Guide pratique de la DADSU

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1 Guide pratique de la DADSU Version Copyright Ciel 2012 Illustration pratique dans Ciel Paye (Millésime, Evolution et Quantum)

2 Les informations contenues dans ce document peuvent faire l objet de modifications sans notification préalable. Il appartient donc au client de se rapprocher du partenaire choisi afin de valider avec lui les conditions applicables à la date de sa demande.

3 SOMMAIRE SOMMAIRE... 3 INTRODUCTION... 4 Les avertissements... 5 Version de vos programmes... 5 Echéances d une déclaration DADS-U (Test / réel)... 5 a. Echéances des autres déclarations DADS-U... 6 réparer la DADS-U dans la Paye... 8 Alimenter les champs de la paye... 8 b. Vérifier les événements des salariés...10 c. Valider tous les bulletins de paye...11 d. Contrôler les montants annuels...11 xtraire les données dans CIEL DECLARATIONS SOCIALES...13 Importer lors de la création du dossier...14 Importer après la création de la déclaration...14 laborer et contrôler la DADS-U...16 Alimenter les champs de la DADS-U...16 Contrôler la DADS-U...16 énérer la DADS-U...18 Générer le fichier de la DADS-U...18 our en savoir PLUS...21 Formations Ciel...21 e. Assistance...21

4 INTRODUCTION En France, tout employeur de salariés est tenu d établir une DADS (Déclaration Annuelle de Données Sociales) au plus tard pour le 31 janvier de l année suivant l année civile écoulée (au 31/01/2012 pour l'année 2011). Les informations qu elle contient, rémunérations versées, bases fiscales et sociales, sont indispensables pour garantir les droits des salariés (protection sociale, couverture maladie et retraite) et les contrôles des sommes versées notamment pour: l'assurance maladie la retraite, l assurance chômage les statistiques sur l emploi et les rémunérations les élections prud homales la déclaration de revenus pré-remplie la retraite complémentaire la prévoyance collective

5 Les avertissements Version de vos programmes Vous devez dans un premier temps vérifier que votre programme est bien conforme à la norme déclarative en cours (pour la DADS-U de l exercice 2011 il doit être conforme au cahier des charges V01X06), puis transmettre vos données sous forme de fichier à partir de ciel Paye millésime 18.50, Ciel paye évolution ou Bâtiment 11.50, ciel Paye quantum 5.50 avec installation du module Déclarations sociales. Echéances d une déclaration DADS-U (Test / réel) Envoi des fichiers DADS-U TDS, IRC, IP, complète «Test» : Entre l ouverture du service et le 31 janvier Un fichier envoyé pour test sera analysé et un bilan des contrôles sera délivré, que le résultat obtenu soit correct ou pas. En revanche, aucune donnée ne sera conservée par le récepteur. Le nombre d envois pour test n est pas limité. Envoi des fichiers DADS-U TDS, IRC, IP, complète «Réel» : Entre le 3 janvier et le 31 janvier Un fichier envoyé en réel sera analysé et un bilan des contrôles sera délivré. Si le bilan de contrôle est incorrect, il faudra corriger les anomalies et effectuer un autre envoi. Si le bilan de contrôle est correct, les déclarations seront transmises automatiquement à chaque organisme récepteur. De plus, si un fichier DADS-U est envoyé avant le 3 janvier 2012 il sera traité comme un fichier «Test» et ceci quel que soit le type de fichier («Test» ou «Réel»).

6 1/12/11 3/01/12 31/01/12 Fichier DADS-U «Test» Traité en fichier DADS- U «Test» Fichier DADS-U «Réel» Traité en fichier DADS-U «Test» Traité en fichier DADS-U «Réel» A noter : Un test préalable est nécessaire pour valider le fichier DADS-U dans le mode souhaité entre les deux parties. Vous avez ainsi la possibilité d'envoyer un fichier test - y compris en dehors des périodes d'échéances. Risque de confusion entre fichier de test ou réel Si vous envoyez des données de test en laissant le code envoi fichier comme réel, et si le fichier est accepté, il est transmis automatiquement aux récepteurs. Vous devrez donc effectuer une déclaration rectificative pour renvoyer votre DADS-U réelle. a. Echéances des autres déclarations DADS-U Envoi des fichiers DADS-U Honoraire : Avant le 31 janvier 2012 sauf si la déclaration des honoraires et autres rémunérations a été faite séparément de la DADS-U (sur un autre support magnétique ou un support papier), elle devra être reçue au plus tard le 30 avril par le CTDS. Envoi des fichiers DADS-U BTP : Avant le 31 mars 2012 pour la période du 1 er avril 2011 au 31 mars 2012 pour les déclarations annuelles auprès des caisses Congés Intempéries BTP.

7 Quelque soit le choix du support, les informations à produire sont identiques. Celles-ci, visualisées dans l état préparatoire de la DADS, seront vérifiées et éventuellement adaptées à l aide du paramétrage des cotisations et rubriques. La DADS-U se déroule en plusieurs étapes : évolution. la préparation de la DADS-U effectuée dans l application Ciel paye sociales l extraction des données de la paye dans le module Déclarations l élaboration et le contrôle des données de la DADS-U la génération et la transmission du fichier de la DADS-U

8 PREPARER LA DADS-U DANS LA PAYE La préparation de la DADS-U consiste à compléter ou réviser les codifications de votre dossier de paye. Ne négliger pas cette étape car elle est essentielle pour l établissement d une déclaration de D.A.D.S. juste. Si le paramétrage est correct il vous facilitera la préparation de votre déclaration. Sachez que par défaut, Ciel a paramétré le plan de paye de façon à ne pas intervenir sur ce paramétrage. En conséquence, seules les cotisations et les rubriques créées par vos soins nécessiteront un éventuel contrôle. Il est néanmoins indispensable si on veut se préparer à établir une déclaration DADS-U exacte fin Tout le temps passé ici sera du temps gagné en janvier En effet, pour le support de la nouvelle Déclaration Annuelle des Données Sociales dite Unifiée (DADS-U), il a été nécessaire d ajouter ou de réviser un grand nombre de données codifiées dans le logiciel, à des niveaux divers : Entreprise, établissement, convention collective, salarié Alimenter les champs de la paye FICHE ETABLISSEMENT : Menu 2 Bases Etablissements Edition Modifier Les employeurs redevables de Contribution supplémentaire d apprentissage doivent désormais déclarer cette taxe dans la DADS. Afin que le calcul de cette taxe soit automatiquement récupéré dans la DADS-U, cochez l option correspondante : Si vous avez des établissements secondaires vous devez également apporter les modifications nécessaires

9 FICHE CONVENTION COLLECTIVE : Menu 2 BASES - Convention collective - 2 Edition - Modifier Si votre société dépend d'une convention collective, vérifier que la zone prévue à cet effet soit bien renseignée avec le code I.D.C.C. (Identifiant Des Conventions Collectives). Dans la zone IDCC (DADS-U) indiquez votre Identifiant Des Conventions Collectives. Dans le cas où vous ne disposez pas de convention collective, saisissez «9999», sinon pour obtenir votre code IDCC, consulter la liste des codes IDCC en cliquant sur le lien «Cliquez ici pour trouver le code I.D.C.C. de la convention collective» qui vous dirigera sur le site Internet : Validez la fenêtre avec le bouton [OK]. Attention!! Ne pas confondre le code I.D.C.C. avec le code brochure de la convention collective. FICHE SALARIE : Menu 2 Bases - commande Salariés 2 Edition Modifier Toutes les informations nécessaires à la DADSU sont précédées d un triangle rouge Cochez l option Extension Alsace-Moselle dans l onglet DADS, si le salarié bénéficie du régime complémentaire local Alsace-Moselle pour le risque Maladie. Gestion des cas particuliers sur le numéro de Sécurité Sociale : Lors d une embauche d un salarié de nationalité étrangère ne disposant pas encore de numéro d'immatriculation ou d un salarié mineur, nous vous recommandons de

10 saisir le numéro de Sécurité Sociale en renseignant les informations connues et de compléter par des neufs pour les informations inconnues. Pour rappel, le numéro de sécurité sociale est composé de 13 chiffres, soit : 1 chiffre : Code sexe (1 = homme, 2 = femme) 2 chiffres = 2 derniers chiffres de l année de naissance 2 chiffres = mois de naissance 2 chiffres = Code département naissance [sur 2 chiffres ou lettres, exemple 75 pour Paris, 99 pour l'étranger, 2A pour la Corse du Sud et 2B pour la Corse du Nord] 3 chiffres = Code INSEE commune de naissance 3 chiffres = numéro d'ordre Nouveautés : 2 nouvelles sont à renseigner obligatoirement dans l onglet DADS : la zone Modalité et le Statut conventionnel FICHE COTISATION : Menu 2 Bases - commande Cotisations 2 Edition Modifier Pour identifier la cotisation permettant de calculer la contribution supplémentaire d apprentissage, sélectionnez-la dans la liste des cotisations pour la modifier. Dans l onglet DADS, cochez Contribution supplémentaire d apprentissage. b. Vérifier les événements des salariés Depuis janvier 2011, les événements salariés liés aux périodes d activité (Exemples : Changements de contrat, etc..) ou d inactivité (Exemples : Maladie, maternité, accident travail, etc ) du salarié ont été enregistrés. Si on veut se préparer à établir une déclaration DADS-U exacte fin 2011, il vous appartient de vérifier et éventuellement corriger ces informations. Pour vérifier les événements salariés : Activez la commande Evènements salariés dans le menu Etats. Choisissez vos critères et cochez l option Aperçu. Ensuite, validez la fenêtre avec le bouton [OK]. Pour corriger les événements salariés : Ouvrez la liste des salariés en activant la commande Salariés du menu Bases. Dans la liste des salariés, sélectionnez le salarié concerné, puis cliquez sur la commande Modifier du menu Edition. Dans l onglet DADS, cliquez sur le bouton [Historique].

11 Dans cette fenêtre Modifiez, créez et supprimez vos évènements Salarié Ensuite, validez votre enregistrement avec les boutons [OK] Il convient également d enregistrer manuellement les évènements de types «Période d activité» et «Période d inactivité» pour chaque salarié. Bouton [Nouvel évènement] de l onglet DADS : Dans la fenêtre «Evènement salarié», à l aide de l icône situé à droite de la zone «Motif», choisissez l évènement de votre salarié, puis, cliquez sur le bouton [OK]. Renseignez les dates de début et éventuellement la fin de période selon la nature de l évènement. c. Valider tous les bulletins de paye Dans un premier temps, il convient de rechercher les bulletins de paye non validés : Choisissez dans le menu Gestions des bulletins la commande Bulletins de paye... et activez la commande Recherche Multicritère du menu Fonctions. Puis, double-cliquez sur le format «Non validés» Ensuite, il faut valider les bulletins de paye : Choisissez dans le menu Fonctions la commande Tout marquer. Puis, dans le menu Fonctions la commande Valider. d. Contrôler les montants annuels Les éditions de contrôle : Menu 2 ETATS - commande Etat préparatoire D.A.D.S Cet état déclaratif vous permet de vérifier les montants fiscaux et sociaux de chacun de vos salariés.

12 Après avoir contrôlé les montants calculés dans l'état préparatoire de la D.A.D.S., vous pourrez lancer le module Ciel Déclarations sociales, via le menu Traitement - Ciel déclarations sociales. Si vous constatez des erreurs, il conviendra d apporter les modifications dans le dossier de paye, plutôt que de les corriger dans le module DADS-U. En effet, les informations renseignées dans le dossier de paye sont enregistrées dans la base et pourront être utilisées dans les déclarations des années suivantes. Si vous corrigez les erreurs directement dans le module Déclarations sociales, ces informations ne figureront pas dans le dossier de paye et vous devrez les corriger chaque année. De plus, une simple correction de paramétrage (Option à cocher, champs à sélectionner, information renseignée, etc ) vous permettra de recalculer les données pour l ensemble de vos salariés, qui seront ensuite exportées dans la DADS-U. Exemple de montant à vérifier : Le montant est incorrect dans la zone «Base brute soumise à cotisation» Pour chaque salarié, le logiciel totalise les bases de cotisations pour lesquelles l option est cochée «En totalité» (onglet D.A.D.S. de la fiche cotisation). Pour la D.A.D.S. une seule cotisation doit avoir l option cochée. Astuce : Pour obtenir la liste des cotisations dont l option «Base brute soumise à cotisation» est cochée, lancez la recherche multicritères D.A.D.S.-Cotisations en totalité à partir de la liste des cotisations (Menu 2 Bases - Cotisations Fonctions Recherche multicritère) A noter : Si le montant est incorrect dans la zone Base brute soumise à cotisation, il faudra lancer la recherche multicritère D.A.D.S.-Cotisations en totalité pour vérifier que seules les cotisations Maladie mater. Décès vieill apparaissent. Dans le cas contraire, il faudra décocher dans l onglet DADS de cette cotisation l option En totalité. Le module Déclarations sociales importe les informations à partir des fichiers de la paye, les données de la paye ne sont donc plus extraites à partir de l état préparatoire de la D.A.D.S., il reste néanmoins un excellent moyen de contrôle pour vos déclarations.

13 EXTRAIRE LES DONNEES DANS CIEL DECLARATIONS SOCIALES Le programme de Ciel Déclarations sociales, à partir des données du logiciel Ciel Paye pour Windows, va extraire toutes les informations requises dans la DADS- U. Les principaux fichiers de données qui sont source de la DADS-U sont : Le fichier Société, Le fichier Etablissement, Le fichier Convention collective, Le fichier Salarié, Le fichier des situations des salariés, Le fichier des périodes d inactivité, Le fichier Bulletins de paye, Le fichier Cotisations, Le fichier Rubriques. Ainsi, il vous est offert la possibilité de rectifier et de générer votre future déclaration des salaires sous la forme d un fichier unique au format DADS-U à la norme N4DS. Il est possible d'émettre : soit un message DADS-U complète soit un message DADS-U TDS salaires et/ou honoraires soit un message DADS-U honoraires seuls soit un message DADS-U IRC Agirc arrco soit un message DADS-U Prévoyance (Ip ou mutuelle) soit un message DADS-U aux caisses de congés payés du Bâtiment et Travaux Publics (CCPBTP) Chacun de ces messages est identifié avec précision par sa nature. Afin de vous permettre une prise en main plus simple de cette procédure, souvent perçue comme complexe, Ciel a enrichi ses logiciels de paie d'un assistant spécial Déclarations sociales. Conçu dans une optique résolument pédagogique, il permet en quelques étapes de mettre à jour les informations obligatoires, de réaliser les paramétrages spécifiques, de saisir a posteriori les changements de situation des salariés et de générer la DADS-U, dès janvier Selon votre situation, plusieurs méthodes pour importer les données de la paye dans le module Déclarations sociales sont proposées.

14 Importer lors de la création du dossier Lors du premier lancement via le menu Traitement - Ciel déclarations sociales - Créer une DADSU, un assistant de création de déclaration s affiche. Le logiciel demandera d importer les données à partir du dossier de paye. Nature de la déclaration : On vous propose la liste des fichiers DADS-U gérés par le programme. Choisissez la déclaration à transmettre aux organismes. Période : Cette zone est renseignée automatiquement Cochez l option J ai enregistré les périodes d activité et inactivité de mes salariés pour accéder au second bouton qui vous permettra de créer la déclaration. Importer après la création de la déclaration A tout moment, il vous sera possible d importer des données de la paye. Importation des données de la paye : Menu 2 Traitements - Ciel Déclarations sociales - Renvoyer données DADSU Cette commande vous offre la possibilité d'importer de 2 manières différentes :

15 Import automatique : toutes les données depuis Ciel Paye Evolution sont importées dans la déclaration. Si des données existent dans la déclaration elles seront écrasées (Exemple : Les saisies des honoraires) Import personnalisé : les données d un ou plusieurs salariés seront préalablement sélectionnées et importées depuis Ciel Paye Evolution.

16 ELABORER ET CONTROLER LA DADS-U Alimenter les champs de la DADS-U Pour compléter le fichier DADS-U, les éléments qui ne sont pas traités par Ciel Paye pour Windows sont à remplir dans le le module Déclarations sociales. Il s agit entre autre : De l option «Salarié rémunéré au pourboire» De la zone «Décalage»: Par défaut l application indique «Sans Décalage de paie» De la zone «Droit du contrat de travail» : Par défaut l application indique «Privé dont litiges relèvent du conseil de Prud hommes» De la zone «Dernier mois à 60 h de travail» Des informations relatives aux régimes complémentaires ou spéciaux Des honoraires, dans le cas où l'entreprise en déclare. Contrôler la DADS-U Pour éviter les rejets de votre fichier DADS-U, le module Déclarations sociales effectue un contrôle sur la cohérence des informations déclarées afin que cellesci soient conformes au cahier des charges de la DADS-U à la norme 4DS Les contrôles de structure : bouton Au lancement de la commande de contrôles de cohérence, si aucune erreur ne survient, un message apparaîtra vous indiquant le succès du contrôle. Dans le cas contraire, si des erreurs sont constatées, une fenêtre s affichera. Dans ce cas, il conviendra de traiter ces erreurs. Ensuite, prenez connaissance de la correction à apporter indiquée dans la colonne «Erreur». La liste des erreurs ne permet pas uniquement d afficher le nom de la structure et l erreur correspondante, elle permet également d atteindre directement la zone comportant l erreur. En double-cliquant sur la ligne d erreur correspondante l application ouvre la fiche et sélectionne la zone erronée. Ci-dessous les différents types d erreurs détectées par le programme : Absence d une information obligatoire : la convention collective dans la période d activité.

17 Information non-conforme avec le cahier des charges : MR DUPONT au lieu DUPONT dans la zone «Nom» du salarié. Information incohérente avec une autre information : Le type de la zone «Bases spécifiques exonérations de cotisations URSSAF», exemple Apprentis, doit être cohérent avec le contrat de travail. Attention!! Ce contrôle ne vaut que pour la présence et la cohérence de certaines données obligatoires. Ce n'est pas un contrôle de la pertinence ni de la justesse des informations.

18 Générer le fichier de la DADS-U GENERER LA DADS-U La génération du fichier DADS-U permet de créer le fichier à transmettre aux organismes sociaux. Lors de la confection, l application contrôle la validité des informations saisies. La génération du fichier à la norme 4DS ne sera effective qu après la correction des anomalies détectées. Génération du fichier DADS-U : bouton

19 Autre emplacement : Permet de générer un fichier TXT à l endroit voulu. Afin de ne pas risquer de modifier le fichier, enregistré dans un format spécifique, il est déconseillé de l ouvrir. N'envoyer pas de support magnétique par courrier, l envoi de fichier à la norme DADS-U sera obligatoirement effectué par Internet. Je déclare en ligne : Permet de transmettre le fichier directement aux organismes via Ciel Direct Déclaration et notre portail déclaratif Ciel directdéclaration est une application de communication destinée à faciliter les échanges entre vos logiciels Ciel et vers l extérieur, via les Web Services Ciel. Ce logiciel a été conçu pour s interfacer avec la plupart des logiciels Ciel, y compris Ciel Paye Evolution pour la DUCS, la DUE et la DADS-U. Au lancement du logiciel saisissez votre identifiant et mot de passe ainsi que l adresse mail pour l accusé de réception de votre déclaration. Identifiant : Saisissez votre code client Ciel

20 Ciel directdéclaration affiche le fichier généré et envoyé par le module Déclarations sociales.

21 POUR EN SAVOIR PLUS Formations Ciel Pour aborder le mois de janvier en toute sérénité, tout en économisant un temps précieux, nous proposons à nos clients Ciel, une formation sur le thème des opérations de fin d année (DADS-U et clôture annuelle). Ces formations vous donneront l occasion de confronter vos réflexions à celles d'autres gestionnaires de la Paie et d en retirer les informations nécessaires pour construire votre propre paramétrage. Afin de vous inscrire nous vous invitons à contacter notre service formation par téléphone au ou par formation@ciel.com Assistance Si vous avez des questions sur le programme de paye ou celui de la DADS-U, n'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations AVERTISSEMENT Le paramétrage de paie proposé a exclusivement pour vocation de vous aider dans la mise en place de votre dossier dans l objectif d établir vos bulletins de salaire. Des règles de paramétrages sont proposées par défaut sur la base des informations fournies pour les Organismes de Protection Sociale (OPS) : URSSAF, ASSEDIC, Caisses de Retraite Cependant il vous incombe de renseigner aussi vos propres spécificités. Pour vous accompagner nous vous invitons à contacter votre partenaire habituel ou notre assistance, ou de solliciter directement l organisme concerné. Ciel groupe Sage ne pourra en effet être tenue pour responsable d éventuelles erreurs observées dans le paramétrage de paie et dans les bulletins de salaire qui sont édités. Dans l hypothèse où le destinataire du bulletin de salaire subi un préjudice financier ou autre du fait d erreurs constatées sur le paramétrage de paie et/ou dans les bulletins de salaire, la responsabilité de Ciel groupe Sage ne pourra en aucun cas être engagée, conformément aux Conditions Générales d Utilisations des Progiciels Ciel