FRAIS PROFESSIONNELS

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1 NOTE JURIDIQUE FRAIS PROFESSIONNELS Dernière mise à jour le 2 janvier 2015 FRAIS PROFESSIONNELS La réglementation relative aux frais professionnels déductibles des cotisations de Sécurité sociale résulte notamment de l'arrêté du 20 décembre Ce texte prévoit l exonération, dans certaines limites, des allocations forfaitaires attribuées par les employeurs afin d indemniser les salariés de certaines de leurs dépenses professionnelles. L indemnisation peut s effectuer également sous la forme du remboursement des dépenses réelles, sous réserve que le salarié fournisse des justificatifs à son employeur. Les modalités de revalorisation des différents montants forfaitaires s effectuent chaque année au 1 er janvier, pour l année entière. Les limites d exonération s appliquent aux rémunérations versées à compter du 1 er janvier et afférentes aux périodes d emploi accomplies à compter de cette date. Concernant le travail temporaire, par mesure de simplification, un barème spécifique d indemnisation des frais de petits déplacements a été instauré (lettre ministérielle du 15 avril 2003). Il est également revalorisé pour l année entière au 1 er janvier. Depuis le 1 er janvier 2009, l employeur a l obligation de prendre en charge 50 % des frais d abonnement de ses salariés aux transports publics, et ce, en province, comme en région parisienne (cf. annexe 7). Par ailleurs, l employeur peut rembourser le salarié utilisant son véhicule personnel à des fins professionnelles sur la base du barème kilométrique établi, chaque année, par l administration fiscale. La loi de finances pour 2013 a plafonné le barème fiscal à 7 CV, au lieu de 13 CV précédemment, pour les automobiles. TEXTES DE REFERENCE : Arrêté du 30 mars 2013 Lettre circulaire ACOSS n du 28 mars 2013 Loi n du 29 décembre 2012 de finances pour 2013 (art. 6) Lettre circulaire ACOSS du 31 janvier 2012 sur le barème d exonération des petits déplacements Accord du 31 octobre 2009 relatif à la prise en charge des frais de transports publics des salariés intérimaires Circulaire DGT du 28 janvier 2009 Décret n du 30 décembre 2008 Loi n du 17 décembre 2008 de financement de la sécurité sociale pour 2009 (art. 20) Lettre circulaire ACOSS n du 6 septembre 2005 Lettre circulaire ACOSS n du 25 août 2005 Arrêté du 25 juillet 2005 Lettre ministérielle du 15 avril 2003 Circulaire DSS n 2003/7 du 7 janvier 2003 Arrêté du 20 décembre avril

2 Sommaire Fiche 1 Définition et champ d application... 4 I. Définition... 5 II. Champ d'application... 5 Fiche 2 Formes d indemnisation... 6 I. Remboursement des frais réels... 7 II. Remboursement sur la base d allocations forfaitaires... 7 A. Indemnités de repas ou de restauration Indemnité de repas Indemnité de restauration sur le lieu de travail Indemnités de repas ou de restauration hors des locaux de l entreprise Cumul des indemnités... 8 B. Indemnités de grand déplacement Régime de la métropole Régime des DOM-TOM, collectivités territoriales et terres australes et antarctiques françaises Régime des missions à l étranger Durée du grand déplacement...10 Fiche 3 Frais de transport domicile-lieu de travail I. Utilisation des transports publics...12 A. Conditions Bénéficiaires Titres ouvrant droit à la prise en charge Trajets couverts Modalités de remboursement...13 a. Cas des salariés intérimaires...13 b. Cas des salariés à temps partiel...14 B. Bulletin de paie...14 C. Régime social et fiscal Prise en charge à hauteur de 50 % Prise en charge au-delà de 50 %...14 D. Sanctions...15 II. Utilisation du véhicule personnel...15 A. Versement d une «prime transport» Bénéficiaires Modalités de remboursement Mise en œuvre Régime fiscal et social Sanctions...16 B. Versement d une indemnité forfaitaire kilométrique Utilisation du véhicule à des fins professionnelles Utilisation du véhicule par convenance personnelle Montant de l indemnité forfaitaire kilométrique...17 C. Cumul «prime transport» et indemnité forfaitaire kilométrique janvier

3 III. Petit déplacement des salariés intérimaires...18 IV. Versement de la prime de transport de 4 euros...18 Fiche 4 Déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels I. Conditions de mise en œuvre...20 II. Modalités d application...20 A. Droit d option de l employeur...20 B. Exercice de plusieurs activités par le salarié...21 C. Assiette des cotisations Assiette minimum Règle de non-cumul...21 III. Exemples de DFS...22 Annexe 1 Barème d exonération des indemnités de petits déplacements pour Annexe 2 Barèmes kilométriques applicables aux voitures et deux roues à moteur Annexe 3 Limites d exonération des frais professionnels pour l année Annexe 4 Limites d exonération des frais professionnels pour l outre-mer et l étranger28 Annexe 5 Frais lies à la mobilité professionnelle Annexe 6 Attestation sur l honneur pour la prise en charge des frais de transports publics Annexe 7 Transports parisiens Tarifs en Ile-de-France au 1 er janvier Annexe 8 Liste non limitative des professions ouvrant droit à une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels avril

4 Fiche 1 Définition et champ d application I. Définition II. Champ d application 19 janvier

5 I. Définition Les sommes versées en contrepartie, ou à l'occasion du travail, sont soumises à cotisations à l'exclusion des sommes représentatives de frais professionnels (art. L CSS). Les frais professionnels s'entendent des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi du salarié que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de ses missions. Les sommes à déduire de l'assiette des cotisations de sécurité sociale au titre des frais professionnels, sont celles qui sont versées aux salariés, à l'exception des allocations forfaitaires perçues par les gérants de SARL, les PDG de SA ou les présidents et dirigeants de SAS (art. L CSS). Les frais de ces personnes doivent être pris en compte pour leur valeur réelle. A titre de simplification, lorsque ces personnes utilisent leur véhicule à des fins professionnelles, les frais professionnels peuvent être déduits sur la base des indemnités forfaitaires kilométriques dans les limites fixées par les barèmes kilométriques annuellement publiés par l'administration fiscale (cf. Annexe 2). Les formes de dédommagement des frais professionnels sont principalement : - le remboursement des dépenses réelles ou la prise en charge directe par l'employeur des frais inhérents à l'emploi du travailleur salarié ou assimilé, sur justificatifs ; - le versement d'allocations forfaitaires, présumées utilisées conformément à leur objet à concurrence des limites d'exonérations (sauf pour les personnes exclues des forfaits). Les montants sont revalorisés au 1er janvier de chaque année, conformément au taux prévisionnel en moyenne annuelle des prix à la consommation. II. Champ d'application Sont concernés par les dispositions sur les frais professionnels tous les salariés et assimilés ainsi que les mandataires sociaux titulaires d'un contrat de travail. En revanche, ne bénéficient pas du régime des frais professionnels, qui sont dès lors évalués d'après leur valeur réelle : - les gérants minoritaires des SARL et de SELRL, - les PDG des SA, - les présidents et dirigeants de SAS. 19 janvier

6 Fiche 2 Formes d indemnisation L'indemnisation des frais professionnels s'effectue soit sous la forme des dépenses réellement engagées par le salarié, soit sur la base d'allocations forfaitaires. I. Remboursement des frais réels II. Remboursement sur la base d allocations forfaitaires 19 janvier

7 I. Remboursement des frais réels Les remboursements effectués par l'employeur au titre des frais professionnels et correspondant aux dépenses réellement engagées par le salarié sont exclus de l'assiette des cotisations lorsque l'employeur apporte la preuve que le salarié est contraint d'engager ces frais supplémentaires et produit les justificatifs de ces frais. Le remboursement des frais professionnels s'effectue sur la base des dépenses réellement engagées dans les cas suivants : - frais engagés par le salarié en situation de télétravail, - frais engagés par le salarié à des fins professionnelles pour l'utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication, - indemnités destinées à compenser les frais de déménagement exposés par le salarié, - indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés en France par les entreprises étrangères et qui ne bénéficient pas du régime de détachement en vertu du règlement CEE 1408/71 ou d'une convention bilatérale de sécurité sociale à laquelle la France est partie et par les salariés des entreprises françaises détachés à l'étranger qui continuent de relever du régime général, - indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés en mobilité professionnelle de la métropole vers les territoires français situés outre-mer et inversement de l'un de ces territoires vers un autre, sous réserve que l'employeur justifie la réalité des dépenses engagées par le salarié. II. Remboursement sur la base d allocations forfaitaires L'indemnisation des frais professionnels peut s'effectuer aussi sous la forme d'allocations forfaitaires, à l'exception des cinq catégories de frais cités ci-dessus. Il appartient alors à l'employeur de justifier le caractère professionnel de ces frais. La déduction des allocations est admise lorsque les indemnisations sont inférieures ou égales aux limites d exonération, à condition que les circonstances de fait soient établies. Elles sont alors réputées avoir été utilisées conformément à leur objet, la totalité de l'allocation étant exclue de l'assiette des cotisations. Lorsque les allocations dépassent les limites d'exonération, deux situations sont possibles : - lorsque l'employeur n'établit pas les circonstances de fait, l'allocation versée est réintégrée dans l'assiette des cotisations dès le premier euro puisqu'elle constitue un complément de rémunération (cf. note «congés payés» pour l intégration de la fraction excédentaire dans l assiette de calcul de l ICCP et de l IFM), - lorsque les circonstances de fait sont établies, la fraction excédant les montants prévus par le texte est exclue de l'assiette des cotisations dans la mesure où l'employeur prouve que l'allocation a été utilisée conformément à son objet en produisant des justificatifs. Si tel n'est pas le cas, cette fraction est réintégrée dans l'assiette de cotisations (cf. note «congés payés» pour l intégration de la fraction excédentaire dans l assiette de calcul de l ICCP et de l IFM). 19 janvier

8 A. Indemnités de repas ou de restauration 1. Indemnité de repas Lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail, il peut percevoir une indemnité de repas. Lorsqu'il est démontré que ce salarié est contraint de prendre son repas au restaurant, cette indemnité peut être exonérée de cotisations dans la limite du montant fixé chaque année. Si l'indemnité ne dépasse pas ce seuil (cf. Annexe 3), l'employeur n'est pas tenu de justifier que l'allocation a été utilisée conformément à son objet. L'exonération reste acquise quel que soit le type d'établissement de restauration et le montant réel de la dépense. 2. Indemnité de restauration sur le lieu de travail Lorsque le salarié est contraint de prendre une restauration sur son lieu effectif de travail, en raison de conditions particulières d organisation ou d horaires de travail, telles que travail en équipe, travail posté, travail continu, travail en horaire décalé ou travail de nuit, l employeur est autorisé à lui verser une indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de restauration dans la limite du montant fixé chaque année (cf. Annexe 3). Il convient de considérer que le salarié est contraint de prendre une restauration chaque fois que le temps de pause, réservé au repas, se situe en dehors de la plage horaire fixée pour les autres salariés de l'entreprise. Les primes de panier versées aux salariés sont assimilées à des indemnités de restauration sur le lieu de travail, dès lors que les conditions particulières d'organisation du travail sont remplies. 3. Indemnités de repas ou de restauration hors des locaux de l entreprise Lorsque le salarié est en déplacement hors des locaux de l entreprise ou sur un chantier, et lorsque les conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour le repas et qu il n est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession l obligent à prendre ce repas au restaurant, l employeur peut lui verser une indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de repas dans la limite du montant fixé chaque année (cf. Annexe 3). Les indemnités de casse-croûte versées en application d'une convention collective nationale sont assimilées à des indemnités de restauration hors des locaux de l'entreprise. 4. Cumul des indemnités Les indemnités de repas, de restauration sur le lieu de travail et hors des locaux de l entreprise ne sont pas cumulables. Au cours d'une même période, lorsque le salarié se trouve dans une situation où se cumulent les indemnités énumérées ci-dessus, une seule indemnité peut ouvrir droit à déduction. Seule l'indemnité la plus élevée doit être prise en compte (cf. Annexe 3). 19 janvier

9 B. Indemnités de grand déplacement Les montants fixés pour le grand déplacement sont revalorisés chaque année au 1 er Annexe 3). janvier (cf. 1. Régime de la métropole Le régime des indemnités de grands déplacements, en métropole, distingue deux types de frais : - les indemnités destinées à compenser les dépenses supplémentaires de nourriture, dont la limite d exonération est fixée par repas, - les indemnités destinées à compenser les dépenses supplémentaires de logement et du petitdéjeuner en distinguant les déplacements à Paris et la petite couronne et les autres départements. Un salarié est présumé empêché de regagner chaque jour sa résidence lorsque les 2 conditions suivantes sont remplies : - la distance séparant le lieu de résidence du lieu de déplacement est au moins égale à 50 kilomètres (trajet aller), - les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller). Toutefois, lorsque le salarié est empêché de regagner son domicile en fin de journée pour des circonstances de fait, il est considéré comme étant dans la situation de grand déplacement. Pour l URSSAF, les circonstances de fait concernent notamment les horaires de travail et le mode de transport. Ces deux critères cumulatifs de distance et de durée de transport constituent une simple présomption. Il en résulte donc que : - lorsque ces critères ne sont pas remplis, les allocations forfaitaires ne sont pas réputées utilisées conformément à leur objet et leur montant doit être réintégré dans l assiette des cotisations de Sécurité sociale, - lorsque ces critères sont remplis, les allocations forfaitaires versées sont réputées utilisées conformément à leur objet et exclues, dans les limites de l arrêté, de l assiette des cotisations de Sécurité sociale. L URSSAF conserve toutefois la faculté, en fonction des circonstances de fait, de remettre en cause l exclusion de l assiette des cotisations de Sécurité sociale des indemnités forfaitaires, si elle est en mesure d établir que le salarié a effectivement regagné son domicile et n a pas engagé de frais supplémentaires à l occasion du déplacement. 2. Régime des DOM-TOM, collectivités territoriales et terres australes et antarctiques françaises Lorsque le salarié est en déplacement professionnel dans les DOM, collectivités de Mayotte ou Saint- Pierre-et-Miquelon 1, l'employeur est autorisé à déduire les indemnités destinées à compenser les dépenses supplémentaires de repas et de logement (cf. Annexe 4). Lorsque le salarié est en déplacement professionnel dans les territoires français situés outre-mer, autres que ceux mentionnées ci-dessus, l'employeur est autorisé à déduire les indemnités destinées à compenser les dépenses supplémentaires de repas et de logement (cf. Annexe 4). Lorsque le salarié est en déplacement dans les terres australes et antarctiques françaises (TAAF), l'employeur est autorisé à déduire les dépenses réellement engagées par le salarié pour la nourriture et le logement, sous réserve que ces dépenses soient justifiées. 1 Ces deux collectivités sont assimilées à des départements d'outre-mer. 19 janvier

10 La limite d exclusion de l assiette des cotisations de Sécurité sociale des indemnités forfaitaires est réduite de : - 65 % lorsque le salarié est logé gratuitement (fourniture par l employeur du logement ou prise en charge directe des frais d hébergement par le paiement à l hôtelier), - 17,5 % lorsqu il est nourri à l un des repas du midi ou du soir, - 35 % lorsqu il est nourri gratuitement aux deux repas. 3. Régime des missions à l étranger Lorsque le salarié est en mission à l'étranger, les montants sont ceux du groupe I des indemnités de missions allouées aux personnels civils et militaires effectuant une mission dans les pays étrangers, dont le barème est publié chaque année par la direction générale de la comptabilité publique du ministère de l'économie, des finances et de l'industrie. Il est consultable à partir du lien suivant : Le taux des indemnités de mission à l étranger sont réduits de : - 65 % lorsque le salarié est logé gratuitement (fourniture par l employeur du logement ou prise en charge directe des frais d hébergement par le paiement à l hôtelier), - 17,5 % lorsqu il est nourri à l un des repas du midi ou du soir, - 35 % lorsqu il est nourri gratuitement aux deux repas. 4. Durée du grand déplacement La déduction relative aux indemnités de grand déplacement est limitée aux déplacements dont la durée continue ou discontinue dans un même lieu n'est pas supérieure à 3 mois de date à date. La durée de déplacement sur un même chantier ou site s'entend de la durée d'affectation. Cette durée d'affectation doit comprendre le cas échéant les périodes de suspension du contrat de travail, avec ou sans versement de la rémunération. Lorsque les conditions de travail conduisent le salarié à une prolongation de la durée de son affectation au-delà de 3 mois et jusqu'à 2 ans sur un même lieu de travail, le montant des indemnités subit un abattement de 15 % à compter du 1 er jour du 4 ème mois (cf. Annexe 3). Lorsque la durée est supérieure à 24 mois, le montant des indemnités est minoré de 30 % à compter du 1 er jour du 25 ème mois dans la limite de 4 ans. L employeur n a plus besoin, dans ce cas, de justifier du montant des frais professionnels supplémentaires auquel le salarié est exposé. 7 octobre

11 Fiche 3 Frais de transport domicile-lieu de travail I. Utilisation des transports publics II. Utilisation du véhicule personnel III. Petit déplacement des salariés intérimaires IV. Versement de la prime de transport de 4 euros 19 janvier

12 I. Utilisation des transports publics Depuis le 1 er janvier 2009, les employeurs ont l obligation de prendre en charge 50 % du tarif de 2 ème classe des frais de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos (art. L CT). Cette obligation est valable pour l'ensemble des salariés, permanents ou intérimaires, à temps plein ou à temps partiel, en CDI ou en CDD, pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. A. Conditions 1. Bénéficiaires Pour pouvoir bénéficier du remboursement, les salariés doivent remplir deux conditions : - utiliser les transports en commun pour aller de leur résidence à leur lieu de travail ; - acheter un ou des titres d abonnement pour payer ces transports. Toutefois, l'employeur peut refuser la prise en charge lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais d un montant égal ou supérieur à celui de la prise en charge de 50 % des frais de transports publics pour ses déplacements résidence habituelle-lieu(x) de travail (ex. : barème forfaitaire de petits déplacements), ou lorsque le salarié n engage pas de frais pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son lieu de travail, car l employeur organise lui-même le transport de ses salariés. Le salarié qui exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d'une même entreprise qui n'assure pas le transport entre ces différents lieux et entre ces lieux et la résidence habituelle du salarié peut prétendre à la prise en charge du ou des titres de transport lui permettant de réaliser l'ensemble des déplacements qui lui sont imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail, ainsi qu'entre ces lieux de travail. 2. Titres ouvrant droit à la prise en charge Cette obligation concerne les frais de transports publics exposés sous forme d'abonnement par les salariés, parmi les catégories suivantes : - les abonnements multimodaux à nombre de voyages illimité ainsi que les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par SNCF ainsi que par les entreprises de transport public, les régies et les autres entreprises chargées des transports publics de personnes ; - les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité délivrés par la RATP (pour les tarifs des transports parisiens, cf. Annexe 5), la SNCF, les entreprises de l'organisation professionnelle des transports d'ile-de-france ainsi que par les entreprises de transport public, les régies et les autres entreprises chargées des transports publics de personnes ; - les abonnements à un service public de location de vélos. Ne sont pas pris en charge les billets achetés à l unité. 8 janvier

13 3. Trajets couverts L employeur n est tenu de prendre en charge que les titres de transport permettant de réaliser, dans le temps le plus court, les déplacements entre la résidence habituelle et le lieu de travail du salarié. Exemple : En Ile-de-France, lorsque le lieu de travail et la résidence habituelle d un salarié sont tous deux situés en banlieue, il peut être plus rapide de passer par Paris, et donc de souscrire un abonnement comprenant une zone supplémentaire, que de réaliser le trajet de banlieue à banlieue. Dans ce cas, la prise en charge se fera sur la base de l abonnement souscrit. En revanche, lorsque l abonnement souscrit excède, pour des motifs de commodité personnelle, l abonnement strictement nécessaire pour réaliser les déplacements entre la résidence habituelle et le lieu de travail, la prise en charge se fera sur la base de l abonnement strictement nécessaire à ces trajets. De même, si le salarié souscrit un abonnement en 1 ère classe, la prise en charge de l abonnement se fera sur la base de l abonnement de 2 ème classe. 4. Modalités de remboursement Pour être pris en charge, les titres doivent permettre d'identifier le titulaire et être conformes aux règles de validité définies par l'organisme gérant le transport public de personnes, ou, le cas échéant, celui gérant le service public de location de vélos. Toutefois, en matière d abonnement à un service public de location de vélos, lorsque le titre ne comporte pas les noms et prénoms du bénéficiaire, une attestation sur l'honneur du salarié suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d'abonnement. L'employeur procède au remboursement des titres achetés par les salariés dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés. Un accord collectif de travail peut prévoir d'autres modalités de preuve et de remboursement des frais de transport (l accord de branche ne prévoit pas de modalités particulières). En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport, l'employeur avertit les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement. La prise en charge des frais de transport par l'employeur est subordonnée à la remise ou, à défaut, à la présentation des titres par le salarié. Les titres dont la période de validité est annuelle font l'objet d'une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d'utilisation. a. Cas des salariés intérimaires Une attestation sur l'honneur suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d'abonnement à un service de transport public de voyageurs ou à un service public de location de vélos (cf. Annexe 6). 8 janvier

14 Cependant, selon l accord de branche du 31 octobre 2009 conclu entre le PRISME et les organisations syndicales de salariés, l ETT a toujours la possibilité de demander au salarié de présenter son titre d abonnement, notamment si elle a un doute sur la réalité de l achat ou sur le montant déclaré par celui-ci. En outre, l accord de branche précise que l abonnement souscrit par le salarié doit être remboursé par l ETT au prorata du nombre de jours travaillés, de la manière suivante : 50 % du montant du ou des titres d abonnement annuel divisé par % du montant du ou des titres d abonnement mensuel divisé par % du montant du ou des titres d abonnement hebdomadaire divisé par 5 Toutefois, la prise en charge des frais de transports publics selon les modalités de l accord énoncé cidessus ne peut pas se cumuler, dans le cadre d une même mission, avec un autre système de remboursement de frais de transports, notamment avec le barème spécifique d indemnisation des frais de petits déplacements appliqué aux ETT (dit «barème ACOSS»). b. Cas des salariés à temps partiel Le salarié à temps partiel, employé pour un nombre d'heures égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle, si cette dernière lui est inférieure, bénéficie d'une prise en charge équivalente à celle d'un salarié à temps complet. Le salarié à temps partiel, employé pour un nombre d'heures inférieur à la moitié de la durée du travail à temps complet, bénéficie d'une prise en charge au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet. B. Bulletin de paie L employeur doit faire figurer sur le bulletin de paie le montant de la prise en charge du titre. En conséquence, une ligne doit être créée, selon nous, permettant de différencier ce type de remboursement de celui des petits déplacements. C. Régime social et fiscal 1. Prise en charge à hauteur de 50 % La prise en charge obligatoire est exonérée de charges sociales, y compris en cas d application d une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Elle est également exonérée d impôts sur le revenu, que le salarié bénéficie, ou non, sur le plan fiscal, de la déduction forfaitaire de 10 % pour frais professionnels ou opte pour la déduction des frais réels. 2. Prise en charge au-delà de 50 % Si l employeur décide de prendre en charge le coût de l'abonnement au delà du taux de 50 %, voire la totalité de ce coût, le montant total de cet avantage ne peut être exonéré que dans la limite des frais réellement engagés (circulaire DGT du 28 janvier 2009). 8 janvier

15 De même, le surplus constitue, en principe, un revenu imposable : - soit le salarié bénéficie de la déduction forfaitaire de 10 % et il doit intégrer ce surplus dans son revenu imposable, - soit il opte pour la déduction de frais réels et il doit réintégrer ce surplus puisqu il peut déduire la totalité des frais, dans les conditions exigées par la réglementation fiscale. D. Sanctions Le fait pour l'employeur de méconnaître les dispositions relatives à la prise en charge par l employeur des frais de transports publics est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la 4 ème classe (750 pour les personnes physiques et pour les personnes morales). Le fait de ne pas mentionner sur le bulletin de paie la prise en charge par l employeur est sanctionné par une amende de 3 ème classe (soit 450 pour les personnes physiques et pour les personnes morales). II. Utilisation du véhicule personnel A. Versement d une «prime transport» L employeur peut verser une prime à ses salariés, limitée à 200 par an et par salarié, pour prendre en charge tout ou partie des frais de carburant ou d'alimentation électrique qu ils ont engagés, pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail (art. L CT). Cette aide n'est cumulable ni avec la prise en charge obligatoire des frais d abonnement aux transports publics, ni avec le régime spécifique d exonération des petits déplacements des intérimaires (cf. Fiche 3. III.). 1. Bénéficiaires La «prime transport» peut être versée aux salariés contraints d utiliser leur véhicule personnel en raison : - de leur résidence habituelle ou leur lieu de travail qui est situé en dehors de la région Ile-de-France et d une zone couverte par les transports urbains (exemple : lieu de travail non desservi) ; - ou de leurs d horaires de travail particuliers, qui ne leur permettent pas d'utiliser les transports en commun. Le salarié qui exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d'une même entreprise, qui n'assure pas le transport entre ces différents lieux et entre ceux-ci et sa résidence habituelle, peut prétendre à la prise en charge des frais de carburant ou d'alimentation électrique engagés lui permettant de réaliser l'ensemble de ses déplacements (art. R CT). 8 janvier

16 En revanche, sont exclus du bénéfice de la prise en charge des frais de carburant ou d'alimentation électrique d'un véhicule : 1 les salariés bénéficiant d'un véhicule mis à disposition permanente par l'employeur avec prise en charge par l'employeur des dépenses de carburant ou d'alimentation électrique d'un véhicule ; 2 les salariés logés dans des conditions telles qu'ils ne supportent aucun frais de transport pour se rendre à leur travail ; 3 les salariés dont le transport est assuré gratuitement par l'employeur. 4 les salariés qui utilisent leur véhicule personnel par convenance personnelle. 2. Modalités de remboursement L'employeur doit disposer des éléments justifiant cette prise en charge. Il les recueille auprès de chaque salarié bénéficiaire qui les lui communique. L employeur doit être en mesure de présenter la photocopie de la carte grise du véhicule du salarié. Pour les salariés à temps partiel, les modalités de prise en charge sont identiques à celles prévues pour le remboursement des frais de transports publics (cf. Fiche. 3. I. A. 4). Le bulletin de paie doit comporter le montant des frais de transports personnels pris en charge par l employeur. 3. Mise en œuvre Pour les entreprises soumises à l obligation annuelle de négocier, c'est-à-dire les entreprises d au moins 50 salariés dans lesquelles a été désigné un délégué syndical, la conclusion d un accord entre l employeur et un ou des représentants d organisations syndicales représentatives dans l entreprise est nécessaire. Pour les autres entreprises, la prise en charge pourra être mise en place par décision unilatérale de l'employeur, après consultation du CE ou, à défaut, des DP s'il en existe (art. L CT). Les mesures conventionnelles plus favorables aux salariés doivent subsister. En cas de modification des modalités de remboursement des frais de carburant ou d'alimentation électrique, l'employeur doit avertir les salariés au moins 1 mois avant la date fixée pour le changement. 4. Régime fiscal et social La prise en charge par l employeur est exonérée d impôts sur le revenu et de toute cotisation et contribution d'origine légale ou conventionnelle, dans la limite de 200 par salarié et par an. 5. Sanctions Le fait pour l'employeur de méconnaître les dispositions relatives à la prise en charge par l employeur des frais de transports personnels est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la 4 ème classe (750 pour les personnes physiques et pour les personnes morales). 8 janvier

17 B. Versement d une indemnité forfaitaire kilométrique 1. Utilisation du véhicule à des fins professionnelles Lorsque le salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l'employeur peut lui verser une indemnité forfaitaire kilométrique. Sont concernés les salariés qui sont contraints d utiliser leur véhicule personnel en raison : - de leur trajet domicile-lieu de travail, qui n est pas desservi par les transports en commun ou de leurs horaires de travail particuliers qui ne leur permettent pas d utiliser les transports en commun ; - de leur résidence habituelle qui est éloignée du lieu de travail. Cet éloignement ne doit pas résulter de la convenance personnelle du salarié, mais de circonstances liées à l emploi (difficulté à trouver un emploi, déménagement de l entreprise ) ou à des contraintes familiales (prise en compte du lieu d activité du conjoint, concubin ou de la personne liée au salarié par un PACS ). L'exonération n est possible que si l employeur produit les justificatifs relatifs : - au moyen de transport utilisé par le salarié ; - à la distance séparant le domicile du lieu de travail ; - à la puissance fiscale du véhicule ; - au nombre de trajets effectués chaque mois. Le salarié doit en outre attester qu'il ne transporte dans son véhicule aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités. 2. Utilisation du véhicule par convenance personnelle Si le salarié utilise son véhicule par convenance personnelle pour se rendre sur son lieu de travail, les indemnités kilométriques que l employeur peut lui verser sont également exclues de l assiette des cotisations dans la limite de 100 % du coût du titre d abonnement aux transports (lettre-circ. ACOSS du 11 février 2009). 3. Montant de l indemnité forfaitaire kilométrique L indemnité forfaitaire kilométrique versée par l employeur est exclue de l assiette des cotisations et contributions si son montant n excède pas les limites des barèmes kilométriques publiés annuellement par l'administration fiscale (Annexe 2). C. Cumul «prime transport» et indemnité forfaitaire kilométrique La «prime transport» (cf. Fiche 3. II. A.) peut se cumuler avec l exclusion d assiette de la prise en charge des indemnités kilométriques. Cependant, le total des sommes versées («prime transport» + indemnités kilométriques) peut être exonéré de cotisations au-delà de 200 par an, mais dans la limite du montant des frais réellement engagés par le salarié pour effectuer ses trajets entre sa résidence habituelle et son lieu de travail. En cas de contrôle, l'employeur doit être en mesure de prouver que les sommes versées, exclues de l assiette, correspondent aux frais réellement engagées (circulaire DGT du 28 janvier 2009). 8 janvier

18 III. Petit déplacement des salariés intérimaires Concernant les salariés intérimaires, un régime spécifique d exonération des petits déplacements domicile-lieu de travail s applique (cf. Annexe 1) : - les valeurs tiennent compte des distances parcourues aller et retour 2, - le point de départ est le domicile fiscal (ou lieu de résidence) du salarié, dûment justifié par l employeur (comme auparavant : avertissement délivré pour le recouvrement de la taxe d habitation, quittance de loyer, facture d électricité, d eau, facture de téléphone fixe, extraits récents de compte postal ou bancaire, pièce d identité de moins d 1 an ), - un barème simplifié, revalorisé tous les ans par l ACOSS 3, donne des limites d exonération par tranche de 10 kilomètres (trajet aller/retour), - ce barème est forfaitaire. Il s applique quel que ce soit le mode de transport utilisé par le salarié intérimaire et dispense l employeur de justifier du mode de transport utilisé et du montant des frais de transport réellement exposés par les salariés à l occasion de leur déplacement, - les éventuelles primes de repas s ajoutent à ces indemnités, sans être globalisées. Le salarié doit en outre attester qu il ne transporte dans son véhicule aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités. Les limites d exonération des indemnités kilométriques sont calculées par référence à la moitié de la valeur du barème kilométrique fiscal prévue pour un véhicule de 4 CV fiscaux, barème publié annuellement par l administration fiscale (cette valeur de CV n est qu une base de calcul et n est pas liée à l utilisation d un véhicule de 4 CV). Le régime particulier d indemnisation constitue une mesure dérogatoire en faveur des entreprises qui ne prennent pas en charge, par ailleurs, le transport des salariés (cf. Annexe 1). Ce régime dérogatoire a été mis en place par une lettre ministérielle du 15 avril 2003 qui a, par mesure de simplification, instauré un barème spécifique d indemnisation des frais de petit déplacement pour les salariés intérimaires (cf. Annexe 1). Les limites d exonération sont applicables aux cotisations dues au titre des rémunérations versées à compter du 1 er janvier de chaque année et afférentes aux périodes d emploi accomplies à compter de cette date. IV. Versement de la prime de transport de 4 euros Peut être déduit de l assiette le versement de la prime mensuelle de transport de 4 euros, initialement instituée par l'arrêté du 28 septembre 1948, applicable en région parisienne et en province, sans justificatif. Toutefois, lorsque le salarié est logé sur son lieu de travail ou à proximité et que le recours à un moyen de transport quelconque n'apparaît pas justifié, la prise en charge de cette prime est soumise à cotisations. Par ailleurs en cas de cumul de cette prime avec une prise en charge partielle des frais réels, le montant total de ces avantages ne peut être exonéré que dans la limite des frais réellement engagés. 2 La méthode d appréciation de la distance à vol d oiseau, qui était exclusive de toute prise en compte du parcours effectué, n est plus utilisée par l URSSAF. En effet, les moyens techniques dont disposent aujourd hui les entreprises et les URSSAF (logiciel de calcul d itinéraires type Mappy ou Michelin) permettent d évaluer facilement les distances parcourues par chaque salarié (lettre ACOSS du 12 juillet 2004). 3 Le barème ACOSS est indexé sur le barème fiscal, qui est publié chaque année courant février. En conséquence, il n est disponible qu à cette période. 8 janvier

19 Fiche 4 Déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels I. Conditions de mise en œuvre II. Modalités d application III. Exemples de DFS 8 janvier

20 I. Conditions de mise en œuvre Pour certaines catégories de salariés, les employeurs sont autorisés à appliquer à la base de calcul des cotisations de Sécurité Sociale une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels, dans la limite d'un plafond annuel de 7600 (cf. Annexe 8). Le bénéfice de la déduction forfaitaire spécifique est lié à l'activité professionnelle du salarié et non à l'activité générale de l'entreprise. Par exemple, dans une entreprise relevant du bâtiment et des travaux publics, la pratique de la déduction pour frais ne sera autorisée que pour les ouvriers travaillant sur les chantiers et pour le personnel administratif. Les mandataires sociaux, bien qu'assimilés à des salariés en matière de sécurité sociale n'ont pas droit en principe à l'abattement supplémentaire pour frais professionnels. L employeur doit respecter : le champ des professions concernées déterminé sur la base des interprétations ayant fait l objet d une décision de la direction de la législation fiscale ou de la direction de la sécurité sociale avant le 1 er janvier 2001, les taux de déductions, la limite de par année civile, l absence de refus exprès du salarié ou de ses représentants : dans ce cadre, les modalités de consultation préalable des salariés ou des représentants (accord collectif, accord du CE ou des DP, procédure de consultation du salarié) doivent être respectées, la date limite d exercice de l option qui peut intervenir au plus tard lors de l établissement de la DADS, la règle du non-cumul de cette déduction avec l exclusion de l assiette des cotisations des sommes versées à titre de remboursement de frais professionnels, sauf dans les cas limitativement prévus au paragraphe 4.3 de la circulaire du 7 janvier II. Modalités d application A. Droit d option de l employeur L employeur peut opter pour la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels lorsqu une convention ou un accord collectif du travail l a explicitement prévu ou lorsque le CE ou les DP ont donné leur accord (à ce jour, aucun accord collectif n a été conclu en la matière dans la branche du travail temporaire). A défaut, l employeur a l obligation de demander à chaque salarié d accepter ou non cette option. L option pourra figurer, soit dans le contrat de travail ou dans un avenant au contrat de travail, soit l employeur pourra informer chaque salarié individuellement, par lettre recommandée avec accusé de réception, du contenu de ce dispositif et de ses conséquences sur la validation de ses droits avec un coupon réponse d accord ou de refus à retourner par le salarié. L employeur peut réviser son option en cours d année. Toutefois, elle doit être identique pour l année entière, ce qui implique une régularisation lors de la révision de l option. Après la clôture de l exercice, une fois que la DADS est produite, l option ne peut être révisée. 8 janvier

21 B. Exercice de plusieurs activités par le salarié Lorsqu un salarié exerce plusieurs activités dont l une ouvre droit à une déduction supplémentaire, seule la rémunération se rapportant à cette activité bénéficie de cette déduction. La rémunération concernée doit donc pouvoir être isolée de l ensemble des rémunérations perçues. Cela ne posera pas problème lorsque le salarié est rémunéré par des entreprises différentes. En revanche, des difficultés peuvent se présenter en cas de pluralité de fonctions au sein de la même entreprise. Dans ce cas, il faut procéder à une distinction : si l activité principale ouvre droit à la déduction supplémentaire mais que l activité accessoire l exclut, la déduction est limitée aux revenus de l activité principale. si l activité accessoire ouvre droit à la déduction supplémentaire, mais que l activité principale l exclut, le bénéfice de la déduction est subordonné à la condition que cette activité puisse être regardée comme constituant l exercice d une profession distincte justifiant une rémunération séparée. C. Assiette des cotisations 1. Assiette minimum Le montant des rémunérations à prendre en compte pour le calcul des cotisations ne peut être inférieur au SMIC. L application de la déduction forfaitaire spécifique ne doit pas avoir pour conséquence de ramener la rémunération soumise à cotisations en deçà de la valeur du SMIC en vigueur. 2. Règle de non-cumul En cas d option pour la déduction pour frais professionnels, la base de calcul des cotisations est donc constituée par le montant global des rémunérations, indemnités, primes, gratifications y compris, le cas échéant, les indemnités versées au titre de remboursement de frais professionnels et les avantages en nature. Ce principe de non-cumul connaît cependant des exceptions. Ainsi ne sont pas réintégrées dans l assiette de cotisations, notamment : les indemnités de grand déplacement payées aux ouvriers du bâtiment, cela concerne également les frais de transport exposés à l occasion des voyages de début et de fin de chantier, ainsi que les voyages de détente (aller et retour du chantier au domicile) prévus par les conventions collectives du bâtiment et des travaux publics ; les indemnités journalières de «défraiement» versées aux artistes dramatiques, lyriques, chorégraphiques ainsi qu aux régisseurs de théâtre qui participent à des tournées théâtrales ; la contribution patronale à l acquisition des titres restaurant dans la limite de 5,19 et lorsque le montant de la participation est compris entre 50 % et 60 % de la valeur du titre ; les allocations et remboursements de frais professionnels des journalistes professionnels ; la prise en charge obligatoire du coût des titres de transport des salariés d Ile-de-France et 50 % de la charge totale ou partielle de l abonnement mensuel par les employeurs de province ; 8 janvier

22 Exemple : pour un employeur en province, si le titre de transport vaut 100 et que la profession du salarié bénéficie d une déduction forfaitaire de 20 %, l employeur rembourse au salarié 80 du titre de transport. L employeur sera autorisé à déduire de l assiette des cotisations 50 % des 80. Ainsi l employeur réintègre dans l assiette des cotisations 40 avant de procéder à la déduction forfaitaire spécifique. En outre, le Ministère des affaires sociales a indiqué qu il convient de négliger la réintégration au titre de la règle de non-cumul lorsque l employeur effectue une prise en charge directe de frais professionnels (mise à disposition d un véhicule pour les trajets professionnels, paiement direct à l hôtelier ou au restaurateur des frais d hébergement ou de repas). III. Exemples de DFS En cas d application par l employeur de la déduction forfaitaire spécifique, la base de calcul des cotisations est constituée par le montant global des rémunérations, indemnités, primes, et le cas échéant des indemnités versées à titre de remboursement de frais professionnels à laquelle on applique la déduction pour frais professionnels correspondante à la catégorie professionnelle du salarié. Exemple 1 Un salarié perçoit une rémunération annuelle de Au titre de ses déplacements professionnels son employeur lui verse des allocations forfaitaires pour un montant de 700. Sa catégorie professionnelle bénéficie d'un abattement forfaitaire de 20 %. Si l'employeur n'opte pas pour la déduction forfaitaire spécifique, le calcul des cotisations s'opèrera sur une base de En revanche, si l'employeur opte pour la déduction forfaitaire, la base de calcul des cotisations est de : = % = = Le seuil maximal de n'étant pas dépassé, sera la base de calcul des cotisations sociales. Exemple 2 Un salarié perçoit une rémunération de ainsi que des indemnités forfaitaires pour frais professionnels d'un montant de et sa catégorie professionnelle bénéficie d'un abattement de 25 %. Si l'employeur opte pour la déduction forfaitaire la base de calcul sera de : = % = = , ici le plafond de déduction de est dépassé. Dans ce cas, la base de cotisation sera de ( ). Pour plus d informations : s_07.html#og janvier

23 Annexe 1 Barème d exonération des indemnités de petits déplacements pour 2015 Année 2015 Trajet aller et retour compris entre Limite d exonération 5 quotidienne Valeur par tranche de km = valeur de l indemnité kilométrique fiscale pour un véhicule de 4 CV / 2 (0,491/2) x nombre de km Montants exprimés en euros Repas pris hors des locaux de l entreprise ou sur un chantier Repas pris au restaurant (s il est démontré que le salarié est dans l obligation de prendre ses repas au restaurant) 5 km et 10 km 2,50 8,80 18,10 10 km et 20 km 4,90 8,80 18,10 20 km et 30 km 7,40 8,80 18,10 30 km et 40 km 9,80 8,80 18,10 40 km et 50 km 12,30 8,80 18,10 50 km et 60 km 14,70 8,80 18,10 60 km et 70 km 17,20 8,80 18,10 70 km et 80 km 19,60 8,80 18,10 80 km et 90 km 22,10 8,80 18,10 90 km et 100 km 24,60 8,80 18, km et 110 km 27,00 8,80 18, km et 120 km 29,50 8,80 18, km et 130 km 31,90 8,80 18, km et 140 km 34,40 8,80 18, km et 150 km 36,80 8,80 18, km et 160 km 39,30 8,80 18, km et 170 km 41,70 8,80 18, km et 180 km 44,20 8,70 18, km et 190 km 46,70 8,80 18, km et 200 km 49,10 8,80 18,10 5 Le barème fiscal n ayant pas encore été publié au bulletin officiel des impôts, les limites d exonération des indemnités de petits déplacements pour 2015 n ont donc pas été diffusées par l Urssaf. Dans l attente, vous pouvez continuer d appliquer les limites d exonération pour janvier

24 Annexe 2 Barèmes kilométriques applicables aux voitures et deux roues à moteur Barèmes applicables en I. Voiture Les frais de voiture automobile peuvent être déduits de l assiette de l impôt sur le revenu sur justification des dépenses réelles. Toutefois, la Direction Générale des Impôts (DGI) fixe, chaque année, le barème indicatif du prix de revient kilométrique en fonction de la puissance fiscale du véhicule. Cette évaluation kilométrique peut être utilisée pour évaluer l avantage représenté par l usage gratuit d une voiture fournie par l employeur ou les frais à déduire en cas d usage professionnel de sa voiture personnelle par le salarié ayant opté pour la déduction de ses frais réels. Barème kilométrique applicable aux voitures (barème 2014 année 2013) (en ) Puissance fiscale Jusqu à km De à km Au-delà de km 3 CV et moins d x 0,408 (d x 0,244) d x 0,285 4 CV d x 0,491 (d x 0,276) d x 0,330 5 CV d x 0,540 (d x 0,303) d x 0,362 6 CV d x 0,565 (d x 0,318) d x 0,380 7 CV et plus d x 0,592 (d x 0,335) d x 0,399 d représente la distance parcourue à titre professionnel Exemples de calcul : - Un contribuable ayant parcouru km avec un véhicule de 6 CV fiscaux peut obtenir une déduction de : x 0,565, soit Pour un parcours de km avec un véhicule de 5 CV, la déduction sera de : (6 000 x 0,303) , soit Pour un parcours de km avec un véhicule de 10 CV, la déduction sera de : x 0,399, soit La loi de finances pour 2013 a plafonné le barème fiscal à 7 CV, au lieu de 13 CV précédemment (cf. arrêté du 30 mars 2013). Cette nouvelle règle vaut pour les remboursements de frais engagés depuis le 1 er janvier En effet, l ACOSS a précisé que «sur le plan social, cette mesure est également applicable à compter des remboursements effectués depuis le 1 er janvier Toutefois, compte-tenu de la parution tardive du barème fiscal, l employeur peut ne pas en faire application pour les remboursements effectués en 2012». 1 avril