Guide pour l organisation des événements mondains à Polytechnique RÉDIGÉE PAR JEAN-SÉBASTIEN HOGUE VP-INTERNE

Dimension: px

Commencer à balayer dès la page:

Download "Guide pour l organisation des événements mondains à Polytechnique RÉDIGÉE PAR JEAN-SÉBASTIEN HOGUE VP-INTERNE 2006-2007"

Félix Milot
il y a 8 ans
Total affichages :

1 Guide pour l organisation des événements mondains à Polytechnique RÉDIGÉE PAR JEAN-SÉBASTIEN HOGUE VP-INTERNE En vigueur à partir du 17 janvier 2007

2 But du document Ce document a été produit dans le but de faciliter la préparation des activités en permettant d éviter les problèmes fréquents. Pour toutes questions ou précisions, vous pouvez toujours communiquer avec le vice-président à l interne de l AEP (interne@aep.polymtl.ca). Définition Bière CAD : La bière pour consommation à domicile (CAD) est celle qu on peut acheter dans tout commerce au détail. Bière CSP : La bière pour consommation sur place (CSP) est celle qui peut être uniquement achetée dans les établissements licenciés (bar). Les caisses sont habituellement brunes. 1- Réservez la date et l espace physique La première étape logistique pour l organisation d un événement est de fixer une date et un lieu. Cette étape influence le reste de la planification, surtout si elle se déroule en même temps qu une autre. Pour vérifier s il y a d autres activités prévues à une date précise, vous pouvez communiquer avec le vp-interne de l AEP et le service des immeubles à sdi.reservation@polymtl.ca. La réservation des espaces se fait soit à l AEP pour le café du 2 e étage du pavillon principal ou auprès du service des immeubles pour le reste des espaces. Dans tous les cas, le formulaire de réservation de salle (disponible sous la rubrique interne du site web de l AEP) doit être dûment rempli préférablement 5 jours à l avance et ce pour toutes les activités. Cette étape est importante puisqu elle permet de coordonner les services d entretien, de sûreté et de réservation. Vous recevrez une confirmation par courriel. Guide pour l organisation des événements mondains à Polytechnique 2

Définition Bière CAD : La bière pour consommation à domicile (CAD) est celle qu on peut acheter dans tout commerce au détail.

3 2- Permis d alcool L AEP est détentrice d un permis d alcool permanent donnant des privilèges et des responsabilités. Il n y a aucun frais chargé pour le permis, mais il ne peut être utilisé que pour un seul événement à la fois. Avec ce permis, il est possible de servir et de vendre de l alcool sous certaines conditions : Un avis de réception doit être émis par l AEP et affiché lors de l événement La bière doit être de type consommation sur place (CSP) Toutes les bouteilles de vin et spiritueux doivent être timbrées (voir commande d alcool) 3- Permis de réunion Advenant le cas où le permis de l AEP n est pas disponible ou que l événement se tient dans un autre pavillon, un permis de réunion peut être demandé. Il y a 2 types de permis : de service (35$) et de vente (75$). La demande doit être faite auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux ( au moins 15 jours avant l événement. Avec ce type de permis, il est possible de vendre de la bière de type consommation à domicile (CAD) ainsi que des bouteilles de vins et spiritueux non timbrées. Cependant, étant dans un établissement institutionnel avec un permis d alcool permanent, tout alcool de type CAD doit être sorti ou sécurisé après l expiration du permis de réunion. De plus, un seul type d alcool (CAD ou CSP) peut être présent lors de l événement. Par exemple, on ne peut avoir de bière CSP avec des bouteilles de spiritueux non timbrés. Guide pour l organisation des événements mondains à Polytechnique 3

Avec ce permis, il est possible de servir et de vendre de l alcool sous certaines conditions : Un avis de réception doit être émis par l AEP et affiché lors de l événement La bière doit être de type

4 4- Commande d alcool CSP Pour toute commande d alcool, vous devez passer par l AEP. a. Bière Toute commande de plus de 15 caisses doit être faite au moins 7 jours ouvrables à l avance afin de permettre l approvisionnement. La liste complète des produits Molson et McAuslan est en annexe. Les prix sont ceux en vigueur lors de l élaboration de ce document et sont matière à changement sans préavis. Des bacs à bière sont disponibles à l AEP. b. Vins et spiritueux Tous les produits en vente à la SAQ peuvent être timbrés. Ce timbre est apposé lorsque la taxe supplémentaire de 8% est chargée (à prévoir dans vos coûts). Une liste de produits courants est annexée à ce document afin de faciliter le processus. Encore une fois, les commandes doivent êtres faites 2 jours ouvrables à l avance afin de permettre le timbrage. L AEP ne se prend aucun profit sur les bouteilles de vins et spiritueux et une copie de la facture sera remise aux organisateurs de l événement. 5- Boissons froides non-alcoolisées L École polytechnique a une entente d exclusivité avec la compagnie Coca-Cola. Ainsi, seules les boissons distribuées par cette compagnie peuvent être vendus ou servis lors des évènements à Polytechnique, à l exception du café, du thé et du lait. Pour tous vos besoins, nous vous invitons à vous approvisionner auprès de l AEP. Tous les produits sont vendus au prix coûtant pour les évènements, de sorte que l Association ne fait aucun profit. Les prix sont très souvent inférieurs à ceux pratiqués en épicerie. Pour être certain Guide pour l organisation des événements mondains à Polytechnique 4

Des bacs à bière sont disponibles à l AEP. b. Vins et spiritueux Tous les produits en vente à la SAQ peuvent être timbrés.

5 d avoir tous les produits demandés, vous devez faire votre commande au moins 5 jours ouvrables à l avance. La liste des produits les plus courants se trouve en annexe de ce document. Toutefois, nous avons accès à plus de 200 produits et formats différents. Pour tout produit ne se trouvant pas sur la liste, vous êtes invités à contacter le vice-président aux services de l AEP. 6- Matériel technique et autres services L AEP peut louer du matériel technique à prix modique. La demande doit être faite au moins 7 jours ouvrables à l avance auprès de l AEP. Un responsable de prêt prendra contact avec vous afin de déterminer le matériel nécessaire et vous faire la soumission. Il est aussi possible d avoir plusieurs autres services tels que service de bar complet, décors, disc jockey et animation. Pour plus d informations, communiquez avec l AEP. 7- Publicité Il y a plusieurs façons de publiciser votre événement tout dépendent de votre groupe cible. a. Affichage Il est possible d afficher sur les babillards de l École. Les affiches doivent être estampées au préalable par l AEP ou le service des communications dépendamment sur quel babillard vous voulez afficher. Pour plus d informations, consulter la Politique d affichage disponible sur le site web de l AEP. Guide pour l organisation des événements mondains à Polytechnique 5

6- Matériel technique et autres services L AEP peut louer du matériel technique à prix modique. La demande doit être faite au moins 7 jours ouvrables à l avance auprès de l AEP.

6 b. Courriel À chaque lundi, un courriel contenant toutes les activités de la semaine est envoyé aux étudiants. Pour que votre activité figure dans cet envoi, vous devez inscrire votre événement au calendrier sur le site web de l AEP ou envoyer un court message à publiciser à aep@step.polymtl.ca. Prenez note que les fichiers attachés ne peuvent être envoyés. Il y a également un courriel envoyé à toute la communauté polytechnicienne par le service des communications à chaque semaine. Encore une fois, il faut inscrire votre événement au calendrier des événements cette fois disponible dans les liens rapides sur le site internet de Polytechnique. c. Napperons Il est possible d imprimer des napperons qui seront utilisés à la cafétéria. Il faut simplement faire approuver l original auprès du service des communications ou de l AEP avant la distribution. Guide pour l organisation des événements mondains à Polytechnique 6

Il y a également un courriel envoyé à toute la communauté polytechnicienne par le service des communications à chaque semaine.

7 Liste de prix pour la bière CSP Les prix comprennent les taxes mais pas la consigne Bière régulière bouteilles Fût 50L Fût 20L Molson Black Label 31,00 $ Molson Canadian 31,00 $ Molson Coors Light 31,00 $ 150,00 $ Molson Dry 31,00 $ 150,00 $ Molson Export 31,00 $ 150,00 $ Molson Richard's Honey Brown 165,00 $ Molson Richard's Red 32,00 $ 165,00 $ Molson Richard's White 165,00 $ Molson Tornade 31,00 $ McAuslan Carlsberg 31,00 $ 165,00 $ McAuslan Cidre Mystique 48,00 $ McAuslan Griffon Extra-blonde 31,00 $ McAuslan Griffon rousse 31,00 $ McAuslan McAuslan à l'abricot 31,00 $ McAuslan McAuslan Cream Ale 165,00 $ 70,00 $ McAuslan Moosehead 31,00 $ McAuslan St-Ambroise blonde 31,00 $ McAuslan St-Ambroise noire 31,00 $ Bière importé Mexique Corona 44,00 $ Belgique Heineken 44,00 $ Belgique Jan Van Gent 100,00 $ Belgique Liefman Cerises 115,00 $ Belgique Liefman Framboise 115,00 $ Belgique Lliefman Goudenband 115,00 $ Belgique Lucifer 57,00 $ Belgique Murphy's 165,00 $ Belgique St-Arnoldus 55,00 $ Belgique Straffe Hendricks blonde 54,00 $ Belgique Straffe Hendricks rousse 54,00 $ Belgique Vondel 57,00 $ Guide pour l organisation des événements mondains à Polytechnique 7

31,00 $ McAuslan Carlsberg 31,00 $ 165,00 $ McAuslan Cidre Mystique 48,00 $ McAuslan Griffon Extra-blonde 31,00 $ McAuslan Griffon rousse 31,00 $ McAuslan McAuslan à l'abricot 31,00 $ McAuslan

8 Liste de prix pour les boissons froides non-alcoolisées Les prix comprennent les taxes ET la consigne Seuls les produits les plus courants apparaissent sur cette liste. Pour tout besoin particulier, vous pouvez contacter le vice-président aux services de l'aep: Canettes Bouteilles Cs de 24 Cs de 12 8 x 2L 12 x 1L 24 x 591 ml Coca-Cola 9,75 $ 12,15 $ 16,60 $ 20,35 $ Coca-Cola Diète 9,75 $ 12,15 $ 16,60 $ 20,35 $ Sprite 9,75 $ 12,15 $ 16,60 $ 20,35 $ Barq's (Root Beer) 9,75 $ 12,15 $ 16,60 $ 20,35 $ C+ (Orangeade) 9,75 $ 12,15 $ 16,60 $ 20,35 $ Schweppes Tonic 16,60 $ Cs de 24 Cs de x 473 ml 24 x 591 ml Nestea 11,20 $ 11,35 $ 20,35 $ Déli-Cinq 13,20 $ 11,35 $ Jus d'orange (Minute Maid) 13,20 $ 11,35 $ Jus de pommes (Minute Maid) 13,20 $ 11,35 $ Punch aux fruits (Minute Maid) 13,20 $ 11,35 $ Limonade (Minute Maid) 6,60 $ 11,35 $ 20,35 $ Frutopia Amitié Fraise 6,60 $ 11,35 $ Frutopia Symbiose Fruits 6,60 $ 11,35 $ Frutopia Framboise Kiwi 6,60 $ 11,35 $ Frutopia Bleuet Melon 6,60 $ 11,35 $ Boissons énergisantes 12 x 473 ml 12 x 269 ml Full Throttle 27,40 $ Rockstar 27,40 $ 22,55 $ Rockstar Diète 27,40 $ 22,55 $ Tab Énergie 22,55 $ Bouteilles 24 x 591 ml 24 x 500 ml Eau Dasani 18,90 $ Eau Evian 23,80 $ Powerade Avalanche Baies 28,55 $ Powerade Punch aux fruits 28,55 $ Powerade Éclat solaire 28,55 $ Powerade Citron Lime 28,55 $ 12 x 591 ml Arizona - Thé vert aux bleuets 14,70 $ Arizona - Thé vert à la grenade 14,70 $ Arizona - Thé vert Ginseng et miel 14,70 $ Arizona - Thé glacé au citron 14,70 $

ca Canettes Bouteilles Cs de 24 Cs de 12 8 x 2L 12 x 1L 24 x 591 ml Coca-Cola 9,75 $ 12,15 $ 16,60 $ 20,35 $ Coca-Cola Diète 9,75 $ 12,15 $ 16,60 $ 20,35 $ Sprite 9,75 $ 12,15 $ 16,60 $ 20,35 $

Documents pareils

Droits et obligations

Droits et obligations de titulaires de permis d alcool Permis de restaurant pour vendre Permis de restaurant pour servir Permis de bar Permis de brasserie Permis de taverne Permis de club Le présent document