BEI I m m e u b l e s BEI Sous fonds : Immeubles BEI Dossier : N*" sous-dossier : Intitulé et dates

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1 BEI I m m e u b l e s BEI E SYSTEME DE C O N T R O L E I D E N T I T E ET GESTION H O R A I R E S P E R S O N N E L k Fonds BEI Sous fonds : Immeubles BEI Dossier : N*" sous-dossier : Intitulé et dates extrêmes : SYSTEME_DE_CONTROLE_IDENTITE_ET_GESTION_HORAIRES_PER SONNEL

2 [Diffusion de matériel de Séci ^ HI n =n Détection Intrusion el Incendie Systèmes extincteurs Guictiets pare-balles - Coffres Cfiambres fortes Surveillance TV en circuit fermé m \ê djuîa Q 'mm :J' 1 J Ehlange/Mess (Gr.-O. de LuKbg) Notre référence: JPB/DW Z-W, irue du Centre '' ^" ^'''""'^^ TéL o {de.: 1323 jpbara Lu Date: 23.Octobre 198o Banque Européenne d'investissemen Bd,Adenauer ^Luxembourg-Kirchb^erg Contrât d'entretien pour: Unités AGES La "Société J.P Bara et Cie" sur demande du client, et aux conditions suivantes s'engage à fournir le service de maintenance décrit ci-après aux unités et dispositifs (dénommés appareils) énumérés ci-dessous: ^^ ^^Système horaire dynamique: 1 imprimante 1 système émission badges 7 terminaux 2 Control Unit Sipre loo et accessoires Lieu d'installation:... ^i^.^?ì?yf?7kii?^^!if Bd.Adenauer R.C Lux. B Comptes bancaires : C.I.A.L. 910/01/2606β8./00 B.I.L 4-111/1636 C.C.P B.G.L. 332/123810/91 C.E.E. 3C0C/: 927-5

3 -rs.1. 1.septembre 198o Date mise en service :. B. Service de maintenance a) Des visites trimestrielles préventives,(une visite) judicieusement programmées avec l'accord du client, exécutées par nos techniciens spécialisés, lesquels effectueront: Un contrôle de tous les appareils et nottament: contacts électriques, claviers, intérupteurs Signalisations Raccords Eléments de visualisation Systèmes optiques (inclus nettoyage de ceux-ci - Tensions stabilisées - Connecteurs Un essai général (dans la mesure du possible). Ces visites pourront, en cas de concordance approximative avec les dates programmées, être faites simultanément avec un dépannage éventuel. b) Uniquement sur appel du client,des interventions correctives, lesquelles consistent en la réparation de pannes se vérifiant ainsi que les essais et contrôles nécessaires. c) La fourniture de pièces de rechange, pour celles tombées en panne normalement, d) La main-d'oeuvre pour le remplacement de pièces usées normalement. e) Le petit matériel.

4 3) 2) 2Ê_ E^i'^^_ï} _ 2îB2î' î}é_eë^^ a) Les éventuelles modifications aux appareils, demandées par le client. b) Le déplacement et la réinstallation d'appareils. c) Les réparations ou interventions par nos techniciens (inclus fournitures) pour des causes qui ne sont pas dues aux appareils que nous entretenons, entre autres: - Défauts à ou par des éléments faisant partie de l'installation mais n'entrant pas dans le contrât d'entretien. Défauts des circuits d'interface vers l'unité centrale. - Défauts de connexion au réseau. - Pannes dues a incurie, à emploi négligent,incident, à montage éroné ou application non conforme aux règles d'emploi et à l'entretien normal. - Dommages résultants de causes naturelles ou artificielles. Dommages volontaires, involontaires ou similaires, de même causés par de tiers personnes. d) La fourniture de pièces usées normalement. e) La main-d'oeuvre et les fournitures concernant des parties de l'installation non fournies par Ages ou J-.P Bara et Cie sauf stipulations contraires Sub A. Ces fournitures et prestations seront facturées à part suivant justificatifs.

5 ^0 CoDisponibilité du service de maintenance. - Le contrât basé sur un an,donne au client le droit de faire usage des services décrits,pendant nos horaires qui sont de 8.00 à I7.00 heures et pendant les jours ouvrables,de lundi à vendredi,excepté congés légaux et jours fériés tombant en cours de semaine. - Les délais d'intervention sont fixés à :... 2'i-ÌYÌVZt-Q.V^XV^Ì.lî^yrçs,maxim.um. - Les interventions extraordinaires tels que hors horaire normal-de nuit-samedi et dimanches- fériés,seront sujet à facturation comme suit: Pour des prolongations de travaux en cours,les taux pour prestations supplémentaires suivant barème officiel seront appliqués. Pour toutes les autres interventions la facturation sera faite a plein tarif horaire. En tout cas il ne sera pas possible de demander des pénalités ou dédommagements quelqu'ils soient,pour des retards indépendants de notre volonté,dans l'exécution du service. D. Durée du contrât - Le contrât est effectif dès la date de souscription, pour une durée de ^LV-X^X.9-V Il se renouvellera tacitement pour des périodes successives de iw^-l.^^.. Il pourra être résilié par lettre recommandée dans un délai de au moins?.(ffp?-?)i?9i?.avant son échéance E. Coût du contrât - Le montant du contrât s'élève à : 1^^000 Plux. CQQIÎÎ.qu^i^i;t.e..q.HS^'t.r.e A W. O Hors Taxes

6 c- y F. Validité des prix et révision périodique Le montant sub E est basé sur l'indice semestriel du Statec de 322 i,,\. 3o points en date de la souscription, sur les prix actuels des fournitures, de la main-d'oeuvre 'et des frais s'y rapportant ainsi que sur l'importance de l'installation. Une révision de prix se fera annuellement, avec rappel des changements subis en cours d'année. En cas de hausse d'un des facteurs dépassant 5% ^ la révision devra se faire immédiatement. G. Pacturation et payement Les redevances seront facturées semestriellement et d'avance. Les payements seront effectués sur un de nos comptes bancaires dans les JO jours, date de la facture. Le nonpayement suspend l'obligation d'exécution du contrât. H. Accès aux appareils Pour l'exécution du service, notre personnel aura plein et libre accès aux appareils objet de ce contrât. Le client devra mettre à disposition du personnel les appareils mêmes en temps utile. I. Responsabilité La "Société J.P Bara et Cie" ne pourra en aucun cas être rendue responsable de dommages, de quelle nature qu'ils soient, supportés éventuellement par le client ou des tiers (personnes et matériel). K. Tribunal compétent En cas de litige, seuls les tribunaux de et à Luxembourg sont compétents. Faits à Ehlange le 23.octobre 1980 en l exe.plaipes Pour la Société Pour le souscripteur Pour Ages

7 BEI- EIB T E L E X Destination Service *ΛΛο,ο DatP *5 jela 1980 No du Télex Date,Λ^% Heure  0 S 8 Via CM6ellaË o X B0&80XXCXH0 Δ l*«6ceaei<iß ÛQ m. WWhtiO et ftxzzahïe Obj^t t Eacâvetr«ec vieite a 1^1» Esj;>^el<m5 que le pied du Mi est eâes^^ Veuilles Joisilru 11 la livraison le f iëee nêceseâircs«2* Visite â Îurin t M JACOB poarre νοα«vendre vieite âoa» la e«œei&e au 7 m ^0 pour vërisior le logiciel SUEE. Üfieosoia» e«vieite devre Stre isas^âdiateoeiit eeivie d*ttae vieite en noe loe^x de U» UJMZM^ petur qa'il exs»lique esbt pereonaee coneerniee le «eaieaaat de eppaxail% des die^œe eo^iple«ete * Veuilles prteiemr detee eoaheitêee 3 HtRte proeidereae elere & dee tette plae af^maoeâi pendent «aviron un idoie. XI est entendu qu*en eae de nieeeeité» un iafoneetieie» àlsss pouv reit 8tre appela ea eenaultation ä Itoseabourg pendant eette pfiriode* tleilleuree «alutationa. J.

8 <^'l^ît.ïpix-^ "" :ϋι..'ϊΐ?.τ: ^ *«:?Ä&5»?:i r«t5i^*««*"»cy«i>«!sri'iit3ii*«a iä.".-ii«.»»säkr 04^r#etlon AG " Dêpattamant PI IVÂVJλ1OIV Ad«inietrmtl<8ir>!*«reotuiel «t jbudgtt L«â4 iitla itto. Aa/ft/^lftfl/9V//l/apv.*./ <:'< ίΐύ WS *,»9^ lffl fiwtf. Objet t ation ettteaetié«4e l*h«reir BfrillSi. Frei«inf<Hr«iiit4i M#fi' ««té#l«ui'«< iifyr-', :-^ί X%' Uk. siti<»n «ntometîifé II l*haceir mélle» ψλ mi»m-wéaxii^» ΙΜΙΗΤ le firae;. ^' âoi^e» néceusitti uimt prognwi^etloa eue notre eruii.at^%avjf1kni^(mi^m i too. Il elegie ^, e^m i>nxì.mlla»*nt ûa VélmO:tmi,ïùn ΦΛ âitîér*num liete» et âta«,»ti«itmmi ^i^ eeren«*-x rmkieeu pereonrt«! an Juetil'icetif d pointeeee effeetui eit 'oet«f de eoi», Ë»U4.t«a ΧΆ tr^nsforaation dita ^romymmma am I*çtTuitmX-mt' Wiutnm^am % 700 v«**«i'ordiiiute-ur ιί βοο, il ««t»iet«eilö«ert iepoesibl ut rieiieer la progruawation ejtpaaâe ci-c. K«u» dans lut tekps röqule. C'eut le p»ieon pmir lequthe noue «VOÎI» interrogé la Société AGSS B\W ae» possib.llité» d'un«tell* progreewatio» et 1» coût eorreapondant ï.a Société AQiîS propose d'effectuer 1 travail jjoiw» «n BKwitent 4«DM 31Ö.20C,- {FB 307,790,) travail qu:. pourrait ttre livré fin pterabr us réserve q/m οβίω!-»! leur 80.it iiotlflô avant ie ΰι* ju»n 19ÜQ. Co.tme 11 nows 3«: 3Μ«difficile de f«.lr fonctionner le ayetèwe d»hor*tire mobile pendant plua d'uu ;r.oj.tó Î,UÎIλ Cücui&entb, «t. vu i'ui'4»en e, «ou» vowe demwmone de bien vouloir nm» comaïuijiiiuer voor«accord aana peeeer pw» le preeédure ^asiagé-' teire. Noue pr<^o3f>no ce;ramii«.nt d'ffrs fair» fnenticn d«n»ï le révision «n cour»«t J. aqulriet Annexe s I

9 BORGOÏICINO AG/PE 19 taai h 45 Â.G.Ë.S. Via Castelletto I BOBSOTICINO A l'attention de Honsieur RIZZANTE Objet : Analyses fonctionnelle et Burroughs 1. Je vous confirioe notre accord pour votre «isite ä la B.E.I. le 2A mai â 14 fa 15 et le 23 mai ä 9 h. 2. Vous pourrez rencontrer Mr UKFER. R. JACOB

10 üiröctiori AG - Oêpartement PE ' te X4, aal üiviaion Administration-Pereonael et Budget A0/PE/80-l3S0/JE/inpv NOTE A MONSIKUH filtzlbkrgeh Objot s Répartition et affectation dee bureaux. Le projet établi par Monsieur Cranfield appelle de laa part lea coiumentairee suivants ζ 1) C0 projet ne tient pas compte de la nouvelle orgaoïleation en cours àtt proposition ni dee poates ouverts ou deraondés. Poste ouvert i Kelle FHITZ ( ) Postes demandés : asöistante i4tìlle tolnüt;laar ( ) öfcsßiatante f'toea MAMÜIN - FKÏKSCH ( ) IUI contrôleur pour Mone ieur VOOKDECKliHß. 2) Lee uersonnes is«^oat pas groupées ^ar 8erv.ice : ainbi ie service aiirainiiätration (iu psrüoiinel est iari/.öiiiont réparti : - Monsj-eur X prèe uh Moo.tsieur Dfc'.FLOREWNt - Monsieur JOOHIS, mocitóieur Di-JLLICOUH, â 1'«xtrt'^irnte du couloir - Mademoiaelle WlfiGELAAK, au milieu - Hfidame VAN BELLIhGHEK, au.tîilieu rie l'autre côté. Lu liiapersion pour Oti<; niraoïinea qui doivent travtiiher enaetable etst trop iirande. 3) Le bureau de voyages Uevrait se trouver pràe du chef de service et de i4adaiae MAJ^CIN vu la fréquence de circulation dee documents. 4) ftedawe PETKSCH a besoin d'une place équivalent«à celle de deux pereonnea. En effet, elle doit en permanence être en rassure d'effectuer vies photos d'identità fct de«badges. Xlle aurait danis aon bureau : - Uli ei'iseiitble photo u'identit»ä - un eiibectble j^hotcsi poui beu^eü - une îïtachine à conffectionnór lau oîiciiies - une machiriü pour le* codjfîcation mui^nêticjuu - un terininal avec tûrùtn et clüvier poui* l'noraire mobila - plui-, tard, un écrao en liaiaon avec l'ordinutour. b,' HoïiMJwur VOOi<UEGh,Eri ) iiüuiia.ito répartir ofcii contrôleurs en deux Ü^*^pes dont l'un serait plue particulièrement charrié queetiort» plug confidenti olio.'» (caiese raaladie, traitements...). Cela éviterait qu'un trop «;rand nombre de personnes soit au courent de tout.. /...

11 -üj. :* -'.' :.' - ; '"ί".! \. : -. /,..i.j:i.^v.^'ï..i..\ i>) Certains buj'eaux ne sont pna entiôremant occupé«en préviuion d'anßa- {itj'uönte à prévoir dans la;i» prochaines annéea. 7) Lteö bureaux 33C7 et 3311 aont sombres et il est difficiieraent enviufti^eable d'y faire travailler Quatre persormea dana le premier et Monsieur VOOlibiiCKilKü duna It: aecond. Pour ces différentes raiaona, je penae que ie proposition de kunsiour Cranfield n'est paa acceptable. ί J. SCUlWuï

12 BEI - EIB TELEX Destination Service 0B60fX IS0 mm No du Télex Date 7 E»i 1$30 Heure I4h.43 À 0 ε 8 Via Castelletto I vsmm.cìm A l*attcntioc de H. RIZZASIfg Objet t l^ieial sur Berrov^ha Coa ig»ratioa de notre Sjatè^ itirroogàe B ZtQ % " 112 R ( &i^iro * uaaproeassaor ataeom - 7 feraxus - aaa amoire ä disquaa fixas da 28,2 ailliea«b (â plataaim) * ene anasire 200 Wl da 2 eartridgaa da 4,6 nilliena fi ehaenna - aaa ia^riaenta 350 U?H - una ooaeola avac earaet*/t * j^nrrouslie B 94S9-17 «oiùeete â tm Borrcragha.B SO. Langage da prograsoiati «COBOL Ua tagt^tr stir âie( tza fixa em eartridga» ΙβΟ B. aaillaoraa aalutationa. &. JACOB

13 065 > 8 m 02.Q Q432QQ212? ^Q2/Q *2QQ212 ages i 333^ bankeu lu luxembourgs 2o5o8Q telex no Q bque européenne d'investissement ^ a Inattention de mmo Ippolito et rizzante objet'; analyse fonctionnelle lo sur l'écran du terminal de pointage souhaitons l'affichage du solde restant a effectuero 2o les terminaux de pointage auront un cote entree et un cote sortie0 selon l'endroit ou seront places les terminaux le cote entree pourra être le cote droit ou le cote gauche du terminal et vice versao 3o pause de midi s les 45 minutes peuvent être prises en plusieurs partieso ^ o nombre d'entreeso sortie avant 9hol5 et après l7ho n'est pas limitée 5o l'accord verbal qui vous a ete donne sur les autres points par mo jacoo reste 1 valableo toutes ces questions font l'objet d'une lettre de confirmation hohitzlberger j o equinet 2QQ212 ages i 3532 bankeu lu corrigendum bien lire nombre d'entrées ooo reste valable

14 BEI - EIB TELEX Destination Service BORGOÎICIÎIO A6/PE No du Télex Date Heure A G E S Via Castelletto I BORGOTICIMO A l'attention de KM. IPPOLITO et RZZZAtJÏE Objet s Analyse fonctionnelle 1. Sur 1*écran du terainfil de pointage eouhaitons l'affichage du solda restant 5 effectuer. 2. Les tenaioaus do pointage auront ua c6tü entrée et un estfi sortie. Selon 1*endroit eû seront placés lea terminaux le c8t5 entrée pourra tre le cots droit ou le cstô gauche du tenainnl et vice versa. 3. Fauasede midi s les 45 minutes peu^^ßt Stre prises en plu*- aieura parties. 4. ^OBibv& d'entrées. Sortie avant h.ls et aprss 17h. n'est pas limité. 5. L'aacerd verbal qui voue a ét0 donné sur les autres points par M. JACOB reste valable. Toutes ces questions font l'objet d'use lezfse de confirssatioa. Il, laimbssger J. BQUIHET

15 BàMQm EUROPEENKE D'INVESIISSEMEST Direction de l'administration GfinSrale Le 12 mai 1980 Division Adminietration-Persotmel et Budget AG/PE/ /JE/RJ/dd NOTE A M. HITZLBERGER Objet : Imoeuble Kirel^erg t Installation dee csbles pour le Systène de gestion de l'horaire mobile. m Afin de faire fonctionner le Systèn» de gestion de l'horaire abbile, la firma BARA en collaboration avec le fournisseur du Systeme : AGES, doit installer les csbies téléphoniques. Durée des travaux : environ 2;^^!i ne8. Il sosblerait que le chantier ne soit en aucune manière accessible ^vant le 4 aoot Pour éviter d'avoir ft rcnivrir des gaines de câblage & un mcment où commenceront les préparatifs du dëménsgement, pour permettre également l'installation dans les délais des terminaux et pour que nous puissions tester les installations au début du mois d'aost, je sollicite votre autorisation pour que la firme BASA procède dès maintenant â cette installation. Il faut signaler en outre que les firmes BARA et AGES sont en congé au mois d'aoqt. R. JACOB

16 . i '.';.;,. '.; ' Λ;*νΐίΑΊ.('.'.ίΐ",ή.. ;'ί»''.. %'U ί'ν'. Vrf.ii'rV^'Äi-i, '. t}f'''ii BANQUE EUROPEENNE D'INVESTISSEMENT Direction de l'administration Générale Division Administration-Personnel et Budget Le 28 avril 1980, AG/PE/ /RJ/cv NOTE A MONSIEUR GREPPI Objet : Appareil-photo pour photos d'identités La Banque fait réaliser à l'extérieur un certain nombre de photos d'identité à des fins administratives. L'entrée dans le bâtiment Kirehberg pose un problème particulier en ce sens que les membres du personnel utiliseront une partie du temps de travail pour faire exécuter ces photos. La question de la rentabilité de l'achat d'un équipement spécifique a fait l'objet d'une étude dont nous indiquons ci-dessous le résultat. 1. Estimation des coûts prévisibles en 1980 sur base du système actuel 1.1 Nombre de photos â réaliser - laissez-passer, titres de légitimation, engagements, visas - Reconstitution de l'album photos du personnel (demande du Président) et des fichiers Total Nombre de photos Coût estimé Les photos réalisées à l'extérieur coûtent FB 45,50 l'exemplaire. CoQt estimé : photos x 45,50 FB ,- Estimation du coût avec achat d'un équipement spécifique Le nombre de photos à réaliser reste identique. Coût d'achat du matériel et des films (H.T.) - appareil mini-portrait 202 FB ,- - un découpeur FB 2.500,- - un trépied et flash (estimation) FB 4.000,- - coût des films pour photos FB ,- FB ,-

17 ν/ 'iti.;: Conclusions Les résultats de cette étude font apparaître un avantage certain à l'acquisition d'un équipement spécifique. Même si on ne tient pas compte de la dépense exceptionnelle occasionnée par la reconstitution des albums et fichiers, l'achat du matériel serait amorti en moins de 2 ans. Coût du système actuel FB ,-*; «,i»^.vn^r\ Coût du système propose FB ,- Α ces considérations s'ajoutent l'avantage de disposer des photos immédiatement (cas des visas à obtenir rapidement) et le fait qu'on évitera une perte de temps non négligeable des intéressés devant se rendre en ville chez le photographe. D'autre part, comme le personnel doit être convoqué dès le début de mai pour les photos destinées aux badges (enregistrement de l'horaire mobile) il conviendrait d'acquérir le matériel dès que possible de manière à éviter une double convocation. La dépense s'inscrirait sous la rubrique Matériel divers du centre de dépenses Administration-Personnel et Budget. H. HITZLBERGER J. EQUINET

18 BANQUE EUROPEENNE D'INVESTISSEMENT Direction de l'administration Générale Division Administration-Personnel et Budget f^v^^v.u^-f^ ^t Le 28 avril 1980 AG/PE/ /RJ/cv AE^ 4νΛ i^^y' /^ ^y<^ ^ΛΑ- NOTE A MONSIEUR GREPPI th Objet : Appareil-photo pour photos d'identité La Banque fait réaliser à l'extérieur un certain nombre de photos d'identité à des fins administratives. L'entrée dans le bâtiment Kirehberg pose un problème particulier en ce sens que les membres du personnel utiliseront une partie du temps de travail pour faire exécuter ces photos. La question de la rentabilité de l'achat d'un équipement spécifique a fait l'objet d'une étude dont nous indiquons ci-dessous le résultat. Estimation des coûts prévisibles en 1980 sur base du système actuel 1.1 Nombre de photos â réaliser - laissez-passer, titres de légitimation, engagements, visas - Reconstitution de l'album photos du personnel (demande du Président) et des fichiers Total Nombre de photos Coût estimé Les photos réalisées à l'extérieur coûtent FB 45,50 l'exemplaire. Coût estimé : photos x 45,50 FB ,- Estimation du coût avec achat d'un équipement spécifique Le nombre de photos à réaliser reste identique. Coût d'achat du matériel et des films (H.T.) - appareil mini-portrait un découpeur - un trépied et flash (estimation) - coût des films pour photos FB ,- FB 2.500,- FB 4.000,- FB ,- FB ,- o

19 3. Conclusions Les résultats de cette étude font apparaître un avantage certain à l'acquisition d'un équipement spécifique. Même si on ne tient pas compte de la dépense exceptionnelle occasionnée par la reconstitution des albums et fichiers, l'achat du matériel serait amorti en moins de 2 ans. Coût du système actuel Coût du système proposé FB ,- par an FB ,- (coût d'achat) A ces considérations s'ajoutent l'avantage de disposer des photos immédiatement (cas des visas à obtenir rapidement) et le fait qu'on évitera une perte de temps non négligeable des intéressés devant se rendre en ville chez le photographe. D'autre part, comme le personnel doit être convoqué dès le début de mai pour les photos destinées aux badges (enregistrement de l'horaire mobile) il conviendrait d'acquérir le matériel dès que possible de manière à éviter une double convocation. La dépense s'inscrirait sous la rubrique Matériel divers du centre de dépenses Administration-Personnel et Budget. \J\ EQUI

20 BEB - EIB TE LEX Service: Χ}τ~ ^W.C.&À^ IS. 9 No du Télex Date: ^ REÇU de: Heure: y ^ '^ ί ""' 31 '' '.""'' :":" '": polbru b ' ' - telex no avril 1980 Γ te. a l'attention de la banque euro-peenne d'invest iss ernent, monsieur Jacobs de polaroid belgiura service professionnel mr, veuillez trouver, ci-dessous offre pour polaroid niniportraits. /^ offre valable jusqu'au 30 avril β m 402.miniportrait 4 photos format 36 x 46 min prix promotionnel f deuxième dos type 73 gratuit materiel publicitaire qratuit 50 films t 668 a 180 af avec 50 pourc. de remise, soit f. m 202.miniportrait 2 photos format 46 x 72 mm prix promotionnel f deuxième dos type 73 aratuit materiel publicitaire gratuit 50 films t 668yya 180 f avec 50 pourc. de remise, soit f. prix du decoupcur pour m f. tous ces prix s'entendent hors tva. le flash n'est pas disponible chez polaroid bien a vous. r xantippe eom./pascale+ ^ y.^ i. - -->^- v-. ^ι polbru bv j^ iç Ort L.-_^.fi^. ^ n_*^ ^, _^ Γ_υ^

21 ΔΑΝφΕ EÜROPEEME Ρ * IHVESTISSaffiNT Direction de l'administration Générale Le 21 avril 1980 Division Administratioa-Peraonael et Budget ÄG/PE/80-l092/RJ/dd NOTE A M. EQUINET Objet t Rapport de mission à Rome et Milan les 14 et 15 avril 1980 : MH. JACOB et VILAINE. Système de gestion automatisée de l'horaire mobile et caisses restaurant. La mission qui nous a conduit â Rome et Milan les 14 et 15 avril 1980 avait un quadruple objectif : a) étudier le fonccionnosient de Systèmes de relevé des présences et de gestion automatisée des horaires semblables â celui que nous souhaitons mettre en place dans le nouvel immeuble b) établir un plan de travail pour la confection deslogiciel AGES et du logiciel BEI-Burroughs c) préciser et corriger certains points de l'analyse fonctionnelle préparée par.r AGES du Système de gestion de l'horaire mobile d) aider ä ha décision concernant le choix de caisse pour le restaurant et la cafétéria. Nouß avons donné certaines indications â AGES qui nécessitent votre accord, cllee se trouvent aux points 4 ot 5 du préoeat rapport. V. Bnploi du temps Pour stteindrè notre objectif, nous avons rendu vieite successivement : 1.1. le lundi 14 avril, â la Banca d'italia â Rome en compagnie de M. FELICI, chef du projet de gestion intégrée du personnel de lajtonça d'italia (98 agences), MoaeCjWLÂNfdu service du Personnel, Mw^^MARCÂTCpingênieur- Système, chef du centre informatique de gestion des horaires le mardi 15 avril à Milan le matin ä la firme CITTERIO dotée d'un système de pointage ÂGES l'après-midi au Siège de la firme AGES à BORGO TICINO. Nous étions! accompagnés de MH. IPPOLITO Directeur Général de la firme AGES, MH. RIZZANTE et HORONE, analystes, H. DELLA GIUSTO Directeur juridique et M. HANSEN Directeur de la firme associé DATACONSTST. \ \ Dans ce rapport sont exclusivement exposés lee points ayant un intérêt direct pour la Banque et les questions en suspens qu'il reste à résoudre.

22 De, nombreuses informations très intéressantes nous ont été fournies par ailleurs que M. Vilaine et moi'tiiême sonnaes prêts ä exposer verbalement. 2. Système de relevés de présence 2.1. Banca d'italia : Description générale - Les eaployés de la Banca d'italia disposent d'un horaire mobile qui leur permet d'arriver le matin juequ'à 8h.43 et de partir le soir entre 16h.30 et 17h.l5. - Ils disposent ;d'une heure pour manger ä midi mais ne pointent ni en sortant de la Banque, ni en entrant â la cantine, ni en revenant à la Banque. - Ils ne pointent pas â la cafétéria. - Les lestes quotidiennes de présences et d'absences produites par le centre informatique ne sont pas envoyées au Service du Personnel mais aus chefs de services qui, eus justifient, confirment ou infix^aent les absences au Service du personnel pour la modification des fichiers et les prises de sanction éventuelles. On trouvera en Annexe I le modèle des listes quodidiennes et mensuelles fournies par îe centre informatique. - Les congés sont autorisés par la Direction concernée; l'absence n'est signalée au service du personnel que le jour où elle a lieu. ^ζ^&β zones de haute sécurité (centre informatique, émission des billets de banque) âispo!e»t de contrôle d'accès, portillons, toofzniqucts accessibles uniquesient à certaines personnes au moyen du bscge ä lecture optique utilisé pour le pointage. - Le même badge est utilisé δ la cantine. Nous y rcvioadrons au point al.5 - La mise enpplàce du SystSme n'a pas eu d'effet psychologique sotable parce que le pointage se faiaait déjà auparavant par cartes perforées..2.ìli2. Description informatique - Le système de la Banca d'italia est orienté à la fols vers la sécurité (contrôle d'accès) et la saisie des données (pointage, restaurant). L'émission de listes est effectué par deux ordinateurs DIGITAL, alors que les divers traitements de gestion et de statistique sont effectués par un ordinateur IBM. - Structure de là saisie des données

23 3. Console de gestion Console de gestion -Ο -iß bandes magnétiques imprimante -Q -Ώ ""^^^y s tèrne A Unité Centrale AGES Système B Unité Centrale figes de sauvetage des données de A 16 lignes de correction Terminaux de pointage Les bandes masnétiquûs soat échangées chaque taatin. Structure d'un enregistrement de saisie J L > i < '. I l identification du terminal heure code personnel bit de parité ~ Temps utilisé pour écrire les programmes i I. Système de saisie des données de pointage : 2 ans X 5 personnes. Système de traitement des données : 6 è 12 mois k 5 personnes L'équipe est composée d'un ingénieur-système, un analyste, 3 prograimaeursanalystes. Le pointage automatisé concerne 2000 personnes. - Badge optique Pointage normal G Pointage pour une journée se terminant après minuit \

24 Citterio XX^ 3 Description générale - Citterio est une entreprise industrielle de production alimentaire. Les ouvriers pointent â horaire fixe au moyen d'un badge optique : recto Rentrée verso > Sortie personnes traitées - Une personne travaille ä temps plein sur la Console de gestion - Toutes les listes ainsi que Iss traitements de gestion et de statistiques sont effectuée eur un ordinateur Honeywell Bull 3. Plan de travail pour la mise enpplaee dassystème de gestion des horaires a la BEI 3.1. On trouvera en Annexe II le plan des travaux â effectuer par AGES les dates indiquées ont été choisies par oous et ont reçu l'accord informel d'ages Le logiciel â produire pour les travaux effectués nécessairement sur B 810 no pourra l'être dans les délais prescrits, c'eot-â-dire le , sans aidf^fîtéri^re. ^.«_...-.^.-.^ La de3cription_ç<ie~ l'inte.gration^technique du Systême"''AGES,au Systeme «burroughs se trouve en 3.3. ' ~" "'* ' '"'"' 3 3 Intégration du SystSsae AGES au Systame ^MOIîGHS Description générale 'cyft-i V Ic-t y^ceh -''^ oy-^u^w^}

25 Structure dee reeorde sur mini-disque 3 bytes I No Per^^Date II SI j 6 bytes 2 bytes packet cumul mensuel.6 bytes packet signé Un secteur sur mini-disque 256 bytes Les fichiers RAM mini-dique doivent Stre considéré en séquentiel sur B 800. Ex; de pointage erroné et de la correction qui s'en suit Correction « ; J3 3h. type d'anomalie Contenu d'un mini-disque par mini-disque fichier 1 : contient les pointages et las cumuls fichier 2 ; contient les justifications - Badge No progressif L io' Matricule t 9 chiffrées No de firme : 3 chiffres que l'on ne peut modifier ḏoit être unique : c'eetria"'cîef qui'identifie le record d'aiis /- \ le fichier.

26 Travaux à effectuer sur le B 800 et qui doivent être opérationnel au 1er juillet 1980 ί - Lecture journalière du mini-disque qui contient le pointage de la journée ainsi que les modifications de pointage. - Stockage des informations journalières sur cartdrige en un fichier mensuel, (taille du fichier mensuelle bytes). -En fin de mois On trouvera s - Mise â jour des pointages journalieis avec les coreections correspondantes dans le mois. - Calcul dés heures supplémentaires : séparation et détection par analyse des pointages journaliers des heures â et â 120 %. - Liste du nombre total d'heures effectuées psr mois, par personne. -Liste par personne de tous las pointages effectués dans le mois. - Statistiques par catégorie de personnel ot d'absence., - Comptes de congé. - Statistiques des anomalies etc..«: - En Annexe IIÎ, le schéma analytique du Système de saisie des données. ; -= 3ß Annexe IV, des projets de listes qu'il sera possible de "sortir" sur l'imprimante AGES Pour i-^rmcttre \AGES de respcci;er les délais prescrits il est nécessaire que la Banque réponde pour le au plus tard aux questions posées<au peint 4, 4., Réponses données à ÂGES Dans l'analyse certains points ont fait l'objet de difficultés auxquelles nous avons répondu. Pour certaines des réponses que nous avono données, je souhaiterais avoir -^otrc accord : 4.1. Nous avons prévue 5 entrées +5 sorties maximales par jour et par personne causes d'absences sont possibles Sur l'écran du terminal de pointage c'est le temps déjs effectué qui viendra s'inscrire Sur le terminal de pointage, il sera indiqué Entrée - Sortie de la manière suivante :

27 7. Le badge devra être introduit d'un cêtê ou de l'autre du terminal selon le cas. En cas d'erreur (2 entrées ou 2 sorties de suite), le terminal produit un "bip" plus long que le bip normal et l'écran affiche "Erreur" AGES peut ajouter un clavier â chaque terminal de pointage qui permettrait au personnel, è l'avenir, d'introduire directement sur le terminal, le motif de sa sortie : mission, congé etc.. Le prix par terminal ne serait pas modifié AGES a prévu que le fichier de l'unité centrale aurait une capacité de 5 jours au maximum. Or, il se peut que la Banque ferme pendent 7 jours comme I Hoel 1980 par exemple. J'ai donc d^oandé une extension de cette période maximale : Çor selon la capacité des mini-disques, le maximum serait ô jours. Il faudta donc qu'une personne vienne échanger les mini-disques une fois au cours dé la semaine. Dansai) cas, que la durée soit de 5 ou 6 jours ne change pas le problème. Je propose donc d'accepter un délai maximal de 5 jours La pause de midi doit être égale è 45 minutes mais peut être prise en plusieurs partiesj par exemple : Sortie 12h.00 Entrée 12h.30! Sortie 14h.00 Entrée 14h, Le groupe de continuité statique (batterie de secoocs) serait livré avec retard (2-3 mois). Ce retard ne me paraît pas important, la Banque disposant d'un générateur d'électricité rapidement mis enrïoutej 5. "Ënga^qagents demandés''â AGSS 5.1. Le système d'émission de badges sera livré avant la fin du mois d'avril avec un terminal de pointage permettant de tester la codification des badges Les norro.eo MIE auxquelles on se réfère daas la confirmation de cosaaande nous seront envoyées par la poste L'équipe informatique AGES viendra à Luxembourg vers le 15 mai pour la discussion finale de l'analyse Les terminaux de pointage seront couleur mariroa, les terminaux de gestion marron et bleu. 6.-Divers 6.1. La visite desc^sines nous a donné une impression très favorable de bonne \ organisation et de modernité. Les informaticiens sont,autant que nous puissions en juger,des techniciens de predev-^plan (voir le journal publié par la firme en Annexe V). 6^2. Ce point de vue est partagé par M. De Bruijn chef de la Sécurité â la Coimission qui nous a rejoint â Milan le matin du 15 avril. Il envisage très sérieusement de passer commande â la firme AGES tant pour Lux^ibourg que pour l'euratom â Ispra.

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