GUIDE. des règles de prise en charge

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1 GUIDE des règles de prise en charge

2 Sommaire CHAPITRE 1 PRISE EN CHARGE DES DÉPENSES LIÉES AU CIF-CDI... 4 I. L ENGAGEMENT : CALCULER LE COÛT D UN DOSSIER...5 A. La rémunération et ses annexes...5 La rémunération 1 I Détermination de la rémunération de référence I Détermination du taux de prise en charge de la rémunération de référence I Calcul du temps d absence ou de donnant lieu à prise en charge I Prise en charge des périodes de stage en entreprise...16 Les annexes à la rémunération 5 I Détermination des charges sociales patronales I Prise en charge des congés payés générés par le CIF I Détermination de l Indemnité de Fin de Contrat (IFC) du salarié remplaçant le salarié en CIF dans les entreprises de moins de 50 salariés...23 B. La contractualisation I Contractualisation dans le cadre d une convention tripartite FONGECIF/Salarié/Employeur...24 C. Les frais pédagogiques et les frais annexes I Prise en charge financière des coûts pédagogiques I Modalités de prise en charge des frais annexes et des frais de garde d enfants...29 II. LA VIE DU DOSSIER I Modalités de remboursement de l employeur par le FONGECIF / FAF.TT I Modalités de révision de la rémunération I Conséquences de la rupture du contrat sur la prise en charge du FONGECIF / FAF.TT I Autres évènements pouvant intervenir en cours de CIF...35 CHAPITRE 2 PRISE EN CHARGE DES DÉPENSES LIÉES AU CIF-CDD I Eligibilité au CIF-CDD I Prise en charge financière de la rémunération I Prise en charge des coûts pédagogiques et des frais annexes I Evènements pouvant intervenir en cours de CIF-CDD I Maintien de la protection sociale des bénéficiaires CHAPITRE 3 PRISE EN CHARGE DES DÉPENSES LIÉES À LA FHTT I Eligibilité à la hors temps de travail (FHTT) I Prise en charge financière des coûts pédagogiques, des frais annexes et de garde d enfant...52 CHAPITRE 4 QUELQUES RÈGLES DE PRISES EN CHARGE SPÉCIFIQUES I Modalités d instruction et de rémunération en cas de multiplicité de particuliers employeurs pour un même salarié I Prise en charge de la rémunération des salariés intérimaires par le FAF.TT...55

3 Avant-Propos Guide des règles de prise en charge Afin de garantir à tous les salariés une égalité de traitement, les partenaires sociaux signataires de l accord national interprofessionnel du 5 octobre 2009 sur le développement de la tout au long de la vie professionnelle, la professionnalisation et la sécurisation des parcours professionnels ont confié au Comité Paritaire National pour la Formation Professionnelle (CPNFP) la définition d un tronc commun de règles de prise en charge des dépenses afférentes au congé individuel de s imposant aux Conseils d administration des FONGECIF et du FAF.TT. Ces règles ont été définies par le CPNFP le 9 février 2010 et ont fait l objet d une diffusion au réseau FONGECIF / FAF.TT par le FPSPP en 2010 sous forme de lettres circulaires (cf. LCC du 19/04/2010 et LCC du 24/06/2010). Afin d assurer une veille sur ces règles, d en analyser l impact et de mesurer les difficultés liées à leur application, le Conseil d administration du FPSPP a confié à un chantier national chargé de la gestion des dispositifs la réalisation d une enquête nationale en 2013 auprès des 26 FONGECIF et du FAF.TT concernant l application des règles de prise en charge des CIF dont les résultats ont fait apparaître quelques dysharmonies. Ces dysharmonies étaient de trois types (dysharmonies techniques liées à une incompréhension de la règle, dysharmonies liées à des problématiques d organisation ou de coût, dysharmonies liées à l absence de règle collective). Les travaux conduits dans le cadre d un chantier national ont permis au Conseil d administration du FPSPP à la fois de clarifier les dysharmonies techniques et de définir de nouvelles règles. L ensemble des règles réécrites vous est présenté dans le présent guide, intitulé «Guide des règles de prise en charge». Il a pour objet de traduire opérationnellement les règles en vigueur en présentant l ensemble des ins nécessaires à la prise en charge d un dossier, depuis l enregistrement d une demande de financement jusqu au terme de la réalisation de l action. Il est divisé en 4 chapitres. Des mises à jour seront proposées, pour tout ou partie des chapitres, au fur et à mesure de la précision ou de la mise en place de nouvelles règles de gestion. Ces actualisations seront complétées de fiches pratiques, qui permettront d illustrer de la manière la plus concrète les modalités d application des règles énoncées. Les différents acteurs (Commission CIF et Conseil d administration du FPSPP, administrateurs des FONGECIF impliqués dans le chantier, appuis techniques, personnels administratifs des FONGECIF) qui ont contribué à l élaboration de ce guide espèrent qu il répondra aux attentes de clarification du réseau. Les membres du Chantier national GUIDE DES RÈGLES DE PRISE EN CHARGE I NOVEMBRE 2015 I 3

4 CHAPITRE 1 Prise en charge des dépenses liées au CIF-CDI 4 I

5 RETOUR AU SOMMAIRE I. L ENGAGEMENT : CALCULER LE COÛT D UN DOSSIER A. La rémunération et ses annexes Lorsque le salarié a obtenu l autorisation d absence de son employeur, le FONGECIF / FAF.TT peut prendre en charge tout ou partie de sa rémunération et ses annexes, composées des charges sociales patronales, des congés payés générés par le CIF et le cas échéant, de l indemnité de fin de contrat du salarié recruté par CDD pour remplacer un salarié parti en CIF, dans une entreprise de moins de 50 salariés. 1. La rémunération Le salarié bénéficiaire d un CIF qui a obtenu du FONGECIF / FAF.TT la prise en charge de tout ou partie des dépenses afférentes à ce congé a droit à une rémunération CIF égale à un pourcentage (fiche 2) de la rémunération (appelée «rémunération de référence») qu il aurait perçue s il était resté à son poste de travail (fiche 1). La rémunération CIF est fonction de chaque heure d absence au poste de travail (ou des heures de ) donnant lieu à prise en charge du FONGECIF / FAF.TT (fiche 3) ainsi que des heures relatives aux périodes de stage en entreprise (fiche 4). GUIDE DES RÈGLES DE PRISE EN CHARGE I NOVEMBRE 2015 I 5

6 FICHE 1 Détermination de la rémunération de référence Que dit la règle? 1 er cas : la rémunération de référence ne comprend pas d éléments variables Le taux horaire brut de référence (THBR) est calculé sur la base du dernier bulletin de salaire produit pour l instruction précédant l engagement du coût du dossier en Commission Paritaire, mis en cohérence le cas échéant avec un bulletin de salaire antérieur, permettant d identifier le taux horaire brut de base. 2 ème cas : la rémunération de référence comprend des éléments variables Le taux horaire brut de référence (THBR) est composé : d une part fixe (taux horaire brut de base) calculée conformément à la 1 ère modalité et d une moyenne des éléments variables perçus au cours des 12 derniers mois d activité calculée sur la base des bulletins de salaire produits pour l instruction précédant l engagement du coût du dossier pour lesquels il convient de neutraliser toutes les périodes d inactivité et les évènements exceptionnels (taux horaire brut des éléments variables). Et en pratique? Vous instruisez la demande de prise en charge au moyen des pièces et ins suivantes : le dossier de demande de prise en charge renseigné ; le déclaratif des éléments variables de rémunération que l employeur s engage à maintenir durant la période de CIF - primes mensuelles maintenues - primes non mensuelles maintenues. une copie des 12 bulletins de salaire correspondant aux 12 derniers mois d activité du salarié. Pour des nécessités de gestion, l instruction est réalisée à partir des 12 derniers mois d activité à compter du 3 ème mois civil (inclus) précédant le mois d examen de la demande en Commission Paritaire. Exemple : Pour l examen d une demande en Commission Paritaire le 4 septembre 2015, vous demandez les bulletins de salaire pour les mois de juillet 2014 à juin 2015 inclus (sous réserve des éléments décrits ci-après en l hypothèse d une absence du salarié) Horaires de travail habituels du salarié Retour ou non dans l entreprise en cas d arrêt de la Réalisation ou non du stage dans l entreprise. 6 I

7 RETOUR AU SOMMAIRE 1 er cas : la rémunération de référence ne comprend pas d éléments variables Principe : Le taux horaire brut de référence (THBR) est calculé sur la base du dernier bulletin de salaire produit pour l instruction précédant l engagement du coût du dossier en Commission Paritaire. Le cas échéant, en l hypothèse d une absence (hors congés payés), il y a lieu de la neutraliser. Enfin, si l absence s étend sur une période supérieure à 1 mois civil, le taux horaire brut de référence doit être calculé à partir d un bulletin de salaire antérieur. Exception : En l hypothèse d une absence de longue durée (ex. : maladie, congé parental...) sans réintégration du poste de travail avant l instruction de la demande de prise en charge, les augmentations conventionnelles intervenues dans l entreprise du salarié sont prises en compte. Le taux horaire brut de référence est alors calculé sur la base de la reconstitution de salaire produite par l employeur qui doit fournir un justificatif des éléments de salaire et de charges sociales patronales. 2 ème cas : la rémunération de référence comprend des éléments variables Vous calculez la rémunération de référence à maintenir au salarié en identifiant le taux horaire brut de base et le taux horaire brut des éléments variables, déterminés selon les modalités suivantes : pour la détermination du taux horaire brut de base (THBB) : Principe : le THBB est calculé sur la base du dernier bulletin de salaire produit pour l instruction précédant l engagement du coût du dossier en Commission Paritaire. Le cas échéant, en l hypothèse d une absence (hors congés payés), il y a lieu de la neutraliser. Enfin, si l absence s étend sur une période supérieure à 1 mois civil, le taux horaire brut de référence doit être calculé à partir d un bulletin de salaire antérieur. Exception : en l hypothèse d une absence de longue durée (ex. : maladie, congé parental...) sans réintégration du poste de travail avant l instruction de la demande de prise en charge, les augmentations conventionnelles intervenues dans l entreprise du salarié sont prises en compte. Le taux horaire brut de référence est alors calculé sur la base de la reconstitution de salaire produite par l employeur qui doit fournir un justificatif des éléments de salaire et de charges sociales patronales. REPÈRE La rémunération de référence peut comprendre une part fixe et des éléments variables. Dans ce dernier cas, le remboursement se fait : I Pour la part fixe, mensuellement à hauteur de l'avance faite par l'employeur. I Pour la part variable, dans le cadre d'un système de gestion des réserves. pour la détermination du taux horaire brut des éléments variables : Le taux horaire brut des éléments variables est calculé à partir du déclaratif de l employeur des éléments variables de rémunération qu ils s engagent contractuellement à maintenir durant la période de CIF, mis en corrélation avec les éléments variables de rémunération perçus au cours des 12 derniers mois d activité et mentionnés sur les 12 bulletins de salaire produits pour l instruction. L ensemble des éléments variables de rémunération mentionnés sur les 12 bulletins de salaires produits pour l instruction, y compris ceux versés en dehors de la période du CIF, peuvent être maintenus par l employeur et pris en charge au prorata des heures d absence au poste de travail (pour un CIF pris en charge à temps plein) ou des heures de (pour un CIF à temps partiel). Le FONGECIF réalise alors un contrôle de conformité entre la déclaration de l employeur et les 12 derniers bulletins de salaire produits pour l instruction. La rémunération de référence ainsi déterminée est contractualisée avec l employeur dans les modalités prévues au sein de la fiche 8 «contractualisation». GUIDE DES RÈGLES DE PRISE EN CHARGE I NOVEMBRE 2015 I 7

8 FICHE 1 REPÈRE LES ÉLÉMENTS VARIABLES Les éléments variables s entendent de tous les éléments de salaire. Sont pris en compte : I les primes, quelle que soit leur nature. Il est considéré qu elles ont un caractère permanent, inhérent à l emploi du salarié, même si le salarié a provisoirement d autres conditions de travail ; I les heures supplémentaires ou complémentaires récurrentes (dès lors qu il y a au moins une répétition, par mention sur deux bulletins de salaire), à l exclusion des heures supplémentaires ou complémentaires occasionnelles. Sont exclus : I la participation et l intéressement, car liés à l activité de l entreprise et non exclusivement à l activité du salarié bénéficiaire du CIF. EXEMPLE Mme X travaille 151,67 heures par mois. Elle gagne un salaire brut composé d un fixe et d éléments variables. Son salaire fixe est égal à (salaire brut = prime d ancienneté égale à 50 ). Elle dépose son dossier début novembre 2014 pour un CIF démarrant le 2 mars 2015 et s achevant le 3 juillet Son dossier passe en Commission Paritaire en janvier Calcul de la rémunération 1. Part fixe I Octobre 2014 : 2 050,00 soit un taux horaire brut de base : 13,52 (2 050/151,67) 2. Part variable I L employeur s engage à maintenir les éléments variables suivants, perçus au cours des 12 derniers mois d activité : Juin : 1 000,00 ( = 0,549 ) 12 x 151,67 Novembre : 2 050,00 ( = 1,126 ) 12 x 151,67 L ensemble des éléments variables sont pris en compte au prorata des heures d absences au poste de travail (CIF à temps plein). Taux horaire brut de référence 3 THBR : 15,195 Taux horaire brut des éléments variables Total = 1, 675 TEXTES DE RÉFÉRENCE I Article L du Code du travail I Article 71 ANI du 5 octobre 2009 I Article 2-34 étendu ANI I Décision CA FPSPP du 9 septembre 2015 LIEN EXTERNE ET PDF 8 I

9 RETOUR AU SOMMAIRE Détermination du taux de prise en charge de la rémunération de référence FICHE 2 Que dit la règle? Le taux de prise en charge de la rémunération de référence est déterminé en fonction des deux éléments suivants : le SMIC horaire brut la durée de prise en charge de la rémunération 3 Pour un CIF dont la durée de l autorisation d absence délivrée par l employeur et ouvrant droit à prise en charge de l OPACIF est inférieure ou égale à un an ou heures, la rémunération de référence est calculée de la manière suivante : rémunération horaire de référence inférieure ou égale à 2 SMIC : Taux de prise en charge de la rémunération horaire de référence à 100 % ; rémunération horaire de référence supérieure à 2 SMIC : Taux de prise en charge de la rémunération horaire de référence à 90 % pour l ensemble des actions de, avec plancher à 2 SMIC. 3 Pour un CIF dont la durée de l autorisation d absence délivrée par l employeur et ouvrant droit à prise en charge de l OPACIF est supérieure à un an ou heures, la rémunération de référence est calculée de la manière suivante : Pour la première année ou les premières heures : taux de prise en charge de la rémunération horaire de référence identique aux pourcentages de référence indiqués ci-dessus Pour la/les années suivantes ou à partir de la ème heure rémunération horaire de référence inférieure ou égale à 2 SMIC : Taux de prise en charge de la rémunération horaire de référence à 100 % ; rémunération horaire de référence supérieure à 2 SMIC : Taux de prise en charge de la rémunération horaire de référence à 60 % pour l ensemble des actions de, avec plancher à 2 SMIC. Et en pratique? 1. Appréciation du SMIC Pour l application de la présente règle, vous devez retenir : 3 le Salaire Minimum Interprofessionnel de Croissance horaire brut défini par le code du travail. En aucun cas, ne sont retenus les salaires minimum conventionnels fixés dans le cadre de conventions ou d accords collectifs de branche et ce, quelle que soit la branche d activité dont relève le salarié. REPÈRES I Le SMIC est un salaire horaire brut, revalorisé au moins une fois par an, au 1 er janvier. I Au 1 er janvier 2015, le SMIC est égal à 9,61 / heure. Soit 2 SMIC = 19,22. I La durée mensuelle du travail à temps complet est égale à 151,67 h (35 h x 52 semaines /12 mois). GUIDE DES RÈGLES DE PRISE EN CHARGE I NOVEMBRE 2015 I 9

10 FICHE 2 REPÈRE Pour obtenir une définition du CIF continu ou discontinu, consultez la fiche Appréciation de la durée maximale de prise en charge de la rémunération La durée maximale de la prise en charge de la rémunération est déterminée selon un plafond de prise en charge : 3 un an calendaire (de date à date) pour un CIF continu et à temps plein Ainsi, la prise en charge du salarié en CIF ayant débuté sa le 10 octobre d une année s interrompt le 09 octobre de l année suivante heures de pour un CIF discontinu et/ou à temps partiel NB : La prise en charge est plafonnée à 1 an calendaire ou heures de à défaut d accord de branche ou d accord conclu entre le FONGECIF/FAF.TT et l Etat, la région ou un OPCA prévoyant le financement de CIF d une durée supérieure. EXEMPLES Exemple 1 I Maintien de la rémunération de référence à 100 % Monsieur X travaille à temps complet, soit 151,67 h/mois. Dans le cadre d un CIF, Il suit une de 9 mois à temps plein : h = h en centre h de stage en entreprise. Il perçoit un salaire mensuel brut moyen de 2 275, soit un salaire horaire de 15 (2 275 /151,67 h) inférieur à 2 SMIC (19,22 ) Sa rémunération est donc prise en charge à 100 %. 3 La totalité de sa rémunération est donc couverte pendant toute la durée de la. Exemple 2 I Taux de prise en charge à 90 % avec plancher de 2 SMIC Madame Y travaille à temps complet, soit 151,67 h/mois. Dans le cadre d un CIF, elle suit une de 9 mois à temps plein : h = h en centre h de stage en entreprise. Elle perçoit un salaire mensuel brut moyen de 3 033,40, soit un salaire horaire de 20 (3033,40 /151,67 h) supérieur à 2 SMIC. La prise en charge se calcule ainsi : 20 x 90 % = Ce montant étant inférieur à 2 SMIC, la prise en charge se fait à hauteur de 2 SMIC soit (pour 2015) 19,22. TEXTES DE RÉFÉRENCE I Articles L et L du Code du travail I Articles 2-30 et 2-34 étendus ANI du 5 décembre 2003 I Articles 66, 67 et 71 de l ANI du 5 octobre 2009 I Décision CA FPSPP du 14 mai 2014 LIEN EXTERNE ET PDF 10 I

11 RETOUR AU SOMMAIRE Calcul du temps d absence ou de donnant lieu à prise en charge FICHE 3 Le calcul de la durée et du montant de la prise en charge de la rémunération varie suivant que le CIF est continu et à temps plein, continu et à temps partiel ou discontinu. Quelle que soit la forme de réalisation du CIF (temps plein, temps partiel ou discontinu), la durée de ce dernier est celle nécessaire à la, compte tenu du calendrier établi par le prestataire de, et, le cas échéant, du temps de trajet nécessaire. Lorsque le FONGECIF / FAF.TT constate, soit qu un calendrier précis de l action de fait défaut, soit qu il existe un décalage entre la durée du congé individuel de dont la prise en charge est demandée et le temps nécessaire à la réalisation de l action de, il retourne le dossier au salarié en demandant des pièces complémentaires. A. Prise en charge des dépenses afférentes aux congés individuels de continus et à temps plein Que dit la règle? 1. Définition du CIF continu et à temps plein Le congé individuel de est dit continu et à temps plein soit : lorsque le temps d absence est égal à la durée hebdomadaire de travail à laquelle est habituellement soumis le salarié ; lorsque la durée hebdomadaire de la est au moins égale à 30 heures, le salarié ne reprenant pas son travail pendant la partie de la semaine durant laquelle il n est pas en ; lorsque la durée hebdomadaire de la est au moins égale à 85 % de la durée hebdomadaire habituelle de travail du salarié à temps partiel, ce dernier ne reprenant pas son travail pendant la partie de la semaine durant laquelle il n est pas en. 2. Calcul de la rémunération prise en charge La rémunération prise en charge est calculée en appliquant le pourcentage de prise en charge, défini à la fiche n 2, à la rémunération de référence (définie à la fiche 1) déterminée sur la base de la durée hebdomadaire habituelle de travail du salarié. Toute absence, même justifiée, du stagiaire en, ainsi que toute période d interruption de l action de prévue par le prestataire de entraîne une retenue sur la prise en charge de la rémunération. Toutefois, il n est pas opéré de retenue dans l hypothèse exclusive où l action de est interrompue du fait de la survenance de jours fériés. 3. Durée maximale de prise en charge de la rémunération La durée maximale de la prise en charge est d un an calendaire, sauf en cas d accord de branche, ou d accord conclu entre les OPACIF et l État, la région ou un OPCA prévoyant le financement de congés d'une durée supérieure. GUIDE DES RÈGLES DE PRISE EN CHARGE I NOVEMBRE 2015 I 11

12 FICHE 3 Et en pratique? Pour l application de la présente règle, vous devez apprécier la durée hebdomadaire de la pour l ensemble du CIF - le cas échéant la durée hebdomadaire moyenne en l hypothèse d un CIF continu sur plusieurs semaines avec changement de la durée hebdomadaire de la - quel que soit son rythme pédagogique hebdomadaire et sans rechercher une corrélation entre les heures habituellement travaillées par le salarié et les heures prévues pour le déroulement de la. Toutefois, en cas d absence totale de superposition entre ces dernières, la présente règle ne s applique pas dès lors qu il s agirait d une se déroulant en dehors du temps de travail. Exemple : les travailleurs de nuit dont les heures de se déroulent en journée sauf à obtenir de leur employeur un aménagement conventionnel de leurs horaires de travail antérieurement à leur demande de prise en charge de congé individuel de. CONTRAT DE TRAVAIL À TEMPS PLEIN CIF TEMPS PLEIN (prise en charge) Durée du travail 35 h Formation 35 h Durée de prise en charge de la rémunération 35 h Durée du travail 35 h Formation 30 h Durée de prise en charge de la rémunération 35 h CONTRAT DE TRAVAIL À TEMPS PARTIEL CIF TEMPS PLEIN (prise en charge) Durée du travail 20 h Formation 20 h Durée de prise en charge de la rémunération 20 h Durée du travail 20 h Formation 25 h Durée de prise en charge de la rémunération 20 h Durée du travail 20 h Formation 17 h 85 % Durée de prise en charge de la rémunération 20 h Le salarié ne reprend pas son travail en dehors de la. 12 I

13 RETOUR AU SOMMAIRE EXEMPLES Exemple 1 I Monsieur X travaille du lundi au jeudi sur une durée hebdomadaire de travail de 35 heures. La se déroule du mercredi au samedi ; sa durée hebdomadaire est de 30 heures. Il ne reprend pas le travail le lundi et le mardi. Toutefois, la durée hebdomadaire de la étant de 30 heures, le CIF est dit à temps plein. Exemple 2 I Monsieur X travaille du lundi au jeudi sur une durée hebdomadaire de travail de 20 heures. La se déroule du jeudi au samedi ; sa durée hebdomadaire est de 17 heures. Il ne reprend pas le travail du lundi au mercredi. Toutefois, la durée hebdomadaire de la correspondant à 85 % de son temps de travail, le CIF est dit à temps plein. B. Prise en charge des dépenses afférentes aux congés individuels de continus et à temps partiel Que dit la règle? 1. Définition du CIF continu et à temps partiel Le congé de est dit continu et à temps partiel, soit : lorsqu il a été accordé pour une durée inférieure à la durée hebdomadaire habituelle de travail du salarié ; lorsque la durée hebdomadaire de la est inférieure à 30 heures et que, sauf accord contraire avec son employeur, le salarié reprend son travail pendant la partie de la semaine durant laquelle il n est pas en ; lorsque la durée hebdomadaire de la est inférieure à 85 % de la durée hebdomadaire habituelle de travail du salarié à temps partiel, et que, sauf accord contraire avec son employeur, le salarié reprend son travail pendant la partie de la semaine durant laquelle il n est pas en. 2. Calcul de la rémunération prise en charge La rémunération prise en charge est calculée en appliquant le pourcentage de prise en charge, défini à la fiche n 2, à la rémunération de référence (définie à la fiche 1) versée : pendant la durée de l autorisation d absence pour le 1 er cas, pendant la durée de la pour les 2 ème et 3 ème cas. Toute absence, même justifiée, du stagiaire en, ainsi que toute période d interruption de l action de prévue par le prestataire de entraîne une retenue sur la prise en charge de la rémunération. Toutefois, il n est pas opéré de retenue dans l hypothèse exclusive où l action de est interrompue du fait de la survenance de jours fériés. 3. Durée maximale de prise en charge de la rémunération La durée maximale de la prise en charge est de heures de, sauf en cas d accord de branche, ou d accord conclu entre les OPACIF et l État, la région ou un OPCA prévoyant le financement de congés d une durée supérieure. GUIDE DES RÈGLES DE PRISE EN CHARGE I NOVEMBRE 2015 I 13

14 FICHE 3 Et en pratique? Pour l application de la présente règle, vous devez apprécier la durée hebdomadaire de la pour l ensemble du CIF - le cas échéant la durée hebdomadaire moyenne en l hypothèse d un CIF continu sur plusieurs semaines avec changement de la durée hebdomadaire de la - quel que soit son rythme pédagogique hebdomadaire et sans rechercher une corrélation entre les heures habituellement travaillées par le salarié et les heures prévues pour le déroulement de la. Toutefois, en cas d absence totale de superposition entre ces dernières, la présente règle ne s applique pas des lors qu il s agirait d une se déroulant en dehors du temps de travail. (cf. exemple précédent). CONTRAT DE TRAVAIL À TEMPS PLEIN OU À TEMPS PARTIEL CIF TEMPS PARTIEL (prise en charge) Durée du travail 35 h Formation 25 h avec période de reprise du travail, sauf accord contraire avec l employeur Durée de prise en charge de la rémunération 25 h Durée du travail 30 h (6 h/j) Autorisation d absence = 18 h 24 h sur trois jours travaillés avec période de reprise du travail Durée de prise en charge de la rémunération 18 h Durée du travail 25 h Formation 20 h avec période de reprise du travail, sauf accord contraire avec l employeur < 85 % Durée de prise en charge de la rémunération 20 h C. Prise en charge des dépenses afférentes aux congés individuels de discontinus Que dit la règle? 1. Définition du terme «discontinu» Le congé individuel de est dit discontinu lorsqu il est accordé pour une action de constituée de plusieurs séquences, sessions ou modules alternant avec des périodes de reprise de travail (ou tout autre suspension du CIF) d une durée minimale d une semaine calendaire (du lundi au dimanche), elles-mêmes non liées à la fermeture de l organisme de. DISCONTINU Formation Retour entreprise Formation OF fermé Formation Septembre Octobre Toussaint Novembre Décembre Noël Janvier Formation OF fermé Formation OF fermé Formation CONTINU 14 I

15 RETOUR AU SOMMAIRE 2. Calcul de la rémunération prise en charge Chacune des périodes du congé individuel de correspondant aux différentes composantes de l action de pouvant être à temps plein ou à temps partiel, le caractère à temps plein ou à temps partiel s apprécie globalement par période. Par période, il convient de considérer chaque séquence, session ou module alternant avec des périodes de reprise de travail (ou tout autre suspension du CIF), elles-mêmes non liées à la fermeture de l organisme de. Les modalités de calcul de la rémunération prise en charge sont déterminées pour chaque période en fonction des règles définies ci-dessus pour les congés individuels de à temps plein ou à temps partiel. 3. Durée maximale de prise en charge de la rémunération La durée maximale de la prise en charge est de heures de, sauf en cas d accord de branche, ou d accord conclu entre les OPACIF et l État, la région ou un OPCA prévoyant le financement de congés d une durée supérieure. Et en pratique? SEMAINE Nombre d heures de Séquences Séquence Périodes Période Moyenne d heures de par période Nombre d heures de rémunération prises en charge Moyenne : 30 h Base de PCH : 35 h 35 h 28 h h n Interruption de la pour raisons pédagogiques, avec ou sans retour en entreprise n Fermeture de l organisme de EXEMPLE Madame Y travaille à temps complet, soit 151,67 h/mois. Dans le cadre d un CIF, elle suit une de 26 semaines composée de 6 séquences d une durée variable. Lorsque deux séquences sont séparées par une interruption de la pour raisons pédagogiques, ces dernières constituent deux périodes (exemple : séquences 1 et 2) ; Lorsque deux séquences sont séparées par une interruption de la pour fermeture de l organisme de, ces dernières constituent une période unique (exemple : séquences 3 et 4). Le caractère à temps plein ou à temps partiel de la période s apprécie ensuite globalement pour la période considérée : Exemple I Pour la période 1, une moyenne de 30 h de conduit à une prise en charge de la rémunération à taux plein ; Pour la période 3, une moyenne de 28 h 30 conduit à une prise en charge de la rémunération à temps partiel, donc à hauteur des heures de exclusivement (soit par exemple 30 h pour la semaine 18). LIEN EXTERNE ET PDF TEXTES DE RÉFÉRENCE I Articles L et L du Code du travail I Articles 2-17, 2-30 et 2-34 étendus ANI du 5 décembre 2003 I Articles 55, 66, 67 et 71 de l ANI du 5 octobre 2009 I Décision CA du FPSPP du 16 septembre 2014 GUIDE DES RÈGLES DE PRISE EN CHARGE I NOVEMBRE 2015 I 15

16 FICHE 4 Prise en charge des périodes de stage en entreprise Que dit la règle? La demande de prise en charge d un CIF peut prévoir l accomplissement, par le salarié, d une période de stage en entreprise lorsque celle-ci a pour objet l acquisition de connaissances de base nécessaires à la. La période de stage en entreprise doit être réalisée dans une entreprise ou un établissement qui n est pas celle ou celui qui emploie le salarié ayant fait la demande de prise en charge. La durée de la prise en charge des périodes en entreprise est égale à 100 % lorsque la période est accomplie en vue de l obtention d une certification, soit enregistrée dans le répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) prévu à l article L du Code de l éducation, soit ouvrant droit à un certificat de qualification professionnelle, soit reconnue dans les classifications d une convention collective nationale de branche, et revêt donc, à ce titre, un caractère obligatoire. Dans les autres situations, la durée de la prise en charge de ces périodes est égale à la durée réelle, dans la limite de 30 % de la durée des enseignements qui constituent le cycle pédagogique. Par durée d enseignements qui constituent le cycle pédagogique, il faut entendre la combinaison d une théorique et pratique en centre de, assurée par le prestataire de. La durée minimale obligatoire de la période de stage en entreprise est déterminée par un référentiel de. Et en pratique? Les demandes de prise en charge des salariés au titre d un congé individuel de peuvent ne pas prévoir l accomplissement, par le salarié, d une période en entreprise. Seules les périodes de stage en entreprise ayant pour objet l acquisition de connaissances de base nécessaires à la peuvent, en revanche, être prévues dans les demandes de prise en charge des salariés. La période en entreprise doit être réalisée dans une entreprise ou un établissement différent de celle ou celui qui emploie le salarié ayant fait la demande de prise en charge. Un contrat de prestation de services ou une convention de stage indiquant notamment la durée, les objectifs pédagogiques et les modalités d organisation de la période dont celles relatives au contrôle de l assiduité du stagiaire, doit être passé entre le prestataire de et l entreprise qui accueille le salarié au titre de son congé individuel de. 16 I

17 RETOUR AU SOMMAIRE La durée de la prise en charge des périodes de stage en entreprise est fixée comme suit : Prise en charge à hauteur de la durée réelle (100 %) dans la limite de la durée minimale obligatoire de la période de stage pratique en entreprise Prise en charge à hauteur de la durée réelle (100 %) dans la limite de la durée minimale obligatoire de la période de stage pratique en entreprise et de 30 % des enseignements du cycle pédagogique Pas de prise en charge SI LA FORMATION VISE I Une qualification enregistrée au RNCP I Une qualification ouvrant droit à un CQP ou un CQPI I Une qualification reconnue dans les classifications d une CCN de branche Toute autre situation que celles prévues ci-contre SI LA PÉRIODE DE STAGE S EFFECTUE Dans l établissement ou l entreprise dans lequel ou laquelle exerce le salarié Un référentiel, commun aux FONGECIF va être constitué. Il permettra d obtenir des ins fiables concernant les durées minimales obligatoires des stages pratiques. Dans l attente, si la durée n est pas explicitement connue, un document probant attestant de la durée minimale obligatoire de la période de stage pratique en entreprise (référentiel notamment) doit être produit par l organisme de. EXEMPLE Un salarié en CDI suit une non qualifiante/certifiante se découpant de la façon suivante : I Formation théorique + pratique en centre : 800 heures I Période de stage en entreprise : 600 heures I Formation totale : heures La durée de la période de stage en entreprise est supérieure à 30 % de la durée des enseignements qui constituent le cycle pédagogique ( = 75 %). Calcul de la durée de stage prise en charge égale à 30 % : 800 x 30/100 = La rémunération sera donc prise en charge sur la base de heures ( ). Réel Quotité prise en charge Formation théorique Stage pratique Formation totale TEXTES DE RÉFÉRENCE I Article L du Code du travail I Articles 2-16, 2-17, 2-30 et 2-34 étendus ANI du 5 décembre 2003 I Décision CA du FPSPP du 16 septembre 2014 LIEN EXTERNE ET PDF I Décision CA du FPSPP du 11 février 2015 GUIDE DES RÈGLES DE PRISE EN CHARGE I NOVEMBRE 2015 I 17

18 2. Les annexes à la rémunération Les annexes à la rémunération sont composées des charges sociales patronales (fiche 5), des congés payés générés par le CIF (fiche 6) et le cas échéant, de l indemnité de fin de contrat du salarié recruté par CDD pour remplacer un salarié parti en CIF, dans une entreprise de moins de 50 salariés (fiche 7). FICHE 5 Détermination des charges sociales patronales Que dit la règle? Le remboursement intégral des charges sociales patronales est dû à l employeur par le FONGECIF / FAF.TT. Il doit être déterminé sur la base des documents émis par l employeur pour l ensemble des cotisations sociales patronales légales et conventionnelles assises sur la rémunération de référence. Il appartiendra à l employeur de produire un justificatif des charges sociales patronales versées si le bulletin de salaire ne les mentionne pas exhaustivement. Par analogie avec la règle définie pour la prise en charge de la rémunération de référence, la détermination des charges sociales patronales à prendre en charge est réalisée comme suit : 3 1 ère modalité : la rémunération de référence ne comprend pas d éléments variables Le taux des charges sociales patronales dues à l employeur est calculé sur la base du dernier bulletin de salaire produit pour l instruction précédant l engagement du coût du dossier en Commission Paritaire, mis en cohérence avec un bulletin de salaire antérieur et le cas échéant avec le document récapitulatif de l employeur identifiant les charges sociales n apparaissant pas sur un bulletin de salaire. En l hypothèse d une absence de longue durée (ex. : maladie, congé parental...) sans réintégration du poste de travail avant l instruction de la demande de prise en charge, le taux des charges sociales patronales dues à l employeur est calculé sur la base du déclaratif contractualisé de l employeur, le cas échéant avec le document récapitulatif de l employeur identifiant les charges sociales patronales n apparaissant pas sur un bulletin de salaire. 3 2 ème modalité : la rémunération de référence comprend des éléments variables Le taux des charges sociales patronales dues à l employeur est déterminé sur la base du déclaratif contractualisé de l employeur, le cas échéant avec le document récapitulatif de l employeur identifiant les charges sociales patronales n apparaissant pas sur un bulletin de salaire. 18 I

19 RETOUR AU SOMMAIRE Et en pratique? Calcul des charges sociales patronales Vous devez calculer les charges sociales patronales dues à l employeur comme suit : si la rémunération ne comprend pas d éléments variables : vous calculez les charges sociales patronales sur la base du dernier bulletin de salaire produit pour l instruction, mis en cohérence avec un bulletin de salaire antérieur et le cas échéant avec le document récapitulatif de l employeur identifiant les charges sociales patronales n apparaissant pas sur un bulletin de salaire. si la rémunération comprend des éléments variables : vous calculez les charges sociales patronales sur la base du déclaratif de l employeur, le cas échéant avec le document récapitulatif de l employeur identifiant les charges sociales patronales n apparaissant pas sur un bulletin de salaire. NOTA BENE Le remboursement des charges sociales patronales sera effectué sur la base du taux contractualisé avec l employeur. Toutefois, s il est constaté un taux de charges sociales patronales inférieur à celui contractualisé, le remboursement se fera au taux de charges sociales patronales réel. Par ailleurs, le taux de charges sociales patronales devra être révisé annuellement pour tenir compte des augmentations légales et/ou conventionnelles collectives sur demande de l employeur. Pour ce faire, vous devez effectuer le calcul au moyen des pièces suivantes : le dossier de demande de prise en charge au sein duquel l employeur déclare le taux de charges sociales patronales qui lui est applicable. Par ailleurs, l'employeur s'engage sur le maintien ou non de la réduction Fillon pendant le CIF. En cas de maintien de la réduction Fillon pendant le CIF, l employeur doit fournir un justificatif des taux de charges si cette dernière n apparaît pas sur un des bulletins de salaire fournis. la copie du dernier bulletin de salaire (si la rémunération ne comprend pas d éléments variables). Le taux de charges sociales patronales ainsi déterminé est contractualisé avec l employeur dans les modalités prévues au sein de la fiche 8 «Contractualisation». Le taux «accident du travail» applicable Le FONGECIF / FAF.TT doit rappeler dans ses documents à destination des entreprises que : pour les salariés, le taux «accident du travail» applicable durant la est celui appliqué par l entreprise ; pour in (voir fiche 19), pour les stagiaires de la en CIF-CDD, le taux «accident du travail» applicable est le taux spécifique - code risque 85.3HA - aux stagiaires de la professionnelle continue. GUIDE DES RÈGLES DE PRISE EN CHARGE I NOVEMBRE 2015 I 19

20 FICHE 5 Exemples de charges sociales patronales légales Nature des contributions Taux Base de calcul mensuelle Recouvrement Part employeur Part salarié CSG 7,50 % CRDS 0,50 % Sécurité sociale (1) 98,25 % salaire total dans la limite de Totalité du salaire au-delà de ,25 % salaire total dans la limite de Totalité du salaire au-delà de URSSAF URSSAF Contribution solidarité autonomie 0,30 % - Salaire total URSSAF Assurance maladie 12,80 % 0,75 % Salaire total URSSAF Assurance vieillesse plafonnée 8,50 % 6,85 % De 1 à URSSAF Assurance vieillesse déplafonnée 1,80 % 0,30 % Salaire total URSSAF Allocations familiales 5,25 % Salaire total URSSAF Accidents du travail Variable - Salaire total URSSAF Aide au logement (moins de 20 salariés) 0,10 % - De 1 à URSSAF Supplément entreprise de 20 salariés et plus (FNAL) 0,40 % 0,50 % - - De 1 à Au-delà de URSSAF Assurance chômage Cotisation chômage 4 % 2,40 % De 1 à URSSAF Fonds de garantie des salaires (AGS) 0,30 % - De 1 à URSSAF Retraite complémentaire AGFF Cadres et non cadres - Tranche 1 1,20 % 0,80 % De 1 à AGIRC/ARR Cadres et non cadres - Tranche 2 1,30 % 0,90 % De à ARRCO APEC (cadres seulement) 0,036 % 0,024 % De 1 à AGIRC Non-cadres - Tranche 1 4,65 % 3,10 % De 1 à ARRCO Non-cadres - Tranche 2 12,15 % 8,10 % De à ARRCO Cadres - Tranche A 4,65 % 3,10 % De 1 à ARRCO Cadres - Tranche B 12,75 % 7,80 % De à AGIRC Cadres - Tranche C (20,55 %) Répartition libre De à AGIRC CET 0,22 % 0,13 % De 1 à AGIRC Assurance décès 1,50 % - De 1 à AGIRC Formation professionnelle Entreprise de moins de 10 salariés 0,55 % - Masse salariale OPCA ou Trésor Public Entreprise de 10 salariés ou plus 1 % - Masse salariale OPCA et sous conditions limitatives : s des salariés de l entreprise Entreprise avec CDD (dit CIF-CDD) 1 % - Salaire CDD OPCA ou Trésor Public 20 I

21 RETOUR AU SOMMAIRE Exemples de charges sociales patronales légales (suite) Nature des contributions Part employeur Part salarié Autres taxes et participations Taxe d apprentissage 0,50 % - Masse salariale Organisme collecteur Contribution au développement de l apprentissage Taux Base de calcul mensuelle Recouvrement 0,18 % - Masse salariale Organisme collecteur Contribution supplémentaire à l apprentissage (entreprises de 250 salariés et plus, sous conditions) 0,10 % - Masse salariale Organisme collecteur Taxe sur les salaires 4,25 % 8,50 % 13,60 % 20 % De 0 à 7666 De 7666 à De à Au-delà de Service des impôts des entreprises Versement transport (entreprises de plus de 9 salariés) Variable - Salaire total URSSAF Participation à l effort de construction (entreprises de 20 salariés et plus) 0,45 % - Masse salariale Organisme collecteur ou, sous conditions, investissements directs Exemples de charges sociales patronales conventionnelles soumises à cotisation Nature des contributions conventionnelles Mutuelle Ticket Restaurant LIEN EXTERNE ET PDF TEXTES DE RÉFÉRENCE I Article L du Code du travail I Article 2-35 étendu ANI du 5 décembre 2003 I Article 72 de l ANI du 5 octobre 2009 I Décision CA du FPSPP du 9 septembre 2015 GUIDE DES RÈGLES DE PRISE EN CHARGE I NOVEMBRE 2015 I 21

22 FICHE 6 Prise en charge des congés payés générés par le CIF Que dit la règle? La durée du CIF ne peut être imputée sur la durée du congé payé annuel. Ce congé est assimilé à une période de travail pour la détermination des droits des salariés en matière de congé payé annuel dans leur entreprise. Les congés payés générés par le CIF sont pris en charge par le FONGECIF / FAF.TT à hauteur d un forfait équivalent à 10 % de la rémunération CIF, hors charges sociales patronales. Et en pratique? Ce pourcentage est ajouté au taux horaire brut du salaire hors charges sociales patronales. Il est plafonné à 10 %, quel que soit le secteur d activité. EXEMPLE Monsieur X travaille à temps complet, soit 151,67 h/mois. Il perçoit un salaire mensuel brut moyen de 2 275, soit un salaire horaire de 15 (2 275 / 151,67 h) Le taux horaire brut à prendre en compte sera : % soit 16,50 Attention : ce versement ne peut s assimiler au versement d une indemnité compensatrice de congés payés, le salarié ne pouvant renoncer par anticipation à l exercice d un droit. TEXTES DE RÉFÉRENCE I Articles L et L du Code du travail I Décision CA du FPSPP du 14 mai 2014 LIEN EXTERNE ET PDF 22 I

23 RETOUR AU SOMMAIRE Détermination de l Indemnité de Fin de Contrat (IFC) du salarié remplaçant le salarié en CIF dans les entreprises de moins de 50 salariés FICHE 7 Que dit la règle? Le versement opéré au titre du congé individuel de peut être utilisé pour financer le remboursement, aux employeurs de moins de cinquante salariés, de tout ou partie de l indemnité brute de fin de contrat versée au salarié recruté par contrat à durée déterminée pour remplacer un salarié parti en congé individuel de. Le FONGECIF / FAF.TT prend en charge 100 % de l indemnité brute de fin de contrat sur demande de l employeur, dans la limite de 10 % de la rémunération CIF totale (hors congés payés et charges sociales patronales). Et en pratique? L entreprise désireuse de se faire rembourser l indemnité brute de fin de contrat du remplaçant du salarié en congé individuel de doit en faire la demande écrite auprès du FONGECIF / FAF.TT. Le FONGECIF / FAF.TT procède au paiement de l intégralité de l indemnité brute de fin de contrat considérée sur production du bulletin de salaire de l ex salarié en CDD faisant apparaître l IFC dans un délai maximum de 3 mois suivant le terme du CIF. L appréciation de la condition d effectif de l entreprise s effectue au jour du démarrage du CIF. Le FONGECIF / FAF.TT doit informer les entreprises de cette possibilité. L ensemble des éléments précités sont précisés dans la convention. LIEN EXTERNE ET PDF TEXTES DE RÉFÉRENCE I Articles L , L6333-4, 3 et L du Code du travail I Décision CA du FPSPP du 19 mars 2014 GUIDE DES RÈGLES DE PRISE EN CHARGE I NOVEMBRE 2015 I 23

24 B. La contractualisation Afin de sécuriser le lien entre instruction et remboursement et la relation employeur / salarié / OPACIF, il est impératif pour le FONGECIF / FAF.TT de contractualiser dans le cadre d une convention tripartite. FICHE 8 Contractualisation dans le cadre d une convention tripartite FONGECIF/Salarié/Employeur Que dit la règle? La contractualisation porte sur les éléments suivants : La durée de la prise en charge au titre du congé individuel de La rémunération horaire brute de référence (taux horaire brut de référence) en distinguant le montant relatif à la part fixe et le montant relatif à la part des éléments variables de rémunération Le taux de prise en charge de la rémunération horaire brute de référence (100 % ou 90 % avec plancher à 2 SMIC) Les modalités de prise en charge de la période de stage en entreprises Le nombre total d heures d absence ou de ouvrant droit à prise en charge du FONGECIF / FAF.TT L engagement global maximal au titre de la rémunération salariale brute, des charges sociales patronales et des frais annexes et du coût de la Le taux de charges sociales patronales pris en charge Pour en savoir plus, reportez-vous à la fiche «détermination des charges sociales patronales» 3 Le maintien ou non de la réduction Fillon pendant le CIF, ainsi que le taux applicable Le forfait de prise en charge des congés payés générés par le CIF (10 %) Les situations de révision de la rémunération et des charges sociales patronales 24 I

25 RETOUR AU SOMMAIRE 3 Le principe de l avance de la rémunération par l employeur pendant le CIF Les conditions de remboursement du FONGECIF / FAF.TT (bulletin de salaire, attestation de présence et/ou émargement) Les obligations d in incombant au salarié et à l employeur (incidences diverses en cours de CIF (absence non justifiée en, abandon du CIF, maladie, maternité, rupture du contrat, autres...)) Les conditions de prise en charge (assiduité du salarié et ses conséquences sur la minoration de la rémunération de référence effectivement remboursée à l employeur) Les pièces à conserver en cas de contrôle L in sur la prise en charge de l indemnité brute de fin de contrat du remplaçant du salarié parti en CIF, dans les entreprises de moins de 50 salariés, avec mention du plafond de prise en charge à hauteur de 10 % de la rémunération CIF Le principe de la participation du Fonds Social Européen et la garantie de l absence de plusieurs cofinancements sur une même assiette 3 Les conséquences en cas de manquement des parties à leurs obligations En prévention d éventuels contentieux, la résolution amiable préalable obligatoire et la clause attributive de compétence juridictionnelle La durée de la convention et date d effet Et en pratique? Un modèle de convention type à l ensemble des FONGECIF a vocation à être intégré dans le système d ins afin de contractualiser. GUIDE DES RÈGLES DE PRISE EN CHARGE I NOVEMBRE 2015 I 25

26 C. Les frais pédagogiques et les frais annexes Le FONGECIF / FAF.TT peut dans certains cas participer en tout ou partie aux frais liés au déroulement de la du salarié tels que les coûts pédagogiques (fiche 9), les frais annexes et les frais de garde d enfants (fiche 10). FICHE 9 Prise en charge financière des coûts pédagogiques Que dit la règle? Le FONGECIF / FAF.TT assure la prise en charge de tout ou partie des dépenses afférentes aux coûts pédagogiques durant la période (théorie + pratique en centre de ). Le montant de la prise charge varie en fonction de la rémunération financée pendant le CIF selon trois critères A, B et C. Ces 3 critères s appliquent dans l ordre chronologique (A puis B puis C) et les seuils de rémunération sont appréciés en fonction de la rémunération brute horaire prise en charge par le FONGECIF / FAF.TT. Il est précisé que les frais d inscription sont exclus de la prise en charge du FONGECIF / FAF.TT. Critère Rémunération brute horaire prise en charge Seuil de rémunération A Inférieure ou égale à 2 SMIC brut Prise en charge totale dans la limite des plafonds B et C ci-dessous définis : pas de laissé à charge dans la limite des plafonds ci-dessous définis. Supérieure à 2 SMIC brut mais inférieure à 3 SMIC brut Prise en charge partielle dans la limite des plafonds ci-dessous définis : laissé à charge de 5 % de la rémunération brute pris en charge par le FONGECIF / FAF.TT. B C Supérieure à 3 SMIC brut Prise en charge partielle dans la limite des plafonds ci-dessous définis : laissé à charge de 10 % de la rémunération brute pris en charge par le FONGECIF / FAF.TT. Plafond général de prise en charge des coûts pédagogiques : HT soit TTC Plafond horaire de prise en charge des coûts pédagogiques : 27,45 HT soit 32,94 TTC 26 I