COLLOQUE AACU JUIN 2015

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1 PROJET GBCP ASSOCIATION COCKTAIL COLLOQUE AACU JUIN 2015 ASSOCIATION COCKTAIL - MARSEILLE INNOVATION - Pôle Média , rue GUIBAL MARSEILLE N de S.I.R.E.T. : Code A.P.E. : 9499Z

2 LE PROJET GBCP 2

3 L ORGANISATION DU PROJET Un projet construit en 2 lots avec les établissements, en fonction des différents processus métier et leur mise en œuvre au sein des établissements. Lot 1 : Evolution à minima des modules GFC pour pouvoir gérer un budget en AE/CP et prévision d encaissement : saisie et exécution. On s assure de couvrir le minimum réglementaire au 01/01/2016 Lot 2 : Refonte de la chaine de la recette et prise en compte des autres fonctionnalités GBCP non gérées en Lot 1. Périmètre GBCP complet couvert Une mise en œuvre du projet prévue au , avec une prévision de livraison en production des modules liés à la préparation budgétaire dès le mois d octobre Les grandes étapes du projet Spécifications fonctionnelles : définition des besoins et des évolutions associées, décrits dans des cahiers des charges, conjointement par la MOA et l'amoa : terminé, Organisation du projet : chiffrage, priorisation et lotissement des différents impacts sur les processus métier : terminé, Conception et développements MOE : en cours, Plans de tests : description par le groupe de travail des tests à prévoir : en cours, Bêta-tests : réalisation des tests par des établissements volontaires : en cours sur les modules de préparation budgétaire, Etude de la mise en œuvre, reprise / archivage des historiques, plan de bascule : en cours, Formations GBCP (les concepts, les impacts organisationnels, métier) à animer : en cours, Formation SI : à concevoir, rédiger, organiser et animer : démarrage sur les modules de préparation budgétaires. L équipe projet MOA : des groupes de travail (GdT) dédiés, composés d établissements utilisateurs de la sphère GFC Cocktail, AMOA : des chefs de projet AMOA dédiés à la GBCP, MOE : une équipe de développeurs en charge du projet GBCP. 3

4 LES BÊTA-TESTS 4

5 LES BÊTAS TESTS Une première version des modules liés à la préparation budgétaire a été mise à disposition le pour bêta-tests auprès des établissements. Cette version comprend les modules suivants : Le module d administration Le module de gestion du budget Le module de gestion des opérations pluriannuelles Tous les établissements sont invités à installer et tester l application, mais seuls 8 établissements ont été retenus pour la remontée d information auprès de l association Cocktail : 4 universités et 4 écoles. Les établissements ont jusqu au pour tester l application, en s appuyant sur les supports de formation et dossiers de tests préparer par les groupes de travail Cocktail. Un support est mis à disposition pendant la durée des tests avec un CP AMOA dédié, ainsi qu un forum d échange. 5

6 LES FORMATIONS 6

7 LES FORMATIONS EFFECTUÉES Sensibilisation à la GBCP 2 sessions Cocktail en septembre et octobre 2014 animée par P. Leneindre 25 établissements formés par Cocktail Impacts Organisationnels 2 sessions Cocktail en décembre 2014 animée par P. Leneindre, MP Jaillet, M. Ortiz, L. Louis et C. Mendiboure 21 établissements formés par Cocktail Métier 1 Session Cocktail en février 2015 animée par P. Leneindre et M. Ortiz Sessions sur mesure complémentaires 4 sessions animées par Pascale LENEINDRE Rouen : Université du Havre et INSA de Rouent Tahiti : Université de Nouvelle Calédonie et de Polynésie française Toulouse : Insa de Toulouse, Comue de Toulouse, CUFR Champollion Strasbourg : Insa de Strasbourg 7

8 LA PRÉPARATION BUDGÉTAIRE EN MODE GBCP 7 sessions de formation sur l applicatif sont planifiées sur les mois de juin et juillet sur le thème «La préparation budgétaire en mode GBCP» 4 à Paris 1 à Lyon 1 à Bordeaux 1 à Toulouse Ces sessions, de 2 jours, s adressent aux futurs formateurs SI en établissements. Une session est réservée aux établissements dépendant du Ministère de l Agriculture, de l agroalimentaire et de la forêt. La formation a pour objectif, à partir de travaux pratiques, de permettre aux participants d acquérir la maîtrise des nouvelles fonctionnalités mises en place en mode GBCP pour la préparation budgétaire. Il s'agit des modules d'administration, de gestion du Budget et de gestion des Opérations pluriannuelles. La formation est animé par un CP AMOA Cocktail ainsi que par un référent métier. 2 sessions seront filmées : Celle de Bordeaux et celle de Toulouse 8

9 LE MODE DÉGRADÉ 9

10 LE MODE DÉGRADÉ Une demande de l AIFE de réfléchir aux solutions à apporter aux établissements ne souhaitant ou ne pouvant démarrer en mode GBCP au pour produire les restitutions attendues. 1 groupe d établissements Cocktail en charge d étudier et de proposer des solutions à partir du SI cocktail en mode RGCP. Démarche Etudier les possibilités du SI actuel de répondre aux besoins de restitutions au format GBCP, Valider les données disponibles actuellement dans le SI existant Formaliser les données absentes ou impossibles à restituer depuis le SI existant Définir un mode opératoire pour la production des restitutions et pour le suivi de l exécution Définir et développer les extractions nécessaires 2 réunions à l initiative du MESR Le avec la DB et l AIFE sur les restitutions attendues en mode dégradée Le avec la DB et la DGFiP sur le contrôle de limitativité des crédits et la responsabilité du comptable 1 document produit par l AIFE sur le dispositif transitoire paru en mai 2015 cette étude peut aussi être envisagée comme un backup possible en cas de problématique sur le projet. 10

11 LA PLANIFICATION DU PROJET 11

12 LES JALONS DE L ANNÉE 2015 Risque majeur sur le planning, notamment sur le mois de décembre 2015 qui nécessitera l implication des services DSI / DAF / AC sur une période qui correspond souvent à une fermeture des établissements Nécessitera surement un arrêt très anticipé de la gestion 2015 et un démarrage tardif de la gestion 2016 Réunion lancement béta Budget et Opérations à 14h Dépense Recette Comptabilités (*) 1ère semaine septembre Fin Octobre Mi Novembre Livraison pour béta Début septembre Fin Octobre Mi Novembre Bêta-tests Juin - Juillet Mi Septembre - Mi Octobre Novembre Novembre Formations des formateurs au Octobre Novembre Novembre Formation des utilisateurs par Septembre - les formateurs octobre Novembre Décembre Décembre Livraison pour mise en production Décembre Décembre Décembre Dépense et Recette : avec la partie comptabilité associée (*) Comptabilité : uniquement le reliquat non traité en Dépense et Recette 12

13 FIN DU DOCUMENT 13