MEMO MAYETICVILLAGE. 1. Création d une e-communauté Mayetic Village

Transcription

1 MEMO MAYETICVILLAGE Créée en 1996, Mayetic est éditeur et fournisseur des espaces de travail collaboratif on-demand mayetic. Solution clé-en-main de travail collaboratif et de gestion de contenu, mayetic a été adopté de par le monde par plus de utilisateurs dans plus de organisations. Conçue pour permettre à ses utilisateurs de ne plus utiliser leur messagerie électronique comme outil de collaboration d'équipe, mayetic a permis depuis novembre 2000 à d'innombrables sociétés d'entrer dans l'ère de l'"après ", où l'organisation des projets et de ses acteurs, en intranet ou en extranet, se fait autour d'un espace de travail collaboratif, réceptacle universel, unique et sécurisé de l'ensemble des informations et des documents les constituant. Le lancement de la plateforme mayetic en novembre 2000, architecturée autour de Lotus QuickPlace TM, et les nombreuses réalisations d'intranet et d'extranet collaboratifs dans de nombreux grand-comptes français ou étrangers, ont permis à Mayetic de fournir des solutions logicielles web particulièrement performantes et adaptées au travail collaboratif. Sa version gratuite «Mayetic for free») permet de créer en 5 minutes un espace de travail collaboratif sécurisé disposant de 2 Go de stockage. Une communauté peut accueillir différents membres, chaque membre ayant des possibilités d accès différents. Lorsqu une e-communauté est créée un certain nombre de dossiers s y trouvent posés par défaut pour pouvoir y ranger ses documents, disponibles directement ou de façon encapsulée dans des pages. Il existe également ce qu on appelle des salles privées, fonctionnalités très intéressantes de mayetic village car ces salles forment en tant que telles des communautés à part entière. On peut également créer des sous-salles pour structurer de manière très fine des projets très pointus. On trouve également un agenda partagé et un gestionnaire de tâches qui est configuré de telle manière que chacun soit notifié en temps réel des tâches à accomplir. Enfin, grâce aux masques de saisie, il est possible de mettre en place des circuits de validation de type «workflow». Site institutionnel MV : Autoformation Mayetic : Site de test : Exemple de site : 1. Création d une e-communauté Mayetic Village Pour créer son espace collaboratif, aller sur : - Le choix d un nom de communauté Pertinent et unique (contrôle du système) Facile à retenir - Le choix d un identifiant et mot de passe de connexion Choisir le même pour toutes vos ecommunautés - Choix d un co-gestionnaire réel ou fictif (très utile, en particulier lorsque le gestionnaire principal perd son identifiant et son login.) NB : La personne qui renseigne les champs doit être responsable de l espace collaboratif car elle sera ipso facto «gestionnaire» de l e-communauté. Après avoir créé la communauté, un mail récapitulatif est envoyé au fondateur. Il lui communique toutes les adresses à connaître et les paramètres de connexion. COURS TRAVAIL COLLABORATIF ET COLLECTICIELS J. ROY 1/9

2 2. Utilisation d un espace collaboratif MayeticVillage (MV) Chemin d accès dynamique permettant de naviguer facilement dans les pages d un Connexion/déconnexion au site Actualité du site Connexion/déconnexion au site 1. Nom de votre espace : Le nom ou le logo de votre espace apparaît dans cette zone. Pour modifier ce nom ou le remplacer par un logo, cliquez sur «Personnaliser», «Général», «Modifier les paramètres généraux». 2. Barre de navigation présentant les rubriques de l espace collaboratif : Il s agit de la table des matières de votre espace. Pour ranger une page ou un dossier (ou une salle) dans cette liste de liens : sélectionnez «table des matières» dans les options de publication ou les options du dossier. Vous pouvez changer l ordre des liens de la table des matières en modifiant les paramètres généraux de votre espace (lien : «personnaliser»). La page d accueil d un site Mayetic ou d une salle d un site est automatiquement celle qui a été rangée en première position dans la zone de «rubriques de l espace collaboratif». Attention : toutes les nouvelles pages et tous les nouveaux dossiers créés dans une e-communauté sont présentés de façon typographiquement identiques dans la zone de «rubriques». Il faut donc penser à employer des astuces typographiques pour arriver à distinguer la nature des informations présentées (ex. : mettre en majuscules les salles, précéder les pages de deux points et les dossiers de «>>», etc.). L ensemble de ces conventions doit être consigné dans une charte d usage du site collaboratif destinée à harmoniser la création et le dépôt d information dans l espace collaboratif. Au dessus de la barre de navigation se trouve la zone d actualités du site collaboratif. La page d actualité de la communauté comporte deux : Les nouveautés de la communauté et Les nouveautés dans le monde (canaux d information en fonction des secteurs d activités intéressant le groupe). 3. Gestion de l espace : Le lien «Personnaliser» vous permet de modifier les paramètres généraux de votre espace et d utiliser le mode déconnecté ainsi que des fonctionnalités d administration (création de salles privées, masques). Le lien «membres» vous permet d ajouter ou de supprimer des membres et de gérer les droits d accès et les groupes 4. Outils : plan de site (très utile car permet de naviguer facilement et identifier les pages/dossiers/salles/tâches, etc. d un site), recherche, nouveautés, etc. Cette boîte à outils contient des liens directs pour utiliser des fonctionnalités : notifications, plan de site, recherche, impression, nouveautés, statistiques, thèmes, stockage, sauvegarde. Vous pouvez utiliser la fonction de notification disponible dans la barre d outils afin d envoyer sous forme de mail à la personne choisie un message et un lien vers un document présent dans l espace collaboratif. La fonction de notification est applicable à toutes les pages créées au sein des ecommunautés mayeticvillage. N.B. : Il existe une fonction de notification quotidienne et hebdomadaire que votre ecommunauté envoie automatiquement aux membres concernés pour les mettre au courant des dernières modifications ou créations. 5. Zone de contenu : La fenêtre principale affiche la page en cours de consultation. Pour publier une page à partir d un document existant, cliquez sur «créer» et sélectionnez le type de page qui correspond au format de votre document : Word, Excel, Powerpoint, Acrobat, Image. Publiez votre document, il sera converti automatiquement en page web au format html dans votre espace. 6. Liens utiles : Cliquez sur ces raccourcis pour obtenir de l aide ou des informations sur votre espace, contacter l équipe mayetic, créer vos espaces collaboratifs, recommander mayetic à vos amis, ou découvrir les offres mayetic. 7. Boutons d action contextuels : En toute circonstance, cette zone indique les actions que vous pouvez entreprendre en fonction de vos droits d accès : «créer», «modifier», «répondre», «supprimer», etc. 8. Nouveautés Mayetic : Vous serez informés régulièrement des nouvelles fonctionnalités et des événements mayetic grâce à cette fenêtre. COURS TRAVAIL COLLABORATIF ET COLLECTICIELS J. ROY 2/9

3 3. Rédaction de pages Les pages sont les composants de base d'un site mayeticvillage. Elles sont directement classées dans la barre de navigation du site collaboratif, dans des salles ou bien dans des dossiers particuliers. Il est d ailleurs conseillé de structurer le site en salles/sous-salles/dossiers avant de créer les pages afin d en faciliter le classement. Toutes les pages créés dans un site MayeticVillage sont indexées dans un dossier ad hoc («index») disponible dans chaque site/salle. On peut ainsi facilement y accéder sans avoir à naviguer dans l arborescence du site. Les pages sont de plusieurs natures et peuvent être : Un document texte enrichi (texte, images, rattachements) saisi directement à partir d une interface web ou des documents importés à partir de fichiers Word, Excel, PowerPoint, ou de documents html, jpg, ou gif. (très utile lorsqu on dispose déjà d une documentation exploitable que l on ne souhaite pas saisir à nouveau). Dans ce dernier cas, on obtient une représentation HTML du fichier original ce qui en permet la consultation sans avoir à disposer du logiciel utilisé pour le rédiger (word, excel, etc.). Bien sûr, le fichier reste modifiable pour tous les auteurs disposant du logiciel. Par ailleurs, il est possible d utiliser les nombreuses fonctionnalités des logiciels offices en créant des pages de documents Microsoft Word, Excel ou PowerPoint directement depuis Mayetic (ce qui évite d avoir recours à l éditeur de page intégré relativement limité). Les pages Mayetic sont structurées en deux champs : Titre et contenu. En cliquant sur Publier, votre page est publiée dans le dossier qui vous sera proposé (ou publier sous pour avoir accès à des fonctionnalité supplémentaires : choix de l emplacement, notification, ajouter à une date d agenda, autoriser la modification par d autres membres, créer un brouillon de page qui est un document invisible aux autres membres et en attente de publication en vue de faire plusieurs modifications que l on ne souhaite pas rendre publiques ). Une des fonctionnalités très utiles et intéressante de mayeticvillage est la possibilité d insérer n importe quel type de fichiers dans un champs prévu à cet effet. Les auteurs ayant accès aux pages peuvent les consulter et les télécharger en cas de besoin. L insertion de fichiers en pièce-jointe à une page et leur consultation se fait très simplement et l on peut même utiliser la fonctionnalité de drag and drop de Windows afin de les intégrer dans une page ou les télécharger dans un dossier en local. Ces pages peuvent être créées directement à partir de la ecommunauté lorsque l on clique sur le bouton d action. Néanmoins, pour créer une page, il convient d obtenir un accès «auteur» à la ecommunauté (voir plus loin les droits accordés aux membres). Les différents types de pages : NB : Plusieurs possibilités s offre à vous par le biais des boutons d action : Vous pouvez toujours revenir sur une page que vous avez créée pour la modifier, la compléter ou la mettre à jour. Vous pouvez la sortir et la rendre inaccessible aux autres auteurs, pendant que vous y apportez des manipulations. Ainsi personne ne peut y apporter de modifications tant que vous n ayez pas terminé votre travail. Vous pouvez faire, à partir d une page, autant de copies que vous voulez et les mettre dans différents dossiers ou salles de votre ecommunauté. Vous pouvez déplacer n importe quelle page d un endroit à un autre dans votre ecommunauté. Enfin vous pouvez supprimer les pages dont vous êtes auteurs ou bien entendu si vous êtes gestionnaire de la salle. Boutons d action des pages Mayetic : COURS TRAVAIL COLLABORATIF ET COLLECTICIELS J. ROY 3/9

4 4. Création de dossiers Un dossier est un endroit pour stocker et ranger les pages d un même thème. Le thème peut regrouper un ensemble de documents communs, les CV du personnel, la liste du matériel disponible en stock ou celle des voitures de transport de la société, etc.. Dans un dossier vous aurez une vue d'ensemble de tout ce que vous avez dans le dossier. Les dossiers permettent de structurer le site collaboratif et sont à ce titre très utiles. Par défaut deux dossiers sont créés dans un site Mayetic : le Forum et la bibliothèque. Une ecommunauté vous permet de créer 5 différentes sortes de dossier accueillant souvent des types de pages particuliers et s employant selon les besoins et l activité du groupe : Une fois le dossier créer, il est possible d y déplacer des pages existantes ou d y insérer de nouvelles pages en cliquant sur le lien du dossier dans la barre de navigation puis en cliquant sur Il convient d utiliser la fonction nettoyer pour supprimer les pages inutiles, déplacer les documents qui doivent partir dans un autre dossier ou salle, mettre de l'ordre dans l'apparition des documents du dossier etc. Le gestionnaire a la possibilité de modifier quelques paramètres importants grâce au bouton d action contextuel Options de dossier. Selon le type du dossier créé ces options sont plus ou moins nombreuses : changement du titre, choix des membres pouvant ajouter les pages au dossier, affichage des 30 premiers mots de chaque page, modification du format des colonnes, ajout de masque par défaut (ex : masque personnalisé de workflow) sous forme de bouton, choix de l ordre de tri par défaut, déplacement du dossier, ou tout simplement supprimer le dossier (dossier vide) NB : pour afficher les dossiers «Agenda», «Tâches» ou «Sécurité» d un site ou de l une de ses salles, aller sur «personnaliser» dans la barre de navigation et activer l affichage dans «général»/ «Paramètres généraux» Boutons d action des dossiers Mayetic : 5. Création de salles et attribution de droits d accès Les salles sont des endroits spéciaux où des sous-groupes de travail peuvent se rencontrer en toute discrétion et mettre en commun leurs sous-projets respectifs. C est une notion très importante dans la gestion d une ecommunauté car une salle est un sous-espace privé réservé aux membres autorisés et géré par le gestionnaire de la communauté (par défaut) ou le gestionnaire déclaré de la salle. Une salle est une véritable ecommunauté à part entière à l intérieur même d une communauté existante. Elle permet le découpage d un projet en sous parties. La structure d une salle est donc similaire à celle d une e-communauté classique, avec presque toutes les mêmes options. On ne peut y inviter que des membres appartenant déjà à la communauté de référence ; il est donc impossible d intégrer de nouveaux membres. L existence d une salle n est «visible» dans la barre de navigation qu aux membres invités de cette salle (et bien sûr de son gestionnaire et éventuels co-gestionnaires). COURS TRAVAIL COLLABORATIF ET COLLECTICIELS J. ROY 4/9

5 La salle permet le passage par une porte d'entrée dont seuls les gestionnaires de la salle possèdent la clé et peuvent autoriser les autres à y entrer. Ces gestionnaires ne sont pas nécessairement les gestionnaires de la ecommunauté. Cette salle peut contenir des documents, des dossiers, un agenda... Une salle est une sorte de ecommunauté en bonne et due forme. Pour créer une salle, il faut aller dans la barre de navigation et cliquer sur personnaliser puis sur salle. Une fois la salle créée, son intitulé suivi de deux points («:») apparaît dans la barre de navigation. Pour faciliter la lecture et l utilisation de l espace Mayetic, il convient de distinguer les salles des autres éléments de la barre de navigation (pages et dossiers) en utilisant un signe distinctif (>> ou //, etc.) ou bien en préfixant l intitulé de «salle» Pour entrer dans la salle, cliquez sur son lien dans la barre de navigation. Pour sortir de la salle, cliquez sur le lien retour dans la barre de navigation de la salle. Sécurité de la salle : La salle est protégée de façon à ce que vous seul puissiez y entrer. Le lien conduisant à la salle dans la table des matières n'est visible aux autres utilisateurs que si vous leur accordez l autorisation d'accès Après avoir pénétré dans la salle, vous pouvez faire appel au lien «Sécurité de la salle» pour attribuer des droits d'accès à d'autres membres Dans l'espace gestion vous voyez : vous êtes automatiquement gestionnaire de la salle. Cliquez sur "Ajouter..." pour obtenir la page d ajout et suppression de membres. Tous les membres, quelque soit leur niveau d'accès ont le droit d'être gestionnaire/auteur/lecteur de la salle. Ces trois statuts de membres offrent des droits d accès différents au contenu du site collaboratif. Il existe ainsi trois niveaux d accès : le gestionnaire, qui possède tous les droits pour créer, déplacer, supprimer aussi bien le contenu de la ecommunauté que les membres et leurs rôles. Mais il ne peut «modifier» les pages que les autres ont créées sans avoir obtenu leur autorisation. Deuxième niveau : l auteur qui peut ajouter du contenu à la ecommunauté en créant des pages mais ne peut supprimer ou modifier ce que les autres ont créé sans avoir obtenu leur autorisation. Par ailleurs, il ne peut pas créer de dossiers. Enfin, le lecteur peut consulter uniquement le site (ou la salle) sans pouvoir ajouter ou modifier du contenu. Un même membre peut parfaitement avoir des droits différents en fonction de son implication dans le projet : il peut être simple lecteur d une salle A, auteur de pages dans la e-communauté et gestionnaire d une salle B. La pérennité et le fonctionnement de la communauté virtuelle dépendent de cette répartition des rôles en «cascade». C est pourquoi cette dernière doit être parfaitement précisée amont (avant la création des salles et sous-salles). COURS TRAVAIL COLLABORATIF ET COLLECTICIELS J. ROY 5/9

6 6. Gestion des membres Le gestionnaire peut inviter de nouveaux membres à rejointe le site collaboratif ou l une de ses salles. Pour cela, il suffit de cliquer sur «Membres» dans la barre de navigation, puis sur Ajouter/Supprimer Membres. Il est très important de respecter une certaine règle de nommage d identifiant et de mot de passe des utilisateurs de votre ecommunauté. Cela vous permet d avoir un certain ordre, et aider les utilisateurs qui perdent leur identifiant et mot de passe. Pour cela, il faut respecter une nomenclature homogène avec pour identifiant par exemple : Initial prénom + nom ou Prénom seul ou Nom seul et pour Mot de passe : l utilisation d un mot de passe incrémental en chiffres. Dans tous les cas, il convient d obliger les utilisateurs à modifier leurs mots de passe la première fois. Il faut également saisir le niveau d accès des membres parmi les trois profils que nous avons précédemment détaillés. Les nouveaux membres peuvent recevoir automatiquement un mail d invitation fournissant le lien à la e- communauté et les login/mot de passe associé. Par ailleurs, lors de l'ajout de niveaux d'accès, un nom spécial, [anonyme], est inclus à la liste de contrôle des noms disponibles. Lorsque vous accordez l'accès [anonyme], vous autorisez un accès PUBLIC à votre ecommunauté. Les utilisateurs n'auront pas besoin de s'identifier avec leur nom et leur mot de passe pour accéder aux informations. Les utilisateurs déclarés devront utiliser le lien «connecter» pour s authentifier et bénéficier des services personnalisés (mention du nom dans la rédaction de pages, accès à certaines salles privées, etc.) Un accès anonyme à une e-communauté peut être utile pour informer des membres/clients/partenanires de l évolution d un produit, des informations publicitaire, d informations générale utiles, d extranet Il est possible de créer des Groupes de membres. Un groupe est un ensemble de membres d une ecommunauté permettant de regrouper des personnes ayant un profil commun dans un projet. Cela permet de notifier plusieurs personnes en même temps et simplifier la gestion de sécurité des salles et sous-salles en utilisant les groupes et non les membres directement. Ainsi, lorsque l on souhaite supprimer un membre enregistré dans plusieurs salles, il faut parcourir toutes les salles... sauf s il fait partie d un groupe de membres. Dans ce dernier cas de figure, il suffit de le supprimer une seule fois du groupe auquel il appartient! les groupes sont également utiles pour faire des notifications collectives. Boutons d action des membres Mayetic : 7. Gestion de l agenda et des tâches Une ecommunauté ainsi que ses salles possèdent un agenda avec une grande souplesse de mise en page, différentes vues de présentation, allant de 1 jour à 1 mois et la possibilité de faire des rapports détaillés. Pour y accéder, il suffit de cliquer sur «Agenda» dans la barre de navigation. En cliquant sur Créer une page d agenda, il est possible d entrer une nouvelle date dans l agenda (sur une journée, à une heure précise, de façon hebdomadaire, etc.). il est possible d attacher un document à la date saisie. Les rendez-vous apparaissent alors dans l agenda sous forme de liens dynamiques : Il suffit de cliquez sur le lien du rendez-vous pour ouvrir la page correspondante et sur le bouton d action «modifier» pour en modifier la date ou l heure. Il est possible de d associer une date d agenda à toute création de page classique. Cela peut être utile pour des documents qui doivent être classés dans un dossier particulier et figurer dans le planning du projet (ex. : un ordre du jour). Pour cela, il faut sélection «entrée d agenda» dans les option avancée de la page concernée. Par ailleurs, il est possible de créer des agendas dissociés (par exemple pour partager un agenda «groupe» et des agendas de «salles privées»). Boutons d action de l agenda Mayetic : COURS TRAVAIL COLLABORATIF ET COLLECTICIELS J. ROY 6/9

7 Ne remplacent pas vos agendas et vos gestionnaires de tâches habituels Lotus Notes Outlook Etc Permettent de gérer les événements principaux d une ecommunauté, pour une mise en commun de ses informations auprès des membres. Par ailleurs, mayeticvillage est doté d'une infrastructure complète de gestion et notification de tâches. Cette fonctionnalité importante va de pair avec le calendrier/agenda et rend possible l affectation de tâches aux responsables d'exécution des travaux. De ce fait chacun connaît précisément ce qu'il doit faire, la date de début et fin de son travail, la nature de son travail et le temps dont il dispose pour son exécution. De plus les autres membres peuvent également prendre connaissance de cette tâche pour s'aligner et se synchroniser avec lui (sauf si la tâche est confidentielle). Un outil particulièrement utile dans le cadre de la mise en place d extranets (possibilité de suivre l évolution des tâches entre une société et ses partenaires/clients). Pour créer une nouvelle tâche, il suffit de cliquer sur Tâches dans la barre de navigation puis sur créer une page de tâche. Présentation sous forme de diagramme de GANTT Présentation détaillée des tâches On peut affecter une tâche à un membre ou un groupe particulier et le lui notifier automatiquement par mail. On peut facilement modifier une tâche créée (si vous avez accès auteur ou que vous êtes l allocataire) en prolongeant la durée, en affectant une tierce personne ou en modifiant la nature de la tâche précédente. Si la tâche est terminée avant la date d'échéance, il suffit de cliquer sur «terminer» ce qui transformera l'état «Incomplet» en «Terminé». Vous pouvez aussi supprimer une tâche en cliquant sur le bouton "Supprimer" et confirmer ensuite. Comme pour l agenda, les tâches peuvent être consultables depuis une salle particulière ou depuis la racine du site collaboratif. Voici quelques consignes afin de mieux utiliser le dossier tâches : Etre concis dans le choix du titre, et écrire les tâches de manière courte, Mettre chaque tâche à sa date idéale de réalisation, les reporter dès que l on sait qu elles ne sont pas réalisables avant la date initialement fixée, utiliser le diagramme de Gantt pour communiquer avec les partenaires, fournisseurs ou clients. Boutons d action du gestionnaire de tâches Mayetic : 8. Les masques de saisie Site>Personnaliser>masque de saisie MayeticVillage offre une fonctionnalité très intéressante et innovante de gestion de masques, permettant de personnaliser une ecommunauté selon des exigences projet strictes : les masques de saisie. Les masques personnalisés sont des dispositifs de rubriquage qui ressemblent à ceux employés dans la création de pages/dossiers, mais avec des titres et des champs entièrement définis. Un champ est une partie du masque qui peut contenir une information de type donnée : texte, nombre, texte riche (un champ qui peut contenir du texte formaté et les images, menu déroulant), etc. Lorsque vous créez un masque vous devez connaître les différents types de champs qui sont à votre disposition et l utilité de chacun : Pour créer un masque : cliquer sur «personnaliser», puis sur «masques». Cliquer ensuite sur «créer masque» et sélectionner «Masque simple», puis «suivant» (en utilisant le type «masque simple» on peut également intégrer les flux d approbation de type workflow). Donner un titre au masque puis cliquer sur «Ajouter» afin d introduire les champs (En utilisant les précisions données concernant les champs.). Choisir ensuite le type de champ désiré. Si on souhaite commencer par un titre on choisira alors «texte riche non modifiable». COURS TRAVAIL COLLABORATIF ET COLLECTICIELS J. ROY 7/9

8 Types de champs : Texte normal. Affiche un champ de texte non formaté d'une seule ligne. Zone de texte. Affiche un champ de texte multiligne formaté. Liste en incrustation. Affiche une liste de choix. Incrustation de date. Affiche un champ avec un agenda en incrustation permettant de choisir une date. Incrustation d'heure. Affiche une liste d'heures en incrustation. Incrustation de nom. Affiche la liste des membres d'un site mayeticvillage. Rattachements. Affiche un champ permettant d'ajouter des rattachements. Texte riche. Affiche un champ dans lequel l'auteur peut entrer du texte formaté et des images. Date-heure d'agenda. Affiche des champs de date et heure ; les pages créées avec ce masque seront automatiquement ajoutées à cet agenda mayeticvillage. Tâche. Affiche une combinaison de champs de tâche permettant de rechercher sous la forme d'une tâche les pages créées à l'aide de ce masque. Indicateur de notification. Permet d'envoyer automatiquement un message électronique aux utilisateurs. Texte riche non modifiable. Affiche des champs de texte et des graphiques non modifiables sur ce masque. Permet généralement de placer un bandeau attrayant sur un masque. Auteur de page. Affiche le nom de la personne ayant créé la page avec le masque ; ce nom ne peut être modifié. Date de création. Affiche la date de création de la page ; cette date ne peut être modifiée. Date de dernière modification. Affiche la date de la dernière modification de la page ; cette date ne peut être modifiée. Taille de page. Affiche la taille de la page ; cette taille ne peut être modifiée. Numéro de séquence. Affiche un numéro unique non modifiable pour chacune des pages créées avec ce masque (ex : Numéro de bon de commande). Donner ensuite un titre au champ puis cliquer sur suivant. Le nom apparaître dans la fenêtre des champs. Répéter l ajout de champs jusqu à ce que l on ait atteint le nombre de champs voulus. Il est possible à tout moment D ajouter de nouveaux champs, les modifier, retirer, et en changer l ordre d apparition (pour cela, aller dans «personnaliser» puis cliquer sur le nom du masque et enfin sur «modifier»). Les masques sont utilisés également pour générer un workflow qui est en fait un masque personnalisé en vue de faire circuler des documents destinés à des personnes spécifiques. Plusieurs types de flux sont possibles. On peut les regrouper en deux grandes familles : les flux permettant à plusieurs auteurs de travailler sur un même document ou ceux permettant à plusieurs responsables de valider une requête particulière. Plus précisément, plusieurs choix sont disponibles sur Mayetic : Pas de flux spécial : mode simple et par défaut sélectionné lors de création de masques. Utilisé pour simplement structurer de façon précise les informations d une page (possibilité de rendre obligatoire la saisie d informations particulières, choix du nom d un membre depuis une liste déroulante afin de ne pas se tromper ou de faciliter la saisie, etc.) Soumission simple. Si vous choisissez ce cycle de révision, l'auteur de la page n'a qu'une option de publication : il peut publier la page ou annuler sa publication. La page apparaît dans le dossier de votre choix. lorsque vous ne voulez pas que les membres utilisant le masque puissent enregistrer les pages en mode brouillon, et que vous voulez pouvoir renommer le bouton qu'utilisent les membres pour publier la page. Plusieurs éditeurs. Utilisez ce type de cycle pour attribuer la possibilité de modifier toutes les pages créées à l'aide du masque à tous les membres bénéficiant du niveau d'auteur dans la salle actuelle. L'éditeur/les réviseurs peuvent réviser la page dans un ordre quelconque. On appelle cela une procédure parallèle. Et surtout pour gérer un workflow : Approbateur. Les pages sont créées par les auteurs, mais les pages ne seront publiées qu'après approbation par un membre spécifique, «l'approbateur». Procédure d'approbation. Utilisez ce type de cycle pour permettre à un ou plusieurs membres de vérifier chaque page créée à l'aide du masque. Vous définissez l'ordre dans lequel les réviseurs révisent la page. On appelle cela une procédure séquentielle. Un système de mails permet d acheminer automatiquement les demandes de validation. Association d un masque de saisie à un dossier Cliquer sur le dossier / option du dossier COURS TRAVAIL COLLABORATIF ET COLLECTICIELS J. ROY 8/9

9 9. Personnalisation de la e-communauté a) Outre la création de masques et de salles, le gestionnaire d un site QuickPlace dispose de plusieurs fonctionnalités de personnalisation de l ergonomie du site. Pour cela, il faut cliquer sur Personnaliser dans la barre de navigation. Dans les paramètres généraux, on peut ainsi changer le logo du site QuickPlace, réorganiser la salle (changer l ordre des dossiers et pages dans la barre de navigation), masquer les dossiers donnant accès aux informations sur l'agenda, la page Tâches et la sécurité, sélectionner les notifications (signalisation automatique de la fin des tâches, des nouveautés du site, etc.), activer l option de courrier entrant (donner la possibilité aux utilisateurs d'envoyer du courrier à l adresse du site de type nomdusite@mayeticvillage.fr comme méthode d'ajout et de diffusion de pages), remplacer le didacticiel standard par un support personnalisé, activer/désactiver les applets java et ActivX., et supprimer le site QuickPlace. b) Il est possible de modifier les canaux d information disponibles en cliquant sur le lien «Actualité» de la barre de navigation en page d accueil du site collaboratif. Pour cela, il faut cliquer sur Modifier mon profil d information et modifier le bouquet d informations. c) Pour changer la charte graphique du site collaboratif, il faut cliquer sur thème dans la barre d outils. En un clic, tout le site peut changer d ergonomie et de couleurs. d) Il est possible d accéder au site QuickPlace sans être connecté à Internet en cliquant sur Personnaliser de la barre de navigation puis sur «Mode déconnecté». QuickPlace en mode déconnecté permet (1) d'accéder au site QuickPlace lorsque l on est déconnecté et (2) d'améliorer sensiblement les performances même lorsque l on est connecté COURS TRAVAIL COLLABORATIF ET COLLECTICIELS J. ROY 9/9