ATELIER TOUT DEMAT février 2016

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1 ATELIER TOUT DEMAT février 2016

2 SOMMAIRE 1. Contexte 2. Les modalités opérationnelles 3. Echanges et retours d expériences

3 Le tout démat, c est quoi? De quoi parle-t-on?

4 Dématérialisation Préparation du Marché Passation du Marché Exécution du Marché Archivage 100 % Consultation Analyse Décision/ Information Contrôle de légalité Statistiques Recensement Programme Tout Démat Pratiques acheteurs Sourçage Groupement Base Rédaction fournisseurs de SOLAINN commandes Base DCE Site Info Plateforme OpenMap interréseaux Clausier de marché AGC MPE MPE MPE Signature électronique Commission MPE ACTES Authentification Préparation archivage (MPE) OpenData 0 Chaine d achat

5 Dématérialisation 100 % Consultation Passation du Marché Analyse Décision/ Information Contrôle de légalité Statistiques Recensement MPE Signature électronique MPE ACTES MPE MPE Commission Authentification 0 Chaine d achat

6 1. Contexte

7 Contexte Réglementaire démat : droit actuel Code des marchés public (CMP) 2005: prévoir réponse électronique avec signature électronique + chiffrer >seuils européens (formalisés) MAPA: choix des modalités (RC) : possibilité exiger réponse électronique, sans signature, sans chiffrement 2010:mise en ligne DCE obligatoire, accès libre >90 K 2010: réponse électronique obligatoire informatique >90 K 2010: possibilité imposer réponse électronique en formalisé Décrets 2005: entités adj/pa hors code Aucune obligation prévoir démat/si démat prévue: idem code Décret simplification Ne pas demander des infos disponibles de l entreprise disponibles gratuitement sur espace numérique Possibilité d accepter de reprendre des infos déjà transmises

8 Décret du 26 septembre 2014 Directives 2014: objectif simplification, accès TPE/PME, projet de DUME (règlement) Projet national «Dites le nous une seule fois» porté par le SGMAP: pour 2017 Pour l entreprise: 1 seul identifiant/pas de pièce justificative de l administration/ne pas fournir 2 fois = formulaire MPS= candidature=dum simplifié Transposition partielle de la directive marchés dès septembre 2014 Recours aux bases de données, systèmes électroniques et espaces de stockage numérique «Dites-le nous une seule fois», ne pas redemander les informations déjà détenues Fiche pratique Simplification +10 Fiches DAJ «Simplifiez-vous l achat», conseil n 8=MPS 1ère version en septembre ème version en janvier 2015 : MPS L acheteur ne peut pas demander les infos qu il a par un système d informations : MPS (droit commun) + complément coffre-fort L acheteur peut permettre à l entreprise de ne pas remettre des infos communiquées pour une consultation antérieure : coffre-fort entreprise

9 Contexte Réglementaire : avril EV : 1 er Avril 2016 Un seul code pour tous les marchés Reprise démat décret 2014 Formalisés (> seuils): Possibilité en formalisé de décaler les signatures à l attribution (alignement sur les pratiques MPS MAPA) DUME facultatif (= candidature MPS + lourd) Sourçage, open data (avis attrib+ données essentielles) EV : 7 novembre 2016: autorités administratives: obligation téléservice/rar EV : 2018: dématérialisation obligatoire pour les entreprises et les acheteurs : réponse + communication

10 Qu est-ce que MPS? 1 Seul identifiant/process pour répondre: SIRET Si compte sur Maximilien: accès direct (SIRET connu) Prévoir réponse démat hors MPS quand pas de SIRET (annexe) Remplacement DC1 par formulaire 1 page en ligne: Reprise de données automatiques Suppression du DC2: Réponse en GME possible Récupération directe, sécurisée et actualisée: Des attestations fiscales/sociales/vigilance.. avec l offre ou coffre-fort électronique: les capacités Vers le tout démat Signature facultative stade candidature (MAPA) Réponse électronique obligatoire préconisée Vers les marchés formalisés: nouveau décret plus simple pour signature (process id MAPA) Impact du DUME :en réflexion avec le SGMAP

11 MPS sur Maximilien: de l expérimentation au droit commun Depuis 2014 : Open Lab du SGMAP(charte) Rédaction RC national, retours pratiques V1:Max/E-Bourgogne/Megalis Bretagne Oct. 2014: Expérimentation généralisée: MPS = process de droit commun reconnu Déploiement membres: Mai 2014: 1ers lancements (Région), ateliers 2015: extension MPS tous membres (AG mai) puis tous MAPA sur portail (oct) Toute entité Possible pour toutes les procédures ouvertes Paramétré par défaut pour tous les MAPA (pré-coché)

12 Le programme DcANT : les 4 axes stratégiques 4 axes stratégiques identifiés et déclinés en recommandations Axe 1 Efficience des relations inter-administratives Unification et simplification de la relation des administrations avec leurs usagers Axe 2 Axe 3 Simplification et sécurisation de l administration de la preuve et gestion du patrimoine immatériel Développement de l écosystème numérique des territoires Axe 4 13

13 Le programme DcANT : les 10 recommandations Vision d ensemble des recommandations par axe stratégique Axe 1 Axe 2 RECOMMANDATION 1 : Simplifier les modes d échanges, entre les collectivités et l'etat, ainsi que les mécanismes d'identification et d'authentification des agents et des élus en s appuyant sur des annuaires et bases tiers partagés RECOMMANDATION 2 : Supprimer les obstacles à la transmission de certains actes au contrôle de légalité RECOMMANDATION 3 : Expérimenter / préfigurer la réponse électronique obligatoire pour l ensemble des marchés publics au-delà du seuil de publicité, l extension du Marchés Publics Simplifiés (MPS) à toutes les procédures et définir les conditions techniques, juridiques et économiques d un déploiement généralisé de la dématérialisation de la procédure de passation des marchés publics RECOMMANDATION 4 : Inscrire la relation collectivité - opérateur économique dans un processus global de gestion administrative, comptable et financière RECOMMANDATION 5 : Promouvoir et valoriser le baromètre des services publics numériques et démarches administratives en ligne RECOMMANDATION 6 : Faire de la publication des actes sous format numérique le principe et de la publication sous format papier l'exception, sous réserve du respect de la loi Informatique et libertés et des règles définies par la CADA RECOMMANDATION 7 : Donner la possibilité aux collectivités concernées de tenir un registre des délibérations sous forme électronique dès lors que les conditions de conservation et d'archivage électronique sont réunies Axe 3 RECOMMANDATION 8 : Concevoir un processus de définition et de validation des profils d'archivage (format pivot d'archivage) et faciliter les transferts d archives dans les services d archivage électronique RECOMMANDATION 9 : Imposer le standard d échange de données pour l archivage (SEDA) aux éditeurs de solutions d'archivage et métier et intégrer ses évolutions comme faisant partie de la maintenance obligatoire et réglementaire RECOMMANDATION 10 : Favoriser le déploiement de solutions d'archivage électronique dans les territoires qui tiennent compte des besoins d'archivage électronique actuels et des besoins d'archivage futurs ainsi que la mutualisation des services d'archivage électroniques à une échelle territoriale pertinente 14

14 Recommandation 3 : les résultats attendus Préfigurer la dématérialisation totale des procédures de marchés publics et généraliser MPS à l ensemble des procédures Objectifs Simplifier et optimiser les procédures de passation des marchés publics tant pour les acheteurs publics que pour les opérateurs économiques Les résultats attendus suite à la préfiguration 1 Optimisation de l accès des entreprises à la commande publique 2 Simplification de la phase de candidature des entreprises 3 Harmonisation des conditions juridiques, techniques et organisationnelles de dématérialisation pour l ensemble des procédures 4 Sécurisation du cadre juridique de la dématérialisation des marchés publics 5 Inscription des travaux réalisés dans la dématérialisation de bout en bout des échanges inter-administratifs 6 Réalisation d économies d échelle 15

15 Pilotage et conduite opérationnelle 1 Les coordonnateurs Assurent le pilotage global de la préfiguration Sécurisent les points juridiques et techniques Se réunissent en Comité projet Au niveau central Au niveau territorial 3 Les partenaires Opérateurs économiques, organisations professionnelles 2 Les préfigurateurs Assurent la conduite opérationnelle de la préfiguration de la dématérialisation de la passation des marchés publics Se réunissent en groupe projet Légende : Syndicat et GIP (Profil d acheteur mutualisé) SGAR - MRA Conseil départemental Métropole/ Agglomération SDIS Commune Centre Hospitalier Pouvoir adjudicateur Brest Bretagne Calvados Pays de Sarthe la Loire Loire Atlantiqu e Deux Poitiers Sèvres Aquitaine- Limousin- Poitou- Charentes Recommandation 3 : les acteurs et la gouvernance Normandie Centre Ile-De- France Toulouse Lille Nord Pasde-Calais - Picardie Languedoc Roussillon- Midi-Pyrénées Meuse Alsace Champagne- Ardenne-Lorraine Bourgogne Franche-Comté Villeurbanne Auvergne Rhône Alpes Valence PACA Draguignan SDIS 06 Corse 16

16 MPS/Tout démat sur Maximilien : De l expérimentation au droit commun Enjeux : Extension périmètre membres: ceux qui veulent/peuvent Extension du tout démat (réponse électronique obligatoire, information dématérialisée) Extension périmètre marchés: formalisés Extension utilisation signature électronique acheteurs Perspective DUME, clausier rédac Evolutions techniques MPS: gestion mot de passe, suivi version intégrée Etat (Place) Anticiper gagner du temps

17 MPS/Tout démat sur Maximilien : De l expérimentation au droit commun Où en sommes nous? Consultations en 2015 : 4739 avec réponse électronique obligatoire : 257 (5%) Réponses électroniques en 2015 : 5439 (1,14 rép élect/consult) Consultations MPS depuis le lancement projet 234 Candidatures MPS depuis le lancement projet : 419 (taux de 1,8)

18 2. Les modalités opérationnelles

19 Projet DcANT Déclinaison Maximilien Démarche globale : Implication sur la recommandation n 3 : Commande publique simplifiée et dématérialisation Passage à l'échelle 100% MPS 1 phase initiale MAPA 1 phase procédures formalisées Passage à l'échelle généralisation de la réponse électronique obligatoire Lien avec les entreprises Pour ses membres : Des Ateliers mensuels Tout Démat Un créneau horaire «l heure Démat»(accompagnement téléphonique) chaque lundi de 14h00 à 15h00 ( ) Des fiches, des guides,

20 Comparatif : Phase de consultation avec ou sans obligation de démat Papier et électronique Lourdeur administrative Insécurité juridique Craintes des entreprises d être mieux analysées en papier, encore des craintes techniques Temps d attribution et de notification plus long (suivi des AR papier) Electronique sans signature électronique (Tout démat): Gestion automatique de la mise à disposition de DCE, de la réception des offres, traçabilité complète, archivage automatisé Vérification automatique infos et attestations (MPS) Simplification du process de réponse (1 seul mode) Rematérialisation à l attribution Notification plus rapide (quasi instantané) Electronique avec signature électronique (Tout démat+) Un process cohérent Entreprises = 1 seul mode de traitement Si signature à l attribution: temps Acquisition certificat à prévoir + rapide: Si signature à la candidature: juste à signer électroniquement côté acheteur

21 Pour se lancer vers le tout démat Avant la consultation 1. Adapter ses documents de consultation : AAPC, RC, AE ou Contrat 2. Laisser «MPS» coché ou cocher 3. Paramétrer la réponse électronique obligatoire Pendant la consultation 4. Encourager les entreprises ayant télécharger le DCE à répondre en MPS: mail type J-3 Réponse de l entreprise Après la date limite de dépôt des offres 5. consulter pour chaque candidat le formulaire 6.Télécharger et stocker le formulaire et les attestations sociales et fiscales jointes, vérifier le cas échéant le contenu du coffre-fort 7. En cas d information manquante (capacité), les demander au candidat selon le procédure usuelle de demande de complément Pour attribuer 8. Si l acheteur ne signe pas électroniquement: demande l AE signé manuscrit par courrier + info ou docs manquants (attestations) 9. Si l acheteur signe électroniquement: demandé l AE signé électroniquement + info ou docs manquants par la messagerie de la plateforme

22 1. Adapter son DCE (cf modèles kit mps) AAPC: réponse électronique obligatoire/mps/signature facultative RC (modèle ou clausier redac) - Pièce principale (chronologique) : Partie candidature Modalités de réponse électronique obligatoire MPS Prévoir négociation (offre irrégulière) Partie attribution - Annexe: réponse électronique hors MPS (papier si nécessaire)encourager les entreprises ayant télécharger le DCE à répondre en MPS: mail type J-3 Modalité de signature électronique copie de sauvegarde AE: préciser signature de l AE emporte signature: De la candidature (formulaire MPS ou attestation sur l honneur) De l offre technique, BPU.

23 2. Création consultation: laisser coché MPS!

24 3. Paramétrer la réponse électronique obligatoire

25 4. Encourager les entreprises à répondre électroniquement «Bonjour, Extrait du kit Maximilien MPS Vous avez téléchargé le dossier de la consultation citée en objet sur la plateforme Maximilien. Sachez que la procédure est simplifiée grâce au dispositif «Marché Public Simplifié» (MPS) qui vous sera proposé si vous y répondez. Avec MPS, vous n avez plus à remplir les formulaires DC1 et DC2 et transmettre les pièces justificatives émises par l administration (attestation fiscale, sociale et Pro BTP si vous êtes acteur du bâtiment). Les données de votre entreprise seront en effet directement pré-remplies sur un formulaire en ligne administré par le Secrétariat général pour la modernisation de l action publique (SGMAP) à partir de données officielles (INSEE, DRFIP, ACOSS, infogreffe, DILA, pro-btp SAE..) et complété par les attestations récupérées automatiquement. Ainsi, nous attirons votre attention sur le fait que la consultation est entièrement dématérialisée. La signature des documents n est pas exigée, vous n avez donc pas à vous munir d un certificat de signature électronique. Vous trouverez les modalités de réponse dans le règlement de la consultation.» A adapter si réponse papier autorisée

26 Réponse de l entreprise: MPS ou non

27 Réponse de l entreprise: Accès direct via le siret au formulaire MPS

28 Réponse de l entreprise Validation du formulaire

29 Validation du formulaire MPS 2/3 Possibilité de répondre en groupement

30 Réponse de l entreprises: joint les pièces complémentaires (candidature et offre)

31 5. Ouverture des plis: consulter le formulaire, stocker cliquer sur «valider l envoi d un mot de passe»: un mail contenant un mot de passe pour accéder au formulaire est envoyé au compte créateur de la consultation

32 5. Ouverture des plis: consulter le formulaire, stocker cliquer sur «valider l envoi d un mot de passe»: un mail contenant un mot de passe pour accéder au formulaire est envoyé au compte créateur de la consultation

33 5. Ouverture des plis: consulter les attestations (PDF), stocker

34 Pour se lancer vers le tout démat Des supports à votre disposition sur l espace de travail collaboratif/site Info Fiche de synthèse Fiche pratique : Process, clauses AAPC, RC complet type: Réponse en MPS (principal): hors MPS en annexe Simplification documents et informations demandées Simplification modalités réponse électronique Modalités d utilisation du coffre-fort entreprise Guide de mise en ligne MAPA Appui juridique (relecture RC) et technique Des vidéos MPS pr les entreprises : Retour d un entrepreneur : Tester MPS sur Maximilien comme une entreprise avec un SIRET: cliquer ici

35 3. Echanges et retours d expériences

36 Retours d expérience Maximilien Retours membres: Exemple de la Région Ile de France/Neuilly sur Seine/ Alfortville : - Gain de temps pour les procédures de passation - Allègement des formalités - Plus de réponse et de candidatures MPS avec un mail d encouragement Perspectives : - Extension de MPS à tous les marchés, quels que soient leurs montants - Passage au 100% démat

37 Unité Société Depuis décembre 2014 Généralisation de MPS à l unité Société de la Région Le principe «MPS par défaut» pour les MAPA supérieurs à (désormais ) HT entériné par la Direction générale adjointe Les conditions préalables pour le passage au changement des pratiques induit par MPS : Phase rédaction du cahier des charges : adaptation des modèles Phase mise en ligne sur MAXIMILIEN : paramétrage Phase consultation des entreprises : phoning, alertes Maximilien Phase analyse des plis : changement des réflexes Phase attribution : re matérialisation de l AE

38 STATISTIQUES DES MARCHÉS MPS Impact du mail d encouragement à répondre en MPS : - Sur les 47 marchés lancés en MPS dont la date limite de remise des offres est passée : - 36 marchés ont fait l objet de ce mail une semaine avant la remise des offres ; - 11 marchés n ont pas fait l objet de ce mail. - On constate que les marchés qui ont fait l objet d un mail d encouragement ont reçu plus de réponse en MPS que les autres : - Sur les marchés avec mail d encouragement : 32 réponses en MPS, soit 26,4 % des plis ; - Sur les marchés sans mail d encouragement : 7 réponses en MPS, soit 14 % des plis remis. - Ce mail, en rappelant qu une réponse est attendue, permet d augmenter le nombre de réponses aux marchés (tous types de réponses confondues) : - Sur les marchés avec mail d encouragement : le nombre moyen de plis remis est de 2,6 plis par marchés ; - Sur les marchés sans mail d encouragement : le nombre moyen de plis remis est de 1,1 plis par marchés. Direction des marchés publics Conseil municipal du 12 avril janvier 2016

39 Pour conclure Inviter vos collègues, votre réseau à venir à la prochaine rencontre Des Ateliers mensuels Tout Démat qui évolueront sur différents thèmes Un créneau horaire «l heure Démat»(accompagnement téléphonique) Reporting commun

40 Merci de votre attention GIP Alexis BOUDARD - Directeur du GIP Flora VIGREUX Directrice adjointe Sandrine BOUSQUET Chargée de communication et des partenariats Benjamin DIDIER LE MOAL Chef de projet fonctionnel Grace BANSIMBA Assistante administrative Portail des marchés publics franciliens Boulevard des Invalides Paris contact@maximilien.fr