Cartes VISA AFFAIRES

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1 Cartes VISA AFFAIRES

2 OPTIMISEZ LA GESTION DE VOS DÉPENSES PROFESSIONNELLES AVEC LA CARTE VISA AFFAIRES, VOUS BÉNÉFICIEZ D UN OUTIL EFFICACE POUR LA GESTION DE VOS FRAIS PROFESSIONNELS. Réduisez vos coûts Vous avez les moyens de négocier des tarifs avec vos fournisseurs (compagnies aériennes, chaînes hôtelières...) grâce à un reporting précis sur le volume de vos dépenses. Vous faites respecter les budgets alloués en fixant des plafonds de dépense adaptés à chaque profil de collaborateur. Vous allégez les coûts de gestion administrative de vos notes de frais et simplifiez leur règlement. Optimisez le suivi de vos dépenses Vous disposez d une solution Internet dédiée pour le suivi des dépenses et la gestion de votre parc de Cartes VISA AFFAIRES. Vous recevez des relevés détaillés (disponibles sous différents supports : papier, fichier ou Internet) pour contrôler les frais engagés par vos collaborateurs. Vous analysez vos dépenses grâce à des fichiers informatisés qui s intègrent dans vos outils de gestion. Maîtrisez votre trésorerie Vous supprimez les avances de trésorerie ainsi que la caisse devises. Vous contrôlez les dépenses avant de rembourser votre collaborateur grâce au débit différé. Vous responsabilisez vos collaborateurs sur l utilisation de la carte et le niveau de leurs dépenses en optant pour un débit des opérations sur leur compte personnel. CARTE VISA AFFAIRES 02

3 FACILITEZ LE DÉPLACEMENT DE VOS COLLABORATEURS AVEC LA CARTE VISA AFFAIRES, VOS COLLABORATEURS DISPOSENT D UN OUTIL DE PAIEMENT AUX MULTIPLES FONCTIONNALITÉS POUR VOYAGER EN TOUTE SÉCURITÉ. Un moyen de paiement universel Vos collaborateurs ont accès au premier réseau mondial de paiement par carte : le réseau VISA implanté dans plus de 220 pays. Ils règlent avec leur carte l ensemble de leurs frais de déplacement et de réception (hôtellerie, restauration, location de voiture, carburant, parking, péages...). Ils peuvent effectuer des retraits d argent liquide si nécessaire. CARTE VISA AFFAIRES 03 Des déplacements sécurisés Vos collaborateurs bénéficient d une gamme complète d assurances et d assistances pour leurs voyages : assurances décès-invalidité, retard d avion, perte de bagage, assistance médicale, rapatriement... En cas de perte ou vol de leur carte, celle-ci est remplacée sous 48 heures et une assurance BNP Paribas les couvre contre toute utilisation frauduleuse avant opposition. Un service d assistance téléphonique est à leur disposition, 24h/24 et 7j/7, pour les aider dans leurs démarches concernant le recours aux assurances et la mise en opposition. Une gestion simplifiée de leurs frais Vos collaborateurs disposent d un relevé mensuel prêt à l emploi pour réaliser leur note de frais en toute simplicité. Si les opérations sont imputées sur leur compte personnel, le débit différé leur permet d être remboursés par l entreprise avant d être débités. Ils peuvent suivre leurs dépenses et préparer leur note de frais dans l espace sécurisé du site : BNP Paribas, SA au capital de euros - Siège social : 16, boulevard des Italiens Paris N RCS PARIS Identifiant CE FR ORIAS n /2015. PE18313

4 UNE GAMME DE CARTES ADAPTÉE À VOS BESOINS LES CARTES VISA AFFAIRES OFFRENT UNE RÉPONSE PERSONNALISÉE À VOS COLLABORATEURS. ELLES S ADAPTENT À VOTRE ORGANISATION ET À VOS BESOINS : VOUS CHOISISSEZ, PAR EXEMPLE, LE TYPE DE FACTURATION, LES DATES D ARRÊTÉ, LA DURÉE DU DIFFÉRÉ. Le choix du type de carte La Carte VISA AFFAIRES Internationale pour vos dépenses à l étranger. La Carte VISA AFFAIRES Gold qui offre des fonctionnalités d assistance et d assurance plus étendues. Un moyen de paiement sûr En matière de sécurité, les Cartes VISA AFFAIRES bénéficient de la technologie des cartes à puce et, en particulier, du tout dernier standard international en vigueur : la norme EMV. Elles sont personnalisées au nom de l entreprise et à celui du porteur. Des plafonds modulables Les plafonds de paiement et de retrait sont adaptables en fonction du profil de vos collaborateurs. C est l entreprise qui choisit les plafonds associés à chaque carte et à chaque type d opération (paiement, retrait). L entreprise a la possibilité d autoriser ou non la fonction retrait d espèces sur la Carte VISA AFFAIRES de ses collaborateurs. CARTES VISA AFFAIRES Profils standards Plafonds personnalisables Carte VISA AFFAIRES Paiements sur 30 jours glissants Retraits sur 7 jours glissants entre 600 et entre 0 et Carte VISA GOLD AFFAIRES Paiements sur 30 jours glissants Retraits sur 7 jours glissants entre 600 et entre 0 et

5 UNE GAMME DE CARTES ADAPTÉE À VOS BESOINS BNP Paribas, SA au capital de euros - Siège social : 16, boulevard des Italiens Paris N RCS PARIS Identifiant CE FR ORIAS n /2015. PE18313-A Le choix du compte associé à la Carte VISA AFFAIRES Le débit des opérations peut être : soit centralisé sur un compte de l entreprise, soit individualisé sur le compte personnel de chaque collaborateur et ce quelle que soit sa banque dans la mesure où il est domicilié en France métropolitaine. Lorsque les débits sont domiciliés sur le compte personnel du titulaire, l entreprise peut demander à ne pas être solidaire des dépenses engagées. Le choix de la date d arrêté des comptes Vous choisissez, en fonction de votre organisation administrative et comptable, la date d arrêté mensuel des comptes. Vous avez le choix entre 6 options : le 5, 10, 15, 20, 25 ou le dernier jour ouvré du mois des dépenses. Principe de fonctionnement 2 Date d arrêté comptes 1 Dépense 3 Réception 4 Note de frais du relevé Le débit différé pour faciliter la gestion des remboursements de frais Le débit des opérations effectuées avec la carte est différé. En cas de débit des opérations sur le compte du porteur, ce délai permet à vos collaborateurs de faire leur note de frais et d être remboursés avant que leur compte ne soit débité. En cas de débit sur le compte de l entreprise, ce délai vous permet de vérifier les justificatifs et d anticiper la trésorerie. Vous choisissez parmi 7 options de débit, M étant le mois de la transaction : la fin du mois M, le 10, le 20, ou la fin du mois M+1, le 10, le 20, ou la fin du mois M+2. 5 Remboursement par l entreprise M M + 1 ou M Débit compte collaborateur

6 ASSURANCES ET ASSISTANCES LES CARTES VISA AFFAIRES REGROUPENT DES SERVICES D ASSURANCES ET D ASSISTANCE QUI OFFRENT À LEUR TITULAIRE DES AVANTAGES EXCLUSIFS. EN ÉQUIPANT VOS COLLABORATEURS DE CARTES VISA AFFAIRES BNP PARIBAS, NON SEULEMENT VOUS LES DOTEZ D UN MOYEN DE PAIEMENT EFFICACE MAIS VOUS SIMPLIFIEZ ET SÉCURISEZ LEURS DÉPLACEMENTS. Des services d assurances Vos collaborateurs, titulaires d une Carte VISA AFFAIRES BNP Paribas, sont couverts par des assurances lors de leur déplacement dès lors que le voyage a été réglé au moyen de leur Carte VISA AFFAIRES. Ils bénéficient également d une assurance liée à l utilisation frauduleuse en cas de perte ou de vol de leur carte. Des services d assistance Vos collaborateurs, titulaires d une Carte VISA AFFAIRES BNP Paribas, peuvent faire appel aux services d aide ou d assistance mis à leur disposition lors de leurs déplacements, que ceux-ci aient été ou non payés au moyen de leur Carte VISA AFFAIRES. L ensemble de ces services d assurance et d assistance varient selon le type de Carte VISA AFFAIRES (voir tableau récapitulatif ci-dessous). ASSURANCES Carte VISA AFFAIRES Carte VISA GOLD AFFAIRES ASSURANCES DÉPLACEMENTS Décès-invalidité Retard d avion ou de train 460 (40 /heure) avec une franchise de 4h pour l avion et 2 h pour le train 840 avec une franchise de 4 h pour le train et le vol régulier, 6 h pour le vol charter Retard de bagages (> 4h) Perte/vol/détérioration de bagages Annulation/modification/ interruption de voyage Responsabilité civile et assistance juridique à l étranger Véhicule de location ASSURANCES UTILISATIONS Utilisation frauduleuse de la carte (assurance destinée au titulaire) Utilisation abusive de la carte (assurance destinée à l entreprise) Avant Opposition : couverture à hauteur de par sinistre, par période de 7 jours glissants Après Opposition : responsabilité dégagée par carte et par sinistre et par entreprise et par an

7 ASSURANCES ET ASSISTANCES ASSISTANCES Carte VISA AFFAIRES Carte VISA GOLD AFFAIRES BNP Paribas, SA au capital de euros - Siège social : 16, boulevard des Italiens Paris N RCS PARIS Identifiant CE FR ORIAS n /2015. PE18313-B ASSISTANCES EN CAS DE MALADIE OU BLESSURE Frais de transport /rapatriement (titulaire malade, blessé ou décédé) Frais médicaux à l étranger Avances (contre caution) Prises en charge (franchise de 50 ) Frais de transport d un proche (si hospitalisation > 10 jours) (si hospitalisation > 10 jours) Frais d hébergement d un proche 125 / nuit pendant 10 jours 200 / nuit pendant 10 jours Frais de transport d un collaborateur de remplacement Envoi des médicaments, lunettes, prothèses auditives Retour anticipé en cas d hospitalisation ou de décès d un membre de la famille Chauffeur de remplacement pour rapatriement de véhicule Assistance en cas de poursuites judiciaires à l étranger Avances pour : la caution pénale des frais d avocat Prise en charge pour des frais d avocat AIDE A LA POURSUITE DU VOYAGE Perte / vol de la carte, à l étranger Perte / vol de papiers, à l étranger Perte / vol titre de transport, à l étranger (si décès ou arrêt de travail > 10 jours), à l étranger, à l étranger Mise à disposition d une carte de paiement provisoire (2 mois) et possibilité d une avance de fonds (contrevaleur de $) Assistance aux démarches administratives Avance de frais jusqu à 770 par événement (si décès ou arrêt de travail > 7 jours), à l étranger, à l étranger Mise à disposition d une carte de paiement provisoire (2 mois) et possibilité d une avance de fonds (contrevaleur de $) Assistance aux démarches administratives Avance de frais jusqu à par événement

8 DES RELEVÉS D OPÉRATIONS DÉTAILLÉS AVEC LA CARTE VISA AFFAIRES, VOUS DISPOSEZ DE RESTITUTIONS D INFORMATIONS TRÈS COMPLÈTES. BNP PARIBAS ADRESSE TOUS LES MOIS À VOTRE ENTREPRISE ET AUX TITULAIRES DES CARTES, LES RELEVÉS D OPÉRATIONS SUR SUPPORT PAPIER. CES RELEVÉS CONSULTABLES SUR INTERNET PEUVENT ÉGALEMENT ÊTRE TÉLÉTRANSMIS SOUS FORME DE FICHIERS, EXPLOITABLES DANS VOS LOGICIELS DE COMPTABILITÉ ET DE GESTION DE NOTES DE FRAIS. Des relevés destinés à l entreprise Selon l option retenue, vous recevrez tous les mois tout ou partie des relevés suivants : un relevé détaillé des opérations par titulaire sur lequel figure l ensemble des opérations effectuées par chaque collaborateur, un relevé de synthèse des opérations par titulaire (collaborateur) ainsi que par catégorie de dépenses (hôtels, restaurants, transport, location de voiture...) sur l ensemble des opérations en France et à l étranger. Des fichiers téléchargeables Le fichier d opérations Cartes VISA AFFAIRES Pour faciliter l analyse de vos frais professionnels, BNP Paribas vous propose de recevoir sous forme de fichier informatique, quotidien ou mensuel, le détail des transactions effectuées par vos collaborateurs avec leur Carte VISA AFFAIRES. Ce fichier est récupérable par Télétransmission via les canaux SwiftNet, E-link, Ebics ou Transnet. Des relevés destinés au titulaire Les titulaires de Cartes VISA AFFAIRES BNP Paribas reçoivent un relevé mensuel au format note de frais en deux parties : la première partie du relevé restitue sur un document unique le détail des opérations de paiements et de retraits regroupées par nature de dépenses, la seconde partie du relevé comporte des cadres spécifiques pour permettre au collaborateur d indiquer des informations complémentaires avant restitution au service comptable : dépenses non réglées avec sa Carte VISA AFFAIRES, indemnités kilométriques lorsqu il utilise son véhicule personnel CARTE VISA AFFAIRES 01

9 DES RELEVÉS D OPÉRATIONS DÉTAILLÉS L automatisation de vos notes de frais Les données fournies par BNP Paribas sous forme de fichiers peuvent alimenter les principaux logiciels de gestion de notes de frais disponibles sur le marché. CARTE VISA AFFAIRES 02

10 DES RELEVÉS D OPÉRATIONS DÉTAILLÉS Les relevés de synthèse destinés à l entreprise par titulaire par nature de dépenses CARTE VISA AFFAIRES 03

11 DES RELEVÉS D OPÉRATIONS DÉTAILLÉS Les relevés destinés au titulaire BNP Paribas, SA au capital de euros - Siège social : 16, boulevard des Italiens Paris N RCS PARIS Identifiant CE FR ORIAS n /2015. PE18313-C CARTE VISA AFFAIRES 04