Fonctionnalités de recherche professionnelle SharePoint

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1 Fonctionnalités de recherche professionnelle SharePoint Présentation des fonctionnalités Référence - Avril 2010 Version 1.1 Edition de Logiciels professionnels 73 rue de Turbigo Paris tel fax elpro@elp.fr

2 SOMMAIRE 1. FORMULAIRE DE RECHERCHE PROFESSIONNELLE Présentation Formulaire Zone de texte Zone de texte avec opérateur Zones de recherches Type de résultats Recherche dans tous ces mots Phrase exacte Aucun de ces mots N importe quel mot Date ou période Est vrai/est faux Liste déroulante Zone de texte avec Auto-complétion Plan de classement Utilisation Formulaire simple Formulaire avancé Fonctions PRESENTATION ET EXPLOITATION DES RESULTATS Présentation Fonctionnalités Menu fonctions Volet d exploration Exemples de résultats de recherche Edition de Logiciels professionnels 2/13

3 1. FORMULAIRE DE RECHERCHE PROFESSIONNELLE 1.1. Présentation La WebPart Formulaire de Recherche Professionnelle permet de construire un formulaire de recherche avancée sur les métadonnées SharePoint ou métier. Plusieurs types de critères permettent d enrichir l interface utilisateur afin d offrir une recherche surmesure, ils peuvent également être optionnels (visibles sur demande). Une fois la recherche postée, les critères restent accessibles et peuvent être modifiés. Elle est destinée aux sites SharePoint (Windows SharePoint Services 3.0 ou MOSS2007) Formulaire Le paramétrage vous permet de construire le formulaire de votre choix, les intitulés des champs, les opérateurs de recherche par défaut, l ordre d affichage font partis des paramétrages possibles. Voici la liste des critères possibles Zone de texte Critère avec une zone de saisie simple, l opérateur de recherche ne peut pas être changé par l utilisateur, il est défini dans la configuration de la WebPart Zone de texte avec opérateur Critère avec une zone de saisie simple, l opérateur de recherche est choisi par l utilisateur Zones de recherches Critère présentant les scopes de recherches, des cases à cocher permettent de restreindre la recherche sur les scopes sélectionnés. Tous les scopes sont affichés par défaut, vous pouvez choisir un groupe d affichage (au sens SharePoint) permettant de restreindre la liste des scopes affichés. Edition de Logiciels professionnels 3/13

4 Type de résultats Critère présentant une liste des types de résultats souhaités (types de fichier principalement). Cette liste peut être enrichie par d autres types. Types disponibles en standard : Documents Documents PDF Documents Word Documents Excel Présentations Documents JPEG Vidéos = Uniquement les documents (les librairies, sites, utilisateurs sont exclus) = Documents *.pdf = Documents *.doc,*.docx,*.dot = Documents *.xls, *.xlsx, *.xlt = Documents *.ppt = Documents *.jpg, *.jpeg = Documents *.avi, *.wma, *.mov,*.mpg, *.mpeg Recherche dans tous ces mots Critère correspondant à la zone «Recherche dans tous ces mots» de la recherche avancée standard de SharePoint Phrase exacte Critère correspondant à la zone «Recherche la phrase exacte» de la recherche avancée standard de SharePoint Aucun de ces mots Critère correspondant à la zone «Recherche Aucun de ces mots» de la recherche avancée standard de SharePoint. Edition de Logiciels professionnels 4/13

5 N importe quel mot Critère correspondant à la zone «Recherche N importe quel mot» de la recherche avancée standard de SharePoint Date ou période Critère permettant de rechercher sur une période de date ou à sur une date exacte avec calendrier. Ce critère n est destiné qu aux métadonnées gérées de type date Est vrai/est faux Critère présentant un champ de type booléen, permettant de choisir entre l option est vrai ou est faux Liste déroulante Critère présentant une liste déroulante de valeur permettant de présenter des recherches courantes pour une métadonnée gérée. Edition de Logiciels professionnels 5/13

6 Zone de texte avec Auto-complétion Critère permettant d afficher les éléments provenant d une liste SharePoint en fonction des premières lettres saisies et de rechercher en utilisant un référentiel Plan de classement Critère permettant de choisir parmi une liste hiérarchique basée sur la fonctionnalité Plan de classement (développé par la société ELP). La hiérarchie est basée sur l arborescence des dossiers d une liste SharePoint. Edition de Logiciels professionnels 6/13

7 1.3. Utilisation Formulaire simple Présentation des critères de recherche Sélection d un thème Autres critères : - Mots : permet de rechercher plusieurs mots en même temps, se trouvant dans un même document - Phrase exacte : permet de recherche une phrase exacte dans tous les documents Edition de Logiciels professionnels 7/13

8 - Aucun de ces mots : permet de rechercher des documents ne contenant pas ces mots - Date : permet de rechercher pour une date précise ou dans un intervalle de dates Formulaire avancé Formulaire avancé avec critères additionnels (présents dans la zone Ajouter un critère) La zone «ajouter un critère» permet d ajouter des critères supplémentaires : Edition de Logiciels professionnels 8/13

9 Fonctions Lance la recherche et affiche le résultat Efface tous les critères de recherche sélectionnés et/ou saisis. Accès aux critères après la recherche : «+ Recherche» permet de revenir sur l ecran de recherche et de mofidier les critères. Edition de Logiciels professionnels 9/13

10 Présentation et exploitation des résultats 2. PRESENTATION ET EXPLOITATION DES RESULTATS 2.1. Présentation La WebPart Résultats avancées de recherche permet de présenter et d exploiter différemment les résultats de recherche SharePoint. Principales fonctionnalités apportées : Rappel des critères de recherche Affichage en colonnes triables, paramétrables (ordre, libellé, format) Menu fonctions sur chaque élément du résultat Pagination des résultats en haut et en bas Exportation du tableau de résultat (excel, word, html) Sélection de documents afin d exporter au format zip ou Pdf (concaténation des documents) Envoi d un groupe de documents par Volet d exploration Mise en surbrillance des termes recherchés Colonne pertinence triable 2.2. Fonctionnalités Menu fonctions Au survol des éléments de réponses, un menu contextuel vous permet l accès à différentes fonctionnalités. Liste des fonctions : Imprimer : Ouvre le document et lance une impression Supprimer : Suppression du document (en fonction des droits d habilitation) Afficher les propriétés : renvoie vers la notice d affichage des méta données de l élément. Modifier les propriétés : renvoie vers la page de modification des méta données de l élément. M avertir : création d une alerte sur l élément Envoyer le lien par mail Ouvrir dans le volet d exploration (Voir ) Gérer les autorisations Edition de Logiciels professionnels 10/13

11 Présentation et exploitation des résultats Volet d exploration Le volet d exploration a été créé pour permettre à l utilisateur de consulter un grand nombre de résultats de recherche sans quitter le contexte de consultation des résultats et éviter ainsi les allers-retours. De plus, s il s agit de documents consultables dans le navigateur, le volet affiche la notice SharePoint de l élément mais aussi le document (avec flashage des critères pour pdf). Liste des options configurées Affichage du volet d exploration en mode document et méta données Résultat mixte présentant à la fois des notices et des documents. Mise en surbrillance du terme recherché dans le document PDF 2.3. Exemples de résultats de recherche Les résultats sont présentés sous forme de tableau, l affichage et les fonctionnalités sont différentes selon le type de contenu de résultat affichés. Exemple éléments de liste : Affichage des pièces jointes liés à l élément. Edition de Logiciels professionnels 11/13

12 Présentation et exploitation des résultats Liste des options configurées Rappel des critères de recherche. Affichage et classement par pertinence Colonne présentant les pièces jointes de l item. Accès aux propriétés de l item (notice) Exemple Documents : Possibilité d exporter une sélection de documents au format pdf (concatenation de la sélection), au format zip. Liste des options configurées Mise en évidence du terme recherché Sélection globale, individuelle ou multiple des réponses. Barre de navigation (en haut et bas de page) Edition de Logiciels professionnels 12/13

13 Présentation et exploitation des résultats Pictogramme signalant le type ou format de l item. Envoi de la section par Exemples Images provenant d une bibliothèque d images : Affichage de l aperçu des images Edition de Logiciels professionnels 13/13