Description archivistique : nouvelles technologies, nouvelles compétences?

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1 Description archivistique : nouvelles technologies, nouvelles compétences? En ce début de millénaire, la pratique archivistique se trouve en pleine mutation, partagée entre la continuité représentée par les fondements et les acquis de la discipline et l adaptation à la nouvelle réalité que constituent la société de l information et les évolutions technologiques. L archivage électronique est le domaine le plus difficile et celui qui fait peur aujourd hui aux archivistes : la mutation de l objet archivistique est très conséquente, l électronique est la seule forme pour un nombre de plus en plus grand de documents et désormais, la même valeur probante est accordée au papier et à l électronique sous certaines conditions 1. En France, l archivage électronique commence à se développer dans les archives territoriales, mais encore très timidement, de manière presque confidentielle, et sans réelle articulation avec le système de gestion et de description des archives papier existant, même s il existe par ailleurs un savoir-faire et des infrastructures en matière de numérisation d archives papier et de diffusion de ces données sur Internet 2. Dans le domaine des bâtiments d archives, on constate là aussi que les nouvelles technologies sont de plus en plus présentes pour le récolement et la communication des documents 3. Les services d archives définitifs seront de plus en plus confrontés au problème de la conservation des documents numériques, même si pour l heure, l impact que l électronique aura sur la taille des espaces de magasins est encore difficile à évaluer. Par ailleurs, avec la mise en ligne de typologies documentaires comme l état civil, de nombreuses communications ne se font plus que par Internet. Peut-on en déduire pour autant que les salles de lecture soient destinées à se vider? Tout cela exige une grande souplesse et de l adaptabilité dans la construction et l organisation des locaux. Dans le domaine de la description documentaire, enfin, ces dix dernières années ont vu l émergence et le développement de systèmes d information utilisant les formats d échange comme le XML (extensible Markup Language) et les DTD (définitions de type de documents) spécifiques à la description archivistique, l EAD (Description archivistique encodée) et l EAC (Contexte archivistique encodé), afin de mieux répondre aux besoins du public, qui souhaite disposer d instruments de recherche plus homogènes et mieux structurés, et obtenir pour une seule requête des réponses signalant des ressources localisées dans plusieurs services, sans avoir à naviguer d un site web à un autre. Dans ce contexte, plusieurs questions se posent aujourd hui à la communauté professionnelle. Cet environnement en mutation perpétuelle n implique-t-il pas que les archivistes développent de nouvelles approches en matière d accès, de diffusion et de valorisation des contenus documentaires en faisant appel à l expérimentation et à l innovation? Quelle stratégie doivent-ils adopter pour arriver à construire leur devenir dans cet environnement 1 Voir en France la loi du 13 mars 2000 et ses décrets d application, ainsi que les décrets du 10 août 2005 relatifs aux actes authentiques des notaires et huissiers. 2 Voir Les rencontres d Adèle Ère numérique, de la volatilité à l archivage co-organisées par la direction des Archives de France et l Agence pour le développement de l administration électronique le 10 novembre 2005 <http://www.adae.gouv.fr/article.php3?id_article=893> 3 DHÉRENT (Catherine), Les nouveaux supports, usage, conservation, communication, Journées internationales d Annecy sur les bâtiments d archives, mai 2003 <http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/batimentsdarchives/index.html> 1

2 technologique? Doivent-ils acquérir de nouvelles compétences? Si oui, lesquelles? Doiventils pour autant se substituer aux techniciens, au sens large? Quelle(s) forme(s) la formation aux nouvelles technologies doit-elle prendre? Compte tenu de l ampleur du sujet, nous limiterons notre propos à la seule description archivistique et aux conséquences que peuvent avoir les technologies de l information sur les compétences des archivistes dans ce domaine. Seront successivement abordés la description archivistique dans un environnement électronique, les aptitudes et connaissances que doivent acquérir les archivistes pour élaborer des instruments de recherche dans ce contexte et les moyens pour acquérir ces compétences. 1 La description archivistique dans un environnement électronique 1.1 Un besoin croissant de normalisation Une première conséquence des nouvelles technologies dans la description archivistique est l introduction de la normalisation. Les professionnels des archives ont été plus longs que d autres à accepter de se plier à une certaine homogénéisation de leurs pratiques. Or, afin de pouvoir échanger des informations à l échelle nationale et internationale, il est essentiel de s entendre d abord sur les éléments de la description archivistique et sur un mode de présentation uniforme de ces éléments 4. L intérêt de la réflexion normative de la communauté professionnelle est d avoir débuté au moment où les progrès de l informatique permettaient de concevoir de nouveaux outils de travail, plus simples et plus efficaces. Les normes de description ont ainsi offert aux archivistes l instrument nécessaire à la conception de ces nouveaux outils informatiques. L exemple le plus représentatif est celui de la DTD EAD qui permet d insérer dans un document informatique des balises permettant d identifier la nature et les niveaux des parties de texte ainsi balisées et de développer à partir de ces balises des outils d interrogation et de recherche. Développée indépendamment de la norme générale et internationale de description archivistique ISAD(G), l EAD, dans sa deuxième version, a été élaborée en lien avec le Comité sur les normes de description du Conseil international des archives. Elle apparaît donc aujourd hui comme le meilleur outil pour appliquer concrètement les principes de la norme ISAD(G). Quant à la version révisée de la norme internationale pour les notices d autorité archivistiques pour les collectivités, personnes et familles ou norme ISAAR(CPF), elle a pris en compte le développement parallèle de la DTD EAC, qui permet les échanges en ligne de descriptions d entités associées à la production et à la gestion des archives 5. En France, le thésaurus W élaboré par la direction des Archives de France pour l indexation des instruments de recherche et des bordereaux de versement des archives contemporaines des administrations locales en 1987 est né de l informatique, de son mode de pensée et de sa rigueur de démarche 6. Consultable en ligne sur le site de la direction 7, ce thésaurus comprend 4 DHÉRENT (Catherine), La normalisation dans les Archives, Archives, revue de l Association des archivistes du Québec, volume 31, numéro 3, , p GALLAND (Bruno), Les normes de description du Conseil International des Archives, Revue arabe d archives de documentation et d information, n os (novembre 2004), p Dans les services d archives départementaux français, la lettre W est réservée à la cotation des versements contemporains. 7 <http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archivistique/index.html> rubrique Description 2

3 en réalité un thésaurus des matières et deux listes d autorités relatives aux mots outils et à la typologie documentaire. Toutefois, thésaurus et listes d autorités de descripteurs-matières font défaut pour les archives anciennes et modernes. Les normes et les nouvelles technologies ne remettent donc pas en cause les pratiques fondamentales de l archiviste, mais elles leur offrent simplement de puissants outils pour travailler plus intelligemment 8. Elles leur permettent de faciliter l application des bonnes pratiques, comme le respect des fonds et la description à plusieurs niveaux. L informatique n est qu un outil, cet outil ne pouvant être mis en œuvre que sur des instruments de recherche rédigés de manière homogène et structurée. Un instrument de recherche ou un fichier manuscrit établi avec beaucoup de rigueur pourra être rapidement encodé en EAD et sans trop de changements. Inversement, un fichier informatique établi sans principe directeur stable ne sera pas conforme aux normes de description. De la normalisation naît le souhait de toujours s améliorer, car les besoins normatifs sont toujours plus grands. Ainsi, après ISAD(G) et ISAAR(CPF), le Comité des bonnes pratiques archivistiques et des normes du Conseil international des archives (ICA/CBPS) souhaite développer deux nouvelles normes internationales. Le premier projet concerne les institutions conservant des archives. Tous les efforts de normalisation s étant concentrés jusqu ici sur la description des fonds et de leurs producteurs mais pas sur la description des institutions ellesmêmes. Ne serait-ce donc pas là une lacune à combler? 9 Le deuxième projet concerne la description des fonctions et des activités des producteurs d archives 10. Décrire les archives implique en effet de fournir des informations sur l histoire de leur conservation, leur mode de classement et les circonstances entourant leur production et leur utilisation. Or, les fonctions et activités font partie du contexte de production des documents. Bien plus, une utilisation conjointe des descriptions de fonctions avec des descriptions archivistiques conformes à ISAD(G) et des notices d autorité rédigées selon ISAAR(CPF) pourra faciliter la compréhension de ce contexte de production, l objectif étant d améliorer l accès pour les utilisateurs et de diminuer les re-créations multiples de ressources par le partage des descriptions. Par ailleurs, si l arsenal offert à la description archivistique est important et pertinent, l effort de normalisation peut être étendu au contenu même des éléments descriptifs, en particulier à l intitulé, point de la norme ISAD(G). Pour dénommer l unité de description, il s agit soit de reprendre le titre de l unité de description quand il existe, soit de rédiger une analyse. Cette dernière prévaut en France, selon un modèle élaboré par Christiane et Gérard Naud pour les archives administratives contemporaines dans un article fondateur publié en Fruit d une longue expérimentation, ce texte fixe une grille type comportant une liste d éléments descriptifs (objet des documents, action exercée sur l objet, typologie documentaire, éventuellement même agent de l action s il est différent du producteur). Ce modèle d analyse peut s appliquer à tous les niveaux de description, dans l esprit de la norme archivistique/normes 8 Voir avant-propos de Louis Colombani, Anaphore sarl, aux journées des utilisateurs du logiciel Arkhéïa à Annecy, juillet 2004 < 9 GRANGE (Didier), Encoded Archival Guide (EAG) Une nouvelle DTD émergente?, La Chronique, bulletin de l Association des archivistes du Québec, vol. XXXV, n 1, mai 2005 <http://www.archivistes.qc.ca/publication/chronique pdf> 10 SIBILLE (Claire), ISAAF, Une norme internationale pour la description des fonctions et des activités des producteurs d archives, Revue arabe d archives de documentation et d information, n os (octobre 2005), p NAUD (Gérard et Christiane), L analyse des archives administratives contemporaines, La Gazette des archives, n 115, 4 e trimestre 1981, p

4 ISAD(G) 12. On voit également apparaître depuis peu un nouveau type de normes, portant à la fois sur la structuration des informations et la normalisation des contenus. L exemple le plus récent est celui de la norme américaine DACS (Describing Archives : A content Standard) 13. DACS est le produit du projet CUSTARD (groupe de travail américano-canadien sur la description archivistique), dont on espérait qu il déboucherait sur une norme de description unique pour l Amérique du Nord. Contrairement à ISAD(G) et à ISAAR(CPF), DACS est une norme de contenu au vrai sens du terme puisqu elle fournit des règles pour la forme et le contenu à donner pour chaque élément. Par exemple, il est indiqué que l élément intitulé est constitué de la nature de l unité archivistique à décrire et de l élément du nom, que les éléments des noms seront transcrits dans l ordre où ils se présentent dans la langue naturelle, que l on transcrira uniquement le nom de la personne dont les documents sont prédominants si la responsabilité de la production du fonds est partagée par plus de trois personnes qui portent des noms de famille différents, etc. DACS fournit également des règles pour la création des formes d autorité de noms de personnes physiques, de familles, de collectivités et de lieux. 1.2 L apparition d une culture de réseaux et de partage Une deuxième conséquence des nouvelles technologies dans le domaine de la description archivistique est l introduction d une culture de réseaux et de partage dans la diffusion mais surtout dans la création des descriptions archivistiques. En 1992, dans son énoncé de principes, le Conseil international des archives rappelait les quatre objectifs de la description archivistique 14 : - assurer la création de descriptions uniformes, pertinentes et explicites - faciliter le repérage et la communication d informations sur les documents d archives - rendre possible l échange de fichiers d autorité - rendre possible l intégration de descriptions provenant de plusieurs services d archives dans un système d information unifié. La normalisation des descriptions facilite la recherche et l échange d informations sur les archives et leurs producteurs et permet la constitution de vastes réservoirs d information (portails) 15. Par exemple, en France, un portail des patrimoines en région Aquitaine, en cours de développement, doit articuler des sites déjà existants ayant chacun sa propre structure, des langages spécifiques dont il faut garder toute la spécificité. Le but est d offrir un point d'accès homogène à des ressources hétérogènes (archives, photographies, documents, etc.). Pour cela, une réflexion a été conduite permettant de modéliser la page d'accueil autour de la notion de profil d'utilisateurs (publics ou professionnels) et d une catégorisation des services et des ressources qui sont autant de points d'accès thématiques. Le format Dublin Core a été choisi comme format pivot minimal de ce dispositif technique. 12 DOOM (Vincent), Description et analyses archivistiques ou la nécessité d'une normalisation, La Gazette des archives, n , 1998, p STOCKTING (Bill), Describing A Content Standard, Journal of the Society of Archivists, Vol. 6, Number 2, octobre Conseil international des archives, Projets de normes internationales de description en archivistique = Towards international descriptive standards for archives (réunion d experts du Conseil international des archives, Ottawa, 4-7 octobre 1988, Munich, K.G. Saur, <http://bnsa.aquitaine.fr/> 4

5 1.3 Développement des relations avec d autres professionnels L environnement numérique, en dématérialisant le document, induit des évolutions qui sont des facteurs de rapprochement de métiers d essences différentes. Les archivistes ont la chance de disposer d'un ensemble de normes et de formats d échange, une occasion unique de partager savoir-faire, ressources et outils dans le domaine des nouvelles technologies. D autres communautés patrimoniales peuvent avoir besoin de ces normes et formats d échange, du savoir-faire et des outils des archivistes. Ces communautés disposent aussi de modèles XML pour leur documentation scientifique, qui peuvent être utiles pour les archivistes. Dès lors, construire des portails interdisciplinaires devient possible. Par ailleurs, les archivistes sont de plus en plus amenés à remplir des fonctions non archivistiques qui constituent souvent le cœur de métier d autres professions de l information, et inversement. C est ainsi que depuis peu, on voit se développer des relations de plus en plus étroites avec d autres professions apparentées, surtout les bibliothèques et dans une moindre mesure les musées. Ainsi, de mêmes groupes de normalisation ont été créés au sein de l Association française de normalisation (AFNOR) et de l Organisation internationale de normalisation (ISO), les mêmes normes se créent dans certains domaines (les bibliothécaires adoptent l EAD et l EAC ainsi que des protocoles archivistiques, par exemple pour l archivage des documents électroniques), un vocabulaire commun apparaît, d où un phénoménal enrichissement des différentes professions. Par exemple, l adoption de l EAD dans les archives et les bibliothèques a conduit le groupe d experts AFNOR piloté par la Bibliothèque nationale de France à s intéresser au traitement des autorités et à se demander en quoi l EAC définit un traitement des données d autorité différent de celui exercé traditionnellement dans les bibliothèques Quelles nouvelles compétences pour la description archivistique? Quelles compétences l archiviste doit-il développer en matière de description archivistique dans un environnement électronique? Et d abord qu entend-t-on exactement par compétences? D après l Euroréférentiel des professionnels de l information et de la documentation, les compétences sont l ensemble des capacités nécessaires pour l exercice d une activité professionnelle et maîtrise des comportements requis. Les composantes en sont : les savoirs, savoir-faire et aptitudes. Ces composantes doivent être opérationnelles, mises en œuvre dans la pratique et validées Quelles aptitudes? Le métier d archiviste devient de plus en plus périlleux, car il faut être en permanence attentif et en veille. Les travaux traditionnels exigeaient patience, calme, introspection, temps. L introduction des nouvelles technologies exige réactivité, rapidité, fluidité, mouvance, adaptabilité extrême. Les nouvelles technologies évoluant rapidement, il est indispensable de 16 BOURDON (Françoise), A propos de la traduction en français de la DTD EAC : réflexions sur l interopérabilité en matière de données d autorité, Journées européennes sur les DTD EAD et EAC (7-8 octobre 2004), Bulletin d information francophone sur l EAD n 18 <http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/publications/dafbulead18.htm> 17 European Council of Information Associations, Euroréférentiel I & D, Volume 1, Compétences et aptitudes des professionnels de l information-documentation, ADBS, Éditions, La direction des Archives de France a également entrepris l élaboration d un référentiel métiers. Cinq fiches normalisées représentant le cœur du métier sont déjà consultables sur le site de la direction <http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/formation/metiers.htm> 5

6 nourrir une curiosité et un intérêt pour les faits nouveaux et l évolution des normes dans ce domaine. Il faut faire preuve d une grande faculté d adaptation, savoir trouver des réponses appropriées à des démarches et situations nouvelles ou imprévues. Il faut être réactif, prendre en charge rapidement une demande d information dans toutes ses composantes, fournir des éléments de réponse, des pistes de travail, sans attendre d avoir trouvé l ensemble des informations. Certaines aptitudes sont propres à la description archivistique dans un environnement électronique, comme par exemple le goût pour la modélisation des données. 2.2 Savoirs et savoir-faire Une mémoire collective se crée grâce aux outils informatiques, elle se substitue aux mémoires individuelles des agents. La perte de pouvoir sur l information est dure à vivre et à faire accepter. En contrepartie apparaît le pouvoir énorme des techniciens chargés des parcs informatiques et des réseaux. Cela fait apparaître un sentiment de frustration de la part des dirigeants et responsables de services qui s y connaissent moins. Du haut en bas de la hiérarchie, une adaptation et un apprentissage nouveau sont donc nécessaires. Aujourd hui, tout archiviste doit être capable de discuter avec les services informatiques, élaborer des cahiers des charges, suivre le travail de son équipe et convaincre ses collaborateurs du bien-fondé des évolutions normatives et technologiques. Pour ce faire, il doit disposer d une bonne connaissance des normes, formats et méthodes normalisées de description, présentation et transmission des données, sans oublier les compétences linguistiques, indispensables pour travailler dans un environnement planétaire et diffuser des produits ou des services à un niveau international. Le métier d archiviste n est pas un ensemble de savoir-faire distincts des techniques dont il a éventuellement besoin. La technique nécessaire à la pratique archivistique est, du moins dans ses rudiments, une partie importante du savoir-faire de l archiviste. Il ne suffit pas de connaître les règles de l art, encore faut-il en connaître les outils d application, leur utilisation, mais aussi posséder les moyens de développer ces outils. On ne peut pas aujourd'hui être archiviste sans connaître et participer au développement de ces outils, qui seront ceux que tout archiviste utilisera. Les enjeux sont importants, et si un archiviste ne peut assurément pas se substituer au technicien pour leur construction (au risque de rendre moins visibles aux yeux des décideurs les propres spécificités du métier d archiviste), il est indispensable qu il y participe en comprenant la signification de certains choix techniques plutôt que d'autres. Ainsi, en , les Archives départementales des Pyrénées-Atlantiques ont passé un marché pour la conversion rétrospective en EAD d un corpus hétérogène d instruments de recherche, dans le cadre d un projet de création d un pôle des archives du pays basque à Bayonne. Le dialogue avec le prestataire extérieur s est révélé essentiel. Il a fallu former en interne les six agents chargés de préparer les spécifications des instruments de recherche anciens à convertir en EAD. Si la conversion ne consistait pas à réécrire les descriptions, elle a en revanche permis de réviser en profondeur les inventaires et de les restructurer. Tout projet de mise en œuvre de l EAD s accompagne donc nécessairement d un investissement en temps et en formation d une partie du personnel, quelle que soit la solution retenue (encodage en interne ou recours à un prestataire). Par ailleurs, cette réflexion ne sera pas conséquences sur l organisation du travail et l élaboration des futurs instruments de recherche GOULET (Anne), La conversion d inventaires selon la DTD EAD et son impact sur la production des futurs instruments de recherche, supports pédagogiques des formations internationales 2005 de la direction des Archives de France <http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/formation/exposes intervenants/anne Goulet.traitement.pdf> 6

7 Les archivistes doivent donc prendre possession des nouvelles technologies plutôt que de se voir imposer des choix informatiques et technologiques au détriment de leur mission première, qui vise à faciliter l accès au savoir, à permettre le repérage des informations adéquates et à organiser les contenus et pas seulement les contenants. Le travail de description archivistique qui constitue le cœur de métier des archivistes est en train de se transformer radicalement. L enjeu majeur se déplace vers la mise en place de systèmes d'information intégrés et ouverts (ressources documentaires internes et externes, intranets, Internet). Cet élargissement se traduit par la nécessité de faire appel à une pluralité de métiers, qui va de pair avec une certaine perte de monopole pour les archivistes. Il est essentiel de savoir établir un dialogue au sein d équipes pluridisciplinaires. L évolution du public s exprime quant à elle par une demande de services de plus en plus diversifiés et personnalisés. Un ajustement permanent entre services à distance et services assurés sur place constitue un autre défi à relever. Plus qu à des professionnels représentant des métiers bien définis une fois pour toutes, c est à une équipe interprofessionnelle avec une hybridation des compétences et des qualifications que l on confiera la prise en charge du système d'information 19. Les archivistes seront de plus en plus amenés à jouer un rôle d'intégrateurs et d interfaces. Il ne fait pas de doute que les cursus de formation initiale et continue devront prendre en compte cette évolution. 3 Formation et information des professionnels L offre en matière de formation est encore très restreinte. Les responsables des services ont souvent dû se former de manière empirique. Cela relève plus de la formation continue et du compagnonnage. Mais la formation professionnelle prenant de plus en plus d importance dans la vie des services, c est bien aux archivistes qu il revient de concevoir et de mettre en œuvre des dispositifs complets de formation initiale ou continue, en les adaptant aux attentes, savoirs et expériences des apprenants. Comment former des archivistes aptes à relever les défis du changement? L élaboration de programmes d enseignement passe par une redéfinition des contenus des formations, mais aussi par la formation de formateurs, ou encore par l expérimentation et le développement de méthodes pédagogiques nouvelles telles que l enseignement à distance. Le séminaire de formateurs organisé par le groupe d experts EAD de l Association française de normalisation constitue à cet égard une expérience intéressante. 3.1 Former des formateurs : l exemple du séminaire de formateurs EAD En 2005, pour faire face à la demande croissante, venant notamment d institutions désireuses de former leurs agents dans le cadre de projets spécifiques de mise en œuvre de l EAD (Bibliothèques municipales de Lyon, Lille, Archives départementales des Pyrénées- Atlantiques, de la Martinique, etc.), le groupe d experts chargé de suivre les évolutions du standard au sein de l Association française de normalisation a organisé un séminaire de formateurs. L objectif était double : non seulement élargir le noyau de formateurs, mais aussi élaborer des outils pédagogiques homogènes afin d assurer de futures formations normalisées. 19 Voir le compte rendu des Journées d'étude interprofessionnelles de l Association des archivistes français (AAF), de l Association des bibliothécaires français (ABF), de l Association des professionnels de l'information et de la documentation (ADBS) et de l Association des directeurs de bibliothèques universitaires et de la documentation (ADBU), janvier 2005, Bibliothèque nationale de France <http://www.adbs.fr/uploads/journees/3661_fr.php> 7

8 Pour couvrir la diversité des besoins, les dix-huit participants retenus venaient du monde des archives et du monde des bibliothèques et ils devaient s engager à assurer à leur tour des formations à l EAD, en priorité dans leur institution, voire au niveau national. Outre l intérêt de faire travailler ensemble archivistes et bibliothécaires, on retiendra de ce séminaire l élaboration d outils normalisés permettant de promouvoir une plus grande interopérabilité des données, ainsi que le lancement d une réflexion sur les objectifs et le contenu d une formation EAD. Différents supports pédagogiques ont en effet été produits : un diaporama général, des fiches complémentaires (sur le W3C, le XML, ISAD(G) et ISAAR(CPF), les formats MARC, l interopérabilité et l OAI ), réutilisables et modulables en fonction des formations, pouvant servir soit d aide-mémoire pour le formateur soit de fiches pédagogiques à distribuer aux stagiaires, et enfin une grille d évaluation destinée à servir à la fois de guide d objectifs pour le formateur et de fiche d évaluation en fin de formation (pour faire ressortir ce qui n a pas été compris par les stagiaires). Cette première session sera suivie de sessions annuelles, permettant la réactualisation des outils ainsi élaborés, compte tenu notamment des évolutions technologiques (notamment transformation de la DTD en schéma XML). Cette formation de formateurs a également été l occasion de repenser les programmes et les contenus d enseignement et les méthodes pédagogiques à mettre en œuvre. 3.2 (Re)penser les programmes et les contenus d enseignement La formation de formateurs a débouché sur une véritable réflexion sur les objectifs et les contenus d une formation EAD Quelle(s) formation(s)? A l issue du séminaire, il est apparu que trois niveaux de formation étaient à considérer : un niveau de sensibilisation, une formation initiale débouchant sur des travaux pratiques d encodage, et une formation continue. La formation continue peut comprendre pour des établissements nationaux comme les centres des Archives nationales ou la Bibliothèque nationale de France une formation de premier niveau puis une formation complémentaire sur des types d utilisation de l EAD, et pour les archives territoriales ou les bibliothèques municipales, des formations pour plusieurs départements puis une reconstitution du groupe de stagiaires quelques mois après. Cette analyse des différents niveaux de formation a eu pour résultat de diversifier et de réorganiser l offre en matière de formations EAD. Ainsi, le catalogue des formations de la direction des Archives de France propose des sessions par niveau, avec des parcours pédagogiques, et en replaçant l EAD et l EAC dans le contexte plus général de la normalisation de la description archivistique. Outre des formations sur sites, on assiste au développement de formations sur mesure, au département de l innovation technologique et de la normalisation de la direction (un agent des Archives départementales de Seine-Maritime y a effectué récemment un stage d un mois dans le cadre d une formation initiale d attachée de conservation du patrimoine et dans la perspective de la diffusion d instruments de recherche sur le site des Archives départementales, en cours de refonte). Les différentes parties du support de cours général sont donc à développer ou à réduire en fonction de la durée de la formation (de quelques heures à une session de trois jours) et des 8

9 publics visés. Par exemple, il faudra insister sur les outils de production et de publication pour un public de décideurs ou faire une présentation approfondie de la structure de l EAD pour de futurs encodeurs d instruments de recherche. Dans tous les cas, il est fortement recommandé d animer le support de cours en alternant diapositives de présentation théorique et démonstrations (par exemple avoir un écran XML en même temps que le support de cours général, montrer l application de deux feuilles de style différentes pour une même instance EAD ) Quel contenu? Malgré la diversité des publics visés, il est possible d établir un scénario pour une formation EAD standard (sur trois jours) : - premier jour : présentation théorique animée avec des démonstrations, premier exercice sur papier (identifier les éléments de description et trouver l équivalent en EAD) et prise en main de l éditeur XML - deuxième jour : exercices de production avec une difficulté progressive - troisième jour : présentation d expériences et des conséquences d une mise en œuvre de l EAD sur l organisation du travail Un équilibre est à trouver entre les aspects techniques et ceux liés à la description archivistique et bibliographique. Le substrat technique (le XML, les DTD et les schémas, les éléments, attributs et entités, les langages de transformation XSL-T, éditeurs XML et outils de publication ) est à aborder progressivement au cours de la formation. Il est préférable de partir du processus de normalisation de la description pour replacer l EAD dans son contexte. Dans le rappel chronologique de l EAD, il est nécessaire d insister sur les échanges internationaux et l aspect collaboratif du travail entre archivistes et bibliothécaires, il est indispensable aussi de montrer que l EAD n est pas figée et qu elle évolue sans cesse (transformation en schéma, réflexion sur la description du contexte de production des documents avec la DTD EAC). Différentes questions transverses doivent également être abordées : la mise en place d une chaîne de production et de publication des documents XML/EAD avec les différents acteurs et les outils, l organisation du travail des institutions, en montrant notamment que la pratique de l EAD ne règle pas les problèmes liés à l application d ISAD(G), la nature enfin d une instance EAD (un fichier EAD correspond-t-il à un manuscrit seul, à un fonds ou à un regroupement de fonds? Quand est-il préférable de créer un document maître et des documents subordonnés?) Quelle préparation et quel suivi? Il est indispensable de poser les pré-requis pour avoir un groupe de niveau homogène et pour limiter le nombre de stagiaires (le ratio moyen est d un formateur pour six ou sept stagiaires). Il est nécessaire de demander aux participants d envoyer leurs instruments de recherche à l avance afin d évaluer les difficultés d encodage en EAD. Toute conversion rétrospective doit être précédée d une étude approfondie d un instrument de recherche, voire de sa restructuration (mise en œuvre de la description à plusieurs niveaux, création de niveaux de description, identification des informations contenues dans les notes de bas de page ). 9

10 Il ne faut pas oublier enfin que toute formation EAD peut faire l objet d un suivi, de questions ultérieures, liées à la mise en œuvre de la DTD dans un service. 3.3 Développer des méthodes pédagogiques nouvelles L enseignement des nouvelles technologies appliquées à la description archivistique s accompagne de l expérimentation et du développement de méthodes pédagogiques nouvelles, qui peuvent prendre plusieurs formes Tutoriels et documentation en ligne De la documentation en ligne peut venir compléter les outils pédagogiques dont il a été question plus haut. Il est plus facile de préparer un didacticiel à distance en formation initiale. Ainsi, la responsable du DESS d archivistique de Mulhouse a élaboré pour ses étudiants des questionnaires à choix multiples, des exercices d équivalence entre ISAD(G) et l EAD, ainsi que des travaux préparant l encodage. Dans le cadre de la formation continue en 2004, l École nationale supérieure des sciences de l information et des bibliothèques a également mis à la disposition de professionnels un ensemble de ressources leur permettant d acquérir les rudiments du XML et de l EAD avant une session de travaux pratiques d encodage Quels exercices prévoir? La formation de formateurs a également donné lieu à une réflexion sur les exercices à préparer. Plusieurs paramètres sont à prendre en compte pour préparer des exercices : la durée et les objectifs de la formation (stage d initiation ou de perfectionnement à l EAD, stage de formation de futurs encodeurs ou destiné seulement à donner aux stagiaires des éléments pour élaborer une stratégie de mise en œuvre de l EAD), le public visé (étudiants ou archivistes professionnels, archivistes ou bibliothécaires, participants venant de différents services ou au contraire d un même service autour d un projet de mise en œuvre de l EAD). Il faut respecter une certaine progression : commencer par des exercices simples (notice décrivant un fonds ou un corpus documentaire dans son ensemble) pour aller vers des instruments de recherche plus complexes avec plusieurs niveaux de description, et faire des exercices accompagnés au début puis laisser de plus en plus d autonomie aux stagiaires dans la structuration de leur document EAD. Il faut encourager le recours systématique à la documentation officielle de la DTD (dictionnaire des balises, manuels), même si les noms des éléments sont traduits dans la configuration française de l EAD développée pour l éditeur XMetaL. Cela ne dispense pas de se reporter à la définition des éléments, pour vérifier le contexte de leur utilisation. Il est indispensable enfin, dans toute formation EAD, de montrer le résultat à l affichage : montrer comment, à partir d un document XML, on peut avoir plusieurs restitutions, dans un mode statique (production de pages HTML) ou dynamique (outils de publication comme l application open source PLEADE, utilisée par la direction des Archives de France et 10

11 quelques services d archives publics français, nationaux et territoriaux 20 ) Formation et information Enfin, il ne faut pas oublier que formation et information sont complémentaires. Ainsi, différents outils sont disponibles sur le site de la direction des Archives de France. Le groupe AFNOR a rédigé un manuel pratique de mise en œuvre de l EAD (en ligne sur le site de la direction depuis juin 2005). Des journées d études ont été organisées en 2000, 2002 et Un bulletin électronique paraît régulièrement depuis En 2002, la DAF a diffusé une circulaire sur le XML, l EAD et la description archivistique informatisée 21. Conclusion Les très profondes mutations auxquelles nous assistons ne font que commencer. Le développement des technologies de l information et de la communication a ouvert la porte à des opportunités insoupçonnables pour les institutions ayant en charge la gestion du patrimoine culturel, mais par la même occasion a fait naître de nouvelles exigences quant à la mise à disposition de leurs collections au grand public et leur accessibilité en dehors de leur domaine traditionnel d intervention. Le lieu de conservation et de traitement des documents n est plus forcément leur lieu de communication. Les usagers attachent peu d importance à la localisation physique (que ce soit aux archives, dans une bibliothèque ou dans un musée) de l information, tant que ce qu ils recherchent est bien organisé, décrit et facilement accessible. La médiation peut se faire totalement virtuellement mais exige des perfectionnements dans les procédures et les outils. Cela change beaucoup le métier des archivistes. Le métier d archiviste consiste de plus en plus à élaborer des procédures et à contrôler les métadonnées où il n intervient que rarement de façon directe. Par ailleurs, les frontières entre les divers métiers patrimoniaux s estompent de plus en plus. On peut plus aisément sans doute qu auparavant passer de l un à l autre. L archiviste occupe une place beaucoup plus importante dans la société civile que par le passé. L objectif est d aboutir à la mise en place de systèmes d information répondant aux aspirations nouvelles des usagers des archives. L archiviste se transforme ainsi en communicateur, dans la mesure où il doit devancer une demande hypothétique, en recherchant de nouveaux groupes d usagers, dans son souci de s ouvrir vers le reste de la société et de tenter de modifier l image qui est celle des archives dans l opinion publique, à savoir un monde fermé ou limité à un groupe précis d utilisateurs 22. De fait, lorsque nous parlons désormais du public qui se rend aux archives, nous ne faisons plus seulement référence aux chercheurs, mais plutôt aux usagers, voire aux clients. Claire Sibille Direction des Archives de France, 20 Voir le site du logiciel libre PLEADE <http://www.pleade.org> 21 Toute cette documentation est disponible à : 22 DE SANTOS CANALEJO (Elisa Carolina), La contribution des archives à la société de l information, DLM Forum 1999 <http://europa.eu.int/ispo/dlm/fulltext/full_santo_fr.htm> 11

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