Nom de votre entreprise. Cahier des charges. Expertise en solution de gestion et rédaction de cahier des charges

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1 Cahier des charges Nom de votre entreprise Expertise en solution de gestion et rédaction de cahier des charges Audit. Conseils. Cahier des charges. Sélection des solutions Reflex-erp.com

2 Sommaire exécutif 1. Présentation de la société 1.1. Introduction 1.2. Fiche d identité de l entreprise 1.3. Présentation de la gamme proposée par XXXXXXXX 1.4. Contexte du projet / objectif d affaires de l entreprise 1.5. Positionnement du projet dans le contexte de l entreprise 2. Le système d information existant 2.1. Les progiciels en place 2.2. Le matériel 3. Les besoins 3.1. Objectifs à atteindre / problématiques rencontrées 3.2. Les processus devant être soutenus 4. La solution attendue 4.1. Gestion matières premières 4.2. Gestion fabrication 4.3. Gestion des produits semi-finis et finis 4.4. Qualité 4.5. Gestion commerciale 4.6. Gestion comptable et financière 4.7. Le CRM 5. Les exigences devant être respectées 5.1. Les contraintes du projet / interfaçage 5.2. Planning du projet / Les étapes d implantations 5.3. Les règles de soumission P4 P5 P8 P9 P11 P14 PAGE 2 DE 20

3 6. Attendus à la réponse à consultation 6.1. Description du produit 6.2. Mise en place de l ERP 6.3. Estimatif du suivi 6.4. Planification des étapes clés 7. Annexes 7.1. Organigramme 7.2. Ordre de fabrication 7.3. Fiches de fabrication P17 P18 PAGE 3 DE 20

4 Sommaire exécutif L entreprise XXXXXXXX est une société établie depuis trente ans dans le secteur agroalimentaire. Elle commercialise des produits culinaires de haute qualité destinés aussi bien à la GMS qu aux magasins spécialisés. L entreprise familiale a été reprise par son héritière et son mari XXXXXXXXXX. Cette reprise est une opportunité pour prendre un nouvel élan. XXXXXXXXXX se sont fixés des objectifs ambitieux : d ici à 4 ans, l entreprise devra avoir triplé voire quadruplé son chiffre d affaires. Pour atteindre ce résultat, il a été décidé de développer les activités de la société sur plusieurs axes : Lancer une gamme Bio Développer sa gamme de produits en largeur et en profondeur Déployer la gamme RHF Investir dans des packagings innovants Passer sur la norme International Food Standard (IFS) Pour soutenir cette stratégie de développement, l entreprise doit se doter d un outil de gestion intégré lui permettant d atteindre ses objectifs de productivité et de rentabilité. Parmi les principales attentes concernant cette future solution, on peut citer 4 principaux points : La gestion des stocks matière première, semi finis et finis La traçabilité des composants en temps réel La mise en place d un CRM Mise en place d une GPAO (Planification et gestion des Ordres de Fabrication) La direction souhaite que cette solution soit opérationnelle à partir du second trimestre PAGE 4 DE 20

5 1. Présentation de la société 1.1. Introduction XXXXXXXX est une société familiale créée en Né de la culture malgache et réunionnaise et de la plus haute tradition culinaire française, notre savoir-faire est réputé dans les plus grandes épiceries fines. Nous fabriquons des produits authentiques, sans aucun additif (sans colorant, sans conservateur, sans agent de texture, sans acidifiant) ; ce qui leur confère caractère et finesse de goût. XXXXXXXX c est : 9 personnes Chiffre d affaires : 1,1 M 33 produits déclinés en différents contenants et étiquetages Clients: Épiceries fines, RHF, GMS, Industries, MDD en France essentiellement Export dans 5 pays HACCP depuis 1992 Laboratoire qualité, R&D, Échantillothèque, Traçabilité amont et aval 2 Salles de fabrication aux normes, chambre froide Audits réguliers de nos clients Unité de fabrication aux normes et dotée d un système de qualité rigoureux, assurant la sécurité alimentaire 1400 m2 de bâtiments (bureaux, ateliers et stockage) 1.2. Fiche d identité de l entreprise Société Nom XXXXXXXX Adresse N XX Rue XXXXXXXX XXXXXXXX Code postal XXXXX Ville XXXXXXXX Site web Contact Téléphone XX XX XX XX XX Fax XX XX XX XX XX E mail XXXXXXXXX@XXXXX.com Activité SARL au capital de 22867,35 Siret XXXXXXXXXXXXXXXX APE 1084Z Détail Fabrication de condiments et assaisonnements PAGE 5 DE 20

6 1.3. Présentation de la gamme proposée par XXXXXXXX Nos produits sont : Authentiques. Sans aucun additif (ni colorant, ni conservateur, ni agent de texture, ni acidifiant). Issus de la culture des îles Mascareignes (Madagascar, la Réunion) et de la tradition française. A consommer avant une Date Limite d utilisation Optimale DLUO de 2 à 3 ans. Déclinés sous deux gammes : la gamme dite Classique dans laquelle vous retrouverez plus de références et une gamme dite Épicerie fine, uniquement destinée à nos clients professionnels hors GMS (Grande surface alimentaire). Notre gamme comprend: Les condiments et aides culinaires: Pour éveiller les sens et faciliter l utilisation des épices. Les sauces: Prêtes à l emploi pour préparer de succulents plats. Les Légumes cuisinés: Légumes d accompagnement prêts à l emploi. L épicerie fine: Produits gastronomiques pour assiettes festives : harmonie, délicatesse et originalité garanties. Confits et chutneys pour foie gras, assiettes festives et fromages. Les petites tartines: Leur texture crémeuse réveille les papilles à l apéritif ou en entrée. Les coffrets: Prêts à offrir. 4 pots de 90g et des idées recettes au dos de la cartonnette. Vous êtes invités à dîner? pour changer, offrez un coffret! PAGE 6 DE 20

7 1.4. Contexte du projet / objectif d affaires de l entreprise XXXXXXXX : Une reprise familiale dynamique XXXXXXXX est une société familiale fondée il y a trente ans par XXXXXXXX et aujourd hui gérée par leur fille et son mari, XXXXXXXX. XXXXXXXX assume la partie technique tandis que son épouse s occupe de la partie commerciale et marketing. Une stratégie de développement a été établie : Tripler voire quadrupler le chiffre d affaires d ici à 4 ans Pour soutenir cette stratégie l entreprise prévoit de : Lancer une gamme Bio Développer sa gamme de produits en largeur et en profondeur Déployer la gamme RHF Investir dans des packagings innovants Passer sur la norme International Food Standard (IFS) 1.5. Positionnement du projet dans le contexte de l entreprise Aujourd hui, le système d information en place ne permettra pas de soutenir la stratégie qui a été fixée. Parmi les points faibles, il est possible de lister : Utilisation importante d Excel Beaucoup de ressaisies et de doubles vérifications (chronophage) Pas de statistiques commerciales disponibles dans Apisoft Pas de gestion de production (faite sur Excel) Pas de gestion de la traçabilité en temps réel Pas d historique sur la relation client Pas d accès à distance au système d information La reprise de l entreprise est une opportunité pour changer les façons de travailler, et mettre en place un outil intégré qui devra soutenir la stratégie de développement évoquée plus haut. PAGE 7 DE 20

8 2. Le système d information existant 2.1. Les progiciels en place Comptabilité Quadratus / Quadra Compta / 1 licence Gestion commerciale Sage / Apisoft / 5 licences / maintenance : LSI Sud Étiquetage Teklynx / Codesoft Le matériel Serveur RAM 500 Mo / Mémoire 20 Go / Windows Server 2003 PC Sous Windows XP et 7 Switch Ovislink Routeur Netgear Vitesse réseau 100 Mbps Imprimante étiquettes TEC Printers / B-SX4 / Balance Precia Molen / x201-a PAGE 8 DE 20

9 3. Les besoins 3.1. Objectifs à atteindre / problématiques rencontrées Principaux points que la solution ERP doit améliorer : Gestion des stocks matière première, semi-finis et finis Traçabilité de chaque composant Gestion relation client CRM Planification de la fabrication Édition des Ordres de Fabrication Offrir des statistiques commerciales Intégration de l EDI Interfaçage avec le site Internet (peu important) Gestion des stocks matière première, semi-finis et finis Actuellement la gestion des stocks est gérée sur Excel. La solution offerte devra prendre en compte la gestion des stocks selon plusieurs typologies de matières (BIO / Allergène / produit frais) et / ou d étapes du produit (matières premières / produit semi-fini / produit fini) Traçabilité de chaque composant Aujourd hui, la traçabilité est faite sur papier, si un client fait une réclamation ayant un lien avec la traçabilité des produits, cela va prendre 3 à 4 heures pour pouvoir remonter l information. La solution offerte devra gérer instantanément la traçabilité à partir du produit en permettant de connaître le lot du produit et savoir quelles ont été les matières premières utilisées pour faire ce produit. Un interfaçage devra être fait avec les balances Précia Molen Gestion relation client CRM Aujourd hui, la relation client est gérée sous Excel. La solution offerte devra, entre autres, améliorer la préparation des entretiens, offrir un historique des offres commerciales, donner un accès distant pour connaître l état des commandes et leurs compositions. Par ailleurs, la solution devra également générer des statistiques sur l efficacité de la force commerciale (Nbr de RDV, CA / magasin / client ). Possibilités de gérer les mailings en nombre pour transmettre aux clients les grilles tarifaires ou les informations concernant les nouveaux produits Planification de la fabrication Aujourd hui, la GPAO est gérée à partir d un fichier Excel qui permet d éditer les ordres de fabrication, Ce système atteint ses limites. La solution devra permettre de gérer la production de façon plus sûre et flexible en respectant les contraintes métier de l agroalimentaire. PAGE 9 DE 20

10 Édition des Ordres de Fabrication Aujourd hui, cette fonction est réalisée sous Excel. La nouvelle solution devra prendre en charge la création des Ordres de Fabrication. XXXXXXXX produit 30 recettes qui se subdivisent entre 3 à 4 contenants, l ensemble comportant plusieurs ingrédients Offrir des statistiques commerciales La solution en place (Apisoft), est limitée au niveau statistique. Il n est possible de traiter les informations autrement qu en faisant des exports Excel, ce qui entraîne des ressaisies et des temps de traitement longs Intégration de l EDI Actuellement, XXXXXXXX n est pas relié en EDI avec ses clients et fournisseurs, ce qui entraîne une ressaisie des commandes. La solution proposée devra intégrer la gestion de l EDI Interfaçage avec le site Internet (peu important) Aujourd hui, toutes les commandes doivent être ressaisies dans la gestion commerciale, que ce soit pour les factures ou les bons de livraison. Le site Internet de vente en ligne devra être interfacé avec le système d information, afin d éviter les ressaisies Les processus devant être soutenus Schéma des processus Schéma de vos processus PAGE 10 DE 20

11 4. La solution attendue 4.1. Gestion matières premières Base de données des fournisseurs Base de données articles matières premières Gestion du stock Alerte lorsque stock mini Planification des achats Demande achat manuelle Demande achat calculée Demande de prix / commandes / bon de réception Enregistrement entrée matière Statistiques annuelles de matières premières achetées / consommées Statistiques d évolution des prix matières 4.2. Gestion fabrication Planification des fabrications (prenant en compte les périodes conventionnelles, allergènes, Bio et changement de format) o Journalière o Hebdomadaire o Trimestrielle Planification du plan de nettoyage Gestion des temps de changement de production o Changement de format o Procédure de nettoyage Réalisation des ordres de fabrications (voir l exemple en annexe) Enregistrement et édition des fiches de fabrications (voir l exemple en annexe) Enregistrement des pesées de matières premières Nomenclature arborescente Gamme opératoire Traçabilité des matières premières et des lots fabriqués Gestion des incidents Gestion de la maintenance o Nomenclature des pièces de rechange o Planning des opérations de maintenance PAGE 11 DE 20

12 4.3. Gestion des produits semi-finis et finis Base de données arborescentes des articles Gestion des prix nets et de revient Gestion par colis ou unité Gestion des stocks o Alerte lorsque stock mini 4.4. Qualité Gestion des lots, traçabilité, DLC/DLUO Libération/blocage des lots Gestion des plans de contrôle par typologie de produit Collecter les informations de contrôle par numéro de lots Historiser les résultats dans le système de traçabilité Gestion des versions du plan de contrôle et d un circuit d approbation Gestion de l échantillothèque Gestion des non-conformités / réclamations clients o Enregistrer les non-conformités client, fournisseur et interne o Qualifier la non-conformité (description, motif, lot concerné, BL concerné, ) o Suivre les actions préventives ou correctives et notifier les acteurs o États et tableaux de bord Gestion commerciale Base de données arborescente des clients Gestion des tarifs Gestion devis, commandes clients, bons de livraison, factures Gestion EDI Intégration des ventes du site Internet Statistiques des ventes par produit, magasin, centrale, commercial PAGE 12 DE 20

13 4.6. Gestion comptable et financière Comptabilité générale Comptabilité analytique et budgétaire Télédéclarations (TVA, TDFC, DUCS, DADS-U) Télépaiement Gestion des immobilisations Gestion trésorerie Rapprochement bancaire Gestion multi banques Moyen de paiement Suivi de l activité et de la rentabilité États comptables et fiscaux Intégration automatique en comptabilité des commandes externes (Internet et EDI) 4.7. Le CRM Gestion des contacts clients multicritères (35 champs) Gestion des contacts prospects multicritères Gestion des échanges avec clients Compte rendu de rendez-vous Gestion des comptes rendus Suivi des opérations commerciales Outils de relance automatique (tâches et alertes commerciales ou générées par le chargé d affaires) Suivi des objectifs des commerciaux Agendas partagés Statistiques de vente et CA par magasin, entrepôt, enseigne, centrale ou par client Statistiques de vente détaillées (données croisées par magasin dans une enseigne ou par produit sur une enseigne, etc.) Statistiques de vente par portefeuille Outils d alerte automatique des équipes (production et commerciale) pour toute commande différente de la moyenne Gestion des commandes clients Édition automatique de tableaux récapitulatifs (par portefeuille avec CA des 3 dernières années, derniers comptes rendus, ensemble des 35 champs) et date et montant des dernières commandes Édition automatique des fiches de tournée (fonction des nouveaux comptes rendus) PAGE 13 DE 20

14 5. Les exigences devant être respectées 5.1. Les contraintes du projet / interfaçage La solution devra prendre en charge : Gestion des stocks matière première, semi-finis et finis Traçabilité de chaque composant Gestion relation client CRM Planification de la fabrication Édition des ordres de fabrication Offrir des statistiques commerciales Intégration de l EDI Interfaçage avec le site Internet (peu important) Les principaux critères de sélection du soumissionnaire sont : Adéquation du logiciel proposé aux besoins exprimés dans le cahier des charges; Expériences pertinentes et réputation de la firme soumissionnaire; Coût; Support à l implantation et au service après-vente. La solution devra pouvoir être interfacée avec la balance Precia Mollen x201-a 5.2. Planning du projet / Les étapes d implantations Lancement de l appel d offre Présentation des solutions Constitution d une short list nde présentation des solutions retenues Choix d une solution Lancement du projet Installation / Paramétrage de la solution Personnalisation / Reprise des données Formation / Mise en production de la solution PAGE 14 DE 20

15 5.3. Les règles de soumission Confidentialité : Le contenu du présent cahier des charges est confidentiel. Toute société ou consultant qui reçoit ou détient le présent cahier des charges s engage à n en dévoiler la teneur et le contenu que pour les besoins de l élaboration éventuelle d une offre de service. Représentant du requérant : Aux fins d assurer une uniformité d interprétation de cahier des charges et pour faciliter les échanges d information, toute question relative au cahier des charges doit être adressée exclusivement à : Monsieur XXXXXXXX XXXXXXXX XX, XXXXXXXX XXXXXXXX XX XXX XXXXXXXX Tél. : XX XX XX XX XX Fax.: XX XX XX XX XX Représentant du soumissionnaire : Dans le meilleur délai suivant la réception du présent cahier des charges, le soumissionnaire devra informer le requérant de son représentant. Toutes les communications subséquentes, relatives à la soumission, seront adressées à ce dernier. Amendement de cahier des charges : Ce cahier des charges a été préparé avec le meilleur soin possible. Par contre, si des amendements sont apportés à ce cahier, les soumissionnaires seront avisés, et du temps sera alloué pour effectuer les modifications. Propriété de l offre de service : L offre de service présentée ainsi que les documents afférents demeurent la propriété exclusive du requérant et ne seront pas retournés au soumissionnaire. Durée de la validité de l offre de service : L offre de service déposée doit demeurer valide pour une période de 90 jours de calendrier à compter de la date d ouverture des offres de service. Coût de préparation de l offre de service : Tous les coûts de préparation de l offre de service sont à la charge exclusive du soumissionnaire. Choix d un soumissionnaire : XXXXXXXX ne s engage pas à retenir les services de quelque soumissionnaire que ce soit, ni même le plus bas. PAGE 15 DE 20

16 Contenu de l offre de service : Les offres de service devront contenir les informations demandées. Renseignements sur le soumissionnaire : Nom et adresse du soumissionnaire; Représentant du soumissionnaire; Renseignements sur le soumissionnaire (chiffre d affaires des trois dernières années, nombre d années en affaires, nombre d employés par secteur d activité, localisation des bureaux d affaires; Qualification de qualité (ISO) ou méthodologie de développement. Références : Le fournisseur joindra à son offre une liste de références d installation de son logiciel, si possible dans des entreprises industrielles agroalimentaires ayant un mode de fonctionnement comparable. Pour les références les plus pertinentes, le fournisseur mentionnera (avec son accord) les coordonnées d une personne de contact. Le cas échéant et à la demande de XXXXXXXX, une visite pourra être organisée. PAGE 16 DE 20

17 6. Attendus à la réponse à consultation 6.1. Description du produit Tableau d adéquation des fonctions (Intégrées en standard / Nécessite un développement spécifique / Pas possible) Présentation de l interface 6.2. Mise en place de l ERP Budget imparti pour la mise en œuvre du projet (10 utilisateurs) Tableau récapitulatif de la totalité des coûts qui doivent figurer dans la proposition. o Matériel et infrastructure o Licences o Ressources humaines (consulting, intégration, formation...) o Hébergement (éventuellement) Type de contrat pratiqué (concession de droit d usage, location...) 6.3. Estimatif du suivi Budget imparti pour la totalité du suivi Tableau récapitulatif de la totalité des coûts qui doivent figurer dans la proposition. o Nouvelle version et renouvellement des licences o Hotline o Ressources humaines (formation complémentaire, intervention technique...) 6.4. Planification des étapes clés Date de livraison du produit et échéances intermédiaires Les grandes phases du projet et leur articulation o Développement et paramétrage o Préparation et réalisation de tests o Formation o Migration des données o Production en réel Échéancier PAGE 17 DE 20

18 7. Annexes 7.1. Organigramme Votre organigramme Votre organigramme 7.2. Ordre de fabrication Exemples de recettes avec leurs différentes opérations (pour 500 colis) : 1. Mélange des épices Exemple d ordre de fabrication 2. Broyage Exemple d ordre de fabrication 3. Empotage Exemple d ordre de fabrication PAGE 18 DE 20

19 7. Annexes 7.3. Fiches de fabrication Exemple de fiche de fabrication Exemple de fiche de fabrication PAGE 19 DE 20

20 . Téléphone. +33 (0) Audit. Conseils. Cahier des charges. Sélection des solutions