Pilotage de la date comptable

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1 Guide méthodologique destiné aux gestionnaires financiers Opérations de fin k d exercice Pilotage de la date comptable Direction des Finances/Agence Comptable 11/12/2012 1

2 Introduction Préambule Contrairement à Nabuco, l exercice budgétaire et comptable dans SIFAC n est pas déterminé par la sélection de l exercice. C est la date comptable qui détermine l exercice sur lequel l impact budgétaire sera effectué. Certaines opérations courantes relatives à l exercice en cours ne peuvent être finalisées le 31/12/2012; ces opérations doivent cependant impérativement être rattachées à l exercice 2012 (= être comptabilisées au 31/12/2012). Pour traiter ces opérations 2 périodes sont distinguées : jusqu au 08/01/2013 : Les opérations pourront être traitées selon les procédures habituelles grâce au pilotage de la date comptable. du 09/01/2013 au 01/02/2013 : Le rattachement des charges et des produits à 2012 pourra être traité selon des procédures spécifiques détaillées dans le document «Clôture 2012 et rattachement des charges et des produits», document présenté lors du séminaire du 05 octobre Ce guide concerne uniquement l exécution courante et en aucun cas les opérations de clôture. 2

3 Sommaire I) Dépenses 1. Le flux classique La facture est parvenue au plus tard le 08/01/2013 avec commande 2012 et avec service fait 2012 non saisi dans SIFAC Facture parvenue au plus tard le 08/01/2013 sans commande 2012 avec service fait 2012 Annulation des factures MIRO générées par erreur 2. Les liquidations directes II) Missions Cas général : L ordre de mission a été créé avant le 31/12/2012 Cas particulier : L ordre de mission n a pas été créé III) Recettes 1. Le flux classique La commande de vente a été créée avant le 31/12/2012 La commande de vente n a pas été créée 2. Les liquidations directes 3

4 I) Les dépenses Rappel Date limite de saisie des pièces de dépenses le 08/01/2013 Date limite de réception des listes de pièces de dépenses signées le 14/01/2013 (Délai de rigueur) 1. Le flux classique Cas général : Facture parvenue au plus tard le 08/01/2013 avec commande 2012 avec service fait 2012 non saisi dans SIFAC au 31/12/2012. Saisie du service fait avec date comptable au 31/12/2012 et date de pièce = date du service fait Transaction MIGO Date effective du service fait (<= 31/12/12) Date comptable impérative au 31/12/12 4

5 Saisie de la facture, Transaction MIRO La date comptable doit être saisie au 31/12/2012 b a Date comptable impérative au 31/12/12 Veillez à la cohérence des flux. Date de facture fournisseur (<= 08/01/2013) La date de base correspond à la date du démarrage du délai global de paiement. Saisir la «date base» c'est-à-dire soit la date de réception de la marchandise soit la date de la réception de la facture : Si la date de service fait est antérieure à la date de réception de la facture, retenir la date de réception de la facture. Si la date de service fait est postérieure à la date de réception de la facture, retenir la date de réception de marchandise. 5

6 Cas particulier : Facture parvenue au plus tard le 08/01/2013 sans commande avec service fait 2012 Saisie de la commande en date de document au 31/12/2012 Saisie de la facture et du service fait (voir cas général). 6

7 Annulation de MIRO Les factures MIRO générées par erreur sur l exercice 2012 peuvent faire l objet d une annulation en MR8M. Dans ce cas la date comptable de contrepassation doit être systématiquement indiquée au 31/12/2012. Date comptable <= 31/12/2012 7

8 2. Liquidations directes dépenses (FB60/FB65) Pour rappel la date limite de saisie a été fixée au 08/01/2013 avec indication de la date comptable au 31/12/2012. Date comptable impérative au 31/12/12 Date de facture fournisseur (<= au 08/01/2013) La date de base correspond à la date du démarrage du délai global de paiement. Saisir la «date base» c'est-à-dire soit la date de réception de la marchandise soit la date de la réception de la facture : Si la date de service fait est antérieure à la date de réception de la facture, retenir la date de réception de la facture. Si la date de service fait est postérieure à la date de réception de la facture, retenir la date de réception de marchandise. 8

9 II) Les missions Préalable Un paramétrage a été mis en place pour ouvrir la possibilité de comptabilisation des frais de missions saisies en 2013 sur l exercice 2012 (au 31/12/2012). Pour rappel la saisie des frais de missions sur l exercice 2012 est autorisée jusqu au 08/01/2013. Cas général : L ordre de mission a été créé avant le 31/12/2012 L ordre de mission a été créé avant le 31/12/2012 pour un déplacement effectué en 2012 Vous avez jusqu au 08/01/2013 pour saisir vos frais et comptabiliser en ZPRRW_MIS Cas particulier : L ordre de mission a été créée à partir du 01/01/2013 L ordre de mission n a pas été créé avant le 31/12/2012 pour un déplacement effectué en Les justificatifs de frais réceptionnés en janvier 2013 peuvent être imputés sur 2012 jusqu au 08/01/2013. Création de l OM avec modification de la date comptable au 31/12/ Les justificatifs de frais sont réceptionnés après la date limite du 08/01/2013, les frais seront imputés sur l exercice

10 III) Les recettes Au même titre que les dépenses, il est nécessaire de rattacher les recettes au bon exercice. Par conséquent, toutes les recettes 2012 découlant de conventions, contrats, subventions, prestations de services, etc. signés et/ou notifiés en Celles-ci sont à traiter selon les procédures habituelles jusqu au 11/01/ Le flux classique La commande de vente (VA01) a été créée avant le 31/12/2012 La prestation a été réalisée sur l exercice 2012 mais la facture n a pas été émise en Génération de la facture de vente (VF01) ENTREE Indication de la date de facture Renseigner le n de la commande de vente 10

11 Cliquer sur la loupe pour afficher les données d entête de facture Activation de l option de comptabilisation sur Après la date limite de réception des factures (11/01/2013) cette option sera désactivée. 11

12 La commande de vente (VA01) n a pas été créée avant le 31/12/2012 La prestation a été réalisée sur l exercice Génération de la commande de vente en date du 31/12/2012 (VA01) Lors de la création de la commande de vente, la donnée Date de document permet de piloter la date de prévision budgétaire de recette et donc, post 31/12/2012, de créer une prévision de recette sur l exercice Pilotage de la date document et donc de la date de prévision de la recette indépendamment de la date du jour. 12

13 Génération de la facture de vente en date du 31/12/2012 (VF01) Cliquer sur la loupe pour afficher les données d entête de facture Activation de l option de comptabilisation sur Après la date limite de réception des factures (11/01/2013) cette option sera désactivée. 13

14 2. Les liquidations directes factures ou avoirs (FV70) Les recettes émises du 01 au 11 janvier 2013 sur l exercice 2012 doivent être saisies en date de facture et date comptable du 31/12/2012. Date comptable impérative au 31/12/12 Date de facture impérative au 31/12/