D E M A N D E D A D M I S S I O N

Transcription

1 D E M A N D E D A D M I S S I O N 11 ème édition Du jeudi 6 au dimanche 9 février 2014 Hall 6 - Porte de Versailles Paris - France NOUVEAU NOCTURNE Vendredi 18 h - 21h Coordonnées VOTRE SOCIÉTÉ Documents à nous renvoyer, remplis et signés, accompagnés de votre 1 er acompte obligatoire. Veillez à conserver une copie. Fournir un extrait Kbis postérieur au 6/11/2013 Cadre réservé à l organisateur Code client... Factures... /... /... Stand... m 2... Total HT... Kbis Enseigne... Raison sociale (pour facturation)... Adresse... CP...Ville... Pays...;... Tel...Tel portable... Fax Site web... N de TVA intracommunautaire... N de Siret... Code Naf... N maison des artistes... Forme juridique... Adresse de facturation (si différente) Interlocuteur Nom... Prénom... Fonction... Tel...Tel portable... Fax (ATTENTION : toutes les informations concernant votre participation ainsi que le guide de l exposant vous seront envoyés à cette adresse mail.) VOTRE ENGAGEMENT Je m engage : à occuper personnellement un stand au salon l Aiguille en fête, qui se tiendra à la Porte de Versailles, Hall 6, à Paris, du jeudi 6 au dimanche 9 février 2014, à mettre en scène mes produits en créant un décor dans l esprit de la manifestation et à réaliser des démonstrations sur mon stand ; à respecter le règlement général (page 4); à joindre mon règlement d acompte (20% du prix du stand toutes charges comprises). Le nombre de stands étant limité, les dossiers d inscription seront sélectionnés par un Comité qui se réserve le droit de refuser toute candidature qui ne correspond pas à l esprit et à la thématique précise de L Aiguille en fête, ou dont le secteur d activité est déjà largement représenté au salon. Je déclare avoir pris connaissance de l ensemble des conditions de participation ci-dessus et m engage sous réserve de mon admission, à les accepter sans réserve et à renoncer à tout recours contre les organisateurs. Le signataire (en toutes lettres) :... Cachet de l entreprise Fonction... Date et signature (précédées de la mention «lu et approuvé») Attention : Le règlement d acompte, le cachet de l entreprise, la date, le nom du signataire et sa signature (ci-dessus), sont indispensables pour nous permettre de valider votre demande d inscription. 1

2 TARIF ET DESCRIPTIF DE VOTRE STAND Surface désirée (sous réserve de disponibilité) Les surfaces que vous indiquez ici seront respectées dans la mesure du possible. Si le plan nous imposait d autres configurations, nous vous ferions des propositions au plus près de vos souhaits. Nombre de m 2 1 Angle 2 Angles Ilôt Stand classique (minimum 6m²) Module comprenant cloisons en bois recouvertes de coton gratté blanc, moquette (couleur du salon), enseigne et éclairage constitué de spots tiges TBT équivalent à 300W. Stand équipé x m² = Majoration pour 1 angle x m² = Majoration pour 2 angles x m² = Majoration pour îlot x m² = Majoration angle 10% x m² = Frais de dossier et assurance... = 335 Comprend l inscription au catalogue et sur le site internet, signalétique, badges exposants, invitations, assurance minimum tous risques (cf. règlement général) Total... = TVA 19.6%... = TOTAL... = Stands particuliers Ecoles - Brocantes - Découvertes 2013 (minimum 6m²) Stand comprenant : cloisons en bois recouvertes de coton gratté, moquette (couleur du salon), enseigne et éclairage constitué de spots tiges TBT équivalent à 300W. Stand équipé x m² = Majoration pour 1 angle x m² = Majoration pour 2 angles x m² = Majoration 10% x m² = Frais de dossier et assurance... = 335 Comprend l inscription au catalogue et sur le site internet, signalétique, badges exposants, invitations, assurance minimum tous risques (cf. règlement général) Total... = TVA 19.6%... = TOTAL... = 2

3 TARIF ET DESCRIPTIF DE VOTRE STAND Les Découvertes 2014 Attention! Sélection sur dossier à nous renvoyer au plus tard le 30 novembre Les candidats désirant souscrire au forfait «Découvertes de l Aiguille en fête», doivent répondre aux critères suivants: être créateur, artiste ou artisan, avoir un statut juridique, présenter ses produits ou son activité en première exclusivité au salon «l Aiguille en fête». Forfaits pour un module de 4 ou 6m² comprenant : stand - cloisons en bois recouvertes de coton gratté, moquette couleur salon, enseigne et éclairage (1 spot tige TBT équivalent à 300W) - inscription au catalogue et sur le site internet, signalétique, badges exposants, invitations, assurance minimum tous risques (Voir détails dans règlement général p.4). Module de 4m²... = 1150 Module de 6m²... = 1610 L organisateur se réserve le placement des stands. soit soit 1375,40 TTC 1950,25 TTC Associations MOF Musées Module de 4m² composé de cloisons en bois recouvertes de coton gratté, de moquette, d une enseigne et de l éclairage. (1 spot tige TBT équivalent à 300W). Frais de dossier et assurance... = 335 Comprend l inscription au catalogue et sur le site internet, signalétique, badges exposants, invitations, assurance minimum tous risques (cf. règlement général). Attention : au-delà de 4m 2, les tarifs en vigueur sont ceux des stands Ecoles - Brocantes - Découvertes L organisateur se réserve le placement des stands. Acomptes Acomptes non remboursés en cas de désistement 1 er acompte de 20% exigé à réservation... = 2 ème acompte de 30% au 30 novembre = Solde stand et options techniques au 3 janvier = * Pour toute réservation effectuée au-delà du 30 novembre 2013, le 1er acompte à verser à réservation est de 50% du montant total de la facture! *Attention : la durée de votre option est limitée à 10 jours à dater de notre mail de confirmation Modes de paiement Applicables à toutes les commandes effectuées chez Côté Salons par carte bancaire ( nous contacter ) par chèque ( payable en France ) à l ordre de CÔTÉ SALONS par virement bancaire ( joindre une copie de l ordre de virement ) Coordonnées bancaires HSBC St Dominique : 85, rue St Dominique Paris Banque : Agence : Compte : clé RIB : 36 N IBAN : FR BIC/swift code : CCFRFRPP Domiciliation : HSBC FR SAINT DOMINIQUE Veuillez indiquer sur vos virements «sans frais pour le bénéficiaire». TVA Directive européenne CE du 12/02/2008 applicable au 1/01/2011 L intégralité des prestations de service facturées aux exposants étrangers pour la participation à un salon doit être taxée comme auparavant au taux de TVA en vigueur en France. En effet ces prestations se rattachent à de la location d espace, et sont en conséquence taxable au lieu de la manifestation. Remboursement de la TVA - Clients membres de l Union Européenne Les demandes de remboursement des assujettis établis dans un autre état membre de l UE doivent être adressées au service des impôts via le portail électronique mis à leur disposition par leur état membre, accompagnées d une copie électronique des factures. - Clients extérieurs à l Union Européenne Les demandes de remboursement des assujettis établis en dehors de l UE doivent être adressées à l adresse ci-dessous, avec les originaux des factures. Service de remboursement de la TVA 10, rue du Centre TSA Noisy-le-Grand Cédex Tél: : sr-tva.dresg@dgfip.finances.gouv.fr Elles doivent être souscrites sur le formulaire français (imprimé 3559) téléchargeable à partir de l adresse suivante : 3

4 R È G L E M E N T G É N É R A L +L exposant s engage : - à se conformer sans réserve aux clauses et conditions de ce règlement général. - à respecter et faire respecter les prescriptions du guide technique qui lui est remis avant le salon. - à respecter scrupuleusement les conditions de sécurité s appliquant aux foires et salons. - à suivre toutes les directives prescrites par l organisateur. Admission Sont admis à participer en qualité d exposant les organismes officiels et privés, les entreprises commerciales, les associations, les écoles, les clubs ou les groupements français ou étrangers, ainsi que les artistes et les artisans ayant une activité en rapport direct ou indirect avec les activités présentées lors du salon «l Aiguille en fête». Toute société participant à «l Aiguille en fête» doit avoir pour activité la vente ou revente au détail de produits ou de services, ou être fabricant ou producteur. Le nombre d exposants sera limité par secteur d activité, afin de respecter l équilibre du salon. Par ailleurs, les candidats désirant souscrire au forfait «découvertes de «l Aiguille en fête», doivent répondre aux quatre critères suivants: 1) être créateur, artiste ou artisan ; 2) avoir un statut ; 3) exposer au salon «l Aiguille en fête» pour la première fois ; 4) présenter ses produits ou son activité en première exclusivité sur «l Aiguille en fête». Examen des candidatures Les candidatures sont soumises à la Société Côté Salons, qui, après l examen des dossiers, statuera sur les admissions. Lors de cet examen, il soumettra les dossiers à un Comité d'orientation, étant entendu que celui des membres du Comité d orientation qui exercerait une activité concurrente à celle de l exposant potentiel dont la demande d admission est examinée, ne sera pas autorisé à se prononcer ; le Comité d'orientation statuera en fonction de critères définis en accord avec l organisateur ; dans le cas où une candidature serait refusée, le Comité n aura pas à rendre publique la motivation de sa décision. S agissant d un avis, il ne sera pas susceptible de recours. En aucun cas le candidat refusé ne pourra prétendre à une indemnité sous prétexte que sa candidature aura été sollicitée par l organisateur. L envoi de la facture à l exposant vaut confirmation définitive de l inscription et établit le contrat de location d un espace sous réserve du respect par celui-ci des modalités de règlement. Kbis : Obligation de fournir un extrait Kbis postérieur au 15/11/2013. Inscription et frais de participation L inscription et les frais de participation comprennent : les services généraux offerts : décoration générale, sécurité, nettoyage général, promotion, accueil, sonorisation, la surveillance du hall d exposition pour tous les stands à partir du premier jour de montage jusqu au dernier jour de démontage. la location d une surface de stand modulaire avec des cloisons en bois recouvertes de coton gratté, une enseigne, une moquette et l éclairage, des badges et des invitations : Dotation invitations et badges Stands «Découvertes» et «Musées & Associations» : 2 badges, 5 invitations stands inférieurs à 10 m² : 2 badges, 10 invitations stands de 10 m 2 à 16 m² inclus : 4 badges, 10 invitations stands de 16 m 2 à 22 m² inclus : 4 badges et 15 invitations stands supérieur à 22 m² : 6 badges et 20 invitations Partenaires : 6 badges, 30 invitations. Electricité : boîtier éléctrique facultatif - voir Options techniques Dotations éclairage : stands «Découvertes» et «Musées & Associations» : 1 spot TBT (équivalent à 300W) stands inférieurs à 10m² : 1 spot TBT (équivalent à 300W) stands jusqu à 16 m² : 2 spots TBT (équivalent à 300W) stands de 16 m 2 à 22 m² inclus: 3 spots TBT (équivalent à 300W) stands supérieur à 22 m² : 1 spot TBT 35W (équivalent à 300W) tous les 3m. Services en option : nettoyage des stands, puissance électrique supplémentaire, bandeau de façade, arrivée d eau (sous réserve d emplacement), gardiennage spécifique, téléphone, mobilier, éclairage supplémentaire. (informations fournies dans le guide technique de l exposant). Commande technique : toute commande effectuée au-delà du 25 janvier 2014 et durant le salon sera majorée de 15%. Conditions de paiement Seules les demandes d admission officielles, dûment remplies, signées et accompagnées du règlement du premier acompte obligatoire, soit 20 % du montant total TTC, sont prises en considération, un deuxième acompte sera exigible au 30 novembre Le solde devra être versé avant le 3 janvier Au cas où ces règlements ne seraient pas intégralement effectués dans les délais fixés, Côté Salons se réserve le droit de disposer de l emplacement, les acomptes déjà versés lui restant acquis. Par ailleurs, conformément aux dispositions de la loi du 31 décembre 1992, les sommes réglées au-delà de la date d échéance seront majorées d un intérêt égal à une fois et demi le taux de l intérêt légal en vigueur. Seuls les exposants ayant soldé leur paiement auront accès au lieu de la manifestation pour le montage de leur stand. La T.V.A. est facturée et payée sur les encaissements, son règlement sera exigible pour tous les exposants présents au salon pour français et étrangers. Annulation Toute annulation ne prendra effet que lorsqu il en aura été dûment accusé réception, par lettre recommandée, 60 jours avant l ouverture du salon. Les acomptes déjà versés au moment de l annulation resteront acquis à l Organisateur, que l espace d exposition soit reloué ou non. S il devenait impossible de disposer des locaux nécessaires ; dans le cas également où le feu, la guerre, une calamité publique, un cas de force majeure rendraient impossible l exécution de tout ce qui doit être fait pour la manifestation, l organisateur pourrait annuler, à n importe quel moment, les demandes d emplacement enregistrées, en avisant par écrit les exposants qui n auraient droit à aucune compensation, ni indemnité, quelle que soit la raison d une telle détermination. Les sommes restant disponibles, après le paiement de toutes dépenses engagées, seront réparties entre les exposants au prorata des acomptes versés par chacun d eux. Modifications Dans le cas où l organisateur se trouverait dans l obligation de modifier partiellement les emplacements ou installations, aucune réclamation ne sera recevable et les exposants s engagent à se conformer aux décisions prises dans l intérêt de la manifestation. Les modalités d organisation du salon, notamment la date d ouverture, sa durée, l emplacement où il se tiendra, les heures d ouverture et de fermeture, le prix des entrées, sont déterminés par l organisateur et peuvent être modifiés à son initiative. Les cotes et surfaces indiquées sur le plan remis à l exposant sont aussi précises que possible, mais peuvent refléter un écart avec les dimensions réelles de l espace d exposition, écart dont l organisateur ne peut en aucun cas être tenu pour responsable. L exposant doit donc s assurer des cotes exactes avant aménagement. Partage de stand Si une société est accueillie sur un stand par une autre société et partage de ce fait l espace et bénéficie des services du salon, cette deuxième société devra obligatoirement payer l équivalent d un 4m² + les frais d inscription. Produits ou services exposés Peuvent être exposés les produits ou services intéressant directement ou indirectement les professionnels ou les amateurs des activités présentées au salon, selon la nomenclature d activités définie et dont la liste aura été acceptée par l organisateur. La présentation des produits doit être faite uniquement dans l enceinte du stand et de façon à ne pas empiéter sur les allées. Les organisateurs se réservent le droit d interdire, avant ou pendant la manifestation, la présentation de tout article ou service qui ne serait pas conforme à l esprit qualitatif de «l Aiguille en fête». Selon le choix de chaque exposant, le matériel sera proposé à la vente (directe ou sur commande) ou seulement exposé. En cas de vente à emporter, le vendeur s engage à renouveler son stock jusqu au dernier jour du salon. Tout affichage de nature à porter atteinte à l image du salon et à empiéter d une quelconque manière sur l activité des autres exposants est interdit. Chaque exposant vendant ses produits, doit le faire obligatoirement au prix public. Tous les produits doivent être conformes à la réglementation française et européenne. Notamment il appartiendra à l exposant d accomplir les formalités douanières pour les matériels et produits en provenance de l étranger et d assurer la protection industrielle des matériels ou produits qu il expose. Mise en scène Afin de respecter l esprit général de «L Aiguille en fête», les exposants s engagent à intégrer leurs produits ou services dans un décor respectant l esprit de la manifestation et à réaliser obligatoirement un atelier de démonstration. Si la mise en scène est jugée insuffisante ou non conforme par l organisateur, ce dernier pourra imposer un styliste à l exposant qui lui sera facturé au tarif d urgence ou faire fermer le stand sans dédommagement. Pendant toute la durée du salon, chaque stand fera l objet d un contrôle afin de faire respecter les décisions prises par le Comité d'orientation concernant les produits mis en vente. Signalétique Toute signalétique personnelle doit être soumise à l agrément de l organisateur qui pourra d ailleurs revenir sur l autorisation accordée, en cas de gêne apportée aux exposants voisins, à la circulation ou à la tenue de l exposition. Les enseignes lumineuses ne sont pas autorisées sur les stands. Au cas, où cette règle ne serait pas respectée, l organisateur se réserve le droit de démonter la signalétique non autorisée, les risques de détérioration étant à la charge de l exposant. Montage et démontage Les dates et heures seront communiquées à l exposant dans le dossier technique. Celui-ci devra s y conformer. L évacuation des lieux devra être faite dans les délais impartis. Passés ces délais, la violation de cet engagement donne à l organisateur le droit de prendre, aux frais et aux risques de l exposant, toutes les mesures qu il pourrait juger utiles. L exposant doit assurer lui-même la surveillance du matériel et des marchandises sur les lieux pendant les heures d installation et de déménagement. Il pourvoira lui-même à leur transport et à leur réception. Il se conformera aux instructions données dans le dossier technique pour la circulation des véhicules sur le site. État des lieux Les exposants prendront le lieu dans l état où ils le trouveront et devront le laisser dans le même état. À défaut, il leur sera facturé les travaux de remise en état. Assurance Une assurance automatique du type «tous risques expositions» est souscrite par l organisateur pour le compte de chaque exposant à concurrence d un montant assuré de euros/stand pour couvrir les risques suivants : responsabilité civile, dommages, vol sur le stand, incendie, foudre, explosion, destruction totale ou partielle pour cause accidentelle. En cas de sinistre, la franchise applicable est de 200 euros. Une assurance complémentaire sera proposée dans le guide technique afin de couvrir les espèces, l excédent de matériel et de marchandises exposées. Les exposants devront produire leur police à l organisateur au plus tard 24h avant l ouverture de la manifestation. La responsabilité civile de l organisateur ne saurait en aucun cas s étendre aux dommages causés par des tiers aux visiteurs et aux exposants. L exposant répond de tous les dommages causés à autrui par lui-même, par son personnel, son matériel ou ses installations. Il doit obligatoirement être couvert par une police d assurance responsabilité civile individuelle. Divers Il est interdit de fumer dans l enceinte du salon. Les chiens ne sont pas autorisés pendant les jours d ouverture du salon. Il est interdit aux exposants de céder, souslouer ou partager, à titre payant ou gratuit tout ou partie de leur emplacement excepté aux sociétés déclarées dans la demande d inscription. Toute utilisation de structures autres que celles qui sont mises en place par l organisateur est interdite, sauf accord préalable, et ne doit en aucun cas dépasser la hauteur des cloisons. Il est également interdit d utiliser les espaces environnant «L Aiguille en Fête» pour la présentation de produits ou la distribution de prospectus. Celles-ci ne pourront se faire que dans l enceinte du stand. Toute démonstration sonore ou bruyante - télévision, radio, microphone - est interdite. La fermeture des stands durant les heures d ouverture du salon au public est interdite. En cas de non-respect de ce règlement, l organisateur pourra procéder immédiatement à la réquisition du stand sans que les exposants puissent prétendre à un dédommagement. En cas de contestation, les tribunaux du siège de l organisateur sont seuls compétents, le texte en langue française du présent règlement faisant foi. Organisateurs Côté Salons : 5, rue de Charonne Paris - 4

5 BON DE COMMANDE OPTIONS TECHNIQUES Copie de ce document à nous renvoyer avant le 4 janvier 2014 accompagné de votre règlement cf. modes de paiement Nous attirons votre attention sur le fait que toute commande technique effectuée au-delà du 25 janvier 2014 et durant le salon sera majorée de 15%. Cadre réservé à l organisateur Code client... Factures... /... /... Stand... m 2... Total HT... Kbis Enseigne... Prestations comprises dans votre stand : stands Découvertes Musées et Associations :... 2 badges, 5 invitations, moquette (couleur salon) et 1 spot TBT 300W ; stands inférieurs à 10 m² :... 2 badges, 10 invitations, moquette (couleur salon) et 1 spot TBT puissance 300W; stands de 10 à 16 m² :... 4 badges, 10 invitations, moquette (couleur salon) et 2 spots TBT puissance 300W; stands de 16 à 22 m² inclus :... 4 badges et 15 invitations, moquette (couleur salon) et 3 spots TBT puissance 300W; stands supérieur à 22m² :... 6 badges et 20 invitations, moquette (couleur salon) et 4 spots TBT puissance de 300W. partenaires :... 6 badges et 30 invitations. Options techniques : Alimentation électrique /stand jusqu à 16m 2 : x m 2 = Alimentation électrique /stand au-delà de 16m 2 : Badge valable pour 4 jours à l unité x = Bandeau de façade en bois recouvert de coton (poteau inclus) x ml = Changement de couleur de coton gratté largeur 2.50m...16 x ml = Coloris réf... Cloison bois de 2.50m de hauteur recouverte de coton 1 face x ml = Cloison bois de 2.50m de hauteur recouverte de coton 2 faces x ml = Comptoir gainé - haut.1m prof.0,50m - étagère intermédiaire x ml = Comptoir gainé - haut.1m prof.0,80m - étagère intermédiaire x ml = Eclairage : spot sur tige 35 watts (équivalent 300 watts) à l unité x = Eclairage : spot seul 35 watts (équivalent 300 watts) à l unité x = Invitation par lot de x = Moquette : changement de couleur 25 x m 2 = coloris réf... Porte fermant à clef à l unité x = Réserve commune x m 2 = Vélum x m 2 = Table à napper x 60 cm...20 x = Table à napper x 76 cm...28 x = Table à napper x 76 cm...35 x = Total... TVA 7% (invitations)... TVA 19.6%... Total... Toutes les informations techniques complémentaires inhérentes au Parc des Expositions de la Porte de Versailles : planning montage/démontage, infos pratiques, règlement de sécurité, prestataires agréés(...), vous seront communiquées dans le Guide de l exposant que vous recevrez courant décembre Toute question relative à la technique et à la commande d options doit être adressée à : technique@aiguille-en-fete.fr - France Mail : info@aiguille-en-fete.fr - Site internet : 5