Synoptique présences & absences

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1 Guide Reference Livre 18 Gestion des ressources humaines Sécurité, contrôle des accès Vidéo surveillance via Internet Gestion d activités, Affichage d informations Distribution d heure synchronisée Audit, Conseil, Formation Développement d applications Assistance logicielle et technique Les Cheminots Lorrains 6 rue César Franck VANDOEUVRE LES NANCY Tél +33 (0) Fax +33 (0) Contact@agt-solutions.com Logiciel Référence Gestion des Temps de Présence et Absentéisme Guide de l utilisateur Synoptique présences & absences Reference - Livre 18 Page 1 / 14

2 Guide Reference Livre 18 Table des matières 18. Le synoptique des présences et absences Objectifs Principe : Caractéristiques : Les écrans du module : Visualisation du détail d une journée : Edition des listes du personnel : Définition de la couleur de fond d écran : Les icônes par défaut : Paramétrage des synoptiques par l administrateur : Liste des synoptiques déclarés dans l installation : Le sélecteur de fichiers icônes de Windows : Définition des filtres d affichage du personnel : Définition des catégories d absences :...14 Reference - Livre 18 Page 2 / 14

3 18. Le synoptique des présences et absences Objectifs Diffuser dans l entreprise, sur différents écrans, les états de présentéisme et d absentéisme des personnels, présents, sortis, absents, en congés ou en maladie, gérés dans l application Référence. Cet outil peut être utilisé, par la personne chargée de l accueil téléphonique, pour l affichage dans une salle d attente, dans un atelier, sur les écrans des postes managers. Le module est entièrement paramétrable, critères de sélection, icônes, couleur de fond. Il fournit des informations importantes sur la présence ou l absence des collaborateurs. Le module Synoptique RefSynop est un module optionnel à l application Référence. Reference - Livre 18 Page 3 / 14

4 18.2. Principe : Le module Synoptique fait parti de la suite des modules de l application REFERENCE Gestion des temps et des absences. Il permet d afficher sur un écran, en temps réel, suivants divers critères de sélection, la liste du personnel : Présent Sorti Absent sans motif En Congés En Maladie Absent avec motif justifié Toutes les données de paramétrage sont archivées dans la base de Référence RefData.mdb. Cela permet une plus grande souplesse de gestion ainsi qu un facilité de déploiement. L affichage en temps réel est possible seulement si la récupération des mouvements est également exécutée en temps réel. Les priorités d affichage : Si une personne est présente le matin et en CP l après-midi Ses pointages sont : 8h et 12h A 11h la personne sera considérée Présente Après 12h elle sera considérée en Congés Caractéristiques : Un synoptique peut afficher jusqu à 800 personnes maxi sur 10 pages de 80 voyants. Il est conseillé de déclarer plusieurs postes «synoptique» différents avec des critères d affichages différents, pour permettre une meilleure lisibilité et rapidité. Possibilité d afficher : les présents, les sortis, les absents sans motif, les congés, les Malades et les autres absences justifiées Définition des fichiers icônes pour les différents états. Définition de la couleur du fond de l écran. Définition de la fréquence en seconde de rafraichissement de l écran. Définition de la fréquence en seconde de passage à la page suivante. La taille de l écran est «retaillée» automatiquement, en fonction de la taille de l écran et des modifications de l utilisateur. Impression de la liste des présents, absents sans motif, sortis, en congés, en maladie, en absences justifiées. Le nom prénom est toujours de la même couleur (pour améliorer la lisibilité), seul le voyant change de couleur. Les valeurs au-dessus les voyants indiquent les effectifs respectifs. Gère les filtres sur les 5 critères du personnel. Classement de la liste par ordre alphabétique des noms. Reference - Livre 18 Page 4 / 14

5 18.4. Les écrans du module : Après lancement du module Synoptique, l écran suivant apparaît : Nom du tableau synoptique défini par l administrateur. Icônes d identification des différents états (présents, absents, CP, etc). Chaque état est associé à un fichier icône définit par l administrateur. La case à cocher sous l icône permet d afficher ou pas le personnel concerné par l état. Le chiffre au-dessus de l icône représente l effectif de l état. L icône de gauche représente l ensemble de l effectif, tout état confondu. Le premier icône correspond au fichier LogoSociete.gif (qui peut être remplacé par votre propre logo). Reference - Livre 18 Page 5 / 14

6 Chaque personne correspondant au filtre est affichée avec son état de présence ou d absence, à l aide le l icône devant le nom. Bouton «Impression» des différents états de présence ou d absence. Bouton «Quitter» pour fermer le module. Bouton d actualisation de la page, avec indication de la fréquence en seconde. Bouton de changement de page (si plus d une), avec indication de la fréquence en seconde. Après clic sur un des icônes d identification, un écran d explication apparaît. Le filtre sur le personnel est précisé. Les filtres sur les catégories absences sont précisés. Reference - Livre 18 Page 6 / 14

7 18.5. Visualisation du détail d une journée : Un double clic dans la zone d un nom, affiche le détail de la journée pour la personne sélectionnée : La partie «Gestion des temps» affiche les mouvements d entrée et de sortie pour la journée. La représentation graphique de l horaire journalier est affichée : Les plages jaunes sont les plages des heures excédentaires. Les plages vertes sont les plages variables d entrée et de sortie. Les plages rouges sont les plages fixes. La partie «Evénements» affiche la prévision des absences pour les 10 prochaines journées. Aucune modification d information n est permise dans cet écran. L objectif est de présenter les mouvements d entrée/sortie de la journée ainsi que les prévisions d absences. Reference - Livre 18 Page 7 / 14

8 18.6. Edition des listes du personnel : Après clic sur le bouton «imprimer», l écran ci-dessous apparaît : 18. Synoptique présences et absences Les icônes d identification sont présentés ainsi que les effectifs. Pour obtenir la liste du personnel correspond à l état souhaité, il suffit de cliquer sur le bouton. L état demandé sera imprimé sur l imprimante sélectionnée dans la liste. Reference - Livre 18 Page 8 / 14

9 18.7. Définition de la couleur de fond d écran : 18. Synoptique présences et absences Un double clic sur le fond d écran (hors zone des noms), affiche la palette des couleurs de Windows. Après sélection de la couleur puis validation, l écran est mis à jour. Attention à la couleur sélectionnée, certaines peuvent être visuellement agressives et rendre illisibles les informations Les icônes par défaut : Si les fichiers icônes indiqués dans le paramétrage du synoptique n existent pas dans le dossier \Icones\Synop\, le programme utilise les icônes par défaut suivants :. Logo société. Ballon vert pour les présents. Ballon jaune pour les sortis. Ballon violet pour les absent sans motif. Ballon bleu clair pour les congés. Ballon rouge pour les malades. Ballon bleu «i» pour les absents justifiés Reference - Livre 18 Page 9 / 14

10 18.9. Paramétrage des synoptiques par l administrateur : Dans REFERENCE, l option menu «Paramétrage des synoptique» permet à l administrateur du système, de définir, gérer, l ensemble des synoptiques de l installation Liste des synoptiques déclarés dans l installation : Chaque synoptique est identifié par son numéro. C est ce numéro qui devra être utilisé dans le fichier RefSynop.ini présent sur le poste qui va exécuter le programme d affichage RefSynop.exe. Reference - Livre 18 Page 10 / 14

11 Modification des informations associées au synoptique : Après un double clic sur le synoptique concerné, l écran de modification apparaît : Cet écran rassemble tous les paramètres associés au synoptique sélectionné :. Identification de son N est des libellés court et long.. Indication des états à afficher.. Indication des noms des icônes à afficher.. Indication de la couleur de fond d écran du synoptique.. Indication des temporisations de rafraichissement.. Indication des filtres à appliquer sur les 5 critères du personnel.. Association des critères des Evénements à la catégorie «Congés».. Association des critères des Evénements à la catégorie «Maladie». Chaque synoptique dispose de son propre paramétrage. Sur une même installation, on peut imaginer 2 synoptiques, un pour le personnel administratif, de manière à indiquer à la personne chargée de l accueil téléphonique de disposer d un planning de présence et d absence. Et d un deuxième synoptique pour la production, destiné au responsable. Reference - Livre 18 Page 11 / 14

12 Définition des fichiers icônes associés aux états de présence/absence : 18. Synoptique présences et absences Cases à cocher qui indique si cet état est affiché sur le synoptique : Coché = l état est affiché Pas coché = l état n est pas affiché Affiche le sélecteur de fichier de Windows pour permettre la recherche du fichier. Affichage de l image associée au fichier sélectionné pour vérifier la cohérence de l ensemble. Nom des fichiers icônes associés à chaque état. Le type de fichier peut être ICO ou GIF. Attention de sélectionner un fichier de petite taille de 10koctets maxi. Le nom du fichier peut être saisi manuellement mais il est conseillé d utiliser le sélecteur de fichiers de Windows (bouton situé à droite de la zone). Les noms des fichiers icônes par défaut sont ceux affichés dans cet écran. Si le nom du fichier saisi ou sélectionné n existe pas sur le poste où sera affiché le synoptique, par défaut le système utilisera les icônes par défaut intégrés dans le programme. Sur les postes qui exécutent le programme synoptique, les fichiers icônes définis dans le paramétrage doivent être présents dans le dossier :.\Icones\Synop\ Reference - Livre 18 Page 12 / 14

13 Le sélecteur de fichiers icônes de Windows : Attention, le sélecteur permet de parcourir l ensemble des disques mais les fichiers choisis doivent être copiés dans le dossier.\icones\synop\ Définition des filtres d affichage du personnel : Chaque synoptique défini dans l installation peut afficher une population différente. Pour cela, le filtre est effectué sur les 5 critères du personnel utilisé dans REFERENCE. Si le paramètre «Filtre sur tout le personnel» est coché, la sélection des critères n est pas utilisée et la liste n est pas modifiable. Dans ce cas, l intégralité du personnel déclaré dans REFERENCE sera affiché, pour toute les fiches avec la zone «En sommeil» non cochée. Reference - Livre 18 Page 13 / 14

14 Si le paramètre «Filtre sur tout le personnel» n est pas coché, la sélection des critères est permise. La liste permet de sélectionner les conditions à tester pour chaque personnel afin de déterminer si celui-ci doit apparaître dans le synoptique associé. Les 5 onglets représentent les 5 critères définis dans REFERENCE. Chaque onglet contient la liste des éléments associés au critère. Pour sélectionner un élément, il suffit de cocher la case qui précède son N. Pour afficher une personnel dans le synoptique, toutes les conditions sélectionnées dans les critères doivent être «vraies» Définition des catégories d absences : Chaque synoptique défini dans l installation peut afficher deux catégories d absences, les personnels en congés et les personnels en maladie. Pour cela, il est nécessaire d indiquer au programme les associations catégories et critères d événements. L écran de sélection affiche les 5 critères des événements, avec dans chaque onglet, les éléments associés au critère. Chaque critère événement est affiché une première fois pour indiquer s il est associé à la catégorie «Congés» puis une seconde fois pour indiquer s il est associé à la catégorie «Maladie». Reference - Livre 18 Page 14 / 14