LOCATION DE LA SALLE EMERAUDE

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1 LOCATION DE LA SALLE EMERAUDE Règlement d utilisation Plan de la salle Matériel disponible

2 REGLEMENT d UTILISATION de la SALLE EMERAUDE Extraits de l arrêté municipal du 10/12/2014 portant règlement d utilisation de la salle Emeraude Le présent document s impose à l ensemble des usagers : associations, traiteurs, particuliers, entreprises dès lors qu un contrat de location est signé. ARTICLE 1 CONTRAT Toute location fera l objet d un contrat écrit de location avec la Mairie indiquant : - la ou les salles réservées et les options retenues ; - la date et la durée de la location ; - l objet de l utilisation ; - une estimation du tarif de location sur la base des tarifs en vigueur à la signature du contrat, précisant que le tarif définitif sera celui applicable à la date d utilisation de la salle ; - le montant des arrhes demandé à la réservation le cas échéant ; - l approbation du présent règlement intérieur. Les tarifs de location et frais annexes sont fixés par délibération du Conseil Municipal. Ils sont facturés au tarif en vigueur au jour de la location (et non celui de la réservation). ARTICLE 2 ETAT DES LIEUX, REMISE DES CLES & CAUTION Un état des lieux d entrée et la remise des clés sont effectués par l agent communal avec le responsable de la location ou son représentant la veille ou le jour de la location. Une caution est mise en place pour les locations par les particuliers et les entreprises. Le chèque de caution est déposé à l agent communal contre remise des clés au moment de l état des lieux. L état des lieux de sortie est effectué par l agent communal avec la même personne qu à l état des lieux d entrée le jour de la location ou le lendemain. Les clés doivent être rendues à l agent communal à cette occasion. Si aucun problème n est constaté à l état des lieux de sortie, la caution est restituée directement. Si des frais doivent être retenus du fait de l état des lieux de sortie, la caution est retournée après acquittement de la facture correspondante. En cas de non paiement dans un délai de 30 jours suivant la notification de la facture, la caution est encaissée intégralement. Les services techniques peuvent être amenés à intervenir pour du nettoyage ou des réparations. Ces interventions seront facturées au temps réel passé, avec un minimum facturé d une heure. En cas d intervention d une entreprise extérieure, le coût intégral d intervention sera facturé. ARTICLE 3 CONSIGNES DE SECURITE Le responsable de la location s engage à prendre les mesures suivantes : - respecter les consignes de sécurité affichées et/ou reçues - vérifier que l ouverture des portes de sécurité n est pas entravée et est laissée libre à la circulation pendant la présence du public - utiliser pour la décoration des matériaux non inflammables : les bougies et l emploi de flamme nue sont strictement interdits. Pour les arbres de Noël, les guirlandes électriques devront répondre aux normes de sécurité en vigueur. - réserver aux personnes handicapées, les places les plus proches de l issue de secours la plus favorable à leur évacuation. ARTICLE 4 ENTRETIEN & REMISE EN ETAT DE LA SALLE Après chaque utilisation, les locaux utilisés doivent être rangés (tables et chaises rangées propres dans le local et pour la petite salle dans le coin après nettoyage) et balayés. La manutention des chariots doit se faire à deux et avec précaution. L usage de confettis est strictement interdit. En cas d utilisation de la cuisine, le sol sera balayé et lavé après utilisation et la matériel sera nettoyé et remis dans le même état qu avant son utilisation.

3 En cas de nettoyage insuffisant et/ou de dégradations dûment constatés, les services techniques pourront être amenés à intervenir pour remettre en état la salle. Ces interventions seront facturées en prenant en compte le temps réel passé, avec un minimum facturé d une heure. En cas d intervention d une entreprise extérieure, le coût intégral d intervention sera facturé. Les frais seront facturés conformément à l article 2. ARTICLE 5 ASSURANCE, VOLS & DEGRADATIONS La Commune assure les locaux pour les risques incendie et responsabilité liés au propriétaire de l immeuble mais ne peut être tenue responsable pour tout accident corporel ou matériel, survenu aux personnes ou aux biens à l occasion d une manifestation. L organisateur devra fournir au moment de la signature du contrat de location une attestation d assurance Responsabilité Civile (R.C.) couvrant les risques liés à la location. La Commune ne peut être tenue responsable de la conservation du matériel et des produits alimentaires, etc entreposés dans les salles. Il appartient aux organisateurs de prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter les vols et détériorations. Toutes dégradations faites au matériel, décor et à l immeuble sont entièrement à la charge des organisateurs qui doivent prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter de tels actes. ARTICLE 6 GESTION DES DECHETS La redevance incitative est appliquée aux utilisateurs de la salle. Les déchets produits sont triés conformément aux règles de tri et des sacs jaunes sont mis à disposition à l état des lieux d entrée par l agent communal pour cela. Pour le tri du verre, un container verre est à disposition sur le parking de la salle. Pour les ordures ménagères, le responsable de la location a le choix de retenir l une des 3 solutions suivantes suivant son besoin : - achat de sacs rouges de 100 l au tarif en vigueur, permettant le dépôt direct auprès du service d ordures ménagères (prépaiement du service) : les sacs sont proposés par l agent communal à l état des lieux d entrée et la facturation sera faite en fonction du nombre de sacs utilisés constaté à l état des lieux de sortie. Les sacs non utilisés seront alors restitués. Les sacs sont soit laissés à la salle, soit ramenés à domicile par le responsable de la location pour être déposés lors de la tournée de ramassage effectué par la Communauté de Communes de St Fulgent (attention : solution non valable pour les résidents hors communauté de communes de St Fulgent) - mise à disposition d un ou deux bacs d ordures ménagères de 360 litres (pour les événements entraînant un volume de déchets important) : les bacs sont mis à disposition par l agent communal lors de l état des lieux d entrée et la facturation sera faite au tarif de levée de bac en vigueur selon le nombre de bacs utilisés. - déchets ramenés à domicile par le responsable de la location : aucune facturation du service ne sera alors effectuée. Cependant, si des ordures ménagères sont retrouvées dans la salle au moment de l état des lieux de sortie, ils seront déposés dans un des bacs ordures ménagères, ce qui entraînera une facturation au tarif de levée de bac en vigueur. ARTICLE 7 UTILISATION LA VEILLE POUR LES MARIAGES Lors de l organisation d un mariage, le responsable de la location souhaitant louer la salle la veille du mariage peut la réserver à partir de 14h moyennant un tarif de location à hauteur de 30 % du tarif plein TTC. Cette disposition n est valable que pour l organisation des mariages. ARTICLE 8 CHAUFFAGE Le chauffage doit être allumé, seulement le jour de la manifestation, les minuteries remises à zéro, avant le départ des locaux.

4 ARTICLE 9 FERMETURE DE LA SALLE L orchestre ou la sono devra s arrêter au plus tard à une heure dans la semaine et deux heures le week-end (arrêté préfectoral du n 02/DRLP/4/91) et la salle sera fermée au plus tard une heure après par le locataire en s assurant de la coupure du chauffage et de l extinction des éclairages. ARTICLE 10 SERVICES COMPLÉMENTAIRES La commune propose les services complémentaires suivants aux usagers : Mise à disposition de vaisselle Le locataire peut bénéficier de vaisselle (assiettes, verres et couverts) pour 100 personnes maximum. La mise à disposition est accordée à titre onéreux, sur la base du tarif validé en Conseil municipal. La vaisselle doit être réservée dès la signature de contrat et devra être rendue propre et intacte. Le remplacement en cas de casse sera facturé au coût de revient par objet cassé, avec la facturation de la réservation de salle. Matériel de vidéoprojection et de sonorisation Un vidéoprojecteur et un écran sont mis à disposition gratuitement uniquement dans la grande salle. L utilisation doit être prévue dès l état des lieux durant lequel seront remises les télécommandes correspondantes et les fils de connexion vidéo. De même, la salle dispose d une sonorisation intégrée, permettant l utilisation de micro ou de la diffusion sonore. La mise à disposition de ce service doit être prévue dès l état des lieux durant lequel seront expliquées les règles d usage strictement nécessaires à l usage demandé. Aucune autre intervention sur la sonorisation ne pourra être autorisée. Toute diffusion publique d œuvres sonores ou audiovisuelles doit être précédée des déclarations éventuelles nécessaires auprès des services concernés. ARTICLE 11 DISPOSITIONS PARTICULIERES POUR LES MANIFESTATIONS DE TYPE DISCO ET REVEILLONS Pour les manifestations de type disco : réservation 6 mois à l'avance de date à date, pour les organisateurs de Chavagnes en Paillers et 3 mois à l'avance de date à date, pour les organisateurs extérieurs un intervalle de 4 semaines minimum devra être respecté entre chaque "disco" quel que soit l'utilisateur L organisateur aura l obligation de produire avant chaque manifestation le certificat d'une société de gardiennage. Il est exigé la présence de 30 adultes chargés de l encadrement pour ces manifestations, dont la liste devra être jointe à la signature du contrat par l organisateur. Les services de Gendarmerie seront avertis de l organisation de la manifestation. Pour les réveillons, la réservation par des organisateurs de réveillon tout public sera privilégiée jusqu au 31 octobre de l année concernée. Au-delà de cette date, des particuliers ou associations pourront bénéficier de la salle pour leur réveillon au tarif de location habituel.

5 PLAN DE LA SALLE EMERAUDE Capacité d accueil : o Grande Salle : 300 personnes o Petite salle : 150 personnes Ensemble de la salle : 527 personnes o Hall d entrée : 77 personnes o Les cuisines

6 MATERIEL DISPONIBLE Mobilier : 62 tables de 1,80m x 0,75m 5 tables de 1,80m x 0,46m 14 tables de 1,20m x 0,80m 372 chaises 3 chariots pour le déplacement des tables 8 paravents Vaisselle : 100 assiettes 100 verres 100 couverts 108 gobelets en verre 10 cl 100 tasses 10 plateaux de service

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