5.1.1 Récupérer le RPPS :... 7

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1 Conseil National de l ordre des médecins Direction des systèmes d information Juillet 2013 Proposition des modalités et du format de transmission des informations relatives aux liens d intérêt Suite au décret du 21 mai Table des matières 2 Généralités : Structure du CDROM : Fiche d identification de l entreprise déclarante Déclarations : Pour un professionnel de santé (profsan.txt) : Récupérer le RPPS : Pour un étudiant (etud.txt): Pour une personne morale associations de professionnels de santé (pmoral.txt) : Fichiers joints Historique du document Version Date de modification Description des modifications V2.0 05/07/ Mise à jour du mode opératoire pour obtenir un fichier valide depuis Excel - Mise à jour des informations sur le champ RPPS V3.0 19/07/2013 V3.1 29/07/2013 Ajout d un paragraphe précisant les moyens à disposition pour récupérer un numéro RPPS V3.2 03/10/2013 Ajout d une rubrique concernant : les envois de rectification de données Conseil National de l ordre des médecins Transmission des Informations relatives aux liens d intérêt décret

2 2 Généralités : Pour des raisons de simplicité, les transmissions se feront au format «fichiers texte», encodage UTF8, délimiteur de ligne CR/LF, séparation des champs par tabulation. Les enregistrements ne peuvent comporter ni tabulation, ni saut de ligne. Les fichiers étant nécessairement au format UTF8, l utilisation d UTF-8 avec BOM ne se justifie pas et est fortement déconseillée. Les envois seront faits sur CDROM non réinscriptible, au format ISO9660 Niveau 1 ou 2 ou Joliet, par courrier postal, en lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou par tout autre moyen permettant à l expéditeur de faire la preuve de son envoi. Le support sera authentifié par l entreprise par apposition d un tampon, de l identité et de la signature de la personne responsable de la déclaration. Ainsi, le CDROM et son contenu engageront et authentifieront l émetteur. Ces mentions devront impérativement figurer sur le CDROM lui-même (pas seulement sur la pochette). Le CDROM ne contiendra que des données relatives aux professionnels de santé inscrits à l ordre de santé dont il dépend. Pour illustration sur un CDROM adressé à l ordre des pharmaciens on ne trouvera que des informations relatives aux professionnels de santé inscrits à l ordre des pharmaciens. Fréquence d envoi : chaque semestre chaque industriel transmettra un CDROM par ordre qui contiendra l ensemble des informations relatives au semestre échu. La présence de tous les champs est obligatoire. La valeur du champ sera vide pour les champs optionnels non renseignés. La longueur des champs est limitée à 255 caractères maximum. Qualité des données : lors de la vérification du CDROM par nos traitements informatique si au moins une donnée ne répond pas à nos exigences (par exemple un champ obligatoire absent ou mal formaté) alors l ensemble du CDROM sera rejeté. Caractère optionnel de certaines données : dans la suite du document, certains champs correspondent à des données qui n existent pas forcément (par exemple : numéro de voie dans une adresse). Elles sont donc facultatives d un point de vue informatique (ie : leur absence ne conduira pas à un rejet du lot transmis à l Ordre) mais devront obligatoirement figurer dans le fichier transmis à partir du moment où elles existent. Conseil National de l ordre des médecins Transmission des Informations relatives aux liens d intérêt décret

3 3 Structure du CDROM : L arborescence du CDROM devra respecter exactement le formalisme décrit : Un fichier nommé «decl.txt» obligatoire qui contiendra les informations relatives à l entreprise déclarante. Au minimum un des fichiers de déclaration des avantages et conventions : «etud.txt», «pmoral.txt», «profsan.txt» Optionnellement, le répertoire «prgms» qui contiendra les fichiers pdf des programmes rattachés aux conventions déclarés. Exemple de structure du CDROM pour une déclaration concernant à la fois des étudiants, des personnes morales et des professionnels de santé. Dans cet exemple l entreprise a en plus précisé les programmes relatifs aux conventions dans le répertoire «prgms». Exemple de structure du CDROM pour une déclaration concernant uniquement des professionnels de santé. Dans cet exemple l entreprise a en plus précisé les programmes relatifs aux conventions dans le répertoire «prgms». Exemple de structure du CDROM pour une déclaration concernant : - uniquement des professionnels de santé, - des conventions non liées à des manifestations donc sans programme. Le répertoire «prgms» n est pas présent mais il pourrait aussi être présent et vide. Conseil National de l ordre des médecins Transmission des Informations relatives aux liens d intérêt décret

4 4 Fiche d identification de l entreprise déclarante Ce fichier sera nommé «decl.txt» Format du fichier en colonne : La première colonne portera le nom du champ en respectant exactement le nommage décrit par la suite La deuxième colonne contiendra la valeur du champ en respectant les formats décrits Descriptif des champs Nom du champ O : Obligatoire Descriptif de la valeur Format de la valeur F : Facultatif DECL_REFDEC F Référence de la déclaration (interne déclarant) DECL_DATE F Date de génération obligatoirement au format JJ/MM/AAAA et AAAA pour l année DECL_ENT_NOM O Nom de l entreprise DECL_ENT_ID F N d identifiant de l entreprise (RCS, SIRET ) DECL_CONT_NOM O Nom de la personne responsable de l envoi DECL_CONT_PRENOM O Prénom de la personne responsable de l envoi DECL_CONT_ O Adresse mail de la personne responsable de l envoi. DECL_CONT_TEL O N de téléphone. Format international +331XXXX (sans espace ni point) DECL_CONT_FAX F N de fax. Format international +331XXXX (sans espace ni point) DECL_CONT_ADR1 F Adresse 1 (étage, etc.) Format poste en majuscule DECL_CONT_ADR2 F Adresse 2 (bâtiment, etc.)) Format poste en majuscule DECL_CONT_ADR_NUM F N : (chiffres) DECL_CONT_ADR_COMP F Complément de n (bis, ter ) Format poste en majuscule DECL_CONT_VOIE F Voie Format poste en majuscule DECL_CONT_ADR4 F Adresse 4 (Boîte postale ) Format poste en majuscule DECL_CONT_CP O Code postal DECL_CONT_VILLE O Ville Format poste en majuscule DECL_CONT_PAYS O Pays Exemple de fichier texte respectant cette norme : Ce fichier peut par exemple être généré à partir du fichier Excel suivant en choisissant enregistrer sous «fichier texte (séparateur : tabulation) (*.txt)»: decl.xlsx Conseil National de l ordre des médecins Transmission des Informations relatives aux liens d intérêt décret

5 5 Déclarations : Un fichier par type de bénéficiaire, selon les 3 formats suivants. Les fichiers seront nommés : - «profsan.txt» pour les professionnels de santé - «etud.txt» pour les étudiants - «pmoral.txt» pour les personnes morales En fonction des informations que vous avez à déclarer vous pouvez vous limiter à ne fournir que les fichiers nécessaires. Au moins un de ces fichiers sera donc nécessairement présent. (Par exemple uniquement profsan.txt si vous n avez pas de déclaration à transmettre pour des personnes morales et des étudiants) Format du fichier en ligne: - La première ligne comporte le nom des champs - Les lignes suivantes correspondent aux déclarations (1 déclaration par ligne) - On peut trouver dans ce fichier plusieurs lignes pour un même professionnel de santé : o o Par exemple un professionnel de santé peut avoir signé plusieurs conventions au cours d un semestre Un professionnel de santé peut avoir eu des avantages en nature non conventionné et des avantages dans le cadre d une convention - Pour une ligne donnée (RG1): Si la ligne se rapporte à une convention sans avantage les champs DECL_AVANT_MONTANT, DECL_AVANT_DATE et DECL_AVANT_NATURE seront vides o Si la ligne se rapporte à une convention avec avantages les champs DECL_AVANT_MONTANT, DECL_AVANT_DATE et DECL_AVANT_NATURE sont obligatoires o Si la ligne se rapporte à un avantage sans convention les champs DECL_CONV_DATE, DECL_CONV_OBJET et DECL_CONV_PROGRAMME seront vides Conseil National de l ordre des médecins Transmission des Informations relatives aux liens d intérêt décret

6 Selon le type de bénéficiaire, le format est : 5.1 Pour un professionnel de santé (profsan.txt) : Descriptif des champs Nom du champ O : Obligatoire Descriptif de la valeur Format de la valeur F : Facultatif BENEF_PS_NOM O Nom du professionnel de santé En majuscule non accentué bénéficiaire BENEF_PS_PRENOM O Prénom du professionnel de santé En majuscule non accentué bénéficiaire BENEF_PS_QUALITE O Qualité du professionnel de santé BENEF_PS_ADR1 F Adresse 1 (étage, etc.) Adresse professionnelle Format poste en majuscule BENEF_PS_ADR2 F Adresse 2 (bâtiment, nom de Format poste en majuscule l établissement où exerce le praticien, etc ) BENEF_PS_ADR_NUM F N : (chiffres) BENEF_PS_ADR_COMP F Complément de n (bis, ter ) Format poste en majuscule BENEF_PS_VOIE F Voie Format poste en majuscule BENEF_PS_ADR4 F Adresse 4 (Boîte postale ) Format poste en majuscule BENEF_PS_CP O Code postal BENEF_PS_VILLE O Ville Format poste en majuscule BENEF_PS_PAYS O Pays BENEF_PS_TITRE O Titre du professionnel de santé BENEF_PS_SPECIALITE O Spécialité du professionnel de santé BENEF_PS_QUALIF O Qualification du professionnel de santé BENEF_PS_RPPS O - contiendra le N RPPS pour tous les fichiers à destination des ordres pour lesquels les praticiens possèdent un N RPPS - contiendra le n Ordinal uniquement pour les fichiers à destination des ordres pour lesquels la notion de N RPPS n existe pas Tous les enregistrements qu on ne pourra pas identifier dans nos annuaires respectifs seront rejetés DECL_CONV_DATE O/F : voir RG1 Date de signature de la convention obligatoirement au format JJ/MM/AAAA DECL_CONV_OBJET O/F : voir RG1 Objet de la convention DECL_CONV_PROGRAMME F Nom du fichier PDF contenant le programme de la manifestation Le nom du fichier déclaré devra être exactement identique à celui fourni dans le répertoire DECL_AVANT_MONTANT O/F : voir RG1 Montant de l avantage En TTC arrondi à l euro le plus proche En appliquant la préconisation RG2 DECL_AVANT_DATE O/F : voir RG1 Date de l avantage obligatoirement au format JJ/MM/AAAA DECL_AVANT_NATURE O/F : voir RG1 Nature de l avantage Nous ne demandons pas la transmission d un champ semestre puisque cette information peut être déduite directement du champ DECL_AVANT_DATE. L adresse transmise doit être l adresse professionnelle du professionnel de santé. Conseil National de l ordre des médecins Transmission des Informations relatives aux liens d intérêt décret

7 Exemple de fichier texte respectant cette norme : Ce fichier peut par exemple être généré à partir du fichier Excel suivant en choisissant enregistrer sous «fichier texte (séparateur : tabulation) (*.txt)»: profsan.xlsx Récupérer le RPPS : Les moyens à votre disposition pour récupérer le numéro RPPS d un professionnel de santé inscrit à l ordre national des médecins : Contacter le professionnel de santé, son numéro RPPS apparait sur chacune de ses ordonnances, il l a donc à disposition, Le site de l ASIP Santé (agence des systèmes d information partagés de santé) permet : o De faire des demandes d accès aux données RPPS : o De télécharger le fichier de correspondance entre le n ADELI d un professionnel de santé et son numéro RPPS en date d avril 2013: zip Le site du CNOM met à votre disposition un annuaire qui permet de récupérer unitairement un n RPPS en recherchant un médecin par son nom, sa ville ou le département. Le site du CNOM est protégé contre les requêtes trop massives et le nombre de recherche pour un même utilisateur est limité au cours d une journée. Conseil National de l ordre des médecins Transmission des Informations relatives aux liens d intérêt décret

8 5.2 Pour un étudiant (etud.txt): Descriptif des champs Nom du champ O : Obligatoire Descriptif de la valeur Format de la valeur F : Facultatif BENEF_ETUD_NOM O Nom de l étudiant bénéficiaire En majuscule non accentué BENEF_ETUD_PRENOM O Prénom de l étudiant bénéficiaire En majuscule non accentué BENEF_ETUD_ETA O Nom complet de l établissement BENEF_ETUD_RPPS F N RPPS de l étudiant DECL_CONV_DATE O/F : voir RG1 Date de signature de la convention obligatoirement au format JJ/MM/AAAA DECL_CONV_OBJET O/F : voir RG1 Objet de la convention DECL_CONV_PROGRAMME F Nom du fichier PDF contenant le programme de la manifestation Le nom du fichier déclaré devra être exactement identique à celui fourni dans le répertoire DECL_AVANT_MONTANT O/F : voir RG1 Montant de l avantage En TTC arrondi à l euro le plus proche En appliquant la préconisation RG2 DECL_AVANT_DATE O/F : voir RG1 Date de l avantage obligatoirement au format JJ/MM/AAAA DECL_AVANT_NATURE O/F : voir RG1 Nature de l avantage Nous ne demandons pas la transmission d un champ semestre puisque cette information peut être déduite directement du champ DECL_AVANT_DATE. Exemple de fichier texte respectant cette norme : Ce fichier peut par exemple être généré à partir du fichier Excel suivant en choisissant enregistrer sous «fichier texte (séparateur : tabulation) (*.txt)»: etud.xlsx Conseil National de l ordre des médecins Transmission des Informations relatives aux liens d intérêt décret

9 5.3 Pour une personne morale associations de professionnels de santé (pmoral.txt) : Descriptif des champs Nom du champ O : Obligatoire Descriptif de la valeur Format de la valeur F : Facultatif BENEF_PM_NOM O Dénomination En majuscule non accentué BENEF_PM_OBJET O Objet Social En majuscule non accentué BENEF_PM_ADR1 F Adresse 1 (étage, etc.) Format poste en majuscule BENEF_PM_ADR2 F Adresse 2 (bâtiment, etc.)) Format poste en majuscule BENEF_PM_ADR_NUM F N : (chiffres) BENEF_PM_ADR_COMP F Complément de n (bis, ter ) Format poste en majuscule BENEF_PM_VOIE F Voie Format poste en majuscule BENEF_PM_ADR4 F Adresse 4 (Boîte postale ) Format poste en majuscule BENEF_PM_CP O Code postal BENEF_PM_VILLE O Ville Format poste en majuscule BENEF_PM_PAYS O Pays DECL_CONV_DATE O/F : voir RG1 Date de signature de la convention obligatoirement au format JJ/MM/AAAA DECL_CONV_OBJET O/F : voir RG1 Objet de la convention DECL_CONV_PROGRAMME F Nom du fichier PDF contenant le programme de la manifestation Le nom du fichier déclaré devra être exactement identique à celui fourni dans le répertoire DECL_AVANT_MONTANT O/F : voir RG1 Montant de l avantage En TTC arrondi à l euro le plus proche En appliquant la préconisation RG2 DECL_AVANT_DATE O/F : voir RG1 Date de l avantage obligatoirement au format JJ/MM/AAAA DECL_AVANT_NATURE O/F : voir RG1 Nature de l avantage Nous ne demandons pas la transmission d un champ semestre puisque cette information peut être déduite directement du champ DECL_AVANT_DATE. Exemple de fichier texte respectant cette norme : Ce fichier peut par exemple être généré à partir du fichier Excel suivant en choisissant enregistrer sous «fichier texte (séparateur : tabulation) (*.txt)»: pmoral.xlsx Pour les 3 types de déclarations, si une même convention donne lieu à la délivrance de plusieurs avantages, la déclaration devra être déclinée avantage par avantage. RG2 - Pour l ensemble de ces déclarations la règle préconisée pour l arrondi à l euro le plus proche est celle du Ministère de l économie et des Finances : En dessous strictement de 50 centimes l arrondi ce fait à l euro inférieur. Par exemple : 10,49 sera arrondi à 10 Au-dessus strictement de 49 centimes l arrondi ce fait à l euro supérieur. Par exemple : 10,50 sera arrondi à 11 Conseil National de l ordre des médecins Transmission des Informations relatives aux liens d intérêt décret

10 6 Fichiers joints Les programmes de manifestations sont joints à l envoi sous la forme de fichiers PDF placés dans un sous répertoire nommé «prgms» Les noms de fichiers devront être compatibles avec le support utilisé (format du CDROM). Nous préconisons le respect des règles de nommage suivantes : - Nom du fichier en majuscule, - Maximum 8 caractères pour le nom du fichier - 3 caractères pour l extension du fichier: PDF Le nom des fichiers avec extension devra correspondre exactement à celui du champ DECL_CONV_PROGRAMME des fichiers de déclaration profsan.txt, etud.txt et pmoral.txt. 7 Rectification de données Une entreprise peut souhaiter rectifier ou compléter des données pour une période donnée (par période on entend soit l année 2012, soit le 1 ier semestre 2013). Dans ce cas elle doit nous transmettre un nouveau CD complet pour toute la période concernée. Ce CD sera intégré dans notre système est remplacera intégralement les données pour l entreprise et la période concernée. Par CD complet on entend : - La fiche déclarante de l entreprise - L ensemble des déclarations d avantages et de conventions pour la période concernée par le CD pour les professionnels de santé, - L ensemble des déclarations d avantages et de conventions pour la période concernée par le CD pour les étudiants, - L ensemble des déclarations d avantages et de conventions pour la période concernée par le CD pour les personnes morales, - Les programmes éventuels dans le répertoire prévu par le format. Si une entreprise souhaite déclarer des informations concernant plusieurs entités juridiques différentes il est nécessaire de prévoir un CD par période et par entité juridique. Il est fortement conseillé d utiliser l outil mis à disposition pour vérifier vos CD avant de nous les transmettre. Le site web du CNOM sera mis à jour régulièrement et prendra en compte ces nouvelles données reçus à la place des anciennes. Conseil National de l ordre des médecins Transmission des Informations relatives aux liens d intérêt décret