorisations sur le matériel au sens large pour lequel il requiert l'intervention de Tech a break : il a tous les codes d'accès, identification et les licences. Le Client désigne un interlocuteur unique et compétent pour dialoguer avec le Chef de département detech a break. Cet interlocuteur est mandaté par sa direction pour prendre les décisions nécessaires à l'aboutissement et au bon déroulement du projet. Le Client participe à toutes les réunions de démarrage, d'avancement et de clôture du projet. Le Client met à disposition l'infrastructure et tous les moyens nécessaires. Le Client valide, dans un délai de 7 jours calendrier, les spécifications techniques et les échéances présentées par Tech a break. Passé ce délai, les spécifications techniques sont considérées comme validées. Le Client respecte les échéances pour fournir à Tech a break les contenus, supports, textes, photos... ou tout autre matériel nécessaire à la réalisation du projet. En cas de retard, le planning général est décalé au minimum de la durée correspondante et un complément de prestations de gestion du projet est appliqué. Le Client fournit, dans un délai de 7 jours calendrier, les informations nécessaires à l'exécution du projet. En cas de retard, le planning général est décalé au minimum de la durée correspondante et un complément de prestations de gestion du projet est appliqué. Le Client accepte les dates d'installation, de formation, de tests et de réception provisoire proposées par Tech a break. Réceptions provisoire et définitive Lorsque le projet ou la mission intègre un objectif de résultat, une réception provisoire est organisée à l'initiative de Tech a break après la livraison de toutes les fonctionnalités commandées. La réception provisoire conduit à vérifier que les prestations prévues sont exécutées et que l'installation est opérationnelle conformément aux engagements de l'offre. Le Client se réserve le droit d'accepter la réception provisoire en mentionnant des réserves qui devront être levées dans le délai convenu de commun accord. Lorsque les tests de réception provisoire ne sont pas prévus ou qu'ils ne peuvent être organisés avec le Client par impossibilité d'accéder à l'installation ou par manque d'éléments, la réception provisoire est prononcée d'office sur base de l'affirmation écrite de Tech a break que les objectifs fixés sont atteints. La réception définitive est automatiquement prononcée par Tech a break au terme de la période de garantie pour autant que les réserves soient levées avec l'accord du Client. Page 4

5 Facturation du projet La facturation est organisée en 2 phases : Acompte de 50% avant le début de l'intervention de Tech a break Solde de 50% à l'installation ou à la livraison Toute intervention de Tech a break ne débutera qu'après réception des montants demandés et/ou de la réception du devis signé. Tout déplacement d'un membre du personnel de Tech a break ou d'un de ses prestataires entraîne un défraiement de 0,6 /km TVAC. Les trajets sont toujours calculés à partir du siège d'exploitation de Tech a break à Seraing. Si les délais imposés nécessitent un travail en plus des heures de bureau, le Client en sera explicitement informé et les majorations appliquées seront : majoration de 1,5 entre 17h et 20h et le samedi entre 8h30 et 17h00 majoration de 2,0 après 20h et le dimanche En cas de contestation, la réclamation est à adresser par écrit dans les 10 jours à l'adresse suivante : Tech a break SCRL FS Aux Houx, Clermont-sous-Huy ou par mail à. Les éléments divers éventuellement nécessaires à la réalisation de la prestation et ne relevant pas de l offre ne sont pas inclus dans les prix indiqués. Le règlement de ceux-ci se fera par le Client directement auprès du fournisseur ou prestataire extérieur. V. Produits tiers Commande Toute commande de matériel et/ou de logiciel se fait à l'initiative exclusive du Client. Pour commander son matériel et/ou ses logiciel, le Client est libre de s'adresser au fournisseur qu'il veut. Dans ce cas, Tech a break décline toute responsabilité quant aux problèmes et/ou incompatibilités liés au choix du matériel. Tech a break peut, à la demande du Client, servir d'intermédiaire avec les fournisseurs spécialisés. Tech a break réalise alors une étude de marché et propose, lorsque cela est possible, des solutions qui rencontrent les besoins et budgets alloués par le Client. Toute commande passée par le client via internet ou via un appel téléphonique engage le client dès la confirmation par mail envoyé par le vendeur ou le prestataire. Conformément à l article 47 de la loi sur les pratiques du marché et la protection du consommateur du 06 avril 2010, pour tout contrat à distance, le client dispose d un délai d au moins 14 jours calendrier pour se rétracter du contrat. Ce droit s exerce sans pénalité et sans indication du motif. Les frais directs de renvoi sont à charge du client. Livraison La date proposée par Tech a break pour la livraison partielle ou complète ne peut être postposée de plus de 15 jours calendrier par le Client. Sans possibilité de livraison des produits avant cette échéance, la facture complète est immédiatement adressée et les éventuels frais de stockage sont à charge du Client. Le délai pourrait différer si Tech a break ne disposait pas de toutes les informations qui devaient lui être transmises par le Client ou en raison d une faute du Client. Tech a break n est pas responsable de la faute du Client ni d'un cas de force majeure. Page 5

6 Services de livraison Lorsque les produits sont enlevés par le Client dans le locaux de Tech a break et aux heures d'ouverture, les services logistiques sont gratuits. Lorsque les produits sont livrés par Tech a break, le défraiement est de 0,6 /km TVAC. Lorsque la livraison concerne, soit un volume de produits important, soit un conditionnement non standard et spécifiquement adapté à la marchandise, soit une livraison dans des conditions d'accessibilité spéciales aux locaux, soit une expédition en dehors de la Belgique, les services auront fait l'objet d'une offre spécifique. Réception des produits La signature et le nom du Client en majuscule sont nécessaires pour la réception et/ou le refus des différents colis ou palettes d'une livraison. Il appartient au Client de compter et vérifier immédiatement l'état des colis de chaque livraison. En cas de problème, les dommages ou manquements éventuels doivent toujours être mentionnés sur les documents de livraison. Le Client dispose d'un délai de 48 heures (2 jours calendrier) pour notifier toute anomalie de livraison. La notification d'une anomalie doit être adressée soit par courrier électronique à La déclaration d'une anomalie doit préciser tous les renseignements utiles : N de références de Client, N de la commande, le nombre d'anomalies, une description de chacune d'entre elles et les numéros de référence des marchandises concernées. Retour d'un produit Tech a break n'a aucune obligation de reprendre un produit déballé et qui ne conviendrait plus au Client. Le Client ne peut introduire à l'adresse une demande de retour du produit que s'il considère avoir été lésé ou que le produit a été détérioré lors de sa livraison. Les conditions de retour de ce produit sont les suivantes : La demande doit être adressée par le Client dans les 5 jours de la livraison Le produit et l'emballage d'origine doivent être intacts Le produit ne peut avoir été commandé spécialement pour le Client. Il ne peut s'agir que d'un produit courant Le retour du produit n'est possible que moyennant la délivrance par Tech a break d'un N de retour Le produit doit être retourné par le Client dans les 5 jours suivant l'attribution du N de retour Lorsque l'erreur est incontestablement le fait de Tech a break et que le dossier de retour a été accepté, les frais de retour, les frais administratifs et les frais financiers sont pris en charge par Tech a break. Lorsque l'erreur est le fait du Client et que le dossier de retour est accepté, les frais de retour, les frais administratifs et les frais financiers sont à sa charge à hauteur de 20% du montant de la marchandise avec un minimum de 50. Page 6

7 Prestations non assurées Tech a break ne s'engage à assurer que les prestations relatives au produit qui sont explicitement mentionnées dans l'offre (déballage, raccordement, l'installation, test, formation, maintenance, support des utilisateurs). VI. Garanties et propriété Garanties d'intervention sur les prestations La garantie d'intervention est par défaut de 3 mois à dater de la clôture de la mission ou de la réception provisoire du projet. Pendant cette période, Tech a break s'engage à intervenir pour les actions correctives nécessaires conformément aux conditions de la formule «Régie» ou «Forfaitaire» adoptée dans l'offre ou le contrat. D'autres dispositions sont envisageables exclusivement dans le cadre d'un contrat de maintenance et/ou de support conclu séparément. Garanties de réparation de produits Si elles ne sont pas définies dans l'offre, les conditions de garantie sont celles du fabricant. Les garanties de compatibilité de produits tiers proposés avec des systèmes d'exploitation et autres produits sont celles spécifiées par le constructeur. Lorsque la garantie prévoit les conditions d'un retour en laboratoire pour la réparation, les services logistiques sont à charge du Client et ils seront facturés par Tech a break. La garantie peut prévoir que le Client soit obligé de remplacer lui-même les pièces identifiées en panne et livrées par le constructeur. Ce service n'est pas assuré gratuitement par Tech a break. Le Client peut s'adresser directement au fabricant ou à son centre de réparation. Le service après-vente de Tech a break peut assurer la coordination et le suivi de la réparation du produit lorsqu il est sous garantie. Dans le cas contraire, un devis est systématiquement proposé au Client pour couvrir les frais d'analyse, de pièces, de réparation et de services logistiques. Droit de propriété Le Client s'engage à respecter les éventuels contrats de licence des logiciels fournis. Le Client dispose de tous les droits et autorisations sur le matériel au sens large pour lequel il requiert l'intervention de Tech a break : il a tous les codes d'accès, identification et les licences. Les développements spécifiques réalisés sont la propriété du Client à l'exclusion des modules logiciels de Tech a break qui y seraient intégrés et dont le Client ne dispose que d'une licence d'utilisation. Tech a break se réserve le droit de reprendre les produits et/ou de stopper les prestations sans mise en demeure, en cas de retard de paiement de plus de 3 mois. Dans ce cas, Tech a break est délié de toute obligation contractuelle et se réserve également le droit de réclamer les dommages et intérêts. Tech a break s'engage à traiter les données à caractère personnel dont il aurait connaissance conformément à la loi du 08 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des données à caractère personnel. Les logos, marques, photos et modèles repris sur les documents sont la propriété exclusive de Tech a break. Toute reproduction partielle ou complète des modèles, marques, logos et photos est interdite sauf si le prestataire ou le vendeur l autorise par écrit signé. Par ailleurs, le produit reste la propriété exclusive et entière du vendeur jusqu à complet payement sans pour autant être tenu des risques liés à la propriété. Page 7

8 VII. Conditions générales Bon de commande L'offre signée vaut acceptation des présentes conditions. Les présentes conditions priment celles du client. Validité de l'offre et des prix Les prix mentionnés dans les offres Tech a break sont nets, en et s'entendent hors Tva (21%). Toute majoration de la TVA ou autres taxes imposée entre l'acceptation de l'offre et la prestation sera supportée par le client. Les éventuelles redevances et autres taxes ne sont pas incluses dans les prix unitaires des offres. La validité d'une offre de prestation est de 1 mois. Les prix unitaires des prestations sont susceptibles d'être indexés après un an selon la formule en vigueur dans le secteur ou au début de l'année civile suivante si la durée du projet est supérieure à 6 mois. La validité d'une offre de produit tiers est de 30 jours. Pour les produits faisant l'objet des réductions de prix exceptionnelles (promotions), la validité de l'offre est de 7 jours, selon les stocks disponibles chez le fournisseur. Réclamations Les réclamations sont à adresser par écrit, à l'adresse suivant : Tech a break SCRL FS, Aux Houx Clermont-sous-Huy ou par mail à frederic@techabreak.be, dans les 5 jours. Rupture En cas d'annulation de la commande par le Client, une indemnisation de 20% du montant de la commande non encore facturé à ce moment est due, ce qui constitue le dédommagement pour le travail prévu. A cette indemnisation s'ajoute le coût des prestations déjà effectuées et des produits déjà livrés et non encore facturé au moment de l'annulation. Délais de paiements Le jour même de la livraison de produits tiers, Tech a break procède à la facturation. Par défaut, toutes les factures sont payables au comptant. Tout retard de payement entraîne de plein droit et sans aucune mise en demeure préalable une indemnité forfaitaire égale à 10% du montant non payé avec un minimum de 50 euros ainsi qu un intérêt de 10%. Les frais de poursuite et d honoraires pour le recouvrement de facture(s) impayée(s) seront à charge du Client. La facture, quant à elle, comprend le montant principal, au besoin pour une meilleure compréhension, les postes pourront être scindés. La facture qui n est pas contestée par écrit endéans les 8 jours calendrier après sa réception est réputée acceptée sans réserve par le client. Législation Le contrat est régi par le droit belge. En cas de litige, les parties s engagent à tout mettre en œuvre pour régler leur différend à l amiable. En cas d échec, les parties conviennent par l acceptation des présentes conditions que la juridiction compétente sera celle du lieu du siège de Tech a break. Tech a break est une scrlfs. Tech a break est signataire de la Charte ETIC sous le numéro Page 8