Plateforme de services et de communication

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1 Plateforme de services et de communication PRESENTATION GENERALE Structure menant l'action : Maison de l'emploi Rochefort Océan Date de début : 01/01/2011 Date de Fin : 31/12/2014 THEMES Thèmes de l'action : Accueil, information, orientation, Communication Publics de l'action : Tout public Partenaires spécifiques de l'action : PLIE PUBLICS PARTENAIRES Autres partenaires : Les organismes utilisateurs de la Maison de l'emploi DESCRIPTION Objectifs de l'action : Favoriser la qualité des services proposés aux habitants du Pays rochefortais par de bonnes conditions d accueil et de fonctionnement des services emploi au sein du bâtiment Maison de l'emploi. Eviter au public des allers / retours improductifs d institution en institution. Faciliter pour les publics, une meilleure lisibilité de l offre de services existante sur le territoire grâce à une information regroupée et articulée. Favoriser le partenariat entre les professionnels du territoire pour développer : o La complémentarité des offres de services en direction des publics. o La mutualisation des compétences des professionnels, des moyens des organismes, de l information o La connaissance et le partage de la stratégie emploi. Description du dispositif ou de l'action mis en place : L article L du code du travail indique que les «Maisons de l Emploi concourent à la coordination des politiques publiques et du partenariat local des acteurs publics et privés». Le cahier des charges du précise que «les Maisons de l Emploi s inscrivent dans la volonté de favoriser la coordination et la complémentarité des acteurs locaux en matière de politique de l emploi». La mise en place, le suivi et l animation d une plateforme de services (le bâtiment de la Maison de l'emploi regroupant les principaux organismes emploi) et le fonctionnement d outils communs d informations (site internet et outil extranet) facilitent la complémentarité et la mutualisation des offres de services emploi sur le Pays rochefortais. L évaluation du précédent projet a démontré «l effet structurant» du volet immobilier sur le projet emploi du territoire. A) Une plateforme de services Ce lieu ressource pour l emploi sur le Pays rochefortais (le bâtiment de la MDE) regroupe sur m², 15 organismes locataires différents, ainsi que 11 autres structures utilisatrices régulières de bureaux de permanences. page 1 / 5

2 Les locataires : - Pôle Emploi - Mission Locale Rochefort Marennes Oléron - DIRECCTE UT 17 - Chambre de Métiers et de l Artisanat 17 - ADIE (création d entreprise) - Espace Gestion (création d entreprise) - Chambre de Commerces et d Industrie Rochefort Saintonge - IFP Atlantique (Centre de formation) - Conseil Régional - VIVRACTIF (entreprise d insertion) - AXYS (centre de formation) - IRFREP (centre de formation) - Association PARIE (prospection d entreprises) - Cap Emploi Prométhée 17 (accompagnement travailleurs handicapés) - Chambre d agriculture Les utilisateurs à titre ponctuel des bureaux de permanence : - UL CGT (information juridique) - UL FO (information juridique) - GRETA (accueil et information pour les salariés et les entreprises) - Gendarmerie (information recrutement) - CIDFF (Bureau Accompagnement Individuel Emploi) - La Couveuse d entreprises (conseil création reprise d entreprise) - Banque de France (surendettement) - Gestelia (conseil juridique pour les créateurs d entreprise). - MFR (accompagnement VAE) - CIBC (bilans de compétences) - ARFAD (accompagnement VAE) Pour le suivi et l animation de cette plateforme de services, la Maison de l'emploi assure les missions suivantes : Les démarches liées à l accueil et à la mise en place des locataires ou utilisateurs : - Identification de l offre de services du nouveau locataire et articulation avec les services existants. - Lien avec la CAPR (propriétaire du bâtiment) pour les démarches liées à la location (bail, visites, règlement intérieur, régulation des entrées et sorties du bâtiment ). - Signalétique interne et réunion d information collective (si nécessaire) pour une présentation du nouveau service aux acteurs locaux. Le suivi de la vie collective dans le bâtiment : Animation de l instance de régulation, suivi des espaces commun, gestion des zones mutualisées (espace d attente des publics, zone d accueil, salles de réunion, zones de circulation ) Suivi de la réglementation relative à la sécurité des personnes : règlement intérieur et consignes de sécurité, exercices d évacuation, s assurer de la libre circulation des publics Suivi des aspects techniques : Lien entre les locataires et le propriétaire pour les interventions techniques (maintenance, travaux, réparations, mobilier des espaces communs, signalétique, entretien, ménage ). B) La communication en direction des publics Organisation de l information et regroupement au niveau de l accueil général de la Maison de l'emploi (voir action 15). Suivi du site Internet composé de cinq rubriques : *La maison de l emploi (présentation institutionnelle) *Particuliers (présentation des acteurs locaux de l emploi et de leurs missions) *Entreprises (présentation des offres de services disponibles pour les entreprises). page 2 / 5

3 *Observatoire (présentation des données essentielles de l emploi sur le Pays Rochefortais.). *Un agenda (présentation de l ensemble des événements emploi se déroulant sur le territoire). C) La communication en direction des professionnels Un espace extranet collaboratif, réservé aux professionnels de l emploi intervenant sur le Pays Rochefortais (agenda des réunions - échange d informations et de documents annuaires des professionnels organisation de groupes de travail thématiques ). Accueil des nouveaux professionnels et présentation de la stratégie territoriale. Organisation de réunions d information thématiques en direction des professionnels. D) La communication institutionnelle de la Maison de l'emploi (documents, plaquettes de communication ). Moyens mis en oeuvre : Un animateur informatique pour 0,14 ETP (fin de contrat en avril 2011). 0,10% d un ETP de direction. 0,20% d un ETP de gestionnaire administrative. 0,094% ETP (administratif/comptabilité) Total ETP MDE = 0,534 ETP Résultats quantitatifs et qualitatifs : I. Les organismes utilisateurs de la MDE en 2011 a. locataires permanents : ADIE, Atelier de la Création, ALTHER, AXYS, CAP EMPLOI17, CCI RS, Chambre d Agriculture, Chambre de Métiers et de l'artisanat, Espace Gestion, IFP Atlantique, IRFREP, Pôle Emploi et l Equipe d Orientation Spécialisée, Mission Locale, association Maison de l'emploi, PARIE, VIVRACTIF. b. les utilisateurs des bureaux de permanences : A.D.I.E, A.E.P, AFPA Transitions, ARACT, ARFAD, ARMEATLANTIC Main Services, AXYS, CMA17, KIABI, ID Intérim, INTERMARCHE, Espace Gestion, IFP Atlantique, L AILE OU LA CUISSE, MFR, POLE EMPLOI, SAP SHIVA, V.A.E. c. les utilisateurs des locaux (salles de formation et salles de réunion) : ARFAD, ESPACE GESTION, IRFREP, ABD Courtage, Acteurs du POLE ENTREPRENDRE, ADIE, ADIL, ATELIERS DE LA CREATION (Rochefort, Marennes-Oléron), AXYS, CAPR, CCI-RS, CHAPITEAU REGIONAL, CCI-RS, CIDFF17, CIRCULAR France, CISTE, CMA17, CONSEIL REGIONAL, CPAM, LA COUVEUSE, CRIR, DIRECTTE, DTPR, ERA IMMOBILIER, ESPACE GESTION, FDSEA, GENDARMERIE, IMMOBILIER GTI, MAISON DE L EMPLOI DU PAYS ROCHEFORTAIS, MISSION LOCALE, MMC Société, P.L.I.E, POLE EMPLOI, PROMETHEE17/CAP EMPLOI, REGIE INTER 55 QUARTIER, THEATRE COUPE D OR, UL CGT, V.A.E, VIVRACTIF. En 2011, 48 organismes différents ont utilisé le bâtiment de la MDE pour proposer leurs différents services aux habitants du Pays rochefortais. II. Suivi et animation de la plateforme de services assurée par la MDE. a. Les démarches liées à l accueil et à la mise en place des locataires ou utilisateurs : - Identification de l offre de services du nouveau locataire et articulation avec les services existants. - Lien avec la CAPR (propriétaire du bâtiment) pour les démarches liées à la location (bail, visites, règlement intérieur, régulation des entrées et sorties du bâtiment ). - Signalétique interne et réunion d information collective (si nécessaire) pour une présentation du nouveau service aux acteurs locaux. b. Le suivi de la vie collective dans le bâtiment : page 3 / 5

4 Animation de l instance de régulation, suivi des espaces commun, gestion des zones mutualisées (espace d attente des publics, zone d accueil, salles de réunion, zones de circulation ) c. Suivi de la réglementation relative à la sécurité des personnes : règlement intérieur et consignes de sécurité, exercices d évacuation, s assurer de la libre circulation des publics d. Suivi des aspects techniques : Lien entre les locataires et le propriétaire pour les interventions techniques (maintenance, travaux, gestion des clés, réparations, mobilier des espaces communs, signalétique, entretien, ménage ). e. Suivi divers - Gestion de fiches de liaison destinées aux locataires «prise en note des messages», réception de documents laissés par leur public lors de leur fermeture ou absence, - Gestion des bannettes «courrier» : distribution des documents (courrier, message, journaux, circulaire, etc ), - Mise à jour d outils récapitulatifs de l ensemble des locataires (nom, prénom, tél, fax, mode de fonctionnement, situation géographique dans le bâtiment MDE, périodes de congés, etc ), - Prise en compte de leur demande d affichage d informations diverses. f. Gestion salles de réunion, de formation et bureaux de permanence - Accueil et information lors des demandes d utilisation, - Gestion des outils de réservations (extranet et tableau excel), de salles de réunion, formation et de bureaux de permanence, - Réalisation de réservations, - Gestion des documents de réservations (charte de mise à disposition annuelle ou ponctuelle, plan d évacuation), - Gestion d outils pour comptabiliser mensuellement les réservations des salles de réunion, formation et des bureaux de permanence (volume, thématiques, utilisateurs). III. Communication a. le site internet de la MDE - suivi et mise à jour des contenus - création d articles d information, - gestion de l agenda. En 2011, le site a enregistré connexions. 56 b. L outil extranet de la MDE - création des contenus d information (billets de blog - calendrier ) - mise à jour des contenus - gestion de l adhésion des membres et de la création de groupes En 2011, 180 professionnels de l emploi ont utilisé cet espace et connexions ont été enregistrées. c. la Web TV Emploi En 2011, la MDE a créé une WEB TV Emploi pour communiquer sur les actions, les organismes du Pays rochefortais. 19 vidéos ont été réalisées et ces clips vidéos ont été visionné 6308 fois en 2011 (voir liste des vidéos réalisées dans la fiche bilan de la Cyber Base Emploi). d. mise à jour et réactualisation des plaquettes de présentation des services présents au sein de la MDE. - Cyber Base Emploi - Espace Entreprendre en Pays rochefortais - Agenda des informations collectives VAE - Calendrier des permanences page 4 / 5

5 Powered by TCPDF ( Fiche action : Plateforme de services et de communication - etc. Porteur du projet : Maison de l'emploi (Conseil d administration). Contact : Franck CONTI page 5 / 5