Manuel de l Utilisateur

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1 Manuel de l Utilisateur 2012 Zumatec 17 juillet 2012 Ce manuel est destiné à l utilisateur final du logiciel Oremia Mobile HD. Tout ce qui relève de l utilisation et de l installation des logiciels Oremia Mobile et Oremia Desktop fait l objet de manuels distincts. 1

2 Table des matières 1 Introduction 3 2 Configuration Connexion au serveur Préférences du praticien L agenda CalDAV Préférences de rappels des patients Login 8 4 Patients Les différents modes de sélection du patient Etat Civil Schéma Dentaire Modification du schéma dentaire Affichage des radios depuis le schéma dentaire Plan de traitement Radiologie et Photos Documents L historique Prendre une photo Agenda Ajouter un rendez-vous Modifier ou supprimer un rendez-vous Rappel Rendez-vous 19 2

3 1 Introduction Présentation : Oremia Mobile HD est une application pour chirurgien-dentiste. Elle requière un IPad 2, ou toute version ultèrieure, et s articule autour des fonctionnalités suivantes : Le support multipraticien L accès a la fiche patient L accès aux radios et images. La consultation et l édition de documents (devis, notes d honoraires, ordonnances, courriers). L agenda/planning synchronisé et sécurisé. Le rappel des rendez vous aux patients via un envoi de mail automatisé Un schéma dentaire interactif pour la création des devis La signature électronique des devis Dans ce manuel, nous décrivons l utilisation d Oremia Mobile HD sur une tablette ipad reliée en Wi-Fi au réseau local du cabinet. Le niveau requis est celui d un simple utilisateur. Organisation du manuel : Le manuel suit l ordre logique d utilisation de l application depuis la connexion du praticien jusqu au rappel des rendez-vous aux patients. 3

4 2 Configuration 2.1 Connexion au serveur L ouverture de la fenêtre de connexion se fait a l aide de l icône située en haut à droite de la page de lancement. On obtient alors la fenêtre suivante qui va nous permettre d effectuer la connexion de l Ipad à l application Oremia Desktop. Vous pouvez entrer l adresse IP du serveur à la main, celle-ci étant du type xxx.xxx. La configuration automatique devrait néanmoins vous fournir automatiquement cette adresse comme indiqué ci dessous : 4

5 2.2 Préférences du praticien Une fois connecté, sur la page d accueil, vous pouvez configurer les préférences du praticien en effectuant un tap sur l icône située en haut à droite. Sur ce panneau, vous allez entrer votre signature électronique, régler le niveau de compression des photos et définir votre agenda ainsi que la durée par défaut des rendez-vous L agenda CalDAV. Pour paramétrer votre agenda, il faudra tout d abord ajouter le compte de calendrier dans les paramètres de l ipad. Pour cela, faites un tap sur l icône «réglages» de la page d accueil de votre ipad. 5

6 Puis allez à la rubrique «Mail, Contacts, Calendrier» et «Ajouter un compte». Sur la page qui s affiche, choisissez «Autres». Il vous restera à choisir la rubrique «Calendriers - Ajouter un compte Cal- DAV». Sur cette page, vous entrerez les informations de connexion fournies par la société Zumatec. 6

7 . Une fois ces réglages établis, il restera à indiquer dans Oremia, le nom du calendrier nouvellement crée. 2.3 Préférences de rappels des patients. Si, sur la page d accueil, vous avez choisi l option «Rappel de Rendez-Vous par Mail» (cf. Section 6), vous avez la possibilité de paramétrer ces rappels et en particulier le message type à envoyer aux patients. 7

8 3 Login Cette fenêtre s ouvre au lancement d Oremia et permet l identification du praticien. Pour vous connecter à Oremia Mobile HD, vous devez sélectionner dans un premier temps le praticien, puis y saisir le mot de passe si celui-ci à été renseigné. Les informations de connexion sont les mêmes q utilisées sur Oremia Desktop. Faites un tap sur «Connexion» pour valider. Une fois connecté, vous arrivez sur la page d accueil. Sur cette page, vous accédez aux trois menus principaux d Oremia Mobile HD ainsi qu au planning de la journée. Vous pouvez accéder au dossier du patient directement depuis ce planning en effectuant un tap sur son nom. 8

9 4 Patients Rubrique consacrée à la gestion des dossiers patients. 4.1 Les différents modes de sélection du patient Cette page permet la sélection du patient selon des modalités variées. Par le nom et le prénom : automatique, est très rapide. La saisie du nom du patient, grâce à la complétion Par le QR Code : Vous pouvez accéder a ce mode en choisissant l option «Scanner» dans le menu à gauche. Par le planning Vous pouvez sélectionner le patient en effectuant un tap dans le calendrier de la journée se trouvant en dessous de l option «Scanner» Une fois le patient sélectionné, vous aurez accès aux différentes options du patient comme le montre l image ci-dessous. 9

10 4.2 Etat Civil Dans cette section, vous retrouvez toutes les informations concernant le patient : Photo, nom, prénom, adresse, solde comptable, informations, antécédents et autres informations. Depuis l état civil vous pouvez accéder et modifier les données du patient. Pour déverrouiller les champs d édition effectuez un tap sur le bouton représentant un cadenas fermé en haut à droite de l écran 10

11 Lorsque vous arrivez sur cette page vous êtes susceptible de voir apparaitre une alerte : elle vous indiquera les contre-indications éventuelles du patient : 4.3 Schéma Dentaire Oremia Mobile HD propose une visualisation et une saisie interactive du schéma dentaire Modification du schéma dentaire Pour sélectionner une dent effectuez un tap sur la dent, un cadre bleu indiquera que la dent a bien été sélectionnée. Vous pouvez sélectionner plusieurs dents à la fois. 11

12 Une fois la dent sélectionnée vous modifiez sa représentation en ajoutant le soin présent en bouche. Pour ajouter un soin il vous suffit de naviguer entre les différentes catégories de soins présentes en bas de l écran Affichage des radios depuis le schéma dentaire Vous affichez depuis le schéma dentaire les radios d une dent en effectuant un tap long (1 seconde) sur la dent en question. Cela va avoir pour effet d ouvrir une fenêtre contenant l ensemble des radios de la dent mais aussi des deux dents adjacentes ou la dent pourrait se trouver. Elles sont classées par ordre chronologique et vous pouvez les faire défiler en tirant la radio affichée vers la droite ou vers la gauche. Vous affichez la fenêtre en plein écran en effectuant un double tap sur la radio. Pour sortir de la fenêtre ou du mode plein écran effectuez un tap sur la croix en bas à gauche de la radio. Si la croix n est pas présente affichez la en effectuant un tap sur la radio. Ceci aura pour effet d afficher les barres d outil en haut et en bas de l écran. 12

13 4.4 Plan de traitement Le plan de traitement se modifie de la même manière que le schéma dentaire. Lors de la création d un devis avec saisie à partir du plan de traitement, les actes présents sur le plan de traitement seront automatiquement ajoutés au devis. La création de devis sera ainsi facilitée. Pour ce faire, vous devez tout d abord sélectionner une dent puis l acte a effectuer parmi ceux proposés dans le menu situé au dessous du schéma. Dans le cas d une prothèse par exemple, nous aurons le choix suivant : 13

14 4.5 Radiologie et Photos Module d affichage des radios du patient. Cette rubrique recense toutes les images non radiologiques associées au dossier du patient. 14

15 Les radios et les photos du patient sont accessibles depuis l application Oremia Mobile HD. L ensemble des radios et des photos apparaissent sur la page. Elles sont classées par ordre chronologique. Vous disposez d un champs de texte permettant de filtrer les radios affichées par la date, le numéro de la dent ou le secteur et les images par leurs dates et leurs titre. Pour afficher une radiologie ou une photo en plein écran il vous suffit d effectuer un tap sur la vignette correspondante. En mode plein écran vous pouvez passer d une image à l autre en tirant l image affichée vers la droite ou vers la gauche. Vous pouvez zoomer en effectuant un double tap sur l image. Vous pouvez effectuer une rotation de l image en tournant l image avec deux doigts. Pour sortir du mode plein écran effectuez un tap sur la croix en bas à gauche de l image. Si la croix n est pas présente, affichez la en effectuant un tap sur l image. Ceci aura pour effet d afficher les barres d outil en haut et en bas de l écran. 4.6 Documents Page dédiée aux documents du patient. Cet écran vous donne accès aux documents imprimés ou envoyés par au patient. L ensemble des documents apparaissent sur la page et sont classés par ordre chronologique. Vous disposez d un champs de texte permettant de filtrer les documents affichés par leurs dates et leurs titres. Pour afficher un document en plein écran effectuez un tap sur la vignette correspondante. Signature d un document : Lorsque vous affichez un document du type devis sur Oremia Desktop vous avez la possibilité de l envoyer à Oremia Mobile HD pour le 15

16 faire signer par le patient. Le document envoyé s ajoute dans la liste des documents. Ouvrez le et effectuez un tap sur le bouton "Signer". Un champs pour la signature s affiche alors sur l écran. Demandez au patient de signer et de valider. Vous pouvez ensuite fermer le document, la signature sera automatiquement ajoutée au document ouvert sur Oremia Desktop. Vous pouvez imprimer un document en effectuant un tap sur le bouton "Imprimer". L impression depuis Oremia Mobile HD nécessite une imprimante compatible AirPrint. 4.7 L historique Dans l historique vous avez accès à l ensemble des actes, des documents, des commentaires, des todos et des FSEs du patient comme le montre l image ci-dessous. Un tap sur chacune des 3 rubriques vous donnera accès au détail et a l historique des actes du patients comme le montre l image : 16

17 Vous pouvez effacer une ligne en effectuant un swipe vers la droite sur la ligne que vous souhaitez effacer. Confirmez l effacement en effectuant un tap sur le bouton "Effacer" présent à droite de la ligne. Pour faire disparaitre le bouton "Effacer" en cas d erreur effectuez un nouveau swipe vers la droite sur la ligne. Pour modifier l intitulé de la ligne effectuez un tap long (1 seconde) sur la ligne que vous souhaitez modifier. Un tap long sur une ligne document aura pour effet d ouvrir ce document. 4.8 Prendre une photo Les photos prises seront directement ajoutées au dossier du patient. Vous pourrez retrouver ces photos dans le menu image. Une photo prise à partir du bouton "profil" ajoutera la photo de la même façon et la définira comme photo du patient. 17

18 5 Agenda 5.1 Ajouter un rendez-vous Pour ajouter un rendez-vous à l agenda il vous suffira d effectuer un tap sur le jour et l heure désirés ou sur le bouton "+". Un popover apparaitra à l écran dans lequel vous pourrez ajouter un note, modifier la date de début ou de fin, configurer un rappel. Attention le titre ne doit pas être modifié pour que le patient puisse être prévenu par . La localisation et le dernier todo en date sont automatiquement ajoutés au rendez-vous. Si vous accédez à l agenda depuis la page d accueil vous devrez sélectionner le patient dans le champs de texte qui s affiche à l écran. Depuis la page d accueil Depuis la fiche patient Lorsque vous ajoutez un Rendez-vous depuis la page d accueil, assurez vous de ne pas faire de fautes sur le nom et prénom du patient L ajout automatique du rendez-vous directement depuis la fiche patient est recommandé 5.2 Modifier ou supprimer un rendez-vous Pour modifier ou effacer un rendez-vous effectuer un tap sur le rendez-vous que vous souhaitez modifier. Un popover s affichera à l écran appuyez sur le bouton "OK" pour valider la modification. Pour supprimer le rendez-vous allez en bas du popover et effectuez un tap sur le bouton "supprimer". 18

19 6 Rappel Rendez-vous À partir de l application Oremia Mobile HD vous pouvez prévenir vos patient par de la date de leurs prochain rendez-vous (format "Lundi 04 juin 2012"). Sur la page de rappel de rendez-vous vous pouvez choisir si vous souhaitez prévenir les patients du lendemain, du surlendemain ou bien ceux qui ont un rendez-vous dans trois jours. L application Oremia Mobile HD récupèrera pour vous l ensemble des adresses s des patients ayant un rendez-vous à la date sélectionnée et créera un avec l ensemble des adresses en CCi (Copie Carbone Invisible). 19