RAPPORT DE FORMATION SUR LE MANUEL DE GESTION DE L OIPR

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1 REPUBLIQUE DE COTE D IVOIRE UNION DISCIPLINE TRAVAIL MINISTERE DE L ENVIRONNEMENT, DE LA SALUBRITE URBAINE ET DU DEVELOPPEMENT DURABLE OFFICE IVOIRIEN DES PARCS ET RESERVES RAPPORT DE FORMATION SUR LE MANUEL DE GESTION DE L OIPR Du 7 au 9 Mai ème étage, Immeuble ARO Antsahavola BP ANTANANARIVO MADAGASCAR Tél. : (261) /87 (261) Fax : (261) fthm@moov.mg Site web:

2 SOMMAIRE 1. Introduction Les objectifs de la formation Déroulement de la formation La session d ouverture : Les sessions de formation proprement dite : La cérémonie de clôture : Méthodologie adoptée Méthodologie générale Supports mis à la disposition des participants Formateurs Participants Résultats globaux des évaluations à chaud à la fin de la formation Synthèses des échanges entre les participants Constats globaux des formateurs : Recommandations Annexe 1 : Liste exhaustive des participants Annexe 2 : Fiche d évaluation fin de formation

3 1. Introduction Dans le cadre de l amélioration de sa gouvernance, l Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) a initié la rédaction d un manuel de gestion qui retracerait toutes les procédures de l office, en Malheureusement, avec la crise sociopolitique survenue par la suite, ce projet n a pas abouti et seule une version provisoire du manuel a pu être livrée. Avec l appui des programmes C2D, ce projet de manuel a été relancé à travers une consultation internationale qui a abouti à la sélection du Consortium FTHM Conseils - SEED Consulting. La mission de cette expertise consiste en deux objectifs majeurs : - Elaborer un manuel de gestion qui intègrera l ensemble des procédures de gestion administratives, comptables, financières, de suivi évaluation ainsi que les outils de l OIPR ; - Assurer la formation des acteurs de l OIPR à l utilisation du manuel de gestion. Le manuel de gestion ainsi élaboré, définit les principales procédures de gestion administrative, comptable et financière, de suivi évaluation et de gestion des achats et de passation de marchés de l Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR), Etablissement Public de type Particulier régi par les dispositions législatives et réglementaires applicables aux Etablissements Publics Nationaux (EPN) en Côte d Ivoire. Ce manuel fournit le cadre formel d exécution des opérations à caractère administratif, financier et comptable de l OIPR, et ce conformément : - Aux principes de gestion généralement admis ; - Au régime financier et comptable des EPN ; - Aux dispositions des divers accords de financements établis entre l OIPR et ses bailleurs ; - Au droit cadre comptable SYSCOA-OHADA. Ainsi, le manuel de gestion vise à éclairer et à informer tous les acteurs impliqués dans l exécution des missions de l OIPR ainsi que dans la gestion des différents projets cofinancés que l Office met en œuvre. Plus spécifiquement, il répond aux objectifs ci-après : - Fournir un cadre formel d exécution des opérations à caractère administratif, financier et comptable de l OIPR ; - Mettre en exergue l organisation administrative, financière, budgétaire et comptable de l OIPR ; 3

4 - Améliorer la productivité du personnel impliqué dans la gestion des activités par l optimisation des circuits d information, la clarification des tâches et responsabilités de chaque agent ainsi que par la mise à disposition d outils de gestion uniformes; - Mettre à la disposition de l ensemble du personnel de l OIPR, un outil de référence à la fois opérationnel et pédagogique pour la conduite de leurs activités ; - Renforcer l efficacité du contrôle interne de l OIPR. Ce manuel révisé a fait l objet d une pré-validation avec le Comité de Direction de l OIPR avant d être validé par l atelier du 14 novembre 2013 réunissant l AFD, l OIPR et son Ministère de tutelle. En vue de favoriser l appropriation par les utilisateurs du manuel, un atelier de formation a été organisé au sein de l OIPR. 2. Les objectifs de la formation Les objectifs de la formation sont de sensibiliser et former les agents de l OIPR sur les nouvelles dispositions du manuel de procédures mis à jour de l OIPR. De manière spécifique, la formation a concerné un noyau de formateurs qui s est familiarisé à l utilisation du manuel à travers sa compréhension et sa consultation pour la réalisation des opérations de gestion efficiente de l OIPR. 3. Déroulement de la formation La formation s est déroulée du 07 au 09 mai 2014 de 08H00 à 17H00 selon le planning suivant : JOURNEE 1: Mercredi 07 Mai 2014 Partie Objet Contenu Responsable Timing Arrivée des participants 1 Introduction générale Discours d'ouverture officiel DG Présentation des participants Présentation du programme Partie introductive sur la structuration du manuel 2 Gestion budgétaire BU1 Planification technique et budgétaire BU2 - Exécution budgétaire Pause café BU3 Modifications budgétaires BU4 Contrôle et suivi budgétaire Questions/réponses PAUSE DEJEUNER 8h30 à 9h00 9h00 à 10h00 10h à 10h15 10h15 à 12h00 4

5 3 Suivi-évaluation SE1 Planification du SE SE2 - Collecte de données SE3 Vérification technique interne SE4 Reporting Questions/réponses 14h00 à 17h00 JOURNEE 2: Jeudi 08 Mai Gestion RH RH1- Identification des besoins en personnel RH2 Recrutement RH3 Embauche RH4 Gestion des contrats de travail RH5 Gestion de la paie RH6 Gestion des congés et des absences RH7 Gestion des sanctions disciplinaires RH8 Gestion des évaluations du personnel Pause café RH9 Gestion des formations RH10 - Gestion des cessations d'emploi Questions/réponses 8h00 à 10h00 10h à 10h Gestion administrative AC Gestion des appels et accueils CR1 Gestion des courriers «arrivée» CR2 Gestion des courriers «départ» CR3 Conservation et archivage des courriers Questions/réponses PAUSE DEJEUNER Gestion administrative (suite) CI1 Gestion de la communication interne CI2 Gestion de la communication externe CI2 Gestion de la communication NTIC GR1 Réunion du Conseil de Gestion GR2 Réunion du Comité de direction GR2 Réunion de direction GR2 Réunion du Conseil de Gestion locale MI1 - Gestion des missions à l intérieur CI MI2 - Gestion des missions à l extérieur CI Questions/réponses Stocks et immobilisations ST1 Entrée en stock 10h15 à 12h15 14h00 à 15h30 ST2 Sortie de stock ST3 Inventaire des stocks IM1 Entrée dans le patrimoine IM2 Entretien et maintenance des immobilisations IM3 Gestion des véhicules IM4 Inventaire des immobilisations IM5 Sortie du patrimoine Questions/réponses 15h30 à 17h30 5

6 JOURNEE 3: Vendredi 09 Mai Gestion fin et compta CP1 Traitement comptable des recettes CP2 Autorisation d'accès CP3 - Amendes et confiscations CP4 - Redevances des activités CP5 Produits des visites touristiques CP 6 - Dotation budgétaire CP7- Traitement comptable des dépenses Pause café CP8 - Travaux d'arrêté de compte FI 1 - Gestion des comptes bancaires FI 2 - Paiement de factures FI 3 - Etat de rapprochement bancaire FI 4 Gestion de la caisse FI 5 - Paiement des salaires Questions - Réponses PAUSE DEJEUNER 2 Passation de marché PM 1 -PM de travaux et fournitures PM 2 - Autres procédures de PM PM 3 - Sélection et Emploi de service de s PM 4 - Autres méthodes de sélection et emploi PM 5 - GC fourniture, travaux et service PM 6 - GC consultants individuels ou de firmes PM 7 - Archivage des documents de PM Questions/réponses 8h00 à 10h00 10h à 10h15 10h15 à 12h15 14h00 à 16h30 3 Fin de la formation Synthèse 16h30 à 16h45 Evaluation de la formation 16h45 à 17h00 Clôture DG 17h00 à 17h30 La formation a eu lieu dans la salle de réunion au sein du siège de l OIPR à Abidjan, Côte d Ivoire. Elle a été ponctuée par une cérémonie d ouverture, les sessions de formation proprement dite et une cérémonie de clôture La session d ouverture : Cette cérémonie a été composée de trois interventions : - Celle du Chef de Service Communication de l OIPR, faisant office de Maitre de cérémonie : il a souhaité la bienvenue à tous les participants et a présenté le programme de la formation ; ensuite il a invité successivement les Directeurs Généraux de SEED Consulting et de l OIPR, l un après l autre, à faire leurs allocutions ; - L allocution du Directeur général de SEED Consulting comprenait les remerciements du Consortium FTHM-SEED Consulting pour la confiance à eux accordée par l OIPR, la convivialité et surtout l expertise du personnel de l OIPR qui a participé pleinement aux différentes séances ayant abouti à l élaboration du manuel. 6

7 Le DG de SEED Consulting a en outre félicité l OIPR pour ce signe de bonne gouvernance à travers l acquisition de cet outil d aide à la gestion ; il a continué son propos à explicitant l importance de la formation qui vient rendre fonctionnel, le manuel à travers son appropriation par les formateurs et surtout sa vulgarisation à tout le personnel de l OIPR. Terminant son intervention en rappelant la disponibilité du consortium pour les appuis futurs à l OIPR, le DG de SEED Consulting a clos son allocution en remerciant le personnel cadre qui s est mobilisé pour cette étape de formation. - Le mot d ouverture du Directeur Général de l OIPR était composé de deux parties : les remerciements au consortium FTHM-SEED qui a montré son expertise avérée par la qualité du fond et de la forme du manuel produit et l importance de rendre fonctionnel, ce document qui témoigne de la volonté de l OIPR d avoir une gestion efficace et transparente, inspirant confiance tant au Gouvernement qu à tous les partenaires techniques et financiers. Il a achevé son mot en déclarant ouvert l atelier de formation des formateurs sur le manuel de procédures de l OIPR Les sessions de formation proprement dite : Ces sessions était composée des grandes thématiques du manuel notamment l introduction générale, la gestion budgétaire, le suivi et évaluation, la gestion des ressources humaines, la gestion administrative, la gestion des stocks et des immobilisations. Chaque thématique a été parcourue à travers son objet, son champ d application, ses règles de gestion et la description des différentes procédures La cérémonie de clôture : La cérémonie de clôture a été animée de deux interventions : - Le DG de SEED a une fois encore remercié l OIPR ; il a félicité les participants à la formation pour leur engagement et l appropriation du manuel qui s est manifestée à travers la pertinence des questions et des réponses apportées pendant les moments d échanges. Il a recommandé la duplication du manuel pour tous les autres services n ayant pas eu de copies et a rappelé la disponibilité du consortium pour des travaux futurs. - Le Conseiller Technique, représentant le DG de l OIPR, a relevé les qualités de formateur dont ont fait preuve les experts de SEED Consulting ; il a dit toute la gratitude du DG de l OIPR, absent pour réunion au Cabinet du Ministre, et a promis d amplifier la vulgarisation du manuel et surtout son utilisation permanente afin d assurer une gestion efficiente à l OIPR. Il a renouvelé la confiance de l OIPR en l expertise du consortium et a clos l atelier a engageant tout le personnel de l OIPR à l application intelligente de ce manuel pour une gestion émergente des Parcs et Réserves de Côte d Ivoire. 7

8 4. Méthodologie adoptée 4.1. Méthodologie générale La méthodologie utilisée était basée sur l approche participative et a privilégiée les échanges de compréhension autour de chaque module à travers des exemples traitées au quotidien. Pour chaque module, une présentation a été faite par le formateur avec des exemples ponctuant les procédures. Une séance d échanges a été ouverte par la suite pour permettre non seulement aux participants de poser des questions de compréhension mais aussi de relever des situations spécifiques présentant des hésitations quant à l application des procédures. Les réponses aux questions ont été apportées par les autres participants sous une modération de chaque formateur, privilégiant ainsi l appropriation de la compréhension du manuel. Cependant, au terme de chaque échange, le formateur revenait sur les fondamentaux des champs d application et des procédures applicables à chaque cas relevé par les participants. Au terme des travaux, l évaluation de la formation a été faite par les participants. Dans l ensemble, tous les participants se sont dits satisfaits de la prestation des formateurs et de la qualité des informations données dans les réponses à leurs inquiétudes Supports mis à la disposition des participants Les supports mis à la disposition des participants étaient deux types : - La version électronique du manuel ainsi que ses annexes accompagnés du kit de formation comprenant une chemise cartonnée contenant des stylos, des blocs-notes, des feuilles vierges pour les exercices. - Les modules en fichier Word servant de supports visuels lors de la présentation des modules ; les fichiers Word ont été préférés en raison de la nécessité de parcourir le manuel dans sa version utilisable sur le terrain, facilitant ainsi le recours aux pages pour le suivi de la formation et les échanges de cas et d expériences. 5. Formateurs Les formateurs programmés à cet atelier sont les consultants du cabinet SEED Consulting qui ont aussi contribué à l élaboration du manuel de Gestion. Il s agit de : M.DIRABOU YVES JOEL, Directeur Général du cabinet SEED Consulting M. N GUESSAN Yao Arsène, Expert Financier; M. DEMI MOHAMED, Expert en Passation des marches; 8

9 6. Participants Les participants étaient au nombre de 26 comprenant : - Pour le siège : 18 participants - Pour les zones : 8 participants. Les participants étaient composés de 4 femmes et 22 hommes, soit respectivement 15% et 85%. Cette répartition est relativement plus élevée au regard des proportionnalités dans la composition du personnel utilisateur du manuel de procédures. Nbre de femmes Nbre d'homme 7. Résultats globaux des évaluations à chaud à la fin de la formation. A l issue de l évaluation de la formation, les moyennes calculées sur la base des notations des participants et les commentaires sont les suivants : ASPECT EVALUE Aptitude des formateurs à transmettre savoir/savoir-faire Méthode et aides pédagogiques Rythme du stage Utilité de ce stage pour votre travail Documentation remise Organisation matérielle (entièrement prise en charge par l OIPR) Accueil, ambiance MOYENNE/10 7,4 7,2 6,8 8,5 7,8 7,5 8,1 Relations formateurs/groupe 8,3 9

10 Les notations ci-dessus montrent que les participants ont été globalement satisfaits de la formation et des services des formateurs. Ils ont relevé le besoin d un appui sur une période significative dans l utilisation du manuel. Pour ce qui concerne leurs observations, les participants ont relevé que la salle proposée par l OIPR s est trouvée exiguë pour la qualité de la formation. Pour ce qui concerne leurs suggestions, les participants proposent plusieurs formations notamment sur les modules suivants : - Passation des marchés, six (6) participants soit 23% ; - Comptabilité publique, quatre (4) participants soit 15% ; - Gestion des ressources humaines, un (1) participant soit 4% ; - Suivi et évaluation, trois (3) participants, soit 11% 8. Synthèses des échanges entre les participants Les échanges lors des séances de question/réponses ont permis de constater une insuffisance de connaissance des règlements financiers liés aux statuts de l OIPR. Essentiellement, les échanges ont porté sur les responsabilités des acteurs dans la mise en œuvre des procédures, sur fiches de procédures (stocks, gestion de congés ) et sur l intervention de certains acteurs non cités dans le manuel. Un accent particulier a été mis sur les procédures comptables qui comportaient beaucoup de modifications au regard des pratiques actuelles. Les participants ont retenu la nécessité de revisiter les procédures existantes pour les adaptées à celles prescrites par le manuel de procédure. Pour ce qui concerne les compléments à apporter aux procédures, l atelier a retenu d évaluer le manuel en fin d année 2014 avant d engager les modifications selon la procédure prévue dans le manuel. 9. Constats globaux des formateurs : Tous les formateurs ont relevé un véritable engouement et un intérêt particulier des participants pour la formation, car mis à part le Directeur Général, tous les participants sont restés assidus durant toute la formation Les questions et réponses lors des échanges étaient appuyées par des cas pratiques ce qui a montré le niveau satisfaisant de compréhension. Toutefois force est de reconnaitre que plusieurs contestations des procédures ont été relevées par les participants ; cela est dû au fait que plusieurs d entre eux n ont pas pris connaissance du manuel avant sa validation par l atelier réunissant l OIPR 10

11 et l AFD. Au total, les participants ont eu une participation constructive et ont donné des signes de bon espoir quant à l utilisation du manuel. 10. Recommandations Vu que la présente formation est une formation des formateurs, les recommandations concernent surtout la réplication et la dissémination de la formation sur le manuel aux autres agents de l OIPR. Ainsi, l équipe de formateur recommande : - La multiplication urgente du manuel pour le rendre disponible à tous les niveaux ; - L organisation de formations internes par petit groupe, selon les cibles des procédures en vue de disséminer la compréhension et l utilisation du manuel. - L organisation d une formation dans les domaines du Suivi et évaluation, de la comptabilité publique, des ressources humaines et de la passation des marchés. 11

12 ANNEXES Annexe 1 : Liste exhaustive des participants LISTE DES PARTICIPANTS DE L'ATELIER DE FORMATION DU MANUEL DE GESTION DE L'OIPR N NOM ET PRENOMS FONCTION CONTACT TEL MAIL 1 ADAMA TONDOSSAMA DG adama.tondossama@oipr.ci 2 OUATTARA KASSOUM DRAMANE DARH kassoum.ouattara@oipr.ci 3 GBOHI RODOLPHE HENRI D DFC gbohirolfe@yahoo.fr 4 CMT KOUADIO KOUASSI REMY DZC / remy.kouadio@oipr.ci 5 LT COL GONTO GBASSAHA CT gbassaha.gonto@oipr.ci 6 AHOULOU KOUAME CC ernest.ahoulou@oipr.ci 7 KOUAME N'DRI PASCAL CHARGE SE pascal.kouame@oipr.ci 8 CHARGE D'ETUDE DIARRASSOUBA ISSA CCP issa.diarrassouba@oipr.ci 9 DIOMANDE KARAMOKO S/DFC diomka2002@yahoo.fr 10 HILLIHASE BAKAYOKO DZ SUD / hillihasa.bakayoko@oipr.ci 11 ZANNOU MOISE GB DZOUEST / moise.zannou@oipr.ci 12 DIARRASSOUBA ABDOULAYE DZFO abdoulaye.diarrassouba@oipr.ci 13 ESSOH LOHOUES MARCEL CHEF COMPTABILITE marcellohoues@yahoo.fr DZ OUEST 14 COMPTABLE SIEGE YAO EVARISTE OIPR yao.evariste@yahoo.fr 15 CAREINE ALLAH KOUADIO CHARGE DE KOUASSI COMMUNICATION careine.allah@oipr.ci 16 KOUAKOU EVRARD CHARGE D'ETUDE evrard.kouakou@oipr.ci 17 YOFFOUA YAISSEY NOPHILE COMPTABLE DENISE DZ SUD denise.yoffoua@oipr.ci 18 AGNIMEL ADHISSY CHARLES CHARGE D'ETUDES charles.agnimel@oipr.ci 19 COMPTABLE KOFFI KOUAME VINCENT DZ SO vincent.koffi@iopr.ci 20 AHOU KOFFI COMPTABLE mathieukoffi3@hotmail.fr 21 CHARGE D'ETUDE VAHA ADOLPHE TADEY RH vahaadolphe@yahoo.fr 22 CHARGE D'ETUDES YEO SYFOWA TAFA CCP tafa.yeo@oipr.ci 23 KOUADIO YAO ROGER DZNE roger.kouadio@oipr.ci 24 ADOMPO CELESTIN YAPO CHEF DE LA CELLULE celestin.adompo@oipr.ci 25 KONAN AHOU LAURENCE SECRETAIRE konanahoulaurence@yahoo.fr 26 MME ONAN NEE ANGELINE SECRETAIRE DE OGOUMON DIRECTION ogoumonangeline@yahoo.fr 27 FORMATEUR/DG DIRABOU YVES JOEL SEED CONSULTING yvesdirabou@gmail.com 28 FORMATEUR/ SEED N'GUESSAN YAO ARSENE CONSULTING yao-arsene65@yahoo.fr 29 FORMATEUR/ SEED DEMI MOHAMED CONSULTING demimohamed@yahoo.fr 30 ASSISTANTE DG MME DIEKE VICTOIRE SEED CONSULTING seedconsulting1.ci@gmail.com 12

13 Annexe 2 : Fiche d évaluation fin de formation EVALUATION DE FORMATION Intitulé de la formation: Date : Formateurs: Veuillez noter de 0 (mauvais) à 10 (excellent) les points suivants: Trop court Durée de la formation Trop long Aptitude des formateurs à transmettre savoir/ savoir faire Relations formateurs/groupe Méthodes et aides pédagogiques Accueil, ambiance Rythme du stage Organisation matérielle Remarques, suggestions : Documentation remise Utilité de ce stage Pour votre travail Note: / 80 Autres formations souhaitées : ( suite au verso si nécessaire ) 13

14 Quelques photos des séances Staff managérial après cérémonie de clôture 14