Créer des règles de messagerie

Transcription

1 FICHE 1 page 1/2 Créer des règles de messagerie Intérêt : Ne pas être submergé à l ouverture de la messagerie par de très nombreux messages, dont de nombreux non sollicités (publicités ) Exemple, placer les courriels de l Inspection dans un dossier spécifique. I Avec le webmail Aller dans «courrier» puis «filtres» Cliquer sur «nouvelle règle» Nommer la règle. ex «Inspection» Cocher «Au moins l un de ce qui suit» «De» contient «ce n@ac-lille.fr» «Faire ceci», «Placer dans le dossier» «Créer un nouveau dossier» nommé «Inspection» Enregistrer. Il est possible de placer les messages de plusieurs correspondants dans le même dossier (messages des conseillers pédagogiques ) Dans le cas de la «liste écoles», on choisira comme filtre «sujet» contient [listeécoles] Pour mettre dans un dossier spécifique les messages de l IA adressés à la «liste écoles», il faudra mettre 2 critères et cocher «tout ce qui suit» : critère «de» (adresse ia) + «sujet» [listeécoles] A l ouverture du webmail, un message informera de la présence de nouveaux courriels dans tel ou tel dossier. On pourra faire un dossier «publicité», un dossier «Inspection» Les règles sont à affiner peu à peu

2 FICHE 1 page 2/2 II Avec un client de messagerie (exemple : Outlook Express) Ex : mettre les publicités de chez X dans un dossier spécifique Sélectionner un message reçu de ce correspondant Menu «Message», «Créer une règle à partir d un message» Une fenêtre apparaît : Partie 1 : Laisser coché «Lorsque la ligne De contient des personnes» Partie 2 : Cocher «Le déplacer vers le dossier spécifié» Cliquer ensuite sur «spécifié» (en bleu), «Nouveau dossier» et nommer le dossier «Publicités», puis OK. Un message de réussite apparaît. On peut mettre les publicités de la société Y dans le même dossier. Il suffit à l étape «spécifié» de sélectionner le dossier «Publicités» déjà créé. Dans le cas de la «liste écoles», les expéditeurs sont variés. Il faudra alors faire le tri en fonction du terme [listeécoles] présent dans le sujet. Dans la partie 1, il faudra décocher «Lorsque la ligne De contient des personnes» et cocher plutôt «Lorsque la ligne Objet contient des mots spécifiques» La suite est identique : préciser le dossier «spécifié» de destination, mais aussi les mots spécifiques pour que la règle s applique. Dans notre exemple, il faut que les mots [listeécole] apparaissent. Pour mettre dans un dossier spécifique les messages de l IA adressés à la «liste écoles», il faudra cocher 2 critères : «Lorsque la ligne De contient des personnes» (adresse IA) et «Lorsque la ligne Objet contient des mots spécifiques» (mots [listeécoles]) Avec Outlook Express, lorsque des messages arrivent dans telle ou telle boîte (Publicités, IA ), le nom de la boîte apparaît en gras et le nombre de messages nouveaux est indiqué entre parenthèses.

3 FICHE 2 page 1/2 Mettre son carnet d adresses à jour : importer en quelques secondes l ensemble des adresses de courriel des interlocuteurs de la circonscription I Avec le webmail Télécharger le fichier.txt sur le site de l Inspection (rubrique TICE, article «Améliorer l utilisation de la messagerie professionnelle») Ouvrir saisir son identifiant et son mot de passe Aller dans le menu «Horde» puis «Carnet d adresses», «Importer» Ne pas modifier les choix proposés, cliquer sur «Parcourir» et indiquer le chemin d accès du fichier «adresses_wattrelos.txt» en sélectionnant ce fichier, puis en cliquant sur «Ouvrir». Cliquer sur «Suivant». A l étape 2, ne rien modifier, cliquer sur «Suivant» A l étape 3, sélectionner les paires («Nom» et «Nom» puis «Courriel» et «Courriel» et cliquer sur «Ajouter une paire»), puis «Suivant». Le menu «Lister» (en cliquant en suite sur «Tout» avant l alphabet) permet de voir tous les contacts. Lorsque l on veut écrire un courriel à un destinataire de la liste (menu «Courrier» «Nouveau message» «Carnet d adresses»), écrire simplement quelques lettres du nom du destinataire et sélectionner «Mon carnet d adresses» (au lieu de «Académie de Lille»), puis «Chercher», l adresse apparaît alors La sélectionner et cliquer sur «à». II Avec un client de messagerie (exemple : Outlook Express) 1 ère solution : Télécharger sur le site de l Inspection (rubrique TICE, article «Améliorer l utilisation de la messagerie professionnelle») le fichier «adresses_wattrelos_2» (en bas à droite de l article). Le dézipper. Dans Outlook Express, aller dans «Fichier», «Importer», «Carnet d adresses» ; retrouver le chemin d accès du fichier et cliquer sur «Ouvrir».

4 FICHE 2 page 2/2 2è solution : Télécharger sur le site de l Inspection (rubrique TICE, article «Améliorer l utilisation de la messagerie professionnelle») le fichier «adresses_wattrelos» (en bas à gauche de l article). Aller dans le menu «Adresses», «Fichier», «Importer», «Autre carnet d adresses», «Fichier texte (valeurs séparées par des virgules)». Cliquer sur «Importer». Cliquer sur «Parcourir». Indiquer comme type de «fichier texte.txt» au lieu de «valeurs séparées par des virgules.csv» Indiquer le chemin d accès du fichier «adresses_wattrelos.txt» en sélectionnant ce fichier, puis en cliquant sur «Ouvrir». Cliquer sur suivant, cocher «Nom» et «Courriel». Indiquer alors dans le menu déroulant que «Courriel» signifie «Adresse de messagerie»! Cliquer sur «OK» puis «Terminer». Si certaines adresses étaient déjà dans votre carnet d adresses, cliquer sur «Oui pour tous» afin de les remplacer. Conseil : Il est possible de sauvegarder (clé usb ) votre carnet d adresses en utilisant le menu «Fichier», «Exporter» Cela vous fera gagner du temps si votre ordinateur devait être formaté!

5 FICHE 3 page 1/1 Adresse mail professionnelle : Chaque membre de l Education nationale dispose d une adresse professionnelle, qui se présente pour notre académie (sauf en cas d homonymie ou de nom trop long) sous la forme : prenom.nom@ac-lille.fr L identifiant d accès est le même que celui permettant d accéder à I-PROF (en général l initiale du prénom + le nom en entier + éventuellement un nombre) Le mot de passe (que vous pouvez modifier) est par défaut votre NUMEN. Pour connaître l adresse d un correspondant (ou la vôtre!) : (puis «Annuaire» en haut à gauche de l écran) Pour consulter vos messages : - Utiliser le webmail : (puis «Webmail» en haut à gauche de l écran) - ou configurer votre client de messagerie (Outlook Express, Thunderbird ) avec pop3.ac-lille.fr en courrier entrant et le smtp de votre FAI en courrier sortant. Pour transférer systématiquement et automatiquement vos messages professionnels vers votre adresse personnelle : Une manipulation simple est à effectuer. Voir : (Rubrique TICE du site de circonscription, article «Rediriger ses mails professionnels sur sa boîte personnelle»)

6 FICHE 4 page 1/1 I Avec le webmail Comment faire suivre les courriels à l ensemble des collègues? Enregistrer les adresses des collègues dans «carnet d adresses», «nouveau contact», «mon carnet d adresses» (ne pas oublier de cliquer sur «ajouter» en bas de la page en fin de saisie). Aller dans «carnet d adresses», «lister». Cocher les adresses des collègues (cela devra se faire en plusieurs fois si la liste de contacts est importante*) En bas de la page, sélectionner dans les 2 cases «vers un autre carnet d adresse» et «mon carnet d adresses», puis cliquer sur «ajouter» (entre les deux cases!) Nommer la liste dans la fenêtre (ex : «collègues»). *Pour ajouter d autres noms à la liste, sélectionner dans les 2 cases «vers un autre carnet d adresse» et dans la seconde fenêtre la liste créée (par exemple «collègues»), puis cliquer sur «ajouter» Pour visualiser cette liste, il faut aller dans «carnet d adresses», «lister» et cliquer sur l initiale du nom choisi (C pour Collègues dans notre exemple), puis cliquer sur le nom. On peut ici supprimer un nom si nécessaire. Pour transférer un message aux collègues, il suffira de le sélectionner, de cliquer sur «transférer» puis de chercher «collègues» dans «mon carnet d adresses». On peut même faire suivre plusieurs messages en une fois Le webmail délivre un courriel prouvant l envoi II Avec un client de messagerie (exemple : Outlook Express) Aller dans «Adresses» «Nouveau» «Nouveau contact» Saisir individuellement les adresses des collègues Aller dans «Adresses» «Nouveau» «Nouveau groupe» Nommer le groupe (ex : «collègues»), puis sélectionner les membres. Pour transférer un message aux collègues, il suffira de le sélectionner, de cliquer sur «transférer» puis de saisir les premières lettres du mot «collègues» dans la barre d adresse «à».