Win CR Apprentissage

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1 Win CR Apprentissage Gestion de Service Apprentissage Membre de la gamme Win Région [Présentation] SA YMAG - BFC au capital de SIREN APE 722 Z Siège Social : Parc Technologique - 4, avenue de la Découverte DIJON - T él Fax : Web : info@ymag.fr

2 1. PRESENTATION DE LA GAMME DES LOGICIELS REGION Les CFA doivent actuellement répondre à de nombreuses sollicitations en provenance de la Région, des SAIA, de la DRAF et d autres organismes, des informations d origines diverses (données effectifs, statistiques, données comptables et budgétaires) souvent redondantes. Le Service Apprentissage des Régions a besoin, pour le suivi administratif des CFA, d informations et de traitements complets sur : Les CFA et leurs sites de formation Leurs organismes gestionnaires et autres organismes Les différents interlocuteurs Les effectifs et les éléments financiers des CFA La simplification des tâches administrative liées au suivi des conventions et des avenants des CFA. En réponse à ces besoins, YMAG a développé la gamme Win Région. Pour l ensemble des utilisateurs, cette informatisation permet un meilleur suivi qualitatif des CFA, une réactivité plus importante et des échanges facilités entre partenaires. En effet, Win Région fournit aux CFA, un seul canal informatisé de remontées de ces informations (une seule saisie et un seul envoi : on évite les doubles voire les triples saisies) et aux Régions, des outils de suivi administratif des CFA ainsi que des outils d analyse financière et des effectifs des CFA. Les données consolidées peuvent être mises à disposition d autres organismes (Organismes Gestionnaires ) YMAG- BFC * Win CR Apprentissage 2

3 2. WIN CR APPRENTISSAGE Win CR Apprentissage fait partie intégrante de la gamme des logiciels Win Région. Son rôle est de permettre : Pourr lleess CFA,, unee ccolllleeccttee ssiimpllee eett assssiissttééee deess iinfforrmattiionss deemandééee,, ssouss fforrmee éélleeccttrroniiquee :: Mise à disposition de Win CFA Région, logiciel Windows de saisie des informations conventionnelles et financières, Pour la collecte des effectifs, le CFA peut utiliser Win CFA Administratif (logiciel YMAG de gestion de CFA), Win CFA Effectif (logiciel de saisie «manuelle» des effectifs) ou tout autre logiciel compatible avec le format de fichier mis à disposition par YMAG, Possibilité d utiliser des moyens électroniques très répandus pour l envoi de ces informations au Conseil Régional : disquette, modem, . Pourr llee Consseeiill Réégiionall :: De disposer d une base d informations complète sur les acteurs de l Apprentissage Base de données concernant les CFA, Sites, Organismes (OG, SAIA, Organisations professionnelles etc.) et des différents interlocuteurs, Définition des éléments conventionnels des CFA (formations dispensées, effectifs mini/maxi etc.) D alléger le suivi administratif des CFA : Intégration des notions de conventions et avenants : saisie et consultation et des conventions et des avenants avec les éléments associés (formations ) Possibilité de pré-saisie des données (CFA, Sites, Organismes, Conventions, Avenants) avant activation Génération des courriers CFA, Organismes, Contacts, Génération de divers états (fiches signalétiques, fiches de synthèse ) YMAG- BFC * Win CR Apprentissage 3

4 De collecter et de contrôler les données financières des CFA Réceptionner, par voie électronique, les données financières issues des CFA (pas de ressaisie fastidieuse), Accéder à toutes les données financières des CFA, Contrôler la validité de la saisie (comparaison des données saisies par le CFA avec la convention de référence), Contrôler, par des analyses pré-établies, certains éléments conventionnels et financiers afin de faire ressortir les anomalies de fonctionnement, Editer tous les documents financiers sur papier. De collecter et effectuer des statistiques sur les effectifs des CFA Réceptionner, par voie électronique, les effectifs des CFA (état-civil des jeunes, scolarité, origines scolaires, caractéristiques des entreprises avec lesquelles ils sont en contrat ), Contrôler la validité des données reçues : comparaison des informations avec la convention et les codes (diplômes, origines scolaires etc.) de référence, Réaliser des statistiques et du comptage d effectifs suivant différents critères, par des outils simples à utiliser, Pouvoir exporter vers d autres applications les données collectées (EXCEL ). De mettre à disposition les données pour d autres organismes Les données consolidées et les outils d analyse peuvent être mises à disposition pour d autres organismes YMAG- BFC * Win CR Apprentissage 4

5 3. SCHEMA DE FONCTIONNEMENT DE WIN CR APPRENTISSAGE Réception des effectifs des CFA depuis Win Cfa Administratif/Light, Win CFA Effectifs, logiciel CCCA, autres Win CR Apprentissage Fiches d identité, états statistiques, dossiers multicritères Réception des dossiers financiers des CFA depuis Win CFA Région Win CFA Planning Suivi de l activité Base de données Statistiques croisées Effectifs / Finances / Activité Analyse financière & Effectifs Mailing, Courriers, Organismes Contacts CFA 1 CFA 2 Formations Site de formation 1 Coordonnées Critères stats Formation dispensée 1 Formation dispensée 2 Site de formation 2 Coordonnées Critères stats Formation dispensée 1 Formation dispensée 2 Conventions / Avenants En Projet : Suivi des évènements, gestion de projet Remarques : Win CFA Administratif / Light est un logiciel de gestion administrative des CFA, permettant le suivi des jeunes, de leurs contrats, des entreprises, de l assiduité Une fonction permet d envoyer les données des effectifs du CFA vers la Région. Win CFA Effectif est un logiciel de saisie manuelle des effectifs inscrits au CFA. Il permet d envoyer à la Région les informations sur leur scolarité, état civil etc. Win CFA Région est un logiciel de saisie et de transfert à la Région des informations financières des CFA. YMAG- BFC * Win CR Apprentissage 5