Atelier L'informatique en 3 clics Ciel Devis-Facture

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1 Atelier L'informatique en 3 clics Ciel Devis-Facture Présentation L initiation à la micro informatique est le dernier des 5 modules qui composent l'atelier "L'informatique en 3 clics". Objectifs de ce module A l issue du module Ciel Devis-Facture, vous serez capable de : 1. créer une fiche client 2. créer une fiche article 3. rédiger un devis 4. rédiger une facture 5. encaisser un règlement

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3 Clé de débridage Dès la première ouverture de Ciel Devis-Facture, vous demandera de vous enregistrer. Il vous fournira une clé de débridage pour utiliser Ciel Devis-Facture sans limite de temps. 1. Lancez Ciel Devis-Facture 2. Saisissez votre numéro de Siret 3. Cliquez sur le bouton puis sur le bouton 4. Remplissez les informations nécessaires au référencement 5. Cliquez sur le bouton 6. Cliquez sur l option Envoi avec un autre logiciel de messagerie 7. Cliquez enfin sur Un fichier.txt sera créé sur votre bureau. Il faudra l envoyer par courrier électronique à Ciel pour recevoir votre clé de débridage. En attendant, vous pouvez utiliser Ciel Devis-Facture, mais pour une durée limitée! Lorsque vous recevrez la clé de débridage de la part de Ciel : 1. Ouvrez Ciel Devis-Facture 2. Saisissez la clé de débridage que vous avez reçu 3. Cliquez sur le bouton À partir de cet instant, Ciel Devis-Facture fonctionne pour une durée illimitée. 1

4 Paramétrage du compte Lors de votre première utilisation, vous devrez créer un dossier pour votre entreprise. 1. Indiquez la date à laquelle vous avez commencé votre activité 2. Cliquez sur le bouton 3. Saisissez dans l'option Créer une nouvelle société nommée 4. Cliquez sur le bouton 5. Choisissez l option Mode de création rapide (2 étapes) 6. Cliquez sur 7. Prenez connaissance des conditions générales d utilisation et cliquez sur le bouton 8. Renseignez l adresse de votre entreprise, sa forme juridique, son capital, cliquez sur le bouton 9. Indiquez si vous êtes assujettis à la TVA et la date du début de votre activité 10. Vous venez de créer votre dossier cliquez sur le bouton A tout moment, vous pouvez modifier ces informations à partir de Dossiers Paramètres Société. 2

5 Environnement Espace de travail Barre de menu La barre de menu vous permet d accéder à toutes les commandes du logiciel. Barre d outil La barre d outils vous permet d accéder aux commandes les plus fréquemment utilisées Barre de navigation La barre de navigation est en permanence à gauche de votre écran. Elle regroupe les commandes par type d activité. Accédez en un clic à : la création d un devis, l établissement d une facture ou d un avoir la vérification d un compte client l envoi d une relance client Enregistrez le règlement d une facture Listez vos ventes par clients, par articles Adaptez les devis et factures proposées : ajoutez votre logo, votre adresse, laissez Ciel faire le reste (calcul, adresse client, mentions légales, ) Vous avez une question sur l utilisation de Ciel? La réponse se trouve certainement dans cette rubrique. 3

6 Préparer l utilisation de Ciel Devis-Facture Avant d établir des devis et des factures, il faut commencer par créer la liste des articles que vous vendez et de vos clients ou prospects. Vous n êtes bien sûr pas obligé de tout faire en une seule fois. Toutefois, créez au moins les articles/clients les plus courants. Créer un article Pour ajouter un article dans la liste des articles : 1. Cliquez sur le bouton qui se trouve dans la barre d outils 2. La liste des articles apparaît, cliquez sur le bouton 3. Renseignez la fiche article, de façon la plus détaillée possible. Notez qu en saisissant le prix HT et la TVA, Ciel calcule le TTC saisissez le TTC et la TVA, le logiciel calculera le HT! Créer un client Pour ajouter un client à votre liste : 1. cliquez sur le bouton qui se trouve dans la barre d outils 2. la liste des clients apparaît, cliquez sur le bouton 3. Renseignez la fiche client, de façon la plus détaillée possible. Si vous êtes connecté à Internet, cliquez sur le bouton pour afficher le plan et sur le bouton pour calculez l itinéraire! Pour créer plusieurs articles ou clients plus rapidement, renseignez la fiche, puis cliquez sur le bouton. 4

7 Devis et facture Établir un devis Pour établir un devis : 1. Cliquez sur le lien dans la barre de navigation à votre gauche 2. Sélectionnez le client pour lequel vous souhaitez établir ce devis 3. Vérifiez la date 4. Sélectionnez le mode de paiement 5. Cliquez sur la 1ère ligne en dessous de Code Article 6. Dans la liste des articles qui apparaît, choisissez l article à ajouter dans votre devis 7. Indiquez la quantité d article le reste s inscrit automatiquement 8. Imprimez votre devis en cliquant sur le bouton 9. Cliquez enfin sur pour terminer votre devis Établir une facture Pour établir une facture, suite à un devis : 1. Affichez la liste des devis, en cliquant sur le bouton dans la barre d'outils 2. Cliquez sur le devis à transférer en facture 3. Cliquez sur le bouton 4. Cliquez sur le bouton pour confirmer le transfert 5. Vérifiez les éléments de votre facture 6. Imprimez en cliquant sur le bouton 7. Cliquez enfin sur pour terminer votre nouvelle facture Si le client pour lequel vous souhaitez établir un devis/une facture ne figure pas dans votre liste clients, cliquez sur le bouton pour l ajouter. De même, si un article n existe pas, cliquez sur le lien puis sur le bouton pour l ajouter. Bien entendu, vous pouvez établir une facture sans passer par la création d'un devis. Pour cela suivez les mêmes indications que pour créer un devis, mais commencez par cliquez sur le bouton. Valider une facture Tant qu'une facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer. En revanche, pour enregistrer un acompte, son règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être validée. Pour valider une facture, cliquez sur le bouton. 5

8 Règlement, avoir, relance et statistiques Enregistrer un règlement 1. Affichez la liste des factures 2. Cliquez sur la ligne correspondant à la facture réglée 3. Cliquez sur le bouton 4. Vérifiez la date 5. Choisissez un Poste de trésorerie (banque, caisse, ) 6. Choisissez le mode de paiement 7. Saisissez le montant réglé (s'il s'agit d'un acompte, le reste dû est automatiquement calculé) 8. Cliquez sur pour confirmer l enregistrement du règlement Établir un avoir 1. Affichez la liste des factures, en cliquant sur le bouton dans la barre d'outils 2. Cliquez sur la facture pour laquelle vous souhaitez établir un avoir 3. Cliquez sur le bouton 4. Cliquez sur le bouton pour confirmer la création de l avoir 5. Vérifiez les éléments de votre avoir 6. Cliquez sur puis 7. Choisissez l avoir à imprimer 8. Cliquez sur le bouton Consulter un compte client Pour connaître l'état de vos comptes clients, à partir de la barre de navigation, à gauche de votre écran : 1. cliquez sur le lien 2. cliquez sur le nom du client pour lequel vous souhaitez consulter son compte N oubliez pas de sauvegarder régulièrement vos données. Pour cela, Dossier Sauvegarde/Restauration puis choisissez Sauvegarde... 6

9 Exercices d application Ciel Devis-Facture Pour ne pas polluer votre dossier Ciel Devis-Facture, réalisez les exercices à partir du dossier d exemple Société RF Comptoirs Exercice n 1. Ajouter un article - Créez une nouvelle fiche article selon les indications suivantes : o Libellé : Calisson d Aix o Description : par boîte de 24. o Prix de revient : 6,50 o Prix de vente : 10,25 o Poste de recette : Vente de marchandises Exercice n 2. Ajouter un client - Créez une nouvelle fiche article selon les indications suivantes : o Nom : Société Gudule o Adresse : 148 boulevard du Paradis Batz sur mer o Siret : o APE : 123 A o Téléphone : Fax : o o Site Internet : Exercice n 3. Établir un devis - Préparez un devis pour la société Sorotex - La durée de validité de ce devis sera de 2 mois - Le règlement devra être effectué par virement - Ajoutez les articles suivants : Article Quantité AR AR AR AR Envoyez le devis par courrier électronique à votre voisin. Exercice n 4. Établir une facture - Transférez le devis DC0016 en facture - Imprimez la facture Exercice n 5. Enregistrer un règlement - Enregistrez le règlement de la facture FC0045 pour la société Le Relais de la Chartreuse - Le client vous a réglé en espèce. Exercice n 6. Consulter un compte client - Consultez le compte client La Halle aux petits - Quel est le montant total du chiffre d affaires réalisé avec ce client? Exercice n 7. Pour aller plus loin - Modifiez la mise en forme des devis et factures (à partir de la barre de navigation puis Mes modèles et Modèle devis). 7

10 Exercice de synthèse Ciel Devis-Facture Bourgogne Escargot vous demande de lui adresser un devis pour l achat de 3 douzaines d huîtres et 2 caisses de Muscadets. Établissez le devis correspondant n oubliez pas les frais de port! Envoyez le devis par courrier électronique à votre voisin. Vous venez de recevoir un courrier électronique vous indiquant que l'association Relais Femmes vient d'effectuer un virement en paiement de la facture FC0048. Enregistrez le règlement. Quel est le montant des factures non encore réglées? 8

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