RÉUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION DE L AUM PROCÈS VERBAL. Date/Heure : Lundi, le 22 décembre

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1 RÉUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION DE L AUM Date/Heure : Lundi, le 22 décembre Endroit : Bureau de l AUM 2194 Avenue de la Salle #210 Montréal, QC H1V 2K8 Directeurs présents : Mark Cécyre via skype Steve Fiset (Secrétaire) Simon Leblond Jonathan Munn Sophie Sabourin Jacques Cantin Mike Venditti (Président) Jean-Lévy Champagne (Directeur Général) Étaient absents : Joëlle Clément Patrick Vigneault (Chargé de projet) Chantal Paquin (Trésorière) Invités : Jean-Sébastien Chouinard (Candidat directeur) PROCÈS VERBAL 1. Adoption de l'ordre du Jour 2. Adoption du PV de la réunion du 27 novembre Adoption du PV intra-réunion, du 27 novembre au 22 décembre Révision des ACTIONS des Réunions Précédentes Réunion de juin 2008 [Comité de gouvernance] : Résoudre avant la prochaine signature de contrat (octobre 08) le problème des droits et responsabilités (en vertu de la charte) pour le DG. Voir à modifier le titre du poste qu occupe JL. o JL sera Directeur exécutif en Cette action n est plus requise.

2 Réunion d août 2008 [Mike] : Revoir le mandat du Comité du Temple de la Renommée et sa structure pour le mois de décembre. o Non prioritaire, repoussé à janvier Réunion de septembre 2008 [Jean-Lévy/Pat] : mettre en ligne la politique de révision et un formulaire (non web) temporaire en attendant le nouveau site web. o Pas de progrès, Simon doit traduire et adapter le document. [Comité de Planification Stratégique] : Réviser la stratégie (Concordia), il faut revenir là-dessus plus tard car c est un point important. o Remis au début de 2009, sera à l agenda de janvier. Réunion Spéciale de septembre 2008 [Mike] : Obtenir de JL et Pat description détaillée de leur rôle et responsabilité dans l AUM. La description de tâches devrait inclure toutes les responsabilités et activités faites et à faire entre le er 1 mars et le 31 décembre et devrait inclure un estimé du temps requis quand c est possible. Deux semaines de délais à partir du 8 octobre. Le rapport de la ligue d été de Pat est un bon début pour sa description de tâches. o Aucun progrès. JL doit s impliquer là-dessus. o Responsabilité transférée au Comité de Direction. Rapport en janvier. [Comité de Gouvernance] : Étudier les règlements généraux de l AUM et recommander des changements potentiels aux titres des employés. Ceci est la réaffirmation d une action déjà assignée au CG. o Pas de progrès. [Mike] : Mettre à l agenda du CA décembre la création du Comité de Direction. o En attente d un mandat de la part du comité de Gouvernance. Réunion d octobre 2008 [Simon] : Pour le prochain C.A., traduire le texte de Georges sur la communication au conseil o Lié à l action de septembre concernant la politique de révision. Cette action y réfèrera dorénavant. [Mike] : Doit ajouter un paragraphe dans le contrat de directeur sur une participation obligatoire à un tournoi durant la saison d été. o Action transférée au Comité de Gouvernance.

3 [Mike] : Doit retravailler le document d objectifs. Sera à l ODJ de décembre. o Fait. [Comité de Planification Stratégique] : Mettre à l étude la question de promotion du sport et association avec un parti politique. o Remis à janvier. [JL/Mike]: Envoyer les photos des intronisés au Temple de la Renommée à Mike et publier dans les journaux. Les photos n ont pas été prises au Gala. o Aucun progrès, JL et Mike vont faire le suivi. Réunion de novembre 2008 [Pat]: Avant la semaine prochaine, informer le CA de la date à laquelle on pense avoir le nouveau site web. o Non réalisé. Avec le départ de Pat, il faut revoir le statut de cette action. o Simon suggère de payer quelqu un pour terminer cette tâche. o Action transférée à JL. Impliquer Benoît Duchaine et des bénévoles. o Objectif : Obtenir une date et un montant requis pour compléter le site web. [CA]: À la prochaine réunion revoir le processus des lettres de démissions conditionnelles des directeurs pour ceux qui s absentent ou ne s impliquent pas. o En attente du comité de gouvernance. [Chantal]: Pour la réunion de décembre, résultat financier du Gala. o Fait. [Simon] : Donner à Mike les coordonnées d un contact pour la traduction. o Fait, Mike est entré en contact avec cette personne. [Sophie] Proposer un mandat pour le Comité de Partenariats et Relations. o Remis à janvier, Mike et Sophie se rencontreront à ce sujet le 30 décembre [CA] Évaluer si les risques de dommages causés aux terrains de Douglas lors du tournoi de début de saison valent le maigre revenu engendré par l activité. o Action transférée à JL. L idée de faire le tournoi de début de saison sur des terrains autre que Douglas (hors de l île de Montréal est évoquée et bien accueillie). [Chantal] Pour la prochaine réunion, calculer les frais internet secure pour les ligues intérieures. Mentionner comment cela affecte la rentabilité de la ligue d automne. o Fait. 5. Appointement par Intérim du CA Brève présentation de Jean-Sébastien Chouinard et questions des membres du CA. Motion : Note: IL EST PROPOSÉ que Jean-Sébastien Chouinard soit nommée Directeur par intérim du Conseil d Administration de l'aum jusqu'à la prochaine AGA soit en avril Vote majoritaire de 75 % requis

4 Steve propose, Jacques seconde. Mike demande le vote. Vote : Pour 6, Contre 0, Abstention 1 (Mark) 6. Extension du contrat 2008 de Jean-Lévy Motion : IL EST PROPOSÉ que le contrat d emploi 2008 de Jean-Lévy Champagne soit prolongé jusqu à le fin janvier 2009 Sophie Propose, Jonathan seconde. 7. Revue des Objectifs du CA Les objectifs adoptés précédemment ont été revus afin de définir plus spécifiquement les livrables, les actions en découlant et les dates de livraison de même que les individus ou comités responsables. Voici les actions en découlant. ACTION : [Comité de Développement des Terrains] Présenter un rapport d avancement au CA en avril ACTION : [JL] Former un groupe pour l entretien des terrains avant avril Développer un plan d action pour septembre ACTION : [GC] Mettre en place des procédures pour les rencontres du CA, les opérations du CA, les opérations des comités du CA qui permettront une gestion plus professionnelle, plus organisée et d avantage axée sur les affaires de l AUM. Du le 1 er mars ACTION : [CG] Soumettre une mise à jour des lettres patentes à la réunion du CA de février ACTION : [JL/JS] Identifier les coûts du nouveau site web le 15 mars ACTION : [JL/Comité des Nominations] Trouver une personne pour prendre en main la levée de fonds et les commandites et revoir les objectifs pour la réunion de février ACTION : [JL/CF] Identifier les projets où l AUM se doit de maximiser ses profits (objectif budgétaire 40%) pour février ACTION : [CG] Rendre l objectif concernant les membres du CA portant l esprit de jeu plus spécifique pour la réunion du CA de février ACTION : [JL] Établir un coût d admission aux cliniques pour les non-membres pour la réunion du CA de février ACTION : [Joëlle/JS] Définir des objectifs de croissance de la ligue (membres, qualité, ligues) pour le 1 er avril Rapport du Directeur Général Rapport sur les ligues intérieures. Le format actuel est à réviser (beaucoup d énergie et les ligues ne sont pas remplies).

5 ACTION : [JL] Proposer des solutions pour réformer les ligues intérieures et voir ce qu on veut faire pour que nos ligues soient rentables l hiver prochain. CQU4 : Tournoi du circuit CQU4 organisé par l AUM les 7-8 mars Revenus et dépenses comptabilisés dans un nouveau poste du budget. FQU : La nouvelle charte a été adoptée. La cotisation de 2$ / membre sera pour 18 mois alors de juillet 2008 à 31 décembre La cotisation de l AUM est établie selon 2378 membres. CUPA : L AJJUQ n a pas voté sur le 2$ à cotiser à la CUPA. Démission de Patrick Vigneault (Chargé de projet). Il s est engagé à terminé le devant du site web. La demande de soumission (RFP) pour la nouvelle base de données des joueurs n est pas complétée. 9. Mise à Jour Comité de Gouvernance Le comité a un nouveau membre (Manouanne Beauchamps) Jonathan se propose pour faire partie du comité. Le comité va nous faire part de ses progrès et devrait nous revenir avec un brouillon des procédures le 1 er mars Mise à Jour Comité des Mises en Candidature Le recrutement va bon train. Nous avons assigné plusieurs personnes à divers comités. ACTION : [Comité de Mise en Candidature] Tenter de cibler les joueurs débutants et dans les niveaux E/F pour solliciter leur implication comme bénévole et avoir leur contribution (feedback) dans l AUM. 11. Situation avec les employés Mike présente diverses configurations pour les employés de l AUM, 2 employés à temps plein, un temps plein, 1 ou 2 temps partiel, un mentor pour JL, 1 employé temps plein et 1 employé saisonnier etc. JL pense que le statut quo est la meilleure solution, c est à dire qu il faut deux employés à temps plein. Besoin de discuter des idées. Les employés de l an dernier (JL & Pat) ne faisaient pas 40h/sem alors un employé à 20h/sem ne serait pas assez. En employé à temps partiel ou saisonnier poserait problème. La préparation de la ligue d été est la plus grosse période alors que c est la période des examens de fin de session alors impossible d avoir des étudiants. Simon suggère que l on définisse rapidement les tâches afin de pouvoir avoir une idée de ce dont on a besoin comme scénario.

6 Mark, il faut s assurer que la solution envisagée est la plus optimale. Le statut quo n est peut-être pas la meilleure option. Simon suggère qu une personne qui aurait des fonctions de secrétaire pourrait libérer JL de beaucoup de tâches. JS demande comment il se fait que JL passe 30% de son temps (hors périodes de pointe) à répondre aux membres. Un consensus est fait autour du fait qu un meilleur FAQ et qu un forum sur le site (sera en ligne avec le nouveau site web) répondra à 90% des questions des membres. Jacques et Jonathan pensent qu il faut définir nos besoins et les tâches avant tout. JL mentionne que le 2e employé doit être en place le 1er février, sinon l organisation de la ligue d été va en souffrir. Simon suggère d engager un consultant en ressource humaine pour définir les tâches. On parle d un mandat de 5 jours à 500$/j. Il faut mettre des objectifs quantifiables pour obtenir des résultats. Selon Jonathan, les tâches pourraient être scindées en gestion interne de la ligue et le reste. JL veut comme output un MS project avec les tâches à faire pour ses ligues. Proposition : Engager un consultant en ressources humaine pour définir les rôles et responsabilités des employés de l AUM. Simon propose, Jonathan seconde. Mike demande le vote. Vote : Pour 5, Contre 0, Abstention 2 (Steve, Mark) ACTION 12. Suivi Financier : [Simon] : Recueillir les suggestions des membres du CA concernant les livrables quantifiables à obtenir du consultant. Obtenir des soumissions des contacts de Simon et JS. Steve présente les résultats des ligues intérieures d automne et du Gala. Les ligues compétitives avec remboursement des joueurs non repêchés (par opposition à premier arrivé premier servi) coûtent plus cher à l AUM. La ligue d automne 2008 fera un déficit (il manquait de joueurs pour former 2 équipes DEV à St-Luc) et l école du ultimate n a pas comblé ce manque à gagner. Renforce le besoin de revoir l avenir des ligues intérieures. 13. Fermeture de la Réunion Prochaine rencontre :À confirmer, soit le 22 janvier 2009, soit le 29 janvier 2009.