SEMAINE DE L INNOVATION EN SANTÉ

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1 19 au 23 octobre 2015 SEMAINE DE L INNOVATION EN SANTÉ La Gouvernance Agile, pour lever les obstacles financiers et technologiques Olivier Perrin Lundi 19 octobre 2015

2 La Gouvernance Agile, pour lever les obstacles financiers et technologiques Olivier Perrin Lundi 19 octobre au 23 octobre 2015 SEMAINE DE L INNOVATION EN SANTÉ

3 ALSAGO LIVING BUSINESS LAB INTÉGRATEUR D INNOVATIONS UNIVERSELLES 1 L humain 2 Les processus 3 Les technologies + Modèle économique Gouvernance Agile + Innovation Ouverte + Intelligence Artificielle Leadership de demain

4 MON MESSAGE AUJOURD HUI La Santé au Québec pourrait s appuyer sur la technologie pour se propulser vers la Gouvernance Agile en quelques mois. Un Atelier Génie-Progiciel* augmente Compréhension des données Maîtrise des processus Autonomie de chaque partie Cohérence entre les organisations et mémoire institutionnelle Il facilite La prise de decisions critiques et l anticipation Innovation ouverte Gouvernance Agile, qui concilie rigueur, créativité et leadership Le CHU Sainte-Justine est un partenaire de Alsago/FutureWithPast pour démarrer par des projets pilotes.

5 QUI A DIT, COMPLEXITÉ? La santé au Québec: un cas de complexité La complexité Les obstacles en santé au Québec Les solutions explorées jusqu à present Les défis des dirigeants Ce qu il faudrait pour avancer L émergence de solutions créées pour la complexité: les ateliers génie-progiciel (AGP) L AGP FutureWithPast Canada Exemples d impact en grande entreprise Futurs projets pilotes au Canada

6 UNE IMAGE DE LA COMPLEXITÉ Vous êtes ici (peut-être)

7 LA COMPLEXITÉ DANS TOUS SES ÉTATS Des univers organisationnels internes et externes Taille de l entreprise Des Humains Des processus Des technologies

8 CONTEXTE DE LA SANTÉ AU QUÉBEC - PRINCIPAUX OBSTACLES - Budgétaire la menace des 70% - Technologique la barrière des compétences - Réglementaire les processus et leurs délais - Comptable/Gestion l opacité des systèmes en place

9 CONTEXTE DE LA SANTÉ AU QUÉBEC - CONSTATS Urgence de faire : Alors qu il y a de plus en plus - Mieux - D urgences à gérer - Rapidement - De budgets ou de délais dépassés - Pour moins cher - De défis à moyen et long terme Besoin de développer selon le Dr. Fabrice Brunet - Une culture de pensée intégrante - Une communauté de pratique - Des synergies entre les différents acteurs de la Santé

10 DÉFIS/QUESTIONS DES DIRIGEANTS DIRECTION GÉNÉRALE Quels investissements dois-je réaliser? Qui doit prendre quelles décisions? Quels sont les gains attendus? Quels sont les incidences sur mes revenus à moyen-terme? DIRECTION FINANCIÈRE/CONTRÔLE DE GESTION DIRECTIONS MÉTIERS/STRATÉGIQUES/OPÉ RATIONS Sélections, plans stratégiques, arbitrages et priorisation des initiatives stratégiques et projets majeurs. Alimentation et analyse IT Schéma directeur fonctionnels et techniques Gestion des compétences Avons-nous la capacité de tenir les engagements que nous prenons? Allons-nous atteindre les objectifs visés? Sommes-nous efficients? (maîtrise : délaiscoûts-objectifs) Budget et contrôle de gestion Analyse de rentabilité Capacity planning, autorisations d engagement Gestion Ressources Gestion des relations clients/patients (plan de financement) Gestion des ententes de service Planification détaillée Affectation des Ressources Optimisation de la planification de la main d œuvre Saisie des consommées Suivi des bénéfices Optimisation des processus Suivi des risques Gestion de la qualité, de la sécurité

11 SOLUTIONS EXPLORÉES..

12 DES SOLUTIONS PARTIELLES Gestion de projet Gestion RH Open Source? ERP Gestion comptable <TI>

13 QUEL DÉSIR? UNE SOLUTION : - Complémentaire à l existant - Empirique et réaliste, tolérante à l humain - Cohérente à travers les départements et les organisations, à toutes les échelles - Traitant les données (rapports) et les processus - Garantissant la Mémoire organisationnelle - D un usage autonome - Agile - Anticipative - Peu chère! Pour aller naturellement vers le Big Data en structurant les données! Données Processus Analyse

14 QUEL BESOIN? FAIRE LA ROUTE ENSEMBLE Rigueur Adopter une solution technique fiable, budget, adaptable, etc. (voir diapo précédente) Créer un Centre de Compétence par organisation une autonomie à la Living Lab Créativité Valoriser l existant pour bâtir le possible à venir pratiquer l innovation ouverte puis la prédiction analytique Leadership Atteindre la Gouvernance Agile Données Processus Gouvernance Agile Innovation ouverte Analyse prédictiv e

15 COMMENCER TOUT DE SUITE - UNE SOLUTION ÉPROUVÉE ET EMPIRIQUE L ATELIER GÉNIE-PROGICIEL Atelier: votre autonomie Progiciel: qualité entreprise Données Analyse Processus

16 FutureWithPast, le moteur interne Mission: exécuter avec agilité la gestion et le pilotage unifiés des directions métiers - Comble rapidement les besoins complémentaires aux ERP Extrait les processus internes des documents ad-hoc déjà disponibles - Rend leur autonomie aux décideurs - Synchronise les vues de départements divers - Évolue avec l entreprise organisation interne, taille, technologie, besoins ERP, préférences des décideurs - Requiert une fraction de l effort et des fonds des développements à la demande Bénéfice marginal: change le rapport à l informatique!

17 1à3 mois (typ.) Un projet FutureWithPast Acquisition des données ad-hoc Déploiement d une application existante ou développement standard Fonctionnalités métier Connecteurs de données UI Tests Production Utilisation autonome Modifications autonomes par paramétrage Modifications de modèles de données, évolution Heures ou jours (typ.)

18 Exemples 10 ans de références de poids Plus de utilisateurs au quotidien - Sites de 10 à plus de util. RATP, TEXA (TOTAL), GDF-SUEZ (Tractebel), BOUYGUES Construction, La Maison du Chocolat, GROUPAMA-GAN, SMABTP,... Gestion des demandes de travaux pilotage et tableaux de bord (600+ stations de métro de Paris) Gestion des processus d urgence de stations services en France tableaux de bord multiples états financiers Groupement informatique : pilotage des opérations et financier avec refacturation mensuelle de 200+ filiales dans le monde ERP Corpo distribution internationale produits de luxe (France, US, UK) Indicateurs et tableaux de bord commerciaux et financiers Energie et services : plans de charge et gestion de capacité par compétences pour bureau d études de 1000 personnes pilotage opérationnel et financier Gestion des propositions commerciales et analyse de portefeuilles de contrats Gestion des achats, gestion budgétaire couplées avec les activités opérationnelles (350+ pers)

19 FutureWithPast AGP - Compagnie québécoise créée en Vision d avenir qui s ancre dans le vécu: devenir le chef de file de la gouvernance agile au Québec en s appuyant sur les capacités techniques de L AGP - Assemblage du noyau de partenaires - 10 projets pilotes de référence et contrats accompagnés - Levée de fonds en 2016, visant pour le Québec un fleuron en Big Data - Création d un Centre d expertise et de R&D au Québec - Ajout de l innovation ouverte et de l intelligence artificielle Dont le CHU Sainte-Justine

20 PARTENARIAT AVEC LE CHU STE-JUSTINE Confiez votre défi* à FUTUREWITHPAST Canada Défi: ce qui vous tient éveillé la nuit, et pour lequel vous avez déjà essayé plusieurs solutions maison

21 ÉTAPE 1 : PROJET PILOTE o Confier son défi o Créer en quelques semaines une application (preuve de concept) qui comprendra 95% des besoins o Effectuer les réglages ou paramétrages o Mettre en production o Étendre à d autres directions

22 ÉTAPE 2 : CRÉATION DE CENTRES DE COMPÉTENCES Externe : intégrateurs, consultants, centres de recherche Interne : dans les hôpitaux pour créer des communautés de pratique : 1. Besoin Initial 2. Extension du Besoin 3. Évolution de l Application 4. Centre de Compétence Département Local 5. Centre de Compétence Global Hôpital

23 ÉTAPE PARALLÈLE-1: INNOVER Utiliser l atelier de génie-progiciel : - pour rapprocher les parties - amorcer la machine de l innovation - s approprier la Gouvernance agile par des formations qui seront certifies au Québec!

24 VOTRE PROJET PILOTE Vous n arrivez pas à gérer certains problèmes? Vous avez des sujets urgents, critiques? Contactez-nous pour évaluer la faisabilité d un projet pilote pour s attaquer aux défis proposés [email protected] ou [email protected]

25 REMERCIEMENTS Notre Partenaire : le CHU Sainte-Justine et le Dr Fabrice Brunet L Équipe FuturWithPast Canada : Yann Xoual Nolwen Mahé Yves Paquette Robert Nastas

26 ANNEXES

27 PRÉSENTATION ATELIER GÉNIE PROGICIEL FUTUREWITHPAST AGP (ateliers génie-progiciel), plateforme générique multidimensionnelle (approche systémique non-linéaire) meilleur compromis pour affronter l incertitude de notre monde et ses changements importants : Approche universelle pouvant s intégrer dans n importe quelle organisation qui fonctionne avec des ressources, projets et budgets info-structures de grandes capacités ne demandent aucune compétence informatique et permettent dans des temps très courts de créer ses applications en y intégrant ses processus d entreprise. Les directions n ont donc plus besoin de faire de longs cahiers des charges à envoyer à la direction informatique qui après de longs mois va créer des applications coûteuses sur mesure ou avec des méthodes plus ou moins agiles alors que le besoin aura déjà changé Remplacer l oubli organisationnel par la mémoire collective Socle pour aller vers l Innovation Ouverte et l Intelligence Prédictive par le Smart Data/Big Data généré

28 L AGP FUTUREWITHPAST APPORTE UNE DIFFÉRENCIATION FORTE ET DES BÉNÉFICES IMPORTANTS QUI CROISSENT AVEC L'USAGE : temps de résolution court: Réponse rapide de manière autonome à des besoins critiques non satisfaits récurrents ou provisoires (prototypage et ajustement des besoins en situation réelle de fonctionnement par des personnes expertes), Alignement des activités sur les priorités d affaires : visibilité sur les activités critiques locales, priorités, affectation de ressources, capacité accrue pour respecter les engagements pris, Création de fluidité dans l'entreprise en cohérence avec l'organisation et les systèmes existants (Couplage entre référentiels et processus, opérations et finances, activités courantes et projets) - Capacité de réorganisation avec réalignement automatisé des activités, des ressources et des tableaux de bord, Gain d'un facteur 10 sur les coûts de mise en œuvre et de possession à fonctionnalités équivalentes.

29 DES CLIENTS GRANDS GROUPES PRESTIGIEUX Une des plus grandes agences de transport multimodal au monde : RATP (600 stations de métro et 10 millions de voyageurs par jour) RATP maintenance : personnes en saisie Intranet Web services Référentiels des activités et des équipements - Gestion automatique des affectations des travaux aux équipes de maintenance - > 1000 demandes par mois 300+ pers. RATP Informatique : 500+ pers. structuration des activités planification de la main d oeuvre suivi des temps Projets : passages en V8 en 2015 En cours : nouvelles fonctions de pilotage, indicateurs et tableaux de bord

30 Indicateurs de dénombrement, de répartition Alertes sur délais, sur échéances d étapes de processus,

31 ÉTUDES & RÉALISATION (TRAVAUX) S Y N D I C M.O.A. ETUDES & REALISATIONS Demande d Etudes et de Travaux Mise en Charge SYNDIC Hors Frais d Etudes Coordination Plan de Charge Mise en Charge Maître d Oeuvre Etudes et Réalisation METRO Chargé d affaire Frais d Etudes Mise en Charge Maître d Oeuvre Mise en Charge Maître d Oeuvre Tâche 1 Tâche n Accusé de Réception Demande Sous-Traitance Demande Etudes Demande Travaux Tâche 1 Tâche 1 Tâche 1 Coût Charges Délais Coût Charges Délais Coût Charges Délais Co-Traitant Tâche n Tâche n Tâche n Demande Sous-Traitance Coût Charges Délais Coût Charges Délais Coût Charges Délais

32 COMPLEXITÉ ORGANISATIONNELLE & OPÉRATIONNELLE

33 La Maison du Chocolat distribution internationale : Corpo en Europe, Corpo et Particuliers aux USA. ERP : catalogue produits, devis, commandes mono et multi destinataires, préparation des livraisons, suivi des expéditions (web services transporteurs) Utilisateurs Europe et US (NY) versions européenne et américaine pers.) Passages V8 FR et US réalisés Projets en cours et à venir : indicateurs et tableaux de bord commerciaux, CRM Corpo, déploiement UK

34 DANS CE CADRE, LA PLATEFORME JOUE LE RÔLE D ERP EN S ADAPTANT AU CONTEXTE DE L ENTREPRISE

35 TEXA (TOTAL) : centre national de gestion des sinistres des stations TOTAL en France (2500+)

36 STRUCTURES GÉRÉES ACTES DE GESTION / AN

37 BOUYGUES (Structis) Pilotage des activités d un groupement informatique 800+ pers. arrêtés comptables et facturation mensuels des 200+ filiales dans le monde

38 Des FONDATIONS et PME LES JARDINS DE COCAGNES ERP global Projet en cours (Saas) 150 jardins potagers 100+ associations ERP pour la gestion des jardins, des associations associées Une dizaine d applications interactives (apps) pour la gestion des référentiels : organisations (500+), personnes ( ), formations, produits, terrains, Une dizaine d applications interactives (apps) pour les activités : vente de paniers/produits, production, livraisons, suivi, processus de financement Indicateurs et tableaux de bord : organisations, ventes, activités, financiers

39 ALSAGO Méthologogie - pilotage Projet en cours (Saas) Structuration des activités et la méthodologie en apps Identification des référentiels Identification des apps Une dizaine d applications interactives (apps) pour les activités : vente de paniers/produits, production, livraisons, suivi, processus de financement Indicateurs et tableaux de bord : organisations, ventes, activités, financiers

40 CRÉER UN COLONNE VERTÉBRALE TRANSVERSALE (DÉMONTRER LES INTRICATIONS PAR PHASE) SIPDTAB 1 ALSAGO SIPDTAB 2 Entreprises 3x Compléments SIPDT 4 Sélection SIPDTAB 5 Adaptation S : Structure I : Intervenant P : Projet D : Demande T : Tâche A : Achat B : Budget SIPDTAB 6 Intégration SIPDTAB 7 Implantation

41 FONCTIONNEMENT DE L ATELIER GÉNIE- PROGICIEL Manager son département Effectifs, absences, congés, frais, affectations Objectifs et plans d actions Comptes-rendus des comités Eco-système entreprise Manager ses activités Liste des activités Prévisions, réalisés, plannings, échéances Evénements, risques, documents Alertes Manager des structures et les contacts Filiales, réseaux, affiliés, partenaires, magasins, agences, Effectifs, entrées et sorties, relations, contacts, Données chiffrées Organisation des assemblées, des réunions, comptes-rendus

42 Manager un ensemble d activités Plusieurs types d activités : projets, évènements, le récurrent Plusieurs départements ou services Sous-traitants Tableaux de bord par type d activité et consolidés Manager un patrimoine Sites, bâtiments, équipements, matériels, produits Parties prenantes et eco système Travaux, surveillance, programmes et plans Achats, ventes, contrats, facturation

43 PAR OÙ COMMENCER? UN PROJET PILOTE Preuve de concept et découverte Un département Une activité Une autre façon d aborder les choses Maturité Une approche entreprise Plusieurs directions Plusieurs activités

44 APPLICATIONS CRÉÉES Apps Un catalogue d applications déclinées par Direction métier et par Activité Commerciale Financière Technique / Recherche Marketing Collectivités territoriales Associations Assurances Logistique Organisation Qualité Maintenance Ingénierie - Avec des partenaires métiers, transposition aisée des Apps existantes pour toute nature d activité - ou si besoin création de nouvelles Apps très rapidement avec l atelier de génie progiciel

45 Apps : quelques exemples Apps Gestion budgétaire et achats Quelques exemples d Apps déjà réalisées... Patrimoine, Produits, Structures, Effectifs Structures (sites, établissements, départements, équipes,...) Effectifs - écosystèmes (entrées-sorties-relations) Profils et des compétences Contacts, prospects, clients Sous-traitants (forfaits et régies) Planification de la Main d Oeuvre Gestion de patrimoines, d équipements Gestion de produits et catalogues Réseaux de partenaires Fournisseurs, achats et demandes d achats, factures Budgets des structures et des activités (projets), investissement et fonctionnement, simulations Commandes Clients et facturation Refacturations des activités Gestion des activités Propositions commerciales Soumissions, commandes Livraisons et expéditions Projets pluriannuels Maintenance de patrimoines et équipements Suivi des activités récurrentes Gestion des formations Gestion des risques Portefeuilles d activités Plannings et plans d actions

46 PLATEFORME SIMPLE D INSTALLATION Plateforme Future With Past

47 Toute l architecture technique a été mise à niveau avec la version 8 diffusée 2T2013 : Navigateurs : IE8 à 11, Firefox, Chrome, Safari Serveur HTTP : Tomcat 8 JDK : 1.8 Windows serveur 2012 / Linux noyau > 3.2 PostGreSql 9.4, Oracle 12 Composants logiciels et framework Gestionnaire de source : SVN

48 ERGONOMIE, DESIGN DE FUTUREWITHPAST

49 APPLICATIONS MOBILES

50 Plusieurs démarches et plusieurs outils : Personnalisation par l utilisateur final : fonctions utilisateurs intégrées aux applications et activées au choix de l administrateur Paramétrage administrateur fonctionnel : classique gestionnaire de tables utilisateurs * * * Ajustements d Apps : utilisation du gestionnaire d écrans Adaptations d Apps : utilisation du gestionnaire de fichiers * * * Construction d Apps : utilisation du configurateur utilisation d exports/imports dans les outils bureautiques déjà maîtrisés par les consultants