Biophare. Compte-rendu réunion 24/10/2012

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1 Page 1 sur 6 Table des matières 1. Introduction Refonte du modèle de données Evolutions partie «Public» Affichage des sessions et trajets Recherche Catalogue des sessions Inscription Bloc «prochaines sessions» Bloc «Actualités» Formateurs Evolutions partie LMS Durée des modules Dashboard inscriptions DE Dashboard inscription Autres Gestion des commandes Dashboard PO Liste des sessions Création d un trajet Autres actions à réaliser Préinscription Recherche Témoignages Chiffrage... 6

2 Page 2 sur 6 1. Introduction Cette réunion avait pour but d analyser et planifier les évolutions découlant de la refonte du modèle de données. Elle a eu lieu à Fleurus, dans les locaux du Cediti, entre Rose-May Delrue (Biophare) et Olivier Haouchine (Cediti). Ce document relate des différents points abordés au cours de cette réunion. 2. Refonte du modèle de données Cette «refonte» consiste à une modification de la base de données au niveau de la gestion des inscriptions. Avant, une inscription était un couple participant/session. Seul le prix global de l inscription était stocké, et pour savoir à quels modules ce participant s était inscrit, il fallait regarder dans 4 tables différentes. Les anciennes inscriptions sont maintenant remplacées par la notion de commande. Une commande est un ensemble d inscriptions à différents modules, pour un ou plusieurs participants. Cette commande contient des postes : chaque lien participant/module (ce qui correspond aux anciennes inscriptions). Chaque poste contient des lignes : ce sont les dates du module auquel un participant s est inscrit. Cela permet de faire le lien avec les présences gérées par le système. La plupart des évolutions suivantes découlent donc de cette modification du modèle de données. Les inscriptions sont maintenant centrées autour de l entité «module» et non de l entité «session» : cela entraine de nombreux changements. 3. Evolutions partie «Public» 3.1. Affichage des sessions et trajets - Il fut question pendant un temps d afficher les modules et non plus les sessions. Finalement, le fonctionnement va rester le même qu actuellement Recherche - Ajout d un critère en seconde position : «visibilité». Permet de filtrer sur les formations dans le calendrier (donc programmées dans le futur : sessions seulement) ou celles qui ne sont pas dans le calendrier (anciennes sessions et trajets) 3.3. Catalogue des sessions - Il faut transformer le menu «Sessions» en sous-menu du menu «Catalogues».

3 Page 3 sur Inscription - Il ne faut plus pouvoir modifier de fiche organisme. Si un utilisateur en rencontre le besoin, il devra contacter Biophare. - Demandeurs d emploi : ajout de deux champs : o Date d inscription à l office régional de l emploi (champ texte) o A suivi la formation Cap Bio 1 ou Genesis (case à cocher) - Etudiants : la saisie d un organisme doit être obligatoire - Le champ «Motivation» devient le champ «Attentes» - Le champ RW (région wallonne, oui/non) devrait être alimenté automatiquement, la plupart des utilisateurs ne le renseignant pas à l inscription. La manière la plus simple de faire serait de tester sur le code postal. La liste de CP associée reste à définir Bloc «prochaines sessions» - Un bloc à droite du petit bloc de recherche (après sélection d un profil) affiche les prochaines sessions à venir. Il faut maintenant afficher les prochains modules, dans un intervalle de temps limité (voir comment cela fonctionne en ce moment), et ne pas afficher la description du module Bloc «Actualités» - Ce bloc affiche la dernière actualité en date pour le profil utilisateur dans lequel on se trouve actuellement. - L évolution consiste à afficher plusieurs actualités, sans afficher leur contenu. Une ligne par actualité, sous la forme Date Titre. Affichage de 10 actualités Formateurs - Il faut ajouter un onglet Formateurs dans le menu «Les Formations». Cet écran affichera la liste des opérateurs et formateurs de la plateforme. - La fiche associée affichera le CV de la personne comme actuellement (visible en regardant le détail d un trajet/d une session, puis en cliquant sur le nom d un des formateurs). Il faudra ajouter en bas de ce CV les informations de contact de la personne. 4. Evolutions partie LMS 4.1. Durée des modules - La durée des modules se renseigne actuellement en nombre de jours. Il faut gérer des demi-journées. Il faut donc adapter le champ et modifier tous les affichages sur l application. La gestion en base de données des agenda peut rester la même (une ligne d agenda = un module pour une journée). Il faudrait donc aussi améliorer l écran de création de session, de manière à ce qu on puisse saisir un intervalle d heures pour le matin et pour l après midi, et non plus pour la journée complète comme actuellement.

4 Page 4 sur Dashboard inscriptions DE - Dans l ancien modèle, une inscription liait un participant à une session. De ce fait, il n était possible que d accepter les inscriptions à tous les modules de la session ou à aucun. Le nouveau modèle de données permet de valider les inscriptions au module. L évolution ici est donc de mettre en place des cases à cocher par module. On valide avec le bouton OK ; case cochée = inscription acceptée, case décochée = inscription refusée. Après avoir validé, on doit saisir un motif de refus par module. Il faut adapter les mails envoyés aux participants pour afficher les refus par module Dashboard inscription Autres - Contrairement à la dashboard DE, celle-ci n affichera plus les inscriptions par session mais par commande. - En cas de refus, saisie d un seul motif pour toute la commande 4.4. Gestion des commandes - Les commandes auront 3 états distincts : o Commande passée, inscriptions non validée (gérée dans dashboard Inscriptions) o Inscriptions validées, en attente de PO (gérée dans nouvelle dashboard PO, voir 4.5) o PO OK et présences saisie : commande validée. - Il faudra pouvoir : o Créer une commande directement dans le LMS o Ajouter/Supprimer un poste o Modifier les informations de participant dans une commande - Des propositions et maquettes d écran doivent être réalisées et envoyées à Rose-May, principalement concernant la fiche commande.

5 Page 5 sur Dashboard PO - Cette dashboard permettra donc de gérer les commandes dont les inscriptions sont validées mais dont la PO n est pas encore renseignée. Nous gérerons un flag oui/non sur la commande pour savoir si PO OK ou non. - Affichage comme la dashboard inscriptions autres. Deux boutons dans la colonne de droite : valider PO et modifier commande Liste des sessions - Il faut ajouter une colonne «trajet statut» dans la liste des sessions. Reprend la même donnée et le même affichage que celle présente sur la liste de trajets 4.7. Création d un trajet - Actuellement, seuls les trajets typés «Trajet biophare» sont entièrement gérés sur la plateforme. Les autres sont juste affichés dans le catalogue, un clic dessus envoyant l utilisateur vers une URL définie par l opérateur à la création du trajet. - Finalement, certains opérateurs veulent gérer leurs trajets sur la plateforme, même si ce ne sont pas des trajets biophare. Il faut de fait gérer un nouveau flag «Utiliser la plateforme pour gérer les inscriptions au trajet» à la création d un trajet. - L ancien flag «Trajet Biophare» n a alors plus d intérêt que pour les équipes Biophare, qui pourront identifier les inscriptions pour lesquelles elles doivent gérer la facturation ou non. 5. Autres actions à réaliser En dehors des évolutions, quelques demandes d analyse ont été formulées. Voici les points en question Préinscription - Visiblement cela ne fonctionne pas correctement. Un utilisateur qui se préinscrit à un trajet ne reçoit jamais de mail à la création d une sessions de ce trajet - Il faut tester et corriger le flux complet de préinscription, puis fournir à Biophare une documentation Recherche - Lors de l analyse, nous nous sommes rendu compte que la recherche fonctionne bizarrement parfois. Par exemple, une recherche «Cap Bio» renvoie 48 résultats quand une recherche «Cap Bio 1» en renvoie 16. Le «1» ne devrait pas être pris en compte. Il faut donc analyser ce point et corriger si nécessaire Témoignages - L utilisation des témoignages est actuellement laborieuse sur la plateforme. On ne peut saisir des témoignages qu au trajet ou qu au module. Les témoignages du trajet dans le détail du trajet et des sessions associées sur la partie Public. Les témoignages module ne sont pas affichés en partie public. Il faut donc fournir à Biophare une documentation afin d identifier leur fonctionnement actuel.

6 Page 6 sur 6 - En attendant cette analyse les blocs «témoignages» et «Les personnes ayant suivi ce trajet ont aussi participé à...» affichés dans le détail d un trajet/d une session devront être cachés. 6. Chiffrage Voici le chiffrage associé à chacun des points ci-dessus. Il faudra donc prioriser ces points afin d établir un planning. Les chiffrages associés à des points nécessitant analyse sont approximatifs et pourront être affinés après cette étape. Analyse (j) Développements (j) Public - Recherche 0,25 Public - Catalogue des sessions 0,25 Public - Inscription 0,5 Public - Bloc "prochaines sessions" 0,25 Public - Bloc "Actualités" 0,25 Public - Formateurs 1 LMS - Durée des modules 0,25 1 LMS - Dashboard inscriptions DE 0,75 LMS - Dashboard inscriptions Autres 0,5 LMS - Gestion des commandes 1? (2) LMS - Dashboard PO 0,5 LMS - Liste des sessions 0,25 LMS - Création d'un trajet 0,25 Préinscriptions 0,5 Témoignages 0,25 0,25 Recherche 0,5 Total 2,5 6 (+2?)