APPRECIATION GLOBALE DE L EVALUATEUR EXTERNE

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1 L évaluation externe est une démarche obligatoire pour tous les établissements sociaux et médicosociaux ( décret n du 15 mai 2007) Elle est structurée autour de 4 objectifs : Examiner les suites réservées aux résultats issus des évaluations internes : les priorités et modalités de mise en œuvre, communication et diffusion des propositions d'amélioration et implication des acteurs, mise en œuvre des mesures d'amélioration, modalités de suivi et bilan périodique, dynamique générale de la démarche d'amélioration continue de la qualité des prestations. Porter une appréciation globale sur le projet de service, en examinant la pertinence, la cohérence, l'efficacité, l'efficience et l'impact du dispositif d'accompagnement. Examiner certaines thématiques et registres spécifiques, en tenant compte des particularités de l établissement ou du service. Le décret détermine 15 points à évaluer axés, d une part, sur la qualité des prestations au regard des droits des usagers et des conditions de réalisation du projet personnalisé et, d autre part, sur la qualité des prestations au regard de l ouverture de l établissement ou du service, sur son environnement et son inscription sur un territoire donné. Elaborer des propositions et des, à la fois sur des aspects stratégiques et sur des éléments plus directement opérationnels. Des priorités sont formulées au regard de critères explicités. APPRECIATION GLOBALE DE L EVALUATEUR EXTERNE Ce rapport d évaluation externe met en avant que sept sont à réaliser en parallèle d une quinzaine de propositions d amélioration (voir ci-dessous). Il est à préciser que ces sont, majoritairement, des dites «de deuxième ligne» : il s agit en effet, pour quatre sur sept, non d un manque mais d une action à parfaire. Le CDEF est un établissement qui s inscrit dans une démarche d amélioration continue de manière volontaire et réfléchie. Des étapes ont déjà été franchies dans la construction de cette démarche : - Les droits des usagers sont pensés et formalisés dans les outils réglementaires existants. Ils font l objet d une approche concertée et rigoureuse. - La conduite de projet et d évaluation est déployée dans l ensemble des services. - La qualité des prestations et des activités fait l objet d un suivi, de débats, de discussions et donc d une évaluation continue. - La gestion des risques est une dimension qui est prise en considération d une manière pluridisciplinaire et de manière transversale. Un travail sérieux et rigoureux est mis en place en ce qui concerne la sécurité des biens et des personnes. - Le management global est travaillé à partir et avec les professionnels/lles du terrain (démarche inductive) et en prenant en compte les recommandations, les contraintes, le contexte d exercice

2 (démarche déductive). Un équilibre a été trouvé entre ces deux modalités d intervention managériale. - Le CDEF s inscrit dans une politique d ouverture et de partenariat de qualité. Un travail de valorisation par les professionnels/lles, des nombreux éléments de qualité et de bientraitance mis en place par l équipe cadre et l équipe dirigeante du CDEF est encore à réaliser. Le CDEF du Doubs devrait également poursuivre son travail de formalisation et de mise en lien de l ensemble des thématiques, outils, procédures, processus et protocoles qu il déploie concernant sa politique de qualité des prestations et activités et sa politique de bientraitance. En dernier lieu et de manière globale, il est à noter que notre cabinet estime que le CDEF a su créer une identité spécifique à un ensemble de structures qui est pourtant complexe dans ses missions comme dans son organisation. Cette identité est positive, dynamique et structurée et elle est en cohérence avec les actions concrètes mises en place qui, elles aussi, sont majoritairement réfléchies, construites et imprégnées d une volonté d amélioration continue comme de bienveillance. LES PRECONISATIONS ET PROPOSITIONS. 1 / LA DEMARCHE D EVALUATION INTERNE Le processus d évaluation interne et la démarche éthique Forces : - L évaluation interne menée par le CDEF correspond majoritairement aux attendus règlementaires et aux bonnes pratiques recommandées par l ANESM. L évaluation a été menée de manière participative et a abordé les thématiques attendues dans le cadre de cet exercice (accueil, accompagnement, outils, axes d amélioration ). Faiblesses : Il aurait été important de mieux mettre en lumière le lien entre recommandations, références et Préconisations - Le prochain rapport d évaluation interne devra mettre en évidence les recommandations de bonnes pratiques qui ont été utilisées pour produire des références de bonnes pratiques (en priorité,

3 procédures. Les recommandations de l ANESM ou autres recommandations utilisées auraient dû faire l objet d une mise en valeur. De là même manière, le suivi des axes d amélioration n est pas formalisé dans un tableau de bord dédié alors que la grande majorité des axes d amélioration ou des créations décidés ont été suivis d une application concrète et rapide (Validation ou actualisation des projets de chaque service, site Web, journal interne, Conseil d établissement, élaboration et validation du règlement de fonctionnement ). il serait à mentionner les recommandations de l ANESM). - Le plan d action de la prochaine évaluation interne devra présenter un tableau de bord permettant de vérifier si les axes d amélioration ont été mis en œuvre. Propositions - Nous recommandons à l établissement de bien définir en introduction de son rapport d évaluation interne l architecture légale de ce processus particulier (recommandations, références, procédures). - Une Commission Éthique pourrait être créée au sein du CDEF 25 (cette commission pourrait par ailleurs être créée au sein d un Comité de Pilotage de la Qualité). - Une Charte éthique qui reprendrait l ensemble des principes d action mentionnés dans les différents documents pourrait être rédigée. - Nous recommandons à l établissement de réaliser une fiche de

4 synthèse qualité qui serait à placer en début du prochain rapport d évaluation interne 2 / LA PRISE EN COMPTE DES RECOMMANDATIONS DE BONNES PRATIQUES PROFESSIONNELLES Les Recommandation s de Bonnes Pratiques Professionnelles et l Agence Nationale de l Evaluation des établissements et services Sociaux et Médico-sociaux. Forces : - Les recommandations de bonnes pratiques professionnelles sont utilisées, principalement par les cadres et l équipe du Centre Maternel. Par exemple, dans le cadre de la réalisation des protocoles d incidents violents, la recommandation «Conduites violentes dans les établissements accueillant des adolescents : prévention et réponses «Elaboration, rédaction, et animation du projet d établissement ou de service» a été utilisée. La recommandation a aussi été utilisée pour travailler le projet de service du Centre Maternel. Des éducateurs de la Maison de la Chaille nous ont parlé de la recommandation «La bientraitance : définition et repères pour la mise en œuvre». Propositions - Un travail d appropriation et de sensibilisation à l intérêt, pour les professionnels/lles du CDEF, de travailler (notamment) à partir des recommandations de l ANESM est à poursuivre. Faiblesses : - Les recommandations de bonnes pratiques professionnelles (généralistes et spécifiques) ne sont pas mentionnées dans le rapport d évaluation interne. - Les recommandations de bonnes pratiques professionnelles ne font pas l objet d une appropriation importante au niveau des équipes rencontrées.

5 3 / LES CONDITIONS D ELABORATION, DE MISE EN ŒUVRE ET D ACTUALISATION DU PROJET D ETABLISSEMENT ET L ORGANISATION DE LA QUALITE DE LA PRISE EN CHARGE OU DE L ACCOMPAGNEMENT DES USAGERS La conduite de projet Forces : - Le projet d établissement mentionne l objectif général et les modalités de coopération souhaitées entre le CDEF et ses partenaires. - Le CDEF du Doubs dispose d un projet d établissement et de projets de service. Ce projet d établissement s inscrit dans les politiques publiques nationales et départementales en vigueur (règlementation et dynamique). Ce projet d établissement est très intéressant dans le sens où son architectonique a été réfléchie d une manière approfondie. - L équipe de la Maison du Point du Jour a élaboré un référentiel à partir de son expérience et de sa pratique permettant de soutenir le travail de réflexion et d élaboration. L équipe de la Maison Bleue a aussi élaboré un schéma de réflexion pour améliorer la qualité des accompagnements - Le projet de service du Pôle Adolescent de Besançon comme le projet de la Maison Bleue à Montbéliard soulignent la volonté de substituer à une logique de dispositif une logique d individualisation de l accompagnement. La Maison du Point du Jour essaie également d œuvrer dans le sens de l intérêt de l enfant. - Les projets de service prennent en compte l évolution des publics, l évolution du contexte social Préconisations - Le prochain projet d établissement devra mentionner les RBPP de l ANESM (RBPP généralistes ou spécifiques) qui ont été étudiées préalablement à son élaboration. Propositions - Le prochain projet d établissement pourrait définir de manière plus ciblée et valoriser de manière plus explicite les différents processus qui composent l organisation et le fonctionnement du CDEF Les objectifs du prochain projet d établissement seront à décliner sous

6 et mettent en place des axes de réflexion ou des actions en place. la forme de fiches action. - Le projet d établissement du CDEF met en avant l architecture "en fusée" du dispositif de protection de l'enfance avec un premier étage administratif, un deuxième étage milieu ouvert judiciaire et un troisième étage placement qui a prévalu pendant de nombreuses années, n est plus pertinent. La nouvelle direction a donc impulsé une adaptation de ce dispositif aux besoins des enfants et des familles afin d élaborer conjointement les réponses "justes nécessaires" aux problèmes rencontrés. -Le projet d établissement du CDEF précise en son introduction «qu accueillir un enfant ou un adolescent n est plus forcément synonyme d hébergement en internat, par contre, l exigence de rigueur dans l accompagnement de jeunes à l extérieur ou à domicile est à la hauteur de la prise de risque assumée». En ce sens nous pouvons mettre en avant que le CDEF a bien intégré que l organisation ne représente plus seulement aujourd hui une entité palpable (mais qui reste identifiable) et que c est bien la qualité de l accompagnement qui doit rester un point de vigilance immuable. - Le projet d établissement mentionne que «l enjeu n est pas d obtenir des moyens supplémentaires pour innover mais de faire mieux et autrement avec les mêmes moyens». Encore une fois, le CDEF identifie des enjeux et va essayer d adapter l organisation en qualifiant au mieux ses agents et en travaillant à la mise en place de dispositifs en adéquation avec le contexte et les besoins comme les attentes des usagers et de leurs familles - Le nouveau projet d établissement (2017) fait déjà l objet d un travail préparatoire. À ce sujet et afin de renouveler la motivation des agents, d innover et de permettre un autre regard sur les projets de service, chacun-e des chefs de service vont animer des ateliers projets dans le service du collègue.

7 Faiblesses : - Le projet d établissement devrait identifier les partenaires du CDEF de manière plus claire. - Le projet d établissement devrait identifier de manière plus précise les modalités de coopération mise en place en termes de partenariat (conventions, bilan partenarial ). - Le projet d établissement devrait présenter de manière plus claire les objectifs éducatifs généraux et les objectifs opérationnels associés. Il devrait également réaliser une séparation plus nette entre objectifs éducatifs et objectifs d amélioration de l organisation. L impact des pratiques est également un champ qui reste à explorer de manière plus approfondie. - Le projet d établissement ne traduit pas les objectifs déclinés en fiches action. 4 / L OUVERTURE DU SERVICE SUR SON ENVIRONNEMENT INSTITUTIONNEL, GEOGRAPHIQUE, SOCIOCULTUREL ET ECONOMIQUE Partenariat et ouverture sur le territoire Forces : - Le pôle adolescent de Besançon a bien identifié l importance de s ouvrir sur son environnement. - L ensemble des services du CDEF participent à des animations et des manifestations - Le CDEF est un établissement ouvert sur l innovation sociale et l expérimentation. - Des conventions sont mises en place avec les Préconisations - Il est nécessaire que le futur projet d établissement définisse plus clairement sa politique partenariale et qu il décrive de manière plus synthétique ses

8 partenaires principaux. Par exemple une convention de mini-stage découverte a été mise en place entre le CDEF et la Maison de l Adolescent ainsi qu avec un écrivain (stage d écriture). Des échanges conventionnés sont également construits avec l école de travail social de Nuremberg (Allemagne). - Les projets menés dans le cadre du CDEF trouvent régulièrement écho dans les pages de "Vu du Doubs". L établissement considère que l ensemble des habitant-es sont concerné-es par les projets menées par le CDEF. - L ensemble des services du CDEF participent à des animations et des manifestations (Festival rencontres et racines ; Festival de la Source, manifestations gratuites ville de Besançon ou Conseil Général). Des ouvertures sont aussi réalisées au sein du secteur social et médico-social. Pour l exemple, plusieurs éducateurs et éducatrices de différents services, réunissant des enfants de Besançon et de Montbéliard se sont en effet retrouvés pour Nouvel An 2013, dans un service de l'ime Saint-Nicolas. Des projets sont aussi réalisés en partenariat avec d autres associations (Mise en place d un atelier d écriture avec Mr JODY (romancier) grâce à l association Pas Serial S abstenir en 2013 avec les adolescents de la Maison du Bosquet). Faiblesses : - Une formalisation et une valorisation plus importante des partenariats mis en œuvre seraient à réaliser. partenariats avant de proposer des moyens de les évaluer. - En lien avec ce tableau de bord il est indispensable de démontrer, dans le projet d établissement, que les modalités de coopération feront l objet d une évaluation, au moins tous les cinq ans. Propositions - Une fiche de collaboration serait à rédiger et à mobiliser pour les partenariats mis en place sur la durée et/ou ayant un contenu d importance. - Nous proposons qui plus est que sur des engagements partenariaux de plus longue durée, qu une Charte du partenariat soit signée entre les parties. Cette Charte reprendrait l obligation de discrétion des partenaires associés aux activités de l établissement. De là même manière les partenaires s engageraient à veiller à la sécurité, à la liberté, à l intimité, à la vie privée et à la

9 dignité des enfants et des adolescents accueillis. 5 / PERSONNALISATION DE L ACCOMPAGNEMENT Le Projet Individualisé d Accueil et d Accompagnement Forces : -Le Projet Individualisé d Accueil et d Accompagnement qui est mis en place fait l objet d une inscription dans le projet d établissement. L ensemble des services est attaché à la mise en place de ces projets individualisés. - Un temps de réunion est consacré à m élaboration du PIAA et donne lieu à un document écrit résumant les éléments d analyse mis en exergue, les propositions d actions. Le référent est chargé de la rédaction de ce document support. Il est le garant de sa transmission à l enfant et à sa famille en lien avec le chef de service. - L équipe de la MPJ a élaboré un référentiel à partir de son expérience et de sa pratique permettant de soutenir le travail de réflexion et d élaboration du PIAA. Ce référentiel schématique est une belle innovation et un outil de qualité à valoriser. - Au sein du pôle adolescent, le PAI est réévalué très régulièrement en réunion d équipe, le référent en lien avec le Chef de Service veille à ce que la situation du jeune concerné soit mise régulièrement à l ordre du jour. Les critères d évaluation retenus se basent sur les observations de l équipe et des partenaires (présentation, socialisation, scolarité ou formation, déroulement des séjours en famille ou des visites, mode relationnel ). - Un PIAA a été développé au sein du Pôle de Montbéliard du Référentiel d'observation des Compétences Sociales (ROCS). Ce référentiel Propositions - Une fiche technique complémentaire au projet personnalisé serait à réaliser afin de soutenir les travailleurs sociaux dans l élaboration du projet personnalisé. Nous proposons, pour ce faire, que le projet personnalisé de l enfant/adolescent reste sous sa forme actuel mais qu un tableau soit ajouté à ce document. Ce tableau projectif est réalisé par le travailleur social et signé par l enfant/adolescent. Il reprend les objectifs généraux qui seraient à déployer pour soutenir le projet de l enfant, les résultats attendus, les moyens mis en œuvre et les actions à mener.

10 construit spécifiquement pour le Centre départemental de l'enfance, évalue les compétences des jeunes accueillis dans cinq dimensions : Vie quotidienne, Vie scolaire, Vie familiale, Santé, Vie sociale. - Le projet individualisé d'accueil et d'accompagnement s élabore entre 1 et 2 mois après l accueil. - Les projets individualisés sont réactualisés en fonction de l évolution de la situation. - l élaboration du projet individualisé d'accueil et d'accompagnement concerne l ensemble de l équipe engagée dans l accompagnement de l enfant, mais le référent en est l animateur». Il en est le fil conducteur et le garant de la clarté des objectifs, de leur mise en œuvre et de leur réajustement si nécessaire. Faiblesses : - Le référentiel ROCS utilisé à Montbéliard est intéressant mais ne laisse pas une part à la formalisation d objectifs partagés. Le PIAA n est pas qu une évaluation mais avant tout une concertation et une formalisation d un accompagnement. 6 / L EXPRESSION ET LA PARTICIPATION INDIVIDUELLE ET COLLECTIVE DES USAGERS Conseil d établissement et réunions d expression Forces : -Un Conseil d établissement a été mis en place le 19 mars Il a bien été précisé dans le compte- Proposition - Poursuivre la dynamique engagée

11 rendu que nous avons pu lire que «ce conseil d établissement est là pour parler de la vie et du fonctionnement des différents services et non pour traiter de la situation personnelle de chacun». Monsieur Chatelain, Directeur du CDEF, nous précise qu il y aura deux conseils d établissement par an qui seront mis en place. - Des réunions d expression sont mises en place dans l ensemble des services à un rythme régulier. Faiblesses : - Nous conseillons au CDEF d être vigilant quant au maintien de la dynamique positive initiée. 7 / LA GARANTIE DES DROITS ET LA POLITIQUE DE PREVENTION ET DE GESTION DES RISQUES Sécurité et droits des usagers Forces : -En ce qui concerne la gestion des risques, nous pouvons noter, en premier lieu, que le projet d établissement mentionne clairement le cadre et le contenu des astreintes mises en place au sein de l établissement. Le projet d établissement stipule que «Des réunions régulières de l ensemble des personnels d astreintes du CDEF sont organisées 5 fois par an. Elles ont comme objectif d échanger sur les difficultés rencontrées, sur le fonctionnement du dispositif et d harmoniser la compréhension du cadre et des consignes». En parallèle de cette description dans le projet, une réunion astreinte est maintenant mise en place au sein du CDEF. Elle a actuellement pour objectif principal de définir un protocole d astreinte et d améliorer la gestion de manière globale. Préconisations - Un règlement de fonctionnement pour le CDEF est à rédiger et le règlement de fonctionnement de la Crèche est à reprendre. Propositions - Un protocole concernant la sécurité et les bonnes pratiques d hygiène pourrait être mis en place en ce qui

12 - Des CHSCT sont mis en place et des comptesrendus sont réalisés après chacune des réunions. concerne les séjours à l extérieur. - Un processus de gestion HACCP est déployé au sein du CDEF. La gestion de l alimentation fait l objet d un suivi rigoureux. - Les registres de sécurité existent, sont tenus à jour et la maintenance fait l objet d un suivi comme de contrats de maintenance qui nous semblent dans les normes en vigueur. - Un règlement concernant les veilleurs/euses de nuit est mis en place et précise les questions de sécurité afférentes à leurs fonctions comme à la période particulière d intervention. - Un travail sur la qualification des agents est mis en place en ce qui concerne la sécurité. Par l exemple, le plan de formation 2014 montre qu un module de formation à l habilitation électrique est prévu, prioritairement, pour les veilleurs de nuit et maîtresses de maison. - Plus d une vingtaine de protocoles médicaux sont élaborés (tuberculose, pédiculoses, H1N1, Ebola, saignements, morsures, griffures, poussées dentaires, méningite C, protocole bébé ). Un protocole intervention incidents violents existe. Ce protocole est accompagné d un rapport d incident (ce rapport d incident aussi appelé fiche incidents est en cours d évolution et prévoira des tableaux d évaluation des niveaux de risques). Un protocole accident du travail a été formalisé. Un protocole avis de disparition d un mineur est rédigé. Enfin, une fiche technique «72 heures» (accueil d urgence) est élaborée. Il est cependant à indiquer que les protocoles ne font pas l objet d une réactualisation formalisée (il n existe pas d inscription, au sein des protocoles, de la date de réactualisation de ces derniers). Un protocole maltraitance devrait également pouvoir venir compléter le travail engagé en termes de rédaction de protocoles et de procédures. - Un Document Unique d Evaluation des Risques

13 Professionnels est mise en place. Une étude sur les risques psychosociaux est développée actuellement en lien avec la Médecine du Travail. Nous observons également (compte-rendu des réunions correspondant ACMO) que la Direction du CDEF propose de recevoir les personnes ayant connues des évènements indésirables (évènements violents par exemple). Ce compte-rendu fait écho aux discours des professionnels/lles du CDEF qui mettent en avant une réelle écoute et un réel suivi de la Direction et de la Direction Adjointe concernant des évènements violents. Faiblesses : - Un travail sur la sécurité lors de séjours extérieurs n a pas été mis en œuvre. CONCLUSION La démarche d évaluation externe a été appréhendée positivement par les professionnels du CDEF. En effet, s appuyer sur un regard extérieur professionnel et structuré pour construire les perspectives d avenir de l établissement est perçu comme une réelle opportunité. Le cabinet Aléis Conseil a parfaitement répondu au cahier des charges de l évaluation externe et même un peu au-delà. Le rapport final, par sa précision et la qualité de formulation des et propositions, nous permet de nous projeter dans l élaboration du prochain projet d établissement. De plus, les outils et méthodes suggérés donnent une base solide pour en entreprendre sereinement la mise en œuvre. A l issu de cette démarche, le processus de changement en cours appuyé sur l identité spécifique du CDEF apparait clairement. Il nous reste à accomplir les efforts d élaboration et de formalisation indispensables qui nous permettront d améliorer encore nos pratiques et de mieux faire connaitre et reconnaitre le service rendu aux enfants et aux familles du département du Doubs.