MANUEL UTILISATEURS PPAS V5

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1 Caisse nationale d assurance vieillesse PPAS V5 MANUEL UTILISATEURS du portail (PPAS) destiné aux PRESTATAIRES DE SERVICE D AIDE A DOMICILE Echanges de données avec le système d information ANTARES PPAS V5 Suite à installation du lot VAW le Version

2 SOMMAIRE 1 PREAMBULE L INSCRIPTION Comment s inscrire? La première connexion en tant qu'abonné et le changement du mot de passe Les connexions suivantes en tant qu'abonné Que faire en cas d'oubli de login ou de mot de passe? Peut-on modifier le mot de passe? Peut-on modifier une inscription? Peut-on supprimer une inscription? LES ECHANGES RELATIFS A LA FACTURATION DES BENEFICIAIRES ANTARES Transmission à la Carsat de la facturation des prestations du PAP Le service "Saisie de facturation" Facturation des heures d'aide ménagère prestataire : a. Comment trier le formulaire de saisie de facturation? b. Comment saisir le formulaire de saisie de facturation? c. Comment corriger le formulaire de saisie de facturation? d. Comment envoyer le formulaire de saisie de facturation? Facturation des prestations du PAP (sauf heures d'aide ménagère prestataire) : a. Comment trier le formulaire de saisie de facturation des prestations du PAP? b. Comment saisir le formulaire de saisie de facturation des prestations du PAP? c. Comment corriger le formulaire de facturation des prestations du PAP Antares? d. Comment envoyer le formulaire de saisie de facturation des prestations du PAP? Le service "Envoi de fichier de facturation" Quel fichier envoyer? Comment envoyer un fichier de facturation? Bonnes pratiques de facturation par fichier Transmission des bordereaux de paiement Le service "Réception des bordereaux de paiement" : Comment le prestataire peut-il exploiter les fichiers de bordereaux de paiement au format xml et csv? Questions diverses relatives aux bordereaux et au paiement Après un paiement, quel est le délai de mise à disposition du bordereau de paiement dans Ppas? Le prestataire peut-il recevoir un bordereau de paiement via Ppas, sans pourtant avoir transmis de facturation via Ppas? Liste des bénéficiaires Le service "Réception des anomalies de facturation, report" L historique des échanges Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 2

3 1 PREAMBULE Le Portail Partenaires Action Sociale (PPAS), est un site internet accessible à l adresse suivante : PAGE D ACCUEIL du site : Ce portail propose une actualité de l action sociale, des textes de référence, des barèmes, une dématérialisation des échanges de données entre les prestataires de service d aide à domicile et les caisses (Caisse d assurance retraite et de la santé au travail (Carsat), ou Caisse générale de sécurité sociale (CGSS)). Les prestataires de service d aide à domicile inscrits peuvent ainsi transmettre à leur caisse le nombre d heures d aide ménagère à domicile (AMD) qu elles effectuent pour chaque retraité du régime général. Ils peuvent pour cela remplir un formulaire en ligne ou bien envoyer un fichier directement via le portail. En retour, la caisse envoie via PPAS, aux prestataires, des bordereaux de paiement correspondant à la participation du régime général (sous forme de bordereau téléchargeable directement en ligne ou sous forme de fichier à convertir informatiquement pour exploitation). D autre part, ce site permet au prestataire de service d aide à domicile de recevoir la liste des éventuelles anomalies de fichier de facturation ou anomalies de paiement (anomalies de report). Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 3

4 Les procédures de paiement, actuellement en vigueur dans les caisses régionales, ne sont pas modifiées. Grâce à ce portail, le délai de transmission des échanges concernant la facturation, entre le prestataire de services et la caisse, se trouve amélioré. Cette solution technique est gratuite (il suffit que le prestataire de service dispose d un accès à internet). Les échanges de données sont sécurisés et leur confidentialité est assurée. Seules les personnes habilitées ont accès aux données échangées. Pour pouvoir bénéficier des services sécurisés offerts, le prestataire de service doit obligatoirement s'inscrire. Remarque 1 : ce site permet également les échanges, concernant l évaluation des besoins des personnes retraitées, entre les structures d évaluation et les Carsat, ou CGSS (c est le "service gestion des évaluations"). Mais ce point n est pas détaillé dans le présent manuel. Il fait l objet d un manuel spécifique. Le présent manuel décrit les procédures d échanges de données pour les bénéficiaires gérés par le système d information Antares. Evolutions proposées par le lot LAW mis en place le : Mise à disposition des deux services de facturations (saisie par formulaire et envoi de fichier). Evolutions proposées par le lot LAW mis en place le : Amélioration de la liste des bénéficiaires : - Ajout de la date de la notification de l aide, du pourcentage de participation de la caisse, ainsi que du montant total de la prestation notifiée. Suppression du numéro de retraite. - La liste comprend les aides en cours ou dont la prise en charge est terminée depuis moins de 6 mois, ainsi que les aides notifiées non encore commencées, quelle que soit la date d effet du PAP. Evolution proposée par le lot CAW mis en place le : En cohérence avec la circulaire Cnav n du 7 septembre 2012, un contrôle est ajouté pour fixer un nombre maximum d'échéances facturables pour chaque prestation. Pour les facturations par fichier, les lignes pour des échéances situées au-delà du délai de facturation seront rejetées dès l'envoi du fichier, et figureront dans la liste des anomalies de facturation. Evolution proposée par le lot VAW mis en place le : Purge des bordereaux de paiement antérieurs au 01/01/2011 Evolution proposée par le lot VAW mis en place le : - Ajout des prestations relatives à l expérimentation des paniers de services - Intégration dans les périodes facturables sur PPAS des échéances antérieures à la date de notification. Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 4

5 2 L INSCRIPTION 2.1 Comment s inscrire? Pour pouvoir s inscrire à un ou plusieurs services d échanges de données, le prestataire de service d aide à domicile doit être préalablement rendu éligible à une inscription. L éligibilité est décidée par sa caisse de rattachement. La personne chargée d effectuer l inscription à PPAS doit suivre la procédure décrite au présent chapitre. L inscription : 1 ère étape - A droite de la page d accueil, cliquer sur "S inscrire" pour consulter, dans un premier temps, les conditions générales d inscription. Les conditions générales applicables aux services du site font l objet d une acceptation en ligne. L inscription ne peut donc se poursuivre qu après avoir coché la case précédant la mention "J accepte les conditions générales applicables aux services du Portail Partenaires Action Sociale et je souhaite m inscrire" à la fin du document. Une fois la case cochée, cliquer sur le bouton "Suivant". 2 ème étape - L écran suivant permet de démarrer la phase d inscription (dans l exemple suivant, un prestataire de service d aide à domicile du département 58, conventionné avec la Carsat Bourgogne et Franche-Comté (département 21) et dont le numéro attribué à la structure par la caisse lors du conventionnement est ). Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 5

6 Un clic sur le bouton "Enregistrer" fait apparaître un formulaire permettant l inscription d un ou plusieurs utilisateur(s) et la sélection de service(s). (Remarque : le service "Administration institution" est sélectionné par défaut car c est un service obligatoire) 3 ème étape - Inscrire un (ou des) utilisateur(s) : Clic sur "Inscrire utilisateur" pour s inscrire et inscrire éventuellement un ou plusieurs autres utilisateurs. Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 6

7 Le login (identifiant) et le mot de passe sont choisis librement en respectant les normes suivantes : - le login peut être alpha-numérique. Il ne doit pas comporter d'accent ou de caractère spécial (apostrophe, espace ). - le mot de passe doit comporter au moins 8 caractères et ne pas comporter d'accent ou de caractère spécial. Il doit être alpha-numérique et comporter au moins un chiffre. Bien mémoriser le mot de passe et retenir si sa saisie est effectuée en majuscules ou minuscules. La saisie devra être identique lors d'une future connexion. IMPORTANT : le login et le mot de passe doivent être mémorisés par l administrateur : ils seront indispensables à une future connexion. EXEMPLE : Remarques : - l adresse doit être saisie exclusivement en minuscules. - le n de téléphone doit être saisi sans espace et sans séparateur. Clic sur "Enregistrer". L écran suivant apparaît : Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 7

8 Si l administrateur veut inscrire également une autre personne (Monsieur JARDINIER Cérès par exemple), il faut re-cliquer sur "Inscrire utilisateur" pour la saisie des données. Attention : le login saisi doit être différent pour chaque utilisateur. Le login et le mot de passe de chaque utilisateur doivent être impérativement mémorisés. Clic sur "Enregistrer". Procéder de même (3 ème étape) pour l inscription de tous les utilisateurs prévus. 4 ème étape - Choix des services que l institution pourra utiliser Cliquer sur "Sélectionner service(s)" pour choisir parmi les services disponibles le (ou les) service(s) qui vont déterminer le mode d échange de données avec votre Carsat ou CGSS. Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 8

9 Cocher "Oui" en face des services proposés (Le service "Administration institution" est coché "oui" par défaut, car c est un service obligatoire). Cliquer sur le bouton "Enregistrer". 5 ème étape Choix du (ou des) utilisateur(s) de chacun des services Pour indiquer qui pourra utiliser le service "Administration institution", cliquer sur "Changer les utilisateurs de service", à droite de l intitulé du service "Administration institution". Cocher "Oui" en face du ou des utilisateurs qui pourront utiliser le service. Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 9

10 Dans l exemple ci-dessus, seul l utilisateur dont l identifiant (login) est amarantes pourra avoir accès au service "Administration institution". Procéder de même (5 ème étape) pour tous les autres services auxquels vous avez souscrit. Au final, on obtient les informations suivantes (qui récapitulent les droits de chaque utilisateur) : Sur l écran précédent, on peut constater que la structure est inscrite au service "Administration institution" et c est l utilisateur dont le login est "amarantes" qui pourra utiliser ce service. Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 10

11 Comme mode d'échange de données avec la caisse, la structure a choisi : - le service "Facturation en ligne ou par fichier". L utilisateur dont le login est "amarantes" pourra utiliser ce service. L utilisateur dont le login est "ADA70" pourra également utiliser ce service ; - le service "Bordereaux paiements". L utilisateur dont le login est "amarantes" pourra utiliser ce service. L utilisateur dont le login est "ADA70" pourra également utiliser ce service ; - le service "Liste des bénéficiaires". L utilisateur dont le login est "amarantes" pourra utiliser ce service. L utilisateur dont le login est "ADA70" pourra également utiliser ce service ; - le service "Les anomalies de facturation, report". L utilisateur dont le login est "amarantes" pourra utiliser ce service. L utilisateur dont le login est "ADA70" pourra également utiliser ce service. 6 ème étape - Finalisation de l inscription Lorsque vous avez terminé et que tous les utilisateurs sont rattachés à un ou plusieurs services, Cliquez sur "Enregistrer". Le message "Fin de l'inscription" s'affiche. Cela génère l envoi de cette inscription à la caisse, pour validation. 7 ème étape - Validation par la caisse La caisse adressera un courrier au directeur de la structure prestataire de service d aide à domicile, pour l aviser qu une personne a réalisé l inscription. Après avoir validé l inscription, la caisse donne son feu vert à la structure. Celle-ci peut désormais utiliser le portail PPAS pour des échanges de données. Chaque utilisateur de la structure peut alors accéder aux services auxquels il est inscrit, en utilisant le lien «Se connecter» présent dans le cadre "accédez à vos services" située à droite de la page d accueil, puis en tapant son identifiant (login), son mot de passe et en cliquant sur "LOGIN". Un changement du mot de passe sera demandé à la première connexion. 2.2 La première connexion en tant qu'abonné et le changement du mot de passe Après la validation de votre inscription par la Carsat, un changement du mot de passe va vous être demandé. Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 11

12 Etape 1 : dans le cadre "accédez à vos services" situé à droite de la page d accueil, cliquer sur «Se connecter» L écran suivant s affiche : Taper votre identifiant (login) et votre mot de passe choisis lors de votre inscription, puis clic sur le bouton "LOGIN". Etape 2 Lors de votre première connexion en tant qu'abonné, le système vous invite à modifier votre mot de passe (voir image ci-dessous). Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 12

13 Le nouveau mot de passe que vous choisissez doit comporter au moins 8 caractères et ne pas comporter d'accent ou de caractère spécial. Il doit être alpha-numérique et comporter au moins un chiffre. Bien mémoriser ce nouveau mot de passe et retenir si sa saisie est effectuée en majuscules ou minuscules. La saisie devra être identique lors des futures connexions. > Clic sur Valider Etape 3 L'écran ci-dessous apparaît : Après clic sur «Se connecter», l écran suivant s affiche : Taper votre identifiant ainsi que le mot de passe, choisi à l'étape 2 puis clic sur le bouton «LOGIN». Rappel : login et mot de passe de l'administrateur et du (ou des) utilisateur(s) doivent être impérativement mémorisés. Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 13

14 Une fois l utilisateur identifié, les services choisis par l administrateur sont affichés dans le menu. L utilisateur a alors la possibilité d accéder aux informations et aux services personnalisés. 2.3 Les connexions suivantes en tant qu'abonné Dans le cadre "accédez à vos services" situé à droite de la page d accueil, cliquer sur «Se connecter» Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 14

15 L écran suivant s affiche : Taper votre identifiant (login) et votre mot de passe, puis clic sur le bouton "LOGIN". En cas de problème de connexion, contacter l assistance fonctionnelle en cliquant en haut de la page sur "Contact" -> "Messagerie". 2.4 Que faire en cas d'oubli de login ou de mot de passe? Cliquer sur le lien "mot de passe oublié" sur la page d'accueil en cas d'oubli de mot de passe : un mot de passe provisoire vous sera envoyé par mail. Vous aurez à le changer après vous être connecté (voir chapitre 2.2). 2.5 Peut-on modifier le mot de passe? Oui, par le menu "Mon compte", sous-menu "Mot de passe", chaque utilisateur déjà inscrit (qu il ait accès au service "Administration institution" ou non) peut modifier son mot de passe. Rappel : le mot de passe choisi doit comporter au moins 8 caractères et ne pas comporter d'accent ou de caractère spécial (apostrophe espace...). Il doit être alpha-numérique et comporter au moins un chiffre. Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 15

16 2.6 Peut-on modifier une inscription? Oui, mais cette possibilité est offerte uniquement à l utilisateur qui est inscrit au service "Administration institution" (il est administrateur de PPAS). Un clic sur le menu "Administration", sous-menu "Modification inscription", lui permet l ajout, la modification, ou la suppression d utilisateur. Pour chaque utilisateur, l administrateur peut : - Affecter/révoquer l accès à un service (parmi ceux validés pour sa structure), par un clic sur " changer les utilisateurs de services" ; - Modifier les informations personnelles (nom, prénom, téléphone, ), par un clic sur " Modifier ". De même l administrateur peut : - Supprimer l'inscription à un service ; - Souscrire à de nouveaux services, par un clic sur "sélectionner service(s)" Attention : Toute modification d'inscription n'est enregistrée que lorsque le message "Fin de l'inscription" s'affiche à l'écran ; Pour être effective, toute inscription d une structure à un nouveau service est soumise à validation par sa caisse de rattachement. 2.7 Peut-on supprimer une inscription? Oui, mais cette possibilité est offerte uniquement à l utilisateur qui est inscrit au service "Administration institution" (il est administrateur de PPAS). Par le menu "Administration", sous-menu "Modification inscription", l administrateur déjà inscrit peut : - Supprimer des utilisateurs déjà inscrits ; - Supprimer l'inscription à un service. Attention : toute modification d'inscription n'est enregistrée que lorsque le message "fin de l'inscription" s'affiche à l'écran Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 16

17 3 LES ECHANGES RELATIFS A LA FACTURATION DES BENEFICIAIRES ANTARES Le site " offre des services de : - transmission à la caisse de la facturation des prestations du PAP ; - mise à disposition des bordereaux de paiement par la caisse ; - mise à disposition de la liste des anomalies de facturation et des anomalies de reports ; - mise à disposition de la liste des bénéficiaires des prises en charge des prestations du PAP. 3.1 Transmission à la Carsat de la facturation des prestations du PAP Cette transmission peut se faire : - soit par la saisie en ligne d'un formulaire (dans le portail) : service "Saisie de facturation", - soit par l'envoi (via le portail) d un fichier de facturation issu d un logiciel de gestion : service "Envoi de facturation par fichier". Dans ce cas, le fichier à envoyer doit respecter un tracé défini dans un cahier des charges (consultable dans "Documentation" > "Cahier des charges" > "Cahier des charges facturation xml") Le service "Saisie de facturation" Facturation des heures d'aide ménagère prestataire : Le formulaire préétabli de saisie des heures met à disposition les échéances pouvant être facturées. Cliquer sur le menu "Aide à domicile", sous-menu "Saisie de facturation", et sélectionner le site à saisir Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 17

18 Sélectionner ensuite le type d'aide à facturer (Aide ménagère à domicile : Prestataire) dans la liste proposée : Le formulaire de saisie de facturation du site sélectionné s'affiche. a. Comment trier le formulaire de saisie de facturation? Au moment de la saisie du formulaire vous avez la possibilité de classer le formulaire par Nir, nom et début d'échéance (par ordre croissant ou décroissant). Pour sélectionner votre critère de tri, il suffit de cliquer sur une des flèches bleues située en dessous du titre de la colonne que vous voulez trier. Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 18

19 b. Comment saisir le formulaire de saisie de facturation? Les heures doivent être saisies en centièmes (exemple : 1.25 pour 1h et 15 minutes). Si aucune heure n a été effectuée pour un bénéficiaire, dans la colonne complètement à droite, cliquer sur le signe -. Cela aura pour effet de barrer la ligne entière (qui ne sera pas re-présentée le mois suivant). A compter du 24/02/2014 et en cohérence avec la circulaire Cnav n du 7 septembre 2012, le délai de présentation des factures est fixé à 6 mois. Conseil : Enregistrer chaque page y compris la dernière (bouton "Enregistrer") afin d actualiser le total des heures saisies figurant en dernière page. Remarque : lorsque votre saisie est terminée et validée (bouton "valider"), un récapitulatif vous est proposé au format pdf. Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 19

20 L édition ou l enregistrement de ce fichier pdf vous permet de conserver une trace de ce que vous avez saisi et transmis. c. Comment corriger le formulaire de saisie de facturation? Après la saisie de chaque page, cliquer sur le bouton "Enregistrer". Une fois qu elle est enregistrée, votre saisie est mémorisée dans le portail, et peut encore être modifiée si besoin, en tapant un nombre d heures dans le champ concerné. Remarques : Il n est pas possible d ajouter des lignes de facturation dans le formulaire de saisie. Celles-ci n apparaissent que lorsque les personnes concernées ont reçu une notification de prise en charge. Si vous constatez une erreur dans votre facturation le jour même de la validation du formulaire, vous pouvez annuler cette validation en cliquant sur le bouton 'Annuler'. d. Comment envoyer le formulaire de saisie de facturation? Quand la saisie est terminée, cliquer sur le bouton "Valider" (bouton présent en dernière page) : le formulaire est alors "signé" (validation vaut signature) et envoyé à la caisse concernée pour exploitation et paiement. L écran suivant apparaît : L édition ou l enregistrement de ce fichier pdf vous permet de conserver une trace de ce que vous avez saisi et transmis. Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 20

21 Le bouton Annuler, accessible seulement le jour-même de la validation, annule cette validation et remet à disposition le formulaire de saisie en ligne. Remarque : compte tenu du délai de transmission, le fichier envoyé est mis en entrée du système d'information Antares pour traitement à J Facturation des prestations du PAP (sauf heures d'aide ménagère prestataire) : Le formulaire préétabli de facturation des prestations du PAP met à disposition les échéances pouvant être facturées. Cliquer sur le menu "Aide à domicile", sous-menu "Saisie de facturation", et sélectionner le site à saisir : puis le type de prestation souhaité : Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 21

22 Le formulaire de saisie de facturation du site sélectionné s'affiche. a. Comment trier le formulaire de saisie de facturation des prestations du PAP? Au moment de la saisie du formulaire vous avez la possibilité de classer le formulaire par Nir, nom marital et par date de début d'échéance (par ordre croissant ou décroissant). Pour sélectionner votre critère de tri, il suffit de cliquer sur une des flèches bleues située en dessous du titre de la colonne que vous voulez trier. b. Comment saisir le formulaire de saisie de facturation des prestations du PAP? Si aucune aide n a été effectuée pour un bénéficiaire pour une échéance donnée, dans la colonne complètement à droite, cliquer le sur le signe -. Cela aura pour effet de barrer la ligne entière (qui ne sera pas re-présentée le mois suivant). A compter du 24/02/2014 et en cohérence avec la circulaire Cnav n du 7 septembre 2012, le délai de présentation des factures est fixé à 6 mois. Conseil : Enregistrer chaque page y compris la dernière (bouton "Enregistrer") afin d actualiser le total des montants prestations figurant en dernière page. Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 22

23 Remarque : lorsque votre saisie est terminée et validée (bouton "valider"), un récapitulatif vous est proposé au format pdf. L édition ou l enregistrement de ce fichier pdf vous permet de conserver une trace de ce que vous avez saisi et transmis. c. Comment corriger le formulaire de facturation des prestations du PAP? Après la saisie de chaque page, cliquer sur le bouton "Enregistrer". Une fois qu elle est enregistrée, votre saisie est mémorisée dans le portail, et peut encore être modifiée si besoin, en tapant une quantité ou un tarif unitaire différent dans le champ concerné. Remarque : il n est pas possible d ajouter des lignes de facturation dans le formulaire de saisie. Celles-ci n apparaissent que lorsque les personnes concernées ont reçu une notification de prise en charge. Si vous constatez une erreur dans votre facturation le jour même de la validation du formulaire, vous pouvez annuler cette validation en cliquant sur le bouton 'Annuler'. d. Comment envoyer le formulaire de saisie de facturation des prestations du PAP? Quand la saisie est terminée, cliquer sur le bouton "Valider" (bouton présent en dernière page) : le formulaire est alors "signé" (validation vaut signature) et envoyé à la caisse concernée pour exploitation et paiement. L écran suivant apparaît : L édition ou l enregistrement de ce fichier pdf vous permet de conserver une trace de ce que vous avez saisi et transmis : Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 23

24 Remarque : compte tenu du délai de transmission, la facturation validée est mise en entrée du système d'information Antares pour traitement à J Le service "Envoi de fichier de facturation" Quel fichier envoyer? Il s'agit pour l'institution de transmettre un fichier de facturation issu de son logiciel de gestion. L envoi de fichier au format.txt a été possible jusqu'au Depuis cette date, seuls les fichiers respectant le tracé.xml sont recevables. Ce tracé de fichier.xml et les identifiants des caisses sont précisés dans le cahier des charges disponibles par le menu "Documentation", sous menu "Cahiers des charges" "Facturation ". Veillez à ne facturer que des personnes ayant une prise en charge. Pour les connaître, consultez la liste des bénéficiaires (Menu "Aide à domicile", sous menu "Liste des bénéficiaires") Comment envoyer un fichier de facturation? Important : nom de fichier - pour de l'amd prestataire : "code caisse_identifiant structure_échéance(aaaamm).xml" (exemple : 03_ _ xml) - pour les autres types de prestations : "code caisse_date(jjmmaa)_code prestation sans PPP_identifiant structure.xml" (exemple : 03_171110_014_ xml) Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 24

25 1) : si le fichier n est pas nommé sous le format voulu par le logiciel de facturation : clic droit sur le fichier, sélectionner "renommer" dans la liste qui est proposée, puis nommer sous la forme voulue. Le nom du fichier que vous allez envoyer doit être différent de ceux utilisés lors d'envois précédents. ATTENTION : La référence interne du fichier xml (champ <rf-borfact> dans l en-tête du fichier) doit être impérativement identique au nom du fichier. 2) : se connecter à Ppas avec votre identifiant et mot de passe. Cliquer sur le menu «Aide à domicile", sous-menu «Envoi de facturation par fichier». Cliquer sur le bouton "Parcourir ", pour rechercher le fichier à envoyer à la caisse. 3) : après avoir sélectionné le fichier à envoyer, cliquer sur le bouton "ouvrir" : le nom du fichier à envoyer vient se positionner automatiquement. 4) : cliquer sur le bouton "Valider". Le fichier est envoyé via le portail à la caisse concernée pour traitement. Un message de type : "Transfert du fichier 03_ _ xml réalisé avec succès" apparaît. Il indique la fin de la procédure d envoi de fichier. Compte tenu du délai de transmission, le fichier envoyé est mis en entrée du système d'information Antares pour traitement à J+2. En cas d échec du transfert, un message vous en indique la raison. Veuillez alors corriger votre fichier et refaire l envoi de la facturation. De nouveaux contrôles ont été mis en place permettant aux prestataires d obtenir, dès l'envoi du fichier, une liste d'anomalies de facturation pour les lignes de facturation en erreur (cf. 3.4 Le service "Réception des anomalies de facturation, report"). Parmi ces nouveaux contrôles figure notamment le rejet des lignes de facturation ayant été facturée antérieurement via Ppas, quel que soit son montant et ce, pour des périodes identiques et des périodes de chevauchement. Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 25

26 A compter du 24/02/2014 et en cohérence avec la circulaire Cnav n du 7 septembre 2012, le délai de présentation des factures est fixé à 6 mois. Dans le cas d'un dépassement du délai de facturation, la ligne de facturation sera rejetée dès l'envoi du fichier, et figurera dans la liste des anomalies de facturation Bonnes pratiques de facturation par fichier Dans le cas où une ligne de facturation a été rejetée au motif "ligne de facture déjà envoyée ou période d'intervention déjà facturée" (enregistrement n x), et dans le cas où ce règlement doit effectivement être réalisé, vous devrez transmettre la facturation concernée par courrier à votre caisse régionale pour traitement manuel. 3.2 Transmission des bordereaux de paiement Les bordereaux de paiement sont directement mis à disposition du prestataire de service d aide à domicile via le portail : - sous forme de bordereau au format PDF, directement exploitable. - sous forme d'un fichier au format csv, exploitable après conversion sous excel - sous forme d'un fichier au format xml, exploitable après traitement spécifique conçu par un prestataire d informatique Le service "Réception des bordereaux de paiement" : La structure obtient via ce service des fichiers des bordereaux de paiement (aux formats.pdf,.xml et.csv). Cliquer sur le menu "Aide à domicile", sous-menu "Bordereaux de paiement". Dans la page qui s'ouvre, sélectionner le type d'aide dont vous souhaitez consulter les paiements, puis cliquer sur le document PDF du bordereau concerné. Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 26

27 Exemple de bordereau de paiement au format pdf Pour de l'aide ménagère prestataire : Pour les autres prestations du PAP : Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 27

28 Comment le prestataire peut-il exploiter les fichiers de bordereaux de paiement au format xml et csv? Après téléchargement, le prestataire peut exploiter le fichier au format xml qu'il a téléchargé, si son service informatique ou son prestataire d'informatique a conçu un traitement spécifique pour ce type de fichier. Le tracé de ce type de fichier est décrit dans la rubrique du portail "Documentation", > sous-rubrique "Les cahiers des charges" > "Cahier des charges bordereaux de paiement issus d ANTARES"; Un fichier au format csv est proposé. Il peut être exploité dans excel (fichier -> ouvrir-> récupérer le fichier précédemment enregistré sur le poste de travail). L'assistant de conversion propose ensuite la procédure pour transformer le fichier en.xls (dans "type de données d origine", cocher "Délimité" et dans le cadre "Séparateurs", cocher "Point virgule" au lieu de "Tabulation". Cliquer ensuite sur "Terminer") Questions diverses relatives aux bordereaux et au paiement Après un paiement, quel est le délai de mise à disposition du bordereau de paiement dans Ppas? Jusqu au 15 mai 2011, le bordereau de paiement était édité deux fois par mois (le 15 et le dernier jour du mois). Il récapitulait l ensemble des paiements effectués pendant la quinzaine écoulée. Depuis le 16 mai 2011, le bordereau de paiement est édité à chaque paiement de facture, et comporte la référence de cette facture Le prestataire peut-il recevoir un bordereau de paiement via Ppas, sans pourtant avoir transmis de facturation via Ppas? Oui, si des régularisations de paiements ont été saisies manuellement par la caisse pour le prestataire. 3.3 Liste des bénéficiaires Le service "Liste des bénéficiaires", permet de consulter la liste des bénéficiaires Antares sous trois formats (pdf, xml ou csv). Le tracé du fichier "Liste des bénéficiaires Antares» au format.xml (fichier "plat") est mis à disposition dans PPAS (Rubrique "Documentation" «Cahiers des charges»). Le format csv peut être exploité en téléchargeant le fichier sur le poste de travail, puis en l ouvrant dans Excel. Cette liste est alimentée quotidiennement par les nouvelles aides notifiées sur Antarès. Depuis le 15/04/2013 (lot LAW080550), la liste est mise à jour chaque mois par les aides en cours ou dont la prise en charge est terminée depuis moins de 6 mois, ainsi que par les aides notifiées non encore commencées, quelle que soit la date d effet du PAP. Sont présents sur les listes pour chaque bénéficiaire : - les nom et prénom - le NIR - la date de la notification de l aide Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 28

29 - les dates de début et de fin de prise en charge du PAP dont fait partie la prestation - le pourcentage de participation de la caisse - le montant total de la prestation notifiée. Pour accéder à la liste, cliquer dans le bandeau de gauche sur le menu "Aide à domicile", sous-menu "Liste des bénéficiaires". Sélectionner le type de prestation dont vous souhaitez consulter la liste des bénéficiaires, l écran suivant s affiche Pour de l'amd prestataire : Par un clic sur le bouton pdf, la liste des bénéficiaires AMD s affiche directement, triée par ordre alphabétique : Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 29

30 La procédure est identique pour les autres prestations du PAP : 3.4 Le service "Réception des anomalies de facturation, report" Des contrôles permettent aux prestataires d obtenir, dès l'envoi du fichier, une liste d'anomalies pour les lignes de facturation en erreur. Par ailleurs, lors du report de la facturation dans Antares, une liste d anomalies est éditée le cas échéant, mentionnant la cause de non paiement. Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 30

31 La liste de tous les motifs d anomalies de report possibles se trouve dans Ppas : menu "Documentation", sous-menu "Guides et outils" -> Procédure de traitement des anomalies de facturation et de report. Rappelons que les anomalies peuvent être générées : - à l envoi d un fichier de facturation : anomalies de facturation ; - lors du chargement des factures transmises via PPAS dans le système d information (à J+2 ou J+3 de l'envoi) : anomalies de report. Seules les lignes de facturation qui ont généré des anomalies de facturation le jour de l'envoi peuvent être re-facturées via le portail après résolution de l'anomalie (sauf lorsque le motif d'anomalie est "ligne de facture déjà envoyée ou échéance déjà facturée" - cf. actualité nationale du ). Le menu "Aide à domicile", sous-menu "Anomalies de facturation, report", permet l accès à ce service. Si plusieurs sites existent, sélectionner dans la liste déroulante le site souhaité, puis le type de prestation. Cliquer sur le bouton "Sélectionner" pour afficher la rubrique. Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 31

32 La page comprend les anomalies de facturation (à l'envoi du fichier), et les anomalies de report (en entrée d'antares) différenciées par leur nom, sous 3 formats de fichier différents :.pdf,.csv ou.xml. Ces anomalies classées par date de génération sont identifiées par la référence de facture concernée (référence donnée lors de la validation dans le cas de saisie en ligne, référence interne dans le cas d un fichier de facturation). Le nombre de lignes rejetées est également précisé. Le tracé du fichier "Anomalies de reports" au format.xml est mis à disposition dans Ppas (Rubrique "Documentation" "Cahiers des charges"). Pour des anomalies de facturation, après clic sur le document s affiche directement, triée alphabétiquement., la liste des anomalies Pour des anomalies de report, après clic sur le document report s affiche directement, triée alphabétiquement., la liste des anomalies de Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 32

33 4 L historique des échanges Cliquer dans le bandeau de gauche sur le menu "Historique des échanges". Par cette rubrique, le prestataire a la possibilité de consulter les dates de modifications de services, les dates d envoi ou de réception de données. L'historique des échanges garde une trace de toutes les opérations réalisées dans le portail au cours des 6 derniers mois. Exemple : Exemple de validation de facturation : Le récapitulatif de la saisie en ligne est accessible dans l'historique des échanges en cliquant sur le lien. Manuel prestataires AMD Bénéficiaires gérés par le SI ANTARES 33