Gestion de Projets PeiP2 partie 2

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1 Gestion de Projets PeiP2 partie 2 Jean-Louis Lefèvre Polytech Lyon 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p1/40

2 La gestion de Projets La planification consiste à définir l enchaînement des tâches les unes par rapport aux autres et à placer celles-ci en fonction du calendrier pour définir les instants où ces tâches pourront être réalisées Il y a deux types de contraintes dans la planification: Les contraintes de logiques d enchaînement Les contraintes de disponibilité des ressources 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p2/40

3 Systèmes de représentation de suivi de projet PERT (Program Evaluation and Review Technic) C est une représentation selon une logique d enchaînement des tâches GANTT C est une représentation des tâches selon un calendrier MILESTONES C est une représentation des événements selon un calendrier 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p3/40

4 Planification: PERT (Program Evaluation and Review Technic) Les tâches sont représentées par des flèches. Les cercles représentent les différentes étapes. Avantage: représente bien l architecture du projet Inconvénient: ne permet pas d organiser le travail (ce n est pas un calendrier) 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p4/40

5 Planification: GANTT Représentation le déroulement du projet par des tâches qui sont représentées par des bargraphs. La longueur de la bande correspond à la durée de la tâche. Utilisé dans les logiciels pour le planning et le suivi des projets Avantage: représente les actions à réaliser chaque jour (calendrier) Inconvénient: ne permet pas de représenter l architecture du projet Peut devenir incompréhensible (glissement des tâches) 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p5/40

6 Représentation de PERT 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p6/40

7 Représentation de GANTT 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p7/40

8 Délai et charge Attention: ne pas confondre DELAI et CHARGE Délai: durée de la tâche pour passer de l état «non-débuté» à l état «terminé» Charge: quantité de travail nécessaire pour exécuter la tâche Attention aux interruptions: le travail n est pas toujours réalisé de manière continue, car il faut tenir compte: Des temps techniques d attente (par exemple: séchage de peinture, réception de pièces,..) De la disponibilité des ressources (temps plein, temps partiel,..) 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p8/40

9 Représentation normale de PERT 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p9/40

10 Définitions de PERT TACHE: travail ou fonction élémentaire ayant un début et une fin NŒUD/ETAPE: point logique de rassemblement de tâches CONTRAINTE: condition logique nécessaire au démarrage d une tâche CONDITION D ENTREE D UNE TACHE: réalisation de toutes les conditions appliquées à l étape où débute la tâche (fin des tâches précédentes) MAILLE: suite de tâches entre deux étapes considérés 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p10/40

11 Définitions de PERT DATE «AU PLUS TOT»: date la plus «en avance» possible qui permet de débuter les tâches suivantes en respectant toutes leurs conditions de démarrage DATE «AU PLUS TARD»: date la plus «tardive» possible qui permet de démarrer les tâches suivantes sans faire reculer le délai final défini par le chemin critique CHEMIN CRITIQUE: trajet constitué des mailles de durées les plus longues permettant de satisfaire toutes les conditions de réalisation de toutes les tâches pour atteindre l objectif final «au plus tôt» 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p11/40

12 Comment réaliser un planning PERT 1. Dessiner l ENCHAÎNEMENT des tâches 2. Affecter à chaque tâche une DUREE 3. Calculer pour chaque étape la «DATE AU PLUS TOT» en progressant dans le sens du temps et en tenant compte de toutes les contraintes 4. Reculer à partir de la date finale et calculer pour chaque étape la «DATE AU PLUS TARD» en remontant le temps 5. Définir le CHEMIN CRITIQUE: trajet pour lequel la «date au plus tard» est égale à la «date au plus tôt» par les chemins les plus longs 6. Définir pour toutes les tâches «non critiques» les MARGES DE TEMPS Note: les étapes 3 à 6 sont calculées automatiquement par les logiciels de Gestion de Projet 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p12/40

13 Exemple de calcul PERT Exercice: Pour simplifier, on prend pour chaque tâche une durée égale à son numéro Cette durée peut être représentée en heures, jours, semaines. Mais il faut bien sûr garder la même unité pour toutes les tâches Le calcul part de t0, point de départ du graphe On donne à chaque ETAPE une étiquette dans laquelle on inscrit la date au plus tôt et la date au plus tard 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p13/40

14 1. Calcul de la date au plus tôt Calculer pour chaque nœud la «DATE AU PLUS TOT» en progressant dans le sens du temps et en tenant compte de toutes les contraintes 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p14/40

15 2. Calcul de la «date au plus tard» Reculer à partir de la date finale et calculer pour chaque nœud la «DATE AU PLUS TARD» en remontant le temps 5 /7 13/13 22/22 0/0 2/2 6/6 6/6 7/ GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p15/40

16 3. Calcul du chemin critique Définir le CHEMIN CRITIQUE: trajet pour lequel la «date au plus tard» est égale à la «date au plus tôt» par les plus longues tâches 5 / GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p16/40

17 Durée et dates Date de début «AU PLUS TOT» Date de début «AU PLUS TARD» Durée de la tâche Date de fin «AU PLUS TOT» Date de fin «AU PLUS TARD» 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p17/40

18 Les marges MARGE TOTALE: durée dont une tâche peut être prolongée ou retardée sans augmenter la durée totale du projet. Quand cette marge s annule, la tâche devient critique MARGE LIBRE: durée dont une tâche peut être prolongée ou retardée sans déplacer aucune autre tâche du projet. C est la réserve de sécurité attachée à la tâche MARGE CERTAINE (peu utilisée): durée entre la fin d une tâche débutée au plus tard et le besoin au plus tôt des tâches suivantes 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p18/40

19 Représentation PERT (exemple) 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p19/40

20 Représentation PERT (exemple): date au plus tôt 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p20/40

21 Représentation PERT (exemple): date au plus tard 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p21/40

22 Représentation GANTT (exemple) 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p22/40

23 Conclusion de PERT PERT reste le meilleur outil de réflexion préalable pour mener un projet car il oblige à se poser pour chaque tâche les questions essentielles: Quelles sont les conditions pour que la tâche puisse débuter (Amont)? Qu est ce que cette tâche permet de faire (Aval)? Le PERT peut se dessiner de façon très simple à l aide de traits sur un support permettant le travail en équipe, par exemple sur un tableau Il est facile de calculer les dates pour chaque nœud en se limitant au «dates au plus court», ce qui permet immédiatement d avoir une idée globale de la faisabilité et de modifier les logiques au fil de la réflexion Quand on a une bonne idée du planning, on peut alors utiliser un logiciel de Gestion de projet qui permettra la représentation sous forme de PERT (réseau) et GANTT (graphique) 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p23/40

24 Méthode de travail de gestion du projet 1. Découper le projet en PHASES 2. Découper les phases en TACHES 3. Définir la LOGIQUE D ENCHAINEMENT des tâches en utilisant PERT 4. Analyser les RESULTATS du PERT: délai final chemin critique marges 5. OPTIMISER le planning: 1. Changer certains enchaînements critiques 2. Modifier la durée de certaines tâches (évolution des moyens) 6. EDITER le planning sous une forme temporelle claire et bien adaptée aux divers utilisateurs: GANTT (détails adaptés dates essentielles événements majeurs) 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p24/40

25 Aspects psychologiques du planning 1. Existence et Suivi du Planning il donne un cadre de travail: des tâches à réaliser avec un cheminement logique pour atteindre des objectifs avec une vision globale une vision d avenir Plus qu un moyen de suivi, il est le fil conducteur du projet Il permet à tous les participants au projet de se situer dans un travail commun avec une perspective globale Il permet de matérialiser l avancement du projet (dynamique) et s il est bien géré c est un facteur de motivation des équipes 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p25/40

26 Aspects psychologiques du planning 2. Les DELAIS Les délais trop longs ont un effet démotivant: «on a le temps d y penser!» «j aurai changé de poste avant d y arriver!» Les délais trop courts ont aussi un effet démotivant: «c est stupide, on n y arrivera jamais!» «on est déjà en retard, alors un peu plus ou un peu moins..!» Le délai l objectif- doit être tenable mais doit être aussi un «challenge» et demander un effort évident 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p26/40

27 Aspects psychologiques du planning 3. La Tenue des Délais L homme s intéresse au court terme Il faut donc définir des jalons qui sont des objectifs intermédiaires Pour tenir l objectif final, il faut «se donner du mou»: méthode: minimiser la durée des tâches initiales maximiser la durée tâches finales réduire si besoin à la fin du projet Ne jamais accepter de glissement sans réagir, même si les retards sont justifiés! Il faut toujours chercher des solutions pour rattraper les retards, pour sensibiliser les acteurs du projet à l importance de la tenue des délais. Sinon, une succession de glissements de délais enlève toute crédibilité au planning que plus personne ne respecte GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p27/40

28 Le planning et les ressources Lorsqu on a défini les logiques d enchaînements, on se rend compte des besoins («1000 hommes.année = 2000 hommes pendant 6 mois) Une bonne méthode est la suivante: Etablir la liste des ressources et la disponibilité de chaque ressource Tracer le PERT à ressources infinies, sans prendre en compte les contraintes de disponibilité des ressources. On obtient le délai minimum possible. Affecter les ressources nécessaires à chaque tâche Effectuer le Nivellement des ressources : reculer certaines tâches afin que les ressources (personnel ou matériel) soient disponibles. De cette façon, on «lisse» les pointes de surcharge 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p28/40

29 Exemple de planification des ressources Projet d étude et d implantation de 4 cartes électroniques pour un système embarqué. Déterminer la durée totale entre le début des études - qui peuvent simultanées- et la fourniture finale des 4 cartes fonctionnelles avec les dossiers. Les durées des travaux sont estimés à: Carte A Durée étude: 2 semaines Durée implantation: 3 semaines Carte B Durée étude: 3 semaines Durée implantation: 5 semaines Carte C Durée étude: 4 semaines Durée implantation: 4 semaines Carte D Durée étude: 5 semaines Durée implantation: 6 semaines Ressources (pour toutes les cartes): étude=ingénieur implantation= technicien Chaque tâche commencée se poursuit sans interruption jusqu à la fin 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p29/40

30 Exemple de planification des ressources Chercher la durée minimale de l ensemble du projet pour les 3 planifications de ressources suivantes: 1. Cas n 1: PERT à ressources infinies 2. Cas n 2: 2 Ingénieurs d étude (I) et 3 Techniciens d implantation (T) 1. Cas n 3: 2 Ingénieurs d étude (I) et 2 Techniciens d implantation (T) 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p30/40

31 Cas n 1: Ressources Infinies: PERT../.. 2 A 3../.. Début 3 4 B../ /.. Fin 5 C 6../.. D 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p31/40

32 Cas n 1: Ressources Infinies: PERT 2/8 2 A 3 3/6 Début 3 4 B 4/ /11 Fin 5 C 6 5/5 D 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p32/40

33 Cas n 1: Ressources Infinies: GANTT 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p33/40

34 Cas n 2: 2 I + 3 T: Surcharge Ingénieurs 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p34/40

35 Cas n 2 :2 I + 3 T(suite) : mais charge des techniciens suffisante 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p35/40

36 Cas n 2 :2 I + 3 T : nivellement automatique des charges de travail 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p36/40

37 Cas N 3: 2 I + 2 T : nivellement automatique 2015 GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p37/40

38 Cas N 3: 2 I + 2 T : nivellement manuel n GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p38/40

39 Cas N 3: 2 I + 2 T : nivellement manuel n GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p39/40

40 Conclusion planification et nivellement des ressources Le nivellement automatique par logiciel permet d avoir rapidement une première solution assurant la faisabilité du projet Le logiciel assure alors la faisabilité de toutes les tâches en considérant toutes les ressources mais sans prendre en compte toutes les solutions possibles (calculs optimisés et donc limités). C est pourquoi il est parfois possible de trouver manuellement des solutions ponctuelles plus optimisées GESPRO 2 PeiP2 JL Lefèvre p40/40

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