Chef d équipe, logisticien(ne) d entreposage

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1 Chef d équipe, logisticien(ne) d entreposage NIVEAU III Dossier n : v2 Page 1 sur 46 Date : Dossier Cas Général V04.07

2 FICHE 4 METIER, FONCTIONS ET ACTIVITES VISE(ES) 1) Désignation du métier et des fonctions Chef d équipe, logisticien(ne) d entreposage Le Chef d équipe, logisticien(ne) d entreposage assure les fonctions d organisateur et de coordonnateur sur l'ensemble des activités du site dont il a la responsabilité en adaptant les moyens humains et matériels à la charge de travail prévisionnelle à moyen terme (trimestre, semestre, année) qu'il identifie. Il est en relation permanente avec les services internes et les interlocuteurs externes : clients, fournisseurs, prestataires de services. En permanence, il est confronté aux aléas et autres imprévus inhérents à l'activité et est amené à gérer des urgences. Les activités de ce métier s exercent en métropole ou à l étranger au sein de plates-formes logistiques, de services logistiques, d entrepôts, de magasin d entreposage en relation avec différents interlocuteurs (préparateurs de commandes, caristes, fournisseurs, clients ).Elles varient selon les types matériels (aéronautiques et terrestres, de produits pétroliers, d'effets d'habillement, et d'articles d équipements), le mode d organisation (internationale, nationale, régionale ) et le degré d informatisation et d automatisation du site. La qualification de Chef d équipe, logisticien(ne) d entreposage renvoie au sein du ministère et dans le secteur civil aux emplois de : - cadres des transports et de la logistique - chef d'équipe d'entrepôt, - responsable réception et/ou expédition - chef d'exploitation d'entreposage. 2) Description des activités L'emploi met en évidence les activités suivantes : Organisation des arrivages, des réceptions et des expéditions des matériels et des ingrédients Au sein d un entrepôt, d une plate-forme, le chef d équipe, logisticien(ne) d entreposage optimise l utilisation des emplacements de stockage dont il dispose pour assurer la préservation et la rotation des stocks de matériels et d ingrédients. Il organise au quotidien les arrivages, les expéditions, et les opérations de réception, chargement et déchargement des véhicules sur la zone de l'entrepôt, à partir d'un planning court terme préétabli et valide les documents de transport (nationaux et internationaux) ou émet des réserves. Il met à jour les informations dans le système de gestion de l'entrepôt, identifie les écarts et y remédie (inventaires ponctuels ou réguliers). Gestion des matériels et des ingrédients Le Chef d équipe, logisticien(ne) d entreposage coordonne toutes les actions liées aux mouvements des matériels et des ingrédients en intervenant dans les domaines de l approvisionnement, de la production, de la manutention, de l emballage, du stockage, de l entreposage, de la distribution et ce, jusqu à la livraison. Il suit et analyse les ratios de production des activités de stockage, de déstockage et de manutention liées aux opérations. Il identifie les matériels destinés à l élimination, constitue les lots et effectue la remise aux services des domaines. Il contrôle l application des règles de sécurité et les règles de protection de l environnement. Dossier n : v2 Page 7 sur 46 Date : Dossier Cas Général V04.07

3 Il est en contact permanent avec les clients, fournisseurs, prestataires de services de la zone où il opère (par téléphone, fax, mail), auprès desquels il collecte les informations nécessaires à son action. Gestion d une équipe logistique Il planifie l'activité de la zone ou de l'entrepôt dont il s'occupe en répartissant les équipes et le matériel selon la charge de travail à réaliser à court terme en fonction des différentes contraintes. Il évalue la charge de travail en fonction des objectifs de production donnés et des indicateurs de production qu'il suit et analyse. Il coordonne les activités d'une ou plusieurs équipes d'opérateurs (caristes et/ou préparateurs de commandes). Il analyse, synthétise les informations à communiquer et les ordonne de manière logique. Il les met en forme en fonction de l'interlocuteur identifié. Il doit faire appliquer les règles d'hygiène et de sécurité en vigueur sur le site et s'assurer du respect des procédures internes par l'ensemble des personnes présentes (conducteurs, prestataires de service...). Comptabilité logistique Il tient la comptabilité (inventaire général) des matériels en approvisionnement, en service, en attente et mis à disposition aux organismes externes à l établissement. Il réalise les rapprochements comptables des existants par une vérification des mouvements comptables des matériels en approvisionnement, en service, en attente et mis à disposition aux organismes externes. Il procède au récolement et au recensement des articles en stock. Il vérifie les informations comptables portées sur les comptes rendus et les procès verbaux relatifs aux matériels ou produits 3) Fiche(s) ROME la ou les plus proches - N1103 : Magasinage et préparation de commandes - N1303 : Intervention technique d exploitation logistique 4) Cadres d exercice les plus fréquents A. Secteur d activité et taille des entreprises ou services employeurs Au sein du ministère de la défense, le détenteur de la certification exerce en métropole, en outre-mer ou à l étranger dans le domaine de la logistique allant de la petite à la grande structure (de 20 à 1500 personnes). Les conditions d exercices varient selon le type d établissement (taille, organisation), le type de matériels, produits ou de marchandises et le degré d informatisation et d automatisation du site (matériels de manutention, lecteur de codes barres, système informatique fixe ou embarqué). Dans le secteur civil, ce métier s exerce dans tout secteur industriel ou commercial comportant une activité de stockage, notamment les entrepôts dédiés ou prestataires de services, les dépôts de stockage d'entreprises de production ou des plates-formes de distribution. B. Responsabilité et autonomie caractérisant les postes ciblés Au sein des unités du ministère de la défense, le Chef d équipe, logisticien(ne) d entreposage est sous l'autorité d'un chef de service. Il peut également exercer la fonction d adjoint au responsable de magasin. Dossier n : v2 Page 8 sur 46 Date : Dossier Cas Général V04.07

4 Dans tous les cas, secteur civil ou militaire, le titulaire de la certification exerce ses activités professionnelles au sein d une équipe technique pluridisciplinaire et hiérarchisée. Monographie relationnelle : Commandant de l'unité Chef de service Responsable de magasin Chef d équipe, logisticien(ne) d entreposage Gestionnaire logistique, stockage et répartition de matériels et d ingrédients Opérateur de gestion de stocks 5) Réglementation d activités (le cas échéant) Dossier n : v2 Page 9 sur 46 Date : Dossier Cas Général V04.07

5 REFERENTIEL D ACTIVITES FICHE 6 INGENIERIE : REFERENTIEL D ACTIVITES ET REFERENTIEL DE CERTIFICATION REFERENTIEL DE CERTIFICATION ACTIVITE et TACHES COMPETENCES ASSOCIEES AUX ACTIVITES ET TACHES COMPETENCES OU CAPACITES QUI SERONT EVALUEES MODALITES D EVALUATION CRITERES D EVALUATION DOMAINE D'ACTIVITE 1 : ORGANISATION DES ARRIVAGES, DES RECEPTIONS ET DES EXPEDITIONS DES MATERIELS ET DES INGREDIENTS Au sein d un entrepôt, d une plateforme, le chef d équipe, logisticien(ne) d entreposage optimise l utilisation des différentes zones dont il dispose pour assurer la préservation et la rotation des stocks de matériels et d ingrédients. A.1. - Réalisation de l exécution et/ou de l organisation des activités de réception, d expédition, et de livraison au sein de l entrepôt ou de la plateforme. - Coordonner et/ou organiser la livraison des matériels (terrestres et aéronautiques), ou produits pétroliers aux unités/services en utilisant les équipements adéquats (véhicules légers et lourds de livraison, chariot élévateur...). - Coordonner et/ou organiser les opérations de réception et d expédition, en tenant compte des contraintes techniques. - Identifier les moyens nécessaires en fonction de la charge de travail, des demandes des clients, de la réglementation et des procédures internes. - Rendre compte des problèmes rencontrés et proposer des solutions d'amélioration. - Renseigner le système de gestion logistique informatisé de l'entrepôt. - Vérifier la concordance des manifestes de chargement ou de déchargement après vérification de la conformité des colis ou matières - Valider dans le système de gestion de stock les données traitées par ses - Organiser les chargements et déchargements des véhicules sur la zone de l'entrepôt, à partir d'un planning préétabli, tout en s adaptant à l inopiné. - Produire les plannings : réception, expédition, préparation de commandes - Repérer les contraintes réglementaires et techniques à respecter pour l'implantation des produits - Affecter les opérateurs et le matériel en fonction des prévisions d'activité. - Déterminer les équipements adaptés aux caractéristiques des produits. - Respecter les procédures de qualité et de sécurité. - Exploiter les indicateurs liés aux activités de stockage - Rédiger ou faire rédiger les documents de transport (nationaux et internationaux) ou émettre des réserves. - Contrôler quantitativement et qualitativement les matériels et résoudre les éventuels litiges en relation avec la cellule expertise de l approvisionnement Gestion des zones de réception et livraison/expédition, ainsi que les outils de travail Rationalisation des moyens de réalisation Les plannings de travail des équipes prennent en compte les procédures de travail et les contraintes. Les produits et les supports de charge sont repérés. Les procédures qualité et sécurité sont respectées. Les règles de manutention sont respectées. Les anomalies sont détectées et traitées. Les renseignements saisis sont fiables. Les urgences sont traitées conformément aux procédures. équipes. Dossier n : v2 Page 13 sur 46 Date : Dossier Cas Général V

6 Au sein d un entrepôt, d une plateforme, le chef d équipe, logisticien(ne) d entreposage optimise l utilisation des emplacements de stockage dont il dispose pour assurer la préservation et la rotation des stocks de matériels et d ingrédients. A.2. Organisation du travail quotidien de l entrepôt, en fonction des contraintes d espace, de temps et de moyens, et du niveau de service visé. Rationalisation des emplacements aux différentes unités de produits en fonction des règles et des procédures de stockage. - Exploiter les moyens informatiques de gestion ainsi que le suivi de le la disponibilité de ces moyens connectés au réseau informatique - Exploiter et optimiser en permanence les différents moyens de stockage de l entrepôt. - Identifier les matériels disponibles adaptés aux caractéristiques des charges, des moyens de manutention et des opérations à réaliser. - Repérer les anomalies ou dysfonctionnements empêchant le respect des règles de qualité, de sécurité et d hygiène. - Renseigner des tableaux de bords logistiques - Gérer des emplacements de stockage en optimisant le remplissage des espaces et les déplacements des opérateurs. - Identifier la capacité de stockage. - Vérifier l application des procédures de conditionnement, d emballage des matériels ou produits et d établissement des documents. - Faire respecter les règles de gestion des emplacements et les plans d'implantation. - Argumenter les plans d action auprès d équipes logistiques de différents sites. - Affecter les opérateurs ou les gestionnaires logistiques en fonction de leurs qualifications et des opérations à effectuer. -Effectuer la sauvegarde quotidienne des données informatique. : (suite) Gestion des zones de réception et livraison/expédition, ainsi que les outils de travail Rationalisation des moyens de réalisation La gestion des emplacements est optimisée. Les urgences sont traitées. Les ratios de production des équipes sont conformes aux standards prévus. Les documents sont formalisés et argumentés. Les moyens de communication utilisés (oral ou écrit) sont adaptés, la formulation tient compte de l'interlocuteur. Les procédures et les modes opératoires sont respectés dans les opérations. - Mettre à jour des données statistiques. - Réaliser des études et des simulations de charges. Les documents nécessaires sont connus - Coordonner les opérations de stockage et déstockage en fonction des besoins, des urgences et dans le respect des règles d'hygiène, de sécurité - Superviser la transmission de diverses données. - Rédiger un rapport d'activité et des modes opératoires à l'aide d'un outil bureautique. Les renseignements saisis sont fiables. Les ratios de production correspondent aux résultats attendus. - Contrôler à chaque mouvement (entrée et sortie des stocks) la limite de stockage ou de péremption des matériels, produits ou effets d'habillement. Traiter les anomalies liées aux matériels, équipements ou produits et à la rotation des stocks (détérioration, erreurs de lot, de conditionnement, de dates limite dépassées,...) Dossier n : v2 Page 14 sur 46 Date : Dossier Cas Général V

7 Au sein d un entrepôt, d une plateforme, le chef d équipe, logisticien(ne) d entreposage optimise en permanence l utilisation des moyens personnels, matériels, existants, en recherchant systématiquement le meilleur ratio de production. - Suivre / superviser le déroulement des activités et réajuster en fonction des aléas des décalages / déséquilibres. - Analyser et traiter les dysfonctionnements. - Suivre un dossier de réclamation en fonction de l'interlocuteur. - Transmettre les consignes de travail - Faire appliquer les règles de sécurité et les procédures qualité. - Identifier les avances, les retards et évaluer les écarts. - Conseiller les opérateurs devant une difficulté. Régulation des activités Les réclamations clients / fournisseurs / prestataires et les dysfonctionnements sont traitées dans le délai imparti Les solutions proposées tiennent compte des procédures qualité et de sécurité, du cadre réglementaire A.3. Régulation, coordination et pilotage des activités de réception, d expédition, de chargement, de déchargement, en fonction des aléas et du niveau de service visé. - Identifier une situation nécessitant une action corrective. - Définir un plan d'action pour traiter les non-conformités / les situations à risques. - Contrôler les différentes transmissions de données. -Mettre à jour des bibliothèques de documents techniques et administratifs. - Gérer les non-conformités (contractuelles et autres) dans les opérations de réception et d expédition. - Valider les documents de transport (nationaux et internationaux) ou émettre des réserves. - Arbitrer entre les différentes possibilités(délai,urgence) en fonction des exigences du niveau de service - Calculer des ratios de production relatifs aux opérations : entrées, sorties, stockage, manutention, produits, équipes et/ou opérateurs. Analyse d une situation logistique : planification et organisation de l activité par rapport à des prévisions d arrivages et d expédition à moyens termes Les situations nécessitant une action corrective sont repérées, le plan d'action est en cohérence avec la dérive identifiée L information est pertinente/disponible/ accessible /clairement présentée. Les situations de risques majeurs sont identifiées et arbitrées en temps utile Les informations utiles sont collectées et diffusées auprès des interlocuteurs adéquats (chefs d'équipes, opérateurs logistiques, clients, prestataires, hiérarchie, etc.) Les priorités choisies sont adaptées à la situation. Les analyses sont pertinentes Dossier n : v2 Page 15 sur 46 Date : Dossier Cas Général V

8 le chef d équipe, logisticien(ne) d entreposage coordonne toutes les actions liées aux mouvements des matériels et des ingrédients en intervenant dans les domaines de l approvisionnement, de la production, de la manutention, de l emballage, du stockage, de l entreposage, de la distribution et ce, jusqu à la livraison. DOMAINE D'ACTIVITE 2 : GESTION DES MATERIELS ET DES INGREDIENTS - Suivre les indicateurs liés aux opérations de stockage, de déstockage et de manutention - Contrôler les procédures de distribution et de commandes de matériels, équipements ou produits - Respecter et faire respecter les règles de gestion de stock (FIFO, etc...). - Rechercher la cause des écarts identifiés lors du rapprochement avec ces données. - Saisir les données dans le système de gestion informatisée. La rotation des produits est respectée : D.L.U.O., D.L.V., D.L.C., F.I.F.O., etc... Les indicateurs sont renseignés à la fréquence exigée. A.4. Gestion des stocks (matériels aéronautiques et terrestres, articles d'équipement, ingrédients) - Organiser les inventaires et les contrôles spécifiques - Analyser les écarts et les traiter. - Vérifier la cohérence entre les stocks physiques et les données du système d'information. - Communiquer les données pertinentes aux interlocuteurs adéquats. - Identifier les écarts et les évaluer. - Argumenter le suivi des écarts. - Organiser les opérations de comptage dans le respect des procédures. Présentation des actions liées aux opérations de gestion des matériels et des ingrédients Organisation des inventaires et analyse des écarts relevés Les opérateurs et les interlocuteurs sont informés sur les écarts. Les anomalies sont identifiées et rectifiées. Les modes opératoires de gestion sont respectés. Les écarts sont justifiés et expliqués. Les actions correctives sont initiées. Dossier n : v2 Page 16 sur 46 Date : Dossier Cas Général V

9 A5. conduite des activités, conseil, expertise et validation des besoins exprimés par les clients - Vérifier les niveaux de stocks et leur conformité. - Suivre les indicateurs liés à la rotation des stocks pour détecter les éventuelles dérives. - Contrôler l application des procédures de distribution et de commande de matériels, équipements ou produits. - Conseiller les cellules chargées de la conduite des opérations de maintenance concernant les possibilités d approvisionnement et l opportunité d exprimer un besoin en proposant des solutions adaptées et pertinentes (échange, achat de proximité ) dans le respect du niveau d urgence désiré. - pratiquer une expertise sur les niveaux de stocks à détenir dans les entrepôts ou dans les ateliers de réparation - Identifier les anomalies et leurs causes. - Vérifier les seuils de stockage dans le système de gestion informatisé. - Procéder aux demandes de recomplètement de stocks - Créer un dialogue avec les cellules de conduite de la maintenance afin de prodiguer des conseils dans le domaine de la réalisation des besoins. - Conseiller les clients dans l interprétation de la réglementation en matière d approvisionnement et dans l utilisation du système de gestion informatisé. - Suivre les consommations via le système informatisé de gestion et un logiciel de reporting dédié, afin d appréhender les niveaux de stocks à détenir dans les échelons subordonnés. - Arbitrer sur le bien fondé des besoins exprimés par les clients. - Valider les expressions de besoins des clients émises dans le système informatisé de gestion ou internet (action de e-procurement). - Veiller à l application des directives relatives à la gestion des rechanges à mettre en réparation dans des organismes désignés. Exploitation des menus sur un terminal connecté à un système de gestion informatisé Les données du système informatique sont fiables Les anomalies sont identifiées. La réglementation et les directives annuelles en matière de gestion des approvisionnements sont connues. La mise en œuvre des logiciels informatiques est maitrisée. - Transmettre à l échelon supérieur les besoins en identifications règlementaires de nouveaux rechanges devant être commandés dans le système informatisé de gestion. - Initier et suivre les actions de réalisation d un besoin via la procédure d urgence adaptée. Exploitation des mouvements comptables «logistiques» (entrée, sortie, consommation, action d eprocurement) sur un terminal connecté à un système de gestion informatisé de stockage Les règles d acquisition de rechanges chez un fournisseur référencé sont connues et appliquées. Les procédures d urgence sont connues et mises en œuvre Dossier n : v2 Page 17 sur 46 Date : Dossier Cas Général V

10 A.6 Mise en œuvre des procédures d élimination - Préparer et organiser une élimination de matériels hors d usage - Appliquer les règles édictées par le service des domaines, - Préparer les dossiers d accompagnement des matériels remis aux domaines - Rédiger les procès-verbaux d élimination et/ou de dénaturation ou de destruction le cas échéant. - Recenser les matériels à éliminer en bon état, usagé et hors d usage. - Veiller à l entreposage, au stockage et à l allotissement des matériels en attente d élimination - Présenter les lots aux acquéreurs potentiels (remise au domaine) - Préparer les dossiers d accompagnement des matériels remis aux domaines - Initier les écritures comptables - Établir les différents documents administratifs et comptables afférents à la sortie des comptes Description des procédures à appliquer sur les matériels soumis «à limite de vie» ou de «péremption» Les modes opératoires de gestion sont respectés. Les plans de stockage, de chargement et de circulation du site sont respectés. Les procédures qualité et sécurité sont connues A.7 Mise en œuvre des procédures, concernant les cessions onéreuses et gratuites au profit d autres pays, d autres ministères, d autres armées, aux collectivités locales et établissements publics - Conditionner les matériels faisant l objet de la cession. - Rédiger les documents administratifs et comptables - Etablir les dossiers d accompagnement des matériels faisant l objet de la cession - Conditionner les matériels en bon état, usagés et hors d usage faisant l objet de la cession. - Initier les écritures comptables - Établir les différents documents administratifs et comptables afférents à la sortie des comptes Les modes opératoires de gestion sont respectés. Description des procédures à appliquer sur les matériels faisant l objet de cession Dossier n : v2 Page 18 sur 46 Date : Dossier Cas Général V

11 Responsable opérationnel des équipes, le (la) Technicien(ne) supérieur(e) logisticien(ne) d entreposage planifie les activités logistiques à moyens termes et identifie les besoins humains et matériels à mettre en œuvre afin d optimiser l activité du site. Il coordonne et analyse les performances et les réalisations des équipes. DOMAINE D'ACTIVITE 3 : GESTION D UNE EQUIPE LOGISTIQUE - Répartir les tâches en fonction des savoir-faire. - Identifier les besoins en formation des personnels subordonnés et informer la hiérarchie. - Former, conseiller et évaluer le personnel. - Répartir le travail à réaliser en fonction des savoir-faire - Identifier et exprimer les besoins en opérateurs et techniciens - Former le personnel et suivre ses compétences - Vérifier l application des gestes professionnels / équipements individuels. Gestion de la formation et des compétences d une équipe L expression écrite et orale est : technique, claire, documentée et précise. La transmission des directives est claire et précises La mise en adéquation du travail à réaliser et les ressources humaines disponibles sont en cohérence. A.8. Animation d une équipe de professionnels logistiques. - Instruire le personnel sur l application des règles d hygiène, de sécurité et de propreté autour des matériels - Vérifier l application des procédures de travail, des règles de qualité et de sécurité. - Organiser l entretien des locaux spécialisés - Contrôler le bon emploi du matériel de manutention (transpalette, fenwick ) - Faire respecter la réglementation du travail en rapport avec les risques, la manutention du matériel - vérifier le tableau-planning de visites et de contrôles de maintenance des matériels de manutention - Vérifier l entretien des locaux Mise en oeuvre des ressources humaines requise pour conduire l activité L identification du besoin de formation du personnel est justifiée Les normes d hygiène de sécurité et de conditions de travail (HSCT) sont adoptées et appliquées. Les dangers pour l environnement et pour l individu au travail sont identifiés Les réactions aux situations ou questions de l auditoire sont pertinentes Dossier n : v2 Page 19 sur 46 Date : Dossier Cas Général V

12 DOMAINE D'ACTIVITE 4 : COMPTABILITE LOGISTIQUE A.9 Tenue de la comptabilité (l inventaire général) des matériels ou produits en approvisionnement, en service, en attente de réparation et/ou prêtés aux organismes internes ou externes à l établissement - Vérifier les mouvements comptables de «réception expédition» de matériels sur un logiciel dédié. - Contrôler sur pièce l exécution physique des ordres de mouvements. - Contrôler l exactitude des informations comptables portées sur les comptes rendus et les procès-verbaux relatifs aux matériels. - Tenir l inventaire général des matériels par la valorisation annuelle de l ensemble des matériels en compte. - Réaliser le suivi des mouvements de matériels (réception/expédition) sur le logiciel informatique dédié. - Vérifier l enregistrement des pièces comptables relatives aux mouvements de matériels vers et à partir des unités/services. - Contrôler l authenticité des ordres reçus et des justificatifs les accompagnants. - Rendre compte des anomalies constatées sur les opérations comptables. - Effectuer les rapprochements comptables des existants au moyen du logiciel de gestion et de suivi des matériels. Exploitation des mouvements comptables «logistiques» (entrée, sortie) sur un terminal connecté à un système de gestion informatisé de stockage Les mouvements de matériels au travers de la codification des faits logistiques sont correctes. L identification des matériels ou produits à partir d'instructions données ou de documents codifiés est repérée. la réglementation logistique et de gestion des matériels ou produits à l'aide d'application informatique et électronique est appliquée correctement. - Archiver la comptabilité et les pièces justificatives de mouvements. - Effectuer les comptages périodiques. - Procéder au récolement et au recensement des matériels en effectuant si nécessaire la régularisation comptable dans le cas d écarts constatés. - Éditer les situations comptables (bulletin de mouvements, fiche ). -Sauvegarder sur différents supports informatiques les documents comptables. Ces modalités et critères d évaluation restent les mêmes pour l accès à la certification par la voie de la formation ou de la VAE. Dossier n : v2 Page 20 sur 46 Date : Dossier Cas Général V

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