GUIDE D INSTALLATION ET D UTILISATION Du service courrier dématérialisé avec Bee-POST

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1 GUIDE D INSTALLATION ET D UTILISATION Du service avec Bee-POST

2 2 1. Créer votre compte 2. Imprimante Bee-POST 3. Votre certificat 4. Envoyer un Sommaire Avant-propos Créer votre compte Télécharger et installer l imprimante Bee-POST Créer et installer votre certificat Envoyer un

3 3 1. Créer votre compte 2. Imprimante Bee-POST 3. Votre certificat 4. Envoyer un Avant-propos Qu est-ce qu un? C est un document informatique qui revêt la même forme et la même valeur juridique qu un courrier papier traditionnel, les contraintes postales et le coût d impression en moins. Quelle est la différence par rapport à un mail? Un est signé électroniquement par son auteur au moment de l envoi et par son destinataire au moment de la réception, ce qui authentifie sa provenance de manière certaine, vous garantit que le contenu n a pas été modifié et que le courrier a bien été reçu. Un offre les mêmes garanties qu un courrier recommandé avec accusé de réception traditionnel à un tarif bien inférieur et avec la même souplesse d utilisation qu un mail. Pourquoi créer un compte Bee-POST? Ce compte vous permet d accéder à votre espace personnel sécurisé en ligne et d avoir accès à tous les services Bee-POST : validation de vos envois ou de ceux de vos collaborateurs, fonction statistique, suivi de votre consommation A quoi sert l imprimante Bee-POST? L imprimante Bee-POST vous permet de transmettre vos courriers à notre serveur aussi simplement que si vous lanciez une impression classique. Qu est-ce qu un certificat électronique et à quoi ça sert? Il s agit d un cryptogramme chiffré dont vous possédez une clé personnelle (code). Ce certificat n appartient qu à vous, et vous seul, et n est disponible que sur votre poste de travail. En utilisant ce certificat pour authentifier vos courriers dématérialisés vous «signez et scellez» ces documents : ils ne pourront ni être modifiés, ni être attribués à un autre expéditeur. Le destinataire doit également utiliser son certificat électronique pour consulter le courrier que vous lui avez adressé. L installation du certificat n est à réaliser qu une seule fois, il sera ensuite disponible pour chacun de vos envois sur votre poste de travail. Votre certificat est valable pour une durée de 2 ans. Et si mon interlocuteur ne veut pas consulter mon courrier en version dématérialisée? Ou s il ne souhaite pas s inscrire sur le site Bee-POST? Au-delà d un délai d attente défini par vous, votre courrier sera automatiquement pris en charge par notre centre de production et remis en filière traditionnelle, vous n aurez pas besoin d intervenir à nouveau. Simples, souples et sûrs avec les services Bee-POST vous conservez toujours un courrier d avance!

4 4 1. Créer votre compte 2. Imprimante Bee-POST 3. Votre certificat 4. Envoyer un Connectez-vous sur notre site Un formulaire apparaît à l écran Dans les minutes qui suivent, Bee-POST vous envoie un mail de validation à l adresse renseignée dans le formulaire Rendez-vous sur votre boîte mail. Ouvrez le message. Choisissez l espace qui vous correspond en cliquant sur le bouton correspondant PME. Veuillez renseigner les champs obligatoires signalés par un astérisque [*]. Choisissez le mode de validation souhaité pour vos courriers (manuelle ou automatique). ATTENTION : Cette adresse mail doit être valide afin que vous puissiez recevoir correctement le mail de confirmation de votre inscription. Cliquez sur le lien de d activation afin de valider définitivement la création de votre compte. Vous pouvez désormais accéder en toute liberté à votre espace personnel grâce à votre identifiant Cliquez sur Créer votre compte. Saisissez votre . Choisissez votre mot de passe. Saisissez dans l espace réservé à cet effet les caractères qui apparaissent à l écran. Lisez et acceptez les conditions générales de vente en cochant la case correspondante. Validez votre inscription en cliquant sur le bouton Valider.

5 5 1. Créer votre compte 2. Imprimante Bee-POST 3. Votre certificat 4. Envoyer un Vos données personnelles sont consultables et modifiables à tout moment en cliquant sur Mes coordonnées dans le menu «Mon compte» en haut de votre écran. (adresse mail) et votre mot de passe, puis en cliquant sur accéder à mon espace privé.

6 6 1. Créer votre compte 3. Votre certificat 4. Envoyer un 2. Télécharger et installer l imprimante Bee-POST Depuis votre espace personnel sur le accédez à la page des téléchargements En cliquant sur Téléchargez nos solutions dans le menu Essayez Bee-POST en haut de votre écran. Dans la rubrique Téléchargez Bee-POST Cliquez sur le lien Télécharger Bee-POST (Pour Windows XP et Vista) L assistant d installation s ouvre et vous guide pour l installation de l imprimante Bee-POST Choisissez la langue de l assistant d installation. Puis cliquez sur OK. Une boîte de dialogue s ouvre : Cliquez sur Enregistrer. L installation commence. Cliquez sur suivant. Choisissez l emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier bee-post_1_10_18_setup.exe puis exécutez-le en faisant un double clic.

7 7 1. Créer votre compte 3. Votre certificat 4. Envoyer un 2. Télécharger et installer l imprimante Bee-POST Acceptez les termes de la licence en cliquant sur Je comprends et j accepte les termes du contrat de licence. Cliquez maintenant sur Installer, l installation se lance automatiquement. La fenêtre se ferme automatiquement à la fin de l installation. Validez l emplacement d installation de l imprimante (par défaut elle s installera sur votre disque dur dans le répertoire Program Files). Votre imprimante Bee-POST est désormais disponible dans la liste des imprimantes de Windows et dans le menu Fichier Imprimer de votre logiciel de traitement texte.

8 8 1. Créer votre compte 2. Imprimante Bee-POST 4. Envoyer un 3. Créer et installer votre certificat Activation de l option de dématérialisation L accès à la dématérialisation est activé après votre première commande d un pack prépayé. Une icône apparaît alors dans la colonne de gauche de votre espace personnel. Attribution des critères d authentification Lors de l activation de l option de dématérialisation, deux critères (sous une forme alphanumérique) vont être générés. Ces critères d authentification vous seront demandés lors de l installation de votre certificat. Ils vous sont attribués de deux façons afin de garantir une confidentialité et une sécurité optimale : le premier vous est envoyé par mail dès l activation de l option de dématérialisation, le second vous est envoyé par courrier postal. Cliquez dessus : un message apparaît, vous confirmant l activation de l option de dématérialisation. Ces deux critères vous permettront de créer votre certificat de façon totalement sécurisée. Dès que vous aurez reçu vos deux critères, vous pourrez créer et installer votre certificat.

9 9 1. Créer votre compte 2. Imprimante Bee-POST 4. Envoyer un 3. Créer et installer votre certificat Depuis votre espace personnel sur le accédez à la page des téléchargements : En cliquant sur Téléchargez nos solutions dans le menu Nos offres en haut de votre écran. Dans la rubrique Téléchargez l application de création de certificat, Cliquez sur l icône Une boîte de dialogue s ouvre Cliquez sur Exécuter ATTENTION : Configuration requise : Windows XP Service Pack 2 minimum. Pour les versions antérieures, il est nécessaire d installer au préalable le Framework 2.0 de Microsoft ou le service Pack 3 de Windows XP (voir dans cette section la rubrique du même nom) Le fichier se télécharge et s exécute alors automatiquement ce qui peut prendre quelques minutes. (ATTENTION : Bee-POST n est pas encore une marque automatiquement reconnue par Windows. Vous devrez donc confirmez l exécution de l application de création de certificat lors de l apparition du message d avertissement.) Une archive auto-extractible apparaît sur votre bureau : Faites un clic droit sur l archive auto-extractible de Bee-POST-certificat et sélectionnez «Exécuter en tant qu administrateur».

10 10 1. Créer votre compte 2. Imprimante Bee-POST 4. Envoyer un 3. Créer et installer votre certificat Une icône Bee-POST apparaît sur votre bureau : Double cliquez sur l icône afin d ouvrir l application de création de certificat ou faites un clic droit et sélectionnez «Exécuter en tant qu administrateur» La zone 2, Créer mon certificat s éclaire en bleu : Saisissez dans cette zone les deux critères d authentification que vous avez reçus et cliquez sur Créer mon certificat La zone 3, Installer mon certificat s éclaire en bleu : Cliquez sur Installer mon certificat Une boîte de dialogue s ouvre : La zone 1, Authentification s éclaire en bleu : Entrez votre identifiant Bee-POST (adresse mail) et votre mot de passe Bee-POST pour vous identifier puis cliquez sur Valider Cliquez sur Oui à l ouverture du message de sécurité.

11 11 1. Créer votre compte 2. Imprimante Bee-POST 4. Envoyer un 3. Créer et installer votre certificat Définissez votre niveau de sécurité Une boîte de dialogue s ouvre : Cliquez sur Définir le niveau de sécurité et cliquez sur OK. Entrez dans la zone prévue à cet effet votre clé privée de certificat (mot de passe qui peut être différent de celui utilisé pour votre identification). Cette clé est votre signature personnelle. Cliquez ensuite sur OK. Votre certificat est installé. Cliquez sur Quitter pour fermer l application de création de certificat (ATTENTION : le certificat n est valable que sur un seul poste de travail) Choisissez le niveau de sécurité Haut et cliquez sur Suivant. Installation de Framework 2.0 : Dans la rubrique Téléchargez l application de création de certificat, Cliquez sur le lien Télécharger Framework 2.0 Une boîte de dialogue s ouvre : Cliquez sur Exécuter Le fichier se télécharge et s exécute alors automatiquement (ce qui peut prendre quelques minutes). Cette opération n est nécessaire que si vous utilisez une version de Windows XP inférieure au SP2. Cette information est disponible en faisant : Démarrer Panneau de configuration Systèmes L installation de Framework 2.0 doit être réalisée avant de lancer l application de création de certificat.

12 12 1. Créer votre compte 2. Imprimante Bee-POST 3. Votre certificat 4. Envoyer un Modèles de documents Accédez à la page de téléchargements des modèles de documents en cliquant sur Téléchargez nos modèles dans le menu Essayez nos offres en haut de votre écran. Dans la rubrique Modèles de documents pour courrier unitaire (simple ou recommandé) : Cliquez sur le lien correspondant à votre version du logiciel Word 2003 ou 2007 POURQUOI UTILISER LES MODÈLES Bee-POST : Afin de pouvoir vous faire bénéficier en toutes circonstances d un tarif industriel pour vos envois, il est nécessaire de respecter certaines contraintes de présentation, en particulier sur l emplacement du pavé d adresse. Grâce aux modèles proposés sur notre site vous êtes certains de respecter automatiquement ces dispositions. Une boîte de dialogue s ouvre : Cliquez sur Enregistrer, le document se télécharge automatiquement dans votre dossier Fichiers reçus. Création de votre courrier Ouvrez le modèle sur votre logiciel de traitement de texte : Rédigez en toute liberté votre courrier, importez vos illustrations, logo, signature Lorsque votre document est prêt à être envoyé cliquez sur Fichier puis sur Imprimer

13 13 1. Créer votre compte 2. Imprimante Bee-POST 3. Votre certificat 4. Envoyer un La boîte de dialogue «Impression» s ouvre : Choisissez l imprimante Bee-POST dans le menu déroulant. Cliquez sur OK. Cliquez sur Dématérialisé dans la partie Expédition, en haut à gauche de la fenêtre. Spécifiez vos options d envoi : Affranchissement souhaité (Rapide, Lent, Recommandé avec ou sans AR) Archivage du document Ajout de pièces jointes Saisissez l adresse mail du destinataire dans l espace prévu à cet effet (en bas à droite) Envoi de votre courrier Une boîte de dialogue «Bee-POST» s ouvre :

14 14 1. Créer votre compte 2. Imprimante Bee-POST 3. Votre certificat 4. Envoyer un Validez l envoi sur notre serveur en cliquant sur Envoyer Saisissez votre mot de passe. Si votre destinataire a déjà un certificat Bee-POST, un message apparaît vous demandant de confirmer l envoi définitif du document. Une boîte de dialogue s ouvre : Vous demandant de vous authentifier et de signer votre document avec votre certificat. Choisissez votre certificat Bee-POST. La prévisualisation de votre document apparaît automatiquement : Vérifiez que votre document est conforme à ce que vous souhaitez envoyer puis fermer la fenêtre. Si votre destinataire n a pas encore de certificat Bee-POST, Un message apparaît, vous signalant que le destinataire n a pas de certificat Bee-POST et qu il ne peut donc pas recevoir de courrier dématérialisé. Vous avez dans ce cas la possibilité de joindre à votre envoi un document expliquant au destinataire comment recevoir du courrier dématérialisé grâce à l utilisation du certificat Bee-POST. Si vous souhaitez envoyer la pièce jointe, cliquez sur Oui.

15 15 1. Créer votre compte 2. Imprimante Bee-POST 3. Votre certificat 4. Envoyer un Une prévisualisation de votre document apparaît avec l ajout de la pièce jointe. Vérifiez que votre document est conforme à ce que vous souhaitez envoyer puis fermer la fenêtre. Votre courrier. Identifiez-vous avec votre identifiant (adresse ) et votre mot de passe de compte Bee- POST. Validation automatique de vos courriers Si vous avez choisi la validation automatique, vos courriers dématérialisés sont directement envoyés à leurs destinataires. Vous pourrez les visualiser dans votre espace de suivi. Votre courrier sera envoyé en filière postale tant que le destinataire ne disposera pas d un certificat Bee-POST. Pièce jointe à votre courrier. Cliquez sur Envoyer dans la boîte de dialogue Bee-POST.

16 16 1. Créer votre compte 2. Imprimante Bee-POST 3. Votre certificat 4. Envoyer un Validation manuelle de vos courriers Si vous avez choisi la validation manuelle, vos courriers dématérialisés sont stockés dans l espace de validation jusqu à ce que vous interveniez pour les valider afin qu ils soient envoyés. Pour valider et envoyer vos courriers, identifiezvous et cliquez sur Valider mes envois dans la rubrique Mes documents du menu horizontal (en haut de votre écran). Sélectionnez un ou plusieurs documents et cliquez sur Accepter les modifications. Vous pouvez suivre l évolution de vos courriers depuis votre espace personnel en cliquant sur Suivre mes envois dans la rubrique Mes documents du menu horizontal (en haut de votre écran). Confirmation d envoi Un mail de confirmation vous sera adressé à l adresse saisie dans le formulaire d inscription Votre correspondant recevra un mail l informant que vous lui avez envoyé un et lui précisant les modalités de consultation. Vous accédez a votre espace de validation : Puis cliquez sur Valider. REMARQUE : Pour envoyer un avec Bee-POST il est nécessaire d acheter un pack pré-payé sur notre site internet (réglable par Carte Bancaire via un paiement sécurisé). Il vous permet de disposer d un crédit du montant de votre choix (10 à sans limite de temps) duquel seront décomptés, au fur et à mesure, chacun de vos envois. A tout moment vous pouvez accéder à votre suivi de consommation dans votre espace personnel.

17 17 1. Créer votre compte 2. Imprimante Bee-POST 3. Votre certificat 4. Envoyer un Avant de pouvoir consulter un envoyé avec Bee-POST, vous devez avoir créé préalablement un compte sur et disposer d un certificat Bee-POST (reportezvous aux parties 1 : Créer votre compte et 3 : Créer et installer votre certificat du présent document). Authentification par certificat Si vous disposez d un certificat, vous recevez dans votre boîte mail un message vous informant qu un correspondant vous a envoyé un courrier dématérialisé par l intermédiaire des services Bee-POST, ainsi que l identité de ce correspondant. Une boîte de dialogue s ouvre : choisissez le certificat que vous souhaitez utiliser en cliquant dessus. Une boîte de dialogue s ouvre : Vous pouvez choisir d enregistrer ou d ouvrir immédiatement le document. Une nouvelle boîte de dialogue s ouvre : Sélectionner Accorder une autorisation puis entrez votre clé privée (code confidentiel et personnel lié à votre certificat que vous avez choisi au moment de l installation). Cliquez sur OK. Vous pouvez consulter à tout moment vos courriers déjà ouverts depuis votre espace personnel en cliquant sur Mes documents reçus dans la rubrique Mes documents du menu horizontal (en haut de votre écran). Cliquez sur le lien indiqué dans le message