AKWABA AUDIT DES COMPTES 2011 DE LA MUTUELLE AKWABA

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1 AKWABA Audit des comptes 2011 de la AKWABA (MUTUELLE D EPARGNE ET DE CREDIT) AUDIT DES COMPTES 2011 DE LA MUTUELLE AKWABA RAPPORT DEFINITIF Assistance & Consulting for Results (ACR) Avenue de la Chance, 244 BKK 01 BP : 4252 LOME 01 acr.consulting@hotmail.fr; richamous@hotmail.com Tel : / Lomé, Juin 2012

2 Lomé ACR Assistance & Consulting for Results Expertise-conseil Audit des comptes 2011 de la AKWABA en Microfinance et Finance Audit, Formations, Procédures, Réorganisation, Etudes, Evaluations, Plans d affaires, Appui-Conseil... Lomé, le 20 Juin 2012 A Monsieur le Directeur de la Mutuelle AKWABA Adresse au Togo Bretelle Bè Klikamé B.P: 4252 Tél/fax: Cell : Lomé -Togo acr.consulting@hotmail.fr Adresse au Bénin Avenue de la Francophonie rue 2356 Fidjrossé centre, fin pavé Tél : acr.consulting@hotmail.fr Lomé Objet : Rapport définitif d audit des comptes 2011 de la Mutuelle AKWABA Monsieur le Directeur, Nous vous transmettons par la présente, le rapport définitif relatif à l audit des comptes de la Mutuelle AKWABA, pour le compte de l exercice Nous tenons à remercier l ensemble du personnel de la Mutuelle AKWABA pour sa sollicitude et sa disponibilité à notre endroit durant toute la mission. Nous vous souhaitons bonne réception de ce rapport et vous prions de croire, Monsieur le Directeur, en l assurance de notre considération distinguée. Adresse au Burkina Quartier 1200 logements villa 554 Ouaga Tél : acr.consulting@hotmail.fr Le Directeur, K. AMOUSSOU Comptable Agréé Adresse en RDC Quartier BASOKO Av PANZI n 10 Tél: acr.consulting@hotmail.fr La microfinance pour le développement, nous y croyons

3 Audit des comptes 2011 de AKWABA Sommaire 1 ère Partie : LETTRE D OPINION DES ETATS FINANCIERS 4 2 ème Partie : RAPPORT DETAILLE 27 CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS 28 I. L ANALYSE DU CONTROLE INTERNE 28 II. L ANALYSE DES COMPTES 37 III. ANALYSE DU PORTEFEUILLE 43 IV. GESTION DE LA TONTINE 49 3 ème Partie : ANNEXES 51 A. ANNEXES SIEGE 51 B. ANNEXES AGENCE D ADETICOPE 66 C. ANNEXES AGENCE D AGOE 75 3

4 Audit des comptes 2011 de la AKWABA 1 ère Partie : LETTRE D OPINION DES ETATS FINANCIERS

5 ACR Assistance & Consulting for Results Audit des comptes 2011 de la AKWABA Expertise-conseil en Microfinance et Finance Audit, Formations, Procédures, Réorganisation, Etudes, Evaluations, Plans d affaires, Appui-Conseil... Lomé, le 25 Mail 2012 Adresse au Togo Bretelle Bè Klikamé B.P: 4252 Tél/fax: Cell : Lomé -Togo acr.consulting@hotmail.fr Adresse au Bénin Avenue de la Francophonie rue 2356 Fidjrossé centre, fin pavé Tél : acr.consulting@hotmail.fr Adresse au Burkina Quartier 1200 logements villa 554 Ouaga Tél : acr.consulting@hotmail.fr Adresse en RDC Quartier BASOKO Av PANZI n 10 Tél: acr.consulting@hotmail.fr Aux membres du Conseil d Administration de Mutuelle AKWABA Tsévié 1.1. LETTRE D OPINION DES COMPTES DE LA MUTUELLE AKWABA POUR LA PERIODE DU 1 ER JANVIER AU 31 DECEMBRE 2011 Messieurs, Conformément à la mission qui nous a été confiée, nous avons audité les comptes de la Mutuelle AKWABA pour l exercice allant du 1 er Janvier au 31 Décembre La direction de la structure est responsable des états financiers. Notre responsabilité est d exprimer une opinion sur ces états, sur la base de notre audit. Nous avons conduit notre audit conformément aux normes internationales d audit et suivant les dispositions généralement admises en la matière. Ces normes exigent que nous planifiions et conduisions l audit de façon à obtenir une assurance raisonnable que les états financiers de la structure ne contiennent pas d anomalies significatives. L audit comprend l examen sur une base de sondage des éléments principaux qui justifient les montants et les informations contenues dans les états financiers. Il comprend également une appréciation des principes comptables utilisés et une évaluation des estimations significatives faites par la structure, ainsi qu une appréciation générale de la présentation des différents états et rapports. Les résultats de nos différentes analyses constituent une base raisonnable pour notre opinion. La microfinance pour le développement, nous y croyons

6 Audit des comptes 2011 de AKWABA ACR Assistance & Consulting for Results Consulting for Results Adresse au Togo Bretelle Bè Klikamé B.P: 4252 Tél/fax: Cell : Lomé -Togo acr.consulting@hotmail.fr Adresse au Bénin Avenue de la Francophonie rue 2356 Fidjrossé centre, fin pavé Tél : acr.consulting@hotmail.fr Expertise-conseil en Microfinance et Finance Audit, Formations, Procédures, Réorganisation, Etudes, Evaluations, Plans d affaires, Appui-Conseil... L élément suivant a été relevé : Le compte « , Crédit véhicule (Bail)» a enregistré en juin 2011 un montant de FCFA correspondant au solde des crédits dénommé «Crédit-bail» (financement de matériel transport) suite à une recommandation de la CAS-IMEC demandant la suppression d un tel produit. Ce montant correspond au solde sur un total de FCFA déduction faite des dépôts de garantie. Nous estimons que cette opération de transfert des crédits en «opérations diverses» n est pas en accord avec les principes comptables en vigueur. Les régularisations y relatives entraineraient une augmentation du portefeuille de crédit de FCFA (en tenant compte des remboursements obtenus au second semestre de 2011) le faisant passer de FCFA à FCFA et du niveau des dépôts de garantie de FCFA le faisant passer de FCFA à FCFA. Adresse au Burkina Quartier 1200 logements villa 554 Ouaga Tél : acr.consulting@hotmail.fr A notre avis, à l exception du point relevé ci-dessus, les états financiers ci-après annexés et exprimés en FCFA présentent de façon sincère la situation patrimoniale de la mutuelle AKWABA au 31 décembre 2011 ainsi que son compte de résultat pour l exercice clos à cette date, conformément aux principes comptables généralement admis. Adresse en RDC Quartier BASOKO Av PANZI n 10 Tél: acr.consulting@hotmail.fr Le Directeur, K. AMOUSSOU Comptable agréé La microfinance pour le développement, nous y croyons 6 Adresse au Burkina Quartier 1200

7 Audit des comptes 2011 de la MUTUELLE AKWABA 1.2. États Financiers de la Mutuelle AKWABA (Période du 1er janvier au 31 décembre 2011) Les états financiers comprennent : - l état de situation patrimoniale; - l'état de formation du résultat; - le tableau d amortissement ; 7

8 Audit des comptes 2011 de la MUTUELLE AKWABA SITUATION PATRIMONIALE COMPILEE AU 31 DECEMBRE 2011 DE LA MUTUELLE AKWABA BILAN VERSION DEVELOPPEE Etat : TOGO Date d arrêté : 2011/12/31 D : AA0 F : 01/NT : (en francs 004 CFA) P : A N.S. TOG 2/57 M : 1 Code Code ACTIF BRUT AMT/PROV NET NET (N-1) poste poste A01 OPERATIONS DE TRESORERIE ET AVEC LES INSTITUTIONS FINANCIERES F01 DIMF 2000 Etablissement : AKWABA PASSIF NET NET (N-1) OPERATIONS DE TRESOREIE ET AVEC LES INSTITUTIONS FINANCIERES A10 Valeur en caisse F1A Comptes ordinaires créditeurs 0 0 A11 Billets et monnaies F2A Autres comptes de dépôts créditeurs 0 0 F2B Dépôts à termes reçus 0 0 F2C Dépôts de garantie reçus 0 0 F2D Autres dépôts reçus 0 0 F3A Comptes d'emprunts A12 Comptes ordinaires débiteurs F3E Emprunts à moins d'un an 0 0 A2A Autres comptes dépôts débiteurs F3F Emprunts à terme Autres sommes dues aux institutions financières F50 A2H Dépôt à terme constitués F55 Ressources affectées 0 0 A2I Dépôts de garantie constitués F60 Dettes rattachées 0 0 A2J Autres dépôts constitués A3A Comptes de prêts

9 A3B Prêts à moins d'un an A3C Prêts à terme A60 Créances rattachées A70 Prêts en souffrances Prêts immobilisés Prêts en souffrances de 6 mois au A71 plus Prêts en souffrance de plus de 6 A72 mois à 12 mois au plus Prêts en souffrances de plus de 12 A73 mois à 24 mois au plus OPERATIONS AVEC LES MEMBRES, BENEFICIAIRES OU OPERATIONS AVEC LES MEMBRES, B01 CLIENTS G01 BENEFICIAIRES OU CLIENTS B2D Crédits à court terme G10 Comptes ordinaires créditeurs B2N comptes ordinaires G15 Dépôts à terme reçus Comptes d'épargnes à régime spécial 0 0 G2A B30 Crédits à moyen terme G30 Autres dépôts de garantie reçus B40 Crédits à long terme G35 Autres dépôts reçus 0 0 G60 Emprunts 0 0 G70 Autres sommes dues 0 0 B65 Créances rattachées G90 Dettes rattachées B70 Crédits en souffrance Crédits immobilisés B71 B72 B73 C01 Crédits en souffrance de 6 mois au plus Crédits en souffrance de plus de 6 mois à 12 mois au plus Crédits en souffrance de plus de 12 mois à 24 mois au plus OPERATIONS SUR TITRES ET OPERATIONS DIVERSES H01 OPERATIONS SUR TITRES ET OPERATIONS DIVERSES

10 H10 Versements restant à effectuer 0 0 C10 Titres de placement H40 Créditeurs divers C30 Comptes de stocks H6A Comptes d'ordre et divers C31 Stocks de meubles H6B Comptes de liaison 0 0 Comptes de différences de C32 Stocks de marchandises H6C conversion 0 0 C33 stocks de fournitures H6G Comptes de régularisation - passif C34 Autres stocks et assimilés C40 Débiteurs divers H6P Comptes d'attente - passif C55 Créances rattachées C56 Créances rattachées C59 Créances rattachées C6A Comptes d'ordre et divers C6B Comptes de liaison Comptes de différence de C6C conversion C6G Comptes de régularisation active C6Q Comptes transitoires C6R Comptes d'attente - actif VERSEMENTS RESTANT A EFFECTUER SUR D01 VALEURS IMMOBILISEES K01 IMMOBILISATIONS FINANCIERES 0 0 D1A Immobilisations financières K20 Titres de participation 0 0 D1E Titres de participation PROVISIONS FONDS PROPRES ET D1L Titres d'investissement L01 ASSIMILES D10 Prêts et titres subordonnés L10 Subventions d'investissement 0 0 D1S Dépôts et cautionnements D23 Immobilisations en cours L20 Fonds affectés 0 0 L21 Fonds de garantie 0 0 D24 Incorporelles L22 Fonds d'assurance 0 0 D25 Corporelles

11 L23 Fonds de bonification 0 0 D30 Immobilisations d'exploitation L24 Fonds de sécurité 0 0 D31 Incorporelles L25 Autres fonds affectées 0 0 L27 Fonds de crédit 0 0 D36 Corporelles L30 Provisions pour Risques et Charges D40 Immobilisations hors exploitation L31 Provisions pour charges de retraite 0 0 Provision pour risque d'exécution D41 Incorporelles L32 des engagements par signature 0 0 D45 Corporelles Autres provisions pour risques et L33 charges L35 Provisions réglementées Immobilisations acquises par réalisation de garantie Provisions pour risques afférents aux opérations de crédit à moyen D46 Incorporelles L36 et long termes L37 Provisions spéciale de réévaluation 0 0 Emprunts et titres émis D47 Corporelles L41 D50 Crédit bail et opérations assimilées L43 subordonnés 0 0 Dettes rattachées aux emprunts et titres émis Subordonnées 0 0 Fonds pour risque financiers généraux 0 0 L45 D51 Crédit-bail L50 Primes liées au capital 0 0 D52 L.O.A L55 Réserves D53 Location-vente L56 Réserve générale L57 Réserves facultatives D60 Créances rattachées L58 Autres réserves L59 Ecart de réévalution des immobilisations

12 L60 capital L61 Capital appelé L62 Capital non appelé 0 0 L65 Fonds de dotation 0 0 L70 Report à nouveau (+ ou -) 0 0 D70 Créances en souffrances Créances en souffrances de 6 mois D71 au plus Créances en souffrances de 6 mois D72 à 12 mois au plus Créances en souffrances de plus D73 de 12 mois à 24 mois au plus ACTIONNAIRES, ASSOCIES OU E01 MEMBRES Actionnaires, associés ou E02 membres, capital non appelé Actionnaires, associés ou membres, capital appelé non E03 versé EXCEDENT DES CHARGES SUR LES Excédent des produits sur les E05 PRODUITS L75 charges L80 Résultat de l'exercice (+ ou -) Excédent ou déficit en instance L81 d'approbation L82 Excédent ou déficit de l'exercice E90 TOTAL ACTIF L90 TOTAL PASSIF

13 Audit des comptes 2011 de la MUTUELLE AKWABA LE COMPTE DE RESULTAT COMPILE AU 31 DECEMBRE 2011 DE LA MUTUELLE AKWABA COMPTE DE RESULTAT VERSION DEVELOPPEE DIMF 2000 Etat : TOGO Etablissement : AKWABA Date d arrêté : 2011/12/31 D : AA0 F : (en francs CFA) 01/NT : 004 P : A N.S. TOG 2/57 M : 1 Code poste CHARGES NET NET (N-1) Code poste PRODUITS NET NET (N-1) R08 CHARGES SUR OPERATIONS AVEC LES INSTITUTIONS FINANCIERES V08 PRODUITS SUR OPERATIONS AVEC LES INSTITUTIONS FINANCIERES R1A Intérêts sur comptes ordinaires créditeurs 0 0 V1A Intérêts sur comptes ordinaires débiteurs R1B Organe financier 0 0 V1B Organe financier 0 0 R1C Caisse centrale 0 0 V1C Caisse centrale 0 0 R1D Trésor Public 0 0 V1D Trésor Public 0 0 R1E CCP 0 0 V1E CCP 0 0 R1F Banques et correspondants 0 0 V1F Banques et correspondants R1H Etablissements financiers 0 0 V1H Etablissements financiers 0 0 R11 SFD V1I SFD R1K Autres institutions financières 0 0 V1K Autres institutions financières 0 0 R1L Intérêts sur autres comptes de dépôts créditeurs 0 0 V1L Intérêts sur autres comptes de dépôts créditeurs R1N Dépôts à terme reçus 0 0 V1Q Intérêt sur dépôts à terme constitués R1P Dépôts de garantie reçus 0 0 V1R Intérêt sur dépôts de garantie constitués 0 0 R1Q Autres dépôts reçus 0 0 V1S Intérêt sur autres dépôts constitués 0 0 R2A Intérêts sur comptes d'emprunts V2A Intérêts sur comptes de prêts 0 0 R2F Intérêts sur emprunts à moins d'un an 0 0 V2C Intérêts sur prêts à moins d'un an 0 0 R2G Intérêts sur emprunts à terme V2G Intérêts sur prêts à terme 0 0 R2R Autres intérêts 0 0 V2Q Autres intérêts 0 0

14 R2T Divers intérêts 0 0 V2S Divers intérêts 0 0 R2Z Commissions V2T Commissions 0 0 CHARGES SUR OPERATIONS AVEC LES PRODUITS SUR OPERATIONS AVEC LES R3A MEMBRES, BENEFICIAIRES OU CLIENTS V3A MEMBRES, BENEFICIAIRES OU CLIENTS Intérêts sur comptes des membres, Intérêts sur crédits aux membres, R3C bénéficiaires ou clients V3B bénéficiaires ou clients R3D Intérêts sur comptes ordinaires créditeurs V3G Autres crédits à court terme R3F Intérêts sur dépôts à terme reçus Intérêts sur comptes d'épargne à régime R3G spécial 0 0 R3H Intérêts sur dépôts de garantie reçus 0 0 V3M Intérêts sur crédits à moyen terme R3J Intérêts sur autres dépôts reçus 0 0 V3N Intérêts sur crédits à long terme R3N Intérêts sur emprunts et autres sommes dues 0 0 R3Q Autres intérêts 0 0 R3T Commissions 0 0 V3R Autres intérêts V3T divers intérêts V3X Commissions MARGE D'INTERET BENEFICIAIRE MARGE D'INTERET DEFICITAIRE TOTAL CHARGES D'INTERETS TOTAL PRODUITS D'INTERETS R4B CHARGES SUR OPERATIONS SUR TITRES ET OPERATIONS DIVERSES 0 0 V4B PRODUITS SUR OPERATIONS SUR TITRES ET SUR OPERATIONS DIVERSES 0 0 R4C Charges et pertes sur titres de placement 0 0 V4C Produits et profits sur titres de placement 0 0 R4K Charges sur opérations diverses 0 0 V4D Intérêts sur crédits accordés au personnel non membre 0 0 R4N Commissions 0 0 V4E Produits sur opérations diverses 0 0 V4F Commissions 0 0 V5B PRODUITS SUR IMMOBILISATIONS FINANCIERES 0 0 V5C Produits sur prêts et titres subordonnés 0 0 R5B CHARGES SUR IMMOBILISATIONS FINANCIERES 0 0 V5D Dividendes et produits assimilés sur titres de participation 0 0 R5C Frais d'acquisition 0 0 V5F Produits et profits sur titres d'investissement

15 R5D Etalement de la prime 0 0 CHARGES SUR CREDIT BAIT et OPERATIONS PRODUITS SUR OPERATIONS DE CREDITS R5E ASSIMILEES 0 0 V5G BAIL ET OPERATIONS ASSIMILEES 0 0 R5G Charges sur opérations de crédits bail 0 0 V5H Produits sur opérations de crédits bail 0 0 R5H Dotation aux amortissements 0 0 V5J Loyers 0 0 R5J Dotation aux provision 0 0 V5K Reprises de provisions 0 0 R5K Moins-values de cession 0 0 V5L Plus-value de cession 0 0 R5L Autres charges 0 0 V5M Autres produits 0 0 Charges sur opérations de location avec option Produits sur opérations de location avec R5M d'achat 0 0 V5N option d'achat 0 0 R5N Dotation aux amortissements 0 0 V5P Loyers 0 0 R5P Dotations aux provisions 0 0 V5Q Reprises de provisions 0 0 R5Q Moins-values de cession 0 0 V5R Plus-values de cession 0 0 R5R Autres charges 0 0 V5S Autres produits 0 0 R5S Charges sur opérations de location-vente 0 0 V5T Produits sur opérations de location-vente 0 0 R5T Dotations aux amortissements 0 0 V5V Loyers 0 0 R5U Dotations aux provisions 0 0 V5W Reprises de provisions 0 0 R5V Moins-values de cession 0 0 V5X Plus-values de cession 0 0 R5X Autres charges 0 0 V5Y Autres produits 0 0 R6B Pertes sur opérations de change 0 0 V6B Gains sur opérations de change 0 0 R6C Commissions 0 0 V6C Commissions 0 0 R6F CHARGES SUR OPERATIONS HORS BILAN 0 0 V6F PRODUITS SUR OPERATIONS HORS BILAN 0 0 R6K Charges sur engagements de financements reçus des institutions financières 0 0 V6K Produits sur engagements de financements donnés aux institutions financières 0 0 R6L Charges sur engagements de financements reçus des membres, clients ou bénéficiaires 0 0 R6M Charges sur engagements de garantie reçus des institutions financières 0 0 V6L Produits sur engagements de financements donnés aux membres, bénéficiaires ou clients

16 Charges sur engagements de garantie reçus Produits sur engagements de garantie R6P des membres, bénéficiaires ou clients 0 0 V6N donnés aux institutions financières 0 0 Produits sur engagements de garantie donnés aux membres, bénéficiaires ou R6S Charges sur engagements sur titres 0 0 V6P clients 0 0 R6T Charges sur autres engagements reçus 0 0 V6Q Produits sur engagements sur titres 0 0 V6R Produits sur autres engagements donnés 0 0 Produits sur opérations effectuées pour le V6S compte de tiers 0 0 CHARGES SUR PRESTATIONS DE SERVICES PRODUITS SUR PRESTATIONS DE R6V FINANCIERS 0 0 V6U SERVICES FINANCIERS 0 0 R6W Charges sur les moyens de paiement 0 0 V6V Produits sur les moyens de paiement 0 0 Autres charges sur prestations de service Autres produits sur prestations de service R6X financiers 0 0 V6W financiers 0 0 AUTRES CHARGES D'EXPLOITATION AUTRES PRODUITS D'EXPLOITATION R7A FINANCIERE V7A FINANCIERE R7B Moins-values sur cession d'éléments d'actif 0 0 V7B Plus-values sur cession d'éléments d'actif 0 0 Transferts de charges d'exploitation R7C Transferts de produits d'exploitation financière 0 0 V7C financière 0 0 R7D Diverses charges d'exploitation financière V7D Divers produits d'exploitation financière AUTRES PRODUITS FINANCIERS NETS AUTRES CHARGES FINANCIERES NETTES AUTRES CHARGES FINANCIERES NETTES AUTRES PRODUITS FINANCIERS NETS MARGE D'INTERET BENEFICIAIRE AUTRES PRODUITS FINANCIERS NETS MARGE D'INTERET DEFICITAIRE AUTRES CHARGES FINANCIERES NETTES PRODUIT FINANCIER NET CHARGE FINANCIERE NETTE R8G ACHATS ET VARIATIONS DE STOCKS 0 0 VENTES Achats de marchandises V8B MARGE COMMERCIALE 0 0 R8J Stocks vendus 0 0 V8C Ventes de marchandises 0 0 R8L Variations de stocks marchandises

17 CHARGES GENERALES D'EXPLOITATION PRODUITS GENERAUX D'EXPLOITATION S02 FRAIS DU PERSONNEL S03 Salaires et traitements W4A PRODUITS DIVERS D'EXPLOITATION W4B Redevances pour concessions, brevets, licences, droits et valeurs similaires 0 0 S04 Charges sociales W4D Indemnités de fonction et de rémunération d'administrateurs, gérants reçues 0 0 S1A IMPOTS ET TAXES S1B Autres impôts, taxes et versements assimilés sur rémunérations 0 0 W4G Plus-values de cession 0 0 S1C autres impôts, taxes et prélèvements assimilés versés à l'administration des impôts W4H sur immobilisations incorporelles et corporelles 0 0 S1D Impôts directs W4J sur immobilisation financières 0 0 S1G Impôts indirects 0 0 W4K Revenus des immeubles hors exploitation 0 0 S1H Droits d'enregistrement et de timbre 0 0 W4L Transferts de charges d'exploitation non financière S1J Impôts et taxes divers W4M Charges refacturées S1K Autres impôts, taxes et prélèvements assimilés versés aux autres organismes W4N Charges à répartir sur plusieurs exercices W4P Autres transferts de charges 0 0 S2A AUTRES CHARGES EXTERNES ET CHARGES DIVERSES D'EXPLOITATION W4Q AUTRES PRODUITS DIVERS D'EXPLOITATION S2B Services extérieurs S2C Redevances de crédit-bail W50 PRODUCTION IMMOBILISEE 0 0 S2D Loyers W51 Immobilisations corporelles 0 0 S2F Charges locatives et de copropriété 0 0 W52 Immobilisations incorporelles 0 0 S2H Entretient et réparations S2J Primes d'assurance 0 0 W53 SUBVENTIONS D'EXPLOITATION

18 REPRISES DU FONDS POUR RISQUES S2K Etudes et recherches 0 0 W50 FINANCERS GENERAUX 0 0 S2M Frais de formation du personnel REPRISES D'AMORTISSEMENTS ET S2L Divers X51 PROVISIONS SUR IMMOBILISATIONS Reprises d'amortissements des S3A Autres services extérieurs X54 immobilisations Reprises de provisions sur S3B Personnel extérieur à l'institution 0 0 X56 immobilisations S3C Rémunérations d'intermédiaires et honoraires REPRISES DE PROVISIONS ET RECUPERATIONS SUR CREANCES S3E Publicité, publications et relations publiques X6B AMORTIES Reprises de provisions sur créances en S3G Transports de bien 0 0 X6C souffrance Reprises de provisions sur créances en X6D souffrance de 6 mois au plus Reprises de provisions sur créances en souffrance de plus 6 mois à 12 mois au S3J Transports collectifs du personnel 0 0 X6E plus Reprises de provisions sur créances en souffrance de plus de 12 mois à 24 mois S3J Transports collectifs du personnel 0 0 X6F au plus Reprises de provisions pour dépréciation S3L Déplacements, missions et réceptions X6G des autres éléments d'actif 0 0 Reprise des provisions pour risques et S3M Achats non stockés de matières et fournitures X6H charges 0 0 S3N Frais postaux et frais de télécommunication X6I Reprises de provisions réglementées 0 0 S3P Divers X6J Récupération sur créances amorties S4A Charges diverses d'exploitation

19 Redevances pour concessions, brevets, S4B licences, procédés, droits et valeurs similaires 0 0 X80 PRODUITS EXCEPTIONNELS S4D Indemnités de fonction versées 0 0 S4I Frais de tenue d'assemblée S4K Moins-values de cession sur immobilisations 0 0 S4L Sur immobilisations corporelles et incorporelles 0 0 X81 PROFITS SUR EXCERCICES ANTERIEURS S4M Sur immobilisations financières 0 0 S4P Transferts de produits d'exportation non financière 0 0 X83 DEFICIT 0 0 S4Q Produits rétrocédés 0 0 S4R Autres transferts de produits 0 0 S4S Autres charges diverses d'exploitation non financière T50 T51 T53 T54 T55 T56 T57 T58 T6B DOTATIONS AU FONDS POUR RISQUES FINANCIERS GENERAUX DOTATIONS AUX AMORTISSEMENTS ET AUX PROVISIONS 0 0 DOTATIONS AUX AMORTISSEMENTS ET AUX PROVISIONS SUR IMMOBILISATIONS Dotation aux amortissements de charges à répartir 0 0 Dotations aux amortissements des immobilisations d'exploitation dotations aux amortissements des immobilisations hors exploitation Dotations aux provisions pour dépréciation des immobilisations en cours 0 0 Dotations aux provisions pour dépréciation des immobilisations d'exploitation 0 0 Dotations aux provisions pour dépréciation des immobilisations hors exploitation 0 0 DOTATIONS AUX PROVISIONS ET PERTES SUR CREANCES IRRECOUVRABLES

20 Dotations aux provisions sur créances en T6C souffrance Dotations aux provisions sur créances en T6D souffrance de 6 mois au plus Dotations aux provisions sur créance en T6E souffrance de plus de 6 mois à 12 mois au plus Dotations aux provisions sur créances en souffrance de plus de 12 mois à 24 mois au T6F plus Dotations aux provisions pour dépréciation T6G d'autres éléments d'actif 0 0 Dotations aux provisions pour risques et T6H charges T6J Dotations aux provisions réglementées 0 0 Pertes sur créances irrécouvrables couvertes T6K par des provisions Pertes sur créances irrécouvrables non T6L couvertes par des provisions T80 CHARGES EXCEPTIONNELLES T81 PERTES SUR EXERCICES ANTERIEURS T82 IMPOTS SUR LES EXCEDENTS 0 0 T83 EXCEDENT T84 TOTAL CHARGES X84 TOTAL PRODUITS

21 Audit des comptes 2011 de la MUTUELLE AKWABA 1.3 NOTES DE PRESENTATION DES ETATS FINANCIERS LES PRINCIPES COMPTABLES GENERAUX Les normes comptables La comptabilité de la Mutuelle AKWABA est tenue suivant les normes et principes généralement admis notamment les directives établies par le Référentiel Comptable Spécifique des Systèmes Financiers Décentralisés de L UMOA. Les principes spécifiques ci-après indiquent de façon détaillée le système comptable utilisé Hypothèse et base de comptabilisation. Les opérations de l Institution sont enregistrées suivant le principe de la partie double. De plus, les diverses transactions sont enregistrées dans les livres comptables et dans les états financiers de l exercice auquel elles se rapportent La valorisation des transactions Les états financiers de la MUTUELLE AKWABA (Situation patrimoniale, compte de résultat) sont établis sur la base des coûts totaux d acquisition La permanence des méthodes Les principes comptables utilisés sont identiques d une période comptable à l autre. Les changements de méthodes s ils sont nécessaires sont effectués conformément aux principes comptables généralement admis et mentionnés dans les notes et explications des comptes Monnaie de référence La monnaie de référence pour la saisie comptable est le Franc CFA Les Principes Comptables spécifiques La comptabilisation des produits d intérêts Les états financiers sont établis selon la méthode de la comptabilité d engagement : les transactions sont constatées lorsqu elles se produisent et non au moment des encaissements ou décaissements. 21

22 1.4 NOTES AUX ETATS FINANCIERS COMPTES DU BILAN COMPTES D ACTIF A. Operations de trésorerie et avec les institutions financières : Composantes Montants Caisse Comptes ordinaires débiteurs auprès des banques (DAV) Comptes ordinaires débiteurs auprès de CCP (DAV) Comptes ordinaires débiteurs auprès des SFD (DAV) DAT (auprès des banques) Dépôt caution constitué auprès de CCP TOTAL B. Operations avec les membres, bénéficiaires ou clients : Composantes Montants Crédits sains à CT Crédits sains à MT Crédits sains à LT Crédits immobilisés Crédits souffrants TOTAL Les provisions s élèvent C. Opérations sur titres et opérations diverses : Elles sont constitués de stocks de fournitures, débiteurs divers, créances rattachées, Comptes d'ordre et divers Composantes Montants stocks de fournitures débiteurs divers (dont de solde crédit véhicule) créances rattachées comptes d ordre et divers (comptes de régularisation actif : , comptes transitoires : , comptes d attente-actif : TOTAL

23 D. VALEURS IMMOBILISEES : de valeur brut, de valeur nette et d amortissement. Composantes Valeurs brutes Amortissements Valeur nette Dépôts et cautionnements Immobilisations en cours Immobilisations Incorporelles d'exploitation Immobilisations corporelles d'exploitation Immobilisations hors exploitation TOTAL COMPTES DU PASSIF A. Operations de trésorerie et avec les institutions financières : Elles correspondent à l encours de l emprunt à terme auprès des institutions financières partenaires B. Operations avec les membres, bénéficiaires ou clients : Elles sont constituées des dépôts à vue et de garanties des membres , de dépôts à termes de et des dettes rattachées de C. Operations sur titres et opérations diverses : Elles correspondent aux soldes des comptes créditeurs divers , Comptes d'ordre et divers (Comptes de régularisation passif , Comptes d'attente passif ) D. Provisions fonds propres et assimiles : Composantes Montants Provisions pour risques et charges liées au personnel Provisions pour risques afférents aux opérations de crédit Réserve générale Réserves facultatives Autres réserves Capital social TOTAL E. Excédent des produits sur les charges :

24 1.4.2 COMPTES DE RESULTAT COMPTES DE CHARGES Audit des comptes 2011 de la Mutuelle AKWABA A. Charges sur opérations avec les institutions financières : Elles sont constituées des intérêts et commissions sur emprunt bancaire de et agios et commissions diverses payées aux banques : B. Charges sur opérations avec les membres, bénéficiaires ou clients : Elles sont constituées des intérêts sur dépôts à vue et des intérêts sur dépôts à terme C. Autres charges d'exploitation financière : Elles sont constituées des primes de motivations payées au personnel, des diverses commissions payées aux divers partenaires, du droit d adhésion au produit «transfert de fonds Chrono Cash» etc. D. Variations de stocks marchandises : C est la variation de stocks de fournitures et matériels de bureau E. FRAIS DU PERSONNEL : Ils sont constitués de salaires et traitements du personnel pour et des charges sociales pour F. Impôts et taxes : Ils sont constitués des taxes sur loyers pour et des taxes municipales pour G. Services extérieurs : Ils sont constitués de loyer et charge de location, entretiens et réparations, photocopies et traitement de texte, cotisation réseau APIM, frais de maintenance informatique. Composantes Montants loyer et charge de location entretiens et réparations photocopies et traitements de textes cotisation réseau APIM frais de maintenance informatique TOTAL H. Frais de formation : Ils sont constitués des frais de formation du personnel et des administrateurs. 24

25 I. Autres services extérieurs : Audit des comptes 2011 de la Mutuelle AKWABA Composantes Montants Frais d audit et de contrôle intermédiaire Publicités et relation publiques Frais de mission, de déplacement et de restauration du personnel Achat de carburant Eau Electricité Achat de fournitures et matériels de bureau Frais postaux et de télécommunication Frais d internet frais divers TOTAL J. Charges diverses d'exploitation : Composantes Montants Remboursement des frais aux membres d organes et d organisation d Assemblée Générales Dons funéraires et dons de fins d année Autres dons et assistance sociales Autres charges diverses d exploitation TOTAL K. Dotations aux amortissements et aux provisions sur immobilisations: Elles sont constituées des dotations aux amortissements constituées en 2011 : ; L. Dotations aux provisions et pertes sur créances irrécouvrables : Elles sont constituées des dotations aux provisions sur créances ; dotations aux provisions pour risques et charges liées aux personnel : et des pertes sur créances irrécouvrables ; M. Charges exceptionnelle : Elles sont constituées de charges exceptionnelles et des pertes sur exercices antérieurs COMPTES DE PRODUITS A. Produits sur opérations avec les institutions financières : Ils sont constitués des intérêts perçus sur dépôts à vue , sur dépôts à termes

26 B. produits sur opérations avec les membres, bénéficiaires ou clients : Ils sont constitués des intérêts perçus sur crédits , des autres intérêts , des commissions sur crédit , des commissions sur tontine de , des droits d adhésion et des autres commissions C. Autres produits d'exploitation Financière : Ils sont constitués des divers produits liés aux activités: vente de carnets tontines ; produit de rupture anticipé du contrat du Dépôt à terme ; renouvellement de livrets de membre etc. D. produits divers d'exploitation : Ils sont constitués des produits refacturés ; des charges à répartir sur plusieurs exercices autres produits divers d'exploitation E. Subventions d'exploitation : Ce sont des subventions sur les formations d APIM-TOGO. F. Reprises d'amortissements et provisions sur immobilisations : Ce sont des reprises sur amortissement dont les annuités ont été surévaluées au cours des années antérieures ; G. Reprises de provisions et récupérations sur créances amorties : Elles sont constituées des reprises de provisions sur créances en souffrance et des récupérations de créances amorties ; H. Produits exceptionnels : Ils sont constitués produits exceptionnels profits sur exercices antérieurs

27 2 ème Partie : RAPPORT DETAILLE 27

28 CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS Nos analyses ont porté notamment sur les éléments suivants : L analyse du contrôle interne L analyse des comptes L analyse du portefeuille de crédit I. L ANALYSE DU CONTROLE INTERNE A. La gouvernance de la mutuelle 1. Constatations De forme mutualiste, la mutuelle AKWABA présente un schéma institutionnel bien établi avec les organes qui jouent le rôle d administration et de gestion et de contrôle tel que défini dans les textes organiques et réglementaires Les textes organiques : La revue des statuts et du règlement intérieur de la mutuelle appelle les constats suivants : - L article 1 er des statuts et du règlement intérieur de la mutuelle cite la loi n du 14 juillet 1995 et son décret d application n du 10 Avril 1996 comme soubassement de ses textes réglementaires alors que ladite loi a été abrogée suite à l adoption d une nouvelle (la loi n ) en vigueur depuis le 12 Mai 2011 au Togo ; - L objet social de la Mutuelle, tel que décrit à l article 7 des statuts «collecter l épargne et consentir des crédits, favoriser la solidarité et éduquer les membres» ne couvre pas toutes ses activités actuelles qui incluent les opérations de transfert d argent (Western Union) ; - Aucune mention n est faite du profil des élus aux différents postes de responsabilité dans les statuts et règlement intérieur de la mutuelle afin de prévenir tout risque d incompétence; - L article 20 de la loi n qui stipule que «Les systèmes financiers décentralisés sont tenus, sous peine des sanctions prévues à l'article 74, de faire figurer, dans leurs enseignes, panneaux publicitaires ou autres, leur dénomination sociale suivie des références du texte qui les régit, de l'agrément, de l'enregistrement au registre des systèmes financiers décentralisés, dans la catégorie où ils ont été autorisés..», n est pas encore appliqué par la mutuelle ni au niveau de certains documents officiels ni au niveau de l enseigne principale à la devanture du siège. 28

29 Les organes et leurs fonctionnements Les organes statutaires de la mutuelle sont constitués suivant les textes en vigueur. Toutefois : - La décision de l AG du 12/06/2010 de mettre désormais 20% des résultats excédentaires en réserve légale pourrait limiter la disponibilité d une partie des fonds propres de la structure qui pourrait en avoir besoin, la réserve légale étant indisponible. - La mutuelle ne dispose pas de dossiers consacrés aux informations capitales sur les administrateurs telles que les curriculums Vita, les casiers judiciaires devant attester de leur compétence et intégrité ; - Le conseil de surveillance a formulé plusieurs recommandations mais sans aucun rapport écrit sur le suivi de leur mise en œuvre ; La Gestion des Ressources Humaines (GRH) A l agence principale - Il n est pas mis en place un système formel d évaluation du personnel technique aux fins de motivation et de sanction ; - Il n est pas effectué une évaluation de l impact des formations en faveur du personnel dans l optique d apprécier l atteinte des objectifs y relatifs ; - la quasi totalité des dossiers du personnel ne comporte pas les documents de déclaration à la CNSS ; - les contrats du personnel ne sont pas visés par le service d inspection du travail ; - Certains contrats ne sont plus en accord avec les pratiques de rémunération et d administration actuellement en vigueur dans la mutuelle ; - L affectation de Mr VIADENU Kodjo à un autre poste sans autre sanction pourrait encourager des comportements non professionnels du personnel (voir PV de réunion du CA du 26/01/2011); A l agence d Adétikopé Le personnel de l agence n a tenu que deux réunions au cours de l exercice 2011 respectivement le 23 février 2011 et le 11 avril Les PV, très brouillons, ne comportent pas de liste de présence. 29

30 Risques institutionnels identifiés : - Le risque institutionnel induit par le défaut de révision des textes organiques conformément à la loi n ; - Le redéploiement d un employé coupable de malversation à un autre poste, véhicule au reste des employés la culture de l impunité ou du moins sera perçu comme une tolérance des cas de fraude. 2. Recommandations Aux vus des constats ci-dessus, nous proposons : - La révision des textes organiques en tenant compte de la loi N 2011/009PR ; - La formation des élus sur la gouvernance d une institution de Micro finance ; - Le Remplacement de l enseigne à la devanture du siège par une enseigne lumineuse en tenant compte des exigences de l article 20 de la loi cité plus haut ; - Le Direction technique et le CA doivent appliquer la "tolérance zéro" pour les cas de fraude en sanctionnant rigoureusement les fautifs au lieu de les muter à de nouvelle poste ou dans une autre agence ; - Définir un cadre pour la réunion du personnel (Composition, périodicité, domaine de compétence, type de rapport, cadre de suivi de mise en œuvre de recommandations, ); - Mettre à jour les dossiers du personnel en joignant des avenants et des notes de modification ou d amélioration aux contrats ; - Mettre en place un système d évaluation du personnel ; ceci aura pour entre autre avantage de motiver et de sanctionner sur une base réelle, de mesurer l impact des formations subies sur les performances, de programmer de nouvelles formations et de choisir les bénéficiaires de façon objective pour plus l efficacité et d efficience dans l exécution des tâches. 3. Réaction de la direction L article 1 des statuts est modifié et adopté au cours de l assemblée générale du 16 juin

31 Le profil des organes est contenu dans l article 37 des statuts. Cet article est également révisé et adopté au cours de l assemblée générale du 16 juin 2012 Mr VIADENOU est licencié le 26 /08/2011 et donc n est plus membre du personnel de la mutuelle AKWABA. B. L organisation et la gestion administrative et financière 1. Constatations - Le plan d affaires élaboré en mars 2009, venu à terme et a été remplacé par un autres de Le Budget de l année 2011 de la Mutuelle AKWABA a été adopté par le conseil d administration. Les prévisions budgétaires n ont aucunement tenu compte de l agence de Tabligbo; - le suivi budgétaire ne s est pas penché sur les indicateurs d efficacité, d activité ou de qualité du portefeuille aspects pourtant essentiels dans le pilotage de la mutuelle. Les différents rapports trimestriels de suivi budgétaires ne donnent pas suite des difficultés et autres indéterminations rencontrées précédemment et ne proposent aucun plan d action pour solutionner les cas relevés ; - la mission a noté que l institution ne pratique aucune forme de pré comptabilisation avant la saisie dans la base Microfina, Risques identifiés : Pilotage à vue de la structure depuis le début de l exercice 2012 du fait de l expiration du plan d affaires Recommandations - Elaborer un nouveau plan d affaires ; - Produire des rapports de suivi budgétaires en deux volets : état de rapprochement des prévisions et réalisations avec écarts et, les constatations et recommandations (causes et justifications des écarts, actions correctives recommandées, responsabilités, ) ; 31

32 Accord - Utiliser une des méthodes de pré comptabilisation (cachet d imputation pour les pièces de caisse et de banque ; fiche d imputation pour les régularisations et les opérations diverses nécessitant un libellé explicatif suffisant); 3. Réaction de la direction C. Le système d information de gestion (SIG) 1. Constatations 1.1. Le logiciel, ses limites et son utilisation Le logiciel utilisé est MICROFINA de MEDIASOFT. Bien que les avantages de ce système sont réels, des difficultés sont relevées : - des discordances notables existent entre les chiffres tontine de la base Microfina tontine et ceux de la base Microfina comptabilité : Mois Microfina Tontine (A) Microfina Comptabilité (B) Ecart (A-B) Janvier Mars Juillet Septembre Octobre Les ratios prudentiels de la BCEAO produits par le logiciel ne semblerait pas fiables (selon les responsables comptables) ce qui les amène à refaire les calculs manuellement ; - Des doubles prélèvements des commissions sur tontine sont fréquemment enregistrés Les procédures, leur valeur et leur application Les procédures sont assez bien assimilées par l ensemble du personnel. Et les différents contrôles ont révélé leur application au niveau des divers services. Toutefois, il a été relevé que la politique de produits de la mutuelle doit être actualisé afin d intégrer la nouvelle donne du marché de la microfinance (procédure ChronoCash, crédit préfinancement de marché, ). La mission a été informée des travaux en cours dans ce sens par la mutuelle. 32

33 Risques identifiés : Les insuffisances dans le paramétrage du logiciel pourraient être sources d insuffisance de traitement et de production d informations financières totalement fiables; 2. Recommandations Renforcer la communication autour des valeurs de la mutuelle AKWABA par leur affichage permanent ; Solliciter le concepteur pour les insuffisances au niveau du module tontine ; 3. Réaction de la direction Le préfinancement de marché est intégré dans la politique de crédit révisée. D. La sécurité des personnes et des biens de la mutuelle 1. Constatations 1.1. Siège et agence principale - Il a été mis en place un système d alarme au siège; - La Mutuelle ne dispose pas de détecteur de fumée; - La mutuelle dispose de trois extincteurs, un dans les locaux de la coordination et deux à l agence principale, mais il existe des membres du personnel non instruits sur leur utilisation ; - Le coffre fort n est pas assuré ; - La Mutuelle ne dispose pas de système de caméra de surveillance ; - L aménagement des guichets (en contre-plaqué) de l agence principale n offre pas de sécurité suffisante ni pour les agents de guichets ni pour les transactions ; de plus l image de la mutuelle auprès des membres et des partenaires pourrait en pâtir. 33

34 1.2. Agence ADETIKOPE L agence d Adéticopé est dotée d un extincteur, les postes sont sécurisés par des onduleurs et des antivirus. Elle est également équipée d un coffre fort pour la sécurisation des fonds de ses membres. Toutefois : - La mutuelle ne dispose pas d agent de sécurité du jour ; - Les Co-habitants de la mutuelle viennent souvent faire des monnaies dans la mutuelle dès le retour des collecteurs du terrain et surtout au moment de leur billetage ce qui peut entraîner des braquages ; - Les portes des bureaux de l agent de crédit et du superviseur tontine ne sont pas renforcée par des grilles alors que la mutuelle a déjà fait objet de tentative de cambriolage ; - Le personnel ne bénéficie pas de congé de travail comme l exige la législation du travail ; Noms et Prénoms Le tableau ci-dessous illustre l état du congé du personnel d ADETICOPE Poste occupé Date d embauche Congé jouit ASSILAN Atsou Komi Chef d agence 02/01/ SANNI Sikavi Caissière 30/05/ AZIATI Kodjo Gestionnaire Tontine 15/03/ WOGLO Kossi Edem Superviseur tontine En Janvier MAGLOH MENSAH Agent de crédit 01/02/ KPAKA Akossiwa Promotrice En octobre GALEVO Adjovi Promotrice Septembre KPETCHI Abra Promotrice En Octobre Risques identifiés - La maîtrise des incendies n est pas assurée malgré l installation de l extincteur, le personnel n étant pas suffisamment instruis sur son utilisation ; - L absence de caméra de surveillance prive la structure de toute possibilité de réaction à temps des responsables en cas d infraction durant l ouverture ou de disposition d informations enregistrées en cas d infraction dans les locaux après la fermeture; - La possibilité d accès aux liquidités par une infraction aux guichets est élevée au regard des installations actuelle ; 34

35 2. Recommandations - Etudier la possibilité d installation de caméras de surveillance dans les agences; - Instruire le personnel sur l utilisation des extincteurs ; - Installer des détecteurs de fumée contre les incendies ; - Les guichets constituent le front office de l institution soit la toute première interface qui attirent ou repousse les clients, il urge de revoir l aménagement des guichets de l agence principale ; - Etudier la possibilité de contracter auprès d un assureur des polices assurance maladies pour tout le personnel; - Renforcer la porte d accès aux bureaux des agents ; - Refuser l invasion des locaux de la mutuelle par les voisins lors du billetage des collecteurs (Adéticopé); - Recruter un agent de sécurité de jour, le risque état plus élevé lors que les bureaux sont ouverts (Adéticopé); 3. Réaction de la direction L essentiel du personnel est instruit sur l utilisation des extincteurs mais nous prenons acte de la remarque et nous nous proposons d afficher à coté des extincteurs une procédure détaillée de son utilisation. Une réflexion doit être menée pour faciliter le départ en congé du personnel car nous reconnaissons que les planifications effectuées ne sont pas souvent respectées. E. L audit interne 1. Constatations 1.1. Les liens du service dans l organigramme Le guide méthodologique du contrôle interne des SFD dans les pays de la zone de l UEMOA du projet AFR 017 propose le rattachement hiérarchique de l audit interne dans le contexte d une mutuelle au conseil de surveillance ce qui n est visiblement pas le cas avec l organigramme actuel ; 1.2. Les outils de travail L adaptation du guide méthodologique d audit interne (projet AFR/017) à la réalité des activités et de l organisation de la mutuelle n a pas été réalisée. 35