En l absence du président, Francois Racine va présider l assemblée.

Transcription

1 Procès-verbal de la réunion du Conseil d administration de l Héritage de l Île Paton- Phase 1 tenue le 16 mars 2016 à la salle de conférence au 4450 Promenade Paton, Laval, Québec PRÉSENCES : M. François Racine Vice-président M. Maurice Marchand Secrétaire M. Pierre Roy Administrateur M. Marc Audet Administrateur Mme. Linda Di Iorio Gestionnaire 1. Constat des présences et ouverture de la réunion L ouverture de la réunion se fait à 18h00 En l absence du président, Francois Racine va présider l assemblée. 2. Ordre du jour Il est proposé par F. Racine Appuyé par P. Roy D'adopter l'ordre du jour suivant 1- Constat des présences et ouverture de la réunion 2- Adoption de l'ordre du jour 3- Adoption du procès verbal de la réunion du 3 février Paton 1, Madame Danielle Létourneau 5- Affaires découlant du procès-verbal Réclamation d assurance CPAI Déshumidificateur piscine 6- Contrat d entretien de la pelouse 7- Ressources humaines Embauche Conditions de travail Page 1 sur 5

2 8- Rapport de gestion Bibliothèque Herbineige Ville de Laval Travaux dans les garages Comité embellissement Budget 9- Confirmation de la prochaine réunion 10- Varia 11- Levée de l assemblée 3- Adoption du procès verbal de la réunion du 3 février Il est proposé par M. Audet Appuyé par P. Roy D'adopter le procès-verbal du 3 février Paton1, Madame Danielle Létourneau Madame Létourneau présente aux membres du Conseil le plan préliminaire quant aux servitudes. Les membres du Conseil demandent que monsieur Doudak soit présent pour la prise de décision finale, puisque tous les arrangements antérieurs que nous avons négociés avec M. Collins ne semblent plus tenir la route. Dans un autre ordre d idée, monsieur Roy demande que l on s assure que les réparations ont été faites concernant le bris du tuyau d arrosage. 5- Affaires découlant du procès-verbal Réclamation d assurance Les membres sont d accord pour permettre à Intact de retirer le filage. Le travail sera fait en présence de notre ingénieur et d un expert de la compagnie Briton. Leur entrepreneur devra préalablement nous fournir les détails (protocole) tant à la procédure qu il va utiliser et Intact doit nous garantir que le travail sera fait selon toutes les normes légales en cours. Page 2 sur 5

3 De plus, pendant les travaux de réfection des garages, la conduite des fils a été mise à nue. Francois Racine va demander à notre ingénieur conseil, monsieur Jacques Martin de venir constater l état des tuyaux et de faire ses recommandations. CPAI Le contrat a été revue avec une baisse de 2000$ après révision Il est proposé par M. Marchand Appuyé par F. Racine D octroyer le contrat pour la modernisation et le contrat d entretien des ascenseurs à la firme CPAI pour un montant de 10100$ et d autoriser Linda Di Iorio à le signer au nom de l Héritage. Déshumidificateur piscine Francois Racine a demandé à Jacques Martin de nous faire un devis pour les soumissions. Actuellement, nous avons des soumissions de Simpkin et de Baulne. M. Martin a fait ses commentaires pour celle de Simpkin et Linda va lui faire parvenir celle de Baulne. Francois Racine s occupe d avoir une troisième soumission. 6- Contrat d entretien paysager Nous avons eu trois (3) soumissions pour l entretien paysager pour la saison 2016 : Strathmore : 22009$ Herbineige et Optivert : 23300$ Diane Guillemette 17500$ Il est proposé par F. Racine Appuyé par M. Audet Page 3 sur 5

4 D octroyer le contrat à madame Diane Guillemette pour la somme de $ et d autoriser Linda Di Iorio à le signer au nom de l Héritage. 7- Ressources humaines Madame Di Iorio recommande de procéder à l embauche d une personne supplémentaire à titre de préposé à l accueil et à l entretien pour combler les heures de nuit la fin de semaine pour l entretien du centre sportif et deux jours semaine pour des travaux de peinture et d entretien. La personne devra être polyvalente pour aussi combler les heures des vacances des préposés à l accueil. Au prochain conseil, madame Di Iorio va déposer un document de travail pour encadrer les conditions de travail du personnel actuel et futur et proposer l embauche d un ou d une candidate. 8- Rapport de gestion Madame Homsy, responsable de la bibliothèque a remis sa démission puisqu elle sera plus de 8 mois à l extérieur d ici. Le poste est affiché mais personne n a manifesté d intérêt. Herbineige n est pas munie d un signal de recul sur ses camions, à la demande des copropriétaires qui trouvent le bruit dérangeant. Nous lui demanderons tout de même de se conformer s il obtient le contrat l an prochain. Suite à la demande des membres du Conseil de s informer du suivi du dossier du service des incendie de la Ville de Laval concernant la capacité de charge de la dalle de la rampe, Me Marc Lalonde, avocat qui nous a représenté dans ce dossier, nous recommande de ne pas intervenir dans le dossier qui selon lui est clos suite au rapport que nous leur avons fait parvenir. Les travaux dans les garages vont très bien. Les délais sont respectés. Michel Racine fait un travail exceptionnel dans ce dossier. Les membres vont faire une visite des lieux à la fin de la présente rencontre. Linda Di Iorio a rencontré madame Desjardins (101) et madame Ianello (701) qui désirent s impliquer dans les choix de décoration comme par exemple le choix des fleurs, des décorations de Noel, etc. ainsi que dans le futur comité de rénovation des espaces communs. Page 4 sur 5

5 Le budget, au 28 février 2015, est déposé pour les membres du Conseil. Monsieur Marchand va travailler avec Linda Di Iorio pour la préparation du prochain budget et un budget préliminaire sera déposé au prochain Conseil. Monsieur Marchand a rencontré monsieur Marco Della Rocca qui va procéder à la vérification des état financiers Confirmation de la prochaine réunion La prochaine réunion se tiendra le 20 avril à 18h00 Levée de l'assemblée L 'assemblée est levée à 21h45 Page 5 sur 5