Présentation des téléprocédures EDI-Requête et Déclaration des loyers

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1 EDI-Requête et la déclaration des loyers 2016 (février 2016) Sommaire Présentation des téléprocédures EDI-Requête et Déclaration des loyers Pré-requis à l'utilisation du module QEdi-Requête Présentation du module QEdi-Requête Demander la liste des locaux à la DGFiP Réceptionner les locaux envoyés par la DGFiP Saisir les loyers et préparer la déclaration des loyers Présentation des téléprocédures EDI-Requête et Déclaration des loyers La déclaration des loyers s'inscrit dans le cadre de la réforme des valeurs locatives foncières prévue pour Deux téléprocédures ont été créées en 2015 pour répondre à cette obligation : Filière EDI-Requête Flux DECLOYER de la filière EDI-TDFC Elle permet aux entreprises de connaître le système de référencement des locaux utilisé par l'administration et d'obtenir les identifiants attribués aux locaux qu'elles occupent (éléments indispensables à la déclaration des loyers). Il permet à la DGFiP d'actualiser sa base de données des valeurs locatives (montant des loyers, modes d'occupation, identités des propriétaires ) à partir des informations fournies par les déclarations de loyers. La filière EDI-Requête EDI-Requête est une filière EDI qui permet aux contribuables de demander puis de récupérer des informations fournies par la DGFiP avant de répondre à leurs obligations déclaratives. EDI-Requête implique 3 démarches : 1. L'entreprise adresse une demande d'information (ou requête) de la DGFiP (depuis 2015, les identifiants attribués par la DGFiP aux locaux qu'elle loue). 2. La DGFiP répond à la requête de l'entreprise en fournissant les informations attendues (depuis 2015, la liste des locaux connus de la DGFiP comme étant occupés par l'entreprise, avec leurs identifiants). 3. L'entreprise est en mesure de répondre à son obligation déclarative (depuis 2015, la déclaration des loyers). Les attestations de conformité EDI-Requête de Quadratus, délivrées par EDIFICAS, sont enregistrées sous les numéros du 21/01/2015, scénarios Tiers déclarant ou Entreprise vers Partenaire EDI (portails déclaratifs) du 17 septembre 2015, scénario Partenaire EDI "Direct DGI". Le flux Déclaration des loyers de la filière EDI-TDFC La déclaration des loyers s'effectue à l'aide du formulaire DECLOYER de la filière EDI-TDFC (filière des déclarations de résultats et des liasses fiscales). La déclaration des loyers concerne uniquement : Les entreprises soumises aux obligations déclaratives en matière de fiscalité des professionnels, Les entreprises utilisant la filière EDI TDFC pour leur déclaration de résultats, Les locaux commerciaux ou professionnels, connus de la DGFiP et transmis via EDI-Requête, dont les contribuables sont exploitants au 1er janvier de l'année et pour lesquels ils sont passibles de la CFE. 1/10

2 La date limite de dépôt de la déclaration de loyers est alignée sur la date de dépôt de la déclaration de résultat pour toutes les entreprises : Entreprises soumises à l impôt sur les sociétés : le 3 mai 2016 pour les entreprises dont l'exercice clôture le 31 décembre 2015 ; dans les trois mois suivant la clôture, pour les entreprises dont l'exercice ne coïncide pas avec l'année civile. Entreprises relevant du régime réel d'imposition : le 3 mai 2016 pour les entreprises dont l'exercice clôture le 31 décembre 2015, le 3 mai 2017 pour les autres. Les loyers à déclarer sont ceux des locaux dont les contribuables sont locataires au 1er janvier de l'année de dépôt de la déclaration. Pour toute déclaration de loyers déposée en 2016, les loyers à déclarer sont ceux de l'année 2016, qu'elle soit effectuée sur le formulaire : DECLOYER 2015 jusqu'au 28 mars DECLOYER 2016 au-delà du 28 mars Pour plus d'informations, se reporter les publications de la DGFiP (plaquette d'information et foire aux questions) disponibles au menu "Documentation" du module QEdi-Requête Pré-requis à l'utilisation d'edi-requête Souscrire à la téléprocédure auprès du portail déclaratif La démarche est à effectuer sur le site du portail déclaratif : Connexion à l'espace privé du cabinet ou de l'entreprise, Gestion du compte, souscription aux services. Au choix Téléprocédure / fiscal / EDI-Requete, sélectionner l'éditeur Quadratus. Actualiser les paramètres QuadraEDI pour QEdi-Requête Dans QuadraEDI, dérouler le menu Fichiers pour revenir sur les paramètres. Rejoindre le nouvel onglet "Requête" pour préciser le mode fonctionnement. Le mode de transmission déjà sélectionné pour les autres déclarations EDI est proposé par défaut. Sur l'onglet "Emetteurs et Comptes", vérifier que la nouvelle colonne "REQ" est cochée. 2/10

3 A la sauvegarde du paramétrage, les fonctions de Génération et Suivi des échanges Edi-Requête sont accessibles : Au menu "Edi-REQ", Via les boutons et de la barre d'outils. La Vue globale des échanges et les flux EDI-Requête et Déclaration des loyers L'arborescence comporte des entrées dédiées aux flux EDI-Requête et Déclaration des loyers. Dans les "Eléments à envoyer", REQUETELOC pour les demandes de locaux adressées à la DGFiP, DELOYER pour les déclarations de loyers. Dans les "Eléments en attente d'un compterendu" et les "Eléments en échec", REQUETE pour les messages de suivi des demandes de locaux, DELOYER pour les messages de suivi ses déclarations de loyers. A noter que les flux TDFC (déclaration de résultat) et DECLOYER (déclaration des loyers) sont toujours distincts. Pour le suivi des demandes de locaux adressées à la DGFiP, 4 messages de retour sont attendus à la différence des autres échanges EDI impliquant 3 messages de retour : ADS ACS ARS AIS Avis de dépôt signé émanant du portail déclaratif (immédiat en cas d'utilisation des WebServices) Accusé de contrôle syntaxique émanant du portail déclaratif Compte-rendu de traitement de la DGFiP Avis d information signé émanant de la DGFiP qui contient les informations sur les locaux Fiche QuadraClient : enregistrer le mandat EDI-Requête La page "Mandat" du chapitre "Généralités" permet d'enregistrer le mandat EDI-REQUETE, lorsque le cabinet comptable est mandaté par le client pour effectuer ses obligations déclaratives. Remarque : avec les "Listes saisissables clients" il est possible d'actualiser simultanément, toutes les fiches des clients concernés. 3/10

4 Présentation du module QEdi-Requête Lancer le module QEdi-Requête Le module QEdi-Requête gère à la fois les flux EDI-Requête et Déclarations des loyers. Il est accessible via le module Etats de synthèse, et à partir du tableau d'activité clients de QuadraBureau dans le cadre de QuadraExpert. A partir du module Etats de synthèse, sélectionner le choix "EDI- Requête/déclaration de loyers" du menu "Fiscal". Dans QuadraBureau, le tableau d'activité client permet à la fois de lancer EDI- Requête et de suivre les flux EDI-Requête et Déclaration des loyers. Cliquer sur l'icône de la barre d'outils verticale pour ouvrir la fenêtre "Tableau d'activité client". Sélectionner le choix correspondant au menu "Choix suivi". Remarque : Les SCI qui ne sont pas concernées par le dispositif, sont automatiquement exclues du tableau d'activité EDI-Requête. Suivre les échanges EDI-Requête et Déclaration des loyers sur le tableau d'activité client QuadraBureau Le menu affiché par clic droit permet d'accéder à QEdiRequête mais aussi d'obtenir un accès direct sur une fonction : Demande de locaux. Déclaration des loyers. Les demandes de locaux peuvent être "multi-dossiers", lorsque les dossiers ont été pré-sélectionnés (marqués d'une coche verte). La sélection s'effectue à la souris (colonne de gauche) ou au clavier (touches <+>, <-> et <Espace>). 4/10

5 Les codes couleurs des colonnes "Locaux 2016" et "DecLoyer 2016" permettent de suivre l'avancement des échanges, jusqu'au compte-rendu final de la DGFiP. Pour les demandes de locaux, l'étape finale n'est pas l'acceptation de la demande par la DGFiP (de couleur verte) mais la réception de l'avis d Information Signé (AIS) de couleur bleue, signifiant que les informations utiles à la déclaration des loyers ont été retournées par la DGFiP (dans un délai maximum de 5 jours ouvrés après l'ars). Pour un échange "En cours", affiché sur fond orangé, le code couleur est complété par la mention de l'étape du traitement (préparé, généré, accepté portail). Le symbole en colonne "Loc" signale l'existence de l'archive de la demande de locaux, et en colonne "Loy", l'existence de l'archive de la déclaration des loyers. Un double-clic sur le symbole affiche le fichier Pdf. Interface utilisateur du module QEdiRequête Le module QEdiRequête s'ouvre dans une fenêtre d'application indépendante. Elle est associée à l'icône Windows. sur la barre des tâches Les fonctions sont accessibles via les différents menus, les icônes de la barre d'outils ou via QuadraBureau. Icône Fonction Accès direct Menu Préparer une demande de locaux QuadraBureau (mono ou multi-dossiers) Locaux Liste des locaux récapitulatif Saisie des loyers Préparer la déclaration des locaux Prévenir le client par mail Accès à la fiche client Gestion des ROF QuadraBureau Saisie des loyers Liste des locaux Préparer la déclaration des locaux QuadraBureau Liste des locaux Préparer la déclaration des locaux Loyers Eléments permanents 5/10

6 Préparer les demandes de locaux à la DGFiP La demande de la liste des locaux à la DGFiP est la 1ère étape des échanges EDI-Requête. Pour une entreprise multi-établissements, toutes les fiches QuadraClient de même Siren sont automatiquement affichées, mais une seule demande de locaux est envoyée à la DGFiP, à l'adresse du dossier courant. La couleur des lignes distingue : Le dossier courant sur fond blanc, Les dossiers de même siren, sur fond jaune, Les intervenants ou clients de même siren, sans dossier comptable associé, mentionnés en gris clair sur fond jaune. L'option "Demande en mode unitaire" concerne uniquement les entreprises avec une volumétrie très importante de locaux. Elle est à cocher si la demande de locaux initiale est rejetée avec le code erreur 103. Rappel : QuadraBureau permet les demandes multi-dossiers : L'envoi proprement-dit des demandes de locaux s'effectue dans QuadraEDI. Réceptionner les locaux envoyés par la DGFiP La réception de la liste des locaux fournie par la DGFiP est la dernière étape des échanges EDI-Requête. Réception de la liste des locaux dans QuadraEDI Lancer QuadraEDI. Utiliser le bouton à partir de la Vue globale pour intégrer les comptes rendus EDI-Requête, jusqu'à l'avis d Information Signé (interchange de type LOC). Exemple ci-contre, intégration des retours via les WebServices du portail JeDeclare.com. 6/10

7 Il est possible aussi que la DGFiP rejette des demandes de locaux. Elle retourne alors un ARS négatif avec un motif de rejet. Dans le cas de rejets 101 et 102, il n'est pas nécessaire de re-préparer une nouvelle demande. Code erreur Motif Aucune Obligation Fiscale CFE valide au 1 janvier N, trouvée Cela signifie que le dossier, par exemple une SCI, n'est pas concerné par le dispositif. Aucune obligation fiscale CFE avec au moins un local valide au 1er Janvier N Cela signifie que la DGFiP n'a pas référencé de local pour le dossier et qu'elle n'attend pas de déclaration des loyers. La demande de locaux sera toutefois à renouveler en 2016 après mise à jour du système d'information de la DGFiP. Volumétrie de ce siren est trop importante ; cette demande doit être effectuée en mode unitaire Cela signifie que la demande de locaux est à re-préparer dans Edi-Requête en cochant l'option "Demande en mode unitaire". Types d'informations fournies par la DGFiP La DGFiP transmet d'une part les données d identification et de localisation du local : département, commune, adresse, taux d occupation, code activité, propriétaire Elle transmet par ailleurs les données nécessaires à la déclaration des loyers : le n dit "invariant" du local, sa "référence", et la ROF CFE de l'entreprise. Le n "Invariant" correspond à : n du département + code postal de la commune (5 caractères) + 7 chiffres. La "référence" est un identifiant technique (32 caract.) utilisé par l'administration pour sécuriser les échanges. Liste des locaux reçus de la DGFiP Préambule : la DGFiP précise qu'il est possible que le service EDI-Requête ne restitue pas tous les locaux occupés par une entreprise. La liste des ROF "CFE" pour le Siren donné, est présentée en haut de l'écran (dans l'exemple ci-contre, 2 établissements). La liste des locaux fournie pour la ROF pointée est présentée au centre de l'écran (dans l'exemple ci-contre, 2 locaux), avec les identifiants de chaque local : Référence (sur 32 caractères). Invariant (sur 14 caractères). Le détail des informations sur le local pointé est présenté en bas de l'écran. Le bouton donne un accès direct en Gestion des ROF. Le bouton permet au cabinet d'adresser la liste des locaux à son client (en particulier si le cabinet ne dispose pas des informations nécessaires à la déclaration des loyers). Cette liste a été automatiquement archivée sur la fiche QuadraClient lors de son intégration (sur l'année de la déclaration des loyers). 7/10

8 Enregistrement des ROF Pour une entreprise mono-établissement, la ROF transmise par la DGFiP est automatiquement affectée au dossier client correspondant. La gestion des ROF concerne donc uniquement les entreprises multi-établissements. La saisie peut s'effectuer indifféremment sur l'une ou l'autre des 2 listes à l'écran : Saisie des numéros de dossiers clients sur la liste des obligations CFE (ROF) retournée par la DGFiP, Saisie des ROF sur la liste des dossiers de même Siren. Saisir et préparer la déclaration des loyers 2016 Une fois l'invariant d'un local connu, la déclaration des loyers permet de transmettre le loyer annuel Pour chaque local, il s'agit de vérifier les informations reçues et de compléter les informations attendues. Saisir sur le formulaire DECLOYER 2015 Jusqu'au 28 mars 2016, la saisie sur le formulaire 2015 est proposée par défaut. Si nécessaire, rectifier l'adresse et le propriétaire du local. Concernant le propriétaire, des contrôles sont effectués : La présence du nom est obligatoire. Si le Siren est laissé à blanc, l'utilisateur peut demander la reprise du Siren fourni par la DGFiP. Il est en de même pour le complément de nom (rubrique "Suite") ou le titre. Indiquer le mode d'occupation parmi ceux affichés sur la liste déroulante. Si le local n'est pas identifié, choisir le mode d'occupation "inconnu". En mode d'occupation "locataire", saisir le loyer de l'année civile 2016 (montant HT et hors charge). Si la déclaration des loyers a été effectuée en 2015 avec le module EDI-Requête, les loyers 2015 sont proposés. Le cas échéant, saisir la date de fin d'occupation si elle intervient en Dans un contexte multi-locaux et/ou multi-établissements, les sélecteurs affichés en bas à gauche de la fenêtre permettent de passer d'un local à l'autre et d'un établissement à l'autre. Pour tout cas particulier, se reporter aux publications de la DGFiP (Plaquette d'informations et Foire aux questions) 8/10

9 Lorsque tous les loyers sont renseignés, cliquer sur le bouton. Faire la préparation EDI avec le formulaire 2015 La fenêtre de préparation récapitule la liste des locaux avec les informations attendues. A noter : avec le formulaire 2015, tous les loyers déclarés doivent être recensés sur une seule ROF. Par défaut, la dernière ROF CFE transmise par la DGFiP est proposée et signalée par un affichage sur fond bleu. En accord avec la DGFiP et/ou après un 1 er envoi rejeté avec le code erreur 13D, il est possible de sélectionner une autre ROF via un clic droit sur l'un des locaux qui lui sont affectés. Les options à cocher permettent d'obtenir en sortie : l'archivage de la déclaration sur la fiche QuadraClient (sur l'année de la déclaration), l'envoi d'un mail au client avec la déclaration en pièce jointe (coche "Prévenir par mail"). Le mail reprend l'entête et le pied de mail définis par le collaborateur émetteur dans les paramètres QuadraBureau (paramétrage des mails de l'utilisateur). Remarque : à l'entrée en préparation un contrôle de la déclaration est effectué. Il permet de vérifier que l'utilisateur n'a pas activé la saisie du formulaire 2016 avant de revenir au formulaire Lorsque la préparation EDI est effectuée, l'envoi de la déclaration des loyers doit être ensuite finalisé dans QuadraEDI, avant le 29 mars /10

10 Saisir sur le formulaire DECLOYER 2016 Jusqu'au 28 mars, le bouton permet de passer sur le formulaire 2016 à partir du formulaire A partir du 29 mars, l'entrée sur le formulaire 2016 sera automatique pour toute nouvelle déclaration des loyers. Le format traditionnel de l'adresse est remplacé par 4 lignes libres donnant les "Précisions sur l'adresse du local". Deux nouveaux modes d'occupation sont gérés : Local exploité sous un bail unique ayant des surfaces et des utilisations différentes, Local dont le loyer ne reflète pas l'état du marché locatif. Si l'un ou l'autre des 2 nouveaux modes d'occupation correspondent à un local, la déclaration des loyers doit obligatoirement être effectuée à l'aide du formulaire DECLOYER A noter que le "Montant du loyer" n'est pas accessible dans le cas d'un "Local exploité sous un bail unique ayant des surfaces et des utilisations différentes". Faire la préparation EDI avec le formulaire 2016 Le bouton sera disponible à partir du 29 mars /10