Association des Responsables de Copropriété

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1 Association des Responsables de Copropriété du Var et des Alpes Maritimes SYNDICAT DE COPROPRIETE CARAVELLE-FREGATE-GOELETTE Chemin de la Repentance SIX FOURS LES PLAGES CONTROLE DES COMPTES 2014 SYNDIC: CITYA SANARY 96 Route de la Gare SANARY SUR MER- Association à but non lucratif. Loi du 01/07/1901 A.R.C. VAM ESPACE CHARLOTTE LA CRAU : Fax : arc-vam@wanadoo.fr Membre de l U.N.A.R.C. SIREN

2 Table des matières A. Analyse Globale des dépenses de l'exercice (Etat détaillé des Dépenses 2014, Annexes 2 et 3) B. Analyse détaillée des Charges I. Charges ASL... 7 II. Entretien + VO... 7 III. Eau... 7 IV. Frais de gestion... 8 V. Entretiens/réparations... 9 VI. Assurance... 9 VII. Autres Charges... 9 VIII. Conclusion sur les charges courantes C. Les travaux terminés dans l'exercice = Annexe D. Les travaux restant en cours à la fin de l'exercice = Annexe E. Analyse de la situation financière (Annexe 1) I. Tresorerie II. Provisions et Avances: Sommes dues par le SDC aux copropriétaires III. Créances: Sommes dues au SDC IV. Dettes: Sommes dues par le SDC aux Copropriétaires et aux Tiers ARC-VAM/MJJ 09/04/2015 Page 2 sur 14

3 Avant-propos Ce contrôle a été fait à la demande du conseil syndical conformément à l article 27 du 17 mars 1967 qui stipule que : «le conseil syndical peut, pour l exécution de sa mission, pendre conseil auprès de toute personne de son choix». Il a fait l objet d un devis de l'arc-vam portant le n 163. Le Conseil Syndical a vérifié les factures le 3 mars 2015 dans les locaux du syndic. Le présent contrôle est effectué sur les pièces comptables envoyées par le syndic au Président du Conseil Syndical. Il s'agit de: - Balance et Grand Livre datés du 19/03/15. - Etat des Dépenses 2014 du 3/3/ Annexes Comptables du 3/3/ Contrat du syndic pour PV des AG 2012, 2013 et Le contrôleur s'étonne de la rapidité à finaliser les documents après le contrôle des comptes par le Conseil Syndical ainsi que de l'envoi de la Convocation à la prochaine AG, effectué dès le lendemain. Il sera impératif de vérifier que toutes les demandes de modifications du Conseil Syndical ont bien été prises en compte. La copropriété est composée de 178 lots principaux. L' ASL LES MARINES D'ARYANA, gère les équipements communs: Piscine, Courts de Tennis et Garages. Le Président de l'asl est M. GUENOT, qui est aussi Président du Conseil syndical du SDC. Le directeur de l'asl est votre syndic, le cabinet CITYA et vous devez en renouveler le mandat à la prochaine AG du 15 Mai L'exercice du SDC va du 1er janvier au 31 décembre. A. Analyse Globale des dépenses de l'exercice 2014 (Etat détaillé des Dépenses 2014, Annexes 2 et 3). Les dépenses 2014 sont présentées sur l'etat des Dépenses du 03/03/2015 à la somme de ,75 contre ,31 approuvés en 2013, soit une hausse de près de 12%, ce qui représente une somme importante de ,44. Rappelons que les factures bénéficiant du taux réduit, ont subi l'augmentation de TVA de 3 points (passant de 7 à 10% au 1/1/2014). Néanmoins, on constate plusieurs anomalies dans l'enregistrement des dépenses qui faussent l'etat des dépenses annuelles afin de pouvoir les comparer, les maitriser et établir votre budget prévisionnel. Les travaux art 14-2 Le législateur a bien différencié le vote du budget prévisionnel du vote des travaux. Pour cela, il faut séparer: - les travaux d'entretien courant qui doivent être inclus dans le budget prévisionnel annuel car récurrents et/ou prévisibles. Il s'agit essentiellement des "menues réparations" détaillées dans l'art 45 1 de la loi du 10 juillet Art 45: "Les travaux de maintenance sont les travaux d'entretien courant, exécutés en vue de maintenir l'état de l'immeuble ou de prévenir la défaillance d'un élément d'équipement commun ; ils comprennent les menues réparations. Sont assimilés à des travaux de maintenance les travaux de remplacement d'éléments d'équipement communs, tels que ceux de la chaudière ou de l'ascenseur, lorsque le prix de ce remplacement est compris forfaitairement dans le contrat de maintenance ou d'entretien y afférent. Sont aussi assimilées à des travaux de maintenance les vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d'équipement communs. ARC-VAM/MJJ 09/04/2015 Page 3 sur 14

4 - les travaux non prévisibles qui doivent être votés en AG avec un budget, une mise en concurrence et un financement particulier selon l'art de la loi du 10 juillet 1965; ils sont décrits dans l'art du décret du 17 mars L'intérêt de cette différenciation est de: - permettre de comparer les dépenses courantes d'année en année et de ce fait, de connaitre les dépenses réelles de la copropriété; car comment maitriser des dépenses si on ne les connait pas? Ces comparaisons annuelles doivent permettre d'élaborer un budget prévisionnel au plus proche de la réalité des dépenses et de le suivre. - mettre en concurrence des devis pour les travaux "non récurrents " et passer une résolution spécifique en AG afin que la décision de faire les travaux soit prise par une majorité déterminée par chaque type de travaux. Le financement est alors décidé en AG par des appels de fonds spécifiques ou sur une avance travaux existante. L'exigibilité des ces provisions est alors la même que celle du budget et suit la même procédure définie à l'art du décret lors de la vente d'un lot. L'acheteur d'un lot n'est ainsi pas pénalisé à la reddition des comptes pour payer des travaux qu'il n'a pas voté. Votre syndic a passé pour de dépenses "exceptionnelles" en 2014 qui ne sont pas courantes et qui auraient du passer en AG en Art Le Conseil syndical a-t-il été consulté (pour toute dépenses au dessus de ), et une mise en concurrence a-telle eu lieu (pour toutes les dépenses que dessus de )? Je rappelle néanmoins, que seule l'ag peut prendre les décisions de l'art Il s'agit de: - Réfection complète étanchéité toit terrasse Caravelle = 7 764,13 ; si la réfection est complète, ce ne sont pas des travaux de maintenance et elle aurait pu être votée en AG, après mise en concurrence. - Remplacement moteur VMC FREGATE = 1 390,40 ; travaux d'urgence? - Pose poignées anti panique portes halls JONQUE = 1 794,43 ; si c'est de l'amélioration, ce ne peut pas rentrer dans les charges courantes. - Fourniture et pose porte automatique Garage JONQUE = 6 134,98. On constate en 2013 un acompte de 2 590,47 + le solde de 6 134,98 en 2014, soit un total de 8 725,45 sur 2 années. Vous avez voté ce changement en AG 2013 à la résolution 9 sans voter de financement. Cela ne signifie pas que la charge devait entrer dans les charges courantes. C'est de l'art Remplacement moteur de traction Ascenseur JONQUE = Pour information, je rappelle que l'usure d'un moteur doit être prise en charge par l'ascensoriste au titre de son contrat, à l'inverse de la vétusté, qui peut être définie comme un état de dégradation lié à l âge indépendamment de l usage qui en est fait. Un moteur qui aura beaucoup servi ne sera pas vétuste au bout de trente ans mais USÉ. 2 Art 14-2: "Ne sont pas comprises dans le budget prévisionnel les dépenses pour travaux dont la liste sera fixée par décret en Conseil d'etat.". Les sommes afférentes à ces dépenses sont exigibles selon les modalités votées par l'assemblée générale. 3 Art 44: " Les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel sont celles afférentes : 1 Aux travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble, autres que ceux de maintenance ; 2 Aux travaux portant sur les éléments d'équipement communs, autres que ceux de maintenance ; 3 Aux travaux d'amélioration, tels que la transformation d'un ou de plusieurs éléments d'équipement existants, l'adjonction d'éléments nouveaux, l'aménagement de locaux affectés à l'usage commun ou la création de tels locaux, l'affouillement du sol et la surélévation de bâtiments ; 4 Aux études techniques, telles que les diagnostics et consultations ; 5 Et, d'une manière générale, aux travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l'administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l'immeuble. 4 Art 6-2: " A l'occasion de la mutation à titre onéreux d'un lot : 1 Le paiement de la provision exigible du budget prévisionnel, en application du troisième alinéa de l'article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, incombe au vendeur ; 2 Le paiement des provisions des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel incombe à celui, vendeur ou acquéreur, qui est copropriétaire au moment de l'exigibilité ; 3 Le trop ou moins perçu sur provisions, révélé par l'approbation des comptes, est porté au crédit ou au débit du compte de celui qui est copropriétaire lors de l'approbation des comptes". ARC-VAM/MJJ 09/04/2015 Page 4 sur 14

5 Dès lors si au bout de trente ans(ou moins), l ascensoriste refuse de réparer ou changer le moteur à ses frais pour cause de vétusté, il y a NON RESPECT DU CONTRAT. Avez vous validé votre situation lors du changement? - Suite Orage, remplacement Moteur Traction Ascenseur DRAKKAR = 2 869,57. C'est l'objet d'un sinistre, il doit être pris en charge par l'assurance et de ce fait une provision de l'indemnité doit être passée (voir cidessous le traitement des sinistres). En cas d'urgence, ce sont les Art 18 5 de la loi du 10 juillet 1965, et l'art 37 6 du décret du 17 mars 1967 qui régissent ces travaux. Sans convoquer une AG systématiquement, il est fortement souhaitable de les ratifier en AG suivante. Préconisation: Sortir les dépenses non récurrentes des charges annuelles. Les mettre en Annexe 4 afin de les faire ratifier en AG. Vous demanderez à votre syndic de ne plus mettre de Travaux Art 14-2 dans les charges des prochains exercices. L'enregistrement des sinistres. Le syndic ne respecte pas la comptabilité d'engagement avec l'enregistrement des sinistres qu'il ne comptabilise pas comme il se doit. En effet, il enregistre des dépenses sinistres et des remboursements d'assurance lesquelles ne concernent pas l'exercice. Cela peut vous faire varier fortement vos dépenses d'exercice, en plus ou en moins. On constate sur 2014 pour de dépenses et 1 364,30 d'indemnité d'assurance perçue. Or, en 2013, il y avait eu pour 5 388,54 de charges sinistres et 2 192,85 de remboursements d'assurance. il restait donc à attendre 3 195,69 de remboursements; où sont-ils? à quoi correspondent les 1 364,30 reçus en 2014? Qu'est ce que le SDC attend encore (ou n'attend pas?). Si des indemnités sont en attente, il faut les provisionner. Vous ne pouvez pas suivre vos sinistres de cette façon. Je rappelle, que les charges et les produits devant être imputés dans les comptes de l'exercice concerné, il est préférable d'utiliser un compte d'attente, ce qui permet de rendre compte des sommes attendues par la copropriété en cas de sinistres au titre des garanties souscrites. La dépense sinistre n'a pas à être répartie entre les copropriétaires puisqu'il ne s'agit pas d'une charge de la copropriété. En outre, le compte d'attente permet de suivre le remboursement des sinistres par l'assurance. La comptabilisation se fait comme suit: -Débit du compte 471 "Compte en attente d'imputation débiteur" pour la somme en attente de remboursement par l'assurance. - Débit du compte 678 "Sinistres" pour le résiduel entre le cout du sinistre et le montant de l'assurance attendu (ce peut être la franchise...) qui ne sera pas remboursé à la copropriété. Ce résiduel est donc passé en charges sur l'année du sinistre. - Crédit du compte 401 fournisseur (qui est ensuite payé par le compte banque). - Débit du compte banque et crédit du compte 471 lors de la réception de l'indemnité par l'assurance. Vous pouvez ainsi suivre où en sont les remboursements des assurances et relancer si non reçus. 5 Art 18: "... le syndic est chargé...en cas d'urgence, de faire procéder de sa propre initiative à l'exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de celui-ci 6 Art 35 du décret: "Lorsqu'en cas d'urgence le syndic fait procéder, de sa propre initiative, à l'exécution de travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble, il en informe les copropriétaires et convoque immédiatement une assemblée générale. Par dérogation aux dispositions de l'article 35 ci-dessus, il peut, dans ce cas, en vue de l'ouverture du chantier et de son premier approvisionnement, demander, sans délibération préalable de l'assemblée générale mais après avoir pris l'avis du conseil syndical, s'il en existe un, le versement d'une provision qui ne peut excéder le tiers du montant du devis estimatif des travaux. Il ne peut demander de nouvelles provisions pour le paiement des travaux qu'en vertu d'une décision de l'assemblée générale qu'il doit convoquer immédiatement et selon les modalités prévues par le deuxième alinéa de l'article 14-2 de la loi du 10 juillet ARC-VAM/MJJ 09/04/2015 Page 5 sur 14

6 Préconisation: Le syndic doit fournir un point des sinistres 2013 et 2014 à la prochaine AG avec les indemnités reçues et en attente. Vous demanderez à ce que les sinistres soient comptabilisés comme cidessus et régulièrement un point devra être effectué par le CS. Si on compare 2013 et 2014 sans les sinistres et les travaux Exceptionnels, on constate que les charges n'ont augmenté que de 0,20% en 2014, au lieu des 11,86 % au total, selon le tableau ci-dessous: Dépenses 2013 Dépenses 2014 % 2014/13 Poids 2014 Charges ASL , ,51 14,93% 27% Entretien + VO , ,58 1,89% 13% Eau , ,99 4,11% 11% Frais de Gestion , ,50-29,06% 9% Entretiens/réparations , ,72-4,96% 9% Assurance Immeuble , ,00-13,00% 7% Contrats d'entretien 7 406, ,90 4,95% 4% Ascenseurs 6 111, ,38 17,51% 4% EDF 4 115, ,86 0,59% 2% 1/3 Intervenants 956,80 437,20-54,31% 0% Fournitures - 331,60 405,80 0% Telpass Barrières 297,10 304,79 2,59% 0% Conseil Syndical 653,31 0% CHARGES REELLES , ,54 0,20% 88% Dépenses Art , ,51 790,86% 12% Produits divers ,97 0% Charges Sinistres 5 388, ,00-48,91% 1% Produits Sinistres , ,30-37,78% -1% CHARGES SYNDIC , ,75 11,86% 100% BUDGET PREVISIONNEL , ,37 0,89% RESULTAT , ,38 Tableau présenté selon l'ordre décroissant des charges par rapport au total de l'année Avec un total de , vos charges vous reviennent à 957 du lot, ce qui est très raisonnable pour une copropriété de votre importance. Mais malgré votre taille, vous avez très peu d'équipement s communs (pas de chauffage, ni de gardien, Espaces Verts... ). Avec des charges de ,75, l'exercice se solde par un déficit sur charges courantes de ,38 ( ,37 de budget appelé ,75 de charges), qui devra être réparti après approbation des comptes C'est bien ce chiffre qu'on retrouve dans les Annexes 2 et 3 présentées dans la Convocation à la prochaine AG. Ce déficit représente 1,7 mois de charges en plus, non prévu par les copropriétaires. Cela peut engendrer du mécontentement, de l'incompréhension et des difficultés financières pour certains. Ce sont des raisons de plus pour ne mettre que les charges courantes dans les dépenses et faire des budgets spécifiques pour les dépenses Art De plus, vous allez voter à la prochaine AG 2015 pour la réactualisation du budget 2015 à la somme de ,88, en hausse de 10% sur celui initialement voté en 2014 de Pourtant, sans les dépenses exceptionnelles et les sinistres, le budget 2014 a bien été respecté. Il ne semble donc pas nécessaire de réévaluer votre budget 2015 dans ces proportions. Si le syndic envisage de passer des travaux Art 14-2, il doit les passer en AG. ARC-VAM/MJJ 09/04/2015 Page 6 sur 14

7 Préconisation: Ne pas réévaluer votre budget 2015 à la somme de , mais tout au plus à B. Analyse détaillée des Charges 2014 Les 6 premiers postes de charges représentent 76% de vos charges totales. Ce sont ces postes que vous devez suivre et étudier prioritairement. I. Charges ASL Elles se montent à ,51 en hausse importante de près de 15% et constituent votre 1er poste de charges avec 27% du total. Je rappelle que le présent rapport ne prend pas en charge le contrôle de l'asl. Il est néanmoins constaté que la régularisation 2014 n'est pas intégrée dans les comptes du SDC. Les dépenses enregistrées sont les Appels de Charges de l'asl basées sur le budget prévisionnel que vous avez voté en AG 2014, en forte hausse par rapport à Il est à noter que les charges de l'asl présentées se montent à ,43 pour un budget voté de ; la régularisation 2014 sera donc pratiquement nulle. Mais qu'en est-il de la régularisation des comptes 2013 qu'on ne trouve pas dans les comptes 2014? Préconisation: Vérifier que les régularisations de l'asl sont bien intégrées aux comptes du SDC annuellement. II. Entretien + VO C'est votre 2ème poste de charges en augmentation de 1,89%. Vous avez judicieusement sous-traité ce poste, ce qui vous revient nettement moins cher qu'un salarié. Attention à bien maitriser les augmentations. III. Eau Votre 3ème poste de charges augmente anormalement de 4,11% à Mais globalement pour 178 lots, votre charge "eau" n'est pas très importante. Cela est certainement du à l'occupation très saisonnière. En fait, votre consommation d'eau ne concerne pas l'année civile mais d'octobre 2013 à Septembre Si les 12 mois sont bien respectés, il est préférable de provisionner la fin d'année afin d'obtenir l'année civile. De plus, les consommations privatives selon les compteurs individuels ne sont pas enregistrées, ce qui fait que le résiduel (différence entre les compteurs généraux et les compteurs privatifs) ne peut pas être calculé. Je vous informe qu'il ne doit pas être supérieur à 5%, faute de quoi vos compteurs privatifs vous coutent très chers et ne servent pas comme il devrait. Vos compteurs individuels sont relevés à quelle date par rapport aux généraux? Si vous avez un décalage important, votre résiduel est faussé. A ce stade, vous ne pouvez pas étudier et suivre votre consommations d'eau. Préconisation: Enregistrer les consommations privatives dans l'etat des Dépenses en moins dans les postes "Eau" et en plus en fin de l'etat des Dépenses (le syndic connait l'écriture). Suivre le résiduel (différence entre consommations des compteurs généraux et consommations privatives).enregistrer une provision en fin d'année pour avoir votre consommation annuelle. Demander la relève des privatifs au plus près de la relève de fin d'année des généraux. ARC-VAM/MJJ 09/04/2015 Page 7 sur 14

8 IV. Frais de gestion Ils se montent à ,50 en forte baisse de 29% sur Vous avez judicieusement négocié un contrat "tout compris" en 2014, intégrant toutes les copies, courantes l'affranchissement et la tenue de l'ag. Ci-dessous le tableau comparatif des 2 années: Dépenses 2013 Dépenses 2014 % 2014/13 Frais de Gestion , ,50-29,06% dont Honoraires de base , ,00-25,12% Affranchissement 3 538,43-100,00% Frais Administratifs 1 087, ,00 350,55% Frais d'ag 2 504,14-100,00% Débours 759,72-100,00% Frais de Banque 54,00 54,50 0,93% En intégrant les frais administratifs de 4 900, les honoraires du syndic se sont montés à soit 100,34 du lot, ce qui est raisonnable ; mais il faut relativiser par la faible charge de travail de gestion de votre copropriété. Les frais d'ag, d'affranchissement et débours en 2013 étaient exagérés. Par contre les frais de banque de 54,50 ne devraient pas exister, puisque vous n'aviez pas de compte bancaire séparé. Le syndic ne peut mettre à la charge du SDC des frais de son compte bancaire propre même s'il est individualisé pour le SDC. La prochaine AG vous soumet un nouveau contrat, dont on relève ci-dessous les points à revoir: - Les honoraires de base se montent à incluant les copies de la convocation et le PV de l'ag, les 12 CR des CS, les appels de fonds trimestriels et l'ensemble des autres copies. Attention: le compte bancaire séparé est une obligation selon la loi ALUR depuis le 26 mars Vous ne pourrez pas voter contre et les honoraires doivent inclure cette prestation comme indiqué page 2 du contrat. Vous aurez en plus de 2014: - la tenue de l'ag: vous pourriez négocier la tenue de l'ag (qui vous a couté chère en 2013), au moins pendant les heures ouvrables. - tous les frais d'affranchissement. S'il est normal de facturer ces derniers, vous devez les minimiser. Le contrôleur rappelle que les PV d'ag ne doivent être envoyés en RAR qu'aux seuls opposants et absents non représentés. Or, dans le PV de l'année dernière, on constate des résolutions auxquelles toute l'ag s'est opposée. Dans ce cas, il faut inverser le texte de la résolution en mettant " l'ad décide de ne pas..."; la résolution est dans ce cas "approuvée", ce qui évite les frais de RAR à tout le monde. D'autres anomalies sont constatées dans le contrat proposé: - Gestion des Opérations Financières: le syndic prend 1,20% du montant des fonds placés. A l'époque où le livret A ne rapporte que 1%, il vous en couterait de placer de l'argent. Ceci est abusif; vous devriez négocier le partage des intérêts. Car, vous allez devoir voter pour la constitution d'une Avance Art 18-6 (voir étude financière). Il est de bonne gestion de placer cette avance afin de prévoir et lisser les futurs travaux. - Le syndic prend 10% des travaux consécutifs à un sinistre; c'est abusif. Que se passera-t- en cas de sinistre important? Il doit facturer à la vacation. Je rappelle que les honoraires du syndic peuvent être pris en charge par l'assurance au titre des frais indirects. encore faut-il qu'ils soient déclarés; il faut les suivre. ARC-VAM/MJJ 09/04/2015 Page 8 sur 14

9 - Frais de copies = 0,30. Bien que vous n'en ayez pas puisque inclus dans les honoraires de base, le prix de la copie est prohibitif. On accepte aujourd'hui 0,15 /copie. - Imprimés LR/RAR = 1,20 TTC par unité; le syndic fait des bénéfices sur la fournitures des bordereaux RAR qui sont maintenant automatisés; ce n'est pas normal. Vous pouvez les faire diminuer. - Beaucoup d'honoraires indiqués "imputable au copropriétaire concerné" chapitre 10 pour le recouvrement des charges, seraient remis à la charge du SDC par les juges car ils les estiment "non nécessaires". Les 2ème et 3ème relances après la mise en demeure sont jugés "inutiles"; les honoraires d'introduction d'instance, suivi de dossier ou transmission à l'avocat ne sont jamais couverts par les dépens et les indemnités accordés par les juges. - Compte bancaire: le syndic doit enlever le chapitre 12 de son contrat car il est aujourd'hui illégal. La seule possibilité de voter contre le compte bancaire séparé subsiste pour les copropriétés de moins de 15 lots depuis le 26 mars Préconisation: Reprendre le contrat de syndic pour la prochaine AG afin de renégocier les points ci-dessus. V. Entretiens/réparations Le poste baisse de 13%. Pour rappel, le contrôleur a enlevées les travaux Art 14-2 pour les mettre en bas du tableau (voir pages 3 à 5 ci-dessus). Ce poste sensible doit être suivi attentivement car il peut varier fortement d'une année à l'autre. VI. Assurance Elle est en baisse de 13% sur 2013 à Pour 178 lots elle ne parait pas élevée. La norme est de environ 1 du m2 développé inscrit sur votre contrat d'assurance. Ensuite la sinistralité impacte très lourdement la prime. Avez vous validé les conditions de votre nouveau contrat? Préconisation: Noter les m2 développés et calculer la prime au m2. Valider les conditions du contrat. Demander un Etat de sinistralité sur 36 mois. VII. Autres Charges Contrats d'entretien Ils augmentent de 4,95%, mais il faut se rappeler la hausse de 3% de la TVA. On s'étonne de: - Contrat VMC = 880 alors qu'en AG 2014, il a été indiqué pour 704 TTC pour les 3 extracteurs. D'où vient le différence? - Contrat Extincteurs Garages GOELETTE de 436,66 en 2014 contre 220,04 en 2013; la différence de 98% a-t-elle bien été validée? Je rappelle qu'il est obligatoire d'avoir 1 extincteurs pour 15 voitures en parking intérieur. - Contrat des compteurs individuels = 6 456,24 alors qu'en AG 2014, vous avez voté pour un contrat d'entretien/relève de 29,67 TTC x 178 = 5 281,26 TTC. Avez vous validé la différence? Ascenseurs Ils augmentent de 17,5% à 7 181,38 TTC. C'est la 1ère année que vous avez des lignes téléphoniques dans vos ascenseurs suite la mise aux Normes 2014, obligatoire. - Les contrats: Vous avez accepté les contrats à HT par appareil en AG 2014 avec 1 trimestre gratuit. Or, les contrats sont beaucoup plus élevés et on ne voit pas de trimestre gratuit: il faut valider. - Les extincteurs: vous en payez l'entretien; sont ils bien vérifiés car normalement le prestataire "Extincteurs" n'a pas accès aux machineries Ascenseurs. - Les lignes téléphoniques semblent être des contrats professionnels alors qu'un SDC n'est pas un professionnel et peut bénéficier d'un contrat "particulier"; de plus, on ne constate aucune communication téléphonique. Il faut valider le système de communication et bien vérifier que les lignes fonctionnent. ARC-VAM/MJJ 09/04/2015 Page 9 sur 14

10 VIII. Conclusion sur les charges courantes 2014 La copropriété possède peu d'équipements collectifs à entretenir. Sa gestion est amplement facilitée par sa simplification. Vous avez peu de pistes d'économies de charges à réaliser. Il faut néanmoins suivre vos fluides (Eau et EDF) annuellement en m3 et KWH afin de les maitriser et enregistrer les m3 privatifs pour en suivre l'évolution et les anomalies avec le résiduel restant. Les points mentionnés en couleurs rouge doivent être validés avant la prochaine AG afin d'en justifier les enregistrements. C. Les travaux terminés dans l'exercice = Annexe 4 Dans cette Annexe doivent être présentés les travaux terminés au 31/12/2014. Ils sont alors reportés en Annexe 2 et passés en approbation lors de l'ag comme les charges courantes. C'est dans cette Annexe que vous auriez du mettre tous les Travaux Art 14-2 pour L'Annexe 4 du syndic est vide ce qui signifie que vous n'avez terminé aucun travaux en 2014 D. Les travaux restant en cours à la fin de l'exercice = Annexe 5 Cette Annexe détaille les travaux restant en cours au 31/12/2014, car s'étalant sur plusieurs exercices. On constate dans l'annexe 5 fournit par le syndic les travaux suivants: Mise en conformité des ascenseurs: votée en AG 2013 à la résolution n 17 pour un budget de de travaux pour les 3 ascenseurs + 2,392%TTC d'honoraires syndic. Pourquoi ne sont ils pas encore terminés à fin 2014? il n'est pas de bonne gestion de laisser des travaux durer trop longtemps. S'ils sont terminés, il faut les passer en approbation. Il s'agit de: - Ascenseur FREGATE: Factures de Travaux de début Pas d'honoraires. Les appels 2013 ayant été de 2 303,76, le solde est excédentaire de 1 296,76. - Ascenseurs GOELLETTE: Factures de Travaux de 2 013, d'honoraires, ce qui représente 11% des travaux au lieu des 2,392% votés = 48,17. Il y a un trop prélevés d'honoraires de 173,83 à rembourser. Le total engagé est de 2 235,98 pour des appels de fonds de 2 303,96. L'excédent est de 67,98. Préconisation: Rembourser les honoraires trop prélevés sur les Travaux Ascenseurs GOELLETTE Réfections Cabines Ascenseurs votées en AG Résolution n 16 pour entrée DRAKKAR rejetée; le syndic ne pouvait donc appeler la somme, or il a fait des ADF pour 3 530,73 ; Il doit rembourser cette somme à la clef DRAKKAR. Préconisation: Rembourser la clef DRAKKAR de la somme de 3 530,73 immédiatement. - Résolution n 18 = FREGATE acceptée pour de travaux + 74 d'honoraires. Les appels ont bien eu lieu sur 2014 pour 3 531,08. On ne constate aucun travaux à fin Résolution n 20 = JONQUE acceptée pour de travaux + 74 d'honoraires. Les appels ont bien eu lieu pour 3 530,73 ; aucun travaux n'a commencé. Il reste donc en attente la somme de ,28 de travaux soit non commencés soit non terminés. Cela peut être un des inconvénients d'avoir un compte bancaire non séparé; le syndic fait fructifier les fonds des appels travaux à son profit et retarde ceux-ci au maximum. ARC-VAM/MJJ 09/04/2015 Page 10 sur 14

11 Préconisation: Comprendre les raisons des retards des travaux. Les solder le plus rapidement possible. E. ANALYSE DE LA SITUATION FINANCIERE = ANNEXE 1 Lorsque vous approuvez les comptes, vous approuvez la situation financière du syndicat que vous trouvez dans l'annexe comptable n 1 jointe obligatoirement à la convocation de l'ag. Elle vous donne la photographie à la fin de l exercice de ce qui est du à la copropriété par les tiers à l'actif (copropriétaires, banque et autres), et ce que doit la copropriété aux tiers au passif (copropriétaires et fournisseurs.), Il est important d analyser ces comptes annuellement afin de ne pas laisser en attente des produits qui pourraient être répartis ou des charges non dues à solder. Ci-dessous l'annexe 1 telle que fournie par votre syndic dans la convocation de la prochaine AG. Le résultat déficitaire de ,38 e est bien inclus dans les comptes des copropriétaires comme il se doit. TRESORERIE Exercice clos A approuver Exercice clos A approuver PROVISIONS ET AVANCES 51 Banque , , Avance de trésorerie 9 482, ,33 12 Solde en attente sur travaux 4 607, ,28 TRESORERIE DISPONIBLE , ,34 TOTAL I , ,61 45 Copropriétaires sommes restant dues , ,06 45 Copropriétaires excédents versés 6 474, ,16 40 Fournisseurs 1 482, ,15 40 Fournisseurs , ,85 47 Compte d'attente ,67 47 Compte d'attente 1,34 0,93 TOTAL II , ,21 TOTAL II , ,94 TOTAL GENERAL I + II , ,55 TOTAL I + II , ,55 I. TRESORERIE : COMPTES FINANCIERS Banque = ,34 Il s'agit de vote compte courant individualisé ouvert à la Banque Populaire Val de France sous le n Le relevé de banque fait apparaitre un solde créditeur au 31/12/2014 de ,34. le rapprochement est identique; il n'y a pas d'écritures en attente. Avec un compte non séparé, ce rapprochement ne valide pas votre comptabilité auprès des tribunaux. Votre solde bancaire ne suffit pas à régler toutes les dettes du SDC qui se montent à cela est du aux copropriétaires débiteurs (essentiellement du à l'exercice déficitaire) et aux fournisseurs débiteurs (doivent de l'argent à la copropriété; voir plus avant). Je rappelle que vous devez avoir un compte bancaire séparé depuis le 26 mars Il vous faut le vérifier et garder la Convention d'ouverture de Compte. Préconisation: Bien garder la Convention d'ouverture de Compte de votre compte bancaire séparé. ARC-VAM/MJJ 09/04/2015 Page 11 sur 14

12 II. PROVISIONS ET AVANCES : SOMMES DUES PAR LA COPRORIETE aux copropriétaires a) 1031: Avance de trésorerie = 9 482,33 Cette avance de réserve n'est légitime que si elle est prévue au règlement de copropriété, conformément à l'art du décret du 17/03/1967. Dans le cas contraire, il peut être décidé de procéder à la modification de celui-ci et de voter sa constitution à la majorité de l'art. 26 de la loi du 10 juillet 65. Elle sert à palier au décalage de trésorerie. Elle ne peut être au maximum que de 1/6 de votre Budget Prévisionnel soit pour votre copropriété. Elle représente 20 jours de votre BP. Sa variation doit passer en AG obligatoirement. b) 1032: Avance sur travaux ultérieurs = 0 C'est ce qu'on appelle, selon le nouveau décret comptable, Avance pour travaux ultérieurs selon l'art La loi A.L.U.R, dont on attend le décret d'application, va imposer cette avance annuelle à hauteur de 5% du budget. Elle vous permet de prévoir et de lisser le financement des Gros Travaux futurs, ce qui est de bonne gestion. Vous pouvez demander dans la résolution de placer l'avance sur un Livret A avec affectation des intérêts au compte d'avance. Il vous faudra négocier les honoraires du syndic sur ce compte (voir page 8). Préconisation: Voter pour 5% du BP soit (pour un BP de ) ainsi que le placement sur le Livret A et l'affectation des intérêts sur ce compte d'avance. L'utilisation de ce placement ne se fait que sur décision d'ag. c) 12: Solde en attente travaux = ,28 Il s'agit du solde des travaux en attente indiqué dans l'annexe 5 (voir pages 10 et 11). Cette somme est bien due aux copropriétaires puisque les appels de fonds ont été faits mais les travaux non terminés ou/et non engagés. III. CREANCES : SOMMES DUES A LA COPROPRIETE a) 45: copropriétaires débiteurs = ,06 Il s agit ici de toutes les avances et provisions légalement engagées dont la date d exigibilité est passée et pour lesquelles le règlement des copropriétaires concernés n est pas effectif. Je rappelle que le résultat de l'exercice déficitaire de ,38 est inclus dans les comptes comme il se doit. Avant imputation du déficit de l'exercice, le solde des débiteurs est de 8 059,33 soit près de 5% de votre Budget Prévisionnel; vous n'avez pas de problème d'impayés dans la copropriété. On ne constate que 2 débiteurs de plus de : - Compte 0102: LAROSE-DUGUE = 1 796,28 ; on constate pour 94,17 de frais de relance. il n'y a que 2 règlements en Aout 2014 pour 452,27. Soit la copropriétaire a de réelles difficultés financières auquel cas il faut négocier un échéancier, soit c'est un débiteur de mauvaise foi et il faut actionner; en tout état de cause il ne faut pas laisser la dette s'aggraver; elle a doublé en Compte 0119: MEYRIEU = 1 399,70 ; on constate pour 94,17 de frais de relance. 2 versements ont été effectués pour La dette est passée de 922 au 31/12/2013 à à fin idem à ci-dessus. 7 Art 18-6 de la loi: "...soumettre au moins tous les 3 ans, au vote de l'ag la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes;;; susceptibles d'être nécessaires dans les 3 années à échoir et non encore décidés par l'assemblée générale." ARC-VAM/MJJ 09/04/2015 Page 12 sur 14

13 Attention: l'imputation du déficit de l'exercice va fragiliser un peu plus les copropriétaires ayant des difficultés financières. Préconisation: Un membre du CS devrait suivre les impayés tous les trimestres avec le syndic et valider les actions entreprises. b) Fournisseurs débiteurs = 7 236,15 Il s'agit uniquement d'avoirs d'honoraires de CITYA qu'il a régularisés postérieurement à l'ag du 25/04/214 selon le contrat que vous avez signé. Cela signifie qu'il a continué à facturer ses honoraires comme en 2013, qu'il les a prélevés à la banque et qu'il n'a effectué les écritures de régularisation qu'en fin d'année afin de se conformer au contrat 2014; c'est totalement abusif. Le syndic va indiquer qu'il va les déduire de ses honoraires de l'année suivante, ce qu'il ne faut pas accepter. Il doit rembourser avant la fin de l'exercice en question. Car en cas de changement de syndic, vous pouvez avoir des difficultés à les récupérer. Cette façon de faire est totalement abusive et doit être refusée catégoriquement. Le syndic vous doit la somme de 7 236,15 qui doit être remboursée immédiatement si ce n'est déjà fait. Cela concerne les comptes suivants: - Honoraires de Gestion = 306 = avoir du 31/12/14 pour les honoraires de base de Frais de copies = 2 851,38 ; avoirs du 31/12/14 de 239, ,64 car compris dans les de frais administratifs en Forfait papeterie = 819,04 ; avoir du 16/5/14 car compris dans les de frais administratifs. - Affranchissement = 3 259,73 ; avoir du 31/12/2014 car compris dans les en Préconisation: Exiger du syndic qu'il ne facture et ne prélève que les honoraires votés en AG IV. DETTES : SOMMES QUE LA COPROPRIETE DOIT AU TIERS (copropriétaires et autres) a) 45: Copropriétaires = 5 500,16 Cette somme comprend des excédents versés par les copropriétaires. Les comptes devront être régularisés lors du prochain appel après approbation de l'ag. les copropriétaires doivent solder leur Relevé de compte et non forcément l'appel de fonds; ils peuvent avoir un crédit qu'il leur faut déduire. On ne constate qu'une seule anomalie: - Compte 130: PARIS JEAN créditeur de 21 par le versement d'un chèque de cette somme le 17/7/2014; or, ce copropriétaire avait vendu et son solde était nul. Préconisation: Vérifier l'affectation des 21 du copropriétaire PARIS JEAN b) 40: Fournisseurs créditeurs = ,85 Ce compte concerne les dettes dues aux fournisseurs par la copropriété en fin d'exercice. Elles sont normales si elles sont du mois de Décembre. Par contre, comme le syndic n'ouvre pas de comptes fournisseurs mais globalise tous les fournisseurs dans un seul compte 401, il est impossible à ce state de vérifier les factures en attente de règlement. Il est pourtant impératif d'examiner ce compte afin de contrôler les paiements et si d'anciennes factures n'ont pas été réglées, lesquelles et pour quelles raisons. Au bout de 2 ans, la facture peut être déduite des charges afin de l'annuler. ARC-VAM/MJJ 09/04/2015 Page 13 sur 14

14 Il semble également que le syndic tarde à payer certains fournisseurs. Ex: Fac du 11/03/14 de AZUR ETANCHEITE de 7 764,13 réglée le 24/07/14. Facture FERRONNERIE du 13/3/14 de 308 réglée le 27/08/14... Ces retards ne sont pas de bonne gestion pour le SDC, les fournisseurs étant moins enclins à intervenir rapidement et à offrir de meilleurs prix eu égard aux délais pour être payés. Les ADP de l'asl ne sont pas réglés en totalité rapidement mais sont scindés en plusieurs règlements; les grosses factures sont aussi scindées. Tous ces retards sont un des inconvénient s de ne pas avoir de compte séparé; le syndic tarde à faire tous les règlements afin de bénéficier de trésorerie sur son compte commun. D'autre part, on constate une facture de PRO ARCHIVES du 1/1/2014 de 626,98 qui a été payée par la banque le 20/01/2014. Or le syndic annule la facture le 31/12/2014 par une écriture intitulée "NE PAS FACTURER PRO ARCHIVES", ce qui fait que vous ne l'avez pas dans les comptes de charges Néanmoins, elle a été payée par le SDC et reste non remboursée. Le syndic doit rembourser le SDC de cette somme. Préconisation: Si le logiciel du syndic ne peut pas ouvrir un compte par fournisseur, fournir une liste de chacun des fournisseurs débiteurs/créditeurs au 31/12/2014, avec la date des factures. Le CS syndical doit vérifier s'il existe des anomalies et demander les régularisations. c) Conclusion sur votre situation financière Votre situation financière est bonne. Vous avez peu d'impayés qu'il faudra néanmoins suivre après l'approbation des comptes avec le fort déficit. L'Annexe 1 est claire. Il faut vérifier les comptes fournisseurs afin de vérifier les anomalies. Le syndic ne peut pas et ne doit pas facturer des honoraires d'avance mais respecter uniquement son contrat. MJ JAUSSAUD Fini de rédiger le 08/04/2015 ARC-VAM/MJJ 09/04/2015 Page 14 sur 14