AVIS DE RECRUTEMENT. Des candidats hautement qualifiés sont recherchés pour le poste de : Directeur Administratif et Financier.

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1 PREMIER MINISTERE MILLENNIUM CHALLENGE ACCOUNT BURKINA FASO UNITE DE COORDINATION BURKINA FASO Unité Progrès Justice AVIS DE RECRUTEMENT Le Millennium Challenge Account (MCA-BF) souhaite recevoir des candidatures internationales ou nationales pour le recrutement d un (cadre) hautement qualifié pour l Unité de Coordination du Programme. Le Millennium Challenge Account-Burkina Faso en abrégé MCA-BF, fonds créé auprès du Premier Ministre, Chef du Gouvernement et chargé de l exécution des engagements du Gouvernement à travers la mise en place, l exécution et le suivi du Programme prévu d une part par l Accord de Subvention et d Exécution, et d autre part, dans le cadre d un accord de subvention dénommé le «Millennium Challenge Compact» (ci-après dénommé le «Compact») signé le 14 Juillet 2008 entre le Gouvernement du Burkina Faso et les Etats-Unis d Amérique agissant par l intermédiaire du «Millennium Challenge Corporation», en abrégé MCC. Le personnel du MCA-BF est composé de spécialistes dans diverses disciplines afin de gérer de façon professionnelle l exécution du programme. Des candidats hautement qualifiés sont recherchés pour le poste de : Directeur Administratif et Financier. Pour le poste, la durée du contrat est d un (1) an renouvelable sur la base d une évaluation annuelle des performances pour une durée totale ne pouvant pas excéder quatre ans (04) ans. La période d essai est de trois (03) mois renouvelable une fois Le lieu de travail est à Ouagadougou avec des déplacements éventuels sur le terrain. 1) Principales tâches et responsabilités Responsabilités Générales: Le Directeur Administratif et Financier est le principal responsable en charge des services financiers, opérationnels et administratifs du programme MCA-Burkina Faso qui s élève à 480 millions $US. L appui des ressources humaines, des opérations, des technologies de l'information et des opérations financières à la mise en œuvre opportune et efficace des termes de référence techniques est assuré par le Directeur. En collaboration avec les Directeurs de projet, il/elle doit s'assurer que les ressources sont allouées et utilisées conformément aux clauses contractuelles, aux 1

2 dispositions réglementaires en vigueur, et aux normes et procédures appropriées. Le Directeur Administratif et Financier joue le rôle de représentant auprès des partenaires et des acteurs ainsi qu'auprès des clients et des fournisseurs en rapport avec les domaines relevant de sa compétence. De concert avec les Chefs de projets, il/elle assure la liaison avec les contractants, les partenaires locaux, la mission résidente du MCC et le représentant MCC chargé des finances pour le Burkina Faso, sur les aspects de mise en œuvre des projets en rapport avec les finances et les opérations. Il ou elle établit et souscrit aux normes de Responsabilité Fiduciaire du MCA-BF dans toutes les activités et est chargé d assurer la sensibilisation du personnel au regard des dispositions réglementaires en matière d'intégrité financière. Il/elle est également chargé d assurer la gestion des services des ressources humaines du MCA-BF, y compris les rapports avec les employés, le recrutement, les indemnités, les directives, les politiques et les dispositions réglementaires et l administration des systèmes de gestion du personnel conformément aux politiques et aux procédures en vigueur. Il/elle veille à la conformité des lois sur le travail et aux directives MCC, et assure la coordination du planning d exécution et du processus de révision à travers le MCA-BF. Il/elle représente le point focal en matière de gestion pour toutes les opérations administratives y compris la gestion du parc automobile, le pool secrétariat, les locaux et les stocks. En outre, il/elle est le Directeur principalement responsable de l appui et la gestion des ressources physiques et des activités logistiques en ce sens qu ils se rattachent à la gestion administrative y compris mais sans se limiter aux domaines ci-après: la logistique, les stocks, la propriété (équipement et fournitures), les locaux, les déplacements, le transport et le parc automobile. Il/elle mène et oriente l'équipe en charge de l Administration et des Finances. 2) Les tâches spécifiques Gestion Générale - Superviser l'équipe Administrative et Financière composée d un personnel d à peu près 15 à 20 membres et assurer un rapport adéquat entre superviseur et supervisé par l appui au renforcement des capacités professionnelles et au pilotage et aborder les problèmes de façon opportune à travers l organisation. Les responsabilités de supervision comprennent mais sans s y limiter à: rencontrer les supervisés de façon régulière pour débattre des questions, suivre l état d'avancement des travaux, donner des directives et des appuis, et de veiller à la qualité du travail réalisé; conduire la mise en œuvre des plans et des révisions; assurer la communication, mettre en œuvre et veiller à l'adhésion aux politiques, aux directives et aux valeurs; au développement des aptitudes et des connaissances du personnel; l'approbation des listes de présence; et la facilitation du succès du supervisé autant que possible. - Représenter et communiquer tous les aspects relatifs aux Affaires Administratives et Financières au Comité d Orientation et de Suivi du MCA- Burkina Faso, auprès du public Burkinabé, des partenaires de Programme, au MCC, de la communauté des Bailleurs de Fonds, de la société civile, du secteur privé et autres. - Publier les rapports administratifs / financiers périodiques, conformément aux exigences du Compact et des Accords Supplémentaires. 2

3 - Établir et réviser les contrôles internes, en se servant des directives de politique et des normes de comptabilité généralement admises, pour la prévention du gaspillage, de la fraude et de la mauvaise gestion. - Adapter et mettre à jour toute directive et manuel appropriés de MCA-BF et, y compris le matériel et les ressources en vue de faciliter la mise en conformité du prestataire de service et de l'entité de mise en œuvre avec les clauses de leurs contrats et accords. - Collaborer sur une base permanente avec le responsable Technique chargé de la Responsabilité Fiscale de MCC pour les avis techniques et conseils. Opérations Financières - Gérer au quotidien les opérations financières du Compact qui s élève à 480 millions $US et fournir une gamme complète de services financiers y compris l élaboration des budgets et des plans financiers, le suivi des engagements et des décaissements, la préparation et l'audit des paiements, la coordination de l'administration des plans de masse salariale, les paiements de salaire et d'allocation et le décaissement des fonds. - Appuyer la direction au plus haut niveau dans la prise de décision relative au programme et au planning par l analyse des aspects financiers des divers programmes de sorte que les Directeurs puissent déterminer la meilleure utilisation possible des ressources. - Gérer les compilations et la coordination de la demande trimestrielle de décaissement au MCC en collaboration avec les Directeurs de projet conformément aux directives MCC en assurant toutes les opérations financières et les programmations nécessaires. - Approuver, en collaboration avec tous les Directeurs de projet, toutes les factures et demandes de paiement selon les contrats et les échéanciers de remboursement établis, et maintenir les systèmes de suivi et de documentation qui faciliteront les traitements ultérieurs, les conditions de paiement et d'audit et les dépôts de demande de décaissement. - Apporter l assistance nécessaire aux équipes de projet au regard de leurs budgets respectifs et au Directeur de Projet par la consolidation de leur budgets et par la maitrise des dépenses dans les limites fixées par les paramètres. - Développer les mécanismes en vue d assurer les paiements et le suivi/de compte rendu de l exécution financière, conformément aux directives du MCC et à celles de MCA établies dans les contrats. 3

4 - Travailler en collaboration avec les auditeurs internes et externes en vue de faciliter le processus d'audit et coordonner les réponses aux demandes d'audit du MCC et des diverses entités tel que requis. - Veiller à ce que toutes les insuffisances constatées au cours des audits internes ou externes soient remédiées - Veiller à ce que les états et les rapports du système du MCA-BF répondent aux besoins de données financières et de traitement corrects et opportuns. Ressources Humaines - Mettre en œuvre et entretenir les systèmes administratifs des Ressources Humaines qui permettent à MCA-BF de fonctionner correctement et conformément à toutes les lois, dispositions réglementaires et clauses de contrat en vigueur. - Mettre à jour et/ou élaborer des manuels individuels de personnel de bureau et autres procédures opérationnelles tel que requis, et informer la Coordination sur la prévention et la résolution de conflit ou sur les questions disciplinaires des employés au sein des services de terrain. - Coordonner et assurer le déroulement effectif du processus de recrutement. Assister à l'identification des besoins de personnel additionnel, élaborer les profils des postes. Coordonner l orientation des nouvelles recrues et leur présenter les politiques et procédures de MCA-BF. - Coordonner et faciliter le planning de performance annuelle et le processus d évaluation pour tout le personnel. Établir et communiquer les dates d'évaluation, fournir au personnel les informations relatives au processus, fournir les copies des formulaires et des directives, et mettre à jour les dossiers du personnel à la fin du processus. Autres activités - Identifier toutes les activités en cours en fournissant l appui logistique nécessaire; prévoir la réquisition, l'achat, le stockage, et la délivrance des fournitures, services, et équipement officiels. - Gérer, contrôler, coordonner ou faire l inventaire des fournitures officielles, l'équipement ou tout autre matériel. Assurer la supervision des biens meubles par la conduite d inventaires périodiques, le maintien des analyses des coûts de réparations, la vente des biens acquis en excès et procéder à l établissement des responsabilités par rapport aux biens perdus ou volés. 4

5 - Assurer la Responsabilité de l'entretien prévu et des réparations à temps des équipements et des véhicules. - Gérer, conjointement avec le bailleur propriétaire des locaux du MCA-BF toutes les questions relatives à l entretien des locaux. - Gérer toutes les activités relatives aux déplacements et au transport du personnel, des biens, fournitures, et équipements; y compris la programmation des opérations du parc automobile, assurer l émission des billets pour les voyages officiels en classe économique et informer les voyageurs sur les politiques internes et internationales en matière de voyages. - Gérer toutes les activités relatives au pool des véhicules, y compris la supervision des activités des chauffeurs, planifier l'entretien et le remplacement des véhicules. - Coordonner les opérations de dédouanements et d exonération d impôts sur tous les biens acquis en dehors du Burkina Faso; aider à la résolution des problèmes liés au transport international desdits biens. - S assurer que des procédures rigoureuses sont mises en place en vue de s assurer de la réception, la rotation et du suivi appropriés des matériels du programme (équipement en matière de technologie de l'information, de fournitures et autres). Technologie de l'information - S assurer que les opérations relatives à l information technologique fonctionnent et que les politiques et les procédures de sécurité sont mises en place dans la pratique en vue de prévenir tout compromis involontaire des données ou des correspondances confidentielles. - veiller à ce que l'équipement du réseau de télécommunications y compris les modems, les routers, les commutateurs, les téléphones, l'équipement PABX et satellitaire soient correctement installés, bien opérationnels et entretenus en vue de dépanner convenablement et réparer les pannes du réseau si nécessaire. - veiller à ce que l'équipement en matière de systèmes d'information y compris l'équipement satellitaire, le système informatique, d'onduleur, de serveur, et de logiciel soient correctement montés, entièrement opérationnels et entretenus au jour le jour afin de dépanner convenablement et réparer les pannes du réseau si nécessaire. - Gérer l'équipe des services informatiques (IT) de façon à ce que l aide soit apportée aux utilisateurs des services de gestion de l'information, y compris les utilisateurs de formation dans le cadre de l'utilisation de nouvelles applications de logiciel et fournir les directives/assistance par rapport aux nouvelles technologies de l information ou de technologies rectificatives. - Exécuter toutes autres tâches à lui confiées. 5

6 Rapports: Le candidat retenu doit: - Elaborer les états financiers pour la demande du Dossier d Information de Décaissement Trimestriel à soumettre au MCC (le plan financier détaillé (DFP), le Rapport Financier Trimestriel (QFR), et la Demande de Décaissement (DR) - Faire l état hebdomadaire des fonds ou le rapport financier de mise à jour de suivi par rapport aux cibles annuelles des décaissements et des engagements à soumettre au Coordonnateur National et à utiliser au cours de la réunion hebdomadaire de Direction du lundi. - Soumettre semestriellement le FAP amendé (Plan de Responsabilité Fiscale) au Coordonnateur National qui le soumettra en retour au MCC pour Non- Objection si nécessaire en vue de recadrer les procédures MCA par rapport aux directives MCC et aux paramètres opérationnels dans les limites autorisées au Burkina Faso. - Elaborer le plan d'action des mesures correctives sur la base de tout résultat d'audit exigeant une prise de mesures ou des ajustements procéduraux. - remplir tous les rapports nécessaires à la clôture du transfert à l achèvement du transfert CIF. - Elaborer le rapport final à l achèvement de la mise en œuvre des systèmes électroniques des ressources humaines afin d'évaluer les leçons apprises et les recommandations ultérieures en vue d éventuelles améliorations. - Elaborer le rapport final à l achèvement des cycles annuels de performance des employés afin d évaluer les leçons apprises et les recommandations ultérieures. - Elaborer le rapport final à l application complète de l équipement des services informatiques (communications et données) afin d'évaluer les leçons apprises et les recommandations ultérieures pour les changements procéduraux nécessaires ou les modifications d'équipement. - Mettre en place un plan de communications en vue de définir les flux de communications internes, les calendriers de rencontres et d'autres normes de gestion d'équipe pour que l équipe des Affaires Administratives et Financières puissent modeler ceux déjà produits par l'équipe technique. - Modifier et finaliser les outils de présentations et de communications internes et externes en vue de créer des présentations de base types sur les structures et les opérations administratives et financières de MCA-BF à utiliser pour les formations internes et externes et pour les activités de sensibilisation et d animation. 6

7 - Soumettre le rapport final à l'achèvement de la consultation accompagné d un résumé des jalons importants réalisés, la projection des livrables clés pour le Directeur permanent des Affaires Administratives et Financières au cours des trois mois à venir et les recommandations en vue des améliorations en matière d opérations administratives et financières 3) Qualifications/profil Etre titulaire d'un Master's degree in Business Administration (MBA) ou dans toute autre discipline de gestion telle que la logistique, la finance, la gestion de projet, ou une expérience pertinente jugée équivalente; Avoir un expérience professionnelle avérée - plus de dix (10) ans de préférence - en tant que cadre supérieur d'administration/finances dans un projet ou une entreprise disposant d un budget annuel de plus de vingt-cinq (25) millions de dollars US. Une expérience avérée dans l'élaboration et le contrôle de budget et dans la gestion financière quotidienne; Avoir une capacité reconnue en matière de négociation de gros contrats à l'échelle national et international; Avoir une expérience avérée dans la sélection et la mise en œuvre d'un système intégré de gestion d'information financière/comptable; Avoir une expérience de travail avec des homologues américains et d'autres nationalités; Avoir de bonnes compétences de leader, d'analyse et d'organisation; faire preuve d'une capacité à travailler à la fois de manière indépendante et en équipe (y compris avec les agence fiduciaire et passation des marchés), évaluer les priorités et gérer une large gamme d'activités en accordant de l'attention au détail. Avoir des compétences de communication interculturelle et interpersonnelles traduites par la capacité d'interagir de manière professionnelle avec des personnels, clients et consultants d'origines cultuturelles et linguistiques différentes. Avoir une maîtrise en Excel, Sun Systems or de logiciels comptables similaires, et de Word; maîtriser l'environnement de travail Windows PC et Outlook. Avoir une bonne maîtrise orale et écrite du français et de l anglais. En outre, le candidat doit: Jouir d un bon caractère et faire preuve d intégrité morale Libre de tout conflit d'intérêt et s'engager à protéger l'intégrité du Programme. 7

8 4) Exigences du poste Etre libre de tout conflit d intérêts et être engagé à protéger l intégrité du programme ; Jouir d un bon caractère et faire preuve d intégrité morale ; Avoir une bonne capacité d analyse, de rédaction et de synthèse ; Avoir un esprit d initiative et une rigueur dans le traitement des dossiers ; Avoir une aptitude à travailler en équipe, et avec différents groupes d acteurs ; Avoir une bonne collaboration avec les agents externes (fiduciaire et passation des marchés) ; Etre apte à travailler à un rythme soutenu et sous pression ; Accepter travailler en dehors des heures de service en cas de nécessité ; Avoir une bonne maîtrise de l anglais. CONDITIONS DE CANDIDATURES Pour être présélectionné dans le poste, les candidats devront fournir les informations suivantes : 1) Une lettre de motivation (deux pages maximum) ; 2) Un curriculum vitae (CV) (cinq pages maximum mis à part les publications lorsque celles-ci sont pertinentes) faisant état du parcours scolaire, des diplômes obtenus, de toute expérience professionnelle par ordre chronologique inversé, des compétences linguistiques et de tout autre titre (ou certification) professionnel ; Toutes les pièces justificatives des informations contenues dans le CV doivent être produites (copies des diplômes, des certificats ou attestations de travail et stages ). Les candidats postulant par INTERNET doivent envoyer en fichiers attachés lesdites pièces. 3) Noms et Coordonnées (numéros de téléphone et adresse ) de trois références professionnelles. Veuillez clairement spécifier le rapport de référence professionnelle avec le candidat (par exemple, superviseur, ancien collègue, autre) et si la référence préférerait être contactée en français ou en anglais. 4) Les dossiers de candidature peuvent être déposés soit : - au siège du MCA-BF, sise à l immeuble BARACK OBAMA, 83 avenue John KENNEDY- 01 BP 6443 Ouagadougou 01. 8

9 - ou par à l adresse suivante : ou (bien vouloir envoyer votre courriel en activant l option avec «accusé de réception». 5) La lettre de motivation et le CV devront être soumis en français et en anglais. 6) Les candidats retenus seront contactés pour un entretien. Aucune question et/ou appel téléphonique ne seront acceptés. NB. Les termes de références du poste peuvent également être consultés sur internet aux adresses suivantes : ou ou ou ou ou ou Le Coordonnateur National Bissiri Joseph SIRIMA Commandeur de l Ordre National 9

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