Nous vous proposons ici quelques pistes de réfléxions afin de faire de votre projet de mise en place de Google Apps For Work un succès.

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1 Dans ce guide Déplacer vos applications dans le Cloud vous offre des bénéfices désormais largement éprouvés : optimisera l efficacité et la performance de votre organisation, en augmentant sa réactivité et en réduisant ses coûts. Les solutions sont nombreuses et il dépend de chaque organisation de choisir celle qui conviendra le mieux à son fonctionnement en réfléchissant aux composantes informatiques et à l architecture de l application, les compétences de vos équipes, la valeur des investissements existants. Qu en est-il du déploiement de Google Apps For Work? Nous vous proposons ici quelques pistes de réfléxions afin de faire de votre projet de mise en place de Google Apps For Work un succès. Comment adopter Google Apps For Work #1 - Impliquer tout le monde #2 - Mettre en place un dispositif de communication #3 - Former les utilisateurs #4 - Ne pas faire les choses à moitié #5 - Se faire guider par des experts #6 - Communiquer sur les bonnes pratiques

2 #1 - Impliquer tout le monde Principe de base de la conduite du changement, l implication des équipes internes est fondamentale afin que chacun se sente associé au projet dès le début de celui-ci notamment pour mieux prendre en compte leur avis mais aussi pour éviter toute résistance au changement. Il s agit de les faire participer indirectement au projet. Si la majorité des collaborateurs seront impliqués indirectement, il conviendra d associer directement au projet : La direction générale qui doit être moteur du projet et appuyer la mise en place de la plateforme Google Apps. Un tel projet représente une certaine rupture dans la culture d entreprise car il touche à l environnement de travail même. Les managers de chaque Business Unit car ceux ci vont faire évoluer leur management du travail. Google Apps va concrètement faire gagner du temps à chacun de ses utilisateurs. Aussi le manager devra inculquer une culture de l innovation, de la recherche en permettant à ses équipes d utiliser le temps gagné à bon escient. Les ressources humaines car le changement de bureautique équivaut à repenser l organisation du travail, de l entreprise et même le rapport entre collaborateurs. Ces personnes seront des relais de promotion et de communication du projet.

3 #2 - Mettre en place un dispositif de communication La mise en place d un dispositif de communication tout au long du projet permettra aux collaborateurs de comprendre et d'accepter les changements à venir, ainsi que d'être informés sur l'avancement du projet. DRH, Communication et service Informatique seront en ce sens le triptyque garant de la bonne diffusion et réception de l information tout au long du projet. Changer d outil de travail est un bouleversement et c est encore plus vrai quand il s agit de nouvelles façons de travailler. Le travail collaboratif au travers du Cloud demande d appréhender certaines règles de bases, simples mais pas innée pour autant, et les collaborateurs doivent être accompagnés dans cette nouvelle façon de travailler. Une des valeurs ajoutées de la communication interne réside dans sa connaissance des différents publics concernés par les changements. Elle doit donc la partager et être constamment à l écoute des publics de l entreprise afin de les accompagner au mieux. Celle-ci devra communiquer très en amont du changement, puis élaborer un plan de communication qui sous-tend la réussite du projet, en interne comme en externe. Ensuite, elle devra communiquer très régulièrement pour dire où le projet en est et annoncer les étapes à venir : Communiquer avant : Réunions d information, communications mail, planning d adoption, transmission des référents du projet, documentations etc. Communiquer pendant : Supports de formations, e-learning, supports de communication, workshop etc. Communiquer après : Formations complémentaires, sessions de debriefing, témoignages, apports d experts pour présenter les bonnes pratiques, etc.

4 #3 - Former les utilisateurs Le projet d implémentation du SI ne pourra véritablement fonctionner que si les utilisateurs finaux adhérent à ce nouvel outil qui leur est imposé et qu ils acceptent de modifier leurs façons de travailler. Pour cela, il faudra s assurer que les utilisateurs aient acquis les connaissances théoriques et pratiques nécessaires. Quelque soit le mode de formation (e-learning, présentiel), il conviendra de sensibiliser les différents publics. La formation des utilisateurs pourra être faite en plusieurs étapes : La direction et les managers : qui devront montrer l exemple et qui auront de problématiques de droits d accès à gérer. Les référents Google : Des collaborateurs (dits «super-users») formés en premiers par des formateurs externes vont s approrier les outils pour devenir eux-même formateurs et ainsi pouvoir former d autres collaborateurs dans un contexte Métier directement utile. Ceux-ci constituent de véritables relais internes de cohésion et garantiront la bonne utilisation dans la continuité. Les collaborateurs (les «end-users»): Il faut que ceux-ci puissent saisir et bénéficier de tous les bienfaits du nouveau système.

5 #4 - Ne pas faire les choses à moitié Conçue pour le travail en équipe efficace, Google Apps For Work est une suite complète associant messagerie professionnelle, stockage en ligne, agendas partagés, visioconférences, et bien plus. Tel que précisé dans les paragraphes précédents, passer à Google est un choix de mode de travail et pour que cela fonctionne il faut le faire à 100%. Il a été observé que les entreprises ayant choisi d utiliser Google Apps For Work uniquement pour la partie Courriel (ie: Gmail) n ont pas bénéficié du même retour sur investissement que les entreprises ayant utilisé l ensemble de la suite. Si Gmail est un outil d échange puissant profitant de la puissance de la technologie Google (possibilités de classement intelligents, moteur de recherche intégré surpuissant allant jusque dans le détail d une photocopie etc.), celui ci ne suffit pas à développer les modes de travail collaboratifs. Pourquoi? Certaines générations (Y) ne communiquent pas par le mail mais par réseaux intranet, chats etc. De nombreux mails sont souvent cliqués et non lus et le savoir disparait alors dans les méandres d une boite mail innondée. L utilisation de Google Apps, de la collaboration via Google Docs et Google Sites et du partage de fichiers et dossiers via Google Drive sont eux garants d une collaboration plus puissante et d une vraie intelligence collective.

6 #5 - Se faire guider par des experts La conduite du changement est critique dans le sens où celle-ci touche à la fois à une composante technique mais aussi organisationnelle et humaine. Google a un réseau de partenaires experts de sa solution et de son déploiement : 1. Préparation 2. Planification 3. Migration 4. Synchronisation 5. Formation 6. Support Avec la transformation du numérique actuellement en cours, les métiers changent et on ne parle plus uniquement de Cloud computing mais de stratégie Cloud. Aussi, l objectif est non seulement de faire en sorte que le déploiement des Google Apps fonctionne, techniquement et d une façon opérationnelle, mais aussi stratégiquement dans l atteinte des objectifs business de chaque business unit. Les consultants digitaux de Business Cloud, spécialistes certifiés Google Apps, sont ainsi très utiles pour fournir la bonne méthodologie et vous faire bénéficier de plusieurs années d expérience.

7 #6 - Cultiver l esprit collaboratif pour valoriser Le succès du projet dépend de la capacité de la communication à rendre les collaborateurs conscients des enjeux du changement et à les rassurer sur leur capacité à évoluer (nécessité pour l entreprise, évolution de leur métier, sens et cohérence de tous les chantiers initiés). En ce sens, l entreprise doit cultiver l esprit collaboratif et encourager la diffusion des bests practices en termes d usages des Google Apps. Il est primordial de communiquer régulièrement sur les succès et l efficacité des outils déployés : Rédiger à plusieurs le compte rendu d une réunion lors d un appel vidéo Améliorer le travail grâce à une fonction simple de partage et aux commentaires ciblés de l équipe. Partager les fichiers avec un vaste public en les publiant comme page web Faciliter l inscription en ligne à des évènements, cours et autres activités grâce à Google Forms Visualiser les créneaux de disponibilités des personnes en superposant leurs agenda A ce titre il peut être judicieux de créer une communauté de référents Google au sein de l entreprise (par exemple 1 par site géographique) et organiser avec eux des réunions permettant d approfondir l utilisation des Google Apps. Instaurer des moments d échange réguliers cette fois au sein d un service de l entreprise à proprement dit peut également être bien afin, d une part, de mettre en avant certains aspects de la solution et d autre part, de valoriser un ou des collaborateur(s) témoignant.

8 A propos de Business Cloud SAS Business Cloud accompagne votre transformation numérique pas à pas! "La transformation numérique est l adoption intensive par l entreprise et ses salariés d outils et usages basés sur les technologies internet et de communication pour améliorer ses revenus, ses modes opératoires et ses modes de collaboration internes et externes." Business Cloud guide ses clients dans leur transformation numérique, dans le déploiement et l'adoption de solutions Cloud innovantes leur permettant plus de mobilité, de collaboration et d efficacité au quotidien. Afin de fournir à ses clients les meilleures solutions Cloud du marché, Business Cloud développe des compétences et des partenariats avec les meilleurs acteurs du Cloud Computing comme Google for Work (Google Premier partner) et Amazon, et tout un écosystème d'éditeurs Saas spécialisés (RunMyProcess, Smartsheet, Evercontact, Letsignit, Jamespot, etc.). Passionnées, innovantes et plaçant la satisfaction client comme priorité, les équipes Business Cloud ont effectué avec succès des déploiements de solutions SaaS auprès de plus de 200 entreprises de petite et grande taille dans toute la France. Pour toutes vos questions Business Cloud SAS, 67 avenue André Morizet, BOULOGNE BILLANCOURT

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