Présentation générale de l'application OBM Présentation générale de la solution OBM Introduction...13

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2 Sommaire Présentation générale de l'application OBM... Présentation générale de la solution OBM...3 Introduction...3 Périmètre fonctionnel d'obm Valeur ajoutée d'obm Le projet OBM et ses enjeux Les résultats Les technologies La promotion du projet via la communauté...5 OBM-Groupware...7 Agendas partagés...7 OBM-Sync...9 Principe de fonctionnement et architecture...9 Connecteur Outlook...9 Connecteur pour PDA... OBM-CRM... OBM-Project...4 OBM-LDAP...5 Positionnement et architecture...5 Les atouts d'obm-ldap Technologie...6 OBM-MAIL...7 Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page

3 Fonctionnalités de messagerie...7 Postes clients Service de messagerie Technologies Valeur ajoutée OBM...9 Premiers pas dans l'application OBM...30.Se connecter à l'application OBM...3.L'interface de l'application OBM Se déconnecter de l'application OBM...36 Configurer son compte...37 Modifier son mot de passe...38 Configurer ses préférences personnelles...39 Configurer son compte de messagerie...43 Configurer sa redirection de messagerie...43 Configurer son répondeur de messagerie Gérer les droits sur sa boîte aux lettres...46 Attribuer des droits de lecture Attribuer des droits d'écriture Les droits d'administration Les actions standards dans OBM...5.Tri d'un résultat de recherche par champ...53.inclure dans un résultat de recherche des entités archivées Export CSV...56 Exporter une seule page de résultat...56 Exporter toutes les pages de résultat...57 Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 3

4 4.Préférences d'affichage Administration d'une catégorie standard d'obm...59 Ajouter une catégorie...59 Modifier une catégorie...59 Supprimer une catégorie...60 La gestion des contacts...6 Présentation du module Contact...6 Description d'un contact...6 Les champs du module Contact...6 Accéder au module Contact...63 Rechercher un contact...64 Recherche classique...64 Recherche avancée...65 Créer un contact...67 Modifier un contact...7 Consulter la fiche d'un contact...73 Supprimer un contact...74 Consulter les statistiques...76 Administrer le genre d'un contact...78 Ajouter un genre...79 Modifier un genre Supprimer un genre...80 L'agenda partagé...8 Présentation générale de l'agenda...83 Description de l'agenda...83 Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 4

5 L'interface de l'agenda partagé...84 Accéder à l'agenda partagé...86 Les vues...87 Principe de fonctionnement des vues de l'agenda...87 L'accès aux deux modes de visualisation Mode calendrier : Afficher l'agenda partagé en vue Mois Mode calendrier : Afficher l'agenda partagé en vue Semaine Mode calendrier : Afficher l'agenda partagé en vue Jour Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Jour Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Semaine Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Mois Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Liste...94 Les champs de l'agenda partagé...95 Créer un rendez-vous...97 Création d'un rendez-vous via formulaire...97 Création rapide d'un rendez-vous Un est il envoyé après l'ajout d'un rendez-vous?...06 Gestion des droits...07 Définition des droits de lecture...07 Définition des droits d'écriture Définition des droits d'administration Exemples... Droits de lecture Droits d'écriture Droits d'administration Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 5

6 Modifier un rendez-vous...6 Modification d'un rendez-vous via le formulaire de consultation...7 Modification rapide des propriétés d'un rendez-vous Modification rapide du rendez-vous en glisser-déposer Déplacer le rendez-vous Modifier la durée d'un rendez-vous Un est il envoyé après la modification?...33 Supprimer un rendez-vous...35 Suppression d'un rendez-vous via le formulaire de consultation...35 Suppression rapide d'un rendez-vous Un est il envoyé après la suppression?...38 Gestion des conflits...39 Gestion des évènements en attente...4 Gestion des ressources...44 Remplir le champ Accessoires...45 Remplir le champ Description...46 Gestion des réunions...47 Exporter son agenda au format icalendar...49 La gestion des ressources...50 Présentation du module Ressource...5 Une ressource dans l'application OBM...5 Type de ressource et accessoire Fonctionnalités du module Ressources...5 Accéder au module Ressources...5 Rechercher une ressource...53 Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 6

7 Créer une ressource...54 Consulter une ressource...55 Modifier une ressource...56 Gestion des droits...58 Attribution des droits de lecture...58 Attribution des droits d'écriture Attribution des droits d'administration...64 Supprimer une ressource...66 Type de ressources...67 Créer un nouveau type de ressources...67 Modifier un type de ressources Supprimer un type de ressources...69 Accessoires...7 Définition d'un accessoire...7 Créer un accessoire Modifier un accessoire Supprimer un accessoire...73 La gestion des utilisateurs...74 Présentation du module Utilisateurs...75 Un utilisateur dans l'application OBM...75 Les champs du module utilisateur Les types de données dans l'application OBM Les profils d'utilisateur dans l'application OBM...78 Accéder au module Utilisateurs...79 Rechercher un utilisateur...80 Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 7

8 Créer un utilisateur...8 Consulter la fiche d'un utilisateur...84 Modifier un utilisateur...85 Modifier le groupe d'un utilisateur...89 Réinitialiser les valeurs d'un utilisateur aux valeurs par défaut...9 Supprimer un utilisateur...93 Module de gestion des tâches à faire...96 Présentation du module A Faire...97 Une tâche à faire dans l'application OBM...97 Les champs du module A Faire...97 Accéder au module A Faire...98 Ajouter une tâche à faire...99 Modifier une tâche à faire...00 Supprimer une tâche à faire...0 Connecteur Outlook Présentation de l'installation du connecteur...04 Pré-requis...04 Installation...04 Installation interactive...04 Installation avancée...05 Configuration du connecteur...06 Serveur...06 Synchronisation...06 Multi-utilisateurs OBM...06 Réinitialiser...06 Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 8

9 A propos...06 Désinstallation du connecteur...07 Introduction à l'utilisation du connecteur...08 Premier lancement...08 Synchronisations...09 Paramétrage...0 Contacts... Tâches... Utilisateurs... Calendriers..... Souscrire à des agendas Manipuler des rendez-vous...3 Avancé...5 PDA...5 Connecteur PDA Funambol Funambol...7. Présentation...7 Installation et configuration du plugin Funambol pour PDA Windows Mobile...8. Pré-requis Installation Configuration et utilisation Installation et configuration du plugin Funambol pour PDA Symbian Pré-requis Installation Configuration et utilisation...0 Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 9

10 Installation et configuration du plugin Funambol pour PDA PALM Pré-requis Configuration et utilisation...3 Connecteur Thunderbird...4 Environnement d'installation...5 Pré-requis...5 Installation des modules complémentaires...5 Configuration du connecteur...8 Introduction à l'utilisation du connecteur...3 Premier lancement...3 Configuration du serveur...33 Synchronisations...34 Paramétrage...34 Contacts...34 Tâches...35 Utilisateurs...35 Calendriers Souscrire à des agendas Manipuler des rendez-vous Utilisation du webmail IMP Connexion au webmail...4.l'interface du webmail...4 Menu déroulant...4 Partie centrale...43 Barre des actions...44 Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 0

11 3.Les différentes fonctionnalités...45.manipulation des s reçus ou envoyés > Visualisation des s reçus ou envoyés...45 > Récupérer les s en rétention > Copier ou déplacer un ou plusieurs s...46.rédaction d'un message L'utilisation du champ De L'utilisation du champ A L'utilisation du champ Cc L'utilisation du champ Cci L'utilisation du champ Sujet Attacher une pièce jointe au message Supprimer une pièce jointe Les actions > Action Envoyer message > Action Enregistrer brouillon > Action Annuler le message > Option Copie dans > Option Développer les noms > Option Pièces Jointes Effectuer une recherche...5.gestion des dossiers...54 Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page

12 Présentation générale de l'application OBM Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page

13 Présentation générale de la solution OBM Introduction AliaSource, SSLL (Société de Service en Logiciels Libres) membre fondateur de l'assll, contribue depuis 997 au logiciel libre en proposant sous licence GPL la solution collaborative OBM. Périmètre fonctionnel d'obm OBM est un socle applicatif ayant pour objectif de proposer un système d'information complet libre et intégré. OBM offre un périmètre fonctionnel riche couvrant de nombreux domaines : OBM-Groupware, Travail collaboratif ou groupware : agenda partagé multi-utilisateurs et multi-vues, partage de contacts, de documents, gestion de tâches... OBM-CRM, Gestion de la relation client (CRM ou GRC), fonctions commerciales et marketing, gestion des clients, prospects, affaires, campagnes... OBM-Project, Gestion de production (projets, temps, help desk...) orientée services. OBM-Mail, (anciennement Aliamin), gestion complète de messagerie avec interface unifiée (boîtes aux lettres partagées, redirections, absences, listes de diffusions,...) OBM-LDAP, (anciennement Aliamin), gestion complète et automatique d'un annuaire LDAP (OpenLDAP) OBM-Sync : Mobilité, Connecteurs, pour les clients Outlook, les PDA. 3 Valeur ajoutée d'obm Primé aux Trophées du libre 005, prix remis par le ministre de la fonction publique, jury constitué du créateur de PHP et du Directeur Général de MySQL AB. Acteur majeur du CRM libre, reconnu par les magazines dédiés Approche globale et cohérente du système d'information en libre Solution libre (site communautaire, outil de gestion de bugs, de listes de diffusions en ligne), supportée professionnellement. Très nombreuses références en production depuis 999, sites de quelques utilisateurs à plusieurs dizaines de milliers, dans le public et dans le privé. Application Full web, conforme au standards : XHTML, CSS Briques libres reconnues utilisées : Apache, Postfix, Cyrus IMAP, OpenLDAP, PHP, Perl Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 3

14 4 Le projet OBM et ses enjeux OBM est un logiciel libre, développé depuis 998, téléchargé près de 000 fois par mois et en production sur des sites de quelques utilisateurs à plusieurs dizaines de milliers. OBM est conçu pour répondre aux exigences de performances, ergonomie et ouverture avec les connecteurs permettant la synchronisation des contacts, de l'agenda depuis un client messagerie Outlook. Ce projet présentait à son démarrage de nombreux enjeux : la réponse à des besoins fonctionnels : proposer une approche globale du système d'information libre comme étape suivante aux différentes solutions pointues mais non intégrées disposer d'un outil collaboratif simple, puissant, efficace et évolutif afin de permettre le remplacement de solutions types Exchange ou Lotus Notes. disposer d'un outil de gestion de la relation client évolué en libre bénéficier de l'appui de la communauté libre pour le développer en le plaçant sous licence GPL, apporter notre contribution à la communauté des Logiciels Libres, compléter notre expérience en création/animation de communauté libre. 5 Les résultats OBM est aujourd'hui un succès en terme : Technique : logiciel mature et pérenne, riche fonctionnellement, reconnu et primé par le créateur de PHP lui-même lors des Trophées du libre 005, après 8 ans d'existence. De diffusion, plus de 30 abonnés dont le choix de la solution par l'armée de l'air (suite à un appel d'offre), le ministère des finances (DGI), le Conseil de l'europe, Cellon-Philipps, la Comareg, le Pôle Universitaire Léonard de Vinci, et de très nombreuses autres mises en oeuvre par AliaSource ou de façon autonome. Reconnu dans le libre : référencé par les principaux sites de logiciels libres, classé dans les premiers 3% de projets les plus populaires sur freshmeat.net (le site de référence de parutions de logiciels libres). Stratégique : avec un produit en évolution constante, disposant d'une feuille de route bien remplie, de contributions actives, de nombreuses références et une évolutivité importante (intégration avec d'autres solutions). Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 4

15 6 Les technologies Tourné vers l'avenir, OBM est un projet Open Source (logiciel libre) placé sous licence GPL (General Public licence) construit autour et à l'aide de technologies issues du monde du libre: Système Linux ou Windows (sauf OBM-Ldap et OBM-Mail) Serveurs : web Apache, messagerie : Postfix, Cyrus IMAP, annuaire OpenLDAP, Samba, proxy Squid,... Base de données MySQL ou PostgreSQL Langage PHP (IHM), Perl (système), Java (connecteurs) AliaSource veille à ce qu'obm respecte les standards ouverts en vigueur : Développements PHP organisés autour d'un framework évolué en PHP OBM produit du code XHTML.0 mis en forme à l'aide de feuilles de style (CSS) OBM est compatible avec les navigateurs Mozilla (à partir de.0), IE (à partir de la version 5.5) et autres navigateurs (Opéra,...). 7 La promotion du projet via la communauté AliaSource développe, maintient et anime la communauté libre autour d'obm depuis 999. Les principales composantes sont : Le site professionnel Le site communautaire : L'outil de gestion des bugs Bugzilla : L'outil de gestion de listes de diffusion, Le téléchargement (mise à disposition des sources sur internet) La documentation, les annonces, les guides, etc, Le référencement sur les sites du libre (freshmeat,...). AliaSource centralise les contributions de la communauté libre. Ces contributions sont qualifiées par les ingénieurs et suivant leur pertinence intégrées aux nouvelles versions. Afin de faciliter les contributions, AliaSource a développé des modules d'aide à la contribution comme par exemple: Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 5

16 Outil des gestion des langues (traduction): interfaces de gestion du multilinguisme avec contrôle des champs traduits et non traduits, etc, Outil de contrôle des fonctions actives permettant d'éviter de conserver du code mort relatif à des fonctionnalités plus utilisées. Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 6

17 OBM-Groupware OBM-Groupware est un environnement de travail de groupe permettant de partager différentes informations. Les principales fonctionnalités proposées sont : Agendas partagés Partage de contacts Partage de documents Gestion de tâches ou post-it Synchronisation avec clients de messagerie (Outlook 000 et +, clients libres) et PDA Associé à OBM-Mail, OBM-Groupware est la solution idéale pour migrer une messagerie propriétaire en solution libre en intégrant la composante collaborative. Agendas partagés Le module Agenda permet d'éditer et de visualiser les agendas des collaborateurs ou de ressources, individuellement ou par groupe. L'agenda est bien sûr partagé, pour permettre des prises de RDV en tenant compte des disponibilités de chacun. Principales fonctionnalités : Ergonomie web poussée Performant; conçu pour supporter un grand nombre d'utilisateurs (référence de + de utilisateurs) Agenda d'utilisateurs et de ressources Multi-utilisateurs pour toutes les vues : annuelle, mensuelle, hebdomadaire, quotidienne et vue planning. Gestion des groupes et vues directes d'agendas de groupes Recherche évoluée de créneaux de disponibilités (utilisateurs et ressources) Gestion des réunions, de la participation à un événement Gestion fine des droits et délégation Gestion des rendez-vous privés Gestion complète des événements récurrents Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 7

18 Gestion des conflits Notifications par s, format ICS Connecteur disponible pour synchronisation complète et performante avec le client Outlook (000 et +) Exports au format vcalendar Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 8

19 OBM-Sync Gestion de la mobilité et des connexions messageries. OBM-Sync est une plateforme de synchronisation pour OBM permettant de synchroniser les agendas, les contacts et les tâches d'obm-groupware ou OBM-CRM avec : Clients lourds de type MS Outlook 000, XP et 003 Les PDA ou assistants personnels C'est le complément idéal à OBM-Mail permettant de migrer d'une solution de messagerie propriétaire vers une solution libre sans perte de fonctionnalités. Principe de fonctionnement et architecture OBM-Sync comprend une partie serveur de synchronisation (unique pour tous les clients) et des connecteurs clients lourds sous forme de plugins. La communication entre les connecteurs clients et le serveur s'effectue via web services ce qui permet une utilisation distante simple (traversée de pare-feux) et la gestion d'un très grand nombre d'utilisateurs. Connecteur Outlook Le connecteur pour Outlook supporte les versions 000, XP et 003 d'outlook. Il gère la synchronisation des agendas, contacts et tâches. Le connecteur Outlook est fourni avec un programme d'installation qui peut être graphique ou silencieux (permettant l'automatisation de la phase d'installation). Principales fonctionnalités du connecteur : Synchronisation des agendas / contacts / tâches Gestion Multi-utilisateurs et vues multi-utilisateurs Très performant (MAPI pur et web services) Synchronisation automatique ou manuelle Respect des droits fins (lecture / délégation) des droits et utilisateurs définis dans OBM Outils d'aide à la migration qui permettent la récupération ou la migration simple des données depuis un Outlook existant vers OBM Intégration totale dans Outlook Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 9

20 Compatibilité avec les synchronisations PDA Le connecteur est constitué principalement d'une DLL, add-on d'outlook, écrite en C++, gérant l'interface MAPI directement pour permettre de grande performances : Synchronisation initiale à partir d'un Outlook vierge d'une base de plus de 5000 contacts et plusieurs agendas prend moins de 0 secondes sur un simple portable. Les synchronisations suivantes sont incrémentales, donc très rapides Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 0

21 Connecteur pour PDA OBM-Sync permet de synchroniser la plupart des PDA du marché sur les données agendas et contacts. La synchronisation PDA peut s'effectuer par l'intermédiaire du connecteur Outlook ou directement sans passer par un client lourd. Pour la synchronisation directe, OBM-Sync s'appuie sur un serveur de données libre (Funambol) dédié à la synchronisation agenda / contacts avec les PDA. La base de données d'obm est synchronisée avec ce serveur. Cette architecture permet la gestion de la majorité des PDA du marché. Principales fonctionnalités : Support de la majorité des PDA du marché (windows, Symbian, Black berry,...) Utilisation des fonctionnalités natives de synchronisation des PDA quand disponible (SyncML,...) Outil évolutif Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page

22 OBM-CRM OBM-CRM est une solution de CRM (ou GRC, Gestion de la Relation Client) libre en forte croissance. Il est régulièrement cité dans les solutions libres majeures de CRM par la presse. OBM-CRM bénéficie d'un partenariat métier avec la société DIPRO SA, spécialiste de la Gestion de la Relation Client et éditeur du CRM «AC/P L'Efficience Commerciale» depuis 99. OBM-CRM est spécialisé dans la vente par Affaire et couvre les principaux domaines du CRM : Gestion des forces de vente Marketing Service Client OBM-CRM propose des fonctionnalités avancées comme : Une intégration poussée dans Outlook : synchronisation des agendas, des contacts, des tâches; intégration par simple clic d'un dans le CRM, indication graphique des données intégrées dans le CRM Gestion native du multilingue qui permet à chaque utilisateur d'obtenir l'interface dans sa langue Dépôt central de documents permettant une navigation par arborescence, par recherche selon critères ou par liens métiers (documents liés au client X). Génération de documents au format ODF (Open Document) ou PDF Nombreux graphes et reports intégrés Gestion des forces de vente La gestion des forces de vente permet de gérer et maîtriser l'ensemble des données de vente de l'entreprise. Elle permet aux : commerciaux, d'accéder rapidement à l'ensemble des données d'un client en proposant des visions synthétiques et détaillées et de nombreux moyens de recherche responsables, de bénéficier de tableaux de bords sur l'activité et les prévisions des ventes. Des graphes permettent de comparer les ventes sur années, de dresser le prévisionnel total, par commercial, par domaine d'activité, avec une répartition par mois. Le chiffre d'affaire facturé est également suivi et peut être présenté par domaine d'activité, mois par mois. La gestion des forces de vente propose les modules suivants : Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page

23 Gestion des comptes : clients, prospects, nombreuses possibilités de qualification, hiérarchie et relations entre comptes,... Gestion des contacts : position dans les comptes, relations Gestion des leads, opportunités, affaires : pistes, conversions en opportunité, suivi et analyse des opportunités, prévisionnel,... Gestion des événements et activités : gestion des rendez-vous, des réunions via l'agenda partagé, gestion et historisation des relations avec les clients ou prospects, rappel des activités à mener Gestion des contrats : référentiel des contrats, gestion des renouvellements (expiration, résiliation, reconduction) Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 3

24 OBM-Project OBM-Project est une solution complète de gestion de projet qui permet : la gestion des temps et suivi d'activité, la gestion de documents, le suivi comptable etc... Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 4

25 OBM-LDAP OBM-LDAP est une interface de gestion centralisée d'annuaire LDAP et de services réseaux associés, intégrant au sein d'une même interface les meilleurs composants libres. Positionnement et architecture OBM-LDAP constitue le socle commun aux différents services réseaux gérés par OBM. Il offre une plate-forme éprouvée et cohérente pour bâtir un SSO (Single Sign-On ou authentification unique) ou un système de fédération d'identités. En standard OBM-LDAP permet de fournir sur le même socle la gestion : d'utilisateurs et de groupes d'annuaire interne, de trombinoscope, d'organigramme du système de messagerie complet (via OBM-Mail) d'un domaine Windows (via Samba) des accès Internet (via Squid) de l'authentification de tout service supportant LDAP OBM-LDAP est ouvert et évolutif pour permettre l'ajout ou l'interface de nouvelles briques (intranet, webmail, applications métier,...) afin de construire un système d'information libre complet. OBM-LDAP gère l'ensemble des données dans une base de données puis les exporte dans l'annuaire LDAP de façon incrémentale. L'utilisation d'une base de données permet d'assurer la cohérence des données et permet de bénéficier de fonctionnalités d'écriture plus riches. Les atouts d'obm-ldap Parmi les points clés d'obm-ldap on peut citer : Gestion d'utilisateurs, de groupes, de services, offrant les fonctionnalités d'annuaire, de trombinoscope,... Gestion de hiérarchies de personnes offrant les fonctionnalités d'organigramme Interface ergonomique et orientée utilisateur (présentation non «technique» des données) Interface paramétrable Gestion automatique et évolutive de l'arborescence LDAP Possibilité de présenter les mêmes données dans l'annuaire sous différentes arborescences Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 5

26 (utile pour garder une arborescence de structure mais en proposant aussi une arborescence à plat pour les performances d'authentification) Gestion de l'annuaire LDAP à chaud, pas d'interruption de service Gestion incrémentale de l'annuaire LDAP par comparaison Sauvegarde automatique des données dans une base de données permettant la regénération simple et rapide de l'annuaire Mécanismes d'import / export de données 3 Technologie OBM-LDAP utilise l'annuaire libre OpenLDAP (http://www.openldap.org), qui est la référence d'annuaire LDAP libre. OpenLDAP est conforme au standard LDAP v3 et propose : le serveur LDAP : slapd le serveur de réplication : slurpd Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 6

27 OBM-MAIL OBM-Mail l'alternative libre leader aux solutions Microsoft Exchange, Lotus Notes ou Groupwise. OBM-Mail est une plate-forme de messagerie complète et évoluée, intégrant les meilleures briques de messagerie libre dans une interface simple, puissante et tournée vers l'utilisateur. La couverture fonctionnelle d'obm-mail, associé à OBM-Groupware et OBM-LDAP, représente la solution idéale de migration ou de déploiement de messagerie libre : Puissante messagerie (jusqu'à plusieurs dizaines de milliers d'utilisateurs) Utilisation des meilleures briques libres (Postfix, Cyrus, OpenLDAP,...) Fonctionnalités évoluées (quotas, boîtes aux lettres partagées, redirections,...) Groupware : agendas et contacts partagés Accès via client lourd et client léger Connecteurs messagerie + groupware pour clients Outlook, Thunderbird et PDA Interface web moderne, intégrée et orientée utilisateurs Outils de migration (niveau serveur ou client Outlook) et de déploiement Alimentation manuelle et automatique (synchronisation annuaire, applications RH,...) Fonctionnalités de messagerie L'ensemble des fonctionnalités est administrable via une interface web ergonomique. Gestion de boîtes aux lettres, boîtes aux lettres partagées Gestion de groupes avec adresses de diffusion Nombre d'adresses illimité par utilisateur Gestion du multi-domaines virtuel et alias Outils utilisateurs simplifiés ( fonctionnalité par écran) : - changement du mot de passe, - redirection de messages, - répondeur,... Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 7

28 niveaux d'administration (totale et ciblée par service, région ou autre critère) Anti-virus et Anti-spam Postes clients OBM-Mail utilise les protocoles standards de messagerie (SMTP, POP, IMAP) et est donc compatible avec tous les clients de messagerie supportant ces protocoles : Thunderbird / Lightning, Netscape Communicator Outlook, Outlook Express, Eudora, Entourage,... Sylpheed, Kmail,... Webmail : IMP, SquirelMail,... Les fonctionnalités de messagerie sont donc accessibles depuis toute plate-forme : Windows, Unix / Linux, Mac,... Les fonctionnalités de groupware (agendas, contacts, tâches) sont accessibles depuis : Pour l'accès client léger : tout navigateur web évolué (Firefox, IE 6 et +,...) soit toute plateforme Pour l'accès client lourd : Outlook et Thunderbird 3 Service de messagerie OBM-Mail s'installe sur système Linux (Debian, RedHat, autres). OBM-Mail peut fonctionner en mode mono-serveur ou en mode distribué. Les composantes Postfix, Cyrus, OpenLdap pouvant être gérées sur des serveurs physiques différents. OBM-Mail supporte types de Haute Disponibilité : Tolérance aux pannes (Fail-over) : redondance du système de messagerie avec basculement automatique. Performance : utilisation de l'architecture Cyrus distribuée 4 Technologies OBM-Mail s'appuie sur les briques leaders de la messagerie : Postfix, agent SMTP Cyrus IMAP, serveur POP/IMAP Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 8

29 OpenLdap, annuaire LDAP via OBM-LDAP IMP ou SquirrelMail, webmail Clam/AV, SpamAssassin, pour les filtres anti-virus / anti-spam 5 Valeur ajoutée OBM OBM-MAIL est utilisé dans des contextes à grand nombre d'utilisateurs et hauts volumes de messages. Dans ce cadre, des outils dédiés ont été développés pour permettre un fonctionnement totalement distribué et un haut niveau de performances : Support de certaines directives postfix non natives dans LDAP. Principe de réplication de caches de map postfix afin de permettre un fonctionnement distribué en gardant la performance d'accès locaux Au niveau client de messagerie, pour les gros sites, des développements sont effectués autour des clients : Outlook (outils de migration de calendriers, déploiements silencieux, intégration messagerie-crm,...) Thunderbird (outils d'aide au déploiement et à la configuration, exemple : lors de l'installation d'un poste, la saisie du login de l'utilisateur configure automatiquement et complètement le client de messagerie selon des paramètres stockés sur un serveur LDAP, web ou autre...) Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 9

30 Premiers pas dans l'application OBM Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 30

31 . Se connecter à l'application OBM Pour pouvoir se connecter à l'application OBM et retrouver ses informations, l'utilisateur doit s'authentifier. Pour cela : Lancer le navigateur Firefox Dans le champ Adresse du navigateur, saisir l'adresse de l'application OBM et cliquer sur le bouton OK ou sur la touche Entrer du clavier 3 La page d'identification de l'application OBM s'affiche alors 4 Renseigner les champs Login (Identifiant) (), Password (Mot de passe) () et Domain (Domaine auquel appartient l'utilisateur) (3) avec les données que vous l'administrateur de l'application OBM Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 3 a transmis

32 5 Cliquer sur le bouton Validate pour confirmer (4) 6 Si l'identifiant, le mot de passe et le domaine d'appartenance de l'utilisateur sont corrects, la page d'accueil de l'application OBM s'affiche 7 La page d'accueil présentent toutes les informations importantes et utiles à l'utilisateur. Ces informations sont présentées dans des panneaux d'information (5) ce qui les rend facilement consultables. ATTENTION Lorsque les services de messagerie sont activés, l'utilisateur qui se connecte à l'application doit obligatoirement cliquer sur le Post-It (6) avant d'initier le travail (modification, création...). Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 3

33 .L'interface de l'application OBM L'interface de l'application OBM se compose de quatre parties : la barre des sections () L'application OBM est organisée en sections. Chaque section comporte des modules. L'accès aux sections d'obm est configurable par l'administrateur de l'application en fonction du profil de l'utilisateur par exemple. la barre des actions () Lorsque l'utilisateur accède à un module de l'application OBM, la barre d'actions lui montre ce qu'il lui est possible de faire dans ce module. Les actions d'un utilisateur diffèrent en fonction de son profil. Les actions possibles pour un utilisateur sont paramétrables par l'administrateur de l'application OBM. Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 33

34 le menu latéral gauche (3) Le menu latéral se compose de trois zones : - Ce menu latéral se compose d'un panneau d'information des dernières visites() accessible par n'importe quel type d'utilisateurs dans l'application OBM. Il permet à l'utilisateur d'accéder rapidement aux dernières informations consultées. - Différents panneaux d'information de modules () viennent se placer en dessous du panneau d'information des dernières visites en fonction du profil et de l'accès de l'utilisateur aux différents modules de l'application OBM. Ces panneaux permettent de consulter ou créer rapidement des entités dans chacun des modules. - Un panneau d'informations générales (3) qui présente l'identifiant de l'utilisateur, date de création du compte de l'utilisateur dans l'application OBM, etc... Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 34

35 la partie centrale (4) Il s'agit de l'espace de travail de l'utilisateur qui présente les formulaires de création, de modification ou de consultation en fonction des actions exécutées. Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 35

36 3.Se déconnecter de l'application OBM A droite de la barre des sections, un lien de déconnexion () permet à l'utilisateur de sortir de l'application OBM. Lorsque l'utilisateur clique sur ce lien de déconnexion, il est redirigé vers la page d'authentification de l'application OBM. Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 36

37 Configurer son compte Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 37

38 Modifier son mot de passe 8 L'utilisateur se connecte à l'application OBM 9 Cliquer sur l'onglet Mon Compte () dans la barre des sections 0 Un menu déroulant apparaît Cliquer sur le menu Mot de passe () Le formulaire de modification de mot de passe s'affiche 3 Renseigner votre mot de passe actuel de l'utilisateur (3) 4 Renseigner votre nouveau mot de passe (4) 5 Renseigner une deuxième fois votre nouveau mot de passe (5) 6 Cliquer sur le bouton Valider les modifications pour confirmer le changement de mot de passe ATTENTION L'utilisateur doit se rappeler impérativement de son nouveau mot de passe. Dans le cas d'un oubli, seul l'administrateur de l'application pourra intervenir. Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 38

39 Configurer ses préférences personnelles L'utilisateur se connecte à l'application OBM Cliquer sur l'onglet Mon Compte () dans la barre des sections 3 Un menu déroulant apparaît 4 Cliquer sur le menu Configuration () 5 Affichage du formulaire de configuration personnelle 6 L'utilisateur peut désormais paramétrer les différents blocs du formulaire de configuration : Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 39

40 Bloc Configuration actuelle Champ Affichage des menus Description Ceci permet de déterminer le mode d'affichage des menus déroulants (texte seul, icône seule ou icône avec texte) Afficher les listes automatiquement Ceci permet d'afficher automatiquement le résultat d'un formulaire de recherche # lignes affichées par page Nombre de lignes à afficher dans une liste de résultat Ordre d'affichage des tâches La liste des tâches à faire peuvent être affichées par ordre décroissant de priorité ou de date limite Sources de données Table de référence des sources de données utilisée par les modules Company, Contact et Import Affichage des commentaires Afficher les commentaires par ordre chronologique ou par ordre chronologique inversé Accepter les Permet à l'utilisateur de recevoir les notifications par s Intervalle du calendrier La journée dans l'agenda peut être découpée en tranches d'un quart d'heure, d'une demi-heure ou d'une heure Séparateur export csv Caractère qui définit la séparation entre les données dans un export CSV Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 40

41 Bloc Date Champ Format de saisie des dates Description Deux types de format de saisie sont possibles dans l'application OBM : - dmy : Jour / Mois / Année - mdy : Mois / Jour / Année Format d'affichage des dates Quatre types de format d affichage existent dans l'application OBM : - yyyy-mm-dd : année-mois-jour - mm/dd/yyyy : mois / jour / année - dd/mm/yyyy : jour / mois / année - dd mois yyyy : jour mois année 7 Cliquer sur le bouton Valider pour confirmer les modifications dans la configuration Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 4

42 Bloc Langue 8 Pour modifier la langue cliquer sur le drapeau du pays correspondant à la langue choisie dans le bloc Choisissez votre langue 9 La langue choisie apparaît dans le bloc Votre langue actuelle Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 4

43 Configurer son compte de messagerie Configurer sa redirection de messagerie ATTENTION Pour gérer la redirection de messagerie, l'administrateur de l'application OBM doit l'activer pour l'utilisateur (voir module Utilisateurs). Si l'administrateur n'autorise pas la redirection de messagerie, un message de ce type est affiché. L'utilisateur se connecte à l'application OBM Cliquer sur l'onglet Mon Compte () dans la barre des sections 3 Un menu déroulant apparaît 4 Cliquer sur le menu Redirection messagerie () Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 43

44 5 Affichage du formulaire de redirection de messagerie 6 Cliquer sur l'action Modifier de la barre d'actions (3) 7 Affichage du formulaire de modification 8 L'utilisateur peut : - Activer la redirection de messagerie : pour cela une adresse nomade où seront redirigés les s destinés à l'adresse de messagerie interne doit être renseignée - Activer la copie locale : tous les s redirigés sur l'adresse de messagerie nomade seront copiés dans le compte de messagerie interne 9 Cliquer sur le bouton Valider les modifications pour confirmer Configurer son répondeur de messagerie ATTENTION Pour gérer le répondeur de messagerie, l'administrateur de l'application OBM doit l'activer pour l'utilisateur (voir module Utilisateurs). Si l'administrateur n'active pas le répondeur de messagerie, un message de ce type est affiché. Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 44

45 L'utilisateur se connecte à l'application OBM Cliquer sur l'onglet Mon Compte () dans la barre des sections 3 Un menu déroulant apparaît 4 Cliquer sur le menu Répondeur messagerie () 5 Affichage du formulaire de répondeur de messagerie 6 Cliquer sur l'action Modifier de la barre d'actions (3) 7 Affichage du formulaire de modification 8 Cliquer sur le bouton Mettre à jour pour valider les modifications (4) Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 45

46 3 Gérer les droits sur sa boîte aux lettres L'utilisateur se connecte à l'application OBM Cliquer sur l'onglet Mon Compte () dans la barre des sections 3 Un menu déroulant apparaît 4 Cliquer sur le menu Boîte aux lettres () 5 Affichage du formulaire de gestion des droits sur votre boîte aux lettres PRÉCISIONS Bloc de gestion des droits de lecture (3) Bloc de gestion des droits d'écriture (4) Bloc de gestion des droits d'administration (5) Bouton de validation des permissions affectées (6) Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 46

47 Attribuer des droits de lecture Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions de lecture (3) Droits publics 6 Pour donner une permission de lecture à tous les utilisateurs de l'application OBM, il suffit de cocher la case Public (4). Droits utilisateurs 7 Pour ajouter les utilisateurs qui auront une permission de lecture à votre boîte aux lettres de façon individuelle, utiliser l'invite de recherche "Search..." (5) en tapant le début du nom de l'utilisateur désiré 8 Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des utilisateurs dont le nom, le prénom ou l'identifiant commence par la chaîne de caractères entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les utilisateurs enregistrés 9 Sélectionner l'utilisateur dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le nom atteint, soit en cliquant directement sur le nom désiré 0 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions de lecture () La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 47

48 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des droits de lecture (), cliquer sur le bouton Valider les permissions (3) 3 Un message informe que les droits ont été mis à jour Supprimer les permissions de lecture à un utilisateur Cliquer sur le bouton devant le nom de l'utilisateur à supprimer dans le bloc de gestion des permissions de lecture () Cliquer sur le bouton Valider les permissions (3) 3 Un message informe que les droits ont été mis à jour Attribuer des droits d'écriture Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions d'écriture (3) Droits publics Pour donner une permission d'écriture à tous les utilisateurs de l'application OBM, il suffit de cocher la case Public (4). Droits utilisateurs Pour ajouter les utilisateurs qui auront les permissions d'écriture sur votre boîte aux lettres de façon individuelle, utiliser l'invite de recherche "Search..." (5) en tapant le début du nom de l'utilisateur désiré Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 48

49 3 Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des utilisateurs dont le nom, le prénom ou l'identifiant commence par la chaîne de caractères entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les utilisateurs enregistrés 4 Sélectionner l'utilisateur dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le nom atteint, soit en cliquant directement sur le nom désiré 5 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'écriture () 6 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche 7 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'écriture (), cliquer sur le bouton Valider les permissions (3) 8 Un message informe que les droits ont été mis à jour Supprimer les permissions d'écriture d'un utilisateur Cliquer sur le bouton devant le nom de l'utilisateur à supprimer dans le bloc de gestion des permissions d'écriture () Cliquer sur le bouton Valider les permissions (3) 3 Un message informe que les droits ont été mis à jour Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 49

50 Les droits d'administration Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions d'administration () Déterminer les utilisateurs qui auront les permissions d'administration de cette boîte aux lettres partagée Utiliser l'invite de recherche pour ajouter les utilisateurs qui auront les permissions d'administration de cette boîte aux lettres partagée Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des utilisateurs dont le nom, le prénom ou l'identifiant commence par la chaîne de caractères entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les utilisateurs enregistrés 3 Sélectionner l'utilisateur dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le nom atteint, soit en cliquant directement sur le nom désiré 4 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'administration () 5 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche 6 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'administration (), cliquer sur le bouton Valider les permissions (3) 7 Un message informe que les droits ont été mis à jour Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 50

51 Supprimer les permissions d'administration à un utilisateur Cliquer sur le bouton devant le nom de l'utilisateur à supprimer dans le bloc de gestion des permissions d'administration () Cliquer sur le bouton Valider les permissions (3) 3 Un message informe que les droits ont été mis à jour Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 5

52 Les actions standards dans OBM Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 5

53 . Tri d'un résultat de recherche par champ Tous les modules de l'application OBM permettent de trier par ordre croissant ou décroissant un résultat de recherche en fonction d'un champ donné. Pour utiliser les fonctions de tri par champ, affichons un résultat de recherche dans n'importe quel module de l'application OBM. Dans ce cas précis, les utilisateurs affichés dans la liste sont rangés par ordre alphabétique du login. 4 Pour modifier l'ordre d'affichage (croissant ou décroissant), cliquer sur le champ () en fonction duquel le tri se fera dans la barre des champs. 5 Si le tri était alphabétique (croissant) comme dans notre cas, le tri se fera par ordre alphabétique inverse (décroissant) en cliquant sur le champ (). Des flèches apparaissent à côté du champ suivant lequel se fait le tri. Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 53

54 6 Le résultat de recherche s'affiche par ordre alphabétique inverse du login PRÉCISIONS Pour repasser en affichage par ordre alphabétique re-cliquer sur le champ Login Tous les champs fonctionnent de la même manière dans l'application OBM, ainsi plusieurs combinaisons de tri est possible L'ordre d'affichage par défaut peut être configuré par l'utilisateur dans la partie Mon Compte > Configuration (voir Configurer son compte OBM) Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 54

55 . Inclure dans un résultat de recherche des entités archivées Certains modules de l'application permettent d'archiver des données. Des données archivées ne peuvent plus être modifiées et n'apparaissent plus dans un résultat de recherche «classique». Pour donner la possibilité de continuer à consulter ces données, l'application OBM offre la possibilité,dans certains formulaires de recherche (module contact, module société etc...), d'inclure les données archivées au résultat de recherche. Dans le formulaire de recherche, pour inclure des données archivées, l'utilisateur coche la case Archive () du formulaire de recherche. Le résultat de recherche renvoie alors les données nonarchivées plus celles archivées. Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 55

56 3. Export CSV L'application OBM permet d'exporter tous les résultats de recherche. Deux types d'export sont possibles : l'export d'une seule page de résultat l'export de toutes les pages de résultats Exporter une seule page de résultat Rechercher des données dans un module de l'application OBM Dans la barre des champs du résultat de recherche, un lien Exporter() permet d'exporter la page de résultat en cours de visualisation Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 56

57 Exporter toutes les pages de résultat Rechercher des données dans un module de l'application OBM Dans la barre des champs du résultat de recherche, un lien Tout Exporter() permet d'exporter toutes les pages de la liste Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 57

58 4. Préférences d'affichage Les préférences d'affichage d'un module permettent à un utilisateur de configurer l'affichage de la liste du résultat de recherche. Pour accéder aux préférences d'affichage du résultat de recherche d'un module cliquer sur l'action Affichage () de la barre d'actions du module. Le formulaire des préférences d'affichage apparaît, il est alors possible de masquer un champ, modifier l'ordre d'affichage d'un champ dans la liste. Une légende explicative accompagne ce formulaire (). Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 58

59 5.Administration d'obm d'une catégorie standard ACCÈS À L'ONGLET ADMINISTRATION Pour ajouter, modifier ou supprimer une catégorie, l'utilisateur doit avoir un profil administrateur dans l'application OBM Une catégorie standard se compose de deux éléments : un label : libellé de la catégorie qui apparaîtra dans les formulaires de création, modification ou consultation un code : généralement un entier qui permet d'organiser la liste des catégories par tri croissant des codes Ajouter une catégorie Pour ajouter une catégorie il suffit de compléter le formulaire de création () d'une nouvelle catégorie. Pour cela : Renseigner le code de la catégorie Renseigner le label de la catégorie 3 Cliquer sur le bouton Insérer 4 La catégorie apparaît désormais dans la liste des catégories existantes Modifier une catégorie Pour modifier une catégorie (): Modifier la valeur du code ou du label de la catégorie Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 59

60 Cliquer sur le bouton 3 Un message vous indique que la mise à jour a été correctement effectuée Supprimer une catégorie Pour supprimer une catégorie : Cliquer sur le bouton de la catégorie à supprimer Un message vous indique que la catégorie a été correctement supprimée SUPPRESSION Une catégorie ne peut être supprimée que si celle-ci n'est pas utilisée Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 60

61 La gestion des contacts Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 6

62 Présentation du module Contact Description d'un contact Un contact est une personne physique à laquelle on associe différentes informations telles que son identité, des coordonnées personnelles et professionnelles ainsi qu'un cadre professionnel. La gestion des contacts dans l'application OBM est appelé pages blanches. Plusieurs modules de l'application OBM dépendent directement du module Contact. Les champs du module Contact Champ Description Aussi connu comme Ce champ représente un alias du nom Règle du contact. Ce champ est utilisé dans la recherche avancée. Genre Genre du contact Est défini par la langue, le genre et l'entête de lettre Source de données Fonction Titre Responsable Provenance de l'information Fonction du contact au sein de la Choix de la fonction dans une société liste pré-définie Titre du contact (saisie en texte libre) Saisi de texte libre Personne responsable du contact au sein de la société Activé pour mailing seulement Contact présent dans les listes de diffusion ou les publipostages Newsletter Archive Contact inscrit dans la newsletter État de l'archivage d'un contact Les contacts archivés n'apparaissent plus dans le résultat de recherche classique Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 6

63 Accéder au module Contact 3 Se rendre dans la section Commercial () Barre des sections 4 Cliquer sur l'onglet Commercial () > Un menu déroulant apparaît Menu déroulant 5 Cliquer sur le menu Contact (3) 6 L'accès au module Contact se fait par le formulaire de recherche Formulaire de recherche Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 63

64 Rechercher un contact Recherche classique Accéder au module Contact (accès direct à l'action Recherche ) Formulaire de recherche Renseigner les critères de recherche 3 Cliquer sur le bouton Chercher pour lancer la recherche () 4 Affichage du résultat de recherche CAS CONCRET Renseigner le formulaire de recherche avec les critères suivants Critère de recherche Description Prénom pierre Code postal 3 Formulaire de recherche Cliquer sur le bouton Chercher pour valider la recherche () Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 64

65 3 Le résultat de recherche apparaît en dessous du formulaire de recherchecette recherche retourne les contacts dont le prénom est Pierre et résidant dans le département de la Haute-Garonne (3) NOTA BENE Archivage d'un contact Si le critère archive est inclut dans la recherche, le résultat retournera les contacts archivés et non archivés. Un contact archivé ne peut plus être modifié. Recherche avancée La recherche avancée est un cumul de la recherche phonétique et de la recherche approchée, deux types de recherches possibles dans l'application OBM. Recherche phonétique La recherche phonétique est une recherche effectuée sur la signature sonore du nom du contact. Exemple : une recherche sur le nom «Carlié» trouvera «Carlier» CAS CONCRET Renseigner le formulaire de recherche en saisissant «Carlié» dans le champ Nom du contact () Cocher la case Avancée du formulaire de recherche () 3 Valider la recherche phonétique en cliquant sur le bouton Chercher (3) 4 La recherche phonétique sur le nom «Carlié» nous renvoie bien un résultat «Carlier» Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 65

66 Recherche approchée La recherche approchée est une recherche ne tenant pas compte de certains critères. Exemple : une recherche sur «Crlier» trouvera «Carlier» Ce mode de recherche utilise le champ «Aussi connu comme» lorsque celui-ci est renseigné par l'utilisateur. Dans le cas contraire, ce champ est généré automatiquement par l'application OBM. CAS CONCRET Renseigner le formulaire de recherche en saisissant «Crlier» dans le champ Nom du contact () Cocher la case Avancée du formulaire de recherche () 3 Valider la recherche phonétique en cliquant sur le bouton Chercher (3) 4 La recherche phonétique sur le nom «Crlier» nous renvoie bien un résultat «Carlier» Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 66

67 Créer un contact Accéder au module Contact Cliquer sur Nouveau dans la barre d'action () Barre d'actions 3 Accès direct au formulaire de saisie d'un contact (figure et figure ) figure figure Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 67

68 4 Renseigner les champs nécessaires à la création d'un contact 5 Cliquer sur le bouton Enregistrer le Contact pour valider la création (3) NOTA BENE Un contact doit obligatoirement être lié à une société pour être créé () PRÉCISIONS Utilisation des genres Gestion des genres - Choix de la langue () : une fois la langue choisie l'utilisateur accède au genre de la langue - Choix du genre () : une fois choisi l'utilisateur accède aux en-têtes de ce genre - Choix de l'entête de lettre (3) : l'entête de lettre est utilisé dans les publipostages ou listes de diffusion CAS CONCRET Création d'un contact qui n'existe pas Renseigner le formulaire de création avec les critères suivants Champ Valeur renseignée Nom BAUDRACCO Prénom Pierre Genre FR M. - Monsieur Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 68

69 Société Formulaire de création complété Cliquer sur le bouton Enregistrer le contact pour valider la création () 3 Accès direct au formulaire de consultation de la société après validation () Formulaire de consultation après insertion 4 Un message indique que l'insertion est réussie Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 69

70 CAS CONCRET Création d'un contact qui existe déjà Pour cela nous créerons un nouveau contact ayant le même nom et prénom que le précédent contact créé. Renseigner le formulaire de création avec les critères suivants Champ Valeur renseignée Nom BAUDRACCO Prénom Pierre Genre FR M. - Monsieur Société Cliquer sur le bouton Enregistrer le contact pour valider la création () 3 Un message indique qu'un contact similaire existe () 4 L'utilisateur peut alors confirmer l'insertion de ce contact en cliquant sur le bouton Confirmer (3) ou renoncer en cliquant sur le bouton Retour (4) Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 70

71 Modifier un contact Accéder au module Contact Rechercher le contact à modifier 3 Cliquer sur le nom du contact à modifier dans le résultat de recherche () 4 Une fois sur la fiche de consultation du contact, cliquer sur l'action Modifier de la barre d'action () Formulaire de consultation 5 Affichage du formulaire de modification Formulaire de modification 6 Modifier la valeur des champs du formulaire de contact 7 Cliquer sur le bouton Modifier le Contact pour valider les modifications (3) Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 7

72 La gestion des coordonnées d'un contact dans OBM En (), les coordonnées du contact (modifiable) En (), les coordonnées de la société du contact (non modifiable) PRÉCISION Les champs relatifs aux coordonnées d'un contact qui n'ont pas été renseignés lors de la création prendront pour valeur ceux de la société Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 7

73 Consulter la fiche d'un contact Accéder au module Contact Rechercher le contact à consulter (via formulaire de recherche) Formulaire de recherche 3 Si besoin renseigner des critères pour affiner la recherche 4 Cliquer sur le bouton Chercher () 5 Affichage du résultat de recherche 6 Cliquer sur le nom de la société à consulter () 7 Affichage du formulaire de consultation Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 73

74 Supprimer un contact Accéder au module Contact Rechercher le contact à supprimer (via formulaire de recherche) Résultat de recherche 3 Cliquer sur le nom du contact à consulter () 4 Affichage du formulaire de consultation () Formulaire de consultation d'un contact 5 Cliquer sur le bouton Supprimer dans la barre d'actions (3) 6 Un message indique si le contact peut-être supprimé ou non Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 74

75 Suppression possible du contact LE CONTACT PEUT-ÊTRE SUPPRIMÉ 7 Cliquer sur le bouton Supprimer le Contact pour confirmer la suppression (4) PRÉCISIONS Suppression impossible dans les cas suivants : - le contact est référencé dans une affaire - le contact est référencé dans une liste - le contact est référencé dans un contrat - le contact est abonné à une publication Dans le cas d'une suppression impossible, le message indique la raison (5)le contact ne peut pas être supprimé Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 75

76 Consulter les statistiques Il est possible de consulter : les statistiques sur l'utilisation des catégories l'évolution mensuelle du nombre de contacts Cliquer sur le menu Statistiques dans la barre d'actions () 8. Statistiques sur l'utilisation d'une catégorie Cliquer sur le lien de la catégorie à consulter () Dans notre cas, nous consulterons les statistiques relatives à la catégorie fonction 3 Affichage des statistiques de la catégorie fonction Statistiques de la catégorie fonction Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 76

77 8. - Évolution mensuelle du nombre de contacts Cliquer sur le lien Évolution du nombre de contacts (3) 3- Affichage de l'évolution du nombre de contacts Évolution du nombre de contacts Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 77

78 Administrer le genre d'un contact ATTENTION L'administration des catégories d'une société n'est accessible que pour un utilisateur ayant un profil d'administrateur dans l'application OBM. PRÉCISION Le genre d'un contact est défini par 3 informations : - la langue du contact () - le label du genre () - l'entête de lettre souvent utilisé dans les diffusions ou les publipostages (3) Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 78

79 Ajouter un genre Se rendre dans le module Société Cliquer sur l'onglet Administration de la barre d'actions () 3 Intéressons-nous au bloc de gestion de la liste des genres 4 Le bloc d'ajout des genres se situe en dessous de la liste des genres () 5 Saisir la langue à laquelle appartient le genre, son label ainsi que l'en-tête à utiliser dans les publipostages (3). Cocher la case Défaut (4) 6 Cliquer sur le bouton Créer le Genre (5) pour valider l'insertion Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 79

80 Modifier un genre Modifier la valeur des champs Défaut, Langue, Label et En-tête () Modification de la valeur du champ Label () 3 Cliquer sur le bouton 4 Un message indique que la modification a bien été effectuée 3 pour valider la modification (3) Supprimer un genre Cliquer sur le bouton en face du genre à supprimer () Un message indique que la suppression de ce genre est possible () Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 80

81 LE GENRE PEUT-ÊTRE SUPPRIMÉ 3 Cliquer sur le bouton Supprimer le Genre pour valider la suppression (3) PRÉCISION Suppression impossible d'un genre dans le cas suivant : le genre est utilisé par un contact 4 Un message indique que la suppression du genre est impossible (4) 5 Une liste de contacts qui utilisent ce genre est affichée (5) Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 8

82 L'agenda partagé Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 8

83 Présentation générale de l'agenda Description de l'agenda Il s'agit d'un calendrier partagé qui permet de gérer son calendrier ainsi que de consulter et même gérer (en fonction des droits) le planning d'autres utilisateurs. L'agenda partagé propose différentes vues (annuelle, mensuelle, hebdomadaire, quotidienne) qui peuvent être consultées en mode multi-utilisateurs. Un outil de gestion de réunion permet le parcours du calendrier d'un groupe de personnes en mode plages disponibles. Il permet une gestion fine des droits ainsi que la délégation de la gestion de son agenda. L'agenda partagé supporte aussi la catégorisation des rendez-vous privés, les alertes par mail et tous les types de répétition d'évènement. L'export de son propre agenda au format icalendar est aussi possible. Des connecteurs Outlook et Thunderbird sont aussi disponibles pour utiliser le calendrier depuis ces outils. Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 83

84 L'interface de l'agenda partagé Portlet Agendas Affichés () Cette section indique la liste des utilisateurs dont l'agenda est actuellement affiché. Pour chaque utilisateur, le nom, le prénom ainsi qu'une couleur permettant de différencier les événements de chaque utilisateur s'affiche. La couleur attribuée à chaque utilisateur n'est pas fixe et varie en fonction du nombre et des utilisateurs affichés. Seule la couleur de son propre utilisateur est fixe. Il existe six couleurs différentes. Portlet Sélection () Cette section permet de choisir les utilisateurs dont on souhaite visualiser l'agenda. La liste des utilisateurs ne contient que les personnes pour lesquelles on peut consulter l'agenda. Portlet Aller à (3) Cette section se compose de deux parties : Le mois en cours : il s'agit d'une vue simplifiée du mois en cours avec une aide à la navigation permettant d'accéder rapidement à n'importe quel jour du mois. La date du jour courant est surlignée. Aller à : il s'agit d'un raccourci de navigation permettant d'accéder rapidement à n'importe quel mois et à n'importe quelle semaine de l'année en cours. Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 84

85 Barre des actions (4) Elle offre à l'utilisateur la possibilité d'intervenir de plusieurs façons sur l'agenda partagé : Créer un rendez-vous Gérer les différentes vues de l'agenda partagé au format Planning, Mois, Semaine, Jour,Liste Consulter les évènements en attente Créer une nouvelle réunion Gérer les droits de lecture, d'écriture et d'administration de son agenda partagé Administrer les catégories de l'agenda partagé Exporter son agenda partagé au format icalendar Zone d'affichage (5) Affichage de l'agenda partagé sous différentes vues : Planning, Mois, Semaine, Jour, Liste Raccourci de navigation (6) En fonction de la vue sélectionnée pour l'affichage de l'agenda, le raccourci de navigation propose une navigation de jour à jour, de semaine à semaine ou de mois à mois. Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 85

86 Accéder à l'agenda partagé 6 7 Se rendre dans la section Commercial () Cliquer sur l'onglet Commercial > Un menu déroulant apparaît () 8 Cliquer sur le menu Agenda (3) 9 L'interface de l'agenda partagé s'affiche en vue semaine de l'utilisateur courant par défaut Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 86

87 Les vues Principe de fonctionnement des vues de l'agenda L'agenda propose deux modes de visualisation : un mode Calendrier un mode Planning Le mode Calendrier et Planning propose tous deux une visualisation de l'agenda en vue : Jour Semaine Mois Planning L'accès aux deux modes de visualisation L'accès à ces deux modes de visualisation se fait directement par la barre d'actions en cliquant : sur () pour accéder au mode Calendrier sur () pour accéder au mode Planning Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 87

88 3 Mode calendrier : Afficher l'agenda partagé en vue Mois Accéder à l'agenda partagé Cliquer sur l'action Calendrier puis sur l'icône de la vue Mois () 3 Affichage de l'agenda partagé en vue Mois PRÉCISIONS Numéro de la semaine () : en cliquant sur ces numéros l'affichage de l'agenda passe en vue hebdomadaire sur la semaine sélectionnée Jours de la semaine du lundi au dimanche () : en cliquant sur la date d'une case il est possible de créer un rendez-vous à cette date Rendez-vous (3) : en cliquant sur un rendez-vous il est possible de consulter les détails du rendez-vous Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 88

89 Navigation (4) : accès au mois précédent le mois courant en cliquant sur la flèche de gauche et accès au mois suivant le mois courant en cliquant sur la flèche de droite 4 Mode calendrier : Afficher l'agenda partagé en vue Semaine Accéder à l'agenda partagé Cliquer sur l'action Calendrier dans la barre d'actions puis sur l'icône Semaine () 3 Affichage de l'agenda partagé en vue Semaine PRÉCISIONS Rendez-vous () : en cliquant sur un rendez-vous il est possible de consulter les détails du rendez-vous Rendez-vous sur une plage quotidienne entière () : les rendez-vous qui s'étalent sur une journée entière sont situés en dessous du jour. En cliquant sur ce rendez-vous il est possible de consulter les détails du rendez-vous et s'apercevoir qu'il est bien notifié «Toute la journée» Jours de la semaine en cours du lundi au dimanche (3) : en cliquant sur la date d'une case il est possible de créer un rendez-vous à cette date Plage horaire (4) : Plage horaire définie pour une journée qui s'étale de 8:00 à 0:45 Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 89

90 5 Mode calendrier : Afficher l'agenda partagé en vue Jour Accéder à l'agenda partagé Cliquer sur l'action Calendrier de la barre d'actions puis sur l'icône Jour() 3 Affichage de l'agenda partagé en vue Jour PRÉCISIONS Rendez-vous () : en cliquant sur un rendez-vous il est possible de consulter les détails du rendez-vous Jours de la semaine en cours de visualisation () : en cliquant sur la flèche de droite on affiche les rendez-vous pour le jour suivant et ceux du jour précédent en cliquant sur la flèche de gauche Plage horaire (3) : Plage horaire définie pour une journée qui s'étale de 8:00 à 0:45 Numéro de la semaine (4) : en cliquant sur ces numéros l'affichage de l'agenda passe en vue hebdomadaire sur la semaine sélectionnée Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 90

91 6 Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Jour Accéder à l'agenda partagé Cliquer sur l'action Planning de la barre d'actions puis sur l'icône Jour () 3 Affichage de l'agenda partagé en vue Jour PRÉCISIONS Rendez-vous () : en passant la souris sur un rendez-vous il est possible de consulter les détails Jours du mois en cours de visualisation () : en cliquant sur la flèche de droite on affiche les rendez-vous en vue jour pour le jour suivant et ceux du jour précédent en cliquant sur la flèche de gauche Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 9

92 7 Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Semaine Accéder à l'agenda partagé Cliquer sur l'action Planning de la barre d'actions puis sur l'icône Semaine () 3 Affichage de l'agenda partagé en vue Semaine PRÉCISIONS Rendez-vous () : en passant la souris sur un rendez-vous il est possible de consulter les détails Semaine du mois en cours de visualisation () : en cliquant sur la flèche de droite on affiche les rendez-vous en vue semaine pour la semaine suivante et ceux de la semaine précédente en cliquant sur la flèche de gauche Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 9

93 8 Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Mois Accéder à l'agenda partagé Cliquer sur l'action Planning de la barre d'actions puis sur l'icône Mois () 3 Affichage de l'agenda partagé en vue Mois PRÉCISIONS Rendez-vous () : en passant la souris sur un rendez-vous il est possible de consulter les détails Mois en cours de visualisation () : en cliquant sur la flèche de droite on affiche les rendez-vous en vue mois pour le mois suivant et ceux du mois précédente en cliquant sur la flèche de gauche Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 93

94 9 Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Liste Accéder à l'agenda partagé Cliquer sur l'action Planning de la barre d'actions puis sur l'icône Liste () 3 Affichage de l'agenda partagé en vue Planning PRÉCISIONS Rendez-vous () : en passant la souris sur un rendez-vous il est possible de consulter les détails Jours du mois en cours de visualisation () : en cliquant sur la flèche de droite on affiche les rendez-vous en vue planning pour le mois suivant et ceux du mois précédent en cliquant sur la flèche de gauche Utilisateurs (3) : liste des utilisateurs pour lesquels nous pouvons consulter leur rendez-vous pour le mois en cours de visualisation. Les rendez-vous de chaque utilisateur sont marqués d'une couleur différente. Il existe six couleurs différentes. Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 94

95 Les champs de l'agenda partagé Champ Description Règle Agenda Titre Forcer la notification par mail Forcer l'insertion de l'évènement Nom de l'évènement Un mail sera envoyé à tous les participants si cette est cochée Les conflits ne seront pas pris en Si deux évènements se compte si cette case est cochée superposent,l'évènement sera tout de même inséré Catégorie Catégorisation des évènements Cette catégorie est administrer via l'action d'administration Utilisateurs Groupes Ajouter des participants à Les utilisateurs peuvent aussi être l'évènement parmi les utilisateurs supprimés Ajouter des groupes d'utilisateurs à Tous les utilisateurs du groupe l'évènement seront ajoutés et notifiés par mail si la notification est activée Ressources Ressources que l'on souhaite Les ressources sont alimentées par réserver pour un rendez-vous le module Ressources de l'application OBM. Il est aussi possible de réserver que certains accessoires assoicés à cette ressource. Tâche Tâche associée au rendez-vous Ce champ apparaît seulement si le module Projet est activé Propriétés Toute la journée Définir un événement sur une Si la case est cochée, le bloc des journée entière de 08:00 à 0:45 heures disparaît Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 95

96 Date de début Date et heure de début de Si l'évènement est répétitif, il s'agit l'évènement de la date de début de la première occurrence de l'évènement Date de fin Date et heure de fin de Si l'évènement est répétitif, il s'agit l'évènement de la date de fin de la première occurrence de l'évènement Priorité Niveau d'importance de l'évènement Répétition Exceptions Date à laquelle la répétition n'aura pas lieu Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 96

97 Créer un rendez-vous Création d'un rendez-vous via formulaire Accéder à l'agenda partagé Cliquer sur l'action Nouveau rdv de la barre d'actions () 3 Affichage du formulaire de création d'un nouveau rendez-vous 4 Renseigner les critères des différents parties du formulaire de création 5 Cliquer sur le bouton Enregistrer le rdv pour valider la création du rendez-vous () Partie Agenda Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 97

98 Ajouter un utilisateur Utiliser l'invite de recherche en tapant les première lettres du nom de l'utilisateur concerné par le rendez-vous () Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des utilisateurs dont le nom, le prénom ou l'identifiant commence par la chaîne de caractères entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les utilisateurs enregistrés 3 Sélectionner l'utilisateur dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le nom atteint, soit en cliquant directement sur le nom désiré 4 Les participants sont ajoutés à l'évènement (5) 5 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche PRÉCISION Pour supprimer un utilisateur de la liste cliquer sur le bouton à gauche de son nom Ajouter un groupe Utiliser l'invite de recherche en tapant les première lettres du nom du groupe concerné par le rendez-vous () Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des groupes dont le nom commence par la chaîne de caractères entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les groupes enregistrés 3 Sélectionner le groupe dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le groupe atteint, soit en cliquant directement sur le nom désiré 4 Les groupes sont ajoutés à l'évènement (6) Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 98

99 5 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout d'autres groupes pour ces mêmes caractères de recherche PRÉCISION Pour supprimer un groupe de la liste cliquer sur le bouton à gauche de son nom Ajouter une ressource Utiliser l'invite de recherche en tapant les premières lettres du nom de la ressource utile au rendez-vous (3) Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des ressources dont le nom commence par la chaîne de caractères entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de toutes les ressources enregistrées 3 Sélectionner la ressource dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois la ressource atteint, soit en cliquant directement sur le nom choisi 4 Les ressources sont ajoutées à l'évènement (7) 5 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout d'autres ressources pour ces mêmes caractères de recherche PRÉCISION Pour en savoir plus sur les champs situés sous chaque ressource ajoutée et comment les remplir, veuillez vous reporter à la section Gestion des ressources de cette partie Pour supprimer une ressource de la liste cliquer sur le bouton à gauche de son nom Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 99

100 Partie Propriétés 6 Pour créer un rendez-vous qui durera toute une journée cocher la case Toute la journée () PRÉCISION Si la case est cochée, le bloc des heures disparaît, seul le jour de début et de fin peut être défini 7 Définir la priorité du rendez-vous () Partie Répétition Choisir le type de répétition parmi les suivants (3) Type quotidienne hebdomadaire Règle Pas de répétition Évènement a lieu tous les jours Événement a lieu toutes les semaines. Il est possible de préciser les jours de la semaine pour lesquels l'évènement doit être indiqué mensuelle (date) Évènement a lieu tous les mois à une date donnée (le 4 de chaque mois par exemple) mensuelle (jour) Évènement a lieu tous les mois à un jour donné Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 00

101 (exemple : tous les deuxièmes lundis du mois) annuelle Évènement a lieu tous les ans à la même date Déterminer les exceptions de répétition s'il en existe. Pour cela cliquer sur le bouton pour ajouter une date à laquelle ne se répétera pas l'évènement. Pour supprimer une exception cliquer sur le bouton Partie Description Renseigner le champ Description avec des informations complémentaires si cela est nécessaire PRÉCISIONS Le champ obligatoire pour la création d'un rendez-vous est le suivant : Titre Un courrier électronique est envoyé aux participants d'un évènement ayant la réception d' activé (Mon Compte > Configuration > Accepter ) NOTA BENE Si aucun participant n'est affecté au rendez-vous, le participant affecté par défaut sera le créateur du rendez-vous Seul le type de répétition hebdomadaire a besoin que l'on précise le jour de répétition Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 0

102 Création rapide d'un rendez-vous En vue Mois Accéder au module Agenda Cliquer sur l'action Mois de la barre d'actions () 3 Affichage de l'agenda en vue Mois 4 Cliquer sur le jour où aura lieu l'évènement () 5 Une info-bulle de création rapide d'un évènement apparaît 6 Renseigner le titre de l'évènement (3) 7 Cliquer sur le bouton Valider pour confirmer l'insertion de l'évènement (4) 8 Le rendez-vous apparaît sur l'agenda (5) Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 0

103 9 Un message indique que l'insertion du rendez-vous est réussie (6) PRÉCISION En vue mois, la création rapide d'un événement est faite sur toute la journée par défaut Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 03

104 En vue Semaine Accéder au module Agenda Cliquer sur l'action Semaine de la barre d'actions () 3 Affichage de l'agenda en vue semaine 4 Cliquer sur le jour et l'heure à laquelle doit commencer l'évènement () 5 Une info-bulle de création rapide d'un évènement apparaît 6 Renseigner le titre de l'évènement (3) 7 Cliquer sur le bouton Valider pour confirmer l'insertion de l'évènement (4) 8 Le rendez-vous apparaît sur l'agenda (5) 9 Un message indique que l'insertion est réussie (6) PRÉCISION La création rapide d'un événement en vue semaine a une durée d'une heure par défaut Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 04

105 En vue Jour Accéder au module Agenda Cliquer sur l'action Jour de la barre d'actions () 3 Affichage de l'agenda en vue jour 4 Cliquer sur l'heure à laquelle doit commencer l'évènement () 5 Une info-bulle de création rapide d'un évènement apparaît 6 Renseigner le titre de l'évènement (3) 7 Cliquer sur le bouton Valider pour confirmer l'insertion de l'évènement (4) 8 Le rendez-vous apparaît sur l'agenda (5) Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 05

106 3 Un est il envoyé après l'ajout d'un rendez-vous? NOTE Les utilisateurs ET sont conviés au RDV, à moins d'une indication contraire Les cases de couleur orange indique qu'il est demandé au destinataire de l' une acceptation du RDV Réception d' Description de l'action Créateur du Utilisateurs Utilisateurs RDV Administrateur d'une ressource Interface classique : formulaire de création de RDV Ajout d'un RDV Non Oui Oui Oui Interface graphique de l'agenda : création rapide de RDV Ajout d'un RDV Non Non Non Non Acceptation ou refus du RDV Le participant a accepté le RDV Oui Non Non Non Le participant a refusé Oui le RDV Non Non Non Le participant a Oui modifié son acceptation du RDV Non Non Non Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 06

107 Gestion des droits Certaines actions possibles sur l'agenda partagé dépendent des droits de lecture et d'écriture dont l'utilisateur dispose. Définition des droits de lecture Les droits de lecture signifient que l'utilisateur qui possède ce droit sur l'agenda d'un autre utilisateur pourra y accéder et le consulter mais sans pouvoir le modifier. Accéder à l'agenda partagé Cliquer sur l'action Gestion des droits dans la barre d'actions () 3 Affichage de l'interface de définition des droits 4 Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions de lecture de l'agenda () Droits publics 5 Pour donner accès en lecture à tous les utilisateurs de l'application OBM, il suffit de cocher la case Public (3). L'ajout d'utilisateurs est désormais impossible car le champ Utilisateurs (4) disparaît Droits utilisateurs 6 Pour ajouter les utilisateurs qui auront accès en lecture à l'agenda de façon individuelle, utiliser l'invite de recherche en tapant les premières lettres du nom recherché (4) 7 Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des utilisateurs dont le nom, le prénom ou l'identifiant commence par la chaîne de caractères entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les utilisateurs enregistrés 8 Sélectionner l'utilisateur dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le nom atteint, soit en cliquant directement sur le Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 07

108 nom désiré 9 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions de lecture de l'agenda () 0 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions de lecture de l'agenda (), cliquer sur le bouton Valider les permissions (3) Un message informe que les droits ont été mis à jour Supprimer les droits de lecture à un utilisateur Cliquer sur le bouton devant le nom de l'utilisateur à supprimer dans le bloc de gestion des permissions de lecture de l'agenda () Cliquer sur le bouton Valider les permissions (3) 3 Un message informe que les droits ont été mis à jour Définition des droits d'écriture Les droits d'écriture signifient que l'utilisateur qui possède ce droit sur l'agenda d'un autre utilisateur pourra y accéder et le modifier. Accéder à l'agenda partagé Cliquer sur l'action Gestion des droits dans la barre d'actions () Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 08

109 3 Affichage de l'interface de définition des droits 4 Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions d'écriture sur l'agenda () Droits publics 5 Pour donner accès en écriture à tous les utilisateurs de l'application OBM, il suffit de cocher la case Public (3). L'ajout d'utilisateurs est désormais impossible car le champ Utilisateurs (4) disparaît Droits utilisateurs 6 Pour ajouter les utilisateurs qui auront accès en écriture à l'agenda de façon individuelle, utiliser l'invite de recherche en tapant les premières lettres du nom recherché (4) 7 Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des utilisateurs dont le nom, le prénom ou l'identifiant commence par la chaîne de caractères entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les utilisateurs enregistrés 8 Sélectionner l'utilisateur dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le nom atteint, soit en cliquant directement sur le nom désiré 9 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'écriture sur l'agenda () 0 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'écriture sur l'agenda (), cliquer sur le bouton Valider les permissions (3) Un message informe que les droits ont été mis à jour Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 09

110 Supprimer les droits d'écriture à un utilisateur Cliquer sur le bouton devant le nom de l'utilisateur à supprimer dans le bloc de gestion des permissions d'écriture sur l'agenda () Cliquer sur le bouton Valider les permissions (3) 3 Un message informe que les droits ont été mis à jour 3 Définition des droits d'administration Les droits d'administration signifient que l'utilisateur qui possède ce droit sur l'agenda d'un autre utilisateur pourra modifier les droits de lecture et d'écriture de cet agenda. Accéder à l'agenda partagé Cliquer sur l'action Gestion des droits dans la barre d'actions () 3 Affichage de l'interface de définition des droits 4 Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions d'administration () Droits utilisateurs 5 Pour ajouter les utilisateurs qui auront accès à l'administration de l'agenda de façon individuelle, utiliser l'invite de recherche en tapant les premières lettres du nom recherché (3) 6 Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des utilisateurs dont le nom, le prénom ou l'identifiant commence par la chaîne de caractères entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les utilisateurs enregistrés Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 0

111 7 Sélectionner l'utilisateur dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le nom atteint, soit en cliquant directement sur le nom désiré 8 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'administration () 9 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche 0 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'administration (), cliquer sur le bouton Valider les permissions (3) Un message informe que les droits ont été mis à jour Supprimer les droits d'administration à un utilisateur Cliquer sur le bouton devant le nom de l'utilisateur à supprimer dans le bloc de gestion des permissions d'administration () 4 Cliquer sur le bouton Valider les permissions (3) 3 Un message informe que les droits ont été mis à jour Exemples Droits de lecture CAS CONCRET : DROITS DE LECTURE ATTRIBUÉS À UN OU PLUSIEURS UTILISATEURS Accordons à l'utilisateur Pierre Baudracco les droits de lecture sur l'agenda de l'utilisateur Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page

112 Pierre Carlier. Créer un rendez-vous sur l'agenda de Pierre Carlier Créer un rendez-vous sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier (rendez-vous mercredi 6 juin de 8:00 à :00) () PRÉCISION Aucun droit ne doit être défini dans l'interface de gestion des droits. Aucun utilisateur ne doit donc avoir des droits de lecture ou d'écriture sur mon agenda Que voit l'utilisateur Pierre Baudracco avant l'attribution des droits? L'utilisateur Pierre Baudracco accède à son agenda partagé Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page

113 Se rendre dans la partie Selection pour ajouter un utilisateur à la vue de son agenda 3 Utiliser l'invite de recherche de la partie Utilisateurs () 4 Rechercher les premières lettres du nom de Pierre Carlier 5 Le nom n'apparaît pas dans la liste des propositions qui s'affiche ATTENTION L'utilisateur ne voit pas le nom de Pierre Carlier car il n'a pas les permissions de lecture sur cet agenda Attribution des droits de lecture pour l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier L'utilisateur Pierre Carlier accède à son agenda partagé Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 3

114 Cliquer sur l'action Gestion des droits de la barre d'actions () 3 L'interface de gestion des droits apparaît 4 Utiliser l'invite de recherche dans le bloc de gestion des permissions de lecture de l'agenda, pour ajouter individuellement un utilisateur () PRÉCISION Une autre méthode plus radicale consiste à cliquer sur la case Public pour rendre l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier accessible en lecture par tous les autres utilisateurs de l'application OBM. 5 Saisir les premières lettres du nom de l'utilisateur Pierre Baudracco auquel nous souhaitons donner les droits de lecture sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier 6 Sélectionner l'utilisateur Pierre Baudracco dans la liste affichée soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois ce nom atteint, soit en cliquant directement dessus 7 L'utilisateur est ajouté dans le bloc de gestion des permissions de lecture de l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier (3) 8 Cliquer sur le bouton Valider les permissions 9 Un message indique que les droits ont été mis à jour Que voit l'utilisateur Pierre Baudracco après l'attribution des droits? L'utilisateur Pierre Baudracco accède à son agenda partagé Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 4

115 Se rendre dans la partie Selection pour ajouter un utilisateur à la vue de son agenda 3 Utiliser l'invite de recherche de la partie Utilisateurs () 4 Rechercher les premières lettres du nom de Pierre Carlier 5 Sélectionner l'utilisateur Pierre Carlier dans la liste affichée soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois ce nom atteint, soit en cliquant directement dessus Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 5

116 6 L'utilisateur apparaît dans la partie Selection des utilisateurs () 7 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche 8 Cliquer sur le bouton Valider pour confirmer l'insertion de la vue de l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier dans l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco (3) 9 L'utilisateur Pierre Carlier apparaît d'une couleur différente dans la partie "agendas affichés" (4) 0 Désormais, l'utilisateur Pierre Baudracco peut consulter les rendez-vous de l'utilisateur Pierre Carlier qui lui a donné les droits en lecture sur son agenda partagé. Les rendez-vous de l'utilisateur Pierre Carlier sont de couleur orange. PRÉCISION Nous pouvons remarquer que le rendez-vous «Mon rendez-vous» de 8:00 à :00 le mercredi 6 juin créé sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier apparaît bien sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco (5) Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 6

117 NOTA BENE Si nous consultons la fiche de détails du rendez-vous «Nouveau rendez-vous» de l'utilisateur Pierre Carlier, nous pouvons constater que l'action Modifier n'apparaît pas dans la barre d'actions (6). Ceci confirme le fait que l'utilisateur Pierre Baudracco n'a que le droit de lecture (consultation) sur le rendez-vous de l'utilisateur Pierre Carlier. Droits d'écriture CAS CONCRET : DROITS D'ÉCRITURE ATTRIBUÉS À UN OU PLUSIEURS UTILISATEURS Accordons à l'utilisateur Pierre Baudracco les droits d'écriture sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier. Que peut faire l'utilisateur Pierre Baudracco avant l'attribution des droits? L'utilisateur Pierre Baudracco accède à son agenda partagé Cliquer sur l'action Nouveau rdv de la barre d'actions () Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 7

118 3 Affichage du formulaire de création d'un nouveau rendez-vous 4 L'objectif étant de créer un rendez-vous sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier, commencer par supprimer l'utilisateur Pierre Baudracco de la liste des utilisateurs () en cliquant sur le bouton devant son nom 5 Ajouter l'utilisateur Pierre Carlier en utilisant l'invite de recherche () 6 Rechercher les premières lettres du nom de Pierre Carlier 7 Sélectionner l'utilisateur Pierre Carlier dans la liste affichée soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois ce nom atteint, soit en cliquant directement dessus 8 L'utilisateur Pierre Carlier est ajouté au bloc des utilisateurs (3) 9 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche 0 Renseigner le formulaire de création Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 8

119 Cliquer sur le bouton Enregistrer le rdv Affichage de l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco après l'insertion de ce nouveau rendez-vous sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier. Un message indique l'insertion est réussie. PRÉCISION : POURQUOI L'UTILISATEUR PIERRE BAUDRACCO NE VOIT PAS LE RDV INSÉRÉ? Le rendez-vous n'apparaît pas sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco car celui-ci n'a ni les droits de lecture (consultation), ni les droits d'écriture (création, modification ou suppression) sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier, ce qui fait que l'évènement n'a pas encore été inséré 3 L'utilisateur Pierre Carlier se connecte maintenant à l'application OBM 4 Le rendez-vous créé par l'utilisateur Pierre Baudracco dans l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier apparaît en attente dans la partie Agenda de la page d'accueil de l'utilisateur Pierre Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 9

120 Carlier 5 Cliquer sur le lien Mon agenda (4) 6 Affichage du formulaire des évènements en attente (5) 7 Accepter ce rendez-vous créé par l'utilisateur Pierre Baudracco 8 Le rendez-vous apparaît désormais sur l'agenda (6) Attribution des droits d'écriture sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier L'utilisateur Pierre Carlier accède à son agenda partagé Cliquer sur l'action Gestion des droits de la barre d'actions 3 L'interface de gestion des droits apparaît Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 0

121 4 Utiliser l'invite de recheche dans le bloc de gestion des permissions d'écriture sur l'agenda, pour ajouter individuellement un utilisateur () PRÉCISION Une autre méthode plus radicale consiste à cliquer sur la case Public pour rendre l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier accessible en écriture par tous les autres utilisateurs de l'application OBM. 5 Saisir les premières lettres du nom de l'utilisateur Pierre Baudracco auquel nous souhaitons donner les droits d'écriture sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier 6 Sélectionner l'utilisateur Pierre Baudracco dans la liste affichée soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois ce nom atteint, soit en cliquant directement dessus 7 L'utilisateur est ajouté dans le bloc de gestion des permissions d'écirture sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier (3) 8 Cliquer sur le bouton Valider les permissions 9 Un message indique que les droits ont été mis à jour Que peut faire l'utilisateur Pierre Baudracco après l'attribution des droits? L'utilisateur Pierre Baudracco accède à son agenda partagé Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page

122 Cliquer sur l'action Nouveau rdv de la barre d'actions () 3 Affichage du formulaire de création d'un nouveau rendez-vous 4 L'objectif étant de créer un rendez-vous sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier, commencer par supprimer l'utilisateur Pierre Baudracco de la liste des utilisateurs () en cliquant sur le bouton devant son nom 5 Ajouter l'utilisateur Pierre Carlier en utilisant l'invite de recherche () 6 Rechercher les premières lettres du nom de Pierre Carlier 7 Sélectionner l'utilisateur Pierre Carlier dans la liste affichée soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois ce nom atteint, soit en cliquant directement dessus 8 L'utilisateur Pierre Carlier est ajouté au bloc des utilisateurs 9 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page

123 d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche 0 Renseigner le formulaire de création Cliquer sur le bouton Enregistrer le rdv Affichage de l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco après l'insertion de ce nouveau rendez-vous sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier. Un message indique l'insertion est réussie. PRÉCISION : POURQUOI L'UTILISATEUR PIERRE BAUDRACCO NE VOIT PAS LE RDV INSÉRÉ? Le rendez-vous n'apparaît pas sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco car celui-ci n'a que les droits d'écriture (création, modification ou suppression) sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier et non pas les droits de lecture qui lui permettent de le consulter 3 L'utilisateur Pierre Carlier se connecte maintenant à l'application OBM et consulte son agenda. Il peut constater qu'un nouveau rendez-vous nommé «Nouveau rendez-vous test» est maintenant présent sur son agenda le mercredi 6 juin de 4:00 à 6:00 (4) Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 3

124 PRÉCISIONS L'utilisateur Pierre Baudracco n'a que les droits d'écriture sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier. Nous allons tout de même vérifier que l'utilisateur Pierre Baudracco ne peut pas consulter l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier. Se rendre dans la partie Selection pour ajouter un utilisateur à la vue de son agenda Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 4

125 Utiliser l'invite de recherche de la partie Utilisateurs () 3 Rechercher les premières lettres du nom de Pierre Carlier 4 Le nom n'apparaît pas dans la liste des propositions qui s'affiche PRÉCISION Les utilisateurs qui sont renvoyés par le résultat de recherche sont les utilisateurs pour lesquels l'utilisateur Pierre Baudracco peut ajouter un agenda à sa vue La procédure est similaire pour la gestion des droits d'un groupe d'utilisateurs Droits d'administration CAS CONCRET : DROITS D'ADMINISTRATION ATTRIBUÉS À UN OU PLUSIEURS UTILISATEURS Accordons à l'utilisateur Pierre Baudracco les droits d'administration de l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier. Que peut faire l'utilisateur Pierre Baudracco après l'attribution des droits? L'utilisateur Pierre Baudracco accède à son agenda partagé Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 5

126 Cliquer sur l'action Gestion des droits de la barre d'actions () 3 Affichage de la fenêtre de gestion des droits de l'utilisateur Pierre Baudracco 4 Choisir dans le menu déroulant à gauche l'utilisateur dont on veut administrer les permissions (). Cette liste ne contient que les utilisateurs dont on peut administrer les droits 5 Cliquer sur Valider (3) 6 L'interface de gestion des droits de l'agenda de Pierre Carlier s'affiche alors 7 Administrer les droits comme s'il s'agissait de son propre agenda Modifier un rendez-vous Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 6

127 ATTENTION Un utilisateur peut modifier les rendez-vous dont il est le propriétaire Un utilisateur A peut modifier le rendez-vous sur l'agenda d'un autre utilisateur B à condition à condition que l'utilisateur B ait donné les droits d'écriture à l'utilisateur A Modification d'un rendez-vous via le formulaire de consultation Accéder à l'agenda partagé Cliquer sur l'heure du rendez-vous à modifier si vous êtes en vue Semaine (comme cidessus). Dans les autres cas (vue Mois et Jour), cliquer sur l'intitulé du rendez-vous. () 3 Affichage du formulaire de consultation du rendez-vous 4 Cliquer sur l'action Modifier de la barre d'actions () 5 Affichage du formulaire de modification du rendez-vous Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 7

128 6 Modifier les champs souhaités des blocs souhaités. Nous modifierons dans notre cas l'heure de début du rendez-vous à 0:00 au lieu de 08:00. 7 Cliquer sur le bouton Valider les modifications 8 Affichage de l'agenda avec le rendez-vous mis à jour. Le rendez-vous de 8:00 à :00 le mercredi 6 juin a lieu désormais le même jour de 0:00 à :00 (3) 9 Un message indique que le rendez-vous a été mis à jour (4) PRÉCISION Le champ tâche n'est utilisable que dans le cas où le module Projet est activé dans l'application OBM Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 8

129 Modification rapide des propriétés d'un rendez-vous Accéder à l'agenda partagé en vue Semaine Cliquer sur le rendez-vous à modifier () 3 Une info-bulle de modification s'affiche. L'utilisateur peut : Modifier le titre du rendez-vous () Consulter les participants au rendez-vous (3) Consulter les propriétés du rendez-vous (lieu et catégorie du rendez-vous)(4) Consulter la description du rendez-vous (5) Accéder au formulaire de modification en cliquant sur le bouton Avancé (6). Vous pouvez alors modifier le rendez-vous via le formulaire de modification comme nous avons pu le voir précédemment. Supprimer le rendez-vous en cliquant sur le bouton Supprimer (7) 4 Cliquer sur le bouton Valider pour confirmer la modification du titre du rendez-vous (8) Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 9

130 3 Modification rapide du rendez-vous en glisser-déposer L'action glisser-déposer consiste à intervenir à l'aide de la souris sur un rendez-vous afin de le déplacer ou de modifier sa plage horaire. Accéder à l'agenda en vue semaine Deux actions majeures sont possibles sur un rendez-vous : déplacer le rendez-vous modifier la durée du rendez-vous Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 30

131 4 Déplacer le rendez-vous Nous allons déplacer le rendez-vous qui a lieu le mercredi 6 juin de 8:00 à :00 vers le mardi 5 juin de 8:00 à :00. Cliquer avec la souris sur la barre contenant l'heure de début du rendez-vous () Laisser la souris appuyée et faites glisser le rendez-vous vers sa nouvelle destination 3 Le rendez-vous devient transparent pendant son déplacement () 4 Relâcher le clic de la souris lorsque le rendez-vous est positionné sur sa nouvelle destination 5 Le rendez-vous est maintenant déplacé (3) 6 Un message indique que la mise à jour est réussie ATTENTION Le rendez-vous ne peut-être déplacé que sur la semaine où celui-ci a été créé Le rendez-vous ne peut pas être déplacé en dehors des plages horaires allant de 8:00 à 0:00 Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 3

132 5 Modifier la durée d'un rendez-vous Avec le curseur de la souris cliquer sur le coin bas droit du rendez-vous (4) Garder la souris appuyer sur ce coin et déplacer le vers le haut pour diminuer la durée du rendez-vous ou vers le bas pour la rallonger. Le rendez-vous devient transparent pendant la modification. (5) 3 Relâcher le clic de la souris une fois que la durée du rendez-vous est jugée correcte par l'utilisateur. Le rendez-vous reprend alors sa couleur normale. Le rendez-vous commence maintenant à 8:00 et se termine à 0:30 au lieu de :00. Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 3

133 6 Un est il envoyé après la modification? Réception d' Description de l'action Créateur du RDV Utilisateurs Utilisateurs Administrateur d'une ressource Interface classique : formulaire de modification de RDV Modification du lieu Non Oui Oui Oui Modification du champ "Tout la journée" Non Oui Oui Oui Modification du champ "Date de début" Non Oui Oui Oui Modification du Non champ "Date de fin" Oui Oui Oui Modification du Non champ "Répétition" Oui Oui Oui Ajout d'un utilisateur : l'utilisateur Non Non Oui orange? Non Ajout d'un groupe contenant l'utilisateur Non Non Oui orange? Non Suppression d'un utilisateur : l'utilisateur Non Non Oui Non Ajout d'une Non Non Non Oui orange? Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 33

134 ressource Suppression d'une ressource Non Non Non Oui Ajout d'une exception de répétition Non Oui Oui Oui Suppression d'une exception de répétition Non Oui Oui Oui Interface graphique de l'agenda : modification rapide de RDV Étirement de l'image Non du RDV Déplacement de l'image du RDV Non Oui Oui Oui Oui Oui Oui Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 34

135 Supprimer un rendez-vous ATTENTION Un utilisateur peut supprimer les rendez-vous dont il est le propriétaire Un utilisateur A peut supprimer le rendez-vous sur l'agenda d'un autre utilisateur B à condition à condition que l'utilisateur B ait donné les droits d'écriture à l'utilisateur A Suppression d'un rendez-vous via le formulaire de consultation Accéder à l'agenda partagé Cliquer sur l'heure du rendez-vous à modifier si vous êtes en vue Semaine (comme cidessus). Dans les autres cas (vue Mois et Jour), cliquer sur l'intitulé du rendez-vous. () 3 Affichage du formulaire de consultation du rendez-vous Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 35

136 4 Cliquer sur l'action Modifier de la barre d'actions () 5 Un message prévient l'utilisateur que le rendez-vous sera aussi supprimé pour tous les participants 6 L'utilisateur peut alors : - confirmer la suppression - confirmer la suppression du rendez-vous et notifier les participants au rendez-vous que cet événement n'a plus lieu (les participants qui ont la réception d' s désactivée recevront aussi la notification) - annuler la suppression du rendez-vous Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 36

137 Suppression rapide d'un rendez-vous Accéder à l'agenda partagé en vue Semaine Cliquer sur le rendez-vous à modifier () 3 Une info-bulle de modification s'affiche. L'utilisateur peut alors supprimer le rendez-vous en cliquant sur le bouton Supprimer () 4 Un message prévient l'utilisateur que le rendez-vous sera aussi supprimé pour tous les participants 5 Cliquer sur OK pour valider la suppression du rendez-vous ou sur Cancel pour l'annuler Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 37

138 3 Un est il envoyé après la suppression? Réception d' Description de l'action Créateur du RDV Utilisateurs Utilisateurs Administrateur d'une ressource Interface classique : suppression de RDV via formulaire Suppression d'un RDV Non Oui Oui Interface graphique de l'agenda : suppression rapide Suppression d'un RDV Non Oui Oui Oui de RDV Oui Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 38

139 Gestion des conflits L'agenda partagé de l'application OBM permet de gérer les conflits lors de la création d'évènements. Ainsi, l'agenda partagé prévient l'utilisateur lorsque celui-ci crée plusieurs évènements sur une même plage horaire pour un participant donné. Exemple L'utilisateur Pierre Baudracco doit assister à un séminaire le mercredi 6 juin de 8:00 à 3:00. L'utilisateur Pierre Carlier qui a les droits d'écriture sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco souhaite créer un rendez-vous entre ces deux utilisateurs le mercredi 6 juin de 0:00 à 0:30. Dans le cas de figure énoncé dans l'exemple, l'application préviendra que l'utilisateur Pierre Baudracco est déjà occupé sur cette plage horaire. ATTENTION L'application OBM permet de gérer les conflits dans le cas où la case à cocher Forcer l'insertion de l'évènement est désactivée CAS CONCRET L'utilisateur Pierre Baudracco a un rendez-vous le mercredi 6 juin. L'utilisateur Pierre Carlier qui a les droits d'écriture vas créer un rendez-vous sur la même plage horaire avec pour participants les utilisateurs Pierre Baudracco et Pierre Carlier. L'utilisateur Pierre Carlier crée depuis son agenda un nouveau rendez-vous entre les utilisateurs Pierre Baudracco et Pierre Carlier Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 39

140 L'utilisateur Pierre Carlier clique sur l'action Nouveau rendez-vous de la barre d'actions () 3 L'utilisateur créé un rendez-vous intitulé Mon rendez-vous avec Pierre Baudracco le mercredi 6 juin de 0:00 à 0:30 avec l'utilisateur Pierre Baudracco () 4 Cliquer sur le bouton Créer le rendez-vous 5 Un message indique qu'un conflit a été détecté sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco sur l'évènement Séminaire prévu sur la même plage horaire. La création de l'évènement ne peut pas être effectuée. CAS CONCRET Nous allons reprendre le même cas de figure que précédemment en cochant cette fois la case Forcer l'insertion de l'évènement. Nous constatons bien que l'évènement est inséré sans message de conflits détectés. Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 40

141 Gestion des évènements en attente L'utilisateur Pierre Carlier qui n'a aucun droit sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco crée un rendez-vous auquel il convie l'utilisateur Pierre Baudracco. L'utilisateur accède à son agenda partagé Création d'un rendez-vous avec l'utilisateur Pierre Baudracco () 3 Le rendez-vous est directement inséré sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier. Aucune acceptation n'est demandée au propriétaire de l'évènement. () Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 4

142 4 Maintenant allons voir ce qu'il en est de l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco qui a été convié à ce rendez-vous. L'utilisateur Pierre Baudracco accède à l'application OBM. 5 Dans la page d'accueil, la partie Agenda indique à l'utilisateur Pierre Baudracco qu'un événement en attente existe 6 Cliquer sur le lien Mon agenda (3) 7 Affichage des événement en attente sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco 8 L'état actuel du rendez-vous est En attente (4). L'utilisateur Pierre Baudracco peut maintenant - Accepter : Le rendez-vous sera inséré dans l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco - Refuser : Le rendez-vous ne sera pas inséré dans l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco PRÉCISION Le propriétaire de l'évènement, en l'occurrence Pierre Carlier dans notre cas, peut suivre depuis son agenda l'état d'acceptation des rendez-vous pour les différents participants depuis le formulaire de consultation du rendez-vous (5) L'utilisateur peut aussi consulter sa propre participation à ce rendez-vous (6) Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 4

143 L'état d'acceptation du rendez-vous est indiqué par une lettre à côté de chaque utilisateur : A pour signifier que l'utilisateur à accepter le rendez-vous W pour signifier que le rendez-vous est encore en attente et que rien n'a encore été décidé R pour signifier que le l'utilisateur renonce à participer à cet évènement Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 43

144 Gestion des ressources Pour réserver une ressource (matériels de bureau, matériels informatiques, salle de réunion, etc...), intéressons-nous au bloc d'ajout ressources dans le formulaire de création d'un nouveau rendez-vous. Utiliser l'invite de recherche Ressources pour réserver une ressource () Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des ressources dont le nom commence par la chaîne de caractères entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de toutes les ressources enregistrées 3 Sélectionner la ressource dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois la ressource atteint, soit en cliquant directement sur le nom désiré 4 Les ressources sont ajoutées à l'évènement () 5 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout d'autres Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 44

145 groupes pour ces mêmes caractères de recherche 6 Remplir les champs Accessoires (3) et Description (4) situés sous chaque ressource Remplir le champ Accessoires Lors de l'ajout d'une ressource, il est possible de réserver certains accessoires pour cette ressource (). Par exemple, un ordinateur peut ou non être fourni avec une souris Cliquer sur Accessoires () sous la ressource concernée Une nouvelle fenêtre s'ouvre alors contenant les accessoires disponibles pour ce type de ressource 3 Cocher les accessoires à ajouter à la ressource 4 Cliquer sur Ajouter ces accessoires 5 Fermer la fenêtre 6 Les accessoires ont été ajoutés dans le champ concerné NOTA BENE Pour supprimer un accessoire, il suffit d'utiliser la même méthode et de décocher l'accessoire à supprimer Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 45

146 Remplir le champ Description Certaines ressources peuvent demander une description. Par exemple, lors de la réservation d'une salle de réunion, on doit pouvoir préciser le nombre de participants attendus. Le champ Description () contient une indication sur l'information attendue Saisir simplement l'information dans le cadre prévu à cet effet () Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 46

147 Gestion des réunions La gestion des réunions est un outil de planification et d'aide à la prise de rendez-vous qui propose un affichage des créneaux disponibles Cet outil est idéal pour planifier des réunions entre plusieurs utilisateurs d'obm. Accéder à l'agenda partagé Cliquer sur l'action Nouvelle Réunion de la barre d'actions () 3 Un formulaire proposant de sélectionner les participants membres de la réunion ainsi que la durée et la date s'affiche 4 Renseigner les utilisateurs, les groupes, les ressources ou les groupes de ressources, la date de début ainsi que la durée de la réunion qui participeront à la réunion 5 Cliquer sur le bouton Rechercher les créneaux libres () 6 L'application OBM affiche une vue hebdomadaire de la date choisie représentant la disponibilité globale pour la réunion. Les différentes cases de la vue sont alors représentées de trois couleur différentes. Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 47

148 Libre : Tous les participants sont disponibles à ce moment-là et pour la durée souhaitée Libre mais restreint : Tous les participants sont disponibles à ce moment-là mais pour une durée restreinte inférieure à la durée souhaitée Non disponible : Les participants ne sont pas tous libres à ce moment-là Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 48

149 Exporter son agenda au format icalendar Accéder à l'agenda partagé Cliquer sur l'action Exporter de la barre d'actions () 3 Un message propose d'ouvrir le fichier.ics ou de l'enregistrer Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 49

150 La gestion des ressources Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 50

151 Présentation du module Ressource Une ressource dans l'application OBM Une ressource dans l'application OBM est la représentation virtuelle d'un moyen matériel disponible ou non pour les utilisateurs d'obm (exemple: un ordinateur, un vidéo-projecteur, une salle de réunion). Type de ressource et accessoire Les types de ressource permettent d'organiser et de catégoriser les ressources. Les accessoires sont lié à cette notion de type de ressources et permettent de compléter une ressource en fonction de sont type. Par exemple lors de l'ajout d'un nouveau rendez-vous dans la partie agenda d'obm, si l'on ajoute une ressource pour les besoins du rendez-vous, une liste d'accessoire est proposée pour compléter la ressource en fonction du type de la ressource. 3 Fonctionnalités du module Ressources Ce module permet de gérer cet ensemble de moyens grâce à des fonctions de création, de consultation, de modification et de suppression de ces ressources. Une gestion des droits sur ces ressources a aussi été intégrée en vue de permettre l'accès ou non à ces différentes ressources. Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 5

152 Accéder au module Ressources 4 Se rendre dans la section Annuaire () Barre des sections 5 Cliquer sur l'onglet Annuaire () > Un menu déroulant apparaît 6 Cliquer sur le menu Ressources (3) 7 L'accès au module Ressources se fait par le formulaire de recherche Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 5

153 Rechercher une ressource Accéder au module Ressources (accès direct au formulaire de recherche) Renseigner les critères de recherche 3 Cliquer sur le bouton Chercher pour lancer la recherche (3) 4 Affichage du résultat de recherche PRÉCISIONS Il est possible de rechercher une ressource d'un type particulier () Il est possible de rechercher une ressource dont la quantité est comprise entre une valeur minimum et maximum () Si aucun critère de recherche n'est renseigné, le résultat de recherche renvoie toutes les ressources existantes Un utilisateur ne pourra voir dans le résultat de recherche que les ressources pour lesquelles les droits de lecture lui ont été attribués (voir paragraphe gestion des droits) Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 53

154 Créer une ressource Accéder au module Ressources Cliquer sur Nouveau dans la barre d'action () 3 Affichage du formulaire de création d'une ressource 4 Renseigner les critères 5 Cliquer sur le bouton Enregistrer la ressource () 6 Affichage du formulaire de consultation de la ressource créée 7 Un message indique que la création est réussie (3) NOTA BENE Utiliser l'invite de recherche "search..." (4) pour ajouter les utilisateurs qui auront les droits d'administration sur cette ressource en tapant le début du nom de l'utilisateur recherché. Consultez le chapitre 7 pour plus de détails concernant la gestion des droits d'administration. Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 54

155 Consulter une ressource ATTENTION Un utilisateur ne pourra consulter que les ressources pour lesquelles les droits de lecture lui ont été attribués Accéder au module Ressources (accès direct au formulaire de recherche) Renseigner les critères de recherche 3 Cliquer sur le bouton Chercher pour lancer la recherche () 4 Affichage du résultat de recherche 5 Cliquer sur le nom de la ressource à consulter dans le résultat de recherche (3) 6 Affichage du formulaire de consultation Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 55

156 Modifier une ressource ATTENTION Un utilisateur ne peut modifier qu'une ressource dont il est le propriétaire Un utilisateur peut modifier une ressource dont il n'est pas propriétaire s'il les droits d'écriture lui sont attribués (voir paragraphe gestion des droits) Accéder au module Ressources (accès direct au formulaire de recherche) Renseigner les critères de recherche 3 Cliquer sur le bouton Chercher pour lancer la recherche () 4 Affichage du résultat de recherche 5 Cliquer sur le nom de la ressource à modifier dans le résultat de recherche (3) 6 Affichage du formulaire de consultation 7 Cliquer sur Modifier dans la barre d'actions au dessus du formulaire de consultation (4) Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 56

157 8 Affichage du formulaire de modification 9 Modifier les champs souhaités 0 Cliquer sur le bouton Modifier la ressource pour valider les modifications (5) Affichage du formulaire de consultation après modification Un message indique que la mise à jour est réussie (6) Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 57

158 Gestion des droits ATTENTION Seul un utilisateur ayant les droits d'administration peut avoir accès à la gestion des droits Attribution des droits de lecture Ces droits permettent à un utilisateur de consulter une ressource. Accéder au module Ressources Rechercher la ressource pour laquelle l'administrateur va déterminer les droits de lecture 3 Cliquer sur le nom de la ressource () 4 Affichage du formulaire de consultation 5 Cliquer sur l'action Gestion des droits de la barre d'actions () 6 Affichage du formulaire de gestion des droits de lecture, d'écriture et d'administration Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 58

159 7 Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions de lecture (3) Donner l'accès en lecture à tous les utilisateurs Cocher la case à cocher Public Déterminer les utilisateurs qui auront accès en lecture à cette ressource Utiliser l'invite de recherche pour ajouter les utilisateurs qui auront les droits de lecture sur cette ressource en tapant le début du nom de l'utilisateur désiré Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des utilisateurs dont le nom, le prénom ou l'identifiant commence par la chaîne de caractères entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les utilisateurs enregistrés 3 Sélectionner l'utilisateur dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le nom atteint, soit en cliquant directement sur le nom désiré 4 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions de lecture () 5 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche 6 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions de lecture (), cliquer sur le bouton Valider les permissions (3) Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 59

160 7 Un message informe que les droits ont été mis à jour Supprimer les droits de lecture à un utilisateur Cliquer sur le bouton devant le nom de l'utilisateur à supprimer dans le bloc de gestion des permissions de lecture () Cliquer sur le bouton Valider les permissions (3) 3 Un message informe que les droits ont été mis à jour Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 60

161 Attribution des droits d'écriture Ces droits permettent à un utilisateur de modifier ou de supprimer une ressource. Accéder au module Ressources Rechercher la ressource pour laquelle l'administrateur va déterminer les droits d'écriture 3 Cliquer sur le nom de la ressource () 4 Affichage du formulaire de consultation 5 Cliquer sur l'action Gestion des droits de la barre d'actions () 6 Affichage du formulaire de gestion des droits de lecture, d'écriture et d'administration 7 Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions d'écriture (3) Donner l'accès en écriture à tous les utilisateurs Cocher la case à cocher Public Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 6

162 Déterminer les utilisateurs qui auront accès en écriture à cette ressource Utiliser l'invite de recherche pour ajouter les utilisateurs qui auront les droits d'écriture sur cette ressource en tapant le début du nom de l'utilisateur désiré Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des utilisateurs dont le nom, le prénom ou l'identifiant commence par la chaîne de caractères entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les utilisateurs enregistrés 3 Sélectionner l'utilisateur dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le nom atteint, soit en cliquant directement sur le nom désiré 4 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'écriture () 5 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche 6 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'écriture (), cliquer sur le bouton Valider les permissions (3) 7 Un message informe que les droits ont été mis à jour Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 6

163 Supprimer les droits d'écriture à un utilisateur Cliquer sur le bouton devant le nom de l'utilisateur à supprimer dans le bloc de gestion des permissions d'écriture () Cliquer sur le bouton Valider les permissions (3) 3 Un message informe que les droits ont été mis à jour Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 63

164 3 Attribution des droits d'administration Ces droits permettent au propriétaire de la ressource ou à l'administrateur de cette ressource de désigner un utilisateur qui pourra à son tour devenir administrateur de cette ressource. L'administrateur désigné pourra donc : modifier cette ressource supprimer cette ressource gérer les droits d'écriture, de lecture et d'administration de cette ressource Accéder au module Ressources Rechercher la ressource pour laquelle l'administrateur va déterminer les d'administration 3 Cliquer sur le nom de la ressource () 4 Affichage du formulaire de consultation 5 Cliquer sur l'action Gestion des droits de la barre d'actions () 6 Affichage du formulaire de gestion des droits de lecture, d'écriture et d'administration Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 64 droits

165 7 Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions d'administration (3) Déterminer les utilisateurs qui auront accès à l'administration de cette ressource Utiliser l'invite de recherche pour ajouter les utilisateurs qui auront les droits d'écriture sur cette ressource en tapant le début du nom de l'utilisateur désiré Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des utilisateurs dont le nom, le prénom ou l'identifiant commence par la chaîne de caractères entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les utilisateurs enregistrés 3 Sélectionner l'utilisateur dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le nom atteint, soit en cliquant directement sur le nom désiré 4 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'administration () 5 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche 6 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'administration (), cliquer sur le bouton Valider les permissions (3) 7 Un message informe que les droits ont été mis à jour Supprimer les droits d'administration à un utilisateur Cliquer sur le bouton devant le nom de l'utilisateur à supprimer dans le bloc de gestion des permissions d'administration () Cliquer sur le bouton Valider les permissions (3) Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 65

166 Supprimer une ressource ATTENTION Une ressource ne peut être supprimée que par son propriétaire (utilisateur ayant créé la ressource) ou un utilisateur ayant les droits d'écriture sur cette ressource Accéder au module Ressources Rechercher la ressource à supprimer 3 Cliquer sur le nom de la ressource () 4 Affichage du formulaire de consultation 5 Cliquer sur l'action Supprimer de la barre d'actions qui se trouve au dessus du formulaire de consultation () 6 Un message indique que la ressource peut être supprimée Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 66

167 LA RESSOURCE PEUT ÊTRE SUPPRIMÉE 7 Cliquer sur le bouton Supprimer la ressource pour valider la suppression (3) Type de ressources ATTENTION La gestion des types de ressources ne peut être exécutée que par un utilisateur ayant le profil Administrateur Créer un nouveau type de ressources Accéder au module Ressources Cliquer sur Administration dans la barre d'actions () 3 Affichage de l'interface de gestion des types de ressources et de gestion des accessoires 4 Entrer un nom pour le nouveau type de ressources dans le champ Label () ainsi qu'une propriété qui caractérise la ressource dans le champ Propriété (3) 5 Cliquer sur Créer le type de ressource (4) 6 Un message indique que le type est créé (5) et ce dernier apparaît dans la liste des types de ressources (6) Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 67

168 Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 68

169 Modifier un type de ressources Accéder au module Ressources Cliquer sur Administration dans la barre d'actions () 3 Affichage de l'interface de gestion des types de ressources et de gestion des accessoires 4 Modifier les informations du type de ressources dans la liste des types disponibles 5 Cliquer sur 6 Un message indique que la modification a été effectuée 3 dans la ligne modifiée Supprimer un type de ressources ATTENTION Un type de ressources ne peut être supprimé que s'il n'existe aucune ressource de ce type Accéder au module Ressources Cliquer sur Administration dans la barre d'actions () 3 Affichage de l'interface de gestion des types de ressources et de gestion des accessoires Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 69

170 4 Cliquer sur dans la ligne à supprimer 5 Un message indique si la suppression est possible () ou non (3) LE TYPE DE RESSOURCES PEUT ÊTRE SUPPRIMÉ Cliquer sur Supprimer () pour valider la suppression Un message indique que la suppression a été effectuée LE TYPE DE RESSOURCES NE PEUT PAS ÊTRE SUPPRIMÉ Cliquer sur Retour () Supprimer toutes les ressources utilisant encore le type à supprimer. On pourra aussi modifier le type de ces ressources au lieu de les supprimer 3 Recommencer ensuite l'opération de suppression Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 70

171 Accessoires ATTENTION La gestion des accessoires ne peut être exécutée que par un utilisateur ayant le profil Administrateur Définition d'un accessoire Un accessoire est une sous catégorisation d'un type de ressources. Il est possible d'associer à un type de ressource, un ou plusieurs accessoires. Par exemple, pour un type Salle, on peut ajouter un accessoire Boissons permettant de signaler, lors de la réservation d'une salle, que l'on souhaite avoir des boissons pour les participants. La gestion des accessoires a une répercussion sur la création d'un rendez-vous impliquant la réservation de ressources. Si la ressource réservée possède des accessoires, l'utilisateur pourra réserver certains accessoires de cette ressource en particulier.(cf. Documentation Module Agenda) Créer un accessoire Accéder au module Ressources Cliquer sur Administration dans la barre d'actions () 3 Affichage de l'interface de gestion des types de ressources et de gestion des accessoires 4 Entrer un nom pour le nouvel accessoire dans le champ Label () 5 Entrer une description de cet accessoire dans le champ Description (3) 6 Sélectionner un type de ressource pour lequel l'accessoire sera proposé dans le menu déroulant Type de ressource (4) 7 Cliquer sur Créer l'accessoire (5) 8 Un message indique que l'accessoire est créé (6) et ce dernier apparaît dans la liste des Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 7

172 accessoires (7) 3 Modifier un accessoire Accéder au module Ressources Cliquer sur Administration dans la barre d'actions () 3 Affichage de l'interface de gestion des types de ressources et de gestion des accessoires 4 Modifier les informations de l'accessoire dans la liste des accessoires disponibles 5 Cliquer sur 6 Un message indique que la modification a été effectuée dans la ligne modifiée Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 7

173 4 Supprimer un accessoire Accéder au module Ressources Cliquer sur Administration dans la barre d'actions () 3 Affichage de l'interface de gestion des types de ressources et de gestion des accessoires 4 Cliquer sur 5 Une fenêtre s'ouvre demandant la confirmation de la suppression 6 Cliquer sur OK pour valider la suppression 7 Un message indique que la suppression a été effectuée dans la ligne à supprimer Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 73

174 La gestion des utilisateurs Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 74

175 Présentation du module Utilisateurs Un utilisateur dans l'application OBM Ce module permet de gérer les utilisateurs de l'application OBM en définissant un profil et des permissions associées. Ce module permet aussi de gérer les fonctionnalités de messagerie d'un utilisateur telles que : les adresses de l'utilisateur le quota autorisé le partage de mail La gestion de son accès à Internet, de son appartenance à un domaine Windows ainsi que d'autres services associés est possible à partir de ce module. Le profil de l'utilisateur détermine ses droits dans l'application OBM. Les champs du module utilisateur Champ Description Règle Utilisateur Identifiant Identifiant de l'utilisateur. L'association de l'identifiant et du mot de passe permettra à l'utilisateur d'accéder à l'application OBM Profil Permissions accordées à l'utilisateur L'application OBM propose 3 profils dans l'application OBM par défaut : - profil user - profil editor - profil admin Groupe Groupe auquel appartient l'utilisateur Date d'entrée Date d'entrée de l'utilisateur dans la structure. Cette date correspond souvent à la date de création du Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 75

176 compte de l'utilisateur dans l'application OBM. Photo Photo de l'utilisateur Accès Internet Accès web Activation du service Proxy Messagerie Messagerie Création d'un compte de messagerie associé à l'utilisateur Serveur de boîtes à lettres Serveur sur lequel est créé le compte de Quota (Mo) Adresse(s) ou alias Taille maximale en Mega Octets (Mo) de la boîte à lettres Accès nomade Adresse Adresse alternative Les s reçu le seront sur ce compte de messagerie si la redirection de messagerie est activée Autorisé L'utilisateur pour lequel l' nomade est activé pourra via son compte accéder au module de Redirection de messagerie et le configurer Activé L'administrateur active la L'utilisateur recevra ses s sur redirection de messagerie pour un le compte de messagerie utilisateur donné. correspondant à l' qu'il a renseigné dans le champ Adresse e- Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 76

177 mail Copie locale Les s reçus sur l'adresse nomade sont copiés dans la boîte aux lettres de l'utilisateur Message d'absence Activé Activation de la fonction répondeur Si le répondeur est activé pour un destinataire, l'expéditeur recevra un de notification d'absence Message Contenu du message d'absence Réseaux Windows Répertoire home Chemin vers le répertoire dans lequel se trouve l'espace home de l'utilisateur Lecteur home Lettre utilisée pour définir le lecteur sur lequel se trouve le répertoire home de l'utilisateur (exemple : C,D,E...) Script de logon Script lancé à l'initialisation de la session de l'utilisateur Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 77

178 3 Les types de données dans l'application OBM Dans l'application OBM, on peut distinguer deux types de données consultables ou modifiables en fonction du profil de l'utilisateur. Données Non protégées Description Données consultables et éditables par les utilisateurs ayant un profil (par défaut) d'utilisateur ou d'éditeur (user ou editor) Protégées Données éditables par un utilisateur ayant un profil d'administrateur (profil admin par défaut) 4 Les profils d'utilisateur dans l'application OBM L'application OBM propose 3 profils génériques par défaut : Profil Description user Utilisateur qui ne peut que consulter les données non protégées sur l'ensemble des modules de l'application OBM editor Utilisateur qui peut consulter ou éditer les données non protégées sur l'ensemble des modules de l'application OBM admin Utilisateur qui peut consulter ou éditer les données protégées et non protégées sur l'ensemble des modules de l'application OBM PRÉCISION L'administrateur de l'application peut définir d'autres profils en plus des profils par défaut proposés. Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 78

179 Accéder au module Utilisateurs Se rendre dans la section Annuaire () Barre des sections Cliquer sur l'onglet Annuaire () > Un menu déroulant apparaît 3 Cliquer sur le menu Utilisateurs (3) 4 L'accès au module Utilisateurs se fait par l'action Chercher Formulaire de recherche Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 79

180 Rechercher un utilisateur Accéder au module Utilisateurs (l'accès se fait par le formulaire de recherche) Formulaire de recherche Renseigner les critères de recherche 3 Cliquer sur le bouton Chercher () 4 Affichage du résultat de recherche () 5 Un message indique le nombre d'utilisateurs trouvés (3) Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 80

181 Créer un utilisateur ATTENTION Cette action n'est possible que si l'utilisateur a le profil administrateur dans l'application OBM Accéder au module Utilisateurs Cliquer sur Nouveau dans la barre d'action () 3 Accès direct au formulaire de saisie d'un utilisateur 4 Renseigner les différents champs des blocs suivants. Bloc utilisateur. Bloc coordonnées Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 8

182 3. Bloc description 4. Bloc accès internet 5. Bloc messagerie 6. Bloc accès nomade 7. Bloc message d'absence Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 8

183 8. Bloc réseaux Windows 5 Cliquer sur le bouton Enregistrer l'utilisateur PRÉCISIONS Les champs Nom (), Identifiant (3) et Mot de passe (4) doivent obligatoirement être renseignés pour créer un utilisateur. Le champ Délégation (5) permet de déléguer la gestion d'un sous-domaine à un administrateur. Cet administrateur pourra notamment gérer les utilisateurs et groupes de ce sous-domaine. ( exemple : "/fr/domaine/sousdomaine") AFFICHAGE DU POST IT Cliquer sur le post-it pour que le système prenne en compte la création de l'utilisateur. Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 83

184 Consulter la fiche d'un utilisateur Accéder au module Utilisateurs Rechercher l'utilisateur à consulter (via formulaire de recherche) 3 Renseigner les critères pour affiner la recherche 4 Cliquer sur le bouton Chercher () 5 Affichage du résultat de recherche () 6 Cliquer sur l'identifiant (login) de l'utilisateur à consulter (3) 7 Affichage du formulaire de consultation Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 84

185 Modifier un utilisateur ATTENTION Cette action n'est possible que si l'utilisateur a la profil administrateur dans l'application OBM Accéder au module Utilisateurs Rechercher l'utilisateur à modifier (via formulaire de recherche) 3 Affichage du résultat de recherche () 4 Cliquer sur l'identifiant (login) de l'utilisateur à modifier (3) 5 Cliquer sur l'action Modifier de la barre d'action du formulaire de consultation (4) Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 85

186 6 Affichage du formulaire de modification 7 Modifier la valeur des champs des différents blocs 8 Cliquer sur le bouton Modifier l'utilisateur (9) Bloc Utilisateur () PRÉCISION La modification du bloc utilisateur est une modification «temps réel» qui n'implique pas l'affichage du post-it Le login ne peut pas être modifié Bloc Coordonnées () PRÉCISION Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 86

187 La modification du bloc des coordonnées est une modification «temps réel» qui n'implique pas l'affichage du post-it Bloc Description (3) PRÉCISION La modification du bloc de description est une modification «temps réel» qui n'implique pas l'affichage du post-it Bloc Accès Internet (4) PRÉCISION La modification du bloc d'accès internet est une modification «temps réel» qui n'implique pas l'affichage du post-it Bloc Messagerie (5) AFFICHAGE DU POST IT Cliquer sur le post-it pour que le système prenne en compte la modification données liées à la messagerie (état de la messagerie pour l'utilisateur, messagerie externe, adresses , quota) Bloc nomade (6) AFFICHAGE DU POST IT Cliquer sur le post-it pour que le système prenne en compte la modification des données liées à la messagerie nomade de l' utilisateur (adresse nomade, copie locale, etc..) Bloc Message d'absence (7) AFFICHAGE DU POST IT Cliquer sur le post-it pour que le système prenne en compte la modification du groupe de l' utilisateur Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 87

188 PRÉCISION Si le message d'absence est activé, un message d'absence doit obligatoirement être saisi Bloc Réseaux Windows (8) PRÉCISION La modification du bloc de réseaux Windows est une modification «temps réel» qui n'implique pas l'affichage du post-it 9 Affichage du formulaire de consultation après validation 0 Un message indique que la mise à jour a été effectuée (0) Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 88

189 Modifier le groupe d'un utilisateur ATTENTION Cette action n'est possible que si l'utilisateur a le profil administrateur dans l'application OBM Accéder au module Utilisateurs Rechercher l'utilisateur dont le groupe est à modifier (via formulaire de recherche) 3 Affichage du résultat de recherche () 4 Cliquer sur l'identifiant (login) de l'utilisateur dont le groupe est à modifier (3) 5 Cliquer sur l'action Modifier groupes de la barre d'action du formulaire de consultation (4) 6 Affichage du formulaire de modification des groupes de l'utilisateur Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 89

190 PRÉCISION Dans ce cas, l'utilisateur fait partie du groupe grptest0 mais pas du groupe grptest00 L'utilisateur ne voit que les groupes publics et ses propres groupes privés 7 Cochez les groupes auxquels l'utilisateur appartiendra (5) 8 Cliquer sur le bouton Modifier les groupes de l'utilisateur pour valider les modifications (6) 9 Un message indique que la mise à jour a bien été effectuée AFFICHAGE DU POST IT Cliquer sur le post-it pour que le système prenne en compte la modification du groupe de l' utilisateur Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 90

191 Réinitialiser les valeurs d'un utilisateur aux valeurs par défaut ATTENTION Cette action n'est possible que si l'utilisateur a le profil administrateur dans l'application OBM. Accéder au module Utilisateurs Rechercher l'utilisateur auquel il faut appliquer les valeurs par défaut (via formulaire de recherche) 3 Affichage du résultat de recherche () 4 Cliquer sur l'identifiant (login) de l'utilisateur dont le groupe est à modifier (3) 5 Cliquer sur Préférences par défaut de la barre d'actions du formulaire de consultation (4) Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 9

192 6 Un message indique que les préférences de l'utilisateur ont été remises aux valeurs par défaut AFFICHAGE DU POST IT Cliquer sur le post-it pour que le système prenne en compte la suppression de l'utilisateur Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 9

193 Supprimer un utilisateur ATTENTION Cette action n'est possible que si l'utilisateur a les droits d'administration dans l'application OBM Accéder au module Utilisateurs Rechercher l'utilisateur à supprimer (via formulaire de recherche) 3 Affichage du résultat de recherche () 4 Cliquer sur l'identifiant (login) de l'utilisateur dont le groupe est à modifier (3) 5 Cliquer sur l'action Supprimer de la barre d'action du formulaire de consultation (4) PRÉCISION La suppression d'un utilisateur aura aussi pour conséquence de supprimer les comptes de messagerie associés à cet utilisateur sur le serveur de messagerie 6 Une page indique si la suppression de l'utilisateur est possible Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 93

194 L'UTILISATEUR PEUT-ÊTRE SUPPRIMÉ 7 Cliquer sur le bouton Supprimer l'utilisateur pour valider la suppression de l'utilisateur (5) 8 Un message indique que la suppression a été effectuée AFFICHAGE DU POST IT Cliquer sur le post-it pour que le système prenne en compte la suppression de l'utilisateur SUPPRESSION IMPOSSIBLE DE L'UTILISATEUR L'utilisateur ne peut-être supprimé dans les cas suivants : l'utilisateur est référencé dans le module Compte l'utilisateur est référencé dans le module CV Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 94

195 l'utilisateur est référencé dans le module Société l'utilisateur est référencé dans le module Contact l'utilisateur est référencé dans le module Contrat l'utilisateur est référencé dans le module Affaire l'utilisateur est référencé dans le module Document l'utilisateur est référencé dans le module Hôte l'utilisateur est référencé dans le module Import l'utilisateur est référencé dans le module Incident l'utilisateur est référencé dans le module Facture l'utilisateur est référencé dans le module Piste l'utilisateur est référencé dans le module Serveur de mail l'utilisateur est référencé dans le module Liste l'utilisateur est référencé dans le module Partage de mail l'utilisateur est référencé dans le module Paiement l'utilisateur est référencé dans le module Projet l'utilisateur est référencé dans le module Publication l'utilisateur est référencé dans le module Ressources l'utilisateur est référencé dans le module A Faire Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 95

196 Module de gestion des tâches à faire Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 96

197 Présentation du module A Faire Une tâche à faire dans l'application OBM Ce module est une gestion simple de tâches de type «Post-it» permettant de définir des tâches en les affectant à un utilisateur. Les tâches en cours de l'utilisateur sont affichées dans tous les écrans d'obm, triées par priorité ou ordre chronologique d'insertion. Les champs du module A Faire Champ Utilisateur Description Règle Utilisateur à qui la tâche est affectée Priorité Priorité de la tâche à faire La tâche peut avoir une priorité qui s'échelonne de (priorité basse) à 5 (priorité forte) Date limite Date d'échéance de la tâche Avancement État d'avancement en % de la tâche Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 97

198 Accéder au module A Faire 9 Se rendre dans la section Commercial () 0 Cliquer sur l'onglet Commercial > Un menu déroulant apparaît () Cliquer sur le menu A Faire (3) L'accès au module A Faire se fait par la liste des tâches Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 98

199 Ajouter une tâche à faire Accéder au module A Faire Affichage du formulaire d'ajout de tâche () et de la liste des tâches à faire () 3 Intéressons-nous au formulaire d'ajout de tâche () 4 Renseigner les différents champs du bloc A faire PRÉCISION Le titre doit obligatoirement être renseigné pour valider l'insertion La date limite doit obligatoirement être renseignée 5 Renseigner le bloc Utilisateurs en cliquant sur le bouton pour ajouter des utilisateurs auxquels sera affecter la tâche 6 Cliquer sur le bouton Ajouter pour valider l'insertion Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 99

200 Modifier une tâche à faire Accéder au module A Faire Affichage du formulaire d'ajout de tâche et de la liste des tâches à faire 3 Intéressons-nous à la liste des tâches () 4 Cliquer sur le bouton 5 Une fenêtre de modification de la tâche apparaît en face de la tâche à modifier Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 00

201 6 Modifier les champs souhaités 7 Cliquer sur le bouton Modifier pour valider la modification () 8 La fenêtre se ferme automatiquement 9 La tâche modifiée apparaît désormais dans la liste (3) NOTA BENE Les tâches sont classées par ordre décroissant de priorité. La tâche modifiée apparaît en haut de la liste car sa priorité est passée à 5 lors de la modification. Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 0

202 Supprimer une tâche à faire Accéder au module A Faire Affichage du formulaire d'ajout de tâche et de la liste des tâches à faire 3 Intéressons-nous à la liste des tâches () 4 Cocher la tâche à supprimer 5 Cliquer sur le bouton Supprimer en bas de la liste des tâches () Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 0

203 Connecteur Outlook Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 03

204 Présentation de l'installation du connecteur Cette documentation explique l'installation du connecteur Outlook-OBM sur des clients Outlook version 000, 00(XP) ou 003 sur Windows 000 et XP. Pré-requis Posséder une archive de l'installeur client Disposer d'un serveur OBM-Sync installé Installation Installation interactive PRÉCISION L'installation nécessite que l'utilisateur ai les droits suffisants pour installer des programmes. Lancer l'installeur «outlookobm.exe» et choisissez les composants optionnels à installer : «(C) Express ClickYes, ConnextMagic,com» : utilitaire optionnel permettant de désactiver les alertes de sécurités Outlook au moment des synchronisations. «Raccourcis» : raccourcis dans le menu démarrer. Choisir le dossier d'installation ou garder celui par défaut : Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 04

205 3 L'installation est finie Installation avancée Le connecteur peut être installé pour un utilisateur qui ne dispose pas des droits pour installer des programmes. Un administrateur de la machine lance l'installation en ligne de commande en mode interactif ou silencieux (option /S). > outlookobm.exe /S Des paramètres peuvent être spécifiés dans le fichier «conf.ini». Un exemple de fichier de configuration est dans «conf.ini.sample». Si le serveur OBM-Sync est configuré en SSL il faut que : Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 05

206 le fichier CA généré dans l'installation du serveur soit renommé en «cacert.pem» et mit dans le répertoire où est exécuté l'installeur ; l'adresse du serveur soit en https. Le connecteur sera installé pour tous les utilisateurs de la machine. Configuration du connecteur Pour être utilisé sous Outlook le connecteur doit être configuré. La configuration se fait dans la page de configuration du connecteur dans les options d' Outlook, accessible à partir du menu «outils/options/onglet OBM». Serveur Adresse du serveur : «https://machine/obm-sync/services» ou «machine» est le nom de la machine où la partie serveur a été installée. Utilisateur : login OBM de l'utilisateur. Attention dans le cas où le multidomaine est activé dans OBM le login est de la forme : (exemple Mot de passe : mot de passe OBM de l'utilisateur. Synchronisation Conflits : Règle générale de résolution des conflits potentiels, client dominant ou serveur dominant. Synchronisation automatique : Période de synchronisation paramétrable Case à cocher : Fermer la fenêtre de synchronisation automatiquement si aucune erreur n'a été rencontrée. Multi-utilisateurs OBM Souscription aux agendas des personnes que l'on veut gérer selon les droits définis dans OBM. Réinitialiser Supprime toutes les données OBM stockées dans Outlook, les modifications non synchronisées seront perdues. A propos Fenêtre récapitulant des informations à propos du connecteur comme le numéro de version installée. Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 06

207 Désinstallation du connecteur La désinstallation se fait par le programme Uninstall.exe accessible : dans le menu démarrer (si l'option Raccourcis a été choisie à l'installation) ou dans le dossier où le connecteur a été installé ou dans «Ajout suppression de programmes» dans le panneau de configuration Windows. Dans le cas où le connecteur a été installé par un administrateur, pour supprimer complètement le connecteur l'administrateur doit exécuter lui aussi le désinstalleur. Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 07

208 Introduction à l'utilisation du connecteur OBM est une application permettant de gérer des contacts, sociétés,agenda partagé,... Il est accessible par un navigateur internet (Mozilla Firefox, Internet Explorer,...). Nous désignerons,dans la suite de cette documentation, cet accès par «OBM web». Le connecteur Outlook OBM est un module additionnel de Outlook qui permet de manipuler les données partagées stockées sur le serveur OBM. Premier lancement Lors du premier lancement de Outlook après l'installation du connecteur une fenêtre apparaît demandant de configurer le connecteur Outlook. Les nouveaux éléments visibles sont :. un bouton de synchronisation : qui permet de synchroniser les contacts, utilisateurs, tâches et rendez-vous avec OBM ;. un dossier OBM Contacts : qui contient les contacts OBM ; 3. un dossier OBM Utilisateurs : qui contient les utilisateurs OBM ; 4. un dossier OBM Tâches : qui contient vos tâches OBM. Une nouvelle page est présente dans la fenêtre d'option, elle permet de : configurer l'accès au serveur OBM : (cf chapitre ); configurer les synchronisations : ( cf chapitre 3.) ; Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 08

209 souscrire à des agendas : (cf chapitre 3.5.) ; accéder à des fonctionnalités avancées : (cf chapitre 4) ; avoir des informations sur le connecteur Outlook (version du connecteur par exemple). La configuration demandée au démarrage se fait dans cette page en configurant l'accès au serveur OBM avec : le nom d'utilisateur OBM : de la forme le mot de passe OBM. https://mon-serveur/obm-sync/services Synchronisations Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 09

210 Une synchronisation permet de récupérer les dernières versions des données partagées et d'envoyer aux autres utilisateurs les modifications faîtes. Par exemple lors d'une synchronisation vous pouvez : récupérer un contact créé dans OBM web, envoyer un contact que l'on a créé, récupérer un rendez-vous que dont on est le participant, envoyer un rendez-vous à un utilisateur. Paramétrage Différentes options sont paramétrables dans la fenêtre de configuration des synchronisations :. la politique générale de gestion des conflits : un conflit de synchronisation peut arriver lorsque depuis la dernière synchronisation vous avez modifié une donnée partagée et qu'elle a été aussi modifiée sur le serveur : - si la résolution est «client dominant» c'est votre version qui l'emporte, - si la résolution est «serveur dominant» c'est la version du serveur qui l'emporte;. la synchronisation périodique : la synchronisation peut être déclenchée périodiquement et automatiquement en choisissant un intervalle ; 3. la fermeture automatique de la fenêtre de synchronisation : si la case est cochée la fenêtre de synchronisation se fermera automatiquement s'il n'y a pas eu d'erreur pendant la synchronisation (il est conseillé de cocher cette case si la synchronisation périodique est activée). Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 0

211 Contacts Pour manipuler les contacts OBM, il faut le faire dans le dossier OBM Contacts. Il est possible de : créer un contact privé ou public : créer le contact et cocher ou non la case privé, un contact privé n'est visible que pour celui qui l'a créé dans Outlook et dans OBM web ; modifier un contact ; supprimer un contact : il est en fait archivé, non visible dans Outlook mais visible dans OBM web avec un état archivé. Tâches Pour manipuler les tâches OBM il faut le faire dans le dossier OBM Tâches. Il est possible de : créer une nouvelle tâche personnelle ; modifier une tâche, par exemple sa complétion ; supprimer une tâche. Utilisateurs NOTE Les utilisateurs OBM sont dans le dossier OBM Utilisateurs et ne sont pas modifiables. Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page

212 Calendriers.. Souscrire à des agendas Pour utiliser les agendas collaboratifs, il faut y souscrire dans la fenêtre de souscription. Les agendas disponibles sont dans la liste de gauche : L'icône verte indique que l'agenda est souscrit. Vous pouvez rechercher dans la liste des disponibles en tapant dans le champ de recherche. Pour souscrire à un agenda sélectionnez-le et cliquez sur «Souscrire». Les agendas souscrits sont dans la liste de droite : Pour dé-souscrire à un agenda cliquez sur la croix rouge le précédent. Pour dé-souscrire à tous les agendas cliquez sur «Réinitialiser». Chaque agenda souscrit est lié à un dossier agenda dans Outlook : Le dossier «Calendrier» est renommé en votre «Nom Prénom (login) [L/E]» Les autres agendas souscrits sont sous lui, nommés «Nom Prénom (login) [droits]» Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page

213 REMARQUE Lors de la première utilisation il faut souscrire à son agenda... Manipuler des rendez-vous Pour manipuler l'agenda d'une personne il faut se placer dans le dossier lui correspondant. Les opérations possibles sont : Créer un rendez-vous : créer un nouveau rendez-vous avec un sujet, une date de fin, une description, une récurrence,... Créer un rendez-vous avec des participants : cliquer sur le bouton inviter dans la fenêtre d'édition du rendez-vous, et sélectionner les participants dans le carnet d'adresses «OBM Utilisateurs» Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 3

214 Changer le statut d'un rendez-vous : dans la fenêtre d'édition d'un rendez-vous, se rendre dans la liste en haut à gauche et changer le statut en accepté/attente/refusé pour le participant dans l'agenda duquel vous êtes. Modifier un rendez-vous Supprimer un rendez-vous Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 4

215 REMARQUES Les rendez-vous privés ne sont visibles que par leur créateur. Vous ne pouvez créer, modifier, supprimer, changer le statut d'un rendez-vous que si vous le faîtes dans un agenda où vous avez les droits d'écriture. Avancé Des fonctionnalités avancées sont disponibles :. Importer : Permet d'importer les rendez-vous dans le dossier Calendrier qui étaient là avant l'installation du connecteur dans OBM.. Réinitialiser : Permet de dé-souscrire à tous les agendas souscris, vider les dossiers OBM Contacts, OBM Tâches et OBM Utilisateurs. Lors de prochaines synchronisations, les données seront toutes récupérées depuis le serveur. PDA Les PDA (Windows Mobile, Palm, Nokia,...) proposent des solutions de synchronisation avec Microsoft Outlook. Il est important que Outlook soit démarré (fenêtre visible) quand ces synchronisations sont réalisées pour que les modifications faîtes sur un PDA soit synchronisées avec OBM. REMARQUE Si une synchronisation ActiveSync est lancée alors que la fenêtre de Outlook n'est pas ouverte, elle est ouverte par le connecteur. Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 5

216 Connecteur PDA Funambol Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 6

217 Funambol. Présentation Funambol est une suite logicielle permettant la synchronisation de données telles qu'un carnet d'adresses, un calendrier ou des s, entre plusieurs ordinateurs et/ou périphériques portables (PocketPC, Smartphone, ipod,...). Il fait donc partie des logiciels de type PIM (Personal Information Manager), acronyme qui désigne par extension les données personnelles gérées. Funambol comprend : un serveur de synchronisation des données (Data Synchronization Server), un serveur de gestion des périphériques mobiles (Device Management Server), des connecteurs permettant l'interaction avec des systèmes de fichiers, des bases de données ou des applications tierces, des plug-ins pour synchroniser les données depuis des clients qui peuvent être des applications (Outlook, Thunderbird,...) ou des périphériques mobiles (PocketPC, BlackBerry,...), un kit de développement pour créer des applications clientes (plug-ins) ou ajouter des fonctionnalités au serveur. Funambol est entièrement développé en Java et repose sur le protocole standardisé SyncML (dont le nom est désormais OMA). C'est un logiciel commercial qui est également proposé sous forme d'une édition open-source : la Community Edition. C'est cette version que ce guide vous propose d'installer et de paramétrer.. Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 7

218 Installation et configuration du plugin Funambol pour PDA Windows Mobile Pour qu'un PDA Windows Mobile 005 Pocket Pc/Smartphone puisse se connecter à l'interface de synchronisation, il faut installer un plug-in Funambol. Le plugin Funambol que vous installez sur votre PocketPC (ou votre Smartphone) vous permet de synchroniser vos données avec votre serveur (OBM-SYNC + Funambol).. Pré-requis Le PDA est de type Windows Mobile 005 Pocket Pc/Smartphone. Le logiciel «ActiveSync» est installé et configuré sur le PC Windows (000, XP, VISTA) qui servira à l'installation comme décrit plus bas. Le PDA doit être configuré pour accéder au réseau de l'entreprise par connexion PC, WIFI ou GPRS... Installation Téléchargez et installez le client pour : PocketPC (.cab) : PocketPC (.exe) : Smartphone (.cab) : Smartphone (.exe) : Configuration et utilisation Exécutez l'application Funambol sur votre PocketPC / Smartphone. Configurez votre compte (Menu / Account) de la manière suivante : Server location : https://mon-serveur/funambol/ds (remplacez mon-serveur par l'adresse IP de votre serveur) Username : (remplacez par l'utilisateur que vous avez précédemment créé dans le module Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 8

219 d'administration) Password : (même remarque que pour Username) https://mon-serveur/funambol/ds 3 Configurez les paramètres de synchonisation (Menu / Sync Settings) en cochant les éléments que vous voulez synchroniser avec votre serveur : Contacts : vos contacts Calendar : votre calendrier 4 Lancez une synchronisation en cliquant sur le bouton Sync All 5 Vous pouvez ensuite vérifier que votre client a bien été ajouté à la liste (menu Devices) en consultant le module d'administration du serveur. Le lien avec l'utilisateur a également été créé (menu Principals) Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 9

220 3 Installation et configuration du plugin Funambol pour PDA Symbian 3. Pré-requis Le PDA est de type Symbian S60. Le PDA doit être configuré pour accéder au réseau de l'entreprise par connexion PC, WIFI ou GPRS. 3. Installation Aucune installation est nécessaire, la synchronisation se fait directement entre le PDA et le serveur de synchronisation. Aucun plugin n'est nécessaire. 3.3 Configuration et utilisation Dans le menu général, se rendre dans Connectivity > Sync Sélectionner les Contacts et cliquer sur le bouton Options 3 Cliquer sur le New Sync Profile 4 Démarrage de l'assistant 5 Renseigner le Profile Name Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 0

221 6 Renseigner la version du serveur 7 Sélectionner Contacts et Calendrier dans les éléments à synchroniser 8 Renseigner la source de données pour les contacts Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page

222 9 Renseigner la source de données pour le calendrier 0 Sélectionner le mode de connexion Internet ou Bluetooth Renseigner l'adresse du serveur de synchronisation Renseigner le nom d'utilisateur : 3 Renseigner le mot de passe Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page

223 4 Terminer et activer le profil 5 Lancez une synchronisation en cliquant sur Options > Synchronise Installation et configuration du plugin Funambol pour PDA PALM 3.4 Pré-requis Le PDA nécessite un PALM OS version 5. Le PDA doit être configuré pour accéder au réseau de l'entreprise par connexion PC, WIFI ou GPRS. 3.5 Configuration et utilisation Comme pour les PDA Windows Mobile et Symbian, voici la liste des éléments à renseigner pour configurer votre PDA PALM : Configurer un nouveau profil de synchronisation Renseigner la source de données pour la synchronisation des contacts Renseigner la source de données pour la synchronisation du calendrier Renseigner le mode de connexion au serveur de synchronisation Renseigner le nom d'utilisateur et le mot de passe Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 3

224 Connecteur Thunderbird Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 4

225 Environnement d'installation Cette documentation explique l'installation du connecteur Thunderbird-OBM sur un client Thunderbird en version.0 sous Windows et Linux. Pré-requis Avoir un serveur OBM-sync installé Avoir le client Thunderbird installé Posséder les modules complémentaires Lightning-0.5 et Thunderbird-OBM-.3 Installation des modules complémentaires Il est nécessaire d'installer les modules Lightning et Thundebird-OBM : 6 Démarrer le client Thunderbird, 7 Il faut aller dans le menu Outils puis cliquer sur Modules complémentaires, 8 Une fois dans l'assistant, il faut cliquer sur installer : 9 Il apparaît ensuite une fenêtre pour installer le module complémentaire voulu, 0 Sous Windows, installer le module Lightning-0.5.win3.xpi Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 5

226 Sous Linux, installer le module Lightning-0.5-tb-linux.xpi Il faut ensuite lancer l'installation Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 6

227 3 Une fois le module installé, on obtient cette fenêtre 4 Il faut ensuite répéter cette séquence pour le module Thunderbird-OBM puis redémarrer Thunderbird. 5 On peut vérifier au redémarrage que les modules sont bien installés dans le menu Outils, puis module complémentaires. Si les modules sont correctement installés, on obtient cette fenêtre : Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 7

228 Configuration du connecteur Afin de synchroniser l'agenda, il faut configurer le connecteur. Pour cela, il faut aller dans le menu Edition puis Préférences sur l'onglet OBM : La configuration minimale, nécessite de renseigner au moins la partie connexion au serveur et la souscription à un agenda. La configuration de la connexion au serveur se fait en cliquant Serveur. Une fenêtre apparaît où il faut renseigner : Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 8

229 l'url de connexion su serveur de synchro : https://obm/obm-sync/services le nom de l'utilisateur : sebastien.pose le mot de passe de l'utilisateur https://obm/obm-sync/services Ensuite il faut cliquer sur Souscrire pour s'abonner à un agenda. il faut donc cocher ceux que souhaite avoir dans la liste des agendas proposés. D'autres options sont disponibles, comme la configuration de la synchronisation en cliquant sur Synchronisation pour savoir si l'on fonctionne en mode Client dominant ou en Serveur dominant. Il est également possible de synchroniser automatiquement à la fermeture de Thunderbird. Enfin, si vous avez besoin d'un proxy pour accéder à l'url de connexion, il faudra le spécifier dans la configuration de Thunderbird dans l'onglet Avancé puis Réseau et espace disque dans le cadre connexion en cliquant sur Paramètres de connexion. Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 9

230 Enfin, afin de faciliter la synchronisation, il faut ajouter un bouton synchroniser dans la barre de menu. Pour cela, il faut faire un clic droit sur la barre de menu puis cliquer sur Personnaliser. On peut alors glisser le bouton Synchroniser dans la barre d'outils. La configuration du connecteur est alors terminée et la création d'événements et la synchronisation peuvent être effectuées. Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 30

231 Introduction à l'utilisation du connecteur OBM est une application permettant de gérer des contacts, sociétés,agenda partagé,... Il est accessible par un navigateur internet (Mozilla Firefox, Internet Explorer,...). Nous désignerons,dans la suite de cette documentation, cet accès par «OBM web». Le connecteur Thunderbird OBM est un module additionnel de Thunderbird qui permet de manipuler les données partagées et stockées sur le serveur OBM. Premier lancement Suite à l'installation du connecteur Thunderbird et au module Lightning, de nouveaux éléments sont visibles :. un bouton de synchronisation : qui permet de synchroniser les contacts, utilisateurs, tâches et rendez-vous avec OBM ;. une fenêtre agenda et tâches; 3. un carnet d'adresses OBM-Contacts : qui contient les contacts OBM; 4. un carnet d'adresses OBM-Utilisateurs : qui contient les utilisateurs OBM. Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 3

232 Une nouvelle page est présente dans la fenêtre d'option, elle permet de : configurer l'accès au serveur OBM; configurer les synchronisations; souscrire à des agendas; réinitialiser les options; paramétrer la synchronisation automatique à la fermeture de l'application. Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 3

233 Configuration du serveur Cliquer sur le bouton Serveur... de la fenêtre des Options La configuration du serveur se fait dans cette page en configurant l'accès au serveur OBM avec : le nom d'utilisateur OBM : de la forme le mot de passe OBM. Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 33

234 Synchronisations Une synchronisation permet de récupérer les dernières versions des données partagées et d'envoyer aux autres utilisateurs les modifications faîtes. Par exemple lors d'une synchronisation vous pouvez : récupérer un contact créé/modifié dans OBM web, envoyer un contact qui a été créé/modifié, récupérer un rendez-vous dont on est le participant, envoyer un rendez-vous à un utilisateur. récupérer des tâches créées/modifiées dans OBM web envoyer des tâches créées/modifiées dans Thunderbird récupérer les utilisateurs créés/modifiés dans OBM web Paramétrage Différentes options sont paramétrables dans la fenêtre de configuration des synchronisations :. la politique générale de gestion des conflits : un conflit de synchronisation peut arriver lorsque depuis la dernière synchronisation vous avez modifié une donnée partagée et qu'elle a été aussi modifiée sur le serveur : - si la résolution est «client dominant» c'est votre version qui l'emporte, - si la résolution est «serveur dominant» c'est la version du serveur qui l'emporte; Contacts Pour manipuler les contacts OBM, il faut se rendre dans le gestionnaire des carnets d'adresses et Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 34

235 sélectionner le carnet d'adresses OBM-Contacts. Il est possible alors de : créer un contact privé: créer le contact dans le carnet d'(adresses OBM-Contacts, le contact ne sera alors visible que pour celui qui l'utilisateur qui l'a créé dans Thunderbird et dans OBM web ; modifier un contact ; supprimer un contact : il est en fait archivé, non visible dans Thunderbird mais visible dans OBM web avec un état archivé. Tâches Pour manipuler les tâches OBM, il faut au préalable souscrire à son agenda. Ensuite créer une tâche en cliquant sur le bouton Nouvelle Tâche dans la barre de boutons. Il est possible de : créer une nouvelle tâche personnelle ; modifier une tâche ; supprimer une tâche. Utilisateurs NOTE Les utilisateurs OBM se trouvent dans le carnet d'adresses OBM-Utilisateurs et ne sont pas modifiables. Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 35

236 Calendriers.. Souscrire à des agendas Pour utiliser les agendas collaboratifs, il faut y souscrire dans la fenêtre de souscription. Cocher l'agenda auquel vous souhaitez souscrire puis cliquer sur OK. REMARQUE Deux icônes apparaissent devant les agendas disponibles : une icône avec un oeil signifiant que vous avez les droits de lecture sur cet agenda une icône avec un stylo signifiant que vous avez les droits d'écriture seulement ou d'écriture et lecture Les agendas auxquels vous aurez souscris apparaissent dans la fenêtre des agendas à gauche et nommé de la façon suivante «[OBM] Prénom Nom» Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 36

237 .. Manipuler des rendez-vous Pour manipuler l'agenda d'une personne il faut sélectionner l'agenda correspondant dans la fenêtre des agendas disponibles. Les opérations possibles sont : Créer un rendez-vous : créer un nouveau rendez-vous avec un sujet, une date de fin, une description, une récurrence,... Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 37

238 Créer un rendez-vous avec des participants : cliquer sur le bouton participants dans la fenêtre de création d'un nouvel évènement, et sélectionner les participants dans le carnet d'adresses «OBM Utilisateurs» Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 38

239 Saisissez dans la colonne de gauche les participants que vous souhaitez ajouter au rendezvous. Le champ de saisi est renseigné en auto-complétion en fonction des premières lettres tapées dans le champ. REMARQUE L'interface ne propose pas encore les créneaux libres pour les participants renseignés. Modifier un rendez-vous Supprimer un rendez-vous REMARQUES Les rendez-vous privés ne sont visibles que par leur créateur. Vous ne pouvez créer, modifier, supprimer, changer le statut d'un rendez-vous que si vous le faîtes dans un agenda où vous avez les droits d'écriture. Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 39

240 Utilisation du webmail IMP Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 40

241 . Connexion au webmail 3 Cliquer sur le bouton "Webmail". 4 La page d''authentification du Webmail s'affiche 5 Renseigner le nom d'utilisateur et le mot de passe communiqués par l'administrateur 6 Cliquer sur le bouton Connexion () 7 Si le nom d'utilisateur et le mot de passe sont corrects, l'utilisateur accède à la boîte de réception Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 4

242 . L'interface du webmail Cette page s'affiche une fois que l'utilisateur a renseigné le nom d'utilisateur et le mot de passe correct dans la page d'authentification. Menu déroulant > Accéder aux sous-menus du menu Courrier Pour cela, cliquer sur le menu Courrier (), le menu déroulant apparaît et permet à l'utilisateur de : rédiger un message en cliquant sur le sous menu Nouveau message présent dans la boîte de réception, message; rechercher un dans des dossiers virtuels ou dans les boites aux lettres partagées. retrouver les messages précédemment envoyés (). > Accéder aux sous-menus du menu Options Pour cela cliquer sur le menu Options (3), le menu déroulant apparaît et permet à l'utilisateur de : modifier ses options globales; modifier ses options courrier. > Se déconnecter du webmail IMP En cliquant sur le menu Déconnexion (5), l'utilisateur sort du webmail et est redirigé vers la page de connexion au webmail. > Réduire le menu déroulant Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 4

243 Pour cela cliquer sur le bouton (4), le menu déroulant se rabat sur la gauche et laissant place ainsi à la barre d'actions et à la partie centrale. Partie centrale La partie centrale du webmail présente l'ensemble des s contenus dans la boîte de réception de l'utilisateur. Ces s peuvent avoir un état différent (), chaque état est associé à une couleur différente dans la liste : vu non lu répondu supprimé brouillon ayant une haute importance Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 43

244 Barre des actions Cette Cette barre d'actions reprend les actions principales qui sont présentes dans le menu déroulant de gauche à savoir : l'accès à la boîte de réception () la création d'un nouveau message () la gestion des dossiers (3) la recherche d'un message (4) la récupération du courrier (5) l'accès à l'aide (6) la déconnexion (7) l'accès rapide aux dossiers : l'utilisateur peut à l'aide de cette liste déroulante sélectionner le dossier auquel il souhaite accéder. Cette liste déroulante reprend l'arborescence des dossiers existants. Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 44

245 3. Les différentes fonctionnalités. Manipulation des s reçus ou envoyés.. > Visualisation des s reçus ou envoyés cliquer sur "Courrier" (); ou cliquer sur "sent-mail" dans le sous-menu du menu "Courrier" (). Les s sont présentés sous forme de liste dans la partie centrale de l'interface. Les messages apparaissent d'une façon différente en fonction de leurs états. Les messages consultés apparaissent avec une couleur de fond blanche. Ceux qui n'ont pas encore été consultés apparaissent avec un fond mauve et en gras. > Récupérer les s en rétention Il est possible de récupérer les s en attente sur le serveur et qui n'apparaissent pas encore dans la boîte de réception. Cliquer sur le bouton Récupération du courrier () dans la barre d'actions Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 45

246 > Supprimer un ou plusieurs s Cocher le/les s à supprimer () puis cliquer sur "Supprimer" (). > Copier ou déplacer un ou plusieurs s Cocher le/les s à copier ou déplacer (); sélectionner le dossier destination (); cliquer sur "Déplacer" ou "Copier" (3). Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 46

247 . Rédaction d'un message Cliquer sur le bouton Nouveau message () de la barre d'actions ou sur le sous-menu Nouveau message du menu Courrier () Une fenêtre de rédaction de message apparaît Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 47

248 3 L'utilisateur peut alors : renseigner les destinataires : champ A (3); renseigner le sujet du message : champ Sujet (4); renseigner le contenu du message : champ Texte (5); Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 48

249 attacher des fichiers au message (6); insérer des caractères spéciaux dans le contenu du message (7). 3. L'utilisation du champ De Ce champ correspond à l'adresse de l'émetteur du message. 4. L'utilisation du champ A Ce champ correspond aux adresses des destinataires qui doivent recevoir le message. Si plusieurs adresses sont renseignées, elles doivent être séparées par une virgule. 5. L'utilisation du champ Cc Ce champ correspond au(x) destinataire(s) qui doivent recevoir une copie conforme du message. Si plusieurs adresses sont renseignées il faut s'assurer de les séparer par une virgule. Les copies conformes sont généralement envoyées à des destinataires autres que ceux directement inscrits dans le champs 'A', mais qui sont peut-être indirectement concernés par le sujet du message. Tous les destinataires qui recevront le message, qu'ils soient inscrits dans le champ 'A:' ou 'Cc:', peuvent consulter la liste entière des deux types de destinataire. 6. L'utilisation du champ Cci Ce champ correspond à ou aux adresses de ceux qui doivent recevoir une copie conforme invisible ou cachée. Si plusieurs adresses sont renseignées dans ce champ il faut s'assurer de séparer chaque adresse par une virgule. Les copies conformes invisibles sont généralement envoyées à des destinataires autres que ceux qui sont directement concernés par le sujet du message et qui doivent prendre connaissance du message SANS que les autres destinataires ne sachent que ce message leur a été envoyés. Ainsi, seul l'émetteur et le destinataire qui doit recevoir cette copie invisible ont connaissance de l'envoi d'une copie de ce message. 7. L'utilisation du champ Sujet Ce champ correspond à l'intitulé du message. Le sujet doit être court, simple et explicite. Le sujet est le seul moyen simple, pour l'émetteur et les destinataires, de connaître rapidement le contenu du message. Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 49

250 Ce champ est copié lorsque l'on répond ou lorsque l'on fait suivre un message. Ceci permet de faire un suivi organisé d'une conversation. Si une réponse comprend de nouvelles idées, il est possible d'ajouter de simples modifications à ce même sujet pour que les destinataires du message puissent suivre son évolution. 8. Attacher une pièce jointe au message Le webmail permet de rédiger des messages auxquels on peut joindre des documents ou des fichiers. Étape : Renseigner le chemin d'accès au fichier Renseigner le chemin du fichier (où se trouve ce fichier), ou cliquer sur le bouton "Parcourir", pour ensuite sélectionner le fichier à attacher. Le chemin du fichier apparaîtra alors dans le champ "Pièces Jointes". Étape : Joindre le fichier Pour cela, cliquer sur le bouton "Joindre", le nom du fichier ainsi que la taille du fichier sera ajouté à la liste des pièces jointes. Il est important de savoir que pour un fichier de grosse taille, ou pour une connexion Internet moins rapide, le procédé d'attachement au message peut prendre un certain temps. Il faut alors être patient et attendre que le processus soit terminé avant de continuer. 9. Supprimer une pièce jointe Pour supprimer un fichier attaché dans la liste des pièces jointes : Étape : Sélectionner le fichier à supprimer Cocher la case à côté du nom du fichier à supprimer Étape : Cliquer sur le bouton Cliquez sur le bouton "Supprimer pièce(s) jointe(s)". Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 50

251 0.Les actions.. > Action Envoyer message Le bouton 'Envoyer message' permet de faire parvenir le message au(x) destinataire(s). Il faut s'assurer du contenu et des destinataires du message avant de cliquer sur ce bouton, puisqu'une fois le message envoyé, il n'est plus possible d'annuler l'opération...3 > Action Enregistrer brouillon Le bouton 'Enregistrer le brouillon' permet de placer un message non-terminé en attente dans un dossier brouillon (Options -> Rédaction de message), accessible directement via l'option 'Dossiers' du menu principal. Il est possible de terminer ces messages en accédant à ce dossier. Il faut s'assurer de spécifier un sujet aux messages brouillons pour pouvoir les identifier plus facilement par la suite. Après avoir sauvegarder un message comme brouillon, l'utilisateur est automatiquement redirigé vers le dernier dossier ouvert...4 > Action Annuler le message Le bouton 'Annuler le message' abandonne la rédaction du message, et redirige vers le dernier dossier ouvert...5 > Option Copie dans Cette option permet de sauvegarder le message dans le dossier de messages envoyés. Il est toujours intéressant de procéder de la sorte pour avoir une vue de ce qui a été fait, et ce qui a été dit. Il n'est toutefois pas nécessaire de sauvegarder tout les messages de cette façon, puisqu'il est fort probable que le quota personnel soit atteint en peu de temps. Il sera alors impossible de recevoir des messages. Il est aussi possible d'activer cette option par défaut dans les Options (Options -> Rédaction de message). Il est aussi conseillé de faire régulièrement le ménage du dossier de messages envoyés. > Option Développer les noms Cliquer sur "Développer les noms" pour associer automatiquement les noms partiels des destinataires ( dans le champs A:, CC: ou Bcc:), à leur adresse de courrier personnelle. Pour utiliser cette option, il doit y avoir au moins une entrée dans le carnet d'adresses. > Option Pièces Jointes Cliquer sur "Pièces Jointes" pour visualiser, au bas de la page, la liste de fichiers attachés au message, ou encore pour y joindre une autre pièce. Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 5

252 .Effectuer une recherche Cliquer sur le bouton Recherche () de la barre d'actions ou sur le sous-menu Recherche du menu Courrier () Différentes options de recherche apparaissent dans l'interface principale L'interface de recherche comprend 3 parties : Les boutons d'envoi ou de remise à zéro de la recherche (); Le ou les mots à rechercher ainsi que les caractéristiques de la recherche (); L'enregistrement de la recherche dans un dossier (3). Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 5

253 3 Cliquer dans la liste déroulante "Choissisez un champ" et sélectionner le champ ou doivent se trouver le ou les mots à chercher. Il est possible de refaire plusieurs fois cette manipulation pour effectuer une recherche dans plusieurs champs en même temps ou dans l'un des champs sélectionner (); 4 Sélectionner le ou les étiquettes du message recherché (); 5 Sélectionner le ou les dossiers du message dans lesquels la recherche doit s'effectuer (3); 6 Cliquer sur "Envoyer" (4). Documentation utilisateurs OBM version. Projet Messagerie INSERM - page 53

254 .Gestion des dossiers Accéder aux dossiers en cliquant sur le bouton Dossiers de la barre d'actions () Affichage de l'explorateur de dossiers 3 Après avoir sélectionner le ou les dossiers (), plusieurs actions sont disponibles dans la liste déroulante (3) pour agir sur ces dossiers : Créer, renommer ou supprimer un dossier; Vérifier les messages d'un dossier : cette action permet de vérifier si de nouveaux messages ont été envoyés sur le dossier depuis la dernière vérification Télécharger les messages d'un dossier : cette action de télécharger l'ensemble des messages d'un dossier dans un fichier.mbox (le nom du fichier est celui du dossier par défaut) Vider les messages d'un dossier : cette action permet de détruire l'ensemble des messages du dossier. Documentation utilisateurs OBM version.0 Projet Messagerie INSERM - page 54

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