Gestion des alertes entretiens

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1 Gestion des alertes entretiens

2 Sommaire 1. Création/Modification des libellés d alertes entretiens 2. Paramétrage du kilométrage initial 3. Saisie des alertes entretiens 4. Suivi et gestion des alertes entretiens

3 Gestion des alertes entretiens 1. Création/Modification des libellés d alertes entretiens La plateforme de géolocalisation Mapping Control vous permet naturellement de savoir où sont vos véhicules ou vos collaborateurs en consultant l'interface appropriée. Elle vous permet aussi de connaître les trajets réalisés par les véhicules de votre flotte. Au-delà de ces fonctions, vous pouvez être averti par un tableau récapitulatif des entretiens ou de tout autre évènement planifié qui concerne le véhicule. C'est le but des alertes entretiens. La première étape dans la gestion des alertes entretiens, consiste à les définir par les libellés que vous entendez leur donner. Pour définir les libellés d alertes entretiens, connectez-vous en tant qu'administrateur sur la plate-forme Mapping Control. Une fois connecté sur la plateforme en mode superviseur et quelque soit l'endroit où vous vous trouvez, vous disposez tout en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur d'une icône vous permettant d'ouvrir une nouvelle fenêtre pour accéder à l'administration sans avoir besoin d'ouvrir un nouvel onglet ou de lancer un second navigateur. Si vous vous êtes connecté en mode administrateur, vous accédez directement aux fonctions d'administration. La fiche signalétique de votre entreprise est tout de suite accessible. Dans la section Libellés d'entretiens, saisir un (ou plusieurs) libellé(s) d'entretien. Notez que vous pouvez saisir jusqu'à 10 libellés d'entretien au maximum. Dès lors que le (ou les) libellé(s) sont saisis, cliquez sur le bouton Enregistrer (situé tout en bas à droite de la fenêtre). Tous les compte-rendus d'alerte entretien figurent par défaut dans un tableau accessible sur la plateforme en mode superviseur.

4 2. Paramétrage du kilométrage initial Toujours en étant connecté à l administration de votre plateforme, sélectionnez l item Traceurs puis sélectionnez le traceur à paramétrer. (Soit directement si aucun groupe n a été créé, soit en sélectionnant l item Tous traceurs pour un affichage global). Dès lors qu un traceur est sélectionné, descendez l ascenseur jusqu à la rubrique Alertes Entretiens. Notez que si le véhicule et son traceur de géolocalisation sont déjà en fonction, le compteur du traceur devrait d ores et déjà vous afficher une valeur. Afin de paramétrer correctement une alerte, il est fondamental d intégrer son mode de fonctionnement et calcul : Le kilométrage réel du véhicule est calculé par la plateforme Mapping Control, en additionnant d une part le kilométrage initial (A) (kilométrage au moment du démarrage du traceur) et le kilométrage décompté par le traceur (B). Ainsi, lors du paramétrage, vous devrez saisir le kilométrage initial (A) (troisième zone de saisie en partant du haut). Selon les cas décrits ci-dessous: - entrez le kilométrage affiché au compteur du véhicule (si le traceur n a pas encore démarré) - entrez le kilométrage affiché au compteur du véhicule diminué du compteur du traceur si ce dernier a déjà démarré lors de votre paramétrage (nb : vous trouverez le compteur du traceur à côté du titre de rubrique entretiens). Ainsi, logiquement, le kilométrage actuel calculé et affiché (A) + (B) doit être égal au kilométrage du compteur kilométrique au moment ou vous réalisez ce paramétrage. Répétez cette action pour tous les traceurs.

5 3. Saisie des alertes entretiens Dès lors que le kilométrage initial est correctement paramétré, vous pouvez paramétrer vos alertes entretiens. Un tableau résumant ces alertes (10 possibles) est disponible. La première colonne affiche les libellés que vous avez paramétrés dans l administration générale. Afin de paramétrer correctement les alertes, il convient d en distinguer les types disponibles : a. Alertes temporelles (la notion de temps sera prise en compte pour les décomptes et alertes) b. Alertes kilométriques (la notion de distance parcourue sera prise en compte pour les décomptes et alertes) Pour démarrer le paramétrage d une alerte, indiquez en premier lieu le mode de suivi et optez pour un suivi en kms ou en temps en cochant le choix correspondant. Il convient ensuite d indiquer les valeurs initiales de dernière intervention. Notez que dans le cas d alertes en mode temps, la saisie de la date sera indispensable, alors que dans le cas d alertes en mode kms, le kilométrage lors de l intervention sera alors indispensable (Vous pouvez renseigner les deux zones sans que cela ait un impact sur les calculs). L étape ou colonne suivante vous invite à saisir la périodicité d intervention ou d alerte. Il convient ici de renseigner le nombre de kms ou le temps (en jours) parcourus qui vont déclencher une alerte. Notez qu une alerte sera affichée et calculée de façon périodique, tenant compte des paramètres précédemment saisis. (Exemples : kms pour un changement de pneumatiques ou 730 jours pour un contrôle technique, etc )

6 L étape ou colonne suivante vous invite à saisir la durée ou la distance de pré-alerte. Il convient d indiquer ici à partir de combien de jours ou de kms en amont de la date d échéance une pré-alerte devra se déclencher. Enfin, la dernière colonne n a aucun impact sur les calculs et permet d indiquer le prestataire habituel pour cette intervention pour mémo. Afin de clarifier le fonctionnement de ce tableau, voici deux exemples : Cas d une alerte temporelle : Contrôle technique Mode de suivi : temps Dernier contrôle : 31/03/2008 Périodicité : 730 jours (2 ans) Pré-alerte : 30 jours La date d échéance est donc le 31/03/ Si nous sommes le 22/02/2010, le résumé d alerte affichera : dans 39 jours (la puce apparaît en vert car la date n est pas atteinte, et le seuil de pré-alerte non plus) - Si nous sommes le 22/03/2010, le résumé d alerte affichera : dans 9 jours (la puce apparaît en orange car la date n est pas atteinte, mais le seuil de pré-alerte 30 jours est atteint) - Si nous sommes le 22/04/2010, le résumé d alerte affichera : depuis 22 jours (la puce apparaît en rouge car la date est dépassée depuis 22 jours) Cas d une alerte kilométrique : Pneumatiques Mode de suivi : kms Dernier changement : kms Périodicité : kms Pré-alerte : 100 kms L échéance est donc à kms et la pré-alerte sera active dès kms

7 - Si le véhicule avait kms au compteur, le résumé d alerte afficherait : dans 4000 kms (la puce apparaît en vert car le kilométrage est en-deçà de 4000 kms par rapport à l alerte) - Si le véhicule avait kms au compteur, le résumé d alerte afficherait : dans 100 kms (la puce apparaît en orange car le kilométrage n est pas atteint, mais le seuil de pré-alerte 100 kms est atteint) - Si le véhicule avait kms au compteur, le résumé d alerte afficherait : depuis 200 kms (la puce apparaît en rouge car le kilométrage est dépassé depuis 200 kms) Ces deux exemples démontrent que dès lors que sont paramétrés les éléments de base, les calculs sont ainsi automatisés et vous donnent une vision synoptique et visuelle des alertes avérées ainsi que des pré-alertes.

8 4. Suivi et gestion des alertes entretiens Le tableau récapitulatif des alertes entretiens est consultable au sein de l'interface de supervision de la plateforme Mapping Control. Cliquez sur le menu Alertes et états puis sur le sous-menu Entretiens. Vous accédez au tableau de gestion des alertes d'entretiens. Le tableau et ses colonnes La première colonne indique l'immatriculation (ou l'appellation) du véhicule. La seconde colonne affiche trois kilométrages : - le kilométrage initial du véhicule tel qu'il a été saisi dans le champ Kilométrage initial (A) de la section Informations correspondant au véhicule dans l'interface d'administration, - le kilométrage réalisé par le véhicule depuis l activation du traceur de géolocalisation et mémorisé par celui-ci (B), - le kilométrage total actuel (somme du kilométrage tel qu'il a été saisi dans le champ Kilométrage initial (A) dans l'interface d'administration et du kilométrage réalisé depuis par le véhicule : (A + B). Les colonnes suivantes correspondent aux différentes alertes entretiens paramétrées. La mise à jour des interventions Les calculs d alertes entretiens nécessitent que soient indiqués les échéances, tant sur le plan temporel que sur le plan kilométrique. En effet, il convient d indiquer toute date ou kilométrage de nouvelle révision, ou changement de pneumatiques par exemple. Seule une gestion rigoureuse de l entrée de ces informations, permet un fonctionnement correct et optimal des alertes. Pour mettre à jour et renseigner une intervention concernant une alerte entretien, cliquez sur la puce (verte, orange ou rouge selon l'état) correspondante. Une nouvelle fenêtre apparaît :

9 Saisissez la date de l intervention (nb : la date du jour est renseignée par défaut. Saisir la bonne date si l intervention a eu lieu à un autre jour. Le champ peut être laissé vide dans le cadre d alertes kilométriques). Saisissez le kilométrage relevé au compteur du véhicule lors de la nouvelle intervention (Le champ peut être laissé vide dans le cadre d alertes temporelles). Cliquer sur le bouton Enregistrer. La fenêtre se referme et le tableau de gestion des alertes d'entretien s actualisera en fonction de ces nouvelles données.

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