LPO JEAN MOULIN BEZIERS

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1 1 LPO JEAN MOULIN BEZIERS Dossier pour les sorties, voyages ou projets pédagogiques Consignes à l attention du professeur et accompagnateurs Principes pour l organisation des sorties ou voyages pédagogiques FICHE N 1 : Voyages, appariement et sorties pédagogiques + budget prévisionnel : pages 5 et 6 FICHE N 2 : Personnel enseignant : demande d autorisation d absence/régularisation d absence : pages 7 et 8 FICHE N 3 : Autorisation de sortie/de voyage scolaire : engagement de la famille : page 9 FICHE N 4 : Liste des élèves : pages 10 et 11 FICHE N 5 : Voyage pédagogique : page 12 1

2 LPO Jean Moulin Béziers CONSIGNES à l attention du PROFESSEUR ORGANISATEUR Et des ACCOMPAGNATEURS 1 Au moment du départ, faire l appel nominatif et signaler immédiatement les absents à la direction ou au C.P.E. Vérifier que les élèves ont leur carte d identité. EMPORTER la trousse de secours. 2 Le règlement intérieur de l établissement s applique intégralement pendant les voyages. Toute conduite inacceptable d un élève fera l objet d un rapport du professeur responsable de la sortie ou du voyage à son retour et entraînera une sanction parmi celles prévues au règlement intérieur de l établissement. 3 Réaliser régulièrement le comptage des élèves. 4 Pendant les activités y compris pendant le temps du repas, ne jamais laisser les élèves seuls. En cas de nuitée, s assurer que les élèves ont pris connaissance des consignes de sécurité inhérentes au centre d accueil. N oubliez pas de leur notifier l interdiction de sortir pendant la nuit. Attention : prévoir un moment de quartier libre pour les élèves au cours du séjour constitue une atteinte au principe général de continuité dans la surveillance des élèves. 5 Les baignades sont rigoureusement interdites. 6 En cas d accident ou de maladie grave, le professeur responsable doit tout mettre en œuvre pour que tous les soins nécessaires soient apportés aux élèves, le plus rapidement possible. En cas d urgence ou de problème grave, faire appel à : - n SAMU : 15 n Police : 17 n Pompiers : 18 - (à l étranger) n européen de secours : prévenir le Chef d établissement - remettre au Chef d établissement, au retour, un rapport officiel sur les circonstances de l accident avec déclaration de deux témoins. 7 - Proscrire par-dessus toutes les modifications de programmes improvisés. 8 Toute dépense pendant le voyage devra être justifiée par une pièce comptable (facture, tickets, ). 2

3 Principes pour l organisation des sorties ou voyages pédagogiques Année scolaire Rappel sur les différentes catégories de sorties pédagogiques et de voyage : - Une sortie ne porte que sur une journée. - Un voyage comprend nécessairement une nuitée. Le régime des sorties pédagogiques et voyages scolaires s ordonne autour d un critère simple : celui de leur caractère obligatoire ou facultatif, dans le cadre du projet d établissement. Ce qui est obligatoire : les sorties pédagogiques et voyages de très courte durée, organisés sur le temps scolaire ou en partie, dans le cadre des programmes d enseignement sont obligatoires pour les élèves et donc gratuits. Ils font l objet d une réglementation très précise. Ce qui est facultatif : les sorties pédagogiques et voyages ne s inscrivant pas dans le cadre imposé par les programmes d enseignement mais qui sont justifiés par un objectif pédagogique ou éducatif. Ils ont lieu soit tout ou partie sur le temps scolaire, soit en dehors du temps scolaire. 1 ) Les contraintes administratives : - le délai de dépôt du projet : pour l intégrer dans le budget de l année suivante, il est impératif de fixer comme date butoir de dépôt du projet, la mi-novembre. - Certaines sorties nécessitent certains documents, formulaires et formalités avant le départ : o Veillez à avoir les coordonnées de l établissement o Les cartes d identité o L autorisation de sortie du territoire : elle peut être collective, dès lors que le nombre d élèves concernés est compris entre 10 et 100. La liste est établie par le chef d établissement qui la fait authentifier par la préfecture ou la sous préfecture. (pré imprimé à demander à la préfecture suffisamment à l avance) o La carte de soin européenne (pour les voyages à l étranger, valable uniquement dans les établissements publics) o Le numéro d appel inter mutuelle assistance o La trousse d urgence (contacter l infirmerie) - dans la plupart des cas les projets de sortie ou de voyage doivent être soumis au vote du conseil d administration sauf pour ceux dont le montant demandé aux familles est inférieur à 15 euros. - Il existe également un montant maximum demandé aux familles. Le chiffre est de ) L organisation matérielle et financière : Le professeur organisateur règlera l organisation de la sortie sous tous ces aspects en relation avec l intendance. - conseils pour l élaboration du budget : - o Les dépenses feront l objet de devis préalables (transports, hébergement, restauration, frais de visite). Les dépenses concernant les accompagnateurs devront apparaître séparément. 3

4 o les recettes peuvent avoir différentes origines : la participation des familles (le plafond maximum est arrêté par un vote du conseil d administration) Maison des Lycéens (prévoir la demande en amont) budget de l établissement subvention de la collectivité de rattachement partenariat avec des entreprises Les recettes permettant de couvrir les dépenses relatives aux accompagnateurs seront clairement identifiées. - Dans certains cas particuliers, il pourra être nécessaire de procéder à la nomination d un régisseur de recettes pour collecter les participations des familles. - Les modalités de commande : o Les commandes qui donnent lieu à facturation seront passées par l intendance (confirmation de devis, réservation du transporteur, de l hébergement, ). Il ne pourra pas être rédigé de bon de commande sans que des recettes au moins égales à la commande n aient été constatées. Aucune association (MDL, ) ne pourra régler directement une facture. o En tant que de besoin, pour faire face à de menues dépenses ou des dépenses imprévues, le chef d établissement peut décider de créer une régie d avance temporaire. La demande est à faire au moins 3 semaines à l avance auprès de l intendance. Le professeur organisateur sera nommé régisseur et devra au retour fournir toutes les pièces justificatives de ces dépenses. - Le professeur organisateur règlera avec l agence comptable les modalités de recouvrement de la participation des familles : montants, échéancier, liste des participants, 3 ) Les étapes à respecter : la chronologie des démarches : 1 ère étape : compléter les fiches n 1 et n 1 bis, la fiche n 2 étant une demande d autorisation d absence personnel, sans oublier de solliciter les financeurs : la collectivité de rattachement, le MDL. Les personnes à rencontrer sont les suivantes dans l ordre indiqué : o Le gestionnaire o Le chef d établissement ou son adjoint 2 ème étape : retour du dossier complet au secrétariat des Proviseurs Adjoints (Mme F. ANTON) 3 ème étape : présentation en conseil d administration 4 ème étape : envoi éventuel du projet financier au Rectorat pour contrôle 5 ème étape : informer les parents d élèves (fiche 3) et compléter les autres fiches du dossier. 6 ème étape : faire établir les différents bons de commande par les services d intendance 7 ème étape : dépôt des chèques à l intendance pour encaissement 8 ème étape : compléter la fiche liste des élèves pour la donner à la vie scolaire qui assurera la diffusion (à prévoir au moins deux semaines avant le départ) 4

5 Diffusion pour ampliation Secrétariat (1 ère page) ENT Mobilme LPO JEAN MOULIN Tableaux réservation accueil extérieurs Avenue des Martyrs de la Résistance BP Loge (1 ère page) BEZIERS Cedex Intendance Tél : Adjoint Fax : Vie scolaire Prof.responsable. autres :... C.A : non oui le.. Conventions : non oui le.. SEGT SEP FICHE N 1 PROJETS PEDAGOGIQUES avec sorties : oui non avec voyages : oui non SORTIES VOYAGES APPARIEMENT LEONARDO ERASMUS INTITULE DU PROJET ET DESTINATION :. OBJECTIFS PEDAGOGIQUES : NOMBRE D ELEVES CONCERNES : Classe(s): NOM DU/DES PROFESSEUR(S) RESPONSABLE(S) : - - NOMBRE D ACCOMPAGNATEURS ET IDENTITE :.. DEROULEMENT DU VOYAGE : ALLER RETOUR Départ Arrivée Départ Arrivée LIEU DATE HEURE Joindre un programme détaillé dans le cas d un voyage Moyen de transport utilisé :.. Coordonnées du VOYAGISTE : - nom et tél : - adresse :. 5

6 DEPENSES Transport élèves :.. Transport accompagnateur :.. Hébergement élèves :. Hébergement accompagnateurs :... Restauration élèves :. Restauration accompagnateurs. Frais de visite élèves :.. Frais de visite accompagnateurs :. Autres : (frais divers, photocopies, téléphone, affranchissement, INTERVENANTS).. TOTAL GENERAL DES DEPENSES FICHE N 1 bis BUDGET PREVISIONNEL RECETTES Participation des familles... Subventions :.... Participation lycée (Fonds Propres) : Financement frais accompagnateurs MDL (Maison des Lycéens :. Divers (à préciser) :... TOTAL GENERAL DES RECETTES ATTENTION : LE SERVICE INTENDANCE EST SEUL HABILITE A EFFECTUER LES RESERVATIONS AUPRES DES FOURNISSEURS. RECAPITULATIF FRAIS D ENCADREMENT DU VOYAGE - Nombre de participants (élèves + accompagnateurs) :.. - Nombre d élèves :.. - Coût par participant : - Coût total des accompagnateurs :. Montant maximal de la participation des familles : Visa de l agent comptable : Vu le Visa du chef d établissement Vu le Acte du CA du.. 6

7 LPO Jean Moulin Béziers FICHE N 2 PERSONNEL ENSEIGNANT : - Demande d autorisation d absence - Régularisation d absence Mlle, Mme, M.: casier n Discipline : Motif de la demande (préciser) : Convocation de l'administration... Congé de maladie Convenance personnelle. Voyage ou sortie scolaire Autre. Durée de l'autorisation demandée : du au Service dû (préciser le nombre d heures d enseignement) : Compléter le tableau au verso Remplacement de service (compléter le tableau au verso) : Béziers le : (signature) AVIS DU PROVISEUR ADJOINT Date et signature AVIS DU CHEF D'ETABLISSEMENT Date et signature 7

8 LPO Jean Moulin BEZIERS CALENDRIER Nom, Prénom : Copie Vie scolaire Bât. 1 Vie Scolaire Bât. 2 Vie Scolaire Bât. 3 Chef(s) de Travaux Discipline : Divisions (et/ou groupes) Jour de la semaine : lundi,.. C O U R S S U P P R I M E S : C O U R S D E R E M P L A C E M E N T : Date Horaires Salles Nom de l'enseignant Jour de la semaine : lundi,.. Date Horaires Salles A renseigner par le secrétariat Date et signature de l'enseignant : HSE HSE Majorées

9 Académie de Montpellier *************** LPO Jean Moulin Avenue des Martyrs de la Résistance BP BEZIERS cedex *************** Tél : Fax : FICHE N 3 AUTORISATION DE SORTIE/VOYAGE SCOLAIRE ENGAGEMENT DE LA FAMILLE Je soussigné(e) M. Mme ou Mlle (1) Adresse :.... Tél. personnel : Tél. travail :. Père, mère, tuteur, représentant(e) légal(e) de l élève : Nom :.Prénom :...Classe : Date et lieu de naissance :.. N de carte nationale d identité ou passeport(3) : N de carte de sécurité sociale : Autorise mon fils, ma fille mon (ma) pupille(1) à participer au voyage ou à la sortie : à(2) :... du.. heure de départ.. au heure de retour prévue - J accepte les modalités d organisation de ce voyage, telles qu elles ont été autorisées par le conseil d administration. - Je verserai la somme de en 2 fois. 1 chèque représentant l acompte de 50 % du total 1 chèque représentant le solde. - J autorise mon fils, ma fille (1) à participer à toutes les activités prévues au cours de la (du) sortie- /voyage scolaire (2), notamment les visites, excursions, activités sportives. - Je certifie que mon enfant est assuré(e) en responsabilité civile contre les dommages qu il, elle pourrait causer aux biens et aux personnes à l occasion de cette sortie/voyage scolaire. - J autorise les accompagnateurs à prendre toute disposition qu ils jugeraient utile en cas d accident. Dans le cas particulier d une hospitalisation, l avis de la famille sera demandé le plus rapidement possible. L établissement en sera également averti au plus tôt. - Rappel : le règlement intérieur s applique intégralement pendant le voyage (discipline, comportement de l élève etc ) - Précautions particulières à prendre/autres remarques utiles (traitement médicaux, joindre l ordonnance) :... A, le. SIGNATURE du responsable légal (1) Rayer les mentions inutiles (2) Voyage à l étranger : - joindre l attestation de droit à prestation de la Caisse d Assurance Maladie (ex : formulaire E111 pour les pays de l U.E.) - fournir pour les enfants mineurs une autorisation parentale de sortie du territoire métropolitain (3) Une pièce d identité en cours de validité sera nécessaire. (Attention : prévoir 4 à 6 semaines pour la faire faire). 9

10 FICHE N 4 LPO Jean Moulin BEZIERS Intitulé de la sortie :. Date de la sortie :. Heure de depart :. HEURE D ARRIVEE :. Destinataires : Secrétariat Intendance Loge Adjoint Vie scolaire Prof. Responsable Affichage salle des professeurs LISTE DES ELEVES PARTICIPANTS CLASSE(S) CONCERNEE(S) : NOMBRE TOTAL D ELEVES :.. NOMBRE TOTAL DES PARTICIPANTS : NOM DES ACCOMPAGNATEURS et un numéro de téléphone :... NOM Prénom Classe REGIME NOM - Prénom Classe REGIME 10

11 INTITULE DU PROJET : DATE DE LA SORTIE : LISTE DES ELEVES NON PARTICIPANTS Indiquez les activités et la prise en charge de ses élèves pendant l absence de leurs camarades NOM Prénom Classe REGIME NOM - Prénom Classe REGIME 11